VAACCORD COLLECTIF DE CONFIDENTIALITE (Base de Donnees)

ENTRE LES SOUSSIGNES :

La Société SOGIPHAR, société coopérative à forme anonyme à capital variable, inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro 310 173 968, dont le siège social est sis 38 bis rue du Fer à Moulin, 75005 PARIS

Représentée par ……. agissant en qualité de Président du Directoire

D’une part,

Ci-après dénommée « La Société »

ET :

…… en sa qualité de Secrétaire du CE

D’autre part.

Ci-après désignées ensemble les « parties signataires »

PREAMBULE

• La Loi n° 2013-504 du 14 juin 2013 relative à la sécurisation de l'emploi a souhaité mettre en place des outils devant permettre un meilleur partage de l’information entre l’employeur et les représentants des salariés.

  Il s’agit à terme, de permettre aux représentants du personnel présents dans la société d’être en mesure de mieux comprendre la stratégie de la société et les enjeux qui lui sont attachés.

  Dans ce but, le législateur a rendu obligatoire la création d’une Base de Données Économiques et Sociales (ci-après « BDES ») au sein des entreprises, à charge pour ces dernières de mettre à disposition des représentants du personnel les informations devant leur être communiquées, au sein de cette BDES.

  En outre, il est rappelé qu’en application des dispositions de l’Ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017, les entreprises peuvent désormais, par voie d’accord collectif, aménager en partie le contenu des informations mises à disposition au sein de la BDES.

  Ainsi, le présent accord a précisément vocation à adapter le contenu de la BDES dans le respect des dispositions légales applicables.

• Par ailleurs, l’article L.2231-5-1 du code du travail issu de la loi ° 2016-1088 du 8 août 2016 a rendu obligatoire la publication de tous les accords collectifs conclus à compter du 1^er septembre 2017 dans une Base de Données Nationale (BDN).

Le législateur a prévu deux mécanismes visant à préserver le caractère confidentiel de certaines informations contenues au sein des conventions et accords collectifs, à savoir à savoir la publication partielle ainsi que l’anonymisation (Décret n°2017-752 du 3 mai 2017).

Néanmoins, ces mécanismes ne permettent pas une protection optimale des données sensibles de sorte que cette nouvelle obligation pourrait s’avérer en pratique dangereuse pour l’entreprise.

Dans ce contexte, les parties signataires sont convenues de définir, par le biais du présent accord, les thématiques qui devraient en tout état de cause, demeurer confidentielles au sein des accords collectifs devant être négociés ultérieurement au sein de l’entreprise.

• En tout état de cause, il est rappelé que les membres des instances représentatives du personnel sont tenus à une obligation de discrétion vis-à-vis des informations qui leur sont communiquées dans l’exercice de leur fonction, à condition toutefois de pouvoir justifier de la confidentialité de ces informations au regard des intérêts légitimes de l’entreprise et qu’elles ne soient pas déjà connues du public ou des salariés de l’entreprise.

L’importance associée à cette confidentialité est rappelée entre les parties, et toute violation de celle-ci compte tenu des enjeux majeurs auxquels est confrontée l’entreprise, sera susceptible d’être considérée comme un exercice anormal du mandat, débordant sur le terrain disciplinaire, dans les conditions prévues par le règlement intérieur.

• Par conséquent, le présent accord collectif a pour objet de régler l’ensemble des problématiques liées à la confidentialité des données de l’entreprise dans le cadre :

  • des données mises à disposition au sein de la BDES ;

  • des données des accords collectifs conclus postérieurement au présent accord qui devront être reconnues comme étant confidentielles et par conséquent ne pas apparaître dans leur version publiée au sein de la BDN ;

  • des données communiquées dans le cadre des procédures d’information et consultation (ponctuelles et récurrentes) des instances représentatives du personnel.

    Naturellement, cet accord a fait l’objet d’une information-consultation des membres du comité d’entreprise.

