Accord d'entreprise "ACCORD RELATIF AU TELETRAVAIL" chez BA SYSTEMES (Siège)

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accord relatif au

TELETRAVAIL

SOMMAIRE

SOMMAIRE 3

PREAMBULE 4

1. Définition 5

2. Eligibilité 5

2.1. Principes généraux 5

2.2. Organisation et activités compatibles 5

2.3. Profil et expertise du salarié bénéficiaire 6

2.4. Lieu d’exercice du télétravail 6

Espace de travail 7

Connexion internet 7

Conformité électrique 7

Assurance 7

3. Procédure 7

3.1. Demande et entretien 7

3.2. Acceptation 8

3.3. Cas de litige 8

4. Modalités d’organisation 9

4.1. Nombre de jours 9

4.2. Formats d’exercice 9

Télétravail régulier 9

Télétravail à la demande 9

4.3. Souplesse d’organisation 9

4.4. Réversibilité du télétravail 9

4.5. Entretien annuel 10

5. Situations particulières 10

5.1. Personnes en situation de handicap 10

5.2. Situation exceptionnelle individuelle 10

5.3. Situation exceptionnelle collective 10

6. Equipement 11

7. Droits et devoirs du télétravailleur 12

7.1. Droits individuels et collectifs 12

7.2. Obligation de discrétion et de confidentialité, protection du matériel et des données 12

7.3. Suivi d’activité 12

8. Santé et sécurité 12

8.1. Arrêt de travail 13

8.2. Accidents du travail 13

8.3. Conformité des conditions de travail au domicile 13

8.4. Droit à la déconnexion 13

9. Suivi de l’accord 13

10. Durée de l’accord et modalités de révision 14

11. Publicité de l’accord 14

Entre

La société BA SYSTEMES SAS dont le siège social est situé au 9 Route de Chavagne, 35 310 MORDELLES, représentée par XXX, en qualité de Directeur Général,

D’une part,

Et

XXX, représentant de l’organisation syndicale CFDT,

D’autre part,

Il est convenu ce qui suit :

PREAMBULE

En 2019, les sociétés du groupe Alstef Group ont entamé une réflexion collective sur le télétravail qui s’est traduite par une charte définissant les règles de bon fonctionnement et conditions matérielles liées au télétravail.

La mise en œuvre de ces chartes s’est soldée par un bilan positif.

Par ailleurs, le contexte particulier de la pandémie de la Covid 19 a conduit l’entreprise à l’utilisation du télétravail massif pendant les périodes de confinement.

Suite au retour sur expérience mené en concertation avec les partenaires sociaux, avec l’implication du management et de l’ensemble des salariés, les parties ont souhaité apporter une nouvelle dynamique au télétravail en assouplissant ses conditions d’exercice.

A ce titre, elles rappellent que le télétravail est fondé sur un volontariat réciproque ainsi que sur un rapport de confiance mutuel entre le salarié et son manager.

Il doit être considéré comme un outil d’amélioration de la qualité de vie au travail.

Il peut être vu comme un levier d’attractivité des nouveaux talents et de rétention de ceux déjà présents dans l’entreprise. Il doit pouvoir contribuer à une meilleure conciliation de la vie professionnelle et de la vie privée.

Il fait également partie de la politique de responsabilité sociale de l’entreprise et contribue au développement durable en réduisant l’impact des transports sur l’environnement.

Le présent accord a pour objet de définir les modalités de mise en place des formats de télétravail retenus ainsi que leur mise en œuvre.

Il s’inscrit dans le cadre des dispositions de l’accord cadre européen sur le télétravail du 16 juillet 2002, de l’accord national interprofessionnel du 19 juillet 2005 sur le télétravail et des articles L.1229-9, L.1222-10 et L.1222-11 du Code du travail.

