Accord d’entreprise relatif au vote électronique pour les élections des membres de la délégation du personnel du CSE au sein de SPB SAS

La société SPB, Société par actions simplifiée, inscrite au registre du commerce et des sociétés du Havre sous le numéro 305 109 779, dont le siège social est situé au 71 quai Colbert, au Havre, représentée par XXXXXXXX, Directeur des Ressources Humaines Groupe, d’une part,

Et

Les organisations syndicales représentatives au sein de la société :

L’organisation syndicale représentative CFDT, représentée par XXXXXXXXXX en sa qualité de Délégué Syndical,

L’organisation syndicale représentative CFE/CGC, représentée par XXXXXXXXX en sa qualité de Déléguée Syndicale,

L’organisation syndicale représentative CGT, représentée par XXXXXXXXXX, en sa qualité de Déléguée Syndicale.

D’autre part,

IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT, en vue d’établir un accord collectif sur le vote électronique pour les élections professionnelles des membres de la délégation du personnel au CSE conformément aux dispositions de l’article L2314-26 de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales :

Préambule

La société SPB a étudié la modalité proposée par l’article L. 2314-26 du Code du travail qui ouvre la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.

La société SPB a pris contact avec un « fournisseur prestataire », spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet et a décidé de lui confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R2314-6 et suivants du Code du travail issus du décret pris en application de l’article 1^er de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007.

Cet accord précise le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales (article R2314-13 du Code du travail).

Le système assure la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales des collèges) ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes (article R2314-6 du Code du travail).

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système (article R2314-7 du code du travail).

Avec les organisations syndicales et après avoir vérifié la fiabilité du dispositif, il a été décidé de mettre en place le dispositif qui suit, objet du présent accord.

Article I – Modalités d’Organisation des opérations

Dans le cadre de chaque élection, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges selon les collèges pour les élections.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne par SPB et décident que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction.

Les parties conviennent que le cahier des charges, annexé au présent accord, fixe les garanties minimales que doit respecter le dispositif de vote électronique aux différents stades du processus électoral et respecte les dispositions légales et règlementaires.

Article I § 1 : Etablissement des fichiers

Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes (article 4 de l’arrêté du 25 avril 2007) :

• Pour les listes électorales : nom, prénoms, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance uniquement pour les homonymes, collège;

• Pour le fichier des électeurs : nom, prénoms, collège, moyen d’authentification et le cas échéant, coordonnées ;

• Pour les listes d’émargement : collège, nom et prénoms des électeurs ;

• Pour les listes des candidats : collège, nom, prénoms des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale ;

• Pour la liste des résultats : nom, prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tel que mentionnés ci-après.

Les destinataires de ces informations sont les suivants :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, agents habilités de la DRH ;

• Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités de la DRH ;

• Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités de la DRH ;

• Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeur ou agents habilités de la DRH.

Article I § 2 : Modalités des élections

Afin d'assurer un taux de participation optimum, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel terminal Internet ou Intranet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire. Par ailleurs, pendant la période ouvrée du scrutin, sur chaque site SPB, un micro-ordinateur en libre-service avec une connexion au site sécurisé d’élections sera mis à la disposition des salariés électeurs. L’emplacement de ce poste permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de celui-ci.

Les salariés seront informés par mail de l’ouverture et de la fermeture des bureaux de vote. Par ailleurs, pendant la période de vote, plusieurs mails seront adressés à l’ensemble des électeurs pour les inciter à voter et ce afin d’augmenter le taux de participation. Une communication sera faite sur l’intranet sur toute la période d’ouverture des bureaux de vote.

Article I § 3 : Bulletins de vote

Le « prestataire fournisseur » assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Le « prestataire fournisseur » reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférés par la DRH avec le cas échéant les logos et professions de foi des listes correspondantes.

Les listes seront présentées sur une seule et même page dans l’ordre d’arrivée à la DRH.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le « prestataire fournisseur » veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Article II – Déroulement des opérations de vote

A titre liminaire, il est indiqué que tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés. Notamment, la Direction établira une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre, pendant les heures ouvrées, - soit du lundi au vendredi selon l’horaire collectif en vigueur -, les membres de leur bureau de vote et/ou le représentant désigné de la DRH – par mail ou téléphone - afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote.

Article II § 1 : Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le premier tour des élections, par mail, un code d’identification personnel généré de manière aléatoire par le « prestataire fournisseur » ainsi qu’un mot de passe. Lorsque les électeurs seront absents depuis une longue durée, la direction les informera préalablement, par courrier, que les élections seront organisées et indiquera la procédure et le cheminement pour pouvoir accéder à leur boite mail professionnelle via le système de WEBMAIL, et s’ils préfèrent utiliser leur mail personnel, il leur suffira d’en informer les ressources humaines de SPB. Seul le « prestataire fournisseur » aura connaissance de ce code secret et de ce mot de passe, lesquels resteraient par ailleurs inchangés dans l’hypothèse où un second tour de scrutin devrait être organisé.

