Accord d'entreprise "Accord sur la mise en place d'une représentation de proximité à l'AHAPS" chez AHAPS - ASS HAVRAISE ACTION PROMOTION SOCIALE (Siège)

AHAPS

11-13 rue de Fontenoy – 76600 LE HAVRE

ACCORD SUR LA MISE EN PLACE D’UNE REPRÉSENTATION DE PROXIMITÉ A L’AHAPS

ENTRE :

L'Association AHAPS

• Enregistrée sous le numéro de SIREN 313 351 264 ;

• Sise 13 rue Fontenoy - 76600 LE HAVRE ;

• Représentée par

D’une part ;

ET :

Les organisations syndicales ci-dessous :

• La CFDT représentée par sa Déléguée syndicale

• La CGT représentée par sa Déléguée syndicale

D’autre part.

IL EST PRÉALABLEMENT EXPOSE CE QUI SUIT :

La Loi 2018-217 du 29 mars 2018 ratifiant les ordonnances Macron qui ont, notamment, instauré le Comité Social et Économique pour fusionner les instances de représentation du personnel existantes ont prévu une Représentation de proximité en vue de corriger :

• La concentration des prérogatives de représentation du personnel au niveau de l’entreprise au sein du CSE ;

• La perte de proximité des élus avec les unités décentralisées de travail.

L’AHAPS souhaite enrichir le dialogue social au sein de l’Association.

Pour se faire, il a été décidé de porter à 7 le nombre de titulaires au CSE alors que les effectifs éligibles obligeaient à la désignation de 6 titulaires. Cet effort consenti par l’AHAPS octroie un crédit supplémentaire de 252 heures annuelles de délégation au profit du CSE. Il a aussi été désigné 2 référents Lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes quand un seul référent était demandé.

Au regard des critères légaux, la mise en place d’une Représentation de proximité est facultative pour l’AHAPS. Toutefois, dans le prolongement des efforts déjà consentis, l’AHAPS décide de s’emparer de cette disposition pour renforcer encore le dialogue social et pour mettre en place une représentation du personnel de terrain, chargée de traiter au plus près les demandes individuelles et collectives qui existent au sein des services et des établissements, sous l’autorité du CSE, pendant le mandat de la délégation du personnel au CSE en place.

C’est à ce titre que l’AHAPS a engagé le 08 janvier 2021 des négociations visant à définir les modalités de désignation, les attributions, les modalités de fonctionnement et les moyens attribués à cette Représentation de proximité, par le biais d’un accord d’entreprise pour la mise en place d’une Représentation de proximité.

Les parties au présent accord s’accordent sur le fait que le rôle du Représentant de proximité ne remet pas en cause les différentes missions dévolues au CSE.

ARTICLE 1 : ATTRIBUTIONS DES REPRÉSENTANTS DE PROXIMITÉ

Sur délégation du CSE, les Représentants de proximité exercent, dans leur périmètre de proximité, les missions suivantes :

• Porter à la connaissance de la Direction les éventuelles réclamations individuelles et collectives des salariés de leur périmètre de proximité ;

• Remonter les informations qui concernent la santé, la sécurité et les conditions de travail des salariés, promouvoir les actions préventives initiées par le CSE et adresser des propositions aux CSE, pour leur périmètre de proximité ;

• Remonter les informations utiles, promouvoir les actions de prévention de la lutte contre le harcèlement moral, le harcèlement sexuel et les agissements sexistes initiées par les référents du CSE et adresser des propositions au CSE, pour leur périmètre de proximité ;

• Participer aux enquêtes en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail lorsqu’elles ont lieu dans leur périmètre de proximité et assister, le cas échéant, aux visites des établissements du périmètre de proximité ;

• Remonter des informations de « terrain » lorsque le CSE est interrogé sur les questions du plan d’occupation des locaux de travail ou sur les travaux de sécurité ou de rénovation, pour leur périmètre de proximité ;

• Relayer les activités sociales et culturelles du CSE.

