ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL

AU SEIN DE L’UES GRAS SAVOYE

Préambule

Le présent accord s’inscrit dans le cadre de l’article L. 1222-9 du Code du travail lequel définit le télétravail comme « toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication ».

Il s’inspire également des principes et règles établis par l’ANI du 19 juillet 2005 sur le télétravail.

C’est dans ce cadre que, après une période de test organisée au sein de l’UES Gras Savoye (à l’exception des plateformes et entités de gestion), tant la Direction que les partenaires sociaux ont pu tirer un bilan positif de la mise en œuvre du télétravail.

L’expérimentation confirme en effet que, pour les collaborateurs concernés, le télétravail leur permet une meilleure conciliation entre vie privée et vie professionnelle, tout en limitant les temps de trajets. Le télétravail permet ainsi de pallier des contraintes découlant de l’allongement du temps de transport et de réduire le stress en découlant.

En parallèle, la société constate qu’il découle du télétravail à domicile une amélioration de la productivité, puisqu’il permet un meilleur niveau de concentration du collaborateur, mais aussi une plus grande facilité à mobiliser ses facultés intellectuelles. Le télétravail se révèle également de nature à renforcer la confiance existante entre les managers et leurs équipes, à améliorer l’engagement des collaborateurs et à réduire l’absentéisme.

Compte tenu de l’ensemble de ces enjeux, les partenaires sociaux et la Direction sont convenus, au terme de l’expérimentation menée ces derniers mois, de l’intérêt de déployer le télétravail récurrent au sein de l’UES Gras Savoye, le présent accord ayant vocation à poser les principes généraux du dispositif (à l’exclusion du télétravail occasionnel).

L’encadrement du dispositif de télétravail récurrent offre également un cadre défini et précis pour accompagner tant le développement que le maintien dans l’emploi des travailleurs handicapés.

Enfin, le télétravail peut aussi répondre à une problématique environnementale puisqu’il peut conduire à la réduction des facteurs de pollution engendrés par l’utilisation intensive des véhicules automobiles individuels.

Article 1 - Contours du télétravail

Article 1.1 - Collaborateurs éligibles au dispositif

• Dispositif général

Le présent accord s’adresse à l’ensemble des salariés de l’UES Gras Savoye, sous réserve de justifier d’une autonomie suffisante dans la tenue de son poste et, sauf exception, de ne plus être en période d’essai.

Compte tenu de certaines spécificités de ce mode d’organisation, le télétravail ne peut être ouvert également qu’à des postes ou des activités compatibles avec cette forme d’organisation. Ainsi, ne peuvent être éligibles les salariés ayant une activité qui, de par sa nature, requiert d’être exercée sur le site de rattachement, notamment en raison des équipements matériels ou de la nécessité d’une présence physique. L’impossibilité du recours au télétravail peut être liée aussi à des règles de sécurité, de confidentialité des données ou des contraintes techniques liées au lieu d’exercice du télétravail du salarié.

Les alternants et les stagiaires ne sont pas éligibles au télétravail, considérant que la présence dans une communauté de travail est un élément indispensable à leur apprentissage.

Il sera également procédé à un réexamen de l’éligibilité au télétravail en cas de changement de fonction, de poste, de service, d’établissement ou de domicile du salarié au regard des éléments susvisés. Le cas échéant, il y aura lieu soit à la rédaction d’un nouvel avenant au contrat de travail, soit à la cessation du télétravail.

• Plateformes et entités de gestion

Les personnels des plateformes et entités de gestion (en particulier les gestionnaires), accéderont, dans un premier temps, au dispositif de télétravail récurrent dans le cadre d’une expérimentation dont les conditions sont définies ci-après :

• Le test débutera au plus tôt à compter du 1^er janvier 2019 et à la date d’application du présent accord (sous réserve du respect de la procédure d’information et de consultation en vigueur) ;

• Afin de disposer d’une expérimentation représentative des activités de gestion, ce test sera réalisé sur la plateforme de Noisy (établissement PEIDF) ainsi qu’au sein de l’entité de gestion de Lille (établissement Nord) ;

• Le présent test sera mené sur une période de 6 mois, éventuellement renouvelable.

