Accord d'entreprise "Accord collectif relatif à la mise en place du vote électronique pour les élections professionnelles du CSE" chez OUEST PATHOLOGIE (Siège)

Accord collectif relatif à la mise en place du vote électronique pour les élections professionnelles du CSE

ENTRE LES SOUSSIGNES,

La société OUEST PATHOLOGIE, SIREN n°309 891 109, dont le siège social est situé 10 rue Jean-Louis Bertrand – CS 31136 - 35011 RENNES Cedex,

ET

L’organisation syndicale SUD SANTE SOCIAUX SOLIDAIRES,

L’organisation syndicale FO,

PREAMBULE

Conformément aux dispositions de l’article L.2314-26 du Code du travail, les élections de la délégation du personnel du Comité Social et Economique peuvent avoir lieu par voie électronique.

Ce procédé offre aux salariés une souplesse et une simplicité dans l’exécution du vote dans la mesure où les salariés ne sont plus contraints par un lieu ou un horaire. Cela permet notamment de faciliter le vote pour les personnes en télétravail ou en déplacement.

Ainsi, le vote électronique est de nature à augmenter le taux de participation aux élections, et par voie de conséquence, à favoriser la représentativité des salariés et le dialogue social.

En outre, le vote électronique participe à la préservation de l’environnement et permet de se libérer des contraintes postales du vote par correspondance.

Enfin, il permet d’obtenir rapidement des résultats sécurisés, contrôlés par un tiers.

Si les avantages du vote électronique sont certains, celui-ci- doit toutefois respecter les principes fondamentaux du droit électoral et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote.

A cette fin et en application des dispositions légales, le vote électronique doit être défini et organisé par un accord collectif, distinct du protocole d’accord préélectoral.

C’est dans ce cadre que les parties se sont rencontrées, le 04 avril 2022, le 20 mai 2022 et le 30 mai 2022, afin d’aboutir à la signature du présent accord.

IL EST CONVENU CE QUI SUIT :

Article 1 : Objet et champ d’application

Le présent accord prévoit et encadre le recours au vote électronique pour les prochaines élections de la délégation du personnel au Comité Economique et Social (CSE).

Il s’applique à l’ensemble des salariés de l’Entreprise appelés à voter aux élections professionnelles.

Le protocole d'accord préélectoral, qui sera conclu dans un second temps, précisera de manière détaillée le fonctionnement du dispositif retenu et le déroulement des opérations électorales.

Article 2 : Définition et choix du moyen de vote

Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet, à l’exclusion de toute autre modalité de vote. Ainsi, le vote électronique sera la seule modalité de vote possible, ce qui exclut le vote à bulletin secret sous enveloppe.

Le vote électronique pourra avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail.

Article 3 : Modalités de mise en œuvre du vote électronique

3.1 Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction, après information et consultation des délégués syndicaux.

La Société prendra contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire ») et lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions du présent accord et des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail.

Le cahier des charges sera affiché sur le lieu de travail et mis à disposition des salariés sur l'intranet de l'entreprise, en l’occurrence, sur le logiciel Kalilab.

Le nom du prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.

3.2 Principes généraux du système de vote

Le système de vote qui sera retenu reposera sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• La sincérité et l'intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré,

• L'anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• L'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• La confidentialité : le secret du vote,

• La liberté du vote.

3.3 Caractéristiques du système

Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés.

Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Toutefois, à des fins de preuve, la procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

3.4 Etablissement des fichiers

Les fichiers électoraux seront établis par la Direction dans le respect des dispositions légales et règlementaires.

La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire par l’employeur sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin.

Le fichier « liste des électeurs » comportera exclusivement les noms et prénoms des électeurs, leur date de naissance, leur date d’entrée dans l’entreprise, leur collège et site d’appartenance et leurs coordonnées (mails et numéros de téléphone). Seuls les électeurs pourront y avoir accès, pour les informations les concernant ainsi que les personnes habilitées du service Ressources Humaines.

Article 4 : Sécurité des données transmises

4.1 Confidentialité des données

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu seront de nature à assurer la confidentialité des données transmises.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales seront traitées par des systèmes informatiques distincts de ceux traitant des données relatives à leur vote. La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

4.2 Traitement des données à caractère personnel

Il est précisé que préalablement à sa mise en place, le système de vote électronique a été soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL).

Par ailleurs, le prestataire garantit l’accomplissement des formalités en matière de traitement des données à caractère personnel conformément aux dispositions du Règlement Général de Protection des Données (RGPD).

La Direction précise que les salariés dont les données à caractère personnel auront fait l’objet d’un traitement automatisé dans le cadre des opérations de vote, pourront exercer leur droit d’accès, de communication et de rectification prévus par les articles 39 et 40 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée en 2004, auprès du Prestataire en charge du traitement de ces données.

4.3 Conservation des données

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours augmentée d’un délai de deux semaines (afin de s’assurer de l’information des parties par le greffe d’un éventuel recours) et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive.

