Accord d'entreprise "UN ACCORD PREELECTORAL - ELECTIONS PROFESSIONNELLES" chez ESPACIL HABITAT (Siège)

Elections professionnelles

Protocole d'accord préélectoral

Entre la Direction de l’UES Espacil, représentée par son représentant légal,

D’une part,

Et, les Organisations Syndicales représentatives au sein de l’UES Espacil :

• CFDT, représentée par Madame XXX, Déléguée Syndicale,

• CFE-CGC, représentée par Monsieur XXX, mandaté par le président de l’union départementale CFE-CGC d’Ille-et-Vilaine, pour la négociation du protocole pré-électoral

• FO, représentée par Madame XXX, Déléguée Syndicale,

• UNSA, représentée par Monsieur XXX, Délégué Syndical,

D’autre part.

Il a été convenu ce qui suit.

Préambule 

Les parties signataires ont convenu, pour les prochaines élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique (article L2311-2) de recourir au vote électronique comme le propose la loi n°2004-575 pour la confiance dans l’économie numérique du 21 juin 2004, le décret 2007-60 du 25 avril 2007, et le décret 2016-1676 du 5 décembre 2016.

Le recours au vote électronique a fait l’objet d’un accord spécifique, distinct du présent protocole pré-électoral : accord relatif aux modalités d’organisation par vote électronique des élections professionnelles CSE 2019 au sein de l’UES Espacil signé le 1^er avril 2019.

L'accompagnement ainsi que la mise à disposition de la plateforme de vote en ligne ont été confiés à la société AKG SOLUTIONS.

Conformément à la loi portant rénovation de la démocratie sociale (loi n° 2008-789 du 20 août 2008), les organisations syndicales, qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d'indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l'entreprise, ont été informées, par voie d’affichage, de l’organisation des élections et invitées à négocier le protocole d’accord préélectoral.

Par accord en date du 8 avril 2019, les mandats des membres du comité social et économique sont fixés à 3 ans.

Article 1 - Nombre de sièges à pourvoir

Sont éligibles, conformément aux textes légaux, tous les salariés sans distinction de sexe ou de nationalité, non déchus de leurs droits électoraux, âgés de 18 ans accomplis et inscrits dans l’entreprise sans interruption depuis un an au moins à la date du 1er tour de scrutin.

Sont électeurs, conformément aux textes légaux, tous les salariés sans distinction de sexe ou de nationalité, non déchus de leurs droits électoraux, âgés de 16 ans accomplis et travaillant depuis trois mois au moins à la date du 1er jour du 1er tour de scrutin, excepté la DRH étant amenée à représenter l’employeur lors des réunions de CSE.

Le nombre de sièges à pourvoir pour chaque instance de vote est fonction de l’effectif à la date du premier jour du 1er tour de scrutin.

Nombre et composition des collèges électoraux

Le personnel est réparti en 3 collèges. Il est convenu entre les parties de répartir le personnel entre les collèges au regard de la qualification mentionnée sur le bulletin de salaire. Ainsi, relève du premier collège, le personnel ayant la qualification OQ et EQ. Relève du 2nd collège le personnel ayant la qualification MTD et relève du 3ème collège, le personnel ayant la qualification CAD.

L’effectif total déterminé est de 418,86 ETP se décomposant comme suit :

• 71.12 ouvriers et employés (premier collège)

• 259.75 agents de maîtrise et assimilés (deuxième collège)

• 88 cadres (troisième collège)

En conséquence, le nombre de sièges titulaires à pourvoir est de 12, en application des dispositions du Code du travail.

La répartition des 12 sièges s’effectuera comme suit :

• Premier collège : 2 titulaires et 2 suppléants

• Deuxième collège : 8 titulaires et 8 suppléants

• Troisième collège : 2 titulaires et 2 suppléants

Les listes électorales, établies pour chaque collège, seront déposées pour consultation au plus tard le 09/05/2019. Chaque organisation syndicale est destinataire des listes électorales.