L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote. Le cas échéant, un troisième critère d’identification non communiqué par courrier pourra être demandé (critère de défi/réponse connu du salarié).

Chaque saisie de code confidentiel et de mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote.

A l’aide de ce code, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé d’élections créé pour l’occasion par le « prestataire fournisseur ».

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants des membres de la délégation du personnel au CSE, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège. Au total, l’électeur, sauf cas particulier, sera amené à procéder à deux votes distincts.

Article II § 2 : Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par l’article R2314-7 du Code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les membres désignés de chacun des Bureaux de vote constitués pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clef d’accès, la liste d’émargement en ligne et les taux de participation.

Une cellule d'assistance technique, chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant le cas échéant les représentants du Prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote, conformément à l’article R2314-10 du Code du travail.

Elle a notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article II § 3 : Délégué de liste

Dans le cadre des élections professionnelles, chaque liste pourra désigner un délégué de liste.

Le protocole d’accord préélectoral prévoira les modalités d’accès aux éléments lui permettant de constater la régularité du scrutin.

Article II § 4 : Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, la cellule d'assistance technique contrôle le scellement du système de vote. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les administrateurs de chaque Bureau de Vote (Président, Assesseurs).

Les membres du Bureau de Vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.

Article III- Dispositions diverses

Article III § 1 : Durée et entrée en vigueur

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur à la date de signature.

Article III § 2 : Révision

Le présent accord pourra faire l’objet, à tout moment, d’une demande de révision par la Direction ou par une Organisation Syndicale habilitée au sens de l’article L2261-7-1 du Code du travail.

Ainsi, conformément à l’article L. 2261-7-1 du Code du travail :

• une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application de l'accord et signataires ou adhérentes de l'accord peut demander la révision de tout ou partie du présent accord jusqu’à la fin du cycle électoral au cours duquel cet accord a été signé ;

• à l’issue de cette période, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application de l'accord pourra demander la révision de tout ou partie de l’accord.

Les demandes de révision du présent accord devront être présentées par leur(s) auteur(s) par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remise en main propre à toutes les organisations syndicales représentatives, qu’elles soient signataires ou non et à la Direction.

Article III § 3 : Adhésion

Toute Organisation Syndicale Représentative, non signataire du présent accord, peut décider d'y adhérer à tout moment et sans réserve, dans les conditions prévues aux articles L.2261-3 et suivants du Code du Travail.

Cette adhésion devra être notifiée à la Direction de la société ainsi qu’aux autres Organisations Syndicales Représentatives signataires ou adhérentes par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remise en main propre contre décharge.

L’adhésion ultérieure d'une Organisation Syndicale Représentative non signataire de l’accord emporte adhésion et agrément sans réserve à l'ensemble des dispositions de cet accord à la date de l’adhésion.

Conformément à la loi, l’adhésion fait l'objet d'un dépôt en deux exemplaires auprès des services du ministre chargé du travail (dont une version sur support papier et une version sur support électronique) ainsi qu’un exemplaire au greffe du conseil de prud'hommes dans les conditions prévues par l’article D.2231-2 du Code du travail.

La déclaration d’adhésion n’est opposable qu’une fois les formalités ci-dessus réalisées.

Article III § 4 : Dénonciation

Le présent accord conclu pour une durée indéterminée pourra être dénoncé à tout moment par l'une ou l'autre des parties signataires.

La dénonciation sera notifiée par lettre recommandée avec AR à chacune des autres parties signataires ou adhérentes et déposée sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail « TéléAccords ».

Article III § 5 : Suivi de l’accord

Conformément à l’article L. 2222-5-1 du Code du travail, les parties signataires conviennent d’organiser le suivi du présent accord par la mise en place d’une réunion avec les organisations syndicales représentatives signataires sur invitation de la Direction ou à la demande d’une organisation syndicale représentative signataire du présent accord.

Article III § 6 : Clause de rendez-vous

Toute évolution législative et/ou règlementaire relative à la représentation du personnel et des syndicats au sein de l’entreprise s’appliquerait de plein droit au présent accord.

Dans l’hypothèse où cette évolution modifierait substantiellement les clauses du présent accord, les parties signataires du présent accord conviennent de la possibilité de se rencontrer à la demande de la Direction ou de l’une des organisations syndicales signataires et, le cas échéant, réviser le présent accord si cela s’avérait nécessaire.

Article III § 7 : Dépôt et publicité

Un exemplaire du présent accord, signé par les Parties, sera remis à chaque organisation syndicale représentative pour notification au sens de l’article L. 2231-5 du Code du travail.

Les formalités de dépôt du présent accord seront réalisées conformément aux dispositions du Code du travail. En particulier :

• Un exemplaire original sera déposé au secrétariat greffe du Conseil de Prud’hommes compétent ;

• L’accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail.

Un exemplaire original sera établi pour chaque partie.

En outre, en application des articles R. 2262-2 et R. 2262-1 du Code du travail, le présent accord sera transmis aux représentants du personnel et mention de cet accord sera faite sur les panneaux réservés à la Direction pour sa communication avec le personnel. Par ailleurs, le présent accord sera mis à disposition du personnel sur l’intranet.

