SOMMAIRE

SOMMAIRE 1

I. PREAMBULE 2

CHAPITRE 1 – Cadre juridique, définitions et enjeux 2

Article 1 : Cadre juridique et champ d’application 2

Article 2 : Définitions 3

Article 3 : Enjeux 3

CHAPITRE 2 – Les dispositifs de télétravail applicable chez IFF 4

Article 1 : Le télétravail régulier 4

Article 1.1 – Le principe du double volontariat 4

Article 1.2 – Nombre de jours d’exercice du télétravail 4

Article 1.3 – Eligibilité 5

Article 1.4 – Modalités de mise en œuvre 6

Article 1.5 – Cas spécifique des fonctions dites « Client facing » 8

Article 1.6 – Réversibilité et suspension 8

Article 2 : Le travail occasionnel à distance et choisi 9

Article 2.1 : Eligibilité 9

Article 2.2 : Principes applicables 9

Article 2.3 : Modalités de mise en œuvre 9

Article 3 : Le télétravail ponctuel pour des situations individuelles ou collectives exceptionnelles 9

Article 3.1 – Le télétravail contraint et ponctuel pour des situations collectives exceptionnelles 9

Article 3.2 – Le télétravail ponctuel pour des situations individuelles particulières 10

CHAPITRE 3 : Modalités d’accompagnement et dispositions communes des nouveaux modes de travail 11

Article 1 – Lieu d’exercice du télétravail et du travail ponctuel à distance 11

Article 2 – Santé et sécurité des télétravailleurs 11

Article 2.1 - Plages de disponibilité et droit à la déconnexion 11

Article 2.2 – Gestion du temps de travail et de la charge de travail 12

Article 2.3 – Les modalités d’accompagnement de ces nouveaux modes de travail 13

Article 2. 4 - Aides à l’adaptation des conditions de travail à distance 15

Article 2.5 – Précisions en matière d’assurance individuelle et d’accident de travail 16

Article 3 – Droits et obligations du télétravailleur 16

Article 3.1 - Egalité de traitement : 16

Article 3.2 - Obligations du télétravailleur : 17

Article 4 – L’exercice du droit syndical 17

Article 4.1 – Tenue et organisation des réunions d’instances 17

Article 4.2 – Accès à l’information syndicale et CSE panneaux dématérialisés 17

CHAPITRE 4 – Dispositions finales 18

Article 1 – Modalités de suivi et d’interprétation de l’accord 18

Article 2 – Entrée en vigueur, durée, modalités de publication et révision 18

PREAMBULE

Depuis plusieurs années, IFF a développé une politique de mobilité, permettant à une partie de ses salariés d’être en mesure de travailler en quelque lieu que ce soit et en toute circonstance, en mettant à disposition des environnements et technologies adaptés.

Se sont développées, avec une souplesse d’organisation et de mise en œuvre, des pratiques diverses de travail « en dehors des murs de l’entreprise ». Ce terme recouvre différents formats qui sont par essence non réguliers et ont été regroupés sous le terme commun de « travail à distance » comprenant notamment : le travail sur site client, sur plusieurs sites IBM et également « occasionnellement à domicile », au sens large du terme. Ces formats répondent soit à des besoins professionnels (tel que la mobilité chez des clients et sites IBM), soit à des besoins d’organisation personnelle des salariés pour notamment améliorer leur équilibre vie privée vie professionnelle (par exemple afin de limiter les temps de trajet). Ces pratiques s’intègrent pleinement dans la démarche de qualité de vie au travail d’IFF.

Les demandes des organisations syndicales représentatives de contractualisation de l’organisation du travail à distance puis la crise sanitaire liée à la pandémie de Covid-19, qui a notamment conduit le gouvernement à mettre en place un confinement généralisé en mars 2020, est venue bouleverser le fonctionnement des entreprises et les modalités d’organisation du travail. Elle s’est traduite par la mise en place d’un travail à distance contraint pour des raisons sanitaires. C’est dans ce contexte que les parties au présent accord ont donc convenu de la nécessité de négocier un accord d’entreprise relatif aux nouveaux modes de travail au sein d’IFF, et plus spécifiquement du télétravail.

Le présent accord a pour objectif :

• D’instituer et encadrer juridiquement la pratique du télétravail qui a connu un bouleversement sans précédent au cours de l’année 2020 ;

• De pérenniser la souplesse d’organisation actuelle s’appliquant à l’ensemble des salariés et qui contribue à un meilleur équilibre vie privée / vie professionnelle ;

• De porter une attention particulière à la santé et la sécurité des salariés concernés ainsi qu’au maintien indispensable du collectif de travail.

CHAPITRE 1 – Cadre juridique, définitions et enjeux

Article 1 : Cadre juridique et champ d’application

L’accord-cadre européen du 16 juillet 2002 et transposé en droit français par l’accord national interprofessionnel (ANI) du 19 juillet 2005 fournissent un cadre juridique au télétravail. Celui-ci est enrichit par les dispositions légales et règlementaires issues de la loi n° 2012-387 du 22 mars 2012, de l’ordonnance n° 2017-1387 du 22 septembre 2017 et de la loi de ratification du 29 mars 2018. Le présent accord s’appuie également sur les dispositions de l’ANI du 26 novembre 2020.

Dans le cas où un nouvel accord national interprofessionnel, entrant dans le champ d’application d’IFF, serait signé, les dispositions plus favorables au présent accord trouveraient à s’appliquer.

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés d’IFF selon les modalités décrites ci-dessous.

Article 2 : Définitions 

En application des dispositions de l’article L1222-9 du Code du travail, « le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication ».

Il est précisé que le travail exécuté dans les locaux d’un client n’est pas considéré comme du télétravail mais comme étant du travail présentiel.

Dans un souci de rendre le télétravail souple et accessible au plus grand nombre, les parties conviennent de la mise en place des dispositifs suivants :

• Le télétravail régulier (« travail hybride ») : dispositif choisi et flexible, dont les modalités sont déterminées au Chapitre 2, article 1 du présent accord.

• Le travail occasionnel à distance choisi : dispositif dont les modalités sont déterminées au Chapitre 2, article 2 du présent accord

• Le télétravail ponctuel pour des situations individuelles ou collectives exceptionnelles : ce dispositif est un dispositif exceptionnel ayant notamment vocation à être mis en place dans des contextes particuliers à caractère individuel ou collectif dont les modalités sont déterminées au Chapitre 2, article 3 du présent accord.