1. Définition

Selon l’article L. 1222-9 du Code du travail issu de la loi du 29 mars 2018, le télétravail est défini comme « toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication. »

Le collaborateur en situation de télétravail est entendu comme toute personne salariée de l’entreprise qui effectue du travail à distance dans les conditions ci-dessus définies.

2. Eligibilité

   1. Principes généraux

Le télétravail revêt un caractère volontaire. Sa mise en place émane d’une demande du salarié. Il ne peut être imposé au salarié et réciproquement ne peut être obtenu par le salarié sans l’accord de son entreprise.

Pour pouvoir être éligible au télétravail, le salarié doit réunir les conditions cumulatives suivantes :

• La nature de ses activités et l’organisation du service sont compatibles avec ce mode d’organisation ;

• Son profil et son expertise permettent l’exercice de l’activité à distance et de manière autonome ;

• Le salarié dispose d’un espace de travail adapté et conforme au télétravail.

Les salariés qui ne remplissent pas ces conditions cumulatives ne pourront pas être éligibles au télétravail.

2. Organisation et activités compatibles

Un emploi compatible est un emploi dont certaines activités peuvent être exercées hors de l’entreprise sans que cela ne perturbe le bon fonctionnement de l’équipe et sous réserve de l’acceptation du responsable hiérarchique.

Cette compatibilité s’apprécie au regard notamment ;

• Des contraintes techniques ou matérielles :

• Accès aux outils informatiques, données, documents…

• Besoin d’outils techniques ou de machines inutilisables dans de bonnes conditions hors site,

• Impératifs physiques,

• Communications ou interactions journalières nécessaires en face-à-face,

• Impératifs de sécurité des personnes, des biens ou des données,

• De l’organisation du service

  3. Profil et expertise du salarié bénéficiaire

Tous les collaborateurs titulaires d’un contrat à durée indéterminée ou déterminée sont a priori éligibles au télétravail. En effet, les parties considèrent que le télétravail est basé sur une relation de confiance entre le collaborateur et son responsable hiérarchique et souhaitent donc laisser une large autonomie à ce dernier pour étudier les possibilités d’accéder ou non aux demandes de ses collaborateurs.

Le télétravail est également subordonné à la capacité du salarié à exercer ses fonctions de façon autonome. L’autonomie se mesure notamment sur la base des éléments suivants :

• La connaissance de son métier et de son environnement de travail,

• La maîtrise des outils professionnels,

• Le respect des procédures professionnelles,

• La bonne gestion de son temps de travail,

• La capacité à communiquer efficacement par le biais des nouvelles technologies.

Les collaborateurs en alternance, les contrats de professionnalisation ainsi que les stagiaires ne sont, a priori, pas éligibles au télétravail, considérant que leur présence dans une communauté de travail est un élément indispensable à leur intégration et à leur apprentissage au sein de l’entreprise.

Néanmoins, ils pourront bénéficier du dispositif de télétravail de manière occasionnelle, sous réserve de l’accord de leur tuteur/maître de stage et du chef de service.

4. Lieu d’exercice du télétravail

Le télétravail s’exerce au domicile du salarié ou dans un autre lieu, mentionné comme tel par le salarié et validé par le responsable hiérarchique, à l’exclusion des lieux de coworking.

En cas de besoin, le salarié doit pouvoir revenir physiquement au bureau, au plus tard le lendemain de la demande exprimée par son manager.

Il appartient au salarié de fournir l’ensemble des documents ci-après mentionnés pour chaque lieu de télétravail, préalablement à la validation.

Espace de travail

Le salarié doit disposer d’un espace de travail approprié permettant la bonne exécution de son activité professionnelle. L’espace doit faire l’objet d’une attention particulière pour permettre l’exécution de la prestation de travail dans de bonnes conditions d’hygiène, de sécurité et d’ergonomie.

Connexion internet

Le salarié en télétravail doit disposer d’une connexion internet illimitée, stable avec un débit minimum de 2 Mbits/seconde de téléchargement. Il fournit une capture d’écran de speed test pour en attester.