Enfin, le présent accord fera l’objet d’une publication sur la base de données nationale (dans une version anonymisée), en application des articles L. 2231-5-1 et R. 2231-1-1 du Code du travail.

Fait au Havre, le 19/08/2019

en 5 exemplaires originaux

Pour la SPB

XXXXXXX

Pour le Syndicat CFE / CGC Pour le Syndicat CFDT

XXXXXXXXX XXXXXXXXX

Pour le Syndicat CGT

XXXXXXX

Annexe 1

Présentation de la prestation de service

du « fournisseur prestataire » Election Europe

La SARL Election Europe, dont le siège social est basé à Boulogne Billancourt a plus de 25 ans d’expérience dans le milieu électoral et dans les technologies Internet.

Depuis 10 ans, elle propose plus spécifiquement des services sécurisés d'élections professionnelles par internet. Elle a notamment développé le vote électronique ou e-vote au sein de la grande distribution, d’organismes bancaires, et de SSII entre autres.

La société Election Europe s’engage à organiser selon les lois et règlements en vigueur les élections professionnelles pour les membres du CSE par Internet au sein de l’entreprise SPB.

Plus concrètement, la société Election Europe se propose de créer un site de vote sécurisé intégrant les listes des électeurs, des candidats et des membres des bureaux de vote que la société SPB lui aura fournies préalablement.

La prestation de service comprend notamment :

• La programmation des pages WEB d’authentification des électeurs et des bulletins de vote conformes au matériel électoral de SPB.

• La programmation de l’interface d’administration pour l’affichage durant l’élection de la liste d’émargement et des résultats à l’heure de fermeture du scrutin.

• La génération de codes à usage unique pour chaque électeur et l’envoi par mail ou par courrier au domicile de chaque électeur des instructions de vote et des codes.

• Le chargement de la base de données d’électeurs fournie sous format excel par SPB.

• L’hébergement de l’application sur un site sécurisé disponible 24 H/24.

Ce nouveau moyen de vote présente de nombreux avantages dont celui d'assurer la sécurité des opérations électorales, la sincérité du scrutin et la confidentialité des votes.

Le vote électronique permettra notamment :

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sans erreur possible affichés en quelques minutes, quelle que soit la complexité des élections et ce sous le contrôle des Bureaux de vote désignés,

• de limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion de multitude de bulletins, d'enveloppes entraînant de nombreuses erreurs),

• de pallier les aléas postaux,

• d'éviter le voyage des urnes en région.

CAHIER DES CHARGES

RELATIF A L’ORGANISATION MATERIELLE ET TECHNIQUE

PAR VOTE ELECTRONIQUE

DE L’ELECTION DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL

DE LA SOCIETE SPB SAS

SOMMAIRE

SOMMAIRE 1

INTRODUCTION 2

1 NATURE DU CAHIER DES CHARGE 3

1.1 Principes généraux de l’élection 3

1.2 Modalités de l’élection 3

Scrutin 3

Corps électoral 3

Candidats 3

Modalités du vote 4

Vote électronique 4

Opérations de dépouillement 5

2 INTERVENANTS 5

2.1 – Organisation des élections 5

2.2 Le Prestataire 6

Références 6

Coordination, suivi de l’opération et garanties 6

3 DEFINITION DU BESOIN 7

3.1 Fonctionnalités générales attendues 7

3.2 Contraintes 7

3.3 La plate-forme de vote électronique 8

Disponibilité de la plate-forme 8

Accessibilité de la plate-forme 9

Accès au système de vote 9

Recette 9

Maintenance 9

Fonctionnalités du système de vote électronique 10

3.4 Mise en place d’un processus électoral 10

Moyens d’identification et d'authentification 10

Écrans de vote 10

Paramétrage de l’élection 11

Interface de contrôle 11

Tests et recette 11

Période de vote 12

4 ASSISTANCE 12

4.1 Aux électeurs 12

4.2 A la cellule technique RH/RS 13

4.3 Documentation 13

5. EXPERTISE INDÉPENDANTE 13

INTRODUCTION

Par accord collectif du 19.08.2019, la société SPB SAS et les délégués syndicaux ont décidé de confier à un « fournisseur prestataire », spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet, la mise en place du système de vote électronique sur la base de ce cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R2314-6 et suivants du Code du travail.

Le système assure la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales des collèges) ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système).

Afin de faciliter la mise en œuvre de ce processus électoral, le scrutin se fera par vote électronique pour tous les salariés.

Le scrutin par voie électronique se déroulera selon le calendrier fixé dans le protocole pré-électoral.

1 NATURE DU CAHIER DES CHARGE

1.1 Principes généraux de l’élection

SPB SAS a décidé de recourir au vote électronique.

Le système retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

- La vérification de l’identité de l’électeur,

- La sincérité du vote et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne,

- l’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

- l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

- la confidentialité et la liberté du vote : permettre d’exercer son droit de vote sans pression extérieure.

