ACCORD D’ENTREPRISE SUR LA MISE EN ŒUVRE DU TELETRAVAIL AU SEIN DE L’INSTITUT CAMILLE MIRET

Entre les soussignés :

L’institut Camille MIRET – 46120 LEYME - représenté par en sa qualité de Directrice Générale,

D'une part,

et

Le syndicat CGT, représenté par et en qualité de délégués syndicaux,

Le syndicat CFDT, représenté par et en qualité de délégués syndicaux,

D'autre part,

Il a été convenu ce qui suit :

Préambule

Le présent accord, conclu en application des dispositions des articles L.1222-9 et suivants du Code du travail, a pour objet de définir et d’encadrer le télétravail au sein de l’Institut Camille Miret.

L’établissement a statué que le télétravail est une forme innovante d’organisation du travail ayant pour but de donner à chacun plus de souplesse et de flexibilité dans ses conditions de travail et de contribuer à améliorer l’articulation des temps professionnels et personnels tout en permettant de réduire les temps et les risques routiers et améliorer les conditions de travail.

Le contenu de cet accord s’inscrit dans le cadre des dispositions de l’Accord National Interprofessionnel (ANI) du 19 juillet 2005 et du 26 novembre 2020 relatifs au télétravail, de la loi n° 2012-387 du 22 mars 2012, qui introduit le télétravail dans le Code du Travail, et de l'ordonnance Macron n° 2017-1387 du 22 septembre 2017, qui a fait évoluer le cadre légal du télétravail.

La présent accord fixe les conditions d’exécution du télétravail au sein de l’Institut Camille Miret et vise à définir une politique sociale commune et cohérente en matière d’organisation du travail au sein des différentes structures institutionnelles.

Article 1 - Définition du télétravail

Le télétravail est défini par l’article L.1222-9 du Code du Travail. Le télétravail est une forme d’organisation et de réalisation du travail dans laquelle le salarié est amené à exécuter son activité professionnelle hors des locaux professionnels habituels, de façon volontaire, et en utilisant les technologies de l’information et de la communication, à la condition expresse que la connexion internet du salarié soit de bonne qualité pour assurer son activité professionnelle depuis son domicile. En fonction, des évolutions par rapport aux espaces de co-working cela pourra être retravaillé lors de prochaines négociations.

Le télétravail est un mode d’organisation particulier du travail et ne saurait se confondre avec une réduction du temps de travail au profit du salarié et/ou un allègement des missions confiées au télétravailleur.

Le présent accord a pour vocation de définir un cadre juridique et organisationnel pour les situations répondant à la définition légale du télétravail, telle que rappelée ci-dessus.

Article 2 - Champ d'application et conditions d'éligibilité

Le télétravail est ouvert à l’ensemble des salariés de l’Institut Camille Miret, cadres et non-cadres, exerçant des missions qui ne nécessitent pas par nature une présence physique permanente ou quasi-permanente des établissements, dans le respect des missions de service public dévolues à l’établissement ainsi que de la continuité des soins.

Les cadres dirigeants (directeurs), médecins et cadres supérieurs sont exclus de ce champ d’application, compte tenu du degré d’autonomie de leur poste.

L’Institut Camille Miret ouvre le télétravail aux salariés, cadres et non-cadres, à temps complet et à temps partiel qui travaillent à minima 4 jours par semaine et dont la liste figure en annexe.

Le télétravail est fixé à un jour maximum par semaine.

La journée de télétravail n’est pas identifiée comme une journée fixe, un planning à minima mensuel est réalisé entre l’encadrement de proximité et le télétravailleur, sous réserve des nécessités de service.

2.1 Champ d’application pour le personnel en situation de handicap reconnu.

Le télétravail était déjà identifié avant la crise comme un levier possible du maintien en emploi de certaines catégories de salariés (voir en ce sens la modification apportée au décret télétravail en 2019 pour les agents en situation de handicap). De manière plus générale, le télétravail est un outil supplémentaire pour intégrer et maintenir au travail les salariés qui en sont le plus éloignés, quelle qu’en soit la raison. A ce titre, afin de favoriser ou maintenir l’emploi des salariés en situation de handicap, il pourra être dérogé au présent accord de manière plus favorable.

Le télétravail pour les personnes en situation de handicap qu’il soit moteur, sensoriel (auditif et visuel), mental, cognitif et psychique peut être facilitant.

