Accord d'entreprise "Accord d'entreprise portant sur le fonctionnement, les moyens et les attributions du Comité Social et Economique" chez OFFICE NOTARIAL DE L ESTUAIRE - NOTAIRES SEINE ESTUAIRE

ACCORD D’ENTREPRISE PORTANT SUR LE FONCTIONNEMENT, LES MOYENS

ET LES ATTRIBUTIONS DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

de l’OFFICE NOTARIAL DE L’ESTUAIRE

• La SCP DE GRIMAUDET, DE ROCHEBOUET, JARDIN, PHILIPPOTEAUX, AMICE, DUPIF, LUTUN LE MAGNENT ET DENOITS NOTAIRES ASSOCIES, ci-après dénommée L’OFFICE NOTARIAL DE L’ESTUAIRE,

Dont le siège social est situé 3 rue des Castors, 76290 MONTIVILLIERS,

Représentée par M…, ayant tous pouvoirs à l'effet des présentes,

D'une part,

Et :

• La majorité des membres titulaires du CSE de l’OFFICE NOTARIAL DE L’ESTUAIRE,

D'autre part,

Préambule

Au cours du mois de janvier 2020, des élections professionnelles ont été organisées au sein de l’OFFICE NOTARIAL DE L’ESTUAIRE, au terme desquelles la délégation du personnel au Comité Social et Economique (CSE) a été élue pour une durée de 4 années.

Ces élections professionnelles s’inscrivent dans le cadre des dispositions de l’Ordonnance en date du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales, qui modifient en profondeur les règles du dialogue social et l’architecture des Instances Représentatives du Personnel.

Postérieurement à ces élections professionnelles, au regard de l’importance des évolutions légales précitées mais également de l’évolution des effectifs de l’entreprise qui a récemment franchi le seuil de 50 salariés en équivalent temps plein, les parties se sont rapprochées pour définir les modalités de fonctionnement, les moyens et les attributions du CSE nouvellement mis en place au sein de l’OFFICE NOTARIAL DE L’ESTUAIRE et ce, en application des dispositions du Code du travail.

En effet, les Ordonnances des 22 septembre et 20 décembre 2017 et leur loi de ratification en date du 29 mars 2018 incitent très fortement les partenaires sociaux à négocier au sein des entreprises pour trouver un mode équilibré de fonctionnement du Comité Social et Economique, en renvoyant à la négociation collective le traitement de nombreux points.

Aucun délégué syndical n’ayant été désigné au sein de l’OFFICE NOTARIAL DE L’ESTUAIRE, la Direction et les membres du CSE, après en avoir échangé, ont convenu de l’intérêt de s’approprier ces espaces de négociation en vue de fixer, par la voie de la négociation collective, leur propre cadre de référence en matière de fonctionnement, de moyens et d’attributions du Comité Social et Economique de l’OFFICE NOTARIAL DE L’ESTUAIRE et ce, afin de tenir compte des spécificités propres à l’entreprise.

C’est dans ce cadre que les parties signataires se sont rapprochées et qu’a été conclu le présent accord d’entreprise.

Il a ainsi été convenu et arrêté ce qui suit :

TITRE I – DISPOSITIONS GENERALES

Article 1. Champ d’application

Le présent accord est applicable au Comité Social et Economique de l’OFFICE NOTARIAL DE L’ESTUAIRE.

TITRE II – MODALITES DE FONCTIONNEMENT

DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

Article 2. Nombre de réunions par an

Le nombre de réunions périodiques « ordinaires » du CSE est fixé à 6 par année civile.

Au moins 4 de ces 6 réunions annuelles seront consacrées en tout ou partie à des sujets portant sur la santé, la sécurité et les conditions de travail.

Un calendrier annuel prévisionnel des réunions sera établi, à chaque début d’année civile, par accord entre le Président du Comité et son Secrétaire.

Ce calendrier, qui ne revêt qu’un caractère prévisionnel, pourra être adapté en cas de besoin.

Article 3. Présence des suppléants aux réunions et composition de la délégation salariale

Aux termes des dispositions de l’article L. 2314-1 du Code du travail, les membres suppléants ne siègent aux réunions du CSE qu’en l’absence des titulaires.

Par dérogation et afin de valoriser les membres suppléants dans leur rôle de représentants du personnel et les impliquer dans la vie du Comité, il est convenu que même lorsque tous les titulaires seront présents, les membres suppléants seront invités à siéger aux réunions du CSE.