Article 2 - Date et Horaires Du Scrutin

Le premier tour de scrutin est fixé pour l'ensemble des collèges :

• Du 14/06/2019 à 9H00 au 18/06/2019 à 14H00

Au premier tour sont habilités à présenter leur liste de candidats les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise, les syndicats affiliés à une organisation reconnue représentative aux niveaux national et interprofessionnel, et tout syndicat qui satisfait aux critères de respect des valeurs républicaines, d’indépendance, légalement constitué depuis au moins 2 ans, et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise concernée.

Il y aura lieu de procéder à un second tour, ouvert aux candidats libres et aux candidatures syndicales dans les conditions définies pour le premier tour et dans l’un des cas suivants :

• Quorum non atteint au premier tour : moins de la moitié des électeurs inscrits ont émis un vote valable.

• Carence : absence de candidature syndicale au premier tour

• Non attribution de siège : les sièges n’ont pas tous été pourvus dès le premier tour.

Les cas ci-dessus s’apprécient par collège et par scrutin.

Si besoin, le deuxième tour se déroulera :

• Du 27/06/2019 à 9H00 au 28/06/2019 à 14H00

Article 3 - Modalités de constitution équilibrée et dépôt de Candidatures

A compter du 1er janvier 2017 et conformément à l’article 7 de la loi Rebsamen chaque liste candidate doit respecter la proportion de femmes et d’hommes composant chaque collège électoral.

La proportion de femmes et d’hommes sur la liste électorale est la suivante :

Pour les membres du comité social et économique

• Collège 1 : 74.07 % de femmes et 25.93 % d’hommes

• Collège 2 : 69.81 % de femmes et 30.19 % d’hommes

• Collège 3 : 40.25 % de femmes et 59.55 % d’hommes

Sachant que :

• Lorsque l’application de la règle de représentation équilibrée n'aboutit pas à un nombre entier il convient d’arrondir à l’entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 et à l’entier inférieur en cas de décimale inférieure à 5

• En cas de nombre impair de sièges à pouvoir et de stricte égalité homme/femme la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire

• En cas d‘exclusion de l’un ou l’autre sexe les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe non représenté. Ce candidat ne pourra pas être en première position sur la liste

La proportion d’hommes et de femmes à présenter sur chaque liste est par conséquent la suivante pour les sièges titulaires :

• Collège 1 : 2 sièges soit 1 candidate femme et 1 candidat homme

• Collège 2 : 8 sièges soit 6 candidates femmes et 2 candidats hommes

• Collège 3 : 2 sièges soit 1 candidate femme et 1 candidat homme

La proportion d’hommes et de femmes est identique pour les sièges suppléants.

Chaque liste doit être composée alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement de candidats d’un des sexes. Elle peut commencer librement par un homme ou une femme et ce quelle que soit la proportion de chaque sexe.

Les organisations syndicales habilitées à présenter des candidatures au premier tour communiqueront leurs listes au plus tard le 23/05/2019 à 14h. Les listes seront déposées en deux exemplaires en mains propres auprès de la DRH Espacil Habitat au siège 1, rue du Scorff à Rennes, à XXX ou à XXX. Un des exemplaires sera émargé et vaudra récépissé de dépôt. Toute candidature réceptionnée après cette date et heure limite ne pourra être retenue.

Une liste ne pourra comporter plus de candidats qu’il y a de sièges à pourvoir, ni prétendre à plus de sièges qu’elle ne présente de candidats. Un candidat peut se présenter simultanément pour un poste de titulaire et de suppléant mais s’il est élu à la fois comme titulaire et suppléant il sera automatiquement désigné titulaire.

La Direction affichera les listes de candidats déposées pour le premier tour le 28/05/2019.

Dans l’hypothèse d’un second tour, la date limite de dépôt des candidatures est fixée au 21/06/2019 à 12h. La Direction affichera les listes de candidats déposées le 21/06/2019 à 17h.