Il est en effet constaté entre autres :

-que les outils numériques utilisés en télétravail peuvent être aidant.

- que le télétravail a un effet direct sur la fatigabilité et la concentration.

Il peut représenter en lui-même un aménagement de poste pour le salarié en situation de handicap.

En tout état de cause, ces situations demandent une étude approfondie pour permettre la mise œuvre des outils adaptés.

L’accord télétravail, ne saurait être un obstacle à ce type de situation.

Article 3 - Modalités de mise en œuvre

- Procédure de demande

L’exercice de l’activité en télétravail repose sur la base du double volontariat. Elle nécessite, en outre, l’accord de la Direction de chaque structure ou service, après avoir apprécié les conditions d'éligibilité et les nécessités de service.

Le salarié, qui remplit les critères d'éligibilité énoncées à l'article 2 du présent accord et qui souhaite opter pour cette organisation du travail, adresse une demande écrite à son cadre de proximité et une copie à l’encadrement supérieur (cadre médico-administratif, cadre de pôle, médecin chef de pôle, directeur, directeur fonctionnel…).

Au cours d’un entretien, le supérieur hiérarchique et le salarié évaluent conjointement l’opportunité d’un passage en télétravail dans l’organisation du service auquel appartient le salarié selon les conditions d’accès définies ci-dessous.

L’accord du salarié est matérialisé par un accord écrit, qui précise les modalités d’exercice de l’activité en télétravail (voir article 3.3 ci-dessous).

Le refus devra être notifié et motivé par écrit, par le responsable hiérarchique (N+1).

- Conditions d’accès

Il appartiendra au supérieur hiérarchique direct d’évaluer la capacité des postes et missions qui peuvent être réalisées en télétravail parmi lesquels les éléments suivants :

• La compatibilité du télétravail avec le bon fonctionnement du service et la configuration de l’équipe ;

• La possibilité pour le salarié d’aménager un endroit spécifique du domicile consacré au télétravail et de bénéficier d’un accès internet ;

• La capacité du salarié à travailler de façon régulière ou ponctuelle à distance.

• Le salarié ait vérifié auprès de son assurance habitation que l’activité en télétravail est bien couverte, il fournit une attestation à la DRH qui le précise

Hormis les critères d’éligibilité précisés à l’article 2, la mise en place du télétravail sera donc fonction de la faisabilité technique, du bon fonctionnement de l’activité en télétravail et du maintien de l’efficacité au travail.

– Formalisation

Les salariés travaillant en télétravail selon les modalités indiquées dans le présent accord recevront un accord écrit, précisant la durée (maximum 24 mois) et les modalités.

Les modalités d’application et de mise en œuvre du télétravail sont celle prévues dans le présent accord.

- Période d’adaptation au télétravail

La période d’adaptation au télétravail est la période pendant laquelle le salarié comme l’employeur vérifient que le télétravail est une organisation de travail qui leur convient et convient à l’organisation du service auquel appartient le salarié. Le salarié reprend alors son poste et ses missions initiales.

La durée de la période d’adaptation est de 3 mois. Le manager et le salarié échangent à ce sujet pendant cette période.

Durant cette période, chacune des parties peut mettre fin unilatéralement et par écrit au télétravail.

Article 4 - Conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail

– Réversibilité

L’Institut Camille Miret affirme le caractère réversible du télétravail à l’initiative du salarié ou de l’employeur.

Afin de prévenir les situations de souffrance liées à l’isolement en situation de télétravail, le salarié peut demander un assouplissement des mesures, notamment la réduction du temps initial en télétravail.

Le salarié pourra mettre fin au télétravail, en informant par écrit sa hiérarchie directe (qui en tiendra informé la direction de la structure) ainsi que la DRH.

De même, la Direction peut mettre fin au télétravail selon les motifs suivants :

• Les nouvelles attributions du salarié sont en inadéquation avec les critères requis pour le télétravail ;

• Les missions qui devaient être réalisées en télétravail ne le sont pas de manière efficiente.

• Les besoins du service auquel appartient le télétravailleur ont évolué et rendent nécessaire la présence permanente de celui-ci dans les locaux de l’Institut Camille Miret.

• La réversibilité implique le retour du salarié sans délai de prévenance dans les locaux de la structure et dans son équipe de travail et ses missions initiales, ainsi que la restitution du matériel mis à sa disposition par l’Institut Camille Miret dans le cadre des tâches réalisées à son domicile.