Par ailleurs, s’agissant de la composition de la délégation salariale, un traité de fusion ayant été régularisé entre l’OFFICE NOTARIAL DE L’ESTUAIRE et la SCP FOUCHER, LEVEQUE ET LANFRANCHI, il est apparu opportun aux parties signataires, de prévoir un mécanisme ad hoc et conventionnel permettant aux salariés de l’actuel SCP FOUCHER, LEVEQUE ET LANFRANCHI de disposer d’un représentant siégeant aux réunions du CSE de l’OFFICE NOTARIAL DE L’ESTUAIRE, pendant le 1^er cycle électoral 2020-2024, lorsque ce rapprochement entre les 2 offices sera effectif.

Ainsi, postérieurement à la réalisation effective de l’opération précitée de fusion (et sous réserve bien évidemment de la décision de la Chancellerie), il sera organisé, dans un délai de 3 mois maximum, un vote visant à désigner un salarié de l’ex SCP FOUCHER, LEVEQUE ET LANFRANCHI pour siéger aux réunions du CSE de l’OFFICE NOTARIAL DE L’ESTUAIRE.

Cette désignation sera opérée par les seuls ex-salariés de la SCP FOUCHER, LEVEQUE ET LANFRANCHI sous forme d’un vote à bulletins secrets.

Les modalités précises de cette désignation seront arrêtées en temps utile par la Direction en concertation avec les membres du CSE.

Le représentant ainsi désigné siègera aux réunions du CSE mais n’aura qu’un rôle délibératif : il pourra ainsi prendre part aux discussions mais ne pourra pas voter lorsque le CSE sera appelé à émettre un avis.

Au terme du cycle électoral 2020-2024, ce représentant ad hoc ne sera pas reconduit puisque devenu sans objet.

Article 4. Elaboration conjointe de l’ordre du jour des réunions du CSE

Conformément aux dispositions légales, un ordre du jour, arrêté conjointement par le Président et le Secrétaire du CSE, doit être établi pour chaque réunion et communiqué aux membres du CSE au moins 3 jours calendaires avant la tenue effective de la réunion concernée.

Il a été convenu entre les parties signataires que la préparation conjointe de l’ordre du jour, s’effectuera par voie d’échange de courriels entre le Président et le Secrétaire du CSE et ce, par souci de simplicité et d’efficacité.

Article 5. Convocations aux réunions

Les convocations aux réunions du CSE seront adressées aux membres élus de la délégation du personnel, par courriel avec accusé de réception et de lecture sur leur adresse électronique personnelle.

Il en est de même de l’ordre du jour et des éventuels documents s’y rapportant.

Il appartient à chaque représentant élu du personnel :

• de faire connaître par écrit à la Direction, l’adresse électronique personnelle à laquelle il souhaite que ces éléments lui soient communiqués,

• et de faire connaître à la Direction tout changement d’adresse électronique personnelle.

Article 6. Délai d’établissement et de transmission du procès-verbal des réunions du CSE

Les délibérations de chacune des réunions du CSE seront consignées dans un procès-verbal.

L’élaboration du procès-verbal est légalement de la responsabilité du ou de la Secrétaire du CSE.

Néanmoins, si le ou la Secrétaire en fait la demande et pour l’alléger d’une charge administrative, un membre de la Direction pourra assurer la rédaction d’un projet de procès-verbal qui sera transmis à la ou au Secrétaire du CSE sous 3 semaines après la séance. Le ou la Secrétaire disposera alors lui-même (elle-même) d’un délai de 2 semaines à compter de la réception de ce projet pour faire part de ses observations avant de le transmettre au Président du CSE et aux autres membres du Comité.

Si une nouvelle réunion est prévue avant l’expiration de ces 2 délais (c’est-à-dire sous moins de 5 semaines), le procès-verbal devra être établi puis transmis à la ou au Secrétaire ainsi qu’aux autres membres du CSE, avant cette réunion.

Il appartient au Président et aux membres du CSE d’indiquer à la ou au Secrétaire les précisions et modifications souhaitées du projet de procès-verbal. En cas de désaccord sur la rédaction, il sera fait mention dans le procès-verbal de la position de chacune des parties en présence.

Si le Président du Comité venait à constater qu’un procès-verbal adopté par les élus du CSE était non conforme à la réalité des échanges tenus en réunion, une annexe rectificative à ce procès-verbal pourrait être réalisée par le Président et communiquée aux salariés.

Le procès-verbal des réunions du CSE est approuvé lors de la réunion suivante celle à laquelle il se rapporte.

Après avoir été adopté, le procès-verbal fera l’objet d’un affichage sur les panneaux réservés sur chacun des sites de l’entreprise.