SOMMAIRE

CHAPITRE 1. BASE DE DONNEES ECONOMIQUES ET SOCIALES 5

1.1. DISPOSITIONS GENERALES 5

1.1.1. Objet 5

1.1.2. Champ d’application 5

1.1.3. Niveau de mise en place 5

1.1.4. Support 6

1.1.5. Mise à jour 6

1.1.6. Présentation des informations 6

1.1.7. Périodicité des informations de la base de données 6

1.2. MODALITÉS D’ACCÈS 7

1.2.1. Titulaires du droit d’accès de plein droit 7

1.2.2. Titulaires d’un droit d’accès ponctuel 7

1.2.3. Accès sécurisé 7

1.2.4. Période d’accès 7

1.3. MODALITÉS D’UTILISATION Erreur ! Signet non défini.

1.3.1. Exclusivité d’accès 8

1.3.2. Exclusivité d’exploitation 8

1.3.3. Obligation de discrétion 8

1.3.4. Modalités pratiques d’exploitation 9

1.4. CONTENU DE LA BASE DE DONNÉES 9

CHAPITRE 2. BASE DE DONNEES NATIONALE 11

CHAPITRE 3. DONNÉES COMMUNIQUÉES AUX INSTANCES REPRÉSENTATIVES DU PERSONNEL 12

3.1. OBLIGATION DE CONFIDENTIALITÉ 12

CHAPITRE 4. DISPOSITIONS DIVERSES 13

4.1. DUREE - ENTREE EN VIGUEUR 13

4.2. CONDITIONS DE SUIVI ET CLAUSE DE RENDEZ-VOUS 13

4.3. REVISION OU DENONCIATION DE L’ACCORD 13

4.4. DEPOT ET PUBLICITE 14

CHAPITRE 1. BASE DE DONNEES ECONOMIQUES ET SOCIALES

1. DISPOSITIONS GENERALES

   1. Objet

• Le présent accord a pour objet de préciser l’organisation, l’architecture, le contenu et les modalités de fonctionnement de la base de données dans des conditions qui permettent au comité social et économique d’exercer utilement leurs compétences.

Naturellement, bien que le présent accord fasse référence, par souci d’anticipation, au « comité social et économique », il s’appliquera, dans l’attente de la mise en place dudit comité, dans les mêmes conditions vis-à-vis des instances existantes à la date de son entrée en vigueur.

Champ d’application

• La mise en place de la BDES est obligatoire pour les entreprises qui emploient au moins 50 salariés.

• Le présent chapitre s’applique à l’ensemble des titulaires d’un droit d’accès à la base de données conformément à l’article 1.2 du présent accord.

Les obligations auxquelles ces derniers sont soumis sont applicables tant dans la Société dès lors que les personnes visées au présent article agissent dans le cadre des prérogatives issues du droit d’accès à la BDES.

Niveau de mise en place

• La base de données est constituée au niveau de l’entreprise.

  4. Support

• Au regard de l’activité de l’entreprise, l’ensemble des titulaires du droit d’accès à la BDES ne disposant pas tous d’outils informatiques, et afin de préserver le droit de chacun, de faciliter ainsi un accès conforme à la législation applicable, la Société met en œuvre la base de données économiques et sociales sur support papier.

  5. Mise à jour

• Conformément aux dispositions légales, la Direction des Ressources Humaines mettra régulièrement à jour les informations intégrées au sein de la BDES selon les périodicités fixées par dispositions légales et règlementaires qui lui sont applicables.

Les titulaires du droit d’accès seront informés de la mise à jour des informations, lesquelles vaudront communication au CSE.

Les titulaires du droit d’accès seront informés de la mise à jour par voie d’alertes informatique, courriel, courrier postal, courrier remis en main propre.

Présentation des informations

• Les informations contenues dans les rubriques de la base de données sont présentées sous la forme de données chiffrées ou de grandes tendances, ce mode de présentation pouvant varier en fonction de la nature des données concernées.

  7. Périodicité des informations de la base de données

• Les parties conviennent de ce que les informations portent sur l’année en cours.

  2. MODALITÉS D’ACCÈS

     8. Titulaires du droit d’accès de plein droit

• Outre les membres de la Direction des Ressources Humaines, la BDES est également accessible aux membres du CSE.

  9. Titulaires d’un droit d’accès ponctuel

• La Direction des Ressources Humaines se réserve la possibilité, notamment en cas d’expertise, de conférer un droit d’accès général ou limité à un tiers qualifié dont la mission nécessite un accès à la BDES.

Il est précisé qu’il s’agira d’un droit encadré, valable pour le seul déroulé de la mission et strictement accordé et défini par la Direction.

Accès sécurisé

• La BDES est accessible sur format papier par mise à disposition au sein du local dédié.