1.2 Modalités de l’élection

Scrutin

Il s’agit d’un scrutin de liste à deux tours avec atteinte du quorum de 50% des votes exprimés au premier tour, sans panachage, ni vote préférentiel mais avec possibilité de raturage, suivant la règle du quotient électoral avec application de la plus forte moyenne pour les sièges restant à pourvoir.

Corps électoral

La liste du personnel électeur et éligible par collège est établie par la Direction et affichée à la date prévue dans le calendrier figurant du protocole pré-électoral. D’un commun accord, ne figurent sur cette liste que le matricule, nom, prénom, date d’entrée, date de naissance si homonyme.

Les contestations qui pourraient naître à la suite de l’établissement de ces listes devront être adressées à la Direction des Ressources Humaines dans les trois jours suivant cet affichage.

Les conditions d’électorat et d’éligibilité sont celles prévues par les articles L.2314-18 et L.2314-19 du Code du travail.

Candidats

Le premier tour est exclusivement réservé aux organisations syndicales mentionnées aux articles L 2314-5 (c’est-à-dire non seulement les organisations syndicales représentatives mais aussi celles satisfaisant aux critères de respect des valeurs républicaines et d’indépendance légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel ou géographique couvre l’entreprise).

Il y aura lieu de procéder à un second tour, ouvert aux candidatures non syndicales et aux candidatures syndicales admises au 1^er tour, dans l’un des cas suivants :

- en l’absence de quorum au 1^er tour, c’est-à-dire si le nombre de votants n’a pas atteint la moitié des électeurs inscrits. Le quorum est atteint dès lors que la moitié des électeurs inscrits a émis un vote valable. Les votes blancs ne constituent pas un vote valable,

- en l’absence totale ou partielle de candidatures au premier tour.

Les électeurs ont la faculté de retirer des noms d’une liste (« raturage »). Toutefois, les « ratures » ne sont pas prises en compte pour l’ordre de désignation des élus au sein des mêmes listes, si leur nombre est strictement inférieur à 10% des suffrages valablement exprimés pour cette liste.

Le panachage est interdit.

Les « ratures » sont néanmoins toujours prises en compte, quel que soit leur nombre, pour le calcul de la moyenne de liste.

Par ailleurs à partir du 1^er janvier 2017, pour chaque collège électoral, les listes qui comportent plusieurs candidats sont composées d’un nombre de femmes et d’hommes correspondant à la part de femmes et d’hommes inscrits dans le collège électoral (par effet « miroir »).

Cela s’applique à la liste des candidats titulaires et à la liste des candidats suppléants.

Les listes doivent être composées alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement des candidats d’un des sexes.

SPB SAS portera à la connaissance des salariés la part de femmes et d’hommes composant chaque collège électoral.

Modalités du vote

La faculté de voter électroniquement est la modalité de vote unique. Pour les salariés absents ou en longue maladie ne disposant pas d’un accès internet, ceux-ci pourront aller voter dans un lieu public (bureau de poste, cybercafé, mairie, bibliothèque, etc..), le coût de leur connexion à internet pour le vote leur sera remboursé sur présentation d’un justificatif.

Afin d’assurer un taux de participation optimum, les parties conviennent tant pour le premier que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole électoral.

Vote électronique

Le Prestataire communique à chaque électeur un mail contenant les instructions de vote et ses codes confidentiels, la communication se fera par mail. Lorsque les électeurs seront absents depuis une longue durée, la direction les informera préalablement, par courrier, que les élections seront organisées et indiquera la procédure et le cheminement pour pouvoir accéder à leur boite mail professionnelle via le système de WEBMAIL, et s’ils préfèrent utiliser leur mail personnel, il leur suffira d’en informer les ressources humaines de SPB.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l‘ouverture du « bureau de vote électronique », à partir de n’importe quel terminal Internet ou Intranet (lien direct avec le site du prestataire), de leur lieu de travail, de leur domicile ou de lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Une attention particulière sera accordée au vote des électeurs handicapés amenés à voter sur les lieux de travail et le logiciel de vote devra respecter les standards permettant aux handicapés d’utiliser les dispositifs normalisés d’aide à la navigation sur internet.

Par ailleurs, les électeurs absents pendant la période du scrutin pourront également voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès Internet (La Poste, un cybercafé, etc…).

Le logiciel de vote devra donc absolument éviter tout téléchargement de logiciel sur le navigateur internet du votant tout en permettant le chiffrement du bulletin de vote dès son émission du poste du votant. L’usage de Java ou de cookies est à proscrire sur le poste du votant à cause des problèmes des failles de sécurité qu’il peut générer remettant ainsi en cause la sincérité du scrutin ou l’anonymat du vote.

Le Prestataire reproduira sur le logiciel de vote, les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises. Les listes seront présentées dans l’ordre prévu au protocole pré-électoral. Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, Le Prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme.

Opérations de dépouillement

A la fin de chaque tour, les membres des bureaux de vote contrôlent et proclament la fermeture du scrutin et procèdent au dépouillement sur chaque site.