Au terme des conclusions présentées en Commission de suivi et si le test mené se révèle positif, les plateformes et entités de gestion accèderont, en fonction de la disponibilité du matériel, au dispositif général de télétravail.

Article 1.2 - Répartitions du nombre de télétravailleurs

• Dispositif général

Au sein d’une même équipe, une répartition équilibrée entre les jours de la semaine, des salariés en télétravail doit être fixée par le manager aux fins de ne pas déséquilibrer le collectif de travail et de préserver des temps de réunions et d’échanges communs aux équipes. Le cas échéant, en partenariat avec le RRH / DRH d’établissement, le responsable hiérarchique sera amené à arbitrer et planifier les jours de télétravail de ses collaborateurs en fonction de cet impératif lorsqu’il sera accédé à une demande de passage en télétravail.

Cette proportion de télétravailleurs ne tient pas compte des situations particulières telles que celles des collaborateurs bénéficiant d’une reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé ou des femmes en état de grossesse, cette liste n’étant pas exhaustive.

• Plateformes et entités de gestion

Le test mené au sein des structures de gestion ne sera pas établi en référence à un quota de personnel, mais au regard d’une allocation spécifique de matériel informatique définie, à date, comme suit :

• 20 ordinateurs portables pour la plateforme du site de Noisy – établissement PEIDF

• 10 ordinateurs portables pour l’entité de gestion du site de Lille – établissement Nord.

Dans la mesure du possible, ce matériel sera affecté de manière à être représentatif des activités de gestion sur ces deux sites.

Article 1.3 - Lieu du télétravail

Le lieu du télétravail est le domicile du salarié.

Le domicile s’entend comme le lieu de résidence principale du salarié (il s’agit le plus souvent de l’adresse communiquée pour l’envoi du bulletin de paie).

Le salarié devra obligatoirement informer son Gestionnaire Ressources Humaines / Responsable Ressources Humaines / DRH d’établissement de tout changement d’adresse et ce, dans les plus brefs délais. L’adresse mentionnée dans l’avenant au contrat de travail formalisant le télétravail sera modifiée en conséquence.

Article 2 - Passage au télétravail

Article 2.1 - Principe de volontariat

Conformément aux dispositions de l’article L. 1222-9 du code du travail, le principe de volontariat fait intrinsèquement partie du dispositif de télétravail : il est une garantie de motivation et de capacité à s’auto-discipliner.

Article 2.2 - Formulation et examen de la demande

Après avoir vérifié qu’il répond à certains des prérequis du télétravail en complétant le formulaire de demande mis à disposition, le collaborateur communique ledit formulaire (LRAR, lettre remise en mains propres contre décharge ou courriel avec accusé de réception) auprès de sa hiérarchie et en adresse copie à son RRH / DRH d’établissement.

Le collaborateur pourra également faire part dans cette demande, s’il le souhaite, de ses suggestions quant à l’organisation de ses tâches dans le cadre de son activité en télétravail.

L’examen de la demande de passage en télétravail devra donner lieu à un échange, en amont de la décision finale, entre le collaborateur et son manager afin qu’ils puissent s’accorder, le cas échéant, sur des règles communes de fonctionnement, facteur-clé de réussite du télétravail.

Le salarié est destinataire d’une réponse écrite sous un mois à compter de la réception de sa demande. En cas d’acceptation, l’accord pour le passage en télétravail devra porter tant sur le principe que sur les modalités (nombre et choix du(es) jour(s), etc…).

Toute décision de refus devra faire l’objet d’une réponse écrite dûment justifiée.

En cas de situation personnelle particulière, notamment justifiée par des raisons de santé (Reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé, femmes en état de grossesse,…), il n’y aura pas lieu d’appliquer la présente procédure d’examen : le collaborateur concerné pourra dans ce cadre solliciter directement son RRH / DRH d’établissement.

