Protocole d’accord pré-électoral

POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES 2023

DES MEMBRES DE LA DELEGATION DU PERSONNEL AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

DE L’ASSOCIATION DES PEP 62

Sommaire

Definition des parties 3

Préambule 4

ARTICLE 1 : DATE DES ELECTIONS 5

ARTICLE 2 : EFFECTIFS DE REFERENCE ET REPARTITION DES SALARIES 5

Article 2.1 : Election du Comite social economique 5

ARTICLE 3 : ORGANISATION DE LA REPRESENTATION DU PERSONNEL 5

Article 3.1 : Nombre de Sièges 5

Article 3.2 : Composition et répartition dans les collèges électoraux 6

Article 3.3 : Répartition des sièges dans les collèges électoraux 6

Article 3.4 : Représentation équilibrée femmes/hommes sur les listes de candidats 6

ARTICLE 4 : DUREE DES MANDATS 7

ARTICLE 5 : ELECTEURS ET ELIGIBLES 7

ARTICLE 6 : CALENDRIER DES ELECTIONS 8

Article 6.1 : Information des salariés 8

Article 6.2 : Listes de candidats 1er tour 8

Article 6.3 : Listes de candidats au 2nd tour 9

Article 6.4 : Professions de foi 9

ARTICLE 7 : VOTE ELECTRONIQUE 9

ARTICLE 8 : MODALITES PRATIQUES DU VOTE ELECTRONIQUE 9

Article 8.1 : Langue, ordre des instances et affichage initial des listes 9

Article 8.2 : Ordre de présentation des listes 10

Article 8.3 : Matériel de vote - codes de vote confidentiels 10

Article 8.4 : Communication des codes de vote 10

Article 8.5 : Scellement du système et formation 11

Article 8.6 : Cellule d’assistance technique 11

Article 8.7 : Assistance aux électeurs 11

ARTICLE 9 : Facilite AU recours au vote electronique 11

ARTICLE 10 : BUREAU DE VOTE 12

ARTICLE 11 : DEPOUILLEMENT et PROCLAMATION 12

ARTICLE 12 : ORGANISATION D’UN SECOND TOUR 12

ARTIclE 13 : FORMALITE ADMINISTRATIVE 13

Definition des parties

Le présent protocole définit les modalités d’organisation et de déroulement de la prochaine élection de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, ci-après dénommé CSE, au sein de l’Association des PEP 62.

ENTRE :

L’Association Départementale des Pupilles de l’Enseignement Public du Pas-de-Calais, représentée par XX, en sa qualité de Directeur Général, dûment mandaté pour conclure les présentes,

ci-après désigné « l’Association des PEP 62 »,

d’une part,

ET :

Les organisations syndicales définies ci-dessous :

La CFDT, représentée par XX

La CGT, représentée par XX

La CFE-CGC représentée par XX

ci-après désignées les « Syndicats »,

d’autre part

Ci-après désignées « Les Parties signataires ».

Préambule

Le présent protocole s’inscrit dans le respect des principes généraux du droit électoral et du Code du travail, et a notamment pour objectif de fixer :

• Le nombre et la composition des collèges électoraux pour l’élection du CSE ;

• La répartition du personnel dans les collèges ;

• La répartition des sièges à pourvoir dans les collèges ;

• Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales.

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

L’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 « relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales » prévoit une instance unique de représentation du personnel : le Comité Social et Economique qui conservera les attributions propres à chacune des trois anciennes instances (CE, DP, CHSCT).

Le décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017 pris en application cette ordonnance précise notamment la composition ainsi que les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Pour l’appréciation de l’effectif, l’article L. 2311-2 du Code du travail précise que le seuil d’au moins onze salariés doit être atteint pendant 12 mois consécutifs.

Conformément à l’accord collectif d’entreprise du 7 septembre 2023 pour les élections du Comité Social et Economique, les parties ont décidé d’utiliser un dispositif de vote électronique accessible sur site et à distance.

La mise en œuvre du vote électronique est confiée à la Société KERCIA SOLUTIONS : 30 chemin du Vieux Chêne, 38240 MEYLAN.

