Accord d'entreprise "Accord relatif aux modalités d'organisation par vote électronique des élections professionnelles du CSE" chez ESPACIL HABITAT (Siège)

ACCORD RELATIF AUX MODALITÉS D’ORGANISATION PAR VOTE ÉLECTRONIQUE DES ÉLECTIONS PROFESSIONNELLES – COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE

Entre la Direction de l’UES Espacil, représentée par son représentant légal,

D’une part,

Et, les Organisations Syndicales représentatives au sein de l’UES Espacil :

• CFDT, représentée par Madame XXX, Déléguée Syndicale,

• FO, représentée par Madame XXX, Déléguée Syndicale,

• UNSA, représentée par Monsieur XXX, Délégué Syndical,

D’autre part,

Ci-après désignés « les parties » ou « les signataires ».

Il a été convenu ce qui suit.

Préambule

Comme le propose la loi pour la confiance dans l'économie numérique, les parties signataires conviennent, pour les élections professionnelles des membres du comité social et économique de l’UES Espacil d'aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique.

Le présent accord collectif a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.

L'entreprise et les organisations syndicales définissent dans le protocole d'accord préélectoral notamment les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges.

Article 1 - Champs d’application

Les dispositions du présent accord sont applicables aux salariés de l’UES ESPACIL. Toute société qui rejoindrait ce même périmètre, pendant la durée du présent accord entrerait de plein droit dans son champ d'application.

Article 2 - Objet de l’accord

Il est décidé, par le présent accord, d'adopter un processus de vote électronique. Il est précisé que ce vote sera entièrement électronique, par conséquent les bulletins de vote papier (y compris à bulletin secret) ne seront pas autorisés.

Une note explicative précisant les conditions et règles de fonctionnement du vote sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du scrutin pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote. Elle sera également mise en ligne sur le site intranet de l'entreprise afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment.

Article 3 - Principe du recours à un prestataire

La conception et mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire de service externe.

Le prestataire est sélectionné sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions des articles R. 2314-6 à R. 2314-21 et R. 2324-5 à R. 2324-17 du code du travail. Le cahier des charges est tenu à la disposition des salariés et publié sur le site intranet.

La solution de vote électronique est soumise à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du code du travail. Le rapport de l’expertise est tenu à la disposition de la commission nationale de l’informatique et des libertés. Un exemplaire pourra également être remis à chaque organisation syndicale qui en fera la demande auprès de la Direction des Ressources Humaines.

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral, et en application du protocole d’accord préélectoral. Les principes généraux du droit électoral sont, notamment, les suivants :

-  la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,

-  l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

-  l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

-  la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Le protocole d'accord préélectoral mentionne la conclusion du présent accord.

Article 4 – Modalités d’organisation du vote

Article 4.1 – Communication des listes électorales et des listes de candidats

Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressées au prestataire par courrier électronique pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral. L’envoi des listes est réalisé de manière sécurisée, le prestataire se charge ensuite d’en garantir la confidentialité.

Les données collectées et traitées dans ce cadre sont les suivantes :

• Pour les listes électorales : civilité, nom, prénom, âge, date d’entrée dans l’entreprise, collège ;

• Pour les listes des candidats : civilité, nom, prénom, âge, titulaire/suppléant, appartenance syndicale, date d’entrée dans l’entreprise, collège ;

• Pour le processus d’identification sécurisé : nom, prénom, adresse email, adresse postale, 10 premiers chiffres du numéro de sécurité sociale ;

• Pour le fichier d’émargement : collège, nom et prénom des électeurs, horodatage du vote ;

• Pour la liste des résultats : nom, prénom des candidats, date de naissance, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège.

Les destinataires de ces informations sont les suivants :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, agents habilités de la Direction des Ressources Humaines ;

• Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités de la Direction des Ressources Humaines ;

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités de la Direction des Ressources Humaines ;

• Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeur ou agents habilités de la Direction des Ressources Humaines.

Les listes des candidats sont présentées à l’écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste. La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes.

Article 4.2 – Modalités d'accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le vote, par courrier électronique à son adresse professionnelle, un identifiant et un mot de passe générés de manière aléatoire. Cet envoi électronique sera doublé d'un envoi papier à son adresse postale personnelle précisant l'adresse électronique permettant l'accès au site de vote ainsi que les codes d'accès.

Seul le prestataire aura connaissance de l'identifiant et du mot de passe.

Le code d'identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour.

Afin de réduire les risques liés à une usurpation d’identité, l'électeur devra également répondre à une question complémentaire pour s’authentifier (les 10 premiers chiffres du numéro de sécurité sociale). Cette information personnelle, préalablement communiquée de manière sécurisée par l'employeur au prestataire lors de la constitution des listes, permettra à l'électeur d'obtenir les informations qui lui seront nécessaires pour voter. Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.

En cas de perte ou d'oubli des codes après que l'électeur se soit identifié, le prestataire lui adressera de nouveaux codes sur son adresse mail professionnelle ou personnelle, en fonction du choix formulé par l’électeur. La génération de nouveaux codes ne pourra être réalisée qu'une fois.

La plateforme de vote sera accessible 24h/24 pendant la période définie dans le protocole préélectoral.