Conformité électrique

Le télétravailleur doit s’assurer de la conformité à la réglementation en vigueur des installations électriques du lieu de télétravail et le certifier.

Les éventuels frais de mise aux normes restent à la charge du télétravailleur.

Assurance

Le salarié doit également fournir une attestation de sa compagnie d’assurance qui permet de s’assurer que son assurance multirisque habitation couvre sa présence au domicile (ou lieu de télétravail) pendant les journées de télétravail.

L’attestation doit être remise par le salarié au moment de sa demande de passage en télétravail. Elle devra ensuite être adressée a minima chaque année civile au service RH, ainsi qu’en cas de changement d’adresse ou d’assureur.

Le salarié s’engage à informer sans délai son responsable hiérarchique et le service RH de toute suspension ou résiliation de sa police d’assurance habitation. La mesure de télétravail sera alors suspendue, jusqu’à fourniture d’une nouvelle attestation valide.

3. Procédure

Hors situation particulière (cf. infra §5), le passage au télétravail est réalisé à la demande du salarié.

5. Demande et entretien

Le télétravail suppose un certain nombre de conditions et ne convient pas nécessairement à tous les salariés. Pour aider le salarié dans sa réflexion, préalablement à sa candidature, un questionnaire d’auto-évaluation est mis à sa disposition.

Le salarié qui souhaite bénéficier du dispositif de télétravail formule son intention auprès de son responsable hiérarchique. Ce dernier procède à un examen de la demande au regard des critères d’éligibilité au télétravail. Lors d’un entretien avec le salarié, il valide en particulier les critères d’autonomie qui sont essentiels pour le bon déroulement du télétravail. Il s’assure que les modalités de mise en place du télétravail dans son équipe sont compatibles avec le bon fonctionnement et l’organisation de son service. Il s’assure notamment que le(s) jour(s) de télétravail envisagé(s) par chaque salarié candidat est/sont compatible(s) avec l’organisation du service concerné. Il veille également à maintenir de la présence sur son lieu de travail habituel (cas des déplacements, temps partiels…)

A la suite de cet entretien, la décision d’acceptation ou de refus est consignée sur un document de synthèse de l’entretien.

En cas de changement de poste, le nouveau responsable hiérarchique devra donner son accord pour la poursuite du télétravail selon la même procédure.

6. Acceptation

En cas d’acceptation, le salarié atteste sur l’honneur de sa connaissance et compréhension des conditions de télétravail.

L’attestation, le questionnaire d’auto-évaluation, la synthèse de l’entretien ainsi que l’ensemble des documents nécessaires (attestation assurance…) sont remis au service RH.

Le salarié doit dans tous les cas, enregistrer sa demande de télétravail sur Horoquartz. (cf. procédure Horoquartz).

7. Cas de litige

Si le salarié est en désaccord avec la décision de son manager, il peut s’adresser en priorité au Responsable Ressources Humaines, ou à défaut à un membre du CSE qui seront en charge de réunir une « commission télétravail ».

La commission sera composée de :

• 1 membre du service RH,

• 1 élu représentant du personnel désigné par le CSE,

• 1 collaborateur faisant partie d’une liste de volontaires préalablement établie,

• 1 chef de service.

Les membres de la commission ne pourront appartenir au service objet du litige.

La commission sera en charge d’auditionner les personnes concernées par le litige afin de procéder à un nouvel examen de la demande de télétravail. Elle formulera son avis par écrit, sous un délai de 1 mois.

L’avis de la commission vaudra application sauf si un nouvel accord est trouvé entre le collaborateur et son manager.

Ces dispositions seront applicables au titre de la demande initiale ou en cas de désaccord entre le salarié et son manager sur les modalités du télétravail.

4. Modalités d’organisation

   8. Nombre de jours

Afin de préserver le lien social ainsi que la bonne organisation du travail, le nombre de jours de télétravail est de 1 ou 2 jours maximum par semaine.