• La hiérarchie a identifié des difficultés liées notamment à l’isolement et à l’éventuelle rupture de lien professionnel.

La fin du dispositif sera alors notifiée par écrit au salarié, après entretien avec celui-ci.

- Suspension provisoire du télétravail

En cas de nécessité de service (réunion importante, formation, missions urgentes nécessitant la présence du salarié), le télétravail pourra être suspendu temporairement d’un commun accord avec le salarié, dans ce cas une journée de télétravail sera mise en place dans la même semaine, sans pouvoir cumuler deux jours de télétravail par semaine.

Les journées de télétravail ne peuvent en aucun cas pallier un arrêt maladie ou des évènements de garde enfant malade.

- Fin de la période de télétravail

Le télétravail est conclu pour une durée déterminée de deux ans maximum. Sans nouvel accord des parties, le télétravail prendra fin à échéance du terme, sans autre formalité.

Article 5 – Aménagement du temps de travail et régulation de la charge de travail

Les conditions d’aménagement du temps de travail des télétravailleurs nécessitent des adaptations propres à ce mode d’activité, qui sont précisées ici.

- Plages de disponibilité

Bien qu’une certaine autonomie de gestion des horaires de travail soit reconnue aux télétravailleurs, ils sont toutefois impérativement tenus de se rendre joignables durant les plages horaires de travail habituellement réalisées en présentiel ou sur site.

Les modalités concernant les heures supplémentaires en télétravail sont identiques aux modalités en présentiel : les heures supplémentaires sont effectuées à la demande du supérieur hiérarchique.

De manière générale, compte tenu de l’autonomie inhérente à l’exercice du travail en télétravail, la bonne mise en œuvre des dispositions du présent accord suppose que les obligations et devoirs mentionnés soient exécutés de bonne foi.

Les télétravailleurs restent soumis au pouvoir de direction et doivent accomplir les missions qui leur sont confiées dans le respect des impératifs de l’institution et des besoins des patients ou résidents.

Ainsi et indépendamment des plages de disponibilité évoquées ci-dessus, il est rappelé que les télétravailleurs doivent prendre en compte les contraintes organisationnelles et de fonctionnement de l’Institut Camille Miret (réunions, projets…), des partenaires externes et internes concourant à l’activité, ainsi que les besoins des usagers.

- Charge de travail

Par ailleurs, la régulation de la charge de travail fait l’objet d’un échange avec l’encadrement qui est effectué à l’occasion de l’entretien annuel qui porte sur les conditions d’activité du télétravailleur et sa charge de travail. Un item sera rajouté à ce sujet dans les entretiens annuels de progrès

En cas de difficulté pour réaliser ou achever les travaux qui lui ont été confiés, le télétravailleur est tenu de contacter au plus vite sa hiérarchie afin de trouver les solutions appropriées.

Enfin et en tout état de cause, il est expressément rappelé que le télétravailleur doit organiser son temps de travail en respectant son temps de travail habituel. 

• Les durées minimales de repos

• La durée du travail du salarié est identique qu’il soit sur site ou en télétravail. Les dispositions notamment relatives à la durée maximale quotidienne, aux durées maximales hebdomadaires, au temps de repos, au temps de pause et au décompte des heures de travail s’appliquent.

  3. - Dispositions spécifiques au télétravail occasionnel ou en cas de circonstances exceptionnelles ou en cas de force majeure

Le télétravail occasionnel, ou en cas de circonstances exceptionnelles, ou en cas de force majeure, a vocation à répondre à des situations inhabituelles et imprévisibles ou à des situations d’urgence. Il sera réservé aux salariés disposant, dans le cadre de l'exercice normal de ses fonctions, d’outils de travail à distance mis à disposition par l’Institut Camille Miret.

Le télétravail occasionnel, ou en cas de circonstances exceptionnelles, ou en cas de force majeure, pourra être mis en place notamment en cas de pandémie et évènements climatiques légiférés.

Il ne fera pas l'objet d’un accord écrit.

