ACCORD SUR la mise en place

du teletravail

SOMMAIRE

P R E A M B U L E 3

INTRODUCTION 4

ARTICLE 1 - OBJET DE L’ACCORD 4

ARTICLE 2 - ACTIONS RETENUES 4

1. Les critères d’éligibilité au télétravail : 4

2. Mise en place progressive du télétravail 5

3. Formalisation de la demande et réponse donnée au salarié : 6

a. Mise en place d’une commission décisionnelle 7

b. Le nombre de jours tele TRAVAILLE : 7

c. Le principe du volontariat 7

4. Organisation du télétravail : 8

a. Avenant au contrat de travail 8

b. periode d’adaptation 8

c. Clause de reversibilite 8

d. les plages horaires et la durée du travail applicable 9

e. la charge du travail 9

f. la conformité des locaux 9

g. La fourniture des équipements 10

h. la protection des donnees : 10

i. la protection des salariés 10

j. l’accompagnement 11

5. Bilan annuel : 11

DISPOSITIONS GENERALES 12

1. CHAMP D’APPLICATION DE L’ACCORD 12

2. DUREE DE L’ACCORD 12

3. MODALITES DE SUIVI DE L’ACCORD. 12

A Adhésion 12

b. Révision et dénonciation de l’accord 12

4. NOTIFICATION 12

5. DEPOT-PUBLICITE 12

6. DEMANDE DE RESCRIT 13

P R E A M B U L E

L’article 21 de l’ordonnance n°2017-1387 du 22 septembre 2017 a modifié le cadre juridique de télétravail en précisant la définition du télétravail, le contenu de l’avenant au contrat de travail, les conditions d’applications de la présomption d’accident du travail notamment. Ses nouvelles dispositions sont entrées en vigueur depuis le 24 septembre 2017, lendemain de la publication de l’ordonnance.

Le présent accord est conclu en application des articles L. 1222-9 et suivants du code du travail, relatifs à la sécurisation et la facilitation de l’accès au télétravail.

Entre,

La société SHLMR, dont le siège social est à Saint-Denis – 31, rue Léon Dierx - Bât A - BP 20700 - 97474 représentée par Monsieur xxxx, Directeur Général et dûment habilité à cet effet ;

d’une part,

et les organisations syndicales représentées dans l’entreprise :

FO représentée par Monsieur xxxx

Union Solidaires représentée par Monsieur xxxx

UR974 représentée par Monsieur xxxx

d’autre part,

INTRODUCTION

La législation sur le télétravail, qu’il soit régulier ou occasionnel, s'enrichit de nouvelles dispositions.

L’ordonnance « Macron » définit le télétravail comme une « forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux de l’employeur l’est hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la télécommunication ».

L’accès au télétravail est désormais conçu de façon plus structurelle :

La mise en œuvre de ce mode de travail nécessite désormais un accord collectif ou, à défaut, une charte élaborée par l’employeur après avis du comité social et économique (CSE).

Ce texte doit préciser :

• les conditions de passage en télétravail et les conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail ;

• les modalités d’acceptation par le salarié des conditions de mise en œuvre du télétravail ;

• les modalités de contrôle du temps de travail ou de régulation de la charge de travail ;

• la détermination des plages horaires durant lesquelles l’employeur peut habituellement contacter le salarié en télétravail.

L’employeur peut refuser au salarié éligible ce mode de travail, y compris en présence d’un accord collectif ou d’une charte.

Il devra, toutefois, justifier son refus par des arguments objectifs. Non pas par une simple opposition de principe, mais en argumentant de manière précise son refus (nécessité de la présence physique du salarié pour le fonctionnement de l’entreprise ; impossibilité technique…).  

Seul impératif : ce refus ne devra pas être discriminatoire, ni abusif.

En revanche, pas de changement côté salarié : le refus d’accepter un poste de télétravailleur n’est pas un motif de rupture du contrat de travail.

Le télétravail repose toujours sur le volontariat.