Les thématiques transversales qui dépassent le cadre du périmètre de proximité relèvent du CSE.

ARTICLE 2 : DÉSIGNATION DES REPRÉSENTANTS DE PROXIMITÉ

2 – 1 : PÉRIMÈTRE DE PROXIMITÉ

Les périmètres de proximité sont établis selon le principe d’une communauté de travail ayant des intérêts spécifiques. Il est établi un périmètre de proximité pour toutes les communautés de travail ayant un effectif supérieur à 10 ETP moyens annuels.

L’ETP moyen annuel de l’année 2020 est égal à 141,63, ainsi réparti :

Périmètre de proximité	ETP annuel moyen 2020
Pôle Accompagnement – Insertion	37,77
Pôle Protection : MECS	37,34
Pôle Protection : CPA-SAVA- SAA	37,08
Pôle Prévention	20,64

Le Siège social comptant 8,80 ETP ne constitue un périmètre de proximité.

2 – 2 : NOMBRE DE REPRÉSENTANTS DE PROXIMITÉ

Le nombre de Représentants de proximité par périmètre de proximité est d’un membre au maximum.

2 – 3 : CRITÈRE D’ÉLIGIBILITÉ DES CANDIDATS 

Les Représentants de proximité sont obligatoirement des salariés travaillant au sein du périmètre de proximité considéré.

En cas de changement d’affectation du Représentant de proximité désigné, une nouvelle désignation sera faite dans les 3 mois qui suivent le changement d’affectation.

2 – 4 : MODALITÉS DE DÉSIGNATION

• Les Représentants de proximité sont désignés par le CSE et parmi les membres suppléants élus du CSE volontaires pour occuper cette fonction dans le périmètre de proximité dans lequel ils travaillent ;

L’élection des Représentants de proximité s’effectue selon les modalités et le calendrier fixé par le CSE.

Si un périmètre de proximité sur lequel doit être désigné un Représentant de proximité ne comprend aucun suppléant élu ou aucun suppléant élu volontaire pour occuper la fonction de Représentant de proximité, il sera alors établi un procès-verbal de carence, en séance de CSE.

• Dans ce cas, un appel à candidature sera lancé parmi les salariés du périmètre concerné, par le CSE, dans les deux mois qui suivent le procès-verbal de carence.

Le Représentant de proximité sera, alors, désigné par le CSE, parmi les candidatures déposées, selon les modalités fixées par le CSE, notamment le mode de scrutin et le calendrier de ces élections.

• Si un périmètre de proximité sur lequel doit être désigné un Représentant de proximité ne comprend aucun salarié volontaire pour occuper la fonction, il sera alors établi un procès-verbal de carence.

Vacance de poste permanente : Après 60 jours d’absence, la procédure de remplacement d’un Représentant de proximité est déclenchée par le CSE, selon les modalités qu’il aura définies.

ARTICLE 3 : FONCTIONNEMENT DE LA REPRÉSENTATION DE PROXIMITÉ

3 – 1 : CRÉDIT D’HEURES ATTRIBUE AUX REPRÉSENTANTS DE PROXIMITÉ

Les Représentants de proximité bénéficient d’un crédit d’heures mensuel nominatif non-mutualisable et non-annualisable alimenté ainsi par l’AHAPS :

Périmètre de proximité	Crédit d’heures mensuel
Pôle Accompagnement – Insertion	5 heures 00
Pôle Protection : MECS	2 heures 30
Pôle Protection : CPA-SAVA- SAA	2 heures 30
Pôle Prévention	2 heures 30

Pour tenir compte de l’étendue géographique et de la distanciation entre les établissements du pôle Accompagnement – Insertion, le crédit mensuel de ce Représentant de proximité est doublé.