TITRE III – MOYENS DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

Article 7. Base de Données Economiques et Sociales (BDES)

Les parties signataires ont souhaité adapter, par la voie du présent accord collectif, l’organisation, l’architecture et le contenu de la BDES ainsi que ses droits d’accès.

L’objectif de cette adaptation par rapport aux dispositions légales supplétives, vise :

• à mettre en place une BDES efficiente en ne retenant que les thèmes, les rubriques et les indicateurs appropriés à la nature des activités de l’OFFICE NOTARIAL DE L’ESTUAIRE, sa taille, sa structuration, l’évolution des marchés ainsi qu’aux enjeux économiques et sociaux auxquels elle est confrontée,

• et ce, afin de permettre à la BDES d’atteindre les objectifs qui lui sont assignés par la loi, à savoir la mise à disposition d’informations pertinentes et suffisantes aux représentants du personnel pour que ceux-ci puissent exercer leurs attributions et notamment émettre des avis éclairés sur les sujets sur lesquels ils sont consultés.

Article 7.1. Support et accès à la BDES

La base de données est mise en place sous format numérique et accessible via un dossier partagé sur le serveur de l’OFFICE NOTARIAL DE L’ESTUAIRE par le biais d’un identifiant de connexion et d’un mot de passe.

Ces codes étant strictement personnels, ils ne doivent en aucun cas être communiqués à des tiers, quels qu’ils soient, les informations contenues dans la BDES étant par nature strictement confidentielles.

La BDES est accessible en permanence aux membres élus du Comité Social et Economique (titulaires et suppléants).

Chaque représentant du personnel est habilité par l’un des membres de la Direction.

Les habilitations sont modifiées ou supprimées après chaque élection professionnelle ou renouvellement de mandats des membres du CSE.

La perte du mandat entraîne automatiquement la suppression de l’habilitation.

Article 7.2. Architecture, organisation et contenu de la BDES

La BDES rassemble l’ensemble des informations que l’employeur met à disposition du Comité Social et Economique et qui sont nécessaires aux informations-consultations récurrentes.

La BDES mise en place par le présent accord collectif en lieu et place de la BDES prévue par les dispositions légales supplétives, est organisée comme suit :

1° Investissements :
A-Investissement social :	a) Evolution des effectifs par type de contrat, par âge, par ancienneté ; - Evolution des effectifs retracée mois par mois ; - Nombre de salariés titulaires d'un contrat de travail à durée indéterminée ; - Nombre de salariés titulaires d'un contrat de travail à durée déterminée ; - Nombre de salariés temporaires ; - Nombre de contrats d'insertion et de formation en alternance ouverts aux jeunes de moins de vingt-six ans ; - Motifs ayant conduit l'entreprise à recourir aux contrats de travail à durée déterminée et aux contrats de travail temporaire.
	b) Evolution des emplois par catégorie professionnelle : -répartition des effectifs par sexe et par qualification ; -indication des actions de prévention et de formation que l'employeur envisage de mettre en œuvre, notamment au bénéfice des salariés âgés, peu qualifiés ou présentant des difficultés sociales particulières ;
	c) Evolution de l'emploi des personnes handicapées et mesures prises pour le développer : i-Actions entreprises ou projetées en matière d'embauche, d'adaptation, de réadaptation ou de formation professionnelle ; ii-La déclaration annuelle (prévue à l'article L. 5212-5) à l'exclusion de la liste des bénéficiaires (mentionnée au 1° de l'article R. 5212-2).
	d) Evolution du nombre de stagiaires de plus de 16 ans ;
	e) Formation professionnelle : investissements en formation et publics concernés selon année n-1 ; - Le bilan des actions comprises dans le plan de formation de l'entreprise pour l'année antérieure et pour l'année en cours comportant la liste des actions de formation et, le cas échéant, des bilans de compétences et des validations des acquis de l'expérience réalisés, rapportés aux effectifs concernés répartis par catégorie socioprofessionnelle et par sexe ; - Le cas échéant, les informations, pour l'année antérieure et l'année en cours, relatives aux congés individuels de formation, aux congés de bilan de compétences, aux congés de validation des acquis de l'expérience et aux congés pour enseignement accordés, notamment leur objet, leur durée et leur coût, aux conditions dans lesquelles ces congés ont été accordés ou reportés ainsi qu'aux résultats obtenus ;   -Le nombre des salariés bénéficiaires de l'entretien professionnel (mentionné au I de l'article L. 6315-1).   - Le bilan, pour l'année antérieure et l'année en cours, des conditions de mise en œuvre des contrats d'alternance : * Les emplois occupés pendant et à l'issue de leur action ou de leur période de professionnalisation ;   * Les effectifs intéressés par âge, sexe et niveau initial de formation ;   * les résultats obtenus en fin d'action ou de période de professionnalisation ainsi que les conditions d'appréciation et de validation.
	f) Conditions de travail : durée du travail dont travail à temps partiel et aménagement du temps de travail ;   - Données sur le travail à temps partiel : * nombre, sexe et qualification des salariés travaillant à temps partiel ; * horaires de travail à temps partiel pratiqués dans l'entreprise. - Le programme annuel de prévention des risques professionnels et d'amélioration des conditions de travail.
B-Investissement matériel et immatériel :	a) Evolution des actifs nets d'amortissement et de dépréciations éventuelles (immobilisations) ;
2° Egalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l'entreprise :
	Analyse des données chiffrées par catégorie professionnelle de la situation respective des femmes et des hommes en matière d'embauche, de formation, de promotion professionnelle, de qualification, de classification, de conditions de travail, de santé et de sécurité au travail, de rémunération effective et d'articulation entre l'activité professionnelle et l'exercice de la responsabilité familiale analyse des écarts de salaires et de déroulement de carrière en fonction de leur âge, de leur qualification et de leur ancienneté ; description de l'évolution des taux de promotion respectifs des femmes et des hommes par métiers dans l'entreprise ;
3° Fonds propres, endettement et impôts :
	a) Capitaux propres de l'entreprise ;
	b) Emprunts et dettes financières dont échéances et charges financières ;
	c) Impôts et taxes ;
4° Rémunération des salariés dans l'ensemble de leurs éléments :
A-Evolution des rémunérations salariales :	a) Frais de personnel y compris cotisations sociales, évolutions salariales par catégorie et par sexe, salaire de base minimum, salaire moyen ou médian, par sexe et par catégorie professionnelle ;
	b) Epargne salariale : intéressement, participation ;
5° Activités sociales et culturelles : montant de la contribution aux activités sociales et culturelles du CSE, mécénat ;
6° Flux financiers à destination de l'entreprise :
A-Exonérations et réductions de cotisations sociales ;
B-Crédits d'impôts ;
C-Mécénat ;
D-Résultats financiers :	a) Chiffre d'affaires, bénéfices ou pertes constatés ; b) Résultats d'activité en valeur et en volume ;

