Accord d'entreprise "Accord relatif à l'utilisation de la messagerie électronique et à la diffusion sur l'intranet de communications par les organisations syndicales et les instances représentatives du personnel" chez STEELCASE SAS (Siège)

Accord relatif à l’utilisation de la messagerie électronique

et à la diffusion sur l’intranet de communications

par les organisations syndicales et les instances représentatives du personnel

Entre les soussignés

La société STEELCASE SAS,

Dont le siège social est situé au 1 allée d’Oslo, 67300 SCHILTIGHEIM, immatriculée au TCS de Strasbourg sous le numéro B 320 162 623 et représentée par XX, agissant en qualité de Responsable Relations Sociales et ayant tous pouvoirs à l’effet des présentes

ci-après désignée « la Société »,

d’une part,

et,

Les organisations syndicales suivantes représentées par :

Pour la CFDT : XX

Pour la CGT : XX

Pour la CFTC : XX

Ci-après désignées « les Organisations Syndicales »,

D’autre part.

PRÉAMBULE

Les parties au présent accord reconnaissent l’importance des technologies de l’information et systèmes de communication en tant que vecteur de communication au sein de notre société, et également leur intérêt dans l’exercice de l’activité des Organisations Syndicales et des représentants du personnel.

Les parties ont un attachement à la maturité du dialogue social et partagent le souhait d’insuffler un renouveau dans les modes de communication sociales et syndicales afin d’intéresser les salariés aux problématiques sociales de l’entreprise et susciter des vocations dans la représentation élue du personnel.

C’est pourquoi, conformément aux dispositions de l’article L. 2142-6 du Code du travail, la Direction et les Organisations Syndicales dans l’entreprise ont conclu le présent accord en vue de préciser les modalités de diffusion de communications syndicales et en provenance des représentants du personnel élus sur l’intranet de la société et via la messagerie électronique d’entreprise.

Article 1. Principes généraux d’usage des ressources informatiques et électroniques

Au titre de leur fonction de représentation du personnel et de leurs intérêts, un accès est prévu :

• A l’intranet de l’entreprise pour les Organisations Syndicales (OS) telles que définies par l’article L. 2142-6 du Code du travail, et les représentants du personnel élus au sein d’une Instance Représentative du Personnel (IRP) ;

• A la messagerie électronique d’entreprise pour les OS telles que définies par l’article L. 2142-6 du Code du travail ;

dans le respect des principes d’utilisation en vigueur dans l’entreprise tels que prévus au sein de la Politique d’utilisation acceptable des ressources informatiques, particulièrement en ses articles 3, 4 et 8.

Tout outil informatique connecté sur le réseau intranet doit pouvoir faire l’objet d’un contrôle de ses conditions de connexion par les services de sécurité informatique de l’entreprise.

Les informations et documents, obtenus grâce à l’intranet ou internes à l’entreprise, qui relèvent de l’information interne et qui sont la propriété exclusive de l’entreprise, ne peuvent en aucun cas être utilisés à des usages externes. Ils ne peuvent être reproduits et/ou communiqués à des tiers sans l’autorisation expresse de la Direction des ressources humaines et leurs contenus ne peuvent être divulgués.

Pour toute difficulté d’ordre technique à l’égard du matériel et des systèmes Steelcase, les OS et membres élus des IRP bénéficient du support informatique de l’entreprise.

Article 2. Mise à disposition d’une Page syndicale et d’une Page IRP sur l’intranet

Chaque salarié peut accéder aux communications sociales (e.g. tracts, procès-verbaux d’IRP, informations syndicales, etc.) sur l’espace d’affichage intranet mis en place pour chacune des OS et IRP.

A cet effet, chaque OS, telle que définie par l’article L. 2142-6 du Code du travail, et IRP au sein de l’entreprise disposera d’un espace d’affichage électronique (i.e. « Page ») sur l’intranet de l’entreprise.

Article 3. Conditions d’utilisation du site intranet

3.1. Utilisation par une OS

Les contenus sont librement déterminés par les OS dans le respect des conditions d’exercice du droit syndical et dans les limites fixées par le présent accord.

