ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DE LA BASE DE DONNEES ECONOMIQUES ET SOCIALES (BDES) AU SEIN DE LA SOCIETE SAGE S.A.S

ENTRE :

La société SAGE S.A.S, Société par actions simplifiées au capital de 6.750.000 euros, immatriculée au registre du commerce et des sociétés sous le numéro Paris B 313 966 129, dont le siège social est : Immeuble Le 10 place de Belgique – CS 40015 – 92257 La Garenne Colombes ;

Représentée par, agissant en qualité de Directrice des Ressources Humaines

Ci-après dénommée « la Société » ;

D’une part,

ET LES ORGANISATIONS SYNDICALES REPRESENTATIVES SUIVANTES :

La CFTC, représentée par :

Xx

Xx

Xx

La CFDT, représentée par :

Xx

Xx

Xx

La CFE-CGC, représentée par :

Xx

Xx

ci-après désignées « les Organisations syndicales » ;

D’autre part,

ci-après collectivement désignées « les Parties ».

EN PRESENCE DE :

Xx, mandatées par l’organisation syndicale CFTC dans le cadre des négociations sur la BDES au sein de l’entreprise.

Xx, mandatés par l’organisation syndicale CFDT dans le cadre des négociations sur la BDES au sein de l’entreprise.

Table des matières

PREAMBULE 3

TITRE I – CHAMP D’APPLICATION ET OBJET DE L’ACCORD 4

Article 1.1 – Champ d’application 4

Article 1.2 – Objet de l’accord 4

Article 1.3 – Période annuelle de référence 4

TITRE II –ORGANISATION, ARCHITECTURE ET CONTENU DE LA BDES 4

Article 2.1 – Support de mise à disposition de la BDES 4

Article 2.2 – Architecture de la BDES 4

Article 2.3 – Contenu de la BDES 5

TITRE III – MODALITES DE FONCTIONNEMENT DE LA BASE DE DONNES ECONOMIQUES ET SOCIALES 5

Article 3.1 – Périmètre temporel de la BDES 5

Article 3.2 – Mises à jour des données communiquées dans la BDES et consultations du CSE 6

Article 3.2.1 : Mises à jour des données communiquées dans la BDES 6

Article 3.2.2 : Les consultations du CSE 6

TITRE IV – BENEFICIAIRES DE LA BDES ET OBLIGATION DE DISCRETION 7

Article 4.1 – Bénéficiaires 7

Article 4.2 – Obligation de discrétion 7

TITRE V – DISPOSITIONS FINALES 7

Article 5.1 – Clause de rendez-vous 7

Article 5.2 – Durée et entrée en vigueur de l’accord 8

Article 5.3 – Révision, dénonciation de l’accord, reconduction 8

Article 5.4 – Accomplissement des formalités de dépôt de l’accord : 8

PREAMBULE

Le présent accord collectif trouve son origine dans la loi n°2013-504 du 14 juin 2013 relative à la sécurisation de l’emploi, issue de l’Accord National Interprofessionnel du 11 janvier 2013, complétée par le décret 2013-13305 du 27 décembre 2013 et précisée par la circulaire DGT 2014. Ces nombreuses dispositions ont fait de la Base de données économiques et sociales (ci-après, la « BDES ») un outil indispensable à la consultation des Instances Représentatives du Personnel.

L’objectif recherché par ces lois était de renforcer l’information des salariés sur les perspectives et les choix stratégiques de l’entreprise pour renforcer la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences.

L’ensemble des informations intégrées dans la BDES doit ainsi contribuer à donner une vision claire et globale sur la manière dont est produite et répartie la valeur créée par l’activité de l’entreprise. Elle doit également permettre de maintenir et de renforcer un dialogue social de qualité.

L’article 8 de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 réaffirme la possibilité d’adapter la BDES par accord collectif, et notamment de négocier sur les modalités liées à son contenu et à sa mise en œuvre, conformément à l’article L.2312-21 du Code du travail.

La Société Sage S.A.S et les Organisations syndicales se sont rencontrées à plusieurs reprises en vue de la conclusion d’un tel accord collectif.

Au terme de ces négociations, les parties au présent accord se sont entendues afin de mettre en place un accord conclu dans les conditions prévues au premier alinéa de l’article L.2232-12 du Code du travail.

Par ailleurs, le présent accord est conclu dans le cadre de l’article L.2312-21 du Code du travail qui permet aux parties de définir, par accord d’entreprise :

• La nature et la qualité des données regroupées dans la base ;

• L’organisation, l’architecture et le contenu de la BDES ;

• Les modalités de fonctionnement de la BDES, notamment les droits d’accès, le support, ses modalités de consultation et d’utilisation.