Il a été exposé et convenu ce qui suit :

ARTICLE 1 - OBJET DE L’ACCORD

Le présent accord prévoit la mise en place par l’entreprise des dispositifs de mise en place du télétravail.

L’idée retenue est de permettre de concilier le bien-être et la santé des salariés en tenant compte des exigences propres aux caractéristiques de l’entreprise et des fonctions exercées.

Le télétravail répond également à la démarche volontariste d’accroitre et d’accompagner l’emploi des personnes en situation d’handicap.

ARTICLE 2 - ACTIONS RETENUES

Les critères d’éligibilité au télétravail :

La mise en place du télétravail doit répondre à certaines conditions :

• Personnes concernées :

Le télétravail doit être fondé sur la capacité du salarié à exercer des fonctions de façon autonome et implique que l’activité du salarié puisse être exercée de façon partielle et régulière à distance.

L’exécution du poste en télétravail doit être compatible avec le bon fonctionnement du service et la configuration de l’équipe de rattachement.

Il nécessite certaines aptitudes individuelles et des qualités professionnelles telles que la gestion du temps de travail et une bonne maîtrise des applications informatiques indispensables à son activité.

Le salarié doit disposer d’une capacité d’autonomie suffisante dans le poste occupé et ne pas nécessiter de soutien managérial rapproché (pendant le temps du télétravail).

Le télétravail s’adresse aux personnes sous contrat à durée indéterminée ou déterminée. Considérant que la présence dans l’entreprise est un élément indispensable à leur intégration et leur apprentissage, sont donc exclus du télétravail les contrats apprentissage, contrat de professionnalisation, emplois avenir, stagiaires, intérim…

• Critères d’éligibilité liés à l’activité et au poste :

Les activités nécessitant le maintien d’une étroite relation avec les clients, une présence terrain, la tenue de l’accueil ou un soutien managérial rapproché ne sont pas éligibles au télétravail. De même, les missions qui ne sont pas réalisables à distance seront exclues du champ d’éligibilité.

Le travail effectué en dehors de l’entreprise doit pouvoir d’effectuer à l’intérieur de l’entreprise. Ce critère exclut donc les salariés dont le travail par nature ne s’exerce que sur le terrain et qui ne pourraient pas effectuer leurs tâches de manière sédentaire dans l’entreprise.

Le télétravail ne doit pas pénaliser l’organisation du travail en entreprise, si la présence physique permanente du salarié est requise, le salarié ne sera pas éligible au télétravail.

• Critères d’éligibilité liés au lieu de travail :

Pour être éligible au télétravail, le salarié doit disposer d’un espace de travail adapté au domicile (bureau), avoir une connexion internet, un abonnement téléphonique et une installation électrique conforme à la réglementation en vigueur.

Mise en place progressive du télétravail

Les partenaires sociaux conviennent de la mise en place du télétravail en 2 phases :

1^ère phase : Déploiement par phase test aux publics prioritaires pendant une durée de 3 ans :

Le télétravail peut permettre d’accélérer et de conforter un rétablissement après un problème de santé, de faire face à une situation familiale exceptionnelle ou de réduire les temps de trajet et de diminuer la fatigue en cas de grossesse.

Il peut intervenir dans le cadre de la volonté de maintien dans l’emploi des personnes handicapées.

Il peut aussi intervenir dans les situations d’intempéries, de difficultés de circulation et permettre ainsi la continuité de l’activité en cas de circonstances exceptionnelles.

Publics prioritaires :

• Les salariés bénéficiant d’une préconisation du médecin du travail dans les situations inhérentes à la santé du salarié ou l’état de grossesse

• Les salariés présentant un justificatif ou une attestation du médecin traitant dans les situations familiales exceptionnelles

• Les salariés disposant d’un ordinateur portable et d’une connexion VPN dans les cas de circonstances exceptionnelles (fermeture de la route du littoral…).