• Le télétravailleur : On entend par télétravailleur au sens du présent accord, toute personne salariée d’IFF, titulaire d'un contrat de travail à durée indéterminée ou déterminée, qui effectue une prestation de télétravail dans un lieu privé ou privatif (Cf Article 1 Chapitre 3). Le passage au télétravail modifie seulement le lieu où le travail est effectué, il n'affecte en rien ni la qualité de salarié du télétravailleur, ni les objectifs et conditions de déroulement de son activité. A ce titre, le télétravailleur bénéficie des mêmes conditions de travail que s'il exerçait son activité dans les locaux d’IFF. L’ensemble des accords d’entreprise s’appliquent aux salariés en télétravail.

Article 3 : Enjeux

Les parties au présent accord ont fait le constat que la crise sanitaire de la Covid-19 est venue modifier les habitudes de travail au sein de l’entreprise : la souplesse et la flexibilité du télétravail, auxquelles les salariés sont attachés, va faire émerger un mode de « travail hybride » où la présence sur site permettra de maintenir un lien social entre les salariés et favorisera les travaux collaboratifs et le développement de la créativité. Les parties au présent accord sont convaincues que ces nouveaux modes de travail permettront de :

• Renforcer la performance organisationnelle au sein de l’entreprise en apportant aux salariés souplesse ; flexibilité et efficacité dans l’organisation du travail ;

• De préserver la santé et la sécurité des salariés ; notamment par la limitation de leurs déplacements ;

• D’améliorer la qualité de vie au travail des salariés au travers, notamment, d’une meilleure conciliation entre vie professionnelle et vie personnelle ; d’une réduction des déplacements et ainsi de contribuer à une démarche de développement durable.

CHAPITRE 2 – Les dispositifs de télétravail applicable chez IFF

Article 1 : Le télétravail régulier

Les parties ont souhaité construire un dispositif d’organisation du travail régulier, choisi et flexible, en lien avec les attentes des salariés et des managers.

Article 1.1 – Le principe du double volontariat

Le télétravail régulier est basé sur le principe du double volontariat : la demande de télétravail émane du salarié et nécessite un accord mutuel entre le manager et le salarié, formalisé par un échange de mails.

Ce dispositif répond à l’exigence d’une bonne articulation entre le télétravail et l’organisation du service, dont le manager a la responsabilité. A titre d’exemple, le manager conserve la possibilité d’imposer à ses équipes de se réunir sur un lieu qu’il aura déterminé.

Il est précisé que le télétravail est mis en place dans le cadre du seul accord collectif et que l’accord du manager n’aura pas pour effet de contractualiser le bénéfice du télétravail.

Article 1.2 – Nombre de jours d’exercice du télétravail

La fréquence du télétravail est déterminée par accord entre le manager et le salarié, conformément aux dispositions du présent accord.

Avec accord du manager, le salarié peut faire le choix de bénéficier de 0 à 2 jours de télétravail par semaine.

Le report des jours non utilisés au cours d’une semaine sur la semaine suivante n’est pas autorisé.

Les salariés éligibles bénéficieront en sus de 4 jours flexibles par mois. Les parties au présent accord considère que ces 4 jours flexibles par mois permettent d’apporter la flexibilité attendue par les salariés et managers. Ces quatre jours pouvant être utilisés successivement ou non. Ces jours flexibles peuvent également être posés après des jours de congés.

Les salariés devront prévenir leur manager le vendredi précédent la semaine de pose de ces jours flexibles sauf circonstances exceptionnelles.

Ainsi, sur un mois complet, un salarié éligible peut bénéficier jusqu’à 12 jours de télétravail par mois.

Aussi, le manager portera une attention particulière à ce que tout salarié s’inscrivant dans le dispositif de télétravail régulier puisse exercer son activité sur son lieu de travail autant que nécessaire pour maintenir le lien collectif avec son équipe.

Le report sur le mois suivant des jours flexibles non utilisés n’est pas autorisé.

Les jours de télétravail pouvant être utilisés :

• De manière fixe et récurrente (exemple : chaque mardi et chaque vendredi)

• De manière variable (exemple : un nombre de jours par semaine, non définis)

• De manière fixe et variable. (exemple : chaque mardi + un autre jour non défini)

Le télétravail peut également être pris à la demi-journée.

Article 1.3 – Eligibilité

Tout salarié répondant aux conditions suivantes peut prétendre au dispositif de télétravail régulier :

1. Être en CDI, actif et ne plus être en période d’essai

Le critère de la validation de la période d’essai vise à assurer aux nouveaux arrivants une intégration chez IFF et une assimilation de l’entreprise efficiente, permettant notamment de conférer une autonomie indispensable à l’exercice du télétravail. Afin de satisfaire ce dernier objectif, le manager sera particulièrement vigilant au parcours d’intégration du nouvel embauché et privilégiera, si la distanciation géographique le permet, une intégration en présentielle.

2. OU en CDD actif avec une ancienneté contractuelle minimale de 3 mois

Les salariés en CDD avec une ancienneté contractuelle minimale de 3 mois sont éligibles, dans les conditions du présent article, au télétravail régulier.

Il est précisé que ne sont pas éligibles à cette modalité de télétravail les stagiaires, les titulaires de contrats d’apprentissage ou de professionnalisation, compte-tenu de la vocation pédagogique de ces statuts, qui nécessite une présence dans l’entreprise.

Eligibilité des métiers et limitations : Par nature, tous les métiers d’IFF sont éligibles à une demande de télétravail. La période de confinement généralisée en 2020 a conduit l’ensemble des salariés à pratiquer le travail à distance, ce qui a permis de démontrer que tous les métiers actuels sont conformes à une pratique régulière de télétravail ou de télétravail occasionnel. Cependant, certaines tâches ne sont pas éligibles au télétravail comme notamment l’utilisation de dossiers papier, le traitement du courrier. Il n’y a pas d’extraction ou de partage de données en dehors des outils informatiques sécurisés gérés par l’équipe CIO d’IBM. Il faut privilégier les impressions sur site IFF et en cas d’impossibilité exceptionnelle l’impression à domicile peut être envisagée à la condition que les impressions soient ramenées pour destruction ou stockage sur site IFF.

En situation de télétravail les collaborateurs d’IFF sont tenus de respecter les règles de sécurité et de confidentialité des données traitées.

Par ailleurs, certaines tâches peuvent nécessiter temporairement une présence obligatoire sur site. A ce titre, le manager d’une équipe peut venir limiter temporairement le recours au télétravail, en application du critère du double volontariat (exemples : réponse à un appel d’offre au sein d’une équipe ; closing de fin de trimestre etc.).

3. Être autonome dans l’exercice de son métier

Le télétravail repose sur une relation de confiance mutuelle et de respect réciproque entre le télétravailleur et son manager. Le salarié doit pouvoir exercer son métier à distance, sans être systématiquement et obligatoirement présent avec ses collègues en un même lieu. Il doit savoir définir, avec expérience, ses priorités et s’organiser pour réaliser ses activités dans les meilleures conditions possibles pour atteindre les objectifs fixés.