L’utilisation des identités visuelles de la société (i.e. logo et charte graphique) est soumise à accord préalable écrit de la Direction des ressources humaines.

Chaque OS concernée désigne un salarié volontaire en tant qu’administrateur de Page qui est l’interlocuteur de l’entreprise. A défaut de désignation, la Page ne peut être mise en service.

L’administrateur de Page a pour rôle de valider la conformité du contenu selon les termes du présent accord et de modérer les commentaires éventuels afin que ceux-ci soient conformes aux bonnes mœurs et à la législation en vigueur, notamment lorsqu’ils revêtent un caractère injurieux, diffamatoire, politique ou contenant des données personnelles.

La Direction s’engage à organiser une formation adéquate à l’outil pour les administrateurs de Page désignés par chaque OS. Cette formation portera sur les modalités de connexion, publication, modération des commentaires et assistance technique.

Afin d’accroître la publicité du contenu de leur Page intranet, les OS ont la possibilité d’utiliser l’adresse e-mail syndicale d’entreprise qui leur est dédiée pour communiquer auprès des salariés sur la mise à jour de leur Page intranet, dans le respect du présent accord.

3.2. Utilisation par une IRP

Les projets de publication sont déterminés après avis favorable lors d’une consultation des membres de l’IRP concernée dans les limites fixées par le présent accord.

L’utilisation des identités visuelles de la société (i.e. logo et charte graphique) est soumise à accord préalable écrit de la Direction des ressources humaines.

L’administrateur de Page qui est l’interlocuteur de l’entreprise sera le secrétaire de l’IRP concernée. Toutefois, un autre salarié élu et membre de l’instance concernée pourra être désigné administrateur de Page, en lieu et place du secrétaire, après consultation des membres au sein de ladite IRP.

L’administrateur de Page a pour rôle de valider la conformité du contenu selon les termes du présent accord et de modérer les commentaires éventuels afin que ceux-ci soient conformes aux bonnes mœurs et à la législation en vigueur, notamment lorsqu’ils revêtent un caractère injurieux, diffamatoire, politique ou contenant des données personnelles.

La Direction s’engage à organiser une formation adéquate à l’outil pour les administrateurs de Page désignés par chaque IRP. Cette formation portera sur les modalités de connexion, publication, modération des commentaires et assistance technique.

Article 4. Informations contenues sur le site intranet

Les publications et information des Pages susmentionnées à l’article 3 du présent accord doivent être en lien avec la situation économique et sociale de l’entreprise ou une actualité pouvant l’impacter, dans l’intérêt des salariés de la société, et conforme à la Politique d’utilisation acceptable des ressources informatiques ainsi qu’aux dispositions de l’article L. 2142-6.

Elles ne doivent contenir ni injure, ni diffamation conformément aux dispositions légales relatives à la presse.

La protection de la vie privée, des données personnelles et notamment le droit à l’image doivent être respectés.

A des fins de limitation du volume de stockage, les parties conviennent que :

• la communication de vidéos, ou de fichier dont la taille excède 1 GB, se fera exclusivement par communication d’un lien vers un site internet externe, sauf dérogation après accord exprès de la Direction des ressources humaines ;

• les contenus relevant d’une « information périodique » (i.e. information liée à un évènement particulier limité dans le temps) seront supprimés dans un délai de 12 mois après publication.

  En cas de diffusion d’un sondage, d’un questionnaire ou de toute autre sollicitation impliquant une réponse en masse de salariés, l’administrateur de Page à l’initiative de cette diffusion s’engage à adresser à la Direction des ressources humaines une copie dudit projet de publication 3 jours ouvrables avant sa publication, et à respecter la règlementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel si le traitement n’est pas anonyme.

Article 5. Mise à disposition d’une adresse e-mail syndicale d’entreprise

Chaque OS au sein de l’entreprise, telle que définie par l’article L. 2142-6 du Code du travail, disposera d’une adresse e-mail sur la messagerie électronique d’entreprise.

L’usage de cette adresse e-mail se fait sur un outil informatique (e.g. poste informatique, smartphone, etc.).