A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Article 5 : Information et formation

La société mettra en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique. Notamment, chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

De plus, les membres de la délégation du personnel (membres du CSE en exercice, y compris les suppléants), les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote (président et assesseurs) bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article 6 : Sécurité du système de vote

6.1 Cellule d'assistance technique

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction et des organisations syndicales ainsi qu'un représentant du prestataire.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

6.2 Dispositif en cas de dysfonctionnement

Le service de vote électronique sera dédoublé sur deux centres d’hébergement différents. Les connexions seront partagées entre ces deux centres de manière équitable. En cas de rupture d’un des services (ou d’un centre entier) l’autre prendra donc le relai de manière transparente pour s’assurer qu’aucune rupture de service n’aura lieu et qu’aucune donnée ne sera perdue.

Toutefois, en cas de dysfonctionnement informatique résultant notamment d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la Direction et des organisations syndicales, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 7 : Modalités d’organisation des opérations électorales

7.1 Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un Protocole d’Accord Préélectoral (PAP) définissant notamment le calendrier électoral, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges...etc.

Le PAP mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.

7.2 Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail ou de leur domicile via tout terminal usuel en se connectant au site de vote.

Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le PAP, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation dudit protocole.

7.3 Caractéristiques du site de vote

Le Prestataire choisi par la société assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote.

Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote.

Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote.

Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles et de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.

Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page.

Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

7.4 Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :

• l'adresse du serveur de vote,

• son identifiant personnel de connexion généré de manière aléatoire par le Prestataire,

• la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le PAP, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions légales et réglementaires.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa donnée personnelle de connexion.

Une fois connecté, l’électeur sera invité à retirer un mot de passe généré aléatoirement. Ce retrait pourra être effectué par SMS, courrier, serveur vocal ou email, à une coordonnée différente de celle utilisée pour l’envoi de son identifiant.

Pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe.

En cas de perte ou de non-réception de leur identifiant personnel de connexion, les électeurs pourront demander un nouvel envoi de cet identifiant au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

7.5 Suivi des opérations de vote

La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être consultés à tout moment au cours du scrutin.

7.6 Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois détenues par les membres du bureau de vote.

La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l'issue du scrutin sera publique, de manière à prouver, de façon irréfutable, que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l'exclusion de toute autre personne.

Le décompte des voix apparaîtra lisiblement à l'écran et fera l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote électronique sera scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Les membres du bureau de vote éditeront et signeront les procès-verbaux avant de proclamer les résultats.

Article 8 : Dispositions générales

8.1 Adhésion

Toute organisation syndicale représentative, non signataire d’origine du présent accord, pourra décider d'adhérer à tout moment et sans réserve au présent accord, dans les conditions prévues à l’article L. 2261-3 et suivants du Code du travail.

Cette adhésion devra être notifiée au service des Ressources Humaines de la société ainsi qu’aux organisations syndicales représentatives signataires par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remise en main propre contre décharge.

L’adhésion ultérieure d'une organisation syndicale représentative non-signataire du présent accord emporte adhésion et agrément sans réserve à l'ensemble des dispositions de cet accord en vigueur à la date de l’adhésion.

Conformément aux textes applicables en la matière, l’adhésion fait l'objet d'un dépôt auprès du Ministère du travail et du Conseil de prud'hommes dans les conditions prévues par l’article D. 2231-2 du Code du travail.

La déclaration d’adhésion n’est opposable qu’une fois les formalités ci-dessus réalisées.

8.2 Durée de l’accord – Dénonciation – Révision

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il pourra être révisé à tout moment, selon le dispositif prévu aux articles L.2261-7 et L.2261-8 du Code du travail, par voie d’avenant signé entre la Direction et tout ou partie des organisations syndicales signataires ou ayant adhéré au présent accord selon les dispositions légales en vigueur.

Toute demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception et comporter, outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement.

Le présent accord pourra également être dénoncé dans les conditions prévues à l’article L. 2222-6 du Code du travail, moyennant le respect d’un préavis de trois mois.

8.3 Dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord sera déposé en ligne sur la plateforme de télé-procédure du Ministère du travail (TéléAccords) en 2 exemplaires dont une version signée des parties et une version publiable anonymisée ; les parties convenant de la publication intégrale du présent texte.

Un exemplaire sera également déposé au Greffe du Conseil de Prud'hommes.

En application des dispositions de l’article L2231-5 du Code du Travail, un exemplaire original du présent accord est établi et notifié à chacune des organisations syndicales représentatives au sein de l’entreprise.

Une copie du présent accord sera affiché sur les panneaux d’affichage prévus à cet effet pendant 2 mois. Il sera ensuite tenu à disposition des salariés qui pourront le consulter sur simple demande.

Fait à Rennes,

En 5 exemplaires originaux,

Le 30/05/2022

Pour la société OUEST PATHOLOGIE

Pour l’organisation syndicale SUD Santé Sociaux

Pour l’organisation syndicale FO