Le manager doit pouvoir apprécier l’autonomie du salarié et être en capacité de donner les moyens au salarié d’exercer son métier en totale autonomie.

Sont par ailleurs éligibles les salariés occupant un poste pouvant être exercé à distance et dont l’exécution en télétravail est compatible avec le bon fonctionnement du service et la configuration de l’équipe et disposant d’un équipement de travail adapté : connexion internet haut débit sécurisé, espace de travail approprié et adapté à un exercice satisfaisant et sécurisé de ses missions professionnelles (relevant de la responsabilité du salarié).

L’appréciation des conditions d’éligibilité, au regard des deux derniers critères notamment, sera réalisée par le manager à la suite de la demande de télétravail faite par le salarié.

4. Cas spécifique des temps partiels, forfait jours temps réduits

Le présent accord ayant notamment pour objectif de prévenir le risque d’isolement du collectif de travail, les parties au présent accord considèrent qu’une vigilance renforcée doit être apportée à la prévention de ce risque pour les salariés bénéficiant des différents régimes de temps partiel ou réduits applicable dans l’entreprise

Les parties au présent accord conviennent que les salariés en temps partiel ou temps réduits peuvent bénéficier du télétravail régulier au prorata de leur temps de travail. Le nombre de jours de télétravail s’appréciant mensuellement, en tenant compte d’une limite hebdomadaire de 3 jours maximum de télétravail.

Ainsi, par exemple, pour un salarié travaillant à 80%, ce dernier pourra bénéficier jusqu’à 9,5 jours de télétravail par mois.

Pour les salariés bénéficiant d’un mi-temps thérapeutique, le recours au télétravail sera examiné au regarde de la situation du salarié, de l’activité exercée et après étude de l’organisation avec le manager et en cohérence avec les recommandations de la médecine du travail (cf Chapitre 2, article 3, sous article 3.2.).

e) cas spécifique des personnels domiciliés loin du site de rattachement IBM France Financement

Pour les salariés historiquement déjà domiciliés à plus de 90 KM du site de rattachement d’IBM France Financement, le nombre de jours de télétravail pourra être adapté à leur situation en accord avec leur manager.

f) Limites du nombre de télétravailleurs

Le télétravail ne doit pas avoir pour conséquence de nuire au bon fonctionnement de l'entreprise et des services qui la composent. Le responsable hiérarchique veillera à ce que le nombre de salariés bénéficiant du télétravail soit réellement compatible avec le bon fonctionnement du service, ses interactions avec les autres services et avec l'organisation de l'équipe. Dans cette logique, il lui appartient d'apprécier le seuil maximum de salariés en télétravail le même jour et donc de refuser une demande à ce titre.

En cas de refus par le manager, ce dernier devra motiver sa décision, notamment au regard du Chapitre 2, article 1.3 du présent accord et sera particulièrement vigilant pour opérer une rotation entre les salariés bénéficiant du télétravail régulier.

En cas de déséquilibre entre les divers services/managers, le CSE pourra saisir la Direction d’IFF pour étudier le/les cas connus afin d’harmoniser les pratiques entre les différents services/managers. La Direction d’IFF devra organiser une réunion avec le CSE sous quinzaine pour statuer.

Article 1.4 – Modalités de mise en œuvre

1. Traitement des demandes d’inscription dans le dispositif et période d’adaptation

La mise en place du télétravail régulier étant basée sur le principe du double volontariat, la demande émane du salarié et nécessite un accord mutuel, formalisé par un échange de mails. Le manager répond à la demande du salarié, de préférence, dans un délai maximum d’une semaine suivant la demande.

• En cas de réponse positive, le salarié s’engage à respecter les obligations associées au dispositif ;

• En cas de réponse négative du manager, le manager devra alors motiver sa décision de refus par un écrit, notamment au regard des conditions d’éligibilités arrêtées à l’article 1.3 du présent accord. En cas de contestation de la décision par le salarié, le manager et / ou le salarié peuvent solliciter un entretien se tiendra entre les intéressés, de préférence, au plus tard dans les 30 jours calendaires après la demande d’entretien.

Si aucun accord n’était trouvé, le CSE qui aura été averti, pourra saisir la Direction d’IFF qui devra statuer lors d’une réunion avec le CSE sous quinzaine.

Une fois les jours fixes du télétravail régulier définis, et ses modalités acceptées, il n’y a pas lieu pour le salarié de demander l’aval de son manager avant chaque journée.

• Période d’adaptation

Depuis plusieurs années, IFF permet à ses salariés de travailler à distance, en mettant à disposition des environnements et technologies adaptés. Les salariés et les managers de l’entreprise disposent donc d’une expérience des modalités pratiques du travail à distance. La mise en œuvre du télétravail peut être progressive particulièrement pour les nouveaux salariés, permettant d’évaluer l’impact du dispositif sur l’organisation du travail et les conditions de travail associées.

A la suite de la demande initiale, et à l’occasion d’un entretien individuel qui aura lieu dans les trois mois suivant la mise en place du télétravail le salarié et/ou le manager réalisent un bilan du dispositif et prennent, le cas échéant, des mesures visant à adapter la situation

Cette période d’adaptation peut notamment avoir pour finalité d’évaluer la possibilité de télétravailler pour des salariés dont il est difficile de mesurer la compatibilité des activités avec cette forme d’organisation du travail. En cas d’incompatibilité des activités du salarié avec le dispositif de télétravail régulier, en application du principe du double volontariat, il est mis fin au dispositif de télétravail régulier. Il est recommandé au manager de respecter un délai de prévenance de 7 jours calendaires, pouvant être réduit en cas d’accord entre le salarié et le manager. Ces mêmes principes s’appliquent au salarié souhaitant renoncer au bénéfice du télétravail.

En cas de désaccord lors de l’arrêt de ce dispositif, le CSE qui aura été averti, pourra saisir la Direction d’IFF qui devra statuer lors d’une réunion avec le CSE sous quinzaine.

Les modalités d’organisation définies entre le manager et le salarié peuvent être remises en cause à tout moment et modifiées à la demande du manager ou du salarié en cohérence avec les nécessités du service ou des situations individuelles, dans le respect des conditions définies dans le présent accord.

Le dispositif de télétravail régulier est un dispositif réversible et évolutif, dont les modalités sont décrites au Chapitre 2, article 1.6.

2. Processus de pose de jours de télétravail dans l’outil de gestion des temps

Une fois l’inscription au télétravail validée, le salarié devra poser ses jours de télétravail dans l’outil de gestion des temps au sein duquel sera créé un code spécifique (Workday qui est en cours de déploiement). Ces jours pourront être posés par tranche de 0,5 (demi-journée). Le manager sera alors informé a posteriori des jours télétravaillés posés (notification automatique).