Ce local est actuellement dans les locaux de Grandvilliers. Il est convenu de garder le même

.

Afin de garantir l’exclusivité du droit d’accès conféré au titulaire, l’accès à la base de données sera précédé de l’émargement au sein du registre mis en place à cet effet, au sein duquel seront portées les mentions relatives à la date, l’heure de début de consultation, l’heure de fin de consultation, le nom, prénom et la qualité de la personne ayant consulté la BDES ainsi que sa signature.

Il est précisé que le support papier de la BDES est dédié à une consultation au sein de l’espace dédié et ne peut pas être transporté en dehors du local défini au présent article, sauf autorisation expresse de la direction accordée sur demande écrite et motivée.

Période d’accès

• La consultation de la base de données nécessitant un accès aux locaux de l’entreprise, la Direction se voit dans l’impossibilité matérielle de garantir l’accès permanent 24 h / 24 à la BDES, en raison des fermetures nocturnes et hebdomadaires de l’entreprise.

Dès lors, la consultation de la base se fera selon les plages journalières et horaires suivantes :

Du lundi au vendredi, excepté les jours fériés et jours de fermeture exceptionnelle de 08 heures à 23 heures

3. EXCLUSIVITE

   12. Exclusivité d’accès

• Les titulaires du droit d’accès à la BDES jouissent d’une exclusivité d’accès de telle sorte qu’ils s’interdisent toute communication des documents dont ils auront eu connaissance, à des tiers non titulaires.

  13. Exclusivité d’exploitation

• L’accès à l’ensemble des informations contenues dans la BDES est réservé aux seuls titulaires pour l’exercice de leurs missions.

Aussi, tant la consultation que l’exploitation des informations contenues dans la base, doivent s’effectuer conformément à la mission de chacun des titulaires, à l’exception de toute autre exploitation, notamment dans l’intérêt personnel ou revêtant un caractère frauduleux.

Obligation de discrétion

• L’ensemble des informations contenues dans la BDES sont susceptibles de revêtir un caractère confidentiel. À ce titre, leur divulgation pourrait causer un préjudice à la société.

Aussi, il est rappelé que les données mises à disposition dans la BDES ont exclusivement vocation à permettre aux titulaires d’un droit d’accès d’exercer leurs mandat et missions respectifs.

En conséquence, chaque utilisateur de la BDES est tenu à une obligation de discrétion à l’égard des informations présentées comme confidentielles par la Direction des Ressources Humaines.

À ce titre, il s’engage expressément à ne pas divulguer à des tiers les données à caractère confidentiel contenues dans la BDES.

• Les données revêtant un caractère confidentiel seront présentées comme telles par la Société au moyen de l’apposition d’un intitulé comportant le terme « confidentiel » sur les documents concernés. La seule mention du terme « confidentiel », quelle qu’en soit la forme, suffit à caractériser le caractère confidentiel de l’information.

En particulier, les informations suivantes sont notamment réputées confidentielles :

• secret de fabrication ;

• situation de l’actif réalisable et disponible ;

• compte de résultat prévisionnel ;

• tableau de financement ;

• plan de financement prévisionnel ;

En outre, les informations économiques et financières devront être examinées au regard des exigences légales qui régissent ces informations notamment en matière de droit boursier.

• En l’absence de toute mention de durée particulière, ces informations conserveront leur caractère confidentiel pendant une durée indéterminée.

  15. Modalités pratiques d’exploitation

• Les titulaires du droit d’accès s’engagent à ne pas numériser, imprimer, transférer, photocopier ou photographier par quelque moyen que ce soit les documents contenus dans la BDES, sauf autorisation expresse de la Direction des Ressources Humaines accordée sur demande écrite et motivée.

• Ces dispositions ne font pas obstacle à la transmission, sur format papier, de documents mis à disposition au sein de la BDES, sur décision de la Direction des Ressources Humaines.

  4. CONTENU DE LA BASE DE DONNÉES

• Une stricte application de l’article L.2312-21 du code du travail sera effectuée.

CHAPITRE 2. BASE DE DONNEES NATIONALE

• Conformément aux dispositions de l’article L. 2231-5-1 du code du travail, tel qu’issu de la loi n°2016-1088 du 8 août 2016, les accords collectifs doivent être publiés dans la BDN.

