Accord d'entreprise "ACCORD D'ENTREPRISE RELATIF AUX CONDITIONS ET MODALITES DE VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DU CSE" chez L'OREAL PRODUITS DE LUXE INTERNATIONAL (Siège)

Accord d’Entreprise

relatif aux conditions et aux modalités de vote

par voie électronique pour les élections

des membres de la délégation du personnel

au Comité Social et Economique

ENTRE l’organisation syndicale représentative suivante :

CFE-CGC, représentée par Monsieur

d’une part

ET l’entreprise

représentée par Monsieur

d’autre part

il est convenu ce qui suit étant précisé que l’organisation syndicale signataire du présent accord satisfera aux conditions de majorité requises par l’article L.2232-12 du Code du Travail, pour la validité des accords d’entreprise.

Préambule

1. Contexte, objet et champ d’application 

La société l’Oréal Produits de Luxe International organise, en Juin 2019, les élections de son Comité Social et Economique. Afin de faciliter l’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, et de favoriser la participation des salariés, la Direction et les organisations syndicales représentatives ont étudié la possibilité et les modalités de mise en place d’un système de vote par voie électronique.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique du 21 juin 2004, de la loi relative au Travail, à la Modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels du 8 aout 2016, de leurs décrets d’application, de l’arrêté du 25 avril 2007 modifié par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique et pris pour l’application de l’article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales et régissant les conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

La délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Les parties signataires conviennent de confier la mise en place du dispositif de vote électronique à un prestataire extérieur, spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux, ci-après “le PRESTATAIRE”.

2. Objectif recherché

La société l’Oréal Produits de Luxe International recherche une solution qui doit répondre aux objectifs suivants :

• Proposer une solution fiable et sécurisée dans le respect de la législation en vigueur,

• Faciliter l’accès au vote, y compris pour les salariés, en congés, en arrêt maladie ou en déplacement,

• Simplifier le dépouillement et le calcul d’attribution des sièges.

3. Principes généraux

Le système retenu par la société l’Oréal Produits de Luxe International doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :

• L’anonymat: impossibilité de relier un vote émis à un électeur

• L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré.

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin

• La confidentialité et le secret du vote.

• Permettre la publicité du scrutin.

4. Modalités de vote par voie électronique

Le vote sera réalisé par connexion à un site internet, à tout moment pendant la durée d’ouverture des scrutins, à travers l’utilisation de la plateforme mise en place par le PRESTATAIRE.

Autre option possible : le vote peut être réalisé à partir d’une borne de vote, à tout moment pendant la durée d’ouverture des scrutins, située dans un isoloir sur le lieu de travail.

Modalités et avantages de la solution proposée

Le PRESTATAIRE qui sera choisi devra impérativement respecter les caractéristiques suivantes :

1. Etre spécialisé et expert reconnu dans l’organisation et le pilotage d’élections par vote électronique ;

2. Etre capable de prendre en charge l’ensemble du processus de gestion des élections, depuis les phases amont de rédaction des protocoles électoraux, de conception des matériels de vote, de collecte des inscriptions des électeurs et des déclarations des candidats, jusqu’aux étapes ultimes de dépouillements et de mise en application des règles de calcul des résultats;

3. Etre capable de proposer une solution de vote garantissant intégrité, anonymat, robustesse, performance et sécurité;

4. S’engager à établir et respecter un cahier des charges contenant les prescriptions énoncées aux articles R 2314-6 à R 2314-8 et suivants du Code du travail;

5. Garantir le respect du Référentiel Générale de Protection des Données personnelles (RGPD) et notamment la politique Data du Groupe L’Oréal, en particulier en faisant figurer, sur chacune des pages Web accessibles aux collaborateurs pour le vote, le lien intranet vers cette politique (Protection des données personnelles :https://profile.loreal.wans/profile(bD1mciZjPTEwMA==)/hrisprofile.html?TEST=&MDL=&PAR=&PWK= »);

6. Offrir toutes les garanties pour répondre aux exigences réglementaires de confidentialité et de sincérité du scrutin, notamment dans le respect des recommandations CNIL relatives à la sécurité des systèmes de vote électronique. Le PRESTATAIRE devra fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote.

7. Etablir des fichiers distincts comme le prévoit le Code du travail avec un « fichier des électeurs » et un « fichier contenu de l’urne électronique ». Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement. Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Envoi matérialisé des modalités de connexion

Chaque collaborateur recevra une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Les modalités de connexion sont éditées et envoyées sous la responsabilité du PRESTATAIRE, par courrier au domicile de chaque électeur, dans le cadre d’un processus sécurisé.

Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature via tout terminal usuel en se connectant au site de vote.

Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral

Caractéristiques du site de vote

Le Prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote.

Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote.

Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote.

Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.

Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

Le courrier comportera notamment les informations suivantes :

• L’adresse du site Internet de vote,

• Le code d’accès et mot de passe,

• Le numéro de téléphone de l’assistance,

• Le QR code dirigeant directement vers le dispositif de vote,

En option, au verso du courrier des captures d’écran du fonctionnement du dispositif de vote.

Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :

• l'adresse du serveur de vote,

• des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire,

• la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance (ou une autre donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral).

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe.

En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.

Cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Expertise indépendante et formalités CNIL

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8.

Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

De plus, les organisations syndicales de salariés représentatives dans l'Entreprise ou dans le ou les établissements concernés, seront informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

Information et formation

L’Entreprise met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique.

En particulier, chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Vote par internet

1. Formation du bureau de vote

A l’issue du paramétrage du dispositif de vote, le PRESTATAIRE organise une formation en présence des membres du bureau de vote et des Délégués Syndicaux.

L’objectif de cette séance est de permettre aux personnes présentes d’appréhender le fonctionnement des outils mis à leur disposition pendant la période de vote et le jour du dépouillement.

Une procédure de vote test est entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats. La simulation passe en revue tous les cas de figure pouvant être rencontrés lors des opérations de vote et de dépouillement.

2. Déroulement du vote

Le processus de vote se décompose selon les étapes suivantes :

• l'authentification de l’électeur,

• le système détermine l’élection à laquelle est inscrit l’électeur et lui présente uniquement les listes de candidats de son collège,

• la rature éventuelle de candidats,

• le vote

• l’obtention d’un accusé de réception.

L’accusé de réception est un document authentique : l’ensemble des informations qu’il comprend (identification de l’électeur, identification de l’élection, horodatage) est signé par le PRESTATAIRE.

Avant l’ouverture du vote, un message d’accueil indique que le site de vote n’est pas encore ouvert.

De même, après la clôture du vote et avant la publication des résultats, un message indique que le site est clos et que les résultats seront bientôt disponibles.

Par ailleurs, une aide en ligne est accessible à partir de chacune des pages du site.

Suivi des opérations de vote

La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

3. Scellement du vote

La cellule d’assistance technique, en présence des délégués de liste et des membres du bureau de vote, procèdera aux vérifications adéquates.

Une clé de déchiffrement sera générée à l’attention de chaque membre du bureau de vote central.

Le scellement du système aura pour effet de figer les paramètres et les données enregistrées pour toute la durée des opérations électorales.

4. Clôture et dépouillement

Le PRESTATAIRE exécute le dépouillement automatisé de l’urne électronique, en présence du bureau de vote (éventuellement via webconférence).

Le PRESTATAIRE communique à la société, pour chaque tour, une synthèse des résultats avec le bilan des opérations de vote :

• Les sièges sont totalement pourvus,

• Le quorum n’a pas été atteint,

• Il reste « N » siège(s) à pourvoir.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

• Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

• Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.

Les procès-verbaux sont générés automatiquement pour chaque élection et proposés pour signature aux membres du bureau de vote.

Le prestataire transmet ensuite les procès-verbaux CERFA complétés à la société, qui se charge de les adresser à l’inspection du travail, au CTEP et aux Organisations Syndicales.

Les données sont conservées sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours (15 jours en matière d'élections professionnelles) ou, en cas d'action contentieuse, jusqu'à ce que la décision de justice acquière caractère définitif. Elles peuvent ensuite être détruites.

Assistance aux électeurs

Une page dédiée, directement accessible depuis le dispositif de vote, est disponible pour que l’électeur puisse déposer une demande de renvoi de codes.

Les électeurs de l’Oréal Produits de Luxe International ont à leur disposition une assistance téléphonique accessible les jours de scrutin 24 h/24 – 7jrs/7. Le numéro d’appel est indiqué dans les courriers et sur l’écran d’accueil du site Internet.

Protocole d’Accord Préélectoral :

Le Protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord d’entreprise et le nom du PRESTATAIRE choisi pour le mettre en place.

DISPOSITIONS FINALES

1. Durée de l’accord et révision

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée pour les élections du CSE prévues en Juin 2019.

Toute révision du présent accord devra faire l'objet d'une négociation entre les parties signataires et donner lieu à l'établissement d'un avenant.

2. Dépôt et publicité de l’accord

Le texte du présent accord sera déposé en deux exemplaires auprès des Services de la Direction Départementale du Travail, de l’Emploi et de la Formation Professionnelle et auprès du secrétariat Greffe du Conseil de Prud’hommes conformément aux articles L.2231-6 et D.2231-2 du Code du travail.

En application de l’article D. 2231-4 du code du travail relatif à la publicité des accords collectifs, le présent accord sera rendu public et intégré dans une base de données nationale (plateforme de télé procédure du Ministère du travail). Les signataires pourront convenir par écrit d’une publication partielle de l’accord.

Il est convenu que cette publication se fera sans mention des noms et prénoms des négociateurs et signataires, le nom de l’entreprise et des organisations signataires demeurant apparent.

Ces formalités de dépôt et de publication seront exécutées par la Direction.

Un exemplaire du présent accord sera établi pour chaque partie. Une copie de l’accord signé sera également adressée à l'ensemble des organisations représentatives au sein de l’entreprise

Fait à Levallois-Perret, le 20 Mai 2019

Nom et qualité des signataires Signatures

Pour la Direction

Monsieur

Pour la CFE-CGC

Monsieur