Accord d’entreprise portant sur les modalités de mise en œuvre du télétravail

Entre

L’Apeihsat, représenté parxxxxxxxxxx,

D’une part,

Et

Les délégués syndicaux représentants les syndicats :

• CFDT représentée par xxxxxxxxxxxxx

• CFE-CGC représentée par xxxxxxxxxxxx

• CGT représentée par xxxxxxxxxxxx

D’autre part,

Il a été convenu les dispositions suivantes :

Préambule :

Au sein de l’Apeihsat, le télétravail repose sur des convictions et ambitions partagées par la Direction générale, les représentants du personnels et l’ensemble des professionnels :

• Le télétravail contribue à une qualité de vie au travail et à une meilleure articulation entre la vie privée et la vie professionnelle

• Le télétravail participe d’une démarche de développement durable : limitations des déplacements, des risques d’accident de trajet, réduction de la pollution

• Le télétravail répond aux aspirations des salariés et participe à l’attractivité et à la fidélisation des équipes au sein de l’Apeihsat

• Le télétravail repose sur la confiance et la responsabilisation de l’ensemble du collectif de travail.

Cet accord a pour intention :

• de donner un cadre formel au télétravail, des règles claires, transparentes et partagées

• d’harmoniser les pratiques en matière de télétravail

• de clarifier les droits et devoirs des salariés en matière de télétravail

 Définition du télétravail

Le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle les fonctions qui auraient pu être exercées par un salarié dans les locaux de son employeur sont réalisées hors de ces locaux de façon régulière et volontaire, en utilisant les technologies de l’information et de la communication mises à disposition par l’Apeihsat.

Le télétravail occasionnel non régit par cet accord, peut néanmoins être envisagé à titre temporaire et mis en place au cas par cas afin de répondre à un besoin particulier ou à une situation inhabituelle, imprévisible et temporaire (intempéries, phénomène de pollution, indisponibilité d’un moyen de transport, ..)

Cadre juridique

Le télétravail est encadré par :

• Les dispositions aux articles L122-9 à L1222-11 du code du travail modifiées par la loi n°2018-771 du 5 septembre 2018

• L'ordonnance relative à la prévisibilité et à la sécurisation des relations de travail publiée au journal officiel du 22 septembre 2017 modifiant l’article L1222-9 du code du travail

 Lieu de télétravail

L’exercice du télétravail est réalisé au domicile du salarié, soit son lieu de résidence principale, mentionné à son contrat de travail et en tout état de cause, déclaré par ses soins en dernier lieu.

 Caractère volontaire et réversible

Le télétravail repose sur le volontariat, ce qui signifie que cette modalité d’organisation du travail est demandée par le salarié et ne peut pas lui être imposée par son employeur sauf :

• Pour protéger la santé/sécurité des salariés (obligation de résultat en matière de santé/sécurité L4121-1 du code du travail)

• Pour assurer la continuité d’activité

Il est subordonné à l’accord exprès et préalable de la direction.

L’autorisation accordée au salarié d’exercer ses activités en télétravail est donnée pour une durée déterminée.

Durant les 3 premiers mois de télétravail, la direction comme le salarié pourront mettre fin au télétravail sous réserve d’un délai de prévenance de 15 jours calendaires.

L’objectif de cette période est de vérifier conjointement la compatibilité organisationnelle et technique du télétravail pour le salarié concerné, au regard des fonctions occupées et de l’activité de l’Apeihsat.

Dans l’hypothèse où des ajustements seraient nécessaires sur cette période probatoire, elle pourrait éventuellement être reconduite.

Après cette période probatoire de 3 mois, sous réserve d’un délai de prévenance d’un mois, il pourra être mis fin au télétravail soit à la demande du salarié, soit à celle de sa direction.

Si la demande émane du salarié, celui-ci devra transmettre sa demande par écrit et exposer les motifs justifiant sa décision. Son retour sur site s’organise par la direction dans les meilleurs délais.

Si la demande émane de la direction, elle devra recevoir le salarié pour lui exposer les motifs de résiliation. Cette décision lui sera notifiée par courrier remis en main propre ou par LRAR. La date de remise ou de réception du courrier de résiliation fera alors courir le préavis d’un mois visé précédemment.