Il est rappelé que le télétravail ne saurait être organisé dans des cas inhabituels auxquels des autorisations d’absence légale, conventionnelle ou relevant des usages de la société, répondent déjà ou dont les caractéristiques sont incompatibles avec l’exercice du télétravail. Ainsi la garde par le salarié d’enfant (s), malade(s) ou pas, à son domicile n’est, par exemple, pas compatible avec le télétravail. De même celui-ci ne peut être convenu, à l’occasion d’un arrêt de travail pour maladies ou accidents professionnelles, des congés maternité et paternité ou d’un congé parental total.

Le télétravail peut en revanche constituer un aménagement dans le cadre d’un temps partiel thérapeutique ou d’une restriction de mobilité.

2ème phase : Déploiement élargi après la phase de test aux personnes demandant le télétravail selon différents critères :

• Critères d’éligibilité liés au salarié :

Une ancienneté obligatoire de 36 mois dans l’entreprise et de 12 mois dans le poste pour garantir la bonne intégration du salarié, les contours de son poste et l’organisation de l’entreprise.

• Limitation du nombre de télétravailleurs.

De manière à ne pas désorganiser l’entreprise, au terme de la première phase, l’entreprise devra s’interroger sur le nombre ou le pourcentage de salariés qui pourront bénéficier du télétravail simultanément.

Au sein d’une même direction un pourcentage raisonnable de télétravailleurs simultanés sera défini. Il pourra être revu annuellement à la demande de l’entreprise ou des représentants du personnel. Ce quotas n’inclut pas les salariés en situation de handicap ou ayant un conjoint ou un enfant en situation de handicap.

Bilan d’étape :

Avant d’élargir la phase de télétravail à l’ensemble des salariés éligibles (2^ème phase), un bilan d’étape sera réalisé. L’employeur pourra ajuster les modalités du télétravail ou y renoncer.

Formalisation de la demande et réponse donnée au salarié :

La procédure décrite ci-après s’applique en dehors des circonstances exceptionnelles telles que des intempéries entrainant la fermeture de la route du littoral (mentionnés à l’article 2). Dans cette situation, le salarié obtiendra l’accord par mail de son responsable hiérarchique et du service des ressources humaines. Aucun avenant au contrat de travail ne sera rédigé et aucune prise en charge ne sera réalisée.

Le salarié exprime son désir d’opter pour le télétravail par écrit auprès de son responsable hiérarchique.

Le critère de volontariat sera formalisé par la mise en place d’un diagnostic qui permettra d’évaluer conjointement l’opportunité du passage en télétravail défini par des critères d’éligibilité : autonomie suffisante, maîtrise des compétences à exercer, organisation du travail compatible …

Une grille d’analyse sera élaborée pour l’évaluation de la demande.

Un entretien peut être organisé entre le salarié, les ressources humaines et le manager.

Mise en place d’une commission décisionnelle

Le passage en télétravail est subordonné à la décision de la commission à la fois sur le principe et sur les modalités d’organisation du télétravail.

La commission est composée du RRH, du responsable hiérarchique du salarié, du Directeur concerné et/ou du Directeur Général.

La commission se réunit 1 fois tous les deux mois et le service RH devra faire une réponse à la demande de télétravail du salarié dans les 3 mois suivant la demande.

Si la commission refuse, elle motive son refus dans le compte rendu obligatoire

Les DSI et les Moyens Généraux seront systématiquement consultés par la commission sur la faisabilité technique et budgétaire de la demande (équipement informatique nécessaire, coût et sécurité informatique des données.)

Les principaux motifs de refus étant :

• le non-respect des conditions d’éligibilité (ancienneté, nature du contrat, autonomie suffisante…),

• les raisons d’impossibilité technique,

• les coûts techniques et informatiques liés au transfert du poste de travail

• les raisons de sécurité et de confidentialité des informations et des données traitées,

• une réelle désorganisation au sein du service,

• la nécessité d’une présence physique permanente dans les locaux de l’entreprise,

• si les fonctions du salarié nécessitent déjà une absence importante et régulière de leur lieu habituel de travail.

• le pourcentage de télétravailleurs au sein de la même direction est atteint.

Le nombre de jours tele TRAVAILLE :

• Limitation du nombre de jours de télétravail.

Le télétravail sera limité à 1 journée maximum par semaine.

