Accord d'entreprise "ACCORD SUR LE TELETRAVAIL" chez TAN - TAN'AIR - TAN INFO - HANDI'TAN - PROXITAN - NAVIBUS - STE D'ECONOMIE MIXTE DES TRANSPORTS EN COMMUN DE L'AGGLOMERATION NANTAISE SEMITAN (Siège)

Accord sur le télétravail

Entre la SEMITAN,

d’une part,

et les sections syndicales des organisations syndicales représentatives au sein de la SEMITAN, CFDT, CGT, SUD Solidaires, et CFE-CGC.

d'autre part,

Préambule – Objet de l’accord :

La crise sanitaire a obligé chaque entreprise à s’adapter à de nouvelles conditions de travail dont le télétravail, permettant ainsi de poursuivre l’activité à distance.

Le présent accord a pour objet de définir les conditions de mise en œuvre du télétravail au sein de la SEMITAN.

Dans le cadre des dispositions des articles L.1222-9 à L.1222-11 du code du travail, le présent accord a également pour objet de définir les différentes formes de travail à distance applicables au sein de l’entreprise, dont le périmètre est plus large que le télétravail.

1 - DEFINITION DU TRAVAIL A DISTANCE

Le travail à distance est une forme d'organisation du travail, dans laquelle une activité qui aurait également pu être exécutée dans les locaux de l'entreprise, est effectuée par un salarié hors de ces locaux, de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

Le travail à distance peut s’effectuer au sein du domicile du salarié, d’un lieu privé ou d’un tiers lieu différent du lieu habituel de travail.

La mise en place du télétravail peut répondre aux situations suivantes :

1° Le télétravail régulier, comme modalité pérenne d’organisation du travail ;

2° Le télétravail exceptionnel pour répondre :

- soit à des situations individuelles exceptionnelles strictement ponctuelles et circonscrites dans le temps ;

- soit à des circonstances collectives exceptionnelles définies à l’article 4.

Les parties au présent accord rappellent que le télétravail n’a pas de caractère obligatoire (sauf situation exceptionnelle sanitaire ou autre) et un collaborateur qui, pour des considérations qui lui sont propres, ne souhaite pas télétravailler, le peut sans avoir à se justifier.

2 - ELIGIBILITE

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la Semitan répondant aux conditions d’éligibilité suivantes :

2.1 Eligibilité du salarié

Le télétravail est applicable à toute l’entreprise pour les agents qui justifient :

• d’au moins 6 mois de présence

• d’une capacité à travailler à distance de façon régulière

• d’exercer des fonctions ayant des activités dites éligibles.

L’absence d’au moins un des critères justifie la non-possibilité de télétravailler

2.2 Eligibilité des activités :

Les critères d’éligibilité des activités sont, entre autres :

• la nature de l’activité, qui peut être ou non réalisée en télétravail. Sont ainsi exclues toutes les activités exercées exigeant, par nature, une présence physique dans les locaux de l’entreprise ;

• la configuration de l’équipe ou du service (effectif, jour travaillé, …)

• les tâches n’impliquant pas l’accès et /ou le traitement de certaines données à caractère confidentiel soumises à des conditions de sécurité.

Les parties rappellent que l’exercice de l’activité du salarié en télétravail ne doit pas aller à l’encontre de la bonne continuité du service ou de la bonne réalisation de la mission. Le télétravail revêt un caractère volontaire et réversible pour le salarié comme pour l’employeur.

3 - ORGANISATION DU TELETRAVAIL

Le lieu habituel de travail reste les locaux de la SEMITAN.

3.1 Lieu de réalisation du travail à distance

Le lieu retenu pour la réalisation de l’activité en télétravail doit :

• Disposer d’une connexion internet compatible avec l’exercice d’une activité professionnelle. Une connexion par point d’accès mobile du téléphone professionnel ne remplit pas la condition de la connexion internet. De plus elle doit être exceptionnelle dans la limite du forfait alloué. En cas de dépassement sans justification du forfait DATA celui-ci pourra être suspendu par l’entreprise.

• Être doté d’une installation électrique conforme dans le cadre de l’exercice du télétravail.

• Être couvert par une assurance multirisques habitation incluant la garantie responsabilité civile au nom du salarié ou du propriétaire (le salarié ou le propriétaire du lieu privé doit avoir informé son assureur qu’il y exerce partiellement son activité en télétravail).