Le salarié souhaitant bénéficier d'une d’autorisation exceptionnelle de travail à domicile devra obligatoirement en faire la demande préalable par email auprès de son supérieur hiérarchique et de la Direction qui seront libres de l’accepter ou non. La Direction devra y répondre par email dans les meilleurs délais. Enfin, la Direction pourra par ailleurs imposer le télétravail en cas de circonstances exceptionnelles ou de force majeure en considérant qu’il s’agit d’un aménagement du poste du travail rendu nécessaire pour permettre la bonne continuité de l’activité de l’association et garantir la protection des salariés, selon les termes mêmes de l’article L. 1222-11 du Code du Travail.

Article 6 – Lieu du télétravail et conformité des locaux

Le lieu de télétravail unique est la résidence principale du salarié. Par domicile, on entend le lieu habituel de résidence du salarié, c’est-à-dire celui dont l’adresse figure sur le bulletin de salaire.

Le salarié s’engage à informer son supérieur hiérarchique et la direction des ressources humaines en cas de déménagement et à leur communiquer sa nouvelle adresse.

Pour des raisons de sécurité pour le salarié et de bon fonctionnement de l’établissement, les conditions d’exécution du télétravail seront alors réexaminées.

Le télétravailleur devra affecter un espace de son domicile à l’exercice du télétravail et y installer l’équipement nécessaire à l’activité professionnelle à distance.

Article 7 - Équipements liés au télétravail

L’Institut Camille Miret fournit le matériel nécessaire à l’exercice du télétravail en fonction des missions dévolues au télétravailleur.

Le matériel fourni par l’Institut Camille Miret restant sa propriété, il devra être restitué dès la fin de la période de télétravail ou en cas de départ de l’entreprise.

A titre indicatif, à ce jour, l’équipement mis à disposition est :

• un ordinateur avec le système de sécurité afférent ou une boîte serveur;

• Transfert de ligne sur le téléphone portable ou fixe. Si le salarié le souhaite l’institut peut fournir un téléphone portable avec un abonnement de deux heures mensuelles à ce jour ou forfait étudié avec la direction en fonction du besoin du poste

De manière générale, les télétravailleurs sont tenus :

• D’utiliser personnellement et uniquement ce matériel à titre professionnel et pour le seul compte de l’institution à l’exclusion de toute autre utilisation ;

• De prendre le plus grand soin des équipements qui lui sont confiés ;

• D’aviser immédiatement la direction informatique et le supérieur hiérarchique en cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail ;

• De respecter toutes les procédures et bonnes pratiques d’utilisation et de sécurité ;

• De restituer le matériel sur demande de l’Institut Camille Miret, mais également dans les cas suivants : fin du télétravail, fin du contrat de travail, dispense de préavis, période de suspension du contrat de travail, si l’Institut Camille Miret l’estime nécessaire.

En règle générale, le service informatique intervient à distance. En cas d’impossibilité pour les deux dispositifs, le salarié sera tenu de rapporter le matériel au sein du service informatique pour dépannage.

De même, le salarié devra ramener le matériel aux échéances prévues pour la maintenance de celui-ci si nécessaire.

Article 8 - Respect de la vie privée du télétravailleur

L’employeur doit garantir le respect de la vie privée du salarié en télétravail. A cet effet, les plages horaires d'accessibilité durant lesquelles il est joignable correspondent aux horaires de travail en présentiel.

Les heures supplémentaires ne sont pas autorisées, sauf sur demande formalisée de l’encadrement.

Il est demandé au salarié télétravailleur à domicile de se déconnecter en dehors de la plage de disponibilité.

Aucun reproche ne pourra lui être adressé s’il ne répond pas à une sollicitation adressée en dehors de ses horaires de travail, conformément à l’accord droit à la déconnexion.

Article 9 – Accident du travail

Les télétravailleurs bénéficient de la législation sur les accidents du travail.

Un accident survenu au télétravailleur à son domicile pendant les jours de télétravail et dans la plage journalière sera couvert par la législation professionnelle.

Dans ce cas, le télétravailleur doit informer immédiatement sa hiérarchie directe et la direction des ressources humaines de l’accident, au plus tard dans les 24 heures, en envoyant un courriel à son supérieur hiérarchique direct et transmettre tous les éléments d’information nécessaires à l’établissement d’une déclaration d’accident du travail à la DRH.

Ces éléments serviront de base à la déclaration d’accident du travail transmise à la CARSAT.

La présomption du caractère professionnel de l’accident est une présomption simple. La Direction se réserve le droit de contester les déclarations d’accident du travail.