En tout état de cause, au terme de la situation de télétravail, le collaborateur sera tenu de reprendre son poste au sein de l’établissement, sans qu’aucune mise en demeure ne soit nécessaire.

 Pré requis à l’étude de la candidature

Le salarié doit faire une demande explicite à la direction. Un support méthodologique est à disposition pour expliciter sa demande (activités envisagées en télétravail, connaissance et maitrise des technologies de l’information, faisabilité au domicile et équipements, motivation, aptitudes au télétravail)

 Evaluation de la candidature au télétravail

Le responsable hiérarchique du salarié s’entretient avec le salarié. Cet entretien est obligatoire.

Le responsable hiérarchique émet un avis argumenté selon un document modèle qu’il transmet à sa direction pour décision. Une réponse motivée est adressée au salarié dans un délai de 2 mois. A partir de son acceptation, notifiée par écrit, l’Apeihsat mettra en place les moyens matériels et techniques nécessaires à l’exercice du télétravail pour le salarié concerné dans un délai raisonnable.

Une décision de refus n’exclue pas la possibilité pour le salarié de présenter une nouvelle demande ultérieure, au terme d’un délai de 12 mois à compter de sa demande initiale.

 Eligibilité

Le télétravail est ouvert à tout salarié de l’association, quel que soit son emploi, dès lors qu’il justifie de 2 ans d’ancienneté.

 Formalisation

Un protocole individuel de télétravail est co signé par le salarié et la direction

 Rythme du télétravail

Le nombre de jours télé travaillés est encadré par une fourchette haute et basse.

Le nombre de jours maximum de télétravail par semaine est fixé à 2, de sorte à éviter le risque d’une distanciation avec l’établissement et l’ensemble du collectif de travail.

Le nombre de jours minimum de télétravail est fixé à 1 jour par quinzaine. En dessous de ce seuil, l’Apeihsat considère que l’on ne s’inscrit plus dans le télétravail régulier, objet du présent accord et justifiant les investissements matériels nécessaires à l’exercice du travail à domicile.

Le temps de présence physique du salarié dans l’établissement devra donc être au minimum de 3 jours par semaine pour un temps plein, sans préjudice de jours de congés payées ou de report de jours télé travaillés.

 Planification

Le télétravail est organisé au sein de chaque équipe, sous la responsabilité du N+1. Ce dernier est vigilant et garant des temps de présence collectif nécessaires au fonctionnement optimal du service. Il arbitrera également en fonction de contraintes spécifiques liées à la situation individuelle des salariés concernés.

Le télétravail est organisé sur la base de jours fixes (régularité des jours de télétravail pour chaque salarié et non des jours « volants » dans la semaine), établis dans le cadre d’un planning.

Ce planning définissant les jours télé travaillés pour l’ensemble des membres d’une équipe est figé pour une période annuelle et accessible.

 Report

En cas d’absence, quel qu’en soit le motif, ou de jours fériés coïncidant avec une journée habituellement télé travaillée, le salarié ne pourra pas exiger le report du jour de télétravail.

Pour des raisons liées à l’organisation de l’activité, la direction peut être amenée à demander au télétravailleur de venir travailler sur site lors d’une journée habituellement télé travaillée. Cette demande devra respecter un délai de prévenance de 2 jours.

 Horaires et disponibilité

Le télétravail s’exerce dans les mêmes conditions et horaires que le travail sur site. Ainsi, les salariés en télétravail se doivent de respecter les horaires collectifs en vigueur sans dépassement.

 Suivi et comptabilisation du télétravail

L’ensemble des salariés ont accès à leur planning en ligne sur lequel sont inscrits les jours télé travaillés et les jours sur site.

Tout salarié en télétravail à domicile souhaitant s’absenter pour raison personnelle pendant les horaires de travail doit en informer son responsable et obtenir un accord écrit (mail par ex).

 Droit à la déconnexion

L’Apeihsat réaffirme l’importance de l’usage professionnel des outils numériques et de communication mis à sa disposition et de la nécessaire régulation de leur utilisation pour assurer le respect des temps de repos et de congés, ainsi que l’équilibre entre la vie privée et la vie professionnelle de ses professionnels.