La séance de dépouillement se déroulera de la manière suivante :

• Dépouillement du vote par internet par les membres des bureaux de vote,

• Intégration automatisée des résultats du vote internet,

• Edition automatisée des Procès-verbaux et calcul des sièges attribués à chaque liste,

• Proclamation des résultats et signature des Procès-Verbaux par les membres des bureaux de vote,

• Edition automatisée des Listes d’émargement et signature par les membres des bureaux de vote.

La solution retenue doit strictement garantir l’anonymat par le non corrélation entre l’émargement et l’expression de vote par Internet sans possibilité de double vote.

Le dépouillement est réalisé en présence des membres des bureaux de vote. Les résultats du dépouillement sont accessibles via l’interface d’administration du site de vote en ligne au Président de chaque bureau de vote pour répartition des sièges entre les listes ayant présenté des candidats.

Après établissement du procès-verbal, le Président du bureau de vote proclame les résultats et indique les noms des élus.

Le procès-verbal est porté à la connaissance du personnel, par affichage dans les établissements ou via intranet.

2 INTERVENANTS

2.1 – Organisation des élections

La conduite des opérations ainsi que la gestion opérationnelle et financière du marché seront suivies par la Direction RH de SPB SAS, maître d'œuvre des différentes opérations électorales objet du présent cahier des charges.

2.2 Le Prestataire

Références

Le prestataire fournira des informations permettant d’évaluer son savoir-faire en ce qui concerne les opérations électorales. Il devra fournir des références équivalentes en termes de volumétrie du nombre de votants potentiels et de performances et être capable d’organiser sur simple demande un contact avec les références citées.

Le Prestataire doit s’engager à assurer en permanence, pour ce qui est de ses prestations, l’anonymat du vote, l’unicité du vote, la liberté de choix des électeurs, l’intégrité du vote, le secret du vote et la sincérité du scrutin (ci-après les « Principes Electoraux »).

De façon générale, le Prestataire doit s’engager à assurer et garantir la sincérité du scrutin et à en permettre le contrôle effectif par le Juge de l’élection.

Coordination, suivi de l’opération et garanties

Le prestataire indiquera les correspondants désignés par son entreprise pour le suivi de l’opération et communiquera leurs curriculum-vitae attestant leur expérience en conduite d’opérations électorales.

Le prestataire indiquera le recours éventuel à des sous-traitants, il détaillera les opérations confiées à la sous-traitance.

Le prestataire indiquera le ou les sites de production du matériel de vote et la localisation des serveurs du système de vote électronique sur le territoire national, ceux-ci devront être accessibles sur simple demande pour une visite.

Le prestataire devra disposer d’un site de production de secours disposant des mêmes capacités de traitement que son site de production principal et capable de reprendre l’exploitation du site principal en cas de défaillance de ce dernier.

Le prestataire doit être propriétaire de ses accès réseaux, de ses serveurs et de sa technologie de vote électronique, il doit être ainsi capable le cas échéant d’apporter toute modification nécessaire à son code-source pour répondre aux besoins du marché et disposer de sa propre équipe de développement.

En cas de recours contentieux, le Prestataire doit être capable de répondre à toute demande d’expertise judiciaire à la demande du juge électoral et d’apporter toute preuve du respect de la technologie proposée aux Principes Electoraux tels que définis ci-dessus.

Le Prestataire devra certifier, sous sa responsabilité exclusive, que le ou les logiciels qu’elle a développés ou qu’elle a modifiés et qu’elle utilise pour les opérations électorales (ci-après le « Logiciel ») ainsi que les procédés qu’elle met en œuvre pour réaliser ces opérations sont de nature à assurer, à tout moment, le respect des Principes Électoraux.

Afin de s’en assurer, et, si besoin est, d’en administrer la preuve, le Prestataire devra attester avoir réalisé et fait réaliser par des personnes qualifiées et indépendantes les tests nécessaires, notamment que :

• Le Logiciel a fait l’objet d’un audit détaillé, incluant notamment les questions de sécurité, destiné à s’assurer du respect des Principes Electoraux ;

• Le Logiciel ne contient aucune fonction espion ;

• Le Logiciel a fait l’objet d’une recette fonctionnelle et technique interne dont les résultats ont été positifs au regard du respect des Principes Electoraux (ci-après la « Recette Interne »).

Le Prestataire devra s’engager à prendre toutes les mesures nécessaires afin de conserver ne varietur :

• Une copie scellée de la version du Logiciel ayant fait l’objet de (i) l’Audit et de la Recette Interne ;

• Le rapport de l’Audit ;

ainsi que de justifier de leur caractère original et fidèle.

Toute jurisprudence relative aux opérations électorales déjà effectuées par le prestataire devra être fournie sur simple demande.

3 DEFINITION DU BESOIN

Pour l’organisation de l’élection par voie électronique par Internet, le Prestataire devra assurer pour l'opération électorale :

• La fourniture d’un logiciel de vote électronique et d’administration du vote par Internet dans un environnement sécurisé,

• La fourniture d’un système de vote configuré selon les modalités de l’élection,

• La disponibilité d’un support technique pendant la durée de l’opération.

