Accord d'entreprise "Accord d'entreprise portant sur l'organisation du temps de travail et diverses dispositions concernant les salariés" chez AIMF - ASS INTERNATIONALE DES MAIRES FRANCOPHON

Cet accord signé entre la direction de AIMF - ASS INTERNATIONALE DES MAIRES FRANCOPHON et les représentants des salariés le 2021-05-20 est le résultat de la négociation sur le télétravail ou home office, le droit à la déconnexion et les outils numériques, les heures supplémentaires, sur le forfait jours ou le forfait heures, les indemnités kilométriques ou autres, les congés payés, RTT et autres jours chômés, le temps de travail.

Périmètre d'application de la convention signée entre l'entreprise et les représentants des salariés

Numero : T07521033425
Date de signature : 2021-05-20
Nature : Accord
Raison sociale : ASS INTERNATIONALE DES MAIRES FRANCOPHON
Etablissement : 31935615000031

Temps de travail : les points clés de la négociation

La négociation s'est portée sur les thèmes suivants

Conditions du dispositif temps de travail pour les salariés : le texte complet de l'accord du 2021-05-20

PRÉAMBULE

L’AIMF, acteur de la solidarité internationale, s’est dotée d’un Secrétariat permanent afin de mettre en adéquation réflexion et action. Ce secrétariat est d’une taille volontairement réduite afin de limiter son impact financier sur les projets. Ce principe de gestion n’est pas sans conséquences sur les conditions de travail du personnel du secrétariat permanent.

Ce document, remis en main propre lors de la signature du contrat de travail et consultable sur le lieu de travail, définit les principes généraux et les conditions générales d’emploi ainsi que les avantages, droits, obligations et devoirs des membres du Secrétariat permanent.

Le Secrétaire permanent est responsable de l’application de ce document. Il ne s’applique pas aux autres personnels auxquels le Secrétariat permanent pourrait recourir.

Les personnes mises à disposition, les contractuels sur projet, les experts, tout personnel temporaire ou stagiaire, ne sont pas considérés comme membres du