TITRE I – CHAMP D’APPLICATION ET OBJET DE L’ACCORD

Article 1.1 – Champ d’application

Le présent accord collectif s’applique à la Société Sage S.A.S France.

Article 1.2 – Objet de l’accord

Il a pour objet de définir le champ d’application, les modalités d’accès, d’actualisation, de confidentialité, de contenu, d’organisation et d’exploitation de la BDES au sein de Sage S.A.S, conformément aux dispositions des articles L.2312-18 et L.2312-21 du Code du travail.

La BDES a vocation à améliorer la lisibilité et l’accessibilité des informations mises à la disposition des membres du Comité Social et Economique et des Délégués Syndicaux au sein de l’entreprise Sage S.A.S, afin de renforcer le dialogue social.

Les parties rappellent les dispositions suivantes de l’article L.2312-18 du Code du travail :

« Une base de données économiques et sociales rassemble l'ensemble des informations nécessaires aux consultations et informations récurrentes que l'employeur met à disposition du comité social et économique ».

Article 1.3 – Période annuelle de référence

Les données fournies dans le cadre de la BDES et correspondant à une période annuelle seront arrêtées en principe en référence à l’année fiscale de la société Sage S.A.S, soit du 1^er octobre N au 30 septembre N+1.

Certaines données pourront être établies en référence à l’année civile, telles que les données liées aux rapports établis par la médecine du travail. Dans cette hypothèse, ces données seront expressément libellées comme telles lors de leur mise à disposition auprès des représentants du personnel.

TITRE II –ORGANISATION, ARCHITECTURE ET CONTENU DE LA BDES

Article 2.1 – Support de mise à disposition de la BDES

Les parties indiquent, à titre informatif, que la BDES, au moment de l’entrée en vigueur de l’accord collectif, sera établie sous la forme d’un fichier numérique au format excel. Ce fichier sera accessible sur un dossier partagé présent sur le réseau d’un serveur commun.

Les parties conviennent expressément que le support informatique choisi est susceptible d’évoluer dans le temps. La Direction informera préalablement les membres ayant accès à la BDES de la mise en place d’un nouveau support, le cas échéant, ainsi que de ses modalités d’accès.

Dans l’hypothèse d’un changement du support de la BDES, la Direction s’engage à ce que le nouveau support permette un accès aisé et un retraitement permettant l’export sous la forme d’un tableau au format numérique pour l’ensemble de ses destinataires.

Article 2.2 – Architecture de la BDES

Le fichier comprenant les données contenues dans la BDES, à la date d’entrée en vigueur du présent accord collectif, comportera quinze onglets, reprenant notamment les neuf thèmes légaux d’ordre public énoncés à l’article L.2312-21 du Code du travail.

 

Les dix-sept onglets intégrés dans le fichier numérique matérialisant la BDES, à la date de la conclusion de l’accord collectif, sont les suivants :

1. L’investissement social ;

2. L’investissement matériel et immatériel ;

3. L’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l’entreprise ;

4. L’ensemble des éléments de la rémunération des salariés et des dirigeants ;

5. Définitions sur les données comprises dans l’onglet

6. Les fonds propres, l’endettement et les impôts ;

7. La représentation du personnel et les Activités sociales et culturelles dans l’entreprise ;

8. La rémunération des financeurs ;

9. Les flux financiers à destination de l’entreprise ;

10. L’utilisation de la sous-traitance et des partenariats par l’entreprise ;

11. Le chiffre d’affaires par produits ;

12. Les indicateurs clés de performance (« KPI ») ;

13. Le taux de renouvellement des produits vendus dans l’entreprise (« Renewal rate ») ;

14. Les acquisitions de nouveaux clients (« NCA ») ;

15. Le chiffre d’affaires cumulatif (« CA ») ;

16&17) Le transferts financiers inter-sociétés intra-groupe (2 onglets).

Article 2.3 – Contenu de la BDES

Les parties conviennent expressément que le contenu exhaustif de la BDES correspond à l’ensemble des données répertoriées dans le fichier Excel tel que défini à l’article 2.1 et annexé au présent accord.

Il est entendu que ces données pourront être amenées à évoluer compte-tenu des changements internes à l’entreprise et des dispositions législatives et réglementaires en vigueur, afin de refléter la réalité des données sociales et financières. Cette évolution doit n’avoir pour objet que de remplacer des données obsolètes par des informations ayant le même objet, la même pertinence et le même niveau de détail.