3.1 Fonctionnalités générales attendues

Le Prestataire devra mettre en œuvre les moyens permettant d’assurer :

• La coordination de l'opération en relation avec la cellule d’assistance technique de SPB SAS,

• Une assistance technique pour les organisateurs de l’élection,

• La réalisation, diffusion et gestion des différents courriers vers les électeurs,

• Le traitement du fichier des électeurs, pour la gestion des codes d’identification et d’authentification et de la liste d’émargement,

• Le traitement et l’intégration des listes de candidats,

• La gestion des votes par Internet durant la période du scrutin,

• Le dépouillement et calcul automatique des résultats du vote électronique,

• La fourniture d'une liste d'émargement et de résultats dans un format permettant sa diffusion,

• La conservation des fichiers pendant les délais de recours,

• La destruction des archives.

3.2 Contraintes

Pour garantir la confidentialité du vote, les données relatives aux électeurs et à leurs votes doivent faire l’objet de deux traitements automatisés distincts, dédiés et isolés : le traitement de la liste électorale et le traitement de l'urne électronique.

Le traitement de la liste électorale a pour objet de fournir à chaque électeur, des codes lui permettant d’exprimer son vote par voie électronique, d’identifier les électeurs ayant voté et d’éditer la liste d’émargement.

Le traitement de l'urne électronique a pour objet, pour les suffrages exprimés par voie électronique, de collecter les votes des électeurs qui doivent être chiffrés et de déterminer les résultats après dépouillement opéré par les membres du bureau de vote.

3.3 La plate-forme de vote électronique

La plateforme de vote est constituée de l’ensemble des développements informatiques réalisés spécifiquement pour gérer un processus complet d’élection.

La solution proposée devra obligatoirement comporter une architecture de type client léger sans aucun téléchargement sur le poste de l’électeur. Les échanges seront chiffrés par usage du protocole SSL/TLS et d’un chiffrement du bulletin dès son émission indépendante du chiffrement SSL/TLS.

Il comprend obligatoirement :

• Un site internet sécurisé, accessible via des codes d’identification,

• Une application informatique permettant l’ensemble des traitements nécessaires,

• Une séparation stricte des données sera assurée :

1. Pour le fichier des électeurs

2. Pour la réception des votes (urne électronique)

Le Prestataire décrira sous forme de schémas commentés l’architecture (logicielle, matérielle et réseau) qu’il compte mettre en œuvre, ainsi que les flux associés. En particulier, il précisera les positions des serveurs web et des serveurs de données dans l’architecture et les différents dispositifs techniques de sécurité. Il donnera aussi une cartographie des différents flux générés (exploitation, administration, maintenance, …)

Un site géographiquement distant ou de redondance devra obligatoirement être prévu. Les mécanismes mis en œuvre pour assurer la communication entre les 2 sites seront décrits, notamment en cas de défaillance du site principal.

Quelle que soit la solution proposée, le système de vote devra être opérationnel à la date définie au calendrier de la prestation.

La plateforme est ouverte sur Internet. Elle doit de ce fait intégrer tous les mécanismes de sécurité physique et logique adéquats pour assurer :

• La fiabilité de l’ensemble,

• Une protection des accès physiques,

• Un contrôle d'accès logique,

• Une gestion des droits,

• L’intégrité des données,

• La protection contre toutes les attaques et codes malveillant pouvant perturber le bon fonctionnement des applications ou la régularité du scrutin.

Le Prestataire devra s’assurer du bon fonctionnement permanent de la plate-forme au moyen de logiciels de surveillance adaptés.

Un dispositif de secours offrant les mêmes garanties doit pouvoir prendre le relais du système principal en cas de panne.

Tous les incidents liés à la plate-forme seront remontés à la cellule technique RH.

Tous les accès et tentatives d’accès au système seront tracés.

Disponibilité de la plate-forme

La disponibilité de la plate-forme devra être maximale. Cette disponibilité sera assurée tant au niveau matériel qu’au niveau accessibilité réseau.

L’infrastructure réseau devra permettre d’assurer durant toute la période du scrutin l’accessibilité à la plate-forme de vote.

Durant la période de vote les électeurs doivent pouvoir utiliser le site 24h/24, 7j/7 sans aucune interruption.

Tout incident entravant la disponibilité de la plate-forme devra être tracé et remonté à la cellule technique RH/RS.

Le Prestataire indiquera le temps de rétablissement en cas d’incident.

Accessibilité de la plate-forme

L’ensemble des électeurs dispose d’un environnement de travail très hétérogène et largement décentralisé.

En conséquence, Le Prestataire devra proposer une solution technique minimisant la logistique du support et de déploiement de l’accès à l’application de vote et s’affranchir autant que faire se peut de toute contrainte matérielle.