Article 4 - Propagande Electorale

Les organisations syndicales habilitées à présenter des candidatures au premier tour pourront remettre à la DRH en même temps que le dépôt des candidatures, soit au plus tard le 23/05/2019 à 14h :

• une profession de foi sous forme de fichier informatique de type pdf (taille maximum autorisé : 500 ko). Cette proposition de foi peut intégrer la liste des candidats

• un logo sous forme de fichier informatique de type jpg (taille maximum 50ko)

• des photos de chaque candidat qui seront redimensionnées et affichées sur le site

Cette propagande sera mise en ligne sur le site de vote électronique. Au-delà de la limite du 23/05/2019 à 14h, aucune nouvelle mise en ligne ne sera possible.

De même, les candidats se présentant au deuxième tour pourront transmettre leur propagande électorale à la DRH jusqu’au 21/06/2019 à 12h.

Aucune propagande électorale ne pourra avoir lieu pendant la période de scrutin et il est décidé que la propagande électorale prendra fin le 12/06/2019 au soir pour le premier tour et le 25/06/2019 au soir pour le second tour.

Article 5 - Composition du Bureau de Vote

Le bureau de vote sera constitué d’un président (l’électeur le plus âgé présent et acceptant) et de deux assesseurs (les 2 électeurs les plus jeunes présents et acceptants la fonction).

Le bureau de vote doit comporter un représentant de chaque collège électoral.

Le bureau de vote aura en charge le bon déroulement des opérations électorales, la validation du dépouillement des scrutins et la proclamation des résultats.

L’identité des membres du bureau de vote sera communiquée au prestataire AKG SOLUTIONS qui se chargera de générer et communiquer un code d’accès permettant de suivre le déroulement des opérations électorales en temps réel. Ils pourront ainsi consulter le taux de participation et la liste d’émargement pendant la période de vote.

Ces trois personnes seront investies des missions suivantes :

• La recette et scellement du système de vote

• Le descellement du système de vote par le biais de trois clés électroniques uniques communiquées par AKG SOLUTIONS.

Une notice explicative détaillée sera envoyée aux membres du bureau de vote synthétisant les opérations à mener.

Article 6 - Formation du Bureau de Vote

Les délégués syndicaux ont assisté à une présentation détaillée du système de vote électronique le 14/03/2019.

Les membres du bureau de vote bénéficieront d’une présentation lors de la réunion de test et scellement du 13/06/2019.

Article 7 - Informations aux salariés

Les électeurs ont été informés le 20/03/2019 par note de service, par messagerie, de la prochaine organisation des élections professionnelles.

Le vote se déroulera uniquement par le biais de la plateforme de vote en ligne Votéo selon les modalités décrites à l’article 8 ci-dessous. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote électronique, de n’importe quel terminal internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature.

Les salariés de l’UES Espacil ont quasiment tous accès à un poste informatique dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions. Les quelques salariés n’ayant pas accès à cet équipement pourront accéder à un poste informatique au sein de leur site de rattachement.

L’électeur se connecte et vote grâce à son identifiant et mot de passe reçu par courrier et courriel, ainsi qu’une troisième information personnelle connue uniquement de l’électeur et définie dans l’accord sur le vote électronique. L’électeur reçoit une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales (R2314-12). 

Conformément à l’article 9.II du décret du 26 mai 2011, tout électeur se trouvant dans l’incapacité de voter seul peut se faire assister par l’électeur de son choix et du même collège électoral.

Article 8 - Déroulement du scrutin

8.1 Préparation du système de vote électronique

La conception et mise en place du système de vote électronique sont confiées à la société AKG SOLUTIONS qui s’engage sur :

• La sincérité et l’intégrité du vote

• L’anonymat et le secret du vote

• L’unicité du vote

• La confidentialité et la liberté du vote

Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été soumis à une expertise indépendante conformément aux articles R2314-9 du Code du travail. Les certificats de conformité issus de cette expertise seront remis à chaque organisation syndicale qui en fera la demande auprès de la Direction des Ressources Humaines.

Le système fait également l’objet d’une fiche de traitement de données selon la norme du Régime Général de Protection des Données (RGPD). Cette fiche de traitement remplace la déclaration normale de la CNIL depuis mai 2018. La fiche de traitement est transmise par le prestataire après paramétrage du site de vote électronique.

Par ailleurs, et toujours conformément aux normes RGPD, chaque électeur est informé de l’utilisation de ces données, leur conservation, leur stockage et leur destruction.