Article 6. Conditions d’utilisation syndicale de la messagerie électronique

L’adresse e-mail syndicale d’entreprise mise à disposition de l’OS a pour vocation de permettre à celle-ci de communiquer dans le cadre de ses liaisons syndicales, en lien avec sa présence dans l’entreprise, et ce, notamment avec ses partenaires syndicaux, salariés et Direction.

Il est convenu entre les parties que ces messages ont un caractère personnel.

La Direction s’engage à ne pas rechercher l’identification des salariés s’adressant à ladite adresse e-mail syndicale d’entreprise, ni à s’introduire au sein de la messagerie électronique afin d’accéder au contenu des emails sauf cas de plainte relevant d’une faute lourde (i.e. au sens du droit du travail) ou impératif lié à la sécurité informatique (e.g. virus informatique contenu dans une chaîne d’e-mails).

La diffusion collective aux salariés (i.e par e-mail à destinataires multiples, ou par démultiplication d’e-mails individuels) via la messagerie d’entreprise n’est autorisée qu’à l’attention des salariés qui se sont inscrits sur la liste de diffusion de l’OS. Ladite liste de diffusion relève de l’OS seule. L’OS est décisionnaire et garant de sa forme, son contenu, et des modalités de conservation garantissant la protection des données. Les OS ne peuvent donc pas utiliser les groupes de diffusion répertoriés dans le carnet d’adresse du groupe Steelcase.

Les salariés s’étant inscrits sur la liste de diffusion électronique de l’OS doivent pouvoir bénéficier d’un droit à désinscription immédiate. En outre, l’OS s’engage à opérer une mise à jour annuelle de sa liste de diffusion électronique afin de s’assurer de la validité du consentement des destinataires.

Tout traitement de données personnelles relatif aux activités de communication de l’OS telles que mentionnées au présent accord (e.g. liste de diffusion susmentionnée, communication par e-mails) devra notamment faire l’objet des informations et droit de recours prévus par la règlementation applicable en matière de protection des données (e.g. information préalable à la collecte des données, communication des modalités d’exercice des droits des individus à fin de rectification, accès, désinscription, etc.). L’OS s’engage également à mettre en œuvre toutes les mesures de sécurité techniques et organisationnelles (e.g. protection des fichiers par mot de passe, limitation des destinataires aux seules personnes devant y avoir un accès légitime, etc.) visant à maintenir la protection et sécurité desdites données personnelles.

Chaque OS concernée désigne un salarié comme responsable de messagerie qui est l’interlocuteur de l’entreprise considéré propriétaire de la boîte aux lettres. Le nom du responsable de messagerie devra être communiqué à la Direction des ressources humaines (relations sociales). A défaut de désignation expresse, il est entendu entre les parties que le responsable de messagerie est le délégué syndical central, à défaut, l’adresse électronique ne peut entrer ou rester en service.

Le responsable de messagerie a pour rôle de valider la conformité du contenu et le respect des règles d’utilisation selon les termes du présent accord.

L’accès à ladite messagerie électronique pourra être ouvert ou retiré à d’autres utilisateurs salariés de la société, à la demande de l’OS via son responsable de messagerie. Pour ce faire, les noms et adresses emails professionnelles (Steelcase) des autres utilisateurs devront être communiquées à la Direction des ressources humaines (relations sociales).

La Direction s’engage à organiser une formation adéquate à l’outil pour les responsables de messagerie désignés par chaque OS. Cette formation sera assurée par le support informatique et la Data Protection Officer et portera sur les modalités d’accès à la messagerie électronique, les données personnelles, et les modalités d’assistance technique.

Article 7. Informations contenues dans les e-mails émis depuis la messagerie syndicale d’entreprise

Les informations diffusées collectivement contenues dans les e-mails susmentionnés à l’article 6 du présent accord doivent être en lien avec la situation économique et sociale de l’entreprise ou une actualité pouvant l’impacter, dans l’intérêt des salariés de la société, et conformes à la Politique d’utilisation acceptable des ressources informatiques, particulièrement en son article 4, ainsi qu’aux dispositions de l’article L. 2142-6.