Après chaque semaine réalisée, cette dernière est soumise à validation du manager. Un échange peut alors avoir lieu entre le manager et le salarié notamment si la pose de jours de télétravail n’a pas déjà été évoquée avec le manager au préalable.

Par ailleurs, certaines semaines, il est possible qu’un évènement impératif ou exceptionnel nécessite la présence physique du salarié sur sa journée de télétravail. Dans ce cas, celle-ci peut être positionnée un autre jour de la semaine en cause ou annulée par le salarié à la demande de son manager.

3. Modifications des jours fixes de télétravail

Modification temporaire d’un jour fixe : Exceptionnellement, le salarié ou le manager peut demander avec l’accord des deux parties à modifier un jour fixe sous réserve de prévenir l’autre partie le vendredi qui précède la modification.

Modification permanente d’un jour fixe : le salarié ou le manager peut demander de modifier de façon permanente l’un de ses jours fixes sous réserve d’un délai de prévenance de 15 jours.

En cas de désaccord lors de la modification de ce dispositif, le CSE qui aura été averti, pourra saisir la Direction d’IFF qui devra statuer lors d’une réunion avec le CSE sous quinzaine

Article 1.5 – Cas spécifique des fonctions dites « Client facing »

Pour les fonctions dites « Client facing », l’organisation du travail nécessite des déplacements réguliers et systématiques en clientèle afin d’y assurer une prestation commerciale. Ainsi, pour ces fonctions, le recours au télétravail ne doit pas remettre en cause l’exercice des missions et porter atteinte à la réalisation des objectifs.

Article 1.6 – Réversibilité et suspension

Le dispositif de télétravail régulier est un dispositif réversible et évolutif.

La double réversibilité : elle peut être mise en œuvre à l’initiative du salarié ou du manager et implique, en conséquence, l’exercice du travail sur site. Si la demande de désinscription au dispositif de télétravail choisi et flexible est à l’initiative du manager, cette dernière doit être motivée par mail. Il est recommandé au manager de respecter un délai de prévenance de 7 jours calendaires, pouvant être réduit en cas d’accord entre le salarié et son manager. Ces mêmes principes s’appliquent au salarié souhaitant renoncer au bénéfice du télétravail.

Par ailleurs, et si nécessaire, il pourra être mis fin à la situation de télétravail de manière immédiate et unilatérale par IFF, en cas de :

• Modification importante des conditions de travail devenant incompatibles avec la situation de télétravail régulier, choisi et flexible ;

• Changement de métier devenant temporairement incompatible avec la situation de télétravail choisi et flexible ;

• Non-respect, par le salarié, des règles relatives au télétravail ou de ses conditions d’éligibilité telles que décrites à l’article 1.3, du Chapitre 2 du présent accord

Lorsqu’il est mis fin à la situation de télétravail, le salarié exerce son métier selon les conditions antérieurement applicables, et s’engage à restituer le matériel, le cas échéant, mis à sa disposition dans le cadre du télétravail choisi et flexible.

Le dispositif de télétravail régulier est un dispositif dont la suspension est possible : lors d’une prise de poste, pour des besoins de service (exemples : réponse à un appel d’offre client ; gestion de projet ; closing…) ou en cas d’évolution dans la situation professionnelle ou personnelle du salarié, le dispositif peut devenir incompatible avec l’organisation du travail. Dans ce cas le manager peut alors totalement ou partiellement suspendre le dispositif pendant une période déterminée ; cette suspension doit être motivée. Un délai de prévenance de 48 heures minimum devra, de préférence, être respecté avant chaque suspension, sauf exception, pouvant notamment être motivée par l’urgence.

Article 2 : Le travail occasionnel à distance et choisi

Article 2.1 : Eligibilité

Tout salarié actif, non éligible ou non bénéficiaire du dispositif de télétravail régulier (dispositif décrit à l’article 1), pourra solliciter de travailler ponctuellement à distance afin de répondre à des situations temporaires notamment liées à des situations individuelles pour convenance personnelle.

L’autonomie, la maîtrise et la compatibilité du métier/activités, l’organisation et les conditions d’exercice seront appréciés par le manager pour autoriser le salarié à travailler ponctuellement à distance. Les limitations prévues à l’article 1.3 C valent également dans le cas du travail occasionnel à distance. Il est entendu que l’appréciation de ces critères doit être réalisée en considération du caractère ponctuel du travail à distance, et toujours en application du principe de double volontariat.

Pour les contrats d’apprentissage, cette organisation du travail doit être compatible avec les objectifs pédagogiques et la politique d’apprentissage de l’établissement d’enseignement supérieur.

Article 2.2 : Principes applicables

Selon ses souhaits et avec accord de son manager, le salarié pourra bénéficier du travail ponctuel à distance selon le principe suivant :

• Dans la limite de 4 jours par mois pouvant être utilisé successivement ou non.

• Le travail ponctuel à distance est pris soit à la journée, soit à la demi-journée.

Article 2.3 : Modalités de mise en œuvre

Dans les limites préalablement fixées, et dans le respect d’un délai de prévenance de 2 jours, sauf circonstances exceptionnelles, et avec accord du manager formalisé, de préférence, par un échange de mails, le salarié pourra demander à travailler ponctuellement à distance.

Il est également rappelé que certains jours, pour favoriser le maintien du collectif de travail et pour des besoins organisationnels, peuvent être fermés au travail à distance par le manager.

Chaque jour de travail ponctuel à distance doit être préalablement accepté par le manager pour être effectué par le salarié.

Article 3 : Le télétravail ponctuel pour des situations individuelles ou collectives exceptionnelles

Article 3.1 – Le télétravail contraint et ponctuel pour des situations collectives exceptionnelles

1. Le principe : un dispositif prenant en compte des situations inhabituelles et imprévues

Le code du travail prévoit un certain nombre de circonstances aux termes desquelles il est possible que l’entreprise soit à l’initiative du télétravail.

Le présent dispositif est prévu pour répondre à des situations inhabituelles et imprévues, internes ou externes à IFF, ou à des situations d’urgence (intempéries, évènements sanitaires, …).

L’article L.1222-11 du Code du travail dispose « en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés ».

Le télétravail exceptionnel constitue un aménagement collectif du travail rendu nécessaire à la continuité de l’activité et/ou garantissant la protection des salariés. Ce dispositif dérogatoire ne peut être mis en place que si un évènement le justifie et sera strictement limité dans le temps en prenant fin, au plus tard, au terme de l’évènement en cause. A son issue, les salariés retrouvent leur organisation de travail habituelle.