Le système de vote électronique proposé est conforme :

• Aux prescriptions relatives aux modalités du vote électronique prévues par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au comité social et économique, et modifiant le Code du travail

• A la délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet.

Ces élections seront organisées dans le cadre des dispositions légales et règlementaires en vigueur, selon les modalités définies ci-après.

ARTICLE 1 : DATE DES ELECTIONS

Le premier tour des élections du Comité Social et Economique aura lieu le lundi 4 décembre 2023.

Le cas échéant, un deuxième tour sera organisé le lundi 18 décembre 2023.

Les dates du premier et du second tour visées ci-dessus s’entendent des dates :

• de clôture des votes par internet,

• du dépouillement électronique,

• de la proclamation des résultats.

Au premier tour, les plages horaires de vote par internet pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique sont, pour l’ensemble des électeurs de l’entreprise, les suivantes :

Du mercredi 29 novembre 2023 à 9h00 au lundi 4 décembre à 12h00.

En cas de second tour, les plages horaires de vote sont les suivantes :

Du mercredi 13 décembre 2023 à 9h00 au lundi 18 décembre à 12h00.

ARTICLE 2 : EFFECTIFS DE REFERENCE ET REPARTITION DES SALARIES

L’effectif global de référence en équivalent temps plein (ETP) en date du 29 novembre 2023 est de 346,27 salariés.

Article 2.1 : Election du Comite social economique

Pour les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, les salariés des différents établissements de l’Association participeront aux scrutins. Les listes de candidats pourront donc être constituées de salariés appartenant indifféremment à tous les établissements.

ARTICLE 3 : ORGANISATION DE LA REPRESENTATION DU PERSONNEL

Article 3.1 : Nombre de Sièges

Le nombre de sièges à pourvoir pour les élections du Comité Social et Economique est de :

11 titulaires et de 11 suppléants pour le Comité Social et Economique

Le nombre d’heures de délégation individuelle pour les titulaires est de 22 heures par mois pour un global de 242 heures mensuelles.

Aucune heure de délégation n’est octroyée aux membres suppléants au Comité Social et Economique.

Article 3.2 : Composition et répartition dans les collèges électoraux

Pour les élections du Comité Social et Economique, sont retenus 2 collèges électoraux, comprenant chacun les catégories professionnelles suivantes :

1er collège « Non cadres » : 361 salariés

2ème collège « Cadres » : 89 salariés

Article 3.3 : Répartition des sièges dans les collèges électoraux

Pour le Comité Social et Economique, la répartition des sièges entre les collèges est la suivante :

1er collège : 9 titulaires - 9 suppléants

2ème collège : 2 titulaires - 2 suppléants

Article 3.4 : Représentation équilibrée femmes/hommes sur les listes de candidats

Conformément aux dispositions légales, les listes de candidatures qui comportent plusieurs candidats sont composées d’un nombre de femmes et d’hommes correspondant à leur part respective sur la liste électorale.

Article L 2314-30 du Code du travail

En vertu de ces dispositions, les listes présentées se composeront alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement de l’un des candidats de l’un des deux sexes.

Toutefois, lorsqu’il n’y a qu’un seul siège à pourvoir dans un collège, la règle de représentation équilibrée n’ayant pas vocation à être appliquée, la liste pourra contenir indifféremment un homme ou une femme.

Par ailleurs, ces dispositions ne concernent que les organisations syndicales. En effet, les listes libres au 2^nd tour ne sont pas concernées par ces dispositions.

Parmi les collèges, la répartition des hommes et des femmes est la suivante :

1^er collège : 62 hommes, soit 17,17 % - 299 femmes, soit 82,83 %

2^ème collège : 20 hommes, soit 22,47 % - 69 femmes, soit 77,53 %

Conformément au texte précité, la répartition des femmes et des hommes parmi les sièges est la suivante :

1^er collège : 2 Titulaires H – 7 Titulaires F / 2 Suppléants H – 7 Suppléants F

2^ème collège : 1 Titulaire H – 1 Titulaire F / 1 Suppléant H – 1 Suppléant F

Il a été convenu entre les parties qu’en cas de carence de candidature « homme » au 1^er tour, la répartition des femmes et des hommes parmi les sièges est la suivante :

1^er collège : 2 Titulaires H – 7 Titulaires F / 2 Suppléants H – 7 Suppléants F

2^ème collège : 0 ou 1 Titulaire H – 1 ou 2 Titulaires F / 0 ou 1 Suppléant H – 1 ou 2 Suppléants F

ARTICLE 4 : DUREE DES MANDATS

La durée des mandats pour les membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique est de 4 ans.