Dans le cadre du test engagé sur les deux sites de gestion (Etablissements PEIDF et Nord visés à l’article 1.1), des critères pourront permettre compte tenu de la dotation informatique accordée, d’arbitrer entre les demandes de plusieurs collaborateurs. Outre la bonne tenue du poste qui pourra être prise en compte, ces critères seront les suivants :

1. Temps de trajet,

2. Collaborateurs en CDI,

3. Ancienneté,

4. Respect d’une proportionnalité hommes/femmes

Article 2.3 - Avenant au contrat de travail

Tout collaborateur passant en mode télétravail devra obligatoirement signer au préalable un avenant à son contrat de travail pour une durée indéterminée.

Cet avenant sera établi et précisera les éléments suivants :

• La date de démarrage du télétravail 

• La période d’adaptation

• L’indication du ou des jours télétravaillés

• La réversibilité du télétravail

• L’adresse du lieu où s’exercera le télétravail

• Le matériel mis à disposition

• Les conditions d’utilisation du matériel mis à disposition

• Les plages horaires durant lesquelles le collaborateur pourra être joint

• Les modalités d’exécution du télétravail (part du temps de travail à domicile) et le cadre de référence

• Les restrictions d’utilisation des équipements informatiques

A titre dérogatoire et pendant la durée du test, les personnels des sites de gestion se verront proposer des avenants à durée déterminée pour une période de 6 mois, éventuellement renouvelable.

Article 2.4 - Période d’adaptation

L’avenant au contrat de travail prévoira une période d’adaptation d’une durée de 2 mois durant laquelle chacune des parties pourra mettre fin à l’organisation en télétravail moyennant un délai de prévenance d’au moins deux semaines.

La période d’adaptation vise à vérifier la bonne adéquation technique et organisationnelle par les parties de l’organisation en télétravail. A cet effet, un entretien entre le salarié et son manager sera réalisé au moins deux semaines avant la fin de la période d’adaptation afin d’apprécier si cette modalité particulière de travail doit être poursuivie ou d’envisager, le cas échéant, une éventuelle adaptation du télétravail.

Lorsqu’il est mis fin à l’organisation en télétravail par l’une ou l’autre des parties, le salarié reprendra ses activités dans des conditions similaires à celles applicables antérieurement.

Article 2.5 - Clause de réversibilité

Les parties peuvent à tout moment décider de mettre fin définitivement à l’organisation en télétravail sous réserve du respect d’un délai de prévenance d’une durée d’un mois. Ce délai pourra être réduit ou supprimé en cas d’impossibilité du télétravailleur de poursuivre son activité à son domicile.

La réversibilité implique un retour du salarié dans les locaux de l’entreprise et ce, dans des conditions équivalentes à celles précédant la mise en place de l’organisation en télétravail.

Dans des circonstances exceptionnelles et de nature à empêcher la réalisation des missions en télétravail, l’entreprise comme le salarié peuvent être amenés à suspendre la situation de télétravail pour une courte durée. La suspension provisoire sera formalisée par écrit.

Lorsqu’un collaborateur met fin au télétravail, celui-ci ne pourra pas formuler de nouvelle demande de passage en télétravail avant une période minimale d’un an.

Article 3 - Organisation du télétravail

Article 3.1 - Nombre de jours télétravaillés

Afin de maintenir le lien social avec la communauté de travail, l’activité exercée en télétravail à domicile ne pourra excéder :

• Une journée complète par semaine travaillée pour les salariés à temps partiel ou en forfait jours réduit éligibles au télétravail ;

• Deux journées complètes par semaine travaillée pour les autres salariés.

Toutefois, en cas de recommandation expresse du Médecin du travail, un nombre plus important de jours pourra être affecté au télétravail.

A titre exceptionnel et en raisons des nécessités de services, certaines journées initialement prévues en télétravail pourront être effectuées sur site à la demande du salarié avec l’accord du management ou à la demande du management sous réserve d’un délai de prévenance minimum de 2 jours. Pour des raisons de service, le jour télétravaillé pourra également être reporté au sein d’une même semaine.