Eventuellement, pour l’un ou l’autre des formats d’exercices, à titre dérogatoire, un 3^ème jour pourra être accordé par le manager sur demande motivée et accord préalable du service RH.

9. Formats d’exercice

Le télétravail s’effectue par journée entière ou demi-journée.

Il peut être régulier ou à la demande. Dans tous les cas, il est préalablement accepté par la procédure décrite au §3 et enregistré sur Horoquartz.

Télétravail régulier

Il consiste à exercer le télétravail 1 ou 2 jours déterminés dans la semaine, de manière régulière et identique chaque semaine. Ce format est validé par le chef de service pour 1 an, avec possibilité de le modifier à tout moment pour tenir compte des contraintes du service.

Télétravail à la demande

Le salarié effectue une demande d’autorisation de télétravail au moins 24h à l’avance.

10. Souplesse d’organisation

Les impératifs liés à l’activité du service sont prioritaires. Ainsi, si l’organisation du travail l’exige, le manager peut être amené à imposer au salarié de modifier la journée de télétravail définie sous réserve d’un délai de prévenance raisonnable qui ne saurait être inférieur à 1 jour.

A titre d’illustration, le télétravailleur doit assister aux réunions, rendez-vous client, manifestations collectives (séminaires, salons professionnels…), formations professionnelles,… où sa présence est nécessaire.

De même, le salarié peut ponctuellement, renoncer au jour de télétravail initialement fixé ou être amené à le déplacer, sous réserve de l’accord préalable de son manager.

11. Réversibilité du télétravail

Le télétravail résultant d’un commun accord, il est régi par le principe de réversibilité .

A tout moment, salarié et manager peuvent décider d’un commun accord de mettre fin au travail à distance à l’issue d’un entretien les réunissant. Le manager en informera le service RH.

Le manager peut également mettre fin au télétravail si l’un ou plusieurs des critères d’éligibilité n’est plus rempli ou dans les cas suivants :

• Non-respect par le salarié des règles édictées (confidentialité, charte informatique, sécurité, horaires de travail, etc…),

• Niveau d’efficacité dans la tenue de la mission à distance inférieur à celui attendu sur le lieu de travail,

• En vue d’assurer la continuité et le bon fonctionnement du service,

• Problèmes techniques (difficulté d’accès à distance, dysfonctionnement de la connexion internet, maintenance des équipements fournis…) et lieu de travail inadapté

  12. Entretien annuel

Le télétravailleur et son manager assurent un suivi des conditions d’activité du télétravail ainsi que de la charge de travail au cours d’un entretien annuel. Le compte-rendu de cet entretien est remis au service RH.

5. Situations particulières

   13. Personnes en situation de handicap

Chaque fois que cela sera susceptible de maintenir le lien avec l’entreprise et/ou d’améliorer leurs conditions de travail, l’entreprise s’engage à étudier la possibilité de la mise en place d’une solution de télétravail pour les personnes reconnues en situation de handicap. Pour ce faire, il pourra être dérogé aux dispositions du présent accord.

14. Situation exceptionnelle individuelle

En cas de situation individuelle exceptionnelle mettant le salarié dans l’impossibilité de se rendre quotidiennement dans les locaux de l’entreprise pour des raisons médicales (exemple : accident physique), l’entreprise peut déroger aux modalités collectives de télétravail et modifier de façon temporaire les jours de télétravail initialement prévus, sur demande du salarié et sur validation ou recommandation des acteurs médico-sociaux.

En cas de situation personnelle exceptionnelle, l’entreprise peut déroger aux modalités collectives de télétravail et modifier les jours de télétravail, sur demande du salarié.

Les modifications (nombre de jours de télétravail, format…) dans les situations susvisées seront soumises à la validation du Responsable RH et du responsable hiérarchique.

De même, l’entreprise entend porter une attention particulière et faciliter l’accès au télétravail aux femmes enceintes qui en feront la demande.