Cette arborescence peut être amenée à évoluer en fonction des besoins exprimés (ainsi que des évolutions légales, réglementaires et/ou conventionnelles) et après validation de la Direction.

Les informations insérées dans la BDES concernent les années N-1, N-2, N-3, N, N+1, N+2 et N+3.

Article 7.3. Actualisation de la BDES

La BDES est actualisée et alimentée par la Direction dans les conditions prévues par les dispositions légales.

Article 7.4. Discrétion et confidentialité

Conformément aux dispositions de l’article L. 2312-36 du Code du travail, l’ensemble des représentants du personnel disposant d’un accès à cette BDES, est tenu à une obligation de discrétion à l’égard des informations y étant intégrées, en particulier celles revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par la Direction.

Article 8. Budgets des activités sociales et culturelles et de fonctionnement

En application des dispositions de l’article L. 2312-81 du Code du travail, la contribution versée chaque année par l'employeur pour financer les activités sociales et culturelles du CSE, est fixée à 0,20 % de la masse salariale brute entendue comme l'ensemble des gains et rémunérations soumis à cotisations de sécurité sociale en application des dispositions de l'article L. 242-1 du Code de la sécurité sociale, à l'exception des indemnités versées à l'occasion de la rupture du contrat de travail à durée indéterminée et ce, conformément à l’article L. 2312-83 du Code du travail.

Cette contribution annuelle sera versée au CSE, par virement bancaire, en 2 fois au cours de chaque année civile, en janvier puis en juin avec régularisation si nécessaire en fin d’année civile ou début d’année suivante en fonction de la masse salariale brute au cours de l’année écoulée.

Par dérogation pour l’année 2020, cette contribution sera versée en une fois lors de la justification de l’ouverture des deux comptes.

La contribution de l’employeur au budget de fonctionnement du CSE (fixée à 0,20 % de la masse salariale, conformément aux dispositions légales), sera également versée au CSE selon les mêmes modalités et périodicités.

TITRE IV – ATTRIBUTIONS DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

Article 9. Délais de consultation

Quelle que soit la consultation, à l’exception de celles pour lesquelles la loi a fixé un délai spécifique, les parties conviennent que le CSE rend son avis dans le délai maximum de 15 jours calendaires en cas de consultation.

Au-delà de ces délais, le CSE sera réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif.

Le CSE peut rendre un avis dans un délai inférieur à celui précédemment indiqué, s’il estime avoir été suffisamment informé pour rendre un avis à la majorité des membres titulaires présents.

Le délai de consultation du CSE court à compter de la communication par l’employeur des informations nécessaires pour la consultation.

Article 10. Informations-consultations récurrentes du CSE

Il est rappelé que la loi organise le regroupement des informations-consultations récurrentes en 3 grandes consultations qui sont les suivantes :

• une consultation sur les orientations stratégiques de l’entreprise,

• une consultation sur la situation économique et financière de l’entreprise,

• et une consultation sur la politique sociale de l’entreprise.

Les parties signataires considèrent que la possibilité laissée aux partenaires sociaux de modifier le calendrier de ces 3 grandes informations-consultations, constitue une occasion de cadencer les échanges au sein du CSE pour tenir compte du contexte particulier et de la taille de l’entreprise.

Ainsi, les parties signataires ont convenu de l’organisation des grandes consultations du CSE dans les conditions suivantes :

Article 10.1. Périodicité des consultations

Le CSE est consulté tous les 3 ans sur :

• les orientations stratégiques,

• la situation économique et financière ;

• et la politique sociale, les conditions de travail et l’emploi.

Article 10.2. Listes et contenus des informations nécessaires aux consultations récurrentes

La liste et le contenu des informations mises à la disposition des membres du CSE, en vue des 3 grandes informations-consultations récurrentes précitées, sont ceux contenus dans la BDES mise en place conventionnellement.

En complément de ces informations figurant dans la BDES, il sera communiqué aux membres du CSE, au moins une fois par an :

• un bilan du travail à temps partiel,

• et s’il en existe, le nombre de demandes de dérogation individuelle à la durée minimale de travail pour les salariés à temps partiel.

TITRE V – DISPOSITIONS FINALES

Article 11. Modalités de suivi et d'évaluation

Conformément aux dispositions de l’article L. 2222-5-1 du Code du travail, l’application du présent accord fera l’objet d’un suivi par une commission constituée à cet effet.

L’objectif de ce suivi est de tirer un bilan de l’application de cet accord afin d’identifier les éventuelles difficultés d’application et de trouver des adaptations futures ainsi que de déterminer, le cas échéant, les modifications qu’il convient d’apporter.

Cette commission sera composée de 2 membres de la Direction et de 2 membres titulaires du CSE.

Cette commission se réunira une fois tous les 2 ans.

Des réunions intermédiaires pourront être organisées si nécessaire.

Article 12. Entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entre en vigueur le lendemain de l’accomplissement de ses formalités de dépôt.

Article 13. Révision

Le présent accord pourra faire l’objet d’une révision dans les conditions fixées aux articles :

• L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du travail, en cas de désignation d’un délégué syndical au sein de l’entreprise,

• ou, à défaut, dans les conditions prévues aux articles L. 2232-21, L. 2232-22 et L. 2232-24 du Code du travail.

La demande de révision devra être notifiée, par lettre recommandée avec AR, à l’ensemble des parties signataires (ainsi qu’aux parties adhérentes le cas échéant) et devra être assortie de précisions quant aux points de l’accord dont la révision est demandée.

Cette demande de révision pourra être totale ou partielle.

Une réunion devra être organisée dans les 3 mois suivant l’envoi de la demande de révision pour examiner les suites à y donner.

Article 14. Dénonciation

Chaque partie peut mettre fin au présent accord d’entreprise par lettre dûment motivée et adressée avec accusé réception.

Elle ne deviendra effective qu’après un délai de six mois et dans les conditions prévues par le Code du travail.

Une négociation s’engagera alors avec les partenaires sociaux.

Article 15. Formalités de dépôt et de publicité

Le présent accord collectif sera déposé, conformément aux dispositions légales et réglementaires :

• auprès de la DIRECCTE de Normandie, Unité territoriale de Seine-Maritime ;

• en un exemplaire au Secrétariat-Greffe du Conseil de Prud'hommes du Havre ;

• enfin, mention de cet accord figurera sur le panneau d'affichage.

Cet accord collectif pourra également être consulté par tout membre du personnel auprès du service comptabilité.

Fait à CRIQUETOT L’ESNEVAL

En 4 exemplaires originaux

Le 28 janvier 2021

Pour la SCP DE GRIMAUDET, DE ROCHEBOUET, JARDIN, PHILIPPOTEAUX, AMICE, DUPIF, LUTUN LE MAGNENT ET

DENOITS NOTAIRES ASSOCIES

M…

Membre titulaire du CSE M…

M…

Membre titulaire du CSE

M…

Membre titulaire du CSE

M…

Membre titulaire du CSE

M…

Membre suppléante du CSE