Les e-mails émis depuis ladite messagerie ne doivent contenir ni injure, ni diffamation conformément aux dispositions légales relatives à la presse.

La protection de la vie privée, des données personnelles et notamment le droit à l’image doivent être respectés.

L’utilisation de l’adresse e-mail syndicale d’entreprise doit rester compatible avec le maintien de la fluidité nécessaire au bon fonctionnement du réseau informatique.

Ainsi :

• les pièces jointes sont limitées à une taille maximum de 10 M ;

• les envois individuels et collectifs de tracts aux salariés par la messagerie ne sont pas autorisés, ceux-ci pouvant être portés à la connaissance des salariés via remise en mains propres conformément aux dispositions légales, ou mis à disposition par voie d’affichage sur l’intranet ou sur les panneaux d’affichage présents sur site ;

• lorsque l’OS échange des emails au sujet d’une situation individuelle ou répond à une sollicitation individuelle, la réponse adressée au salarié a un caractère individuel et ne peut donc être démultipliée, faire l’objet d’un envoi collectif ou utiliser tout autre mode aboutissant à adresser la même information à plusieurs salariés.

  En cas de diffusion d’un sondage, questionnaire ou de toute autre sollicitation impliquant une réponse en masse de salariés, l’OS à l’initiative de cette diffusion s’engage à adresser à la Direction des ressources humaines une copie dudit projet de publication 3 jours ouvrables avant sa publication, et à respecter la règlementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel si le traitement n’est pas anonyme.

Article 8. Utilisation litigieuse ou abusive

Tout litige sur le contenu ou sur la forme des documents publiés sous forme électronique est porté à la connaissance des délégués syndicaux de la société et de l’administrateur de Page ou responsable de messagerie concerné, afin d’être solutionné dans les meilleurs délais.

Toute utilisation abusive ou non conforme aux dispositions du présent accord et de tout accord au niveau de la société où les faits se sont déroulés fera l’objet d’un examen qui pourra conduire à un rappel à l’ordre par la Direction ou, en cas de récidive à une sanction disciplinaire, voire à une suppression du contenu abusif ou à une fermeture temporaire de l’accès électronique confiée après échanges et information de l’OS ou IRP concernée.

Article 10. Interprétation de l’accord

Les représentants de chacune des parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans les 30 jours suivant la demande pour étudier et tenter de régler tout différend d’ordre individuel ou collectif né de l’application du présent accord.

Jusqu’à l’expiration de la négociation d’interprétation, les parties contractantes s’engagent à ne susciter aucune forme d’action contentieuses liée au différend faisant l’objet de cette procédure.

Article 11. Durée et date d’effet

Le présent accord est conclu pour une durée d’un an. Il sera reconduit tacitement.

Il est applicable à compter du jour suivant son dépôt.

Il pourra être dénoncé moyennant un délai de préavis d’un mois par une ou l’autre des parties, par tout support écrit physique ou immatériel avec accusé de réception.

Dans l’hypothèse où les conditions de mise en œuvre de cet accord ne sont plus conformes aux systèmes d’information ayant servi à l’élaboration de l’accord, les parties signataires se réuniront pour procéder aux adaptations nécessaires. En cas d’échec des négociations, les dispositions du présent accord cesseront de s’appliquer de plein droit.

Article 12. Notification, dépôt de l’accord et information

Le présent accord est établi en nombre suffisant d’exemplaires pour remise à chacune des OS signataires.

Conformément aux dispositions de l’article D. 2231-2 du Code du travail, le présent accord sera déposé en deux exemplaires (une version en support papier signée des parties et une version sur support électronique) auprès de la DIRECCTE et en un exemplaire auprès du secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes de Schiltigheim.

Le présent accord sera mis à la disposition des collaborateurs sur Spark, intranet de l’entreprise. Il sera également affiché dans les locaux de l’entreprise et transmis pour information aux institutions représentatives du personnel.

Fait à SCHILTIGHEIM, le 6 novembre 2018 en 6 exemplaires.

Pour la Direction

Pour la CFTC

Pour la CFDT

Pour la CGT