• Garantir la qualité des conditions de travail par le biais d’un espace dédié approprié à la réalisation du travail, à la concentration et conforme aux impératifs de confidentialité exigés par le travail.

• Être sur le territoire de la France métropolitaine.

• Permettre pour les fonctions soumises à la continuité d’activité un retour sur site rapide en cas de difficultés de connexions.

Le salarié atteste sur l’honneur de l’ensemble des conditions précitées lors de sa demande de souscription.

En cas de changement de lieu de télétravail, le collaborateur est tenu d’en informer l’employeur et devra s’assurer pour poursuivre l’organisation en télétravail que ce nouveau lieu en permettra l’exercice.

3.2 Rythme

Tout salarié volontaire éligible au travail à distance au regard de l’article 2 pourra réaliser son travail à distance avec une présence minimale de 3 jours par semaine sur son site de travail habituel.

Ainsi en cas d’absence à son poste de travail sur une même semaine, le temps de télétravail sera réduit et ce quel qu’en soit le motif (congés, formation, délégation, maladie…).

Le but est de maintenir durablement le lien social au sein du collectif, concilier les habitudes et rythmes de l’équipe avec l’organisation et assurer une continuité de service efficiente.

Dans ce même objectif le manager peut également déterminer qu’une journée de la semaine n’est pas ouverte au travail à distance.

La planification des jours travaillés à distance peut être fixe ou non, le salarié indique son souhait lors de sa demande de passage en télétravail.

Celle-ci est formalisée entre le manager et le salarié dans le cadre de leur convention de travail à distance.

Les jours de travail à distance sont planifiés dans un délai de prévenance de 8 jours, sauf commun accord des parties.

Lorsque l’activité requiert une présence physique d’une partie des salariés, le manager peut modifier et adapter de manière ponctuelle les jours de travail à distance en conséquence.

Les journées de télétravail pourront alors être annulées ou déplacées, sans report possible au-delà de la semaine en cours. Le manager devra en informer le salarié 8 jours à l’avance et 24h en cas d’événements exceptionnels ou d’urgence.

Pour les salariés en temps partiel, les journées de présence sur site seront fixées proportionnellement à leur temps de travail sans toutefois ne pouvoir être inférieur à 2 jours de présence sur site.

Ces modalités peuvent être adaptées en cas de situations spécifiques légitimées par l’état de santé du salarié justifié par l’avis d’aptitude de la médecine du travail notamment pour les femmes enceintes.

Pour les salariés en mi-temps thérapeutique ou en situation de handicap, le rythme du télétravail, sera adapté, après étude de l’organisation avec son responsable hiérarchique et en cohérence avec les recommandations du médecin du travail.

4 - CONDITIONS EXCEPTIONNELLES DE PASSAGE EN TELETRAVAIL

En cas d’épisode de pollution mentionné à l’article L.223-1 du Code de l’environnement (associé à des consignes des services de l’Etat sur la limitation des déplacements), d’intempéries majeures ou de grèves dans les transports en communs publics, le télétravail peut être organisé de manière exceptionnelle pour des salariés ayant la possibilité matérielle et fonctionnelle de télétravailler dans les conditions du présent accord mais ne bénéficiant pas du télétravail régulier ou n’étant pas planifiés en télétravail pour la ou les journées impactées par l’épisode.

Ce télétravail exceptionnel devra être autorisé par le manager au plus tard et dans la mesure du possible la veille de la journée télétravaillée. Le manager devra s’assurer des missions qui pourront être réalisées lors de la ou des journées de télétravail exceptionnel.

En cas de crise sanitaire et de mesures gouvernementales préconisant le travail à distance et la limitation des déplacements, une organisation exceptionnelle pourra être mise en place en fonction du contexte.

5 - PRINCIPE DE VOLONTARIAT

Conçu comme une mesure d’amélioration des conditions de travail, le télétravail est un choix individuel. Il résulte d’un double accord : volontariat de l’agent, et validation de son responsable hiérarchique.

Le fait qu’un ou des agents travaillent à distance doit être une mesure positive ou a minima neutre pour tous. Elle ne doit pas constituer une contrainte tant pour la hiérarchie que pour l’équipe qui devra valider le télétravail des membres de l’équipe (Intérêt du service…).