15. Situation exceptionnelle collective

En cas de situation exceptionnelle collective telle que grève, intempérie, épisode de pollution faisant l’objet de mesures prises par le Préfet, recommandations gouvernementales liées à une crise sanitaire…, les télétravailleurs peuvent être autorisés à modifier les jours de télétravail initialement prévus au regard de la décision de l’entreprise et sous réserve de la validation de leur responsable hiérarchique.

De par sa nature imprévisible et ponctuelle, la mise en place du télétravail exceptionnel est simplifiée. Néanmoins sa mise en œuvre doit obligatoirement faire l’objet d’une demande et d’une acceptation préalable du responsable hiérarchique.

6. Equipement

Pendant la période de télétravail, le salarié utilise l’équipement professionnel mis à disposition par l’entreprise. S’il n’en dispose pas déjà dans le cadre de son activité, le salarié fait une demande de matériel spécifique.

L’entreprise met à disposition un ordinateur portable et dès que possible un écran complémentaire aux collaborateurs qui en font la demande. Cette dotation se fera dans la limite du matériel disponible.

Les salariés privilégient les appels par l’outil de visio/audio conférence choisi par l’entreprise (actuellement Teams). Quand c’est nécessaire, ils procèdent à des transferts d’appel et/ou peuvent bénéficier de téléphones de prêt.

L’entreprise procède de temps à autre à des campagnes de remplacement des sièges par d’autres sièges plus ergonomiques. Dans ce cadre, les sièges remplacés peuvent être donnés aux télétravailleurs qui en auront fait la demande.

L’équipement professionnel mis à disposition par l’entreprise est la propriété de l’entreprise. Il doit être restitué intégralement, notamment en cas d’arrêt du télétravail, de départ de l’entreprise ou en cas de suspension du contrat de travail, selon les pratiques en vigueur dans l’entreprise. Ce matériel est assuré par l’entreprise. Cette assurance couvre les éventuels dommages accidentels subis par le matériel dans le cadre du télétravail.

Le salarié s’engage à prendre soin du matériel mis à sa disposition et en assure la bonne conservation.

Dès lors que le travail à distance s’exerce sur la base du volontariat et que sont fournis aux collaborateurs les équipements nécessaires, aucun frais lié au télétravail ne sera pris en charge par l’entreprise. Ce point sera discuté dans le cadre des Négociations Annuelles Obligatoires sur la politique salariales et les conditions de travail.

Par ailleurs, l’entreprise réaffirme sa volonté de maintenir le lien social et la cohésion au sein de la société et s’engage à prioriser l’affectation de ses moyens à l’amélioration de la convivialité des locaux.

7. Droits et devoirs du télétravailleur

   16. Droits individuels et collectifs

Le télétravailleur bénéficie dans le cadre de son activité en télétravail des mêmes droits et avantages individuels et collectifs que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant de manière permanente dans les locaux de l’entreprise.

Ainsi, l’ensemble des règles applicables en matière de rémunération, de durée de travail, d’évaluation des résultats, d’accès à la formation, d’accès à l’information, de gestion de carrière sont identiques à celles des salariés travaillant dans les locaux de l’entreprise.

17. Obligation de discrétion et de confidentialité, protection du matériel et des données

Le télétravailleur s’engage à respecter les règles de l’entreprise en matière de sécurité informatique et des données.

Il devra également assurer la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des informations qui lui sont confiées ou auxquelles il a accès dans le cadre de son activité professionnelle, sur tous supports et par tous moyens (papier, électronique, oral…)

Le travailleur à distance doit veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l’accès de son matériel informatique afin de s’assurer qu’il en soit le seul utilisateur. Il doit prendre en conséquence toutes les dispositions en son pouvoir afin d’empêcher l’accès par des tiers à son matériel et aux données qu’il contient.