Dans le cadre de l’article L.2312-19 du Code du travail, les Parties conviennent expressément que les données comprises dans la BDES, telles qu’identifiées dans le document annexé au présent accord, tiennent lieu de bilan social. En conséquence, il n’existe plus d’obligation pour la Société de transmettre un bilan social au CSE pour qu’il soit suffisamment informé en vue de la consultation annuelle sur la politique sociale de l’entreprise. Ce bilan social sera matérialisé par les onglets 1, 3, 5 et 6 du fichier susmentionné.

Dans le cadre de l’article L. 2312-19 du Code du travail, les Parties conviennent expressément que les données comprises dans la BDES, telles qu’identifiées dans le document annexé au présent accord, remplacent certaines informations mentionnées au II de l’article L. 2312-26 du Code du travail. Il est entendu que, du fait de la mise à disposition des données comprises dans la BDES, il n’existe plus d’obligation pour la société de transmettre au CSE, pour qu’il soit suffisamment informé en vue de la consultation annuelle sur la politique sociale de l’entreprise, les données mentionnées aux 1°, 2°, 5° a), 5° b), 6°, 8° et 9° du II de l’article L. 2312-26 du Code du travail.

TITRE III – MODALITES DE FONCTIONNEMENT DE LA BASE DE DONNES ECONOMIQUES ET SOCIALES

Article 3.1 – Périmètre temporel de la BDES

Les parties conviennent que l’ensemble des données contenues dans la BDES porteront sur :

• Les trois années fiscales précédentes ;

• Des tendances générales pour l’année en cours sur certaines données limitativement identifiées, à savoir les données surlignées en rouge dans le fichier annexé au présent accord d’entreprise, ainsi que sur le budget global de l’entreprise.

A la date de son entrée en vigueur, les données intégrées dans la BDES porteront sur l’année en cours (2020) ainsi que les trois années précédentes.

Par ailleurs, l’ensemble des informations seront présentées sous forme de données chiffrées, sauf quand elles nécessitent d’être rédigées sous forme de texte.

S’agissant des données prévisionnelles pour l’année en cours, celles-ci seront présentées sous la forme de tendances générales, par signalétique. 5 signes seront utilisés, correspondant respectivement à une baisse forte, une baisse faible, une stagnation, une hausse faible et une hausse forte : -- / - / = / + / ++

Ces données prévisionnelles auront vocation à être commentées et explicitées à la demande des représentants du personnel.

Article 3.2 – Mises à jour des données communiquées dans la BDES et consultations du CSE

Article 3.2.1 : Mises à jour des données communiquées dans la BDES

La BDES sera accessible et complétée au plus tard le 30 septembre 2020. Les utilisateurs de celle-ci en seront dûment informés par la Direction de la société.

Par ailleurs, les parties conviennent que le contenu de la BDES sera mis à jour annuellement, à l’issue de l’exercice fiscal de la Société.

Chaque trimestre seront actualisées les données relatives aux effectifs, aux absences longues, aux embauches, aux sorties, au turn-over et à l’absentéisme. La liste exhaustive des données qui seront fournies trimestriellement est comprise dans le document « Tableau de bord trimestriel CSE », annexé au présent accord.

Ces données seront disponibles au plus tard :

• Trois mois après le début de l’exercice fiscal s’agissant des données prévisionnelles sociales et financières ;

• Six mois après le terme de l’exercice fiscal de la société pour les données fournies annuellement ;

• Six semaines après le terme du trimestre pour les données fournies trimestriellement.

Article 3.2.2 : Les consultations du CSE

Conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, le CSE dispose d’un délai d’examen suffisant devant lui permettre d’exercer utilement sa compétence, et de rendre un avis éclairé lorsqu’il est consulté.

Ces délais sont de :

• Un mois pour les consultations auxquelles le Code du travail n’a pas fixé de délai spécifique ;

• Deux mois en cas d’intervention d’un expert.

Pour l'ensemble des consultations mentionnées au présent Code pour lesquelles la loi n'a pas fixé de délai spécifique, le délai de consultation du CSE court à compter de la communication par la Direction des informations nécessaires aux membres du CSE via la mise à disposition dans la BDES des données, au plus tard cinq jours avant la réunion.

Ces informations pourront être complétées, le cas échéant, pour permettre la mise à disposition des informations nécessaires aux consultations récurrentes et ponctuelles du CSE.

A l’expiration des délais fixés par le Code du travail, le CSE est réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif.

L’ajout ou la modification de données dans la BDES fait l’objet d’une notification auprès des représentants du personnel concernés.