2. Modalités de mise en œuvre

Il est acquis qu’il est possible que l’entreprise puisse recourir à du « télétravail contraint et ponctuel pour des situations collectives exceptionnelles » notamment en cas de conditions climatiques particulières, pandémie, force majeure. Le dispositif est alors déclenché par la Direction Générale de l’entreprise qui informe l’ensemble de la ligne managériale et les salariés du recours au télétravail. Le champ du dispositif est défini à cette occasion et peut varier en fonction de la situation amenant à sa mise en place.

Dans la décision de mise en place, la Direction définira :

• Le nombre de jours télétravaillé

• Le champ géographique de mise en place ;

• Les personnels concernés

Il est précisé que ce dispositif peut également concerner les stagiaires et les alternants. En cas de déclenchement de ce dispositif, relevant du pouvoir de direction unilatérale de l’employeur, le Président d’IFF consulte le CSE dans les plus brefs délais.

Par ailleurs, si la situation de télétravail exceptionnel, au sens de l’article L1222-11 du Code du travail, devait se poursuivre au-delà de 15 jours calendaires, les organisations syndicales signataires du présent accord et la Direction se réuniront dans les plus brefs délais afin d’envisager, le cas échéant, une adaptation du dispositif et des modalités d’accompagnement.

Article 3.2 – Le télétravail ponctuel pour des situations individuelles particulières

Comme le précise l’ANI du 26 novembre 2020, « le télétravail peut, dans certains cas, être considéré comme une solution permettant de prendre en compte certaines situations spécifiques de salariés ».

Pour les salariés dit en situation de fragilité, et toujours en application du principe du double volontariat, il est possible que l’entreprise et le salarié puissent recourir à du « télétravail individuel en cas de circonstances individuelles particulières » : ces situations pouvant notamment être liées à la santé du salarié, le télétravail peut apparaitre comme un dispositif d’aménagement des conditions de travail permettant la préservation de la santé et de la sécurité des salariés.

Les salariés souhaitant bénéficier du présent dispositif, et donc déroger à la limite du nombre de jours télétravaillés, devront en faire la demande à leur manager. Cette demande devra être justifiée et les mesures d’adaptation seront examinées au regard de la situation du salarié, de l’activité exercée par le salarié, après étude de l’organisation, et en cohérence avec les recommandations du service de santé au travail.

Ainsi, par exemple, après étude de la situation, les salariés en situation de handicap peuvent bénéficier de cette dérogation.

Cette dérogation constitue un aménagement ayant pour objectif la préservation et la protection de la santé des salariés. Ce dispositif dérogatoire ne peut être mis en place que si un évènement le justifie et sera strictement limité dans le temps en prenant fin, au plus tard, au terme de l’évènement en cause. A son issue, les salariés concernés retrouvent leur organisation de travail habituelle.

Cette dérogation peut également bénéficier aux salariées enceintes ou aux aidants familiaux pour leur permettre d’améliorer leur équilibre vie privée / vie professionnelle.

CHAPITRE 3 : Modalités d’accompagnement et dispositions communes des nouveaux modes de travail

Les parties au présent accord rappellent que le salarié en situation de télétravail ou de travail à distance bénéficie des mêmes droits individuels que les autres salariés de l’entreprise, notamment en matière de formation professionnelle, de déroulement de carrière, d’entretiens professionnels et de politique d’évaluation.

Ainsi, le télétravailleur / travailleur à distance doit être placé dans une situation identique à celle des salariés exerçant une activité comparable au sein des locaux de l’entreprise, notamment en ce qui concerne la charge de travail, les délais d’exécution, ainsi que l’évaluation des résultats du télétravailleur.

Article 1 – Lieu d’exercice du télétravail et du travail ponctuel à distance

Il est préalablement rappelé que pour tout salarié le lieu de référence d’exercice de son activité est son site de rattachement.

Afin de pouvoir répondre aux différents motifs pour lesquels les salariés peuvent souhaiter travailler à distance, les parties conviennent ainsi de ne pas circonscrire le lieu de télétravail / travail ponctuel à distance au seul domicile et donc de permettre le télétravail depuis un autre lieu privé ou privatif (résidence secondaire, résidence familiale, résidence privée, locations, chambre d’hôtel), dès lors que le salarié en aura fait la déclaration préalable à son manager et dès qu’il répondra à tous les critères définis ci-dessous. Sont exclus tous les lieux publics (bars, restaurants, transports en commun, gares, aéroports… à titre indicatif).

Le lieu d’exercice du télétravail / travail ponctuel à distance doit être propice à la réalisation de son activité, et doit également :

• Garantir la sécurité du salarié (notamment conformité électrique du lieu) et celle de ses équipements ;

• Permettre d’assurer la discrétion, la confidentialité et l’intégrité des informations, documents et données qui lui sont confiés ou auxquels il a accès.

Il est recommandé de s’assurer que les conditions contextuelles/environnementales sont équivalentes à celles du travail sur site et qu’elles permettent la concentration et le travail dans les meilleures conditions.

Le salarié qui sollicite le télétravail / travail ponctuel à distance atteste sur l’honneur :

• Qu’il dispose d’une ligne internet ayant un débit adapté au télétravail ;

• Que l’installation électrique de son lieu de travail est conforme et que son environnement de travail lui offre des conditions matérielles permettant d’exercer son activité professionnelle dans toutes les conditions de sécurité

• Qu’il a informé son assureur du télétravail / travail à distance.

L’ensemble des conditions énumérées ci-dessus relèvent de la responsabilité du salarié bénéficiaire.

Article 2 – Santé et sécurité des télétravailleurs

Article 2.1 - Plages de disponibilité et droit à la déconnexion

• Plage de disponibilité :

Les salariés soumis à des horaires doivent, lorsqu’ils sont en télétravail ou travail occasionnel à distance, réaliser leur temps de travail théorique, sans dépassement. Les salariés dont le temps de travail est décompté en heures, lorsqu’ils sont en télétravail, sont donc réputés avoir réalisé l’horaire journalier moyen sauf heures supplémentaires préalablement autorisées par écrit par le manager.

Pour les salariés au forfait-jours, la plage de disponibilité doit être limitée à la nécessité pour le salarié de bénéficier de son repos quotidien et hebdomadaire, tout en veillant à respecter l’environnement, en particulier familial, du salarié.

Par ailleurs, tout salarié étant responsable du choix de son lieu de télétravail / travail ponctuel à distance, ce lieu devra permettre au salarié de répondre aux conditions de joignabilité, inhérentes à toute organisation du travail à distance.

• Planification des réunions :

Il est convenu que les réunions seront organisées dans une plage allant de 9 heures (début) à 18 heures 30 (fin) sauf nécessité particulière (urgence, contrainte client,…). Les réunions courtes devront être privilégiées ainsi que les moyens mis à la disposition des collaborateurs (webex, call,..). Les réunions ne doivent pas se tenir pendant l’horaire de déjeuner, Les managers seront sensibilisés à ces engagements et éviteront dans la mesure du possible de planifier des réunions autour de cet horaire.