 Moyens et équipements

L’Apeihsat met à disposition l’ensemble des matériels nécessaires à l’exercice du télétravail. Cette mise à disposition fait l’objet d’un document signé par le salarié, qui sera le support à la restitution du matériel.

Dans le cadre du télétravail, l’Apeihsat prend directement à sa charge les seuls frais de mise à disposition, d’entretien, de réparation et de remplacement du matériel mis à disposition

Le salarié en télétravail utilisera pour son travail le matériel informatique et de téléphonie lui ayant été confié par l’Apeihsat à cet effet et s’engage à en prendre soin, à en faire un usage conforme à sa destination dans des conditions d’emploi normales, et conformément aux principes de la charte informatique.

Le salarié devra informer son responsable sans délai des dysfonctionnements, des pannes et des vols qui concerneraient le matériel confié par l’Apeihsat.

Le salarié en télétravail a accès au service support informatique mis en place par l’Apeihsat.

Aménagement et mise en conformité du domicile

Le salarié doit justifier d’un accès aux réseaux internet avec un débit suffisant pour une connexion à distance à partir de son domicile. Il produira la preuve d’un test de vitesse internet qui accompagnera sa demande de télétravail.

Le salarié devra disposer d’un espace de travail dans lequel sera installé le matériel professionnel mis à disposition par l’Apeihsat. Sont exclus de cet espace de travail, la cuisine, le salon, et la salle de bain /WC. Il doit s’agir d’un espace aménagé avec un bureau/table et une fenêtre (chambre, salle à manger).

Le salarié devra attester avoir pris ses dispositions pour contrôler la conformité aux normes de sécurité des installations électriques du lieu de télétravail. Plus précisément, le salarié attestera que l’espace dédié au télétravail répond aux normes françaises en vigueur (NF C15-100) qui règlementent les installations électriques en basse tension en France, est relié à la terre, est équipé d’une protection différentielle 30 mA (interrupteur ou disjoncteur). Un certificat de conformité peut être demandé.

Sensibilisation au télétravail

Afin de faciliter le passage et l’exercice du télétravail, l’Apeihsat proposera à tout nouveau salarié candidat une information-sensibilisation présentant le télétravail tel qu’il est pratiqué à l’Apeihsat, et les spécificités de ce mode d’organisation du travail, notamment en matière de protection de la santé et de la sécurité du personnel dans ce cadre.

Dans la même logique, le responsable hiérarchique recevra une information-sensibilisation pour encadrer un salarié en télétravail.

 Conditions d’exercice

Le salarié n’a pas d’activités personnelles et/ou familiales dans les créneaux horaires de télétravail. Il se consacre exclusivement à son activité professionnelle. Ainsi, le télétravail exclut la garde d’enfant ou d’autres personnes nécessitant sa disponibilité. Le salarié doit exercer son activité professionnelle dans des conditions identiques au travail sur site, notamment en matière de concentration et de bruit.

 Sécurité informatique et protection des données personnelles

Le salarié est tenu au respect des différentes dispositions en vigueur au sein de l’Apeihsat en matière de protection des données utilisées et de leur confidentialité. Il s’engage à prendre les dispositions nécessaires à la protection des données et documents mis à sa disposition, à ne pas laisser accéder des tiers et à avertir son responsable de toute anomalie constatée. Il est fortement recommandé de travailler exclusivement sur les documents en format dématérialisés et de ne pas transporter de documents imprimés entre le site et le domicile.

L’Apeihsat prend, dans le respect des prescriptions de la CNIL, les mesures qui s’imposent pour assurer la protection des données utilisées et traitées par le salarié en période de télétravail à des fins professionnelles.

 Assurances 

L’Apeihsat prend en charge les dommages subis par les biens de toute nature mis à disposition du télétravailleur dans le cadre de son activité professionnelle. L’Apeihsat dispose pour cela d’une assurance multirisque informatique liée à l’utilisation d’un matériel informatique au domicile d’un salarié.

Si les dommages résultent d’une faute personnelle détachable de l’Apeihsat, sa responsabilité n’est pas engagée.