Les salariés bénéficiant d’une préconisation du médecin du travail dans les situations inhérentes à sa santé ou à l’état de grossesse devront être présent au minimum 1 journée et demi par semaine.

Pour les temps partiels le temps de télétravail sera proratisé selon le temps de travail. Les salariés à temps partiel ne seront éligibles qu’à condition que leur temps de travail soit au minimum à 80 % du temps de travail habituel.

La commission décisionnelle définira si les jours déterminés au préalable peuvent être modifiés ; à quelles conditions, sous quel formalisme et quel est le délai de prévenance.

L’objectif est de préserver le salarié de l’isolement, de maintenir le lien social avec ses collègues, et de pouvoir rendre compte de son travail à son supérieur hiérarchique.

Le principe du volontariat

• Double volontariat du salarié et de l’entreprise

• Un principe de double réversibilité, tant à l’initiative de l’employeur que du salarié

• Un salarié qui refuserait le télétravail n’est pas sanctionnable.

4. Organisation du télétravail :

   1. Avenant au contrat de travail

Le télétravail devra être formalisé par un avenant à durée déterminée précisant les conditions de passage en télétravail et les conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail. Il sera prévu une durée minimale et une durée maximale.

Il sera également prévu les conditions de renouvellement de l’accord.

Des circonstances exceptionnelles tenant à des impératifs opérationnels peuvent amener l’entreprise à suspendre pour une courte durée la situation de télétravail sans pour autant que cela ne remette en cause l’organisation du travail en mode télétravail (par exemple nécessité d’un renfort dans le service suite à arrêts maladies ou congés payés, à des retards importants ou des tâches exceptionnelles dans l’activité …)

De même des circonstances exceptionnelles auxquelles les collaborateurs doit faire face et qui sont de nature à empêcher temporairement la réalisation de ses missions dans son lieu habituel de télétravail peuvent légitimer une suspension de la situation de télétravail pour une courte durée sans que soit remis en cause sa qualité de télétravailleur.

La suspension provisoire sera formalisée par écrit.

periode d’adaptation

Une période d’adaptation de 3 mois permettra à chacune des parties d’expérimenter le télétravail et de vérifier si le télétravail est compatible avec l’organisation du travail et les compétences techniques du salarié.

Durant cette période chacune des parties est libre de mettre fin unilatéralement à cette forme d’organisation du travail moyennant un délai de prévenance de 15 jours. Le salarié retrouve alors un poste dans les locaux de l’entreprise correspondant à sa qualification.

Un bilan de situation entre le manager et le salarié à l’issue de cette période d’adaptation devra être réalisé. Les parties décideront conjointement de la poursuite ou non du télétravail.

Clause de reversibilite

Les conditions de retour à une exécution de travail sans télétravail seront prévues dans l’avenant au contrat de travail.

A l’issue de la période pour laquelle il est conclu, l’avenant prendra fin de plein droit et sans formalité.

Le télétravail prévaut pour le poste actuel occupé, en cas de changement de poste l’avenant devient caduc.

Un retour à une exécution du travail sans télétravail avant la fin de la période prévue dans l’avenant sera possible à la demande de l’une des parties :

Les télétravailleurs pourront ainsi demander à arrêter cette forme de travail et dénoncer par écrit leur avenant au contrat de travail en respectant un délai de prévenance d’un mois.

De même l’entreprise se réserve le droit de mettre fin à l’activité en télétravail du salarié, dans le cas où la façon de travailler de ce dernier s’avérerait en inadéquation avec les critères requis pour le télétravail, si les performances constatées ne donnaient pas satisfaction ou en cas de modification ou d’évolution de l’organisation, en respectant un délai de prévenance d’un mois à l’issue d’un entretien professionnel spécifique.

Le salarié en télétravail aura la priorité pour occuper ou reprendre un poste sans télétravail qui correspond à ses qualifications et compétences professionnelles et, à sa demande, il sera porté à sa connaissance, la disponibilité de tout poste de cette nature.

les plages horaires et la durée du travail applicable

Les horaires applicables seront les mêmes que ceux des horaires d’ouvertures des bureaux.