En complément des heures de délégation octroyées par l’AHAPS, les Représentants de proximité peuvent recevoir, ponctuellement ou plus régulièrement des heures de délégation de membres élus titulaires du CSE, volontaires, par le biais de la mutualisation. 

Le partage d’heures de délégation des membres élus titulaires du CSE au profit des Représentants de proximité :

Tout élu titulaire du CSE dispose du droit de partager ses heures de délégation au profit d’un ou plusieurs Représentants de proximité.

Toutefois :

• le bénéficiaire du transfert des heures de délégation ne peut se voir créditer sur un mois donné plus d’une fois et demie le crédit d’heures attribué mensuellement aux élus titulaires du CSE ;

• l’élu titulaire qui mutualise ses heures de délégation doit informer, par écrit, la Direction, via le service du Personnel, préalablement à l’utilisation des heures transférées, en respectant un délai de prévenance fixé à 8 jours.

Il précisera aussi l’identité du ou des Représentant(s) de proximité bénéficiaire(s) du partage des heures de délégation et le nombre d’heures attribuées à chacun d’eux au titre de la mutualisation.

La déclaration d’utilisation des heures de délégation :

Les heures de délégation sont utilisées après information du Directeur de pôle dans les meilleurs délais et déclarées sur les bons de représentation prévus à cet effet, remis au Directeur du pôle, lors de la reprise de poste. Ce dernier les contresigne et en remet une copie au Représentant de proximité et au service du Personnel.

Le décompte des temps de représentation :

Le temps dédié par les Représentants de proximité à l’exercice de leurs missions est déduit de leur crédit d’heures, à l’exception :

• Des réunions de travail avec le Directeur de pôle ;

• Des enquêtes après accident de travail ayant entrainé ou pu entrainer des conséquences graves, des enquêtes après reconnaissance d’une maladie professionnelle et celles consécutives à un danger grave et imminent ;

• Des participations au CSE sur invitation du Secrétaire et du Président du CSE ;

• Des temps de déplacement pour se rendre aux réunions et enquêtes citées ci-dessus.

3 – 2 : FORMATION DES REPRÉSENTANTS DE PROXIMITÉ

Après sa désignation, le Représentant de proximité bénéficie d’une formation de 3 jours liée à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail, financée par l’AHAPS, s’il n’en pas déjà bénéficié au cours de la mandature en cours. Le prestataire est choisi par l’AHAPS parmi les organismes habilités.

3 – 3 : RELATIONS ET COMMUNICATION ENTRE LES REPRÉSENTANTS DE PROXIMITÉ ET LE CSE 

Les Représentants de proximité disposent d’un cahier de liaison dans lequel ils enregistrent les réclamations et les demandes individuelles et collectives des salariés de leur périmètre de proximité d’une part et les actions conduites, d’autre part.

Ce cahier de liaison, tenu par le Représentant de proximité, est consultable par les salariés du périmètre de proximité, par le CSE et par le Directeur du pôle selon les modalités définies entre le Représentant de proximité et le Directeur du pôle pour la bonne marche du service ou de l’établissement.

Avant chaque réunion préparatoire du CSE, les Représentants de proximité adressent, à la délégation du personnel au CSE, la copie des pages du cahier de liaison comportant les questions et les réponses inscrites par les salariés, le Représentant de proximité et le Directeur du pôle, entre chaque réunion préparatoire.

Les Représentants de proximité ne participent pas aux séances du CSE sauf en qualité d’invité, à la demande expresse du Secrétaire et du Président. L’ordre du jour précise, alors, cette invitation.

3 – 4 : RELATIONS ET COMMUNICATION ENTRE LES REPRÉSENTANTS DE PROXIMITÉ ET LE DIRECTEUR DU PÔLE

Le cahier de liaison permet au Représentant de proximité de consigner les questions, les observations et les demandes individuelles et collectives des salariés du périmètre de proximité. Le Directeur du pôle y retranscrit ses réponses et les actions qu’il a conduites.