La violation de ces obligations est un motif de sanction disciplinaire, pouvant aller, le cas échéant, jusqu’au licenciement de l’intéressé.

18. Suivi d’activité

S’agissant des modalités d’exécution de l’activité, les obligations de travail du télétravailleur sont les mêmes que pour les salariés travaillant dans les locaux de l’entreprise (respect des horaires, charge de travail, délais d’exécution, évaluation des résultats,…).

Le télétravailleur doit ainsi donner le même niveau de visibilité sur son activité qu’un salarié exerçant exclusivement son travail au sein des locaux de l’entreprise.

8. Santé et sécurité

Il est rappelé que les dispositions légales et conventionnelles portant sur la santé et la sécurité au travail sont applicables au salarié en situation de télétravail.

19. Arrêt de travail

En cas d’arrêt de travail, le télétravailleur doit en informer sans délai son chef de service et transmettre un justificatif dans les mêmes formes et les mêmes délais que lorsqu’il effectue son travail habituellement dans les locaux de l’entreprise.

20. Accidents du travail

Un accident survenu au télétravailleur à son domicile (ou tout lieu préalablement validé de télétravail) pendant les jours de télétravail et dans la plage journalière de travail est soumis au même régime que s’il était survenu dans les locaux de l’entreprise pendant son temps de travail.

Dans ce cas, le télétravailleur doit informer son chef de service, en mettant en copie son Responsable Ressources Humaines, de l’accident dans les meilleurs délais et au plus tard dans les 48 heures et transmettre tous les éléments d’information nécessaires à l’élaboration d’une déclaration d’accident du travail.

21. Conformité des conditions de travail au domicile

Dans le cadre de ses obligations légales en matière d’hygiène, de sécurité et de conditions de travail, l’entreprise doit pouvoir s’assurer que les collaborateurs travaillant à distance exercent leur mission dans des conditions d’hygiène et de sécurité garantissant sa protection.

Aussi l’entreprise et le Comité Social et Economique se réservent le droit de demander au collaborateur, notamment en cas d’accident du travail, l’accès à son lieu de travail à distance. Cette démarche ne pourra bien entendu être entreprise qu’en présence du collaborateur et avec, au préalable, son accord.

Si un risque devait être identifié, le salarié devra se mettre en conformité afin de permettre la poursuite du travail à distance.

22. Droit à la déconnexion

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits à la déconnexion que ses collègues travaillant au sein des locaux de l’entreprise. Ces droits sont notamment présentés dans la Charte du droit à la déconnexion au sein de l’entreprise.

9. Suivi de l’accord

Un bilan de la mise en œuvre du télétravail au sein de l’entreprise est présenté annuellement au Comité Economique et Social ou en commission Qualité de Vie au Travail.

Ce bilan comporte notamment des informations sur le nombre de candidatures, le taux de validation, le nombre de recours éventuels à la commission, les modalités d’exercice (format, nombre de jours), des demandes de réversibilité…

A l’issu du bilan, les parties pourront initier si nécessaire une procédure de révision de l’accord dans les conditions fixées dans l’article 10.

10. Durée de l’accord et modalités de révision

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Chaque partie signataire pourra demander la révision du présent accord dans les conditions prévues par les articles L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du code du travail.

Une réunion sera alors organisée dans les meilleurs délais suivant cette demande avec les parties signataires de l’accord qui pourra être modifié le cas échéant par voie d’avenant.

En outre, toute nouvelle disposition législative de nature à modifier les dispositions du présent accord entraînerait une rencontre des signataires en vue de la révision du présent accord.

11. Publicité de l’accord

Chaque organisation syndicale recevra un exemplaire du présent accord.

Le présent accord ainsi que ses avenants éventuels sont publiés selon les dispositions en vigueur, auprès de la DREETS et du Greffe du Conseil du Prud’homme du lieu de signature.

Fait à Mordelles, le 18 mars 2022

Le Délégué Syndical CFDT Le Directeur Général

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