Le télétravailleur s’engager à signaler sa situation à son assureur. Il sera demandé la remise préalable d’un certificat d’assurance attestant de l’extension de la garantie de la police d’assurance liée à l’utilisation d’une partie du logement comme espace professionnel.

Ce certificat devra être remis préalablement au début de la période de télétravail.

A défaut de justificatif, le télétravail pourra faire l’objet d’un refus et le salarié sera tenu de poursuivre ses fonctions sur site.

 Accidents liés au travail

L’Apeihsat prend en charge les accidents de travail survenus au télétravailleur, dans les mêmes conditions règlementaires que celles qui s’appliquent aux autres salariés.

L’accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail et pendant l’exercice de l’activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travail au sens de l’article L411-1 du code de la sécurité sociale.

Il incombera au salarié d’alerter en ce sens son responsable hiérarchique dans les délais réglementaires, cette déclaration se fera via le formulaire de déclaration établie par l’Apeihsat.

L’Apeihsat procédera à la déclaration d’accident du travail prescrite dans ce cadre, conformément aux dispositions réglementaires, sans préjudice de son droit d’émettre toutes réserves à l’attention, de la CPAM tel que la loi l’y autorise.

 Suivi et pilotage du télétravail  

Le responsable hiérarchique est tenu de répartir la charge de travail de manière équivalente au sein de son équipe que les salariés soient télétravailleurs ou pas.

Afin de s’assurer d’un exercice optimal du télétravail, plusieurs échanges sont organisés à l’initiative du responsable hiérarchique :

• Un point hebdomadaire dans le 1^er mois d’exercice du télétravail

• Un point à l’issue de la période probatoire de 3 mois

• Un point spécifique en entretien 2 en 1 portant notamment sur les conditions d’activité du salarié, sa charge de travail et sa compatibilité avec le télétravail.

Enfin, tout salarié en télétravail peut solliciter en entretien auprès de son responsable hiérarchique ou le référent télétravail en cas de difficultés rencontrées dans le cadre de l’exercice du télétravail.

 Référent télétravail 

Un référent télétravail est nommé au sein de l’Apeihsat. Il s’agit du chargé de mission RH du siège associatif.

Son rôle sera de :

• Répondre aux questions et conseiller les salariés qui souhaiteraient un échange sur le sujet du télétravail

• Mettre à disposition les outils soutenant le dispositif (guide, formulaire, ..)

• Organiser l’archivage des documents relatifs au télétravail (demande, ..)

• Suivre quantitativement et qualitativement la mise en place du télétravail  

• Tenir informer les élus du CSE des salariés en télétravail et en faire un point dans le bilan social & QVT

Validité et Publicité de l’accord

Le présent accord prend effet à la date de sa signature. Il sera déposé auprès de la Direction Départementale du Travail et de l’Emploi de la Haute­-Garonne et au Greffe du Conseil des Prud’hommes, à l’initiative de l’Apeihsat, conformément à la Loi.

Durée et entrée en vigueur de l’accord 

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 5 ans.

 Révision 

Sur proposition d’une ou plusieurs organisations syndicales signataires ou sur proposition de l’Apeihsat, une négociation de révision pourra être engagée, à l’issue d’une période d’un an à compter de la date de prise d’effet du présent accord, dans les conditions prévues par les articles L 2261-7 et L 2261-8 du Code du travail.

En cas de contrôle de conformité effectué par la Direccte conduisant à un avis défavorable ou d’évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties signataires conviennent de se réunir à nouveau, dans un délai maximum d’un mois après la réception de l’avis ou la publication de ces textes, afin d’adapter lesdites dispositions.

Par ailleurs, dans l’hypothèse où un événement exceptionnel, susceptible de modifier de manière significative la structure de l’Apeihsat ou d’impacter l’environnement économique dans lequel l’Apeihsat évolue, interviendrait au cours de la durée de vie du présent accord, de nature à modifier la détermination de certaines des modalités, les parties conviennent de pouvoir se réunir aux fins d’apprécier, s’il s’avère nécessaire de réviser par voie d’avenant les termes du présent accord collectif.

Fait à Toulouse, le 31/08/2021

En 6 exemplaires originaux, dont un pour chacune des parties.

Pour l’Apeihsat Pour la CFDT

Pour la CFE-CGC Pour la CGT