6 - MISE EN ŒUVRE

6.1 Demande et réponse

Le salarié est à l’origine de la demande de télétravail, cette dernière doit être faite par écrit (mail ou courrier) auprès de son responsable hiérarchique au moins deux mois avant la mise en place du travail à distance.

Un ou plusieurs entretiens (si nécessaire) doivent être réalisés entre le salarié et le manager pour échanger et définir les modalités de travail à distance.

Le hiérarchique peut refuser d’accorder le bénéfice du télétravail à un salarié qui occupe un poste éligible mais il doit motiver sa réponse par des éléments objectifs et non discriminatoires.

La réponse du hiérarchique doit se faire dans les 2 mois suivant la demande. Une absence de réponse ne vaut pas acceptation ou refus.

La ligne hiérarchique ou le référent télétravail peuvent être sollicités en cas de non-réponse du manager direct pour apporter une réponse au plus tôt.

6.2 Modalités contractuelles

Un avenant au contrat de travail sur la mise en place du travail à distance sera alors rédigé par la Direction des Ressources Humaines et envoyé au salarié pour signature.

Sauf conditions définies à l’article 4 du présent accord, aucune organisation de travail à distance ne peut être mise en place sans avenant au contrat de travail.

Une convention de travail à distance vient compléter l’avenant. Celle-ci définit les modalités d’exercices et les règles de fonctionnement convenus entre le salarié et le manager. Elle est soumise à la Direction des Ressources Humaines pour vérification de conformité et annexée à l’avenant.

Le support de convention sera disponible auprès du référent télétravail.

6.3 Période probatoire

Il est prévu une période probatoire de 3 mois pendant laquelle chacune des parties peut mettre fin à cette organisation du travail moyennant un délai de prévenance d’au moins 8 jours.

À l’issue de cette période probatoire un entretien est réalisé entre l’agent et son responsable afin de réaliser un bilan (avantages et contraintes pour chacun) ayant pour but de :

• confirmer la poursuite,

• modifier les modalités

• ou mettre fin au travail à distance

Les éléments sont indiqués sur la convention et transmis à la Direction des Ressources Humaines.

6.4 Suspension et réversibilité

Le télétravail pourra être suspendu dans le respect d’un délai de prévenance de 8 jours, durant une période à déterminer expressément en fonction des motivations conduisant à cette suspension.

L’agent qui renonce temporairement ou définitivement à télétravailler est maintenu sur le site qui était le sien antérieurement à la période de travail à distance.

Au-delà de l’engagement initial, l’agent ou son responsable peut à tout moment mettre fin au télétravail. La demande est signifiée par l’une ou l’autre des parties par courriel, lettre remise en main propre ou lettre recommandée.

Cette décision sera motivée par la partie qui mettra fin au télétravail.

La cessation du télétravail prendra effet à compter de la date déterminée par les deux parties.

Une lettre avenant mettra fin à la contractualisation du télétravail.

En cas de désaccord, celle-ci sera effective deux mois après notification par l’une ou l’autre des parties.

Le télétravail pourra être immédiatement et définitivement suspendu notamment pour les raisons suivantes :

- si le salarié contrevient aux règles de sécurité du Système d’Information de l’entreprise

- si le salarié ne respecte pas les règles d’organisation du télétravail, telle que la déclaration des jours de télétravail

• Si l’intérêt du service l’exige

Les équipements et autres avantages liés au travail à distance seront également suspendus et à restituer.

6.5 Bilan annuel

Chaque année le manager et le salarié concernés par le télétravail feront un bilan de fonctionnement qui prendra en compte les interactions avec le service.

A la suite de ce bilan les modalités d’organisation pourront être modifiées ou suspendues selon les dispositions prévues à l’article 6.4.

La convention sera amendée si nécessaire et retransmise à la Direction des Ressources Humaines.

Ce bilan pourra être réalisé à l’occasion des entretiens annuels.

7 - EQUILIBRE VIE PROFESSIONNELLE ET VIE PRIVEE

7.1 Horaires et contact

Le salarié en travail à distance conserve ses horaires habituels de travail avec la possibilité d’aménagements en concertation avec le service et le manager.

Le salarié pourra donc être contacté à tout moment inclus dans ses horaires habituels ou aménagés.

Il est rappelé que dans toutes les situations, les règles relatives aux durées maximales de travail et aux repos devront être strictement respectées.

La réalisation d'heures supplémentaires ne peut être effectuée qu'à la demande ou avec l'autorisation formelle et préalable de la hiérarchie.