Article L 2314-4 du Code du travail

ARTICLE 5 : ELECTEURS ET ELIGIBLES

Le Code du travail prévoit les conditions d'électorat et d'éligibilité pour le Comité Social et Economique.

Sont électeurs l’ensemble des salariés des deux sexes, âgés de seize ans révolus, travaillant depuis trois mois au moins dans l’entreprise et n’ayant fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance, ou incapacité relatives à leurs droits civiques.

Sont éligibles les électeurs âgés de dix-huit ans révolus, et travaillant dans l’entreprise depuis un an au moins, à l’exception des conjoint, partenaire d’un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l’employeur, ainsi que des salariés qui disposent d'une délégation écrite particulière d'autorité leur permettant d'être assimilés au chef d'entreprise ou qui le représentent effectivement devant le comité social et économique.

Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l'une de ces entreprises. Ils choisissent celle dans laquelle ils font acte de candidature.

Pour les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure, la condition de présence dans l’entreprise est de douze mois continus pour y être électeur. En revanche, ces salariés ne seront pas éligibles.

Articles L. 2314-18 et suivants du Code du travail

La liste du personnel électeur et éligible est établie par l'employeur pour chaque collège et affichée le vendredi 20 octobre 2023.

Cette liste comportera les indications suivantes : nom, prénom, âge, établissement principal de rattachement, date d’entrée au sein de l’Association des PEP 62, collège et éligibilité des électeurs.

ARTICLE 6 : CALENDRIER DES ELECTIONS

Article 6.1 : Information des salariés

Au titre du 1er tour, la Direction adressera le mardi 17 octobre 2023 par affichage à l’ensemble des électeurs un appel à candidatures qui précisera la date et l’heure limite de dépôt des candidatures ainsi que le nombre de sièges à pourvoir par collège.

Les listes de candidats seront affichées par la Direction dès qu’elle en aura connaissance et au plus tard le premier jour ouvré suivant la date limite de dépôt, soit le jeudi 9 novembre 2023. La Direction procédera dans le même temps à l’affichage de la période de vote internet (dates et heures de début et de fin du premier tour) ainsi que les jours et horaires d’accès au poste en libre-service.

Les résultats du 1er tour seront affichés le lundi 4 décembre 2023.

En cas de 2ème tour, la Direction adressera le lundi 4 décembre 2023 par affichage à l’ensemble des électeurs un nouvel appel à candidatures qui précisera la date et l’heure limite de dépôt des candidatures.

Les listes de candidats seront affichées par la Direction dès qu’elle en aura connaissance et au plus tard le premier jour ouvré suivant la date limite de dépôt, soit le lundi 11 décembre 2023. La Direction procédera dans le même temps à l’affichage de la période de vote internet (dates et heures de début et de fin du second tour) ainsi que les jours et horaires d’accès au poste en libre-service.

Article 6.2 : Listes de candidats 1er tour

Il est rappelé que les seules organisations syndicales qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d'indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l'entreprise ou l'établissement concernés, sont en droit de présenter des listes de candidats au premier tour.

Article L. 2314-5 du Code du travail

Pour des raisons d’ordre matériel tenant à l’organisation du vote, les listes devront parvenir à la Direction de l’Association à l'attention de Madame MASIH, DRH, au siège social de l’Association des PEP 62 – 7 place de Tchécoslovaquie – 62000 ARRAS avant le mercredi 8 novembre 2023 à 12 heures au plus tard par lettre recommandée avec accusé de réception.

Les listes peuvent être incomplètes, mais ne doivent pas comporter plus de candidats que le nombre de sièges à pourvoir.