Article 4.3 – Bulletins de vote

Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Les listes sont présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.

Article 4.4 – Déroulement des opérations de vote

Préalablement à la mise en service du site, la recette des masques présentés à l'écran (équivalent du « bon à tirer ») aura lieu en présence du ou des représentants de la direction, des organisations syndicales et du prestataire au moyen de codes qui auront été fournis par le prestataire.

La période d’ouverture du scrutin, tant pour le premier tour que pour le second tour, sera précisée dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel terminal internet ou intranet via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège électoral.

L’électeur peut modifier son choix avant validation. Dans la mesure où la validation entraine la transmission du vote et émargement, elle fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Article 4.5 – Surveillance du système de vote électronique et assistance

Conformément à l’article R. 2314-15 du code du travail, il sera procédé :

-  par le prestataire, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

-  par les membres du bureau de vote, avant que le vote ne soit ouvert, à la vérification que l'urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

Le prestataire procèdera également, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, au contrôle du scellement de ce système.

Une cellule d’assistance est chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. Dans ce cadre, le prestataire fournit une assistance fonctionnelle par courriel et par téléphone pendant le vote.

Article 4.6 - Dépouillement - Procès-verbaux - Résultats

A l'heure de clôture du scrutin définie dans le protocole préélectoral, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement sont effectuées dans le bureau de vote, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, des délégués de liste et de l'employeur ou son représentant.

Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée.

Le président introduit ses codes sécurisés délivrés par le système et les assesseurs les leurs selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas.

Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. L’attribution des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Ainsi, dans le bureau de vote, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur.

Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux préremplis, indique la mention « élu » devant le nom du candidat élu le cas échéant, et les signe. Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.

Les résultats seront visibles en simultané dans les salles équipées de la visioconférence.

A partir des résultats du premier tour, il convient de vérifier si la condition légale de quorum requise lors du premier tour est atteinte. Si le quorum n’est pas atteint, un second tour doit être organisé selon le même dispositif de vote électronique. Que le quorum soit atteint ou non, le procès-verbal sera signé par chaque membre du bureau de vote.

Un second tour devra également être réalisé en cas de carence partielle ou totale au premier tour, ou si à l’issue du premier tour il reste encore des sièges à pourvoir.

Article 4.7 – Sort des données

Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, l’employeur ou, le cas échéant, le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.

Article 5 - Respect de la loi informatique et libertés

Dans le cadre de l’organisation et de la gestion des élections professionnelles, l’entreprise est amenée à collecter et à traiter les données personnelles des électeurs et des candidats, telles que listées à l’article 3.1.

Les fichiers transmis au prestataire dans ce cadre sont établis à partir d’extractions des fichiers de gestion du personnel de l’entreprise, et les données transmises sont limitées à ce qui est strictement nécessaire aux fins d’organiser et gérer les élections professionnelles. Les fichiers sont transmis de façon sécurisée au prestataire.

Les traitements des données du personnel réalisés dans le cadre de l’organisation et de la gestion des élections professionnelles font l’objet d’une inscription au registre des traitements de l’entreprise, conformément aux dispositions de l’article 30 du Règlement Général relatif à la Protection des Données (ci-après « le RGPD »). Les organisations syndicales de l’entreprise en sont informées. La décision de mener ou non une analyse d’impact relative à la protection des données est tracée dans le registre.

Conformément à l’article 13 du RGPD, une information visant à informer les électeurs et candidats de l’utilisation de leurs données est tenue à leur disposition directement sur le site de vote, dans la rubrique « Mentions légales ». Cette information vise à préciser, notamment : les modalités de conservation, de stockage et de destruction de leurs données, mais également leurs droits en la matière (accès, rectification, etc.)

Article 6 - Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L. 2314-26 et R. 2314-7 du code du travail, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. L'opinion émise par l'électeur est ainsi chiffrée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les membres du bureau de vote, les délégués de liste et les représentants de l’entreprise désignés au protocole préélectoral pourront consulter, grâce à une clé d’accès personnelle, le taux de participation. Cette information sera mise à jour en temps réel. Les membres du bureau auront également la possibilité de consulter la liste d’émargement.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du vote.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que les données relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés.

Article 7 - Dispositions finales (durée, information, dépôt, publicité)

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.

Le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives au sein de l’UES ESPACIL.

Il sera déposé par l’entreprise à la Direction Régionale de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités (DREETS) – Unité Territoriale d’Ille-et-Vilaine en version électronique via la plateforme de télé procédure dédiée : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Un exemplaire sera adressé au secrétariat-greffe du conseil des Prud’hommes de Rennes.

Afin d’informer les salariés sur leurs droits issus du présent accord, la Direction et les organisations syndicales conviennent de communiquer auprès des salariés sur les dispositions de la présente. Mention de cet accord figurera sur les tableaux d’affichage de la Direction réservés à cet effet et l’accord en totalité sera consultable sur le site intranet de l’UES ESPACIL.

Fait à Rennes, le 01 avril 2022 en 6 exemplaires originaux.

Pour la Direction de l’UES Espacil, Pour l’organisation syndicale CFDT,

Madame XXX, Madame XXX.

Pour l’organisation syndicale FO,

Madame XXX.

Pour l’organisation syndicale UNSA,

Monsieur XXX.