Afin de faciliter le fonctionnement de l’équipe en toute confiance et transparence, les salariés travaillant à distance partageront la visualisation de leur agenda électronique avec leur équipe.

Les salariés et managers seront vigilants à être clairs sur leur disponibilité effective pendant leurs horaires de travail, notamment par l’utilisation des statuts de présence des outils numériques. Ces statuts permettent à tout un chacun de faire savoir et de savoir à quel moment les interactions sont possibles.

L’utilisation d’adresse mail ou de numéro téléphone personnel (portable ou fixe) à des fins professionnelles est proscrite, sauf exception particulière.

7.2 Charge de travail et contrôle

La charge de travail et les critères de résultat du télétravailleur sont équivalents à ceux des agents travaillant au sein des locaux de l’entreprise.

Le télétravailleur s’engage à accomplir, le même travail en quantité et qualité que sur son lieu de travail habituel.

Il est de la responsabilité du hiérarchique direct de s’assurer que le travail fourni par l’agent est conforme aux attentes définies au préalable, et que la charge de travail est absorbable.

A cet effet, le responsable mettra en place les modalités de compte rendu ou de liaison entre lui et le salarié en télétravail.

Un contrôle peut s’exercer sur le temps de travail (par contacts téléphoniques et électroniques) et sur les résultats quantitatifs et qualitatifs du travail, comme c’est le cas pour l’ensemble des salariés.

8 - EQUIPEMENTS ET ENGAGEMENTS DES PARTIES

8.1 Equipements et matériels

Tout salarié souhaitant travailler à distance est doté du matériel nécessaire à l’exercice de son activité professionnelle à distance tel que : ordinateur portable, accès distant par VPN…. L’accès à distance par VPN sera interrompu en cas de suspension du contrat de travail tel que maladie, congés sans solde, … supérieure à 1 mois calendaire.

Les matériels mis à disposition du salarié restent la propriété de l’employeur.

L’employeur assume la responsabilité des coûts liés à la perte ou à la détérioration des équipements mis à disposition du salarié qui travaille à distance. En cas de panne ou de dysfonctionnement de ces équipements de travail, le salarié doit en aviser immédiatement l’assistance informatique puis son manager selon les procédures en vigueur.

Par ailleurs, le salarié qui exerce son activité à distance s’engage à prendre soin des équipements qui lui sont confiés. Il est responsable de l’utilisation du matériel informatique mis à sa disposition ainsi que du respect des règles de sécurité du Système d’Information de l’entreprise.

Le salarié s’engage à respecter la Charte d’utilisation du Système d’Information en vigueur dans l’entreprise.

L’entreprise mettra à disposition des salariés et managers un guide des bonnes pratiques du télétravail et de l’utilisation des outils numériques.

Des sensibilisations et des tutos seront mis à disposition des salariés.

L’assistance informatique restera à la disposition de l’ensemble des salariés y compris à distance pour les accompagner en cas de difficultés.

8.2 Bureaux

La mise en place du télétravail et de l’indemnisation liée rentreront en compte dans la réflexion que l’entreprise pourra mener sur les règles d’affectation des bureaux individuels ou collectifs.

Un salarié bénéficiant du télétravail sur au moins 2 journées par semaine pourra ne plus être attributaire d’un bureau individuel.

8.3 Assurance

L’entreprise garantit les dommages qui pourraient résulter des conséquences des actes du télétravailleur à son domicile, dès lors que celui-ci démontre qu’ils découlent directement de son activité télétravaillée, ainsi que, le cas échéant, le vol du matériel mis à disposition.

Dans le cadre de ses fonctions, la responsabilité civile du télétravailleur est couverte par l’entreprise de la même façon que s’il travaillait dans les locaux de l’entreprise.

Tout sinistre subi doit être déclaré dès survenance à la direction d’affectation du télétravailleur et à la Direction des Ressources Humaines.

8.4 Indemnisation

Une indemnisation forfaitaire liée aux frais inhérents au télétravail sera versée au salarié. Le montant sera défini dans le cadre de la NAO.

Le versement de cette allocation se fera mensuellement, sous réserve des jours effectivement télétravaillés et déclarés par le salarié et ce dans la limite du barème URSSAF en vigueur.