Article 3.2 - Plages horaires et droit à la déconnexion

Afin de respecter le principe du respect de la vie privée, le collaborateur sera joignable sur les plages horaires correspondant à son horaire habituel dans le cadre des dispositions conventionnelles en vigueur :

• Soit durant les horaires d’ouverture de son établissement de rattachement et dans la limite de 7 heures 24 pour les salariés soumis à un régime horaire (étant précisé que pour les collaborateurs soumis aux horaires fixes, ce sont les plannings communiqués qui trouveront application. Dans ce cas, il sera tenu compte des tolérances horaires accordées sur site) ;

• Soit durant les horaires d’ouverture de leur établissement de rattachement pour les collaborateurs soumis à une convention de forfait annuel en jours et dans le respect de la durée quotidienne et hebdomadaire de repos.

Le collaborateur s’engage ainsi à consulter régulièrement sa messagerie professionnelle et à répondre aux sollicitations professionnelles (sur le téléphone professionnel s’il en est doté). Le manager veillera pour sa part à ne pas utiliser et divulguer les coordonnées personnelles du collaborateur en télétravail, sauf accord expresse de ce dernier et à titre très exceptionnel.

Compte tenu de cette nouvelle forme d’organisation du travail, les technologies de l’informatique et de la communication (TIC) devront être maîtrisées et, dans ce cadre, il est reconnu au télétravailleur un droit à la déconnexion en dehors des plages prévues et/ou des horaires dans lesquels il accomplit son travail. Le salarié en télétravail dispose à ce titre de la possibilité de se déconnecter des équipements mis à disposition par l’entreprise (TIC). Le management veillera au respect de ce droit, notamment en s’attachant à ne pas envoyer de courriel pendant la période concernée.

Article 3.3 - Charge de travail

Conformément aux dispositions de l’article L.1222-10 du Code du travail, l’employeur est tenu d’organiser chaque année un entretien qui porte notamment sur les conditions d’activité du salarié et sa charge de travail.

Ainsi, lors de l’entretien annuel, un bilan sur les avantages et les contraintes que chacun retire de ce mode d’organisation ainsi que sur la charge de travail sera fait avec le manager, ce qui permettra également d’apprécier l’opportunité de poursuivre le télétravail ou non, ou encore d’en revoir les modalités, et de veiller à la bonne conciliation entre la vie professionnelle et la vie privée.

De façon globale, l’activité en télétravail doit donner lieu à un suivi régulier de la charge de travail par le manager, en particulier en veillant à ce que la charge de travail allouée dans le cadre du télétravail soit similaire à ce qui aurait été affecté au collaborateur concerné s’il avait été présent sur site et ce, dans le respect des principes posés à l’article 3.2 du présent accord.

En outre, le responsable hiérarchique sera attentif, dans la mesure du possible, à ce que l’organisation des réunions permette la présence du collaborateur, le télétravail ne devant pas être un frein à la participation à la vie du service. Il veillera enfin à adapter sa communication aux fins que toutes les informations nécessaires soient mises à disposition à l’identique pour tous les collaborateurs d’une même équipe, qu’ils soient ou non en télétravail.

En cas de difficulté pour réaliser ou achever des travaux qui lui ont été confiés, le télétravailleur est tenu de contacter au plus vite sa hiérarchie afin de trouver les solutions appropriées aussi rapidement que possible.

Article 3.4 - Temps de travail

Le collaborateur gère l’organisation de son temps de travail à domicile dans le respect des temps de repos prévu par la loi et, le cas échéant, des horaires définis dans le contrat de travail et/ou par les dispositions conventionnelles et légales.

Aucun télétravail n’est autorisé durant les périodes de congés (annuels, RTT, repos cadre, maternité, maladie,…etc).