La double candidature, l’une sur la liste des titulaires, l’autre sur la liste des suppléants, est également admise, conformément aux dispositions légales. Par contre, les deux mandats ne se cumulant pas, le candidat ne sera élu suppléant que subsidiairement, s’il n’est pas élu titulaire.

Les listes déposées par les Organisations Syndicales lors du 1^er tour sont considérées comme maintenues pour le 2^nd tour.

En cas de liste commune entre plusieurs Organisations Syndicales, la Direction en informera le prestataire.

Article 6.3 : Listes de candidats au 2nd tour

En cas de deuxième tour, les candidatures sont libres.

La date limite de dépôt des candidatures, dans les mêmes formes que pour le premier tour, est fixée au vendredi 8 décembre 2023 à 12 heures au plus tard.

Article 6.4 : Professions de foi

Au premier tour, les organisations syndicales pourront remettre à la Direction leurs supports de propagande électorale pour qu'ils soient mis en ligne sur le site de vote par Internet. La date limite de remise de ces supports est fixée au mercredi 8 novembre 2023 à 12 heures au plus tard.

De même, au second tour, les candidats pourront remettre à la Direction leurs supports de propagande électorale jusqu'au vendredi 8 décembre 2023 à 12 heures au plus tard.

Il est précisé que les supports de propagande électorale acceptés seront constitués d’un fichier PDF, format A4, comportant 2 pages au maximum.

ARTICLE 7 : VOTE ELECTRONIQUE

Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.

Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d'assurer l'identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

ARTICLE 8 : MODALITES PRATIQUES DU VOTE ELECTRONIQUE

Article 8.1 : Langue, ordre des instances et affichage initial des listes

Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles en français.

Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter la liste des 2 scrutins pour lesquels il est appelé à voter (Comité Social et Economique titulaires et suppléants).

L'électeur peut basculer d'une présentation d’une liste de candidats à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste.

Article 8.2 : Ordre de présentation des listes

Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs dans un ordre aléatoire afin de ne pas avantager les unes ou les autres.

Article 8.3 : Matériel de vote - codes de vote confidentiels

Chaque électeur est identifié par son matricule communiqué par l’Association des PEP 62.

Les codes d'accès, qui se composent d'un identifiant et d'un code confidentiel, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’Association des PEP 62.

Ces codes, valables pour les deux tours, permettront de se connecter à l'application informatique et de valider son vote.

Article 8.4 : Communication des codes de vote

Afin de garantir la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, la CNIL recommande les solutions suivantes :

• L’envoi de l’identifiant et du mot de passe via deux canaux distincts ;

• Et la mise en place d’une question défi non triviale (sont ainsi exclus la date de naissance et tout autre élément facilement décelable).

En connaissance des délibérations, il est convenu dans le présent PAP que :

Le prestataire expédiera le lundi 20 novembre 2023 un courrier par voie postale au domicile de chaque électeur contenant l’identifiant personnel et confidentiel de l’électeur ainsi que les explications nécessaires au vote électronique. Le mot de passe sera envoyé par SMS ou mail.

Pour recevoir son mot de passe, l’électeur devra s’enregistrer sur le site de vote en renseignant les informations suivantes :

• L’identifiant reçu

• La question défi qui correspond au matricule inscrit sur le bulletin de paie

• Son numéro de téléphone mobile

Article 8.5 : Scellement du système et formation

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau avant l'ouverture du site internet.

Article R. 2314-12 du Code du travail

Cette intervention consiste à :

• Valider les données de paramétrage,

• Générer les clés de dépouillement (au nombre de 3) destinées aux membres du bureau de vote,

• Procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,

• Sceller le système, réinitialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides.

Les organisations syndicales signataires du présent protocole ainsi que les représentants des listes de candidats sont invitées par la Direction à assister à ces opérations de contrôles et de scellement.

Article 8.6 : Cellule d’assistance technique

Il est constitué une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire est chargé d’assurer les missions de la cellule d'assistance technique.