Aussi le système réalisé avec une interface en mode HTTPS devra pouvoir être utilisé à minima depuis tout ordinateur fonctionnant sous Linux/Unix, MacOS ou Windows avec les navigateurs les plus courants dans leurs versions actuelles les plus utilisées (Internet Explorer, Firefox, Chrome, ou Safari) ainsi qu’à partir de smartphone ou tablettes utilisant des versions actuelles des navigateurs les plus courants.

Le système devra être capable de traverser les firewalls et proxy de façon transparente.

Dans la mesure du possible, les contraintes techniques de mise en œuvre (adresse IP, noms de domaines, ports ouverts, NAT, filtrage, firewall, proxy) seront minimales.

Les numéros de ports des protocoles réseaux utilisés seront normalisés. L’ensemble des pré requis techniques sera clairement indiqué.

L’accès à la plate-forme par les électeurs se fera exclusivement en HTTPS, seul ce port devra être obligatoirement ouvert depuis le client à destination de la plate-forme.

Les flux d’administration et de gestion seront également chiffrés en mode HTTPS.

Accès au système de vote

L’accès au système sera limité aux utilisateurs autorisés. Tous les accès au système seront tracés. Les utilisateurs devront se connecter par l’utilisation d'un code d'identification personnel.

L’identité de chaque utilisateur (administrateur, gestionnaire) accédant à des zones réservées de la plate-forme doit pouvoir être vérifiée. Chaque identifiant doit pouvoir être associé à un profil utilisateur.

Les accès par identifiant/mot de passe seront assortis d’une politique de gestion stricte des utilisateurs (mot de passe de longueur suffisante, modification des identifiants en cas de vol, etc.).

Recette

La solution proposée devra être "recettée" par les organisateurs. A cet effet, la documentation nécessaire sera fournie et l’accès à la plate-forme de recette sera proposé.

Maintenance

Durant toute la durée du vote, le produit bénéficiera d’une maintenance technique et applicative.

Fonctionnalités du système de vote électronique

Horodatage

L’outil devra assurer une fonction d’horodatage permettant de garantir la date et l’heure certaines, notamment lors du vote de chaque électeur.

L'heure de référence pour l'opération de vote et de clôture, affichée à l'écran, sera celle de Paris.

Chiffrement

La solution devra utiliser le chiffrement de la communication et celui des bulletins de vote indépendamment. La procédure de chiffrement/déchiffrement ne devra pas complexifier le processus de vote de l’électeur. Aucun téléchargement sur le poste de l’électeur ne doit être nécessaire pour le cryptage des bulletins.

Vérifiabilité

L’électeur devra être capable de constater par lui-même que le choix qu’il a émis est bien conforme au bulletin enregistré dans l’urne au moment de la validation.

Procédure de vote

Le système de vote devra permettre :

• Le vote blanc

• Le raturage dans une liste

• À l’électeur de revenir sur son choix avant validation

• La confirmation obligatoire du choix pour l’enregistrement du bulletin dans l’urne électronique

• La possibilité pour l’électeur de conserver une trace de son vote (impression d’un accusé de réception avec date et heure d’enregistrement du bulletin, à l'exclusion de toute information sur la nature de son vote)

Le système de vote devra interdire :

• De sélectionner plus d’une liste

• De voter plusieurs fois

• Tout lien entre le nom de l’électeur et son vote

3.4 Mise en place d’un processus électoral

Moyens d’identification et d'authentification

A partir du fichier des électeurs, Le Prestataire générera pour chacun des électeurs un identifiant et un mot de passe.

Les identifiants et mots de passe seront adressés aux électeurs directement par le Prestataire selon les modalités retenues par le protocole pré-électoral.

Les codes de vote par internet pourront être ré-édités pendant le scrutin en cas de perte ou de non réception via une hotline mise en place à cet effet par la cellule technique.

Écrans de vote

Les résolutions d’écran des postes des électeurs sont variables. La solution devra supporter au moins les trois résolutions les plus largement utilisées :

• 800 x 600

• 1024 x 768

• 1280 x 1024

La solution devra respecter autant que possible les recommandations relatives aux temps de réponses variables d’internet, en particulier le poids des pages devra être limité.

Le système de vote devra être conforme aux standards du W3C et du WAI concernant la normalisation de l’application web.

Compte tenu du niveau informatique disparate des électeurs, une ergonomie particulièrement simple du site Internet sera mise en place.

Il sera clairement fait mention de la date de la clôture de vote sur l’écran d’accueil ainsi que les coordonnées et heures d'ouverture de l'assistance utilisateur.

Paramétrage de l’élection

La cellule technique RH/RS fournira le fichier des électeurs, permettant l’attribution d’un code d’identification et l’établissement de la liste pour l’émargement.

La cellule technique RH/RS fournira le fichier avec les listes et leurs candidats dans l'ordre de présentation ainsi que les logos des listes candidates en format gif de 4 Koctets (130x60 pixels) et leurs professions de foi en format pdf d’un maximum de 500 kilooctets.

Le Prestataire devra intégrer ces données au système de vote de façon à ce que toutes les listes candidates soient affichées sur une seule page. En cas de nécessité, la visibilité des candidats associés à la liste peut s’effectuer au moyen d’un ascenseur vertical. En aucun cas, un ascenseur horizontal ne doit être utilisé.