Article 4 - Equipements de travail

Article 4.1 - Poste de travail

Le télétravailleur s’engage à prévoir un espace de travail dédié dans son domicile, qui soit conforme aux règles de sécurité et qui permette un aménagement en poste de télétravail.

L’environnement personnel doit être propice au travail et à la concentration : l’espace de travail devra notamment être isolé du bruit et des sollicitations extérieures.

Article 4.2 - Matériel informatique

Préalablement au passage en télétravail, le collaborateur justifiera de ce qu’il dispose d’une connexion internet suffisante – a minima ADSL – au sein de son domicile. Il s’agit d’un prérequis pour pouvoir bénéficier de cette modalité particulière d’organisation du travail.

Un test pourra être effectué au préalable depuis le domicile du collaborateur éligible au télétravail.

Le collaborateur est doté par l’entreprise d’un ordinateur portable : il s’agit d’une dotation individuelle. Aucun matériel d’impression, ni consommable ne sera alloué dans ce cadre, les impressions devant être réalisées dans l’enceinte de l’entreprise.

L’entreprise fournira un accès à distance à l’ensemble de ses applications de travail via une connexion sécurisée.

Le collaborateur en situation de télétravail bénéficiera d’une assistance technique à distance, identique à celle en place dans les locaux de l’entreprise.

Le matériel ainsi mis à disposition dans le cadre du télétravail est réservé à un usage professionnel et sera mis à disposition du collaborateur dans les locaux de l’entreprise.

En cas de problème technique ou de connexion internet, le collaborateur doit se rapprocher immédiatement de sa hiérarchie pour connaître les modalités de poursuite de son activité à son domicile ou sur site. Le cas échéant, le salarié tiendra régulièrement au courant son manager de l’évolution de la situation.

En application de l’avenant à son contrat de travail, le télétravailleur prendra soin du matériel et des équipements qui lui sont confiés. Il devra informer immédiatement sa hiérarchie en cas de panne, de dysfonctionnement, de détérioration, de perte ou de vol du matériel mis à disposition.

Article 4.3 - Conformité des locaux

Préalablement à la mise en œuvre du télétravail au domicile, l’attention du collaborateur sera particulièrement attirée sur la nécessité d’exercer ses activités dans des conditions normales de sécurité : il s’assurera notamment de la conformité de ses installations électriques.

Pour ce faire, il confirmera ensuite à la société la bonne prise en compte de cette recommandation et ce, en remettant une attestation sur l’honneur certifiant la conformité des installations électriques de son domicile.

Article 4.4 - Assurance

Le collaborateur en situation de télétravail s’assure que sa couverture multirisque habitation, incluant la garantie responsabilité civile, couvre sa présence en télétravail et informe sa compagnie d’assurance qu’il exerce une activité professionnelle à son domicile.

Avant toute prise d’effet de l’avenant au contrat de travail, le collaborateur devra fournir à la société une attestation d’assurance pour sa couverture multirisque habitation précisant qu’il est assuré dans le cadre de son télétravail.

Article 4.5 - Prise en charge des coûts liés au télétravail

L’entreprise versera une indemnité forfaitaire mensuelle de 15 € bruts pour 2 jours de télétravail par semaine (NB : en cas de durée moindre, un prorata sera effectué) afin de prendre en charge une partie des frais exposés dans le cadre du télétravail (internet, énergie,…).

Article 4.6 - Formation

Des actions d’accompagnement et de sensibilisation spécifiques du management au travail à distance seront organisées (formuler clairement des objectifs individuels mesurables et atteignables, manager à distance, échanges de bonnes pratiques, identifier les tâches et le temps nécessaire, définir des règles précises …).

Le télétravailleur bénéficiera d’une formation appropriée à ce mode d’organisation du travail lui permettant d’appréhender le dispositif général et l’organisation du travail au sein de son domicile (organisation de son espace de travail, gestion de son temps, …).

Article 4.7 - Accident du travail et maladie

Le télétravailleur bénéficie de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres salariés de l’entreprise.