Le Directeur du pôle organise une réunion avec le Représentant de proximité tous les 3 à 4 mois, pour échanger de vive voix sur les demandes individuelles ou collectives remontées dans le cahier de liaison et pour aborder les questions liées à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail des salariés du périmètre de proximité. Les conclusions de ces réunions sont portées dans le cahier de liaison, par le Directeur du pôle, sous huitaine. Le temps consacré à ces réunions n’est pas déduit du crédit d’heures du Représentant de proximité.

Le Représentant de proximité peut, aussi, solliciter une entrevue avec le Directeur du pôle à la suite d’un évènement grave ou pour l’alerter sur un risque majeur.

3 – 5 : AUTRES MOYENS

Communication

Les Représentants de proximité disposent d’une adresse électronique pour communiquer avec les salariés, les membres du CSE ou avec le Directeur du pôle.

Les Représentants de proximité peuvent aussi communiquer avec les salariés du périmètre de proximité par voie d’affichage, sur le panneau dédié au CSE, après validation des communications par la délégation du personnel au CSE.

Libre circulation

Les Représentants de proximité peuvent circuler librement dans les locaux de travail du périmètre de proximité, sous réserve d’en aviser préalablement le Directeur du pôle et de ne pas perturber la bonne marche des établissements ou des services.

Déplacements

Les déplacements effectués pour se rendre dans l’un des services ou des établissements du périmètre sont autorisés :

• Les temps de déplacement sont déduits du crédit d’heures des Représentants de proximité ;

• Les frais afférents au déplacement peuvent être remboursés par le CSE sur son budget de fonctionnement, selon les conditions qu’il aura préalablement fixées.

Les déplacements effectués sur convocation de la Direction sont assimilés à des temps effectifs de travail et les frais afférents à ces déplacements sont pris en charge par l’AHAPS. Un véhicule de service du périmètre de proximité pourra être utilisé par le Représentant de proximité pour ces déplacements effectués à la demande de la Direction, sur autorisation préalable et expresse du chef de service ou du directeur de pôle, après considération des nécessités de service.

Local

Les Représentants de proximité peuvent utiliser le local mis à disposition du CSE pour la tenue de rencontres individuelles ou collectives, après information par mail de la Secrétaire du CSE et selon les modalités fixées par le CSE.

ARTICLE 4 : PROTECTION DES REPRÉSENTANTS DE PROXIMITÉ

Les dispositions légales s’appliquent aux Représentants de proximité.

ARTICLE 5 : DURÉE DE L’ACCORD

5 – 1 : FIN AUTOMATIQUE DU PRÉSENT ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée et cessera de produire ses effets automatiquement à l’issue du mandat de la Délégation du personnel au CSE actuellement en place.

5 – 2 : DÉNONCIATION DU PRÉSENT ACCORD

Le présent accord pourra être dénoncé, par chacune des Parties signataires, moyennant le respect d’un préavis de trois mois. Cette dénonciation sera formulée par lettre recommandée avec accusé de réception adressée à l’ensemble des signataires.

5 – 3 : CADUCITÉ DU PRÉSENT ACCORD

Le présent accord sera réputé caduc si les dispositifs de représentation facultatifs mis en place par l’AHAPS, par voie d’accord d’entreprise, devenaient obligatoires du fait de dispositions légales ou conventionnelles ou encore du fait d’une décision administrative.

Le présent accord deviendrait alors caduc 30 jours après l’entrée en vigueur ou la notification de l’obligation.

ARTICLE 6 : DÉPÔT ET PUBLICITÉ DE L’ACCORD

Le présent accord sera déposé sur la plateforme en ligne TéléAccords de la DIRECCTE et transmis au secrétariat du greffe du Conseil de Prud'hommes du Havre. Il sera aussi publié dans la base de données nationale.

Fait au Havre le 13 avril 2021

Pour le Président et par délégation

Pour le Syndicat CFDT,

Pour le Syndicat CGT,