Interface de contrôle

Le Prestataire mettra à la disposition des membres du bureau de vote et des scrutateurs une interface de contrôle du système. Elle répondra aux mêmes spécifications techniques que le système de vote. L’autorisation d’accès sera limitée aux utilisateurs habilités.

L’accès à l’interface de contrôle sera sécurisé selon le protocole HTTPS.

L’identité de chaque utilisateur habilité accédant à des zones réservées de la plate-forme doit pouvoir être vérifiée par le système. Chaque identifiant doit pouvoir être associé à un profil utilisateur.

Les accès par identifiant/authentification seront assortis d’une politique de gestion stricte des utilisateurs.

Tests et recette

Avant ouverture de la période de vote, la recette doit d'abord permettre de constater, après paramétrage de l’élection :

• Le bon fonctionnement du processus de connexion

• La présence de la liste d’émargement

• La présence et l’exactitude des listes candidates et des candidats associés

• La présence et l’exactitude des professions de foi et des logos

• Le fonctionnement du processus de vote

• Le fonctionnement du processus de dépouillement

Le Prestataire s’engage à rectifier toute erreur constatée pendant cette recette, avant ouverture de la période de vote.

Après la recette validée, le Prestataire :

• Détruira les comptes fictifs ayant permis les contrôles

• Scellera les listes électorales

• Scellera les listes de candidats

• Remettra à zéro le compteur des votes

• Videra et scellera l’urne électronique

Après ouverture de la période de vote ce système de contrôle doit ensuite permettre d’avoir accès, exclusivement en lecture seule et sans modification possible, aux nombres de bulletins dans les urnes électroniques et aux listes d’émargement correspondantes.

Période de vote

L’ouverture du système de vote par internet se fera à l’heure prévue dans le protocole pré-électoral, les électeurs devront avoir la possibilité de voter 24 h / 24, 7j/7.

Au moyen de l’interface d’administration du vote, les membres du bureau de vote vérifieront, avant l'ouverture de la période de vote électronique, que l’urne est vide et scellée.

La validation du vote par l’électeur engendre automatiquement

• L’émargement dans le fichier des électeurs

• L’enregistrement du bulletin de vote dans l’urne électronique

• L’impossibilité de revoter

• La présentation à l'électeur d'un accusé de réception électronique mentionnant la date et l’heure de validation de son vote

Le système de vote se fermera automatiquement à la clôture du scrutin rendant impossible l’enregistrement de votes après la clôture du scrutin. Un délai de grâce de 10 minutes permettra aux électeurs qui se sont connectés juste avant l’heure de fermeture du scrutin de terminer leur vote.

Pendant la période de scrutin, les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d'émargement et le taux de participation.

Aucun résultat partiel ne sera en revanche accessible pendant le scrutin.

La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote et aux membres de la Direction des Ressources Humaines habilités à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

4 ASSISTANCE

4.1 Aux électeurs

Pendant la phase de vote par internet aux jours et heures ouvrées, une hotline sera mise en place par la cellule technique RH/RS pour :

• Répondre aux problèmes rencontrés par les électeurs sur l’utilisation du système de vote (de connexion, de compréhension du système…)

• Envoyer des demandes de ré-édition des codes perdus ou non-reçus via le système d’administration de la liste électorale du prestataire. Le mode courant de renvoi des codes se fera par courrier électronique ou SMS par le système d’administration après authentification de l’électeur par la cellule technique RH/RS sans que la cellule technique RH/RS ne puisse prendre connaissance des codes de l’électeur.

4.2 A la cellule technique RH/RS

Pendant toute la durée de l'opération, le Prestataire veillera au bon déroulement des opérations de vote, il assurera l'assistance également pour :

• Les problèmes liés à l'utilisation de l’interface d'administration,

• L’information sur tout incident touchant au vote ou au fonctionnement du système,

• Les problèmes liés à l'utilisation des codes des administrateurs et assesseurs,

• L’assistance à l’édition des résultats, des procès-verbaux et de la liste d'émargement,

• A titre dérogatoire, en cas d’absence d’adresse électronique de l’électeur, les codes pourront être communiqués oralement après authentification de l’électeur par le Prestataire sur demande de la cellule technique RH/RS.

4.3 Documentation

Le Prestataire fournira :

• Une documentation sur le système de vote,

• Une documentation sur le système de dépouillement,

• Une documentation sur le système d'administration pour le renvoi des codes.

Le Prestataire fournira un rapport complet sur le cas échéant des incidents.

Le Prestataire fournira les éléments collectés et enregistrés par la hotline indiquant le nombre d’appel, le type d’appel, le nom des électeurs ayant demandé une réédition de leurs codes.

Le présent document est mis à disposition du personnel auprès de la Direction RH sur le lieu de travail, et mis sur l’intranet.

5. EXPERTISE INDÉPENDANTE

Une expertise indépendante, préalable aux opérations de vote, confirme le respect des prescriptions légales par le système de vote. Le rapport d’expertise est tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.