En cas d’accident survenant à son domicile pendant la période de télétravail, il doit prévenir sa hiérarchie par tous moyens et dans les meilleurs délais afin qu’il soit établi une déclaration d’accident du travail.

En cas d’arrêt de travail, le salarié ne pourra pas télétravailler depuis son domicile.

Article 5 - Droits et devoirs du salarié

Article 5.1 - Droits collectifs

Le salarié en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits collectifs légaux et conventionnels que ceux applicables aux collaborateurs en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Article 5.2 - Droits individuels

Le collaborateur en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits individuels que les autres salariés de l’entreprise, notamment en matière de formation professionnelle, de déroulement de carrière, d’entretiens professionnels, de politique d’évaluation et de rémunération.

Article 5.3 - Protection des données et confidentialité

Le salarié en situation de télétravail est tenu de respecter les dispositions des politiques et procédures relatives au bon usage des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC) et à la sécurité de l’information en vigueur à ce jour au sein de l’UES Gras Savoye (en ligne sous IRHis / Affaires Sociales / Les accords d’entreprise).

Le collaborateur en situation de télétravail porte une attention particulière aux règles de sécurité et plus spécifiquement à ses moyens d’authentification (mot de passe) qui sont personnels, confidentiels et incessibles. Il est également tenu de respecter les règles de confidentialité fixées par l’entreprise et doit en particulier préserver la confidentialité des données qui lui sont confiées.

Le collaborateur en situation de télétravail s’engage à ne stocker aucune donnée d’ordre professionnel sur son matériel informatique personnel, et n’utilisera donc à cet effet que le matériel informatique mis à sa disposition par la Société.

Article 6 – Commission de suivi

Durant la phase expérimentale du télétravail au sein des deux sites de gestion désignés (établissements PEIDF et Nord), une commission de suivi sera mise en place.

La commission de suivi sera composée de deux représentants par organisation syndicale représentative signataire du présent accord.

Elle sera amenée à se réunir aux échéances suivantes : J +3 mois, puis au terme de l’expérimentation (J +6 mois) pour dresser le bilan du dispositif mis en place. En cas de prolongation de la période de test, la commission de suivi sera réunie selon les mêmes échéances.

Le suivi ainsi assuré pourra s’effectuer en fonction d’indicateurs tels que :

• Nombre de télétravailleurs ;

• Proportion femmes / hommes ;

• Nombre de demandes acceptées / refusées ;

• Motifs de refus à la mise en œuvre du télétravail ;

• Problèmes ou difficultés d’adaptation rencontrées par les télétravailleurs et/ou les managers ;

• Réponses ou solutions apportées à ces difficultés ;

• Eventuels accidents intervenus en télétravail ;

• Quotas de télétravailleurs dans le service / département / Direction / Etablissement ;

• Point sur les demandes en attente ;

• Fin de période d’adaptation / mise en œuvre de la clause de réversibilité.

Lors de la première réunion de la commission de suivi, il sera procédé à un examen des éventuelles situations à arbitrer.

Article 7 - Entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et prendra effet au 1^er janvier 2019 (sous réserve du respect de la procédure d’information et de consultation en vigueur).

Le présent accord pourra à tout moment, être modifié ou dénoncé en respectant la procédure respectivement prévue par les articles L. 2222-5, L. 2222-6 et L. 2261-7-1 à L. 2261-13 du Code du travail.

Article 8 - Dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord sera déposé sous format dématérialisé auprès de la DIRECCTE Ile-De-France – unité territoriale des Hauts-de-Seine, et un exemplaire original sera transmis au secrétariat greffe du Conseil de Prud’hommes de Nanterre.

En outre, un exemplaire sera établi pour chaque partie.

Fait à  Puteaux, le 11 janvier 2019 en 6 exemplaires

Pour les sociétés de l’UES Gras Savoye :

Directeur des Ressources Humaines Groupe

Pour les Organisations Syndicales représentatives :

Les Délégués Syndicaux de l’UES :

Pour la CGT

Pour la CFDT

Pour la CFE-CGC

Pour la CFTC

Pour FO