Les salariés effectuant du travail déporté dans les locaux de l’entreprise ne bénéficieront pas de l’indemnisation forfaitaire. Il en est de même pour les jours de télétravail effectués dans le cadre de l’article 4 du présent accord et pour les salariés effectuant du travail à distance sans avenant.

Le mode de déclaration sera défini au niveau de la Semitan et la vérification de la conformité revient au manager de chaque salarié déclarant son activité.

9 - MAINTIEN DES DROITS ET NON DISCRIMINATION

9.1 Principe général

Les salariés en travail à distance bénéficient des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable et travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Le salarié en situation de télétravail est tenu de respecter les mêmes obligations que celles auxquelles il est soumis dans l’exercice de ses activités professionnelles lorsqu’elles sont réalisées dans les locaux de l’entreprise.

9.2 Formation et carrière

Les salariés en télétravail ont les mêmes accès à la formation et aux possibilités de déroulement de carrière, définis au sein de la Semitan, que les autres salariés en situation comparable qui travaillent dans les locaux de l’entreprise.

9.3 Santé au travail

Le salarié en télétravail est soumis aux mêmes mesures d'hygiène et de sécurité que sur son lieu de travail habituel. Il bénéficie des dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et la sécurité au travail.

L'employeur veille à leur strict respect, tel que prévu dans le Code du travail et les textes applicables.

9.3.1 Accident de travail et trajet

Le travail à distance, repose sur la confiance entre le salarié et son manager : c’est dans ce cadre que sont déclarés les accidents du travail.

Un accident survenant sur le lieu où est exercé le télétravail, pendant l’exercice de l’activité professionnelle, notamment sur les plages horaires de travail, sera présumé être un accident du travail. Le salarié devra respecter les procédures de déclaration de la SEMITAN et prévenir/faire prévenir dans les meilleurs délais sa hiérarchie, par tout moyen, et dans les mêmes conditions qu’en cas d’accident de travail sur le lieu de travail habituel.

Il n’y a pas d’accident de trajet lors de situation de travail à domicile ou tout autre lieu privé.

En cas de travail à distance dans un lieu de coworking, l’accident de trajet sera pris en compte sous réserve que le lieu de coworking ait été déclaré au préalable.

9.3.2 Rôle de la médecine du travail

La médecine du travail sera informée si un salarié est en télétravail régulier. Un point sera fait avec le salarié lors de ses visites médicales.

10 - REFERENT TELETRAVAIL

Dans sa volonté d’accompagner les salariés et managers dans la mise en œuvre et réalisation du travail à distance, la Semitan définit un Référent Télétravail. Ce référent aura un rôle de conseil et soutien afin :

• D’assurer la médiation et conciliation si nécessaire

• De garantir l’homogénéité des pratiques du travail à distance

• De garantir l’équité de traitement entre les salariés

Pour la partie équipement informatique et résolution de problèmes liés aux outils informatiques, l’Assistance informatique assurera l’accompagnement comme pour les salariés n’effectuant pas de travail à distance.

Le Référent Télétravail ne se substitue pas aux rôles et responsabilités de chacun notamment ceux de managers et RH.

11 - SUIVI DE L’ACCORD

Un bilan annuel sur l’état du travail à distance au sein de la Semitan sera effectué et présenté au CSE en même temps que le bilan social. Ce bilan présentera le nombre de collaborateurs en télétravail au sein de l’entreprise et le nombre de jours total de télétravail effectué. Ce bilan sera l’occasion d’échanger sur le fonctionnement du télétravail à la Semitan. Son format pourra évoluer en fonction des besoins et des capacités de réponse.

12 - CLAUSES GENERALES

Date d’application de l’accord

Le présent accord prend effet au premier jour du mois qui suit sa signature, et ce, pour une durée indéterminée.

Validité de l’accord

La conformité du présent accord est soumise au respect des règles légales de validité des accords d’entreprise.

A défaut, l’accord n’est pas valable et sera réputé non écrit.

Formalités de dépôt

Conformément aux dispositions légales en vigueur, le texte sera déposé, par la SEMITAN, par voie dématérialisée via la plateforme en ligne Téléaccords. Un exemplaire sera adressé au Secrétariat du Greffe du Conseil de Prud'hommes du lieu de conclusion et à chacune des parties.

Fait à NANTES, le 2 mars 2022

La SEMITAN 

Les organisations syndicales signataires : CFDT, CGT, SUD SOLIDAIRES, CFE-CGC.