TITRE IV – BENEFICIAIRES DE LA BDES ET OBLIGATION DE DISCRETION 

Article 4.1 – Bénéficiaires

Les parties conviennent que l’ensemble des représentants du personnel élus au Comité social et économique de la société SAGE, titulaires comme suppléants, ainsi que les représentants syndicaux à ce comité et les Délégués syndicaux présents dans l’entreprise auront accès aux données présentes dans la BDES. Les représentants de proximité peuvent bénéficier des données renseignées dans le fichier trimestriel relatif aux effectifs, mentionné à l’article 3.2.1, concernant le site dont ils représentent les salariés.

Les parties conviennent expressément que l’accès à la BDES est autorisé pour la durée pendant laquelle le collaborateur concerné bénéficie du mandat lui donnant droit à cet accès. En cas de cessation de mandat, les droits d’accès à la BDES seront retirés.

Par ailleurs, pour le bon fonctionnement de la BDES, la Direction de l’Entreprise en autorise l’accès à toutes les personnes qui contrôlent la fiabilité des informations, les mettent à jour et assurent la maintenance de la Base de données. 

Article 4.2 – Obligation de discrétion

En application des dispositions légales en vigueur, les utilisateurs accédant à la BDES demeurent soumis à une obligation de discrétion.

Par ailleurs l’ensemble des bénéficiaires visés au premier article du Titre IV du présent accord sont tenus à une obligation de discrétion renforcée à l’égard des informations contenues dans la base de données revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par la Direction.

Conformément à l’article L.2312-18 du Code du travail, la mise à disposition des éléments transmis vaut communication des rapports et informations au comité.

Ont notamment un caractère confidentiel les données présentes dans les onglets suivants :

• L’ensemble des éléments de la rémunération des salariés et des dirigeants ;

• Les flux financiers à destination de l’entreprise ;

• L’utilisation de la sous-traitance et des partenariats par l’entreprise ;

• Le chiffre d’affaires par produits ;

• Les indicateurs clés de performance ;

• Le taux de renouvellement des produits vendus dans l’entreprise ;

• Les acquisitions de nouveaux clients ;

• Le chiffre d’affaires cumulatif ;

• Les transferts financiers inter-sociétés intra-groupe (2 onglets).

Le respect de ces obligations est essentiel pour le bon fonctionnement de la BDES. En cas de manquement à cette obligation, les bénéficiaires s’exposent aux conséquences civiles et pénales prévues par le droit applicable. Les données déjà publiques ne sont pas concernées.

TITRE V – DISPOSITIONS FINALES

Article 5.1 – Clause de rendez-vous

Les parties conviennent de se rencontrer, à la demande de l’une d’entre elles, chaque année à compter de l’entrée en vigueur du présent accord, afin de réévaluer les termes de celui-ci s’agissant des indicateurs fournis dans la BDES, et, le cas échéant, les modifier.

Les parties conviennent que la période du 1^er avril au 30 juin est la plus pertinente pour l’ensemble des acteurs afin de mener cette réévaluation.

Article 5.2 – Durée et entrée en vigueur de l’accord

Le présent accord prendra effet au 1^er août 2020. Il est conclu pour une durée de trois ans.

Article 5.3 – Révision, dénonciation de l’accord, reconduction

Le présent accord pourra faire l'objet d’une révision totale ou partielle par l'employeur et les organisations syndicales de salariés dans les conditions fixées par l’article L. 2261-7-1 du Code du travail.

Si un avenant de révision est valablement conclu, ses stipulations se substitueront de plein droit aux stipulations du présent accord qu’il modifie.

Le présent Accord pourra être dénoncé par l'une ou l'autre des parties, conformément aux dispositions légales applicables.

Lorsqu’aucune partie signataire du présent accord n’aura manifesté sa volonté de réviser les stipulations du présent accord dans les trois années à compter de son entrée en vigueur, celles-ci seront immédiatement reconduites.

Article 5.4 – Accomplissement des formalités de dépôt de l’accord :

Les formalités de dépôt du présent accord seront réalisées conformément aux dispositions légales et conventionnelles. Ainsi :

• un exemplaire sera déposé au greffe du Conseil de Prud’hommes compétent.

• un dépôt sera réalisé auprès de la DIRECCTE sur la plateforme de téléprocédure du ministère du Travail accessible à l’adresse suivante : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

• un exemplaire sera déposé auprès de L’Observatoire Paritaire de la Négociation Collective de la Convention collective nationale des bureaux d’études techniques, cabinets d’ingénieurs-conseils et sociétés de conseil.

Fait à la Garenne Colombes, le 16 juillet 2020

Pour l’entreprise Sage SAS

Pour la délégation CFTC

Xx

Xx

Xx

Pour la délégation CFDT

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Xx

Xx

Pour la délégation CFE-CGC

Xx

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