• Droit à la déconnexion

L’objectif du présent article est de garantir un bon usage des outils informatiques et outils de communication mis à disposition des salariés. Dans le cadre de ce présent accord, IFF veillera à :

• Eviter que les outils mis à la disposition des salariés ne se substituent au dialogue entre les salariés qui favorisent le lien social et prévient l’isolement ;

• Respect du droit à la déconnexion : L’article L2242 du code du travail précise que soit défini « les modalités du plein exercice par le salarié de son droit à la déconnexion et la mise en place par l’entreprise de dispositifs de régulation de l’utilisation des outils numériques en vue d’assurer le respect des temps de repos et de congé ainsi que la vie personnelle et familiale »

• IFF veillera donc au respect de ce droit pour chaque collaborateur. Seules la gravité, l’urgence ou l’importance d’une situation peuvent justifier l’utilisation des mails, appels téléphoniques voire SMS en dehors de la période de travail effectif. Une plage de déconnexion est instaurée de 20 heures à 7 heures du matin du lundi au vendredi ainsi que les week-ends, vacances et jours fériés.

• Dans le cadre des projets internationaux le management apportera une attention particulière à l’adaptation de ces « règles de déconnexion ». Par ailleurs, compte tenu des aménagements dont le travailleur à distance / télétravailleur dispose à son domicile et des équipements qui lui sont fournis, le manager devra veiller à ce que le salarié ne soit pas sollicité pendant l'arrêt de travail prescrit ou pendant la prise de jour de repos. Le salarié veillera à ne pas utiliser à des fins professionnelles les moyens mis à sa disposition pendant l’arrêt prescrit ou pendant la prise de jour de repos ;

• Promouvoir l’utilisation des fonctionnalités d’indisponibilité « out of office » pour signifier les absences planifiées et indiquer les salariés délégués à contacter ;

• Afin de favoriser l’effectivité du droit à la déconnexion, IFF veillera à promouvoir l’inscription de la mention suivante dans les emails : * * * Si vous recevez ce message en dehors de vos heures de travail, merci de ne le traiter qu'en cas d'urgence avérée * * *

Article 2.2 – Gestion du temps de travail et de la charge de travail

Il sera pris en compte le nouvel environnement créé par le télétravail / travail à distance afin d’adapter le rythme de travail aux contraintes nées de ce mode de travail, tel que les contraintes familiales (activité des enfants et conjoints, respect des temps communs, maintien de temps de repos, etc.) ou de limitation des déplacements privés. Ainsi, quelle que soit la nature du temps de travail exercé, l’amplitude horaire devra permettre au travailleur à distance de respecter les durées minimales légales de repos quotidien et hebdomadaire.

Le manager veillera à assurer un contact régulier avec chaque salarié en situation de travail à distance, qui ne doit pas constituer un frein à la participation à la vie du service et notamment aux réunions.

Le travail à distance ne doit pas avoir pour effet d’augmenter la charge de travail habituelle du salarié ou de compromettre la bonne exécution du travail. Le salarié et son manager veilleront tous deux à communiquer régulièrement sur l’avancement des travaux à réaliser. A cette occasion, la charge de travail du salarié pourra le cas échéant être réajustée si nécessaire. Le salarié, devra, en outre, contacter son supérieur hiérarchique sans délai en cas de difficulté de réalisation des travaux qui lui sont confiés, afin d’identifier avec son manager les moyens de l’alléger.

L’évolution de la charge de travail du salarié, notamment dans le cadre du télétravail, fera l’objet d’une attention particulière lors de l’entretien annuel sur la charge de travail avec son manager.

Par ailleurs, lors de l’entretien annuel sur la charge de travail, les conditions d’exercice du télétravail et de la charge de travail doivent être évoquées par le salarié et son manager afin que des solutions concertées puissent, le cas échéant, être trouvées pour adapter la situation.

Enfin, l’entretien annuel sur la charge de travail ne constitue pas le seul moment dédié d’échange entre le salarié et le manager quant au suivi de la charge de travail. Les contacts réguliers entre le manager et le salarié doivent permettre d’apporter une attention particulière à l’examen de la charge de travail des salariés, que cela soit à l’initiative du manager comme du salarié.

Article 2.3 – Les modalités d’accompagnement de ces nouveaux modes de travail

Chaque salarié est susceptible de rencontrer au cours de sa vie des difficultés d’ordre professionnel et/ou personnel. L’instauration du télétravail et du travail à distance peut venir modifier la visibilité des signaux d’alerte pouvant permettre de réagir. A ce titre, les parties au présent accord ont souhaité arrêter les modalités d’accompagnement suivantes.

1. Communication d’un guide de bonnes pratiques du travail à distance

   Un guide de bonnes pratiques du travail à distance sera communiqué, et disponible pour l’ensemble des salariés de l’entreprise, au sein duquel le salarié y trouvera des conseils et recommandations pour créer un quotidien de travail fructueux, permettant de rester attentif à ses proches, de veiller au juste équilibre vie professionnelles et personnelle, de garder le lien avec ses collègues et de ne pas s’isoler. Ce guide pourra notamment comprendre les éléments suivants :

• Bien vivre le travail à distance (exemples : effectuer régulièrement des pauses, garder un rythme journalier cohérent, privilégier la lumière naturelle, l’adaptation de son poste de travail, des exercices d’étirements…).

• Veiller à l’équilibre vie professionnelle et personnelle (rappel des règles du droit à la déconnexion …).

• S’organiser en équipe et maintenir le lien avec ses collègues (partager ses réalisations, difficultés, charge de travail avec le manager et les membres de son équipe, être attentif aux réactions de ses collègues, prendre des nouvelles de ses collègues, célébrer les succès…).

• Ne pas rester seul(e), obtenir de l’aide (contact du soutien psychologique, soutien médico-social…).

• Se former (formation disponible sur la plateforme Your Learning « Comprendre et gérer son propre stress », « IBM Virtual Collaborator », etc.).

• Se tenir informé.

2. Sensibilisation et information des managers à la détection de « signaux faibles »

   Les managers seront sensibilisés et informés sur la détection des « signaux faibles », constitués de petites informations, parfois difficilement détectables, pouvant alerter ou annoncer un état potentiel de fragilité, afin d’apporter le support nécessaire et personnalisé aux collaborateurs présentant ce type de symptômes, au besoin avec le concours des services médico-sociaux, et en s’appuyant sur les moyens existants, pouvant aller jusqu’à l’activation de la cellule d’urgence d’IFF telle que définie dans les accords QVT. Cette cellule d’urgence est composée du médecin du travail, du HR Partner et du manager et si c’est un membre du CSE qui a saisi le HR Partner il participe à la cellule.