Il est toutefois rappelé que :

• d’une part, conformément au Décret n°2017-752 du 3 mai 2017, tout accord déposé auprès de la DIRECCTE entre le 1^er septembre 2017 et le 30 septembre 2018 sera rendu anonyme ;

• d’autre part, conformément aux dispositions de l’article R.2231-1-1 I du code du travail, les signataires d’un accord collectif peuvent convenir, sous réserve d’une signature par la majorité des organisations syndicales représentatives signataires dudit accord, d’une publicité partielle de l’accord collectif, et ce au moyen d’un acte séparé conclu après la signature de l’accord collectif.

• Dans ce contexte, les signataires du présent accord s’engagent dès à présent, à conclure un acte séparé de publication partielle d’un accord collectif, chaque fois que cet accord comprendra l’une des informations suivantes, réputées comme devant nécessairement demeurer confidentielles :

Données Sociales et Financières

• Pour rappel, l’acte séparé devra préciser les raisons pour lesquelles la convention ou l'accord ne doit pas faire l'objet d'une publication intégrale.

Il pourra notamment s’agir, sans que cette liste ne soit exhaustive, des raisons suivantes :

• le souci d’éviter la divulgation de la stratégie et de la politique en matière d’organisation et de gestion des ressources humaines, donnée clef en matière de compétitivité de l’entreprise ;

• le souci d’éviter la publication d’informations sensibles sur la situation économique et financière de l’entreprise ;

• le souci d’éviter la divulgation de données confidentielles relevant notamment du secret industriel et commercial ;

CHAPITRE 3. DONNÉES COMMUNIQUÉES AUX INSTANCES REPRÉSENTATIVES DU PERSONNEL

OBLIGATION DE CONFIDENTIALITÉ

• Il est rappelé que les membres des instances représentatives du personnel sont tenus à une obligation de discrétion dans le cadre de l’exercice de leur fonction.

  Dans ces conditions, toute information présentée comme confidentielle par l’employeur en raison d’un risque d’atteinte aux intérêts de la société ne pourra être communiquée à un tiers par quelque moyen que ce soit.

• Sont notamment considérées comme étant confidentielles les données suivantes :

  • Les données financières et sociales :

CHAPITRE 4. DISPOSITIONS DIVERSES

DUREE - ENTREE EN VIGUEUR

• Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Sa date d’entrée en vigueur est fixée, d’un commun accord, en MARS 2018.

CONDITIONS DE SUIVI ET CLAUSE DE RENDEZ-VOUS

La Loi Travail, laquelle impose aux conventions et accords collectifs de définir leurs conditions de suivi et comporter des clauses de rendez-vous.

Un suivi semestriel est envisagé.

REVISION OU DENONCIATION DE L’ACCORD

• Toute modification du présent accord devra faire l’objet de la signature d’un avenant portant révision du présent accord dans les conditions légales en vigueur.

Le présent accord comme ses éventuels avenants à venir pourront être dénoncés par l’une ou l’autre des parties signataires, sous réserve de respecter un préavis fixé à 3 mois.

La dénonciation sera notifiée par lettre recommandée avec demande d’avis de réception à chacune des parties signataires ou adhérentes, et adressée en copie à la DIRECCTE.

Au cours du préavis de dénonciation, une négociation devra être engagée à l’initiative de la partie la plus diligente pour déterminer les éventuelles nouvelles dispositions applicables.

DEPOT ET PUBLICITE

Le présent accord sera déposé en deux exemplaires, dont l’un sur support électronique auprès de la DIRECCTE, et l’autre exemplaire auprès du Conseil de Prud’hommes compétent, un exemplaire est par ailleurs remis à chaque signataire.

Il sera affiché sur les panneaux d’information réservés au personnel.

En outre, conformément aux dispositions de l’article R.2231-1-1 du code du travail, les parties conviennent également, au sein d’un acte séparé, d’une version publiable du présent accord au sein de laquelle certaines parties seront masquées.

Fait à Paris, le 22 Mars 2018

En 4 exemplaires, un pour chaque partie¹.

Pour la société SOGIPHAR 

……………………………..

Président du Directoire
Signature

……………………………….

Secrétaire du Comité d’Entreprise
Signature

---

1. (*) Parapher chaque page et faire précéder chaque signature de la mention manuscrite "Lu et approuvé, Bon pour accord".↩