La cellule d'assistance technique contrôle, avant que le vote ne soit ouvert, que le scellement du système de vote électronique a fait l’objet d’un test à blanc et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

Article 8.7 : Assistance aux électeurs

Un numéro vert spécifique d’assistance, permettant une mise en relation avec le prestataire sera mis à disposition des électeurs pendant la période de scrutin.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

ARTICLE 9 : Facilite AU recours au vote electronique

Toutes facilités seront accordées au personnel pour lui permettre de voter. Le temps passé par l’électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire, sous réserve du respect par l’électeur du temps strictement nécessaire pour effectuer les opérations de vote.

Un poste en libre-service dans une salle réservée à cet effet sera mis à disposition dans l’ensemble des établissements de l’Association des PEP 62 et permettra à tout électeur de voter sur internet durant la période d’ouverture des scrutins. Les postes en libre-service seront accessibles de 10h00 à 12h00 et de 14h00 à 16h00.

Important : aucun moyen n'est prévu pour modifier les plages horaires de votes déterminées par ce protocole. Les électeurs sont donc informés qu'en cas d'arrivée tardive ou d'arrivées nombreuses peu avant la fermeture du site internet, il peut arriver qu'ils ne puissent voter sur un poste en libre-service.

ARTICLE 10 : BUREAU DE VOTE

Un bureau de vote unique est constitué pour l’ensemble des collèges. 

Le bureau de vote est constitué d'un président et de deux assesseurs parmi les électeurs présents sur le site et acceptant le rôle. La présidence appartient au plus âgé, les rôles d’assesseurs sont attribués respectivement au second plus âgé et au plus jeune, sauf s’ils se présentent comme candidats.

Le président du bureau de vote s'assure de la régularité, du secret du vote et proclame les résultats.

Seuls les membres du bureau de vote auront accès à la liste d’émargement pendant le scrutin, à des fins de contrôle de déroulement de scrutin.

Article R. 2314-16 du Code du travail

Les membres du bureau de vote détiendront les clés électroniques des urnes électroniques garantissant l’intégrité et la sécurité du système. Ces clés seront générées en amont du scrutin lors de la phase de scellement du système de vote. Ces clés sont au nombre de trois dont deux d’entre elles seront indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote seul aura compétence, après avis du représentant du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Les membres de la Direction, ainsi que les Organisations syndicales ayant présenté des listes de candidats peuvent avoir accès aux taux de participation et à leur évolution tout au long du scrutin.

ARTICLE 11 : DEPOUILLEMENT et PROCLAMATION

Après clôture automatique du scrutin par le système de vote électronique, le bureau de vote intègre au moins deux clés électroniques afin de déverrouiller les urnes électroniques et de procéder au dépouillement automatisé.

Les résultats sont proclamés oralement par le Président du bureau de vote.

ARTICLE 12 : ORGANISATION D’UN SECOND TOUR

Indépendamment pour chaque scrutin, un second tour est organisé dans les cas suivants :

• Carence de candidats au premier tour,

• Quorum non atteint au premier tour (nombre de suffrages valables inférieur à la moitié des inscrits),

• Un ou plusieurs sièges non pourvus à l'issue du premier tour.

ARTIclE 13 : FORMALITE ADMINISTRATIVE

A l’attention du prestataire, il est convenu que n’ayant pas d’agents de maitrise ni de techniciens au sein de l’Association des PEP 62, ils ne seront pas cochés dans le CERFA.

Le procès-verbal doit être transmis uniquement au Centre de traitement des élections professionnelles (CTEP).

En cas de carence totale, il devra être adressé également à l’inspection du travail du Siège social de l’Association.

Dans un but de simplification, il est prévu au présent protocole d’accord, la transmission électronique des PV dans le cas du vote électronique.

Le prestataire enverra automatiquement les résultats des élections professionnelles à l’administration. L’entreprise dispose de 15 jours pour scanner et téléverser les PV signés des élections sur https://www.elections-professionnelles.travail.gouv.fr.

Fait à Arras, le 16 octobre 2023, en 6 exemplaires

Pour l’Association des PEP 62, XX

La CFDT, représentée par XX

La CGT, représentée par XX

La CFE-CGC représentée par XX