   Enfin, les managers veilleront à conserver le lien régulier avec leurs équipes travaillant à distance, notamment à travers de moments conviviaux (comme des « pauses café » par exemple). Ces moments pouvant faciliter aussi la détection des « signaux faibles ».

3. La préservation du collectif de travail

Pour l’ensemble des salariés d’IFF le collectif de travail est une dimension essentielle de la qualité de vie au travail. Le collectif de travail contribue à l'atteinte des objectifs communs en renforçant l’esprit d’équipe et concourt :

• à créer des liens entre les membres d’un groupe,

• à favoriser les échanges de pratiques et d’informations.

Ces notions de solidarité et de soutien mutuel conjuguent bien-être et efficacité, et permettent, dans un environnement en transformation profonde, un apprentissage plus aisé des nouvelles techniques et méthodes de travail par une mutualisation des savoirs.

Outre la communication d’un guide de bonne pratique dont une partie sera consacrée à la prévention du risque d’isolement, il est rappelé que tous les salariés, y compris lorsqu’ils sont en situation de télétravail ou de travail à distance, bénéficient d’un dispositif d’écoute et d’accompagnement reposant sur une équipe pluridisciplinaire composée notamment :

• Des services de santé au travail, comprenant notamment :

  • Les médecins du travail

  • Les infirmières

  • Les assistantes sociales

• D’un support psychologique avec :

  • Des permanences avec un psychologue clinicien

  • Un numéro vert : 0 800 944 227 (24h/24 et 7 jours/7 )

Il est à noter que dans le cadre de leurs missions de prévention, les services de santé au travail dans le contexte particulier de la pandémie Covid-19 ont mené des actions d’information et de formation à destination de l’ensemble des salariés en définissant notamment un guide intitulé « Réussir son quotidien de travail à distance en période de confinement et préserver sa santé ».

4. La prévention des risques psycho-sociaux

Depuis de nombreuses années IFF met en œuvre une politique de lutte contre les risques psychosociaux.

Dans le cadre de la sensibilisation des managers à la détection des « signaux faibles », un volet concernera la prévention des risques psycho-sociaux et les moyens d’actions associés.

La prévention de ces risques est traitée dans les accords QVT

5. Cas particulier des salariés en situation de handicap

IFF entend continuer à appliquer une politique active d’inclusion des personnes en situation de handicap.

Les personnes en situation de handicap sont éligibles au télétravail / travail à distance dans les mêmes conditions que les autres salariés. Cependant, des mesures d’adaptation du dispositif peuvent être nécessaires comme celles évoquées Chapitre 2, article 3, sous article 3.2 ; elles seront examinées au regard de l’activité exercée par la personne en situation de handicap, après étude de l’organisation avec son manager et en cohérence avec les recommandations du médecin du travail

Article 2. 4 - Aides à l’adaptation des conditions de travail à distance

1. Utilisation des outils du télétravail

Le salarié en situation de travail à distance utilisera, pour son activité professionnelle, le matériel informatique lui ayant été confié par IFF. A cet effet, il s'engage à en faire un usage conforme à sa destination dans les conditions d'emploi normales, à en prendre soin et en avoir l'usage exclusif.

Il s'engage également à prendre les dispositions nécessaires à la protection et à la sauvegarde des données et documents à sa disposition sur tous supports et par tous moyens fournis par IFF. Il s’engage également à ne pas laisser accéder des tiers non autorisés, à respecter les règles relatives à la confidentialité, sécurité informatique et à avertir son responsable hiérarchique de toute anomalie constatée.

Par ailleurs, la Compagnie met à la disposition de chacun des salariés une formation, accessible via YourLearning, permettant d’appréhender l’utilisation et le fonctionnement des outils collaboratifs déployés au sein de l’entreprise et d’interagir avec ses collègues et ses clients de manière efficace, productive et collaborative. Tout salarié bénéficiant d’un dispositif de travail à distance du présent accord est invité à suivre le badge « IBM Virtual Collaborator ».

2. Service d’assistance technique

   Chaque salarié de l’entreprise dispose d’un ordinateur portable équipé des suites logicielles nécessaires à la bonne exécution du travail à distance. Par ailleurs, chaque salarié de l’entreprise bénéfice d’un service d’assistance technique dénommé « Help@IBM ».

   En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail persistant, et après intervention du service d’assistance, le travailleur à distance doit en aviser immédiatement son manager qui prendra alors les mesures appropriées pour assurer le bon fonctionnement de l’activité.

3. Siège de travail ergonomique

   Les salariés qui produiront un certificat du médecin du travail démontrant la nécessité d’utiliser un siège de travail ergonomique pourront commander un siège et en obtenir le remboursement intégral, dans la limite de 400 euros, sur présentation de note de frais et justificatifs.

   Les autres salariés souhaitant s’équiper d’un fauteuil de bureau pourront, avec l’accord de leur manager, bénéficier du remboursement à hauteur de 50 % du montant de leur achat et pour un montant maximal remboursé de 100 euros, par note de frais et présentation d’une facture en bonne et due forme à leur nom.

4. Allocation forfaitaire ou remboursement des équipements dits consommables

Les présentes mesures s’appliquent dans tous les cas de télétravail.

• Allocation forfaitaire mensuelle exonérée de cotisations sociales

  L’URSSAF prévoit que l’employeur peut allouer une allocation forfaitaire globale à un salarié en situation de télétravail,

  La Direction d’IFF travaille actuellement sur le déploiement de cette allocation forfaitaire mensuelle exonérée de cotisations et contributions sociales (dans la limite globale de 10 € par mois, pour un salarié effectuant une journée de télétravail par semaine, 20 € par mois pour un salarié effectuant deux jours de télétravail par semaine, 30 € par mois pour trois jours par semaine).

  Dès que l’outil de gestion des temps dans Workday sera déployé, et au plus tard le 30 juin 2021 dans l’hypothèse où le déploiement serait différé, l’allocation forfaitaire sera mise en place à hauteur de 2.50€ par jour télétravaillé dans la limite d’un montant maximum de 30€ par mois.

• Remboursement des équipements dits consommables

  En attendant l’application de l’allocation forfaitaire mensuelle, et qui viendrait se substituer à la présente mesure, les parties au présent accord ont convenu de la possibilité pour les salariés de commander du petit matériel informatique et bureautique disponible sur Bond (Buy@IBM) selon les modalités applicables dans l’entreprise.