Lorsqu’un accident survient en dehors du lieu où doit être exécuté le télétravail ou bien en dehors des plages horaires de travail, l’accident ne bénéficie pas de la présomption d’accident du travail. Il appartient alors, le cas échéant, au salarié de prouver que celui-ci est d’origine professionnelle.

Article 10 – Obligation de discrétion et de confidentialité et protection des données

Le télétravailleur doit veiller à ne transmettre aucune information sur les données relatives à l’Institut Camille Miret, qu’elles soient confidentielles ou pas, à des tiers, et à verrouiller l’accès de son matériel informatique afin de s’assurer qu’il en soit le seul utilisateur.

La violation de cette obligation est un motif de sanction disciplinaire.

De manière générale, le télétravailleur s’engage à respecter les règles en vigueur sur l’Institut Camille Miret, destinées à assurer la protection et la confidentialité des données, ainsi que les règles d’usage des équipements et outils informatiques et des services de communication électronique.

Article 11 – Santé et sécurité

Le télétravailleur est informé des règles de santé et de sécurité applicables, en particulier de la réglementation relative au travail sur écran et RPS.

Il bénéficiera notamment de la surveillance médicale prévue aux articles R.4542-17 et R.4542-18 du Code du travail.

Un point après 6 mois sera réalisé lors d’une réunion plénière avec le CSSCT pour assurer un suivi de ces sujets.

Une liste nominative des salariés en télétravail sera communiquée au CCSCT via un dossier partagé sous couvert de confidentialité

Le présent accord prend effet à la date de sa signature.

Il est conclu à durée déterminée pour une durée de deux ans du 1^er janvier 2023 au 31 décembre 2024.

A l’issue de cette première période d’un an et au cours du dernier trimestre de cette période, les résultats de cet accord seront examinés lors d’une réunion organisée conformément aux dispositions de l’article L. 2232-17.

A cette occasion, l’accord sera éventuellement renégocié ou reconduit.

Article 12 : Adhésion

Conformément à l'article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l'entreprise, qui n'est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.

L'adhésion prendra effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au greffe du conseil de prud'hommes compétent et à la DREEPS.

Article 13 : Interprétation de l'accord

Les représentants de chacune des parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans les 14 jours suivant la demande pour étudier et tenter de régler tout différend d'ordre individuel ou collectif né de l'application du présent accord.

Jusqu'à l'expiration de la négociation d'interprétation, les parties contractantes s'engagent à ne susciter aucune forme d'action contentieuse liée au différend faisant l'objet de cette procédure.

Article 14 - Révision et dénonciation

La procédure de révision du présent accord ne peut être engagée que par la Direction ou les organisations syndicales qui y sont habilitées en application de l’article L. 2261-7-1 du code du travail.

Le présent accord pourra être dénoncé par l'une ou l'autre des parties signataires moyennant le respect d’un préavis de 3 mois.

La partie qui dénonce l'accord doit notifier cette décision par lettre recommandée avec accusé de réception à l'autre partie.

La direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d'un nouvel accord.

Article 15- Publicité et dépôt de l’accord

Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité suivantes, à la diligence de la Direction :

Un exemplaire dûment signé de toutes les parties en sera remis, à l’issue de la séance de signature, en main propre contre décharge à chaque signataire ;

Deux exemplaires seront déposés de façon dématérialisée sur la plateforme du ministère du travail dont une version intégrale en format PDF signée des parties et une version en format docx sans nom prénom paraphe ou signature accompagnée des pièces requises ;

Un exemplaire sera déposé au Greffe du Conseil de Prud’hommes de Cahors.

Un exemplaire sera également remis à chacune des parties signataires et un autre sera diffusé sur le site intranet de l’ICM dans l’onglet instances.

Fait à Leyme, le 10 février 2023, en six exemplaires dont un pour chaque partie signataire.

Pour l’Institut Camille MIRET :

La Directrice Générale

Pour la CGT

Pour la CFDT

Annexe

La liste des filières tels que définies dans la CCN 51 et CCN 66 qui permette le télétravail à la date de la signature du présent accord sont :

Filière administrative : sauf pour les salariés en charge de l’accueil physique, notamment en cas de contact avec le public

Filière logistique : uniquement pour les métiers administratifs qui le permettent

La filière soignante et la filière éducative et sociale sont exclues du présent accord