L’employeur informe les organisations syndicales de l’accomplissement de ces formalités (R2341-11).

Les listes électorales, les listes de candidatures et membres du bureau de vote sont transmises au prestataire qui assure leur sécurité et confidentialité. Les professions de foi, logos et photos éventuelles doivent être communiquées au prestataire au format électronique et selon les modalités décrites à l’article 4.

8.2 Validation et test du système de vote

Une procédure de validation et scellement précède l’ouverture du scrutin. Cette procédure a pour objectif de tester le système de vote électronique et de vérifier les données du système. Elle est menée conjointement par le prestataire et les membres du bureau de vote, en présence de deux représentants de la Direction et des délégués syndicaux.

Suite à la vérification du système le bureau de vote procède au scellement des urnes électroniques. Le système devient alors inviolable et inchangeable jusqu’à la fin du scrutin.

Le scellement donne lieu à la création de trois clés appelées clés de chiffrement. Ces clés sont confiées aux trois membres du bureau de vote et devront être renseignées à l’issue du scrutin pour accéder aux urnes et générer les documents de résultats.

8.3 Déroulement de l’opération de vote

Les élections professionnelles sont des scrutins de liste à 2 tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne. Les électeurs ont la faculté de rayer des noms. Toutefois, les ratures ne sont pas prises en compte pour l’ordre de désignation des élus au sein des mêmes listes, si leur nombre est inférieur à 10% des suffrages valablement exprimés pour cette liste.

Les ratures sont néanmoins toujours prises en compte, quel que soit leur nombre, pour le calcul de la moyenne de liste.

Chaque électeur aura accès au vote correspondant à son collège d’appartenance. Les listes des candidats seront présentées à l’écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste. La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes.

L’électeur peut modifier son choix avant validation définitive. La validation entrainant transmission du vote et émargement, fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L2314-21 à 23 et L2324-19 à 21 du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier des électeurs. Ce circuit garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les membres du bureau de vote, les délégués syndicaux et les représentants de l’employeur désignés peuvent consulter, grâce à un identifiant et mot de passe personnels, le taux de participation. Les membres du bureau de vote ont également accès à la liste d’émargement. Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.

Une cellule d’assistance sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Plusieurs rappels seront faits pendant la durée des élections en reprécisant les heures d’ouverture et de fermeture de la période de vote.

Le prestataire fournira une assistance fonctionnelle par courriel et par téléphone pendant le vote.

8.4 Descellement et Dépouillement

A l’heure de fermeture du scrutin le vote n’est plus accessible aux électeurs. Les clés sécurisées délivrés au moment du scellement de l’urne sont introduites dans le système pour le descellement.

Le dépouillement est effectué directement par le site de vote électronique sous la responsabilité du bureau de vote en présence des délégués syndicaux. A l’issue du dépouillement le fichier de compte-rendu de résultats et les PVs CERFAs sont édités automatiquement. Il convient alors aux membres du bureau de valider et signer ces documents.

Les listes d’émargement sont imprimées et signées par les membres du bureau de vote.

Le dépouillement doit être effectué même en cas de carence ou de quorum non-atteint au premier tour.

Le compte-rendu de résultats sera affiché dans les locaux de la société sur des panneaux prévus à cet effet.

8.5 Durée et publicité du protocole d’accord préélectoral

Le présent protocole est conclu pour les élections des membres du comité social et économique.

Il sera déposé auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE) – Unité Territoriale d’Ille-et-Vilaine en version électronique via la plateforme de télé procédure dédiée : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr et pourra être consulté sur le site intranet de l’entreprise.

Fait à Rennes le 9 avril 2019,

En 6 exemplaires originaux.

Pour la Direction de l’UES Espacil, Pour l’organisation syndicale CFDT,

Monsieur XXX. Madame XXX.

Pour l’organisation syndicale CFE-CGC,

Monsieur XXX.

Pour l’organisation syndicale FO,

Madame XXX.

Pour l’organisation syndicale UNSA,

Monsieur XXX.

A faire signer par les mandatés précédé de la mention « lu et approuvé »