  Pour les équipements dits consommables dans le cadre du télétravail contraint (petites fournitures de papeterie, cartouches d’imprimantes), et qui ne seraient pas disponible à l’achat sur Bond, les salariés de l’entreprise pourront bénéficier des modalités de remboursement applicables dans l’entreprise et qui sont définies dans le cadre de la prise en charge des frais professionnels, sous réserve d’en faire un usage strictement professionnel, dans la limite moyenne de 30 euros par mois et avec l’accord préalable du manager. Si la facture d’un consommable vient à dépasser le montant de 30€, le salarié sera autorisé à lisser le remboursement sur deux mois, soit un maximum de 60€ pour tout consommable. Le remboursement de ces frais se fera par le biais d’un fichier Excel à faire valider par le manager, dans le respect des règles applicables, notamment en matière de justificatifs.

Article 2.5 – Précisions en matière d’assurance individuelle et d’accident de travail

Tout accident survenu sur le lieu où est exercé le travail à distance, domicile ou toute autre résidence choisie par le salarié (tel que défini à l’Article 1 Chapitre 3), pendant le temps de travail applicable au sein de l’entreprise, sera soumis au même régime que s’il était intervenu dans les locaux de l’entreprise. L’accident survenu lors de l’exercice du travail à distance bénéficie d’une présomption d’accident de travail, en particulier durant les plages habituelles de travail

En sus des garanties des assurances habitation individuelles qui intègrent fréquemment l’extension des garanties aux situations de travail à domicile, l’ensemble des salariés d’IFF sont couverts à domicile par l’assurance IBM AON, dont le certificat 2020-2021 est annexé au présent document.

Article 3 – Droits et obligations du télétravailleur

Article 3.1 - Egalité de traitement :

Le salarié en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable et travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Ainsi, l’ensemble des règles applicables en matière de rémunération, d’évaluation des résultats, d’accès à la formation professionnelle, de gestion de carrière, d’accès à l’information de l’entreprise, sont identiques à celles des collaborateurs en situation comparable et travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Le télétravailleur bénéficie de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres salariés.

Aussi, les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux salariés en situation de télétravail. Pour autant, comme le précise l’ANI du 26 novembre 2020, « il doit être tenu compte du fait que l’employeur ne peut avoir une complète maîtrise du lieu dans lequel s’exerce le télétravail et de l’environnement qui relève de la sphère privée ».

Article 3.2 - Obligations du télétravailleur :

Le salarié télétravailleur se doit quant à lui de respecter les mêmes obligations que celles auxquelles il est soumis dans l’exercice de ses activités professionnelles lorsqu’elles sont réalisées « sur site » (notamment, confidentialité et loyauté).

Dans cette logique, il veille tout particulièrement à satisfaire aux principes existant en matière de protection des données :

• Respect strict de la législation en vigueur ainsi que des règles fixées par IFF en la matière ;

• Garantie de confidentialité, de conservation de l’intégrité et de la disponibilité des informations qui lui sont confiées ainsi que des accès qui lui ont été octroyés.

  Le non-respect des règles par le salarié peut notamment entrainer l’arrêt du télétravail dans le cadre du processus de réversibilité, et pouvant aller jusqu’à sanction disciplinaire conformément aux dispositions décrites dans le règlement intérieur.

Il est rappelé que ces modalités d’organisation du travail ne remettent pas en cause la continuité et l’effectivité de l’activité. Le salarié placé en situation de télétravail ou en travail à distance doit donc consacrer l’intégralité du temps passé en télétravail / travail à distance à son activité professionnelle dans les mêmes conditions que s’il était dans les locaux.

Le fait d’exercer tout ou partie de son activité en dehors des locaux de l’entreprise n’exonère pas le salarié du respect des règles applicables au sein de l’entreprise en matière de secret professionnel et de confidentialité ainsi qu’en matière de traitement des données personnelles.

Article 4 – L’exercice du droit syndical

Le salarié en situation de télétravail / travail à distance bénéficie des mêmes droits collectifs légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l'entreprise, notamment quant à l’accès à l’information syndicale et quant aux élections professionnelles.

Article 4.1 – Tenue et organisation des réunions d’instances

La crise sanitaire de 2020 a démontré la possibilité d’assurer la tenue des instances en visioconférence, permettant ainsi de concilier la protection des élus et la poursuite des activités et responsabilités représentatives et désignatives. Il est ainsi convenu que pendant la crise sanitaire les réunions pourront se tenir en visio-conférence sans la nécessité d’un accord préalable.

Ce mode de fonctionnement n’a pas vocation à devenir le nouveau mode habituel de réunion. Cependant, les parties au présent accord conviennent que celui-ci peut s’avérer nécessaire, voire indispensable, notamment en cas de mise en œuvre du télétravail contraint pour des situations collectives exceptionnelles. Dans ce dernier cas, la décision de recourir à la visioconférence sera prise avec les parties prenantes.

Hors situation exceptionnelle visée précédemment, le recours à la visioconférence (au-delà du seuil de trois réunions par an), pour la tenue des IRP, devra faire l’objet d’un accord formel entre le Président de l’instance et les membres de celle-ci.

Article 4.2 – Accès à l’information syndicale et CSE panneaux dématérialisés

Les panneaux d’information ne seront pas accessibles dans le cadre d’un télétravail contraint, de ce fait un outil sécurisé type « Box » sera mis en place dans lequel seront mis à disposition exclusivement les documents Syndicaux/CSE (ex. grille salaires minimum, PV réunions, Droits du collaborateur, bilan comptable CSE,…)

CHAPITRE 4 – Dispositions finales

Article 1 – Modalités de suivi et d’interprétation de l’accord

Il est convenu entre les parties qu’une réunion plénière annuelle du CSE inclura dans son ordre du jour un point de suivi sur le télétravail.

Par ailleurs, en cas d’évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, ou sur demande d’au moins deux signataires, les parties conviennent de se réunir dans les plus brefs délais après la prise d’effet de ces textes, afin d’adapter au besoin lesdites dispositions.

Article 2 – Entrée en vigueur, durée, modalités de publication et révision

Le présent accord entre en vigueur à la date de sa signature et est conclu pour une durée de trois années.

Le présent accord sera notifié par la partie la plus diligente à chacune des organisations syndicales représentatives dans le périmètre de l’accord à l’issue de la procédure de signature.

Il sera ensuite déposé sur la plateforme de téléprocédure de TéléAccords et remis au greffe du Conseil de Prud’hommes de Nanterre.

Pendant sa durée d’application, le présent accord peut faire l’objet d’une révision dans les conditions fixées par les textes légaux et réglementaires applicables (à date, articles L.2261-7-1 et L2261-8 du Code du travail).

Fait à Bois Colombes, le 2 avril 2021

Les signataires

Président d’IFF

Déléguée Syndicale CFE-CGC

Délégué Syndical UNSA