L’employeur pourra habituellement contacter le salarié en télétravail durant les plages horaires définies ci-dessus à savoir les horaires habituels d’ouverture des bureaux. Le télétravail ne peut générer aucune heure supplémentaire.

Chaque personne devra veiller à sa sécurité et à sa santé en respectant :

• un temps de repos quotidien de 11 heures ;

• un repos hebdomadaire de 36 heures consécutives minimum.

Il est rappelé, concernant les salariés en forfait jour, que ces limites n’ont pas pour objet de définir une journée habituelle de travail de 13 heures par jour mais une amplitude exceptionnelle maximale de la journée de travail.

Le télétravailleur aura l’obligation de compléter un relevé d’heures mensuel et de le transmettre, après validation par son supérieur hiérarchique, au service des ressources humaines.

Il est rappelé également que les salariés en situation de télétravail bénéficient, au même titre que l’ensemble des salariés, des dispositions de l’accord sur le droit à la déconnexion signé le 12/12/2017.

la charge du travail

La charge de travail et le délai d’exécution doivent être identiques à ceux des salariés en situation comparable et travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Le télétravailleur bénéficie des mêmes politiques d’évaluation et de rémunération que les autres salariés de l’entreprise.

Le manager et le salarié devront garder des contacts réguliers qui permettront de transmettre correctement les directives et un rendu conforme de l’activité.

Chaque année, le télétravailleur devra bénéficier d’un échange avec son responsable hiérarchique qui porte notamment sur ses conditions d’activités et sa charge de travail. Cet échange sera réalisé à l’occasion de l’entretien annuel d’évaluation.

la conformité des locaux

Le salarié doit avoir un endroit à domicile conforme pour travailler.

Le salarié fournit obligatoirement une attestation de conformité de l’installation électrique de son domicile, d’un document justifiant une connexion internet haut débit et d’une attestation d’assurance « multirisque habitation » attestant que le statut de télétravailleur est pris en compte.

En outre, il devra justifier sur l’honneur disposer d’un espace dédié au télétravail à son domicile qui respecte les conditions de sécurité adéquate.

L’entreprise qui a des obligations légales en matière d’hygiène, de sécurité et de conditions de travail à l’égard de l’ensemble de ses collaborateurs, doit pouvoir s’assurer que le collaborateur en situation de télétravail exerce sa mission dans les conditions conformes.

Des contrôles pourront être effectués par le CHSCT et/ou le référent sécurité sous la forme d’une prise de rendez-vous d’un commun accord entre le salarié et le visiteur.

La fourniture des équipements

Le matériel professionnel nécessaire au télétravail est mis à disposition par l’employeur.

L’employeur prend en charge les coûts découlant directement de l’exercice du télétravail, à savoir les coûts des matériels (ordinateur portable avec accès VPN), logiciels ainsi que leurs maintenances. L’imprimante ne se sera pas fournie par l’entreprise au télétravailleur. Les impressions s’effectuent au sein de l’entreprise.

L’abonnement internet et téléphonique sera pris en charge par l’entreprise. L’indemnisation sera prise en charge sur présentation de la facture d’abonnement au prorata du nombre de jour télétravaillé par mois.

Le mobilier ne sera pas pris en charge par l’entreprise, sauf dans les situations d’aménagement de poste dans le cadre d’une prescription du médecin du travail qui concernant les travailleurs handicapés.

L’équipement fourni est uniquement destiné à un usage professionnel.

Le télétravailleur prend soin de l’équipement qui lui est confié. En cas de panne, de mauvais fonctionnement, de détérioration de perte ou de vol du matériel mis à disposition, il doit en aviser immédiatement l’employeur.

la protection des donnees :

Les règles en matière de droits et obligations du salarié en termes de confidentialité des accès et des données devront être respectées par le télétravailleur.

Le télétravailleur est tenu respecter la charte informatique signé le 24/09/2013 et révisée le 21/12/2017 ainsi que, le cas échéant, la charte informatique des administrateurs signée le 21/12/2017.

la protection des salariés

Accident du travail :

Le télétravailleur bénéficie de la législation en vigueur sur les accidents de travail et de trajet.

La prise en charge des accidents du travail se fera alors dans les mêmes conditions que s’ils étaient intervenus dans les locaux de l'employeur.

"L’accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l'exercice de l'activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travail au sens des dispositions de l’article L. 411-1 du code de la sécurité sociale".

Arrêt de travail :

Pendant les absences (maladies, congés….), le salarié habituellement en télétravail ne doit pas télé-travailler de son domicile.

En cas d’accident ou de maladie le télétravailleur est tenu d’informer l’entreprise dans les mêmes délais que ceux prévus lorsque le travail est effectué dans l’entreprise.

Conditions de télétravail :

Les mêmes dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs.

Une information sur l’utilisation des écrans et le positionnement du matériel devra être réalisé.

Le service des ressources humaines fournira une copie de l’accord et de la liste des télétravailleurs à la médecine du travail.

l’accompagnement

Un accompagnement approprié aux télétravailleurs qui sera ciblé sur les équipements techniques à leur disposition sera effectué en interne. Un accompagnement sur les caractéristiques de cette forme de travail sera réalisé par le service des ressources humaines ou la formatrice interne.

Un accompagnement à destination des managers visant à les soutenir dans l’intégration du télétravail et à l’organisation du travail de leur équipe sera également mis en place.

Les télétravailleurs devront participer aux réunions d’équipe qui les concernent.

Bilan annuel :

Un bilan annuel sera réalisé auprès des instances représentatives du personnel précisant le nombre de télétravailleurs, la répartition par catégorie et par métier, le nombre de refus et les motifs, le nombre de réversibilité à l’initiative du salarié et de l’employeur.

DISPOSITIONS GENERALES

CHAMP D’APPLICATION DE L’ACCORD

Le présent accord s’applique à la SHLMR.

DUREE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée à compter du 25/04/2018.

MODALITES DE SUIVI DE L’ACCORD.

Les parties signataires du présent accord devront se réunir une fois par an, pour s’assurer de la conformité des dispositions de mise en œuvre et de réalisation des objectifs correspondant aux domaines d’actions définies.

A Adhésion

Conformément à l’article L.2261-3 du Code du Travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l’entreprise, qui n’est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.

L’adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au secrétariat du greffe du conseil de prud’hommes et de la DIECCTE du siège de la société.

La notification devra également en être faite, dans le délai de huit jours, par lettre recommandée, aux parties signataires.

Révision et dénonciation de l’accord

L’accord pourra être révisé à tout moment par voie d’avenant conclu entre les parties.

Cette révision peut être demandée par toute partie signataire ou ayant adhérée à l’accord par notification en recommandé AR à l’ensemble des autres parties signataires.

L’accord peut être dénoncé à tout moment par les parties signataires sous réserve d’un délai de préavis de trois mois. Elle sera portée à la connaissance de la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi.

NOTIFICATION

Conformément à l’article L. 2231-5 du code du travail, le texte du présent accord est notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.

DEPOT-PUBLICITE

Le présent accord sera déposé auprès de la DIECCTE ainsi qu’au greffe du Conseil des Prud’hommes de Saint-Denis.

Une information sera faite sur le présent accord à l’ensemble des salariés. Un texte de l’accord sera disponible sur l’intranet (Documents partagés / Fonctions support / RH / Accords / Accord sur la mise en place du télétravail)

DEMANDE DE RESCRIT

La Direction s’engage à soumettre le présent accord pour validation à l’administration, dans le cadre de la procédure de rescrit fixé par l’article L.138-27du Code de la sécurité sociale.

Elle informera les cosignataires de la réponse qui lui sera donnée.

En cas d’avis défavorable, les parties s’engagent à réviser le présent accord en conséquence.

Fait en 8 exemplaires

A Saint-Denis, le 25/04/2018

Le Directeur Général UR974

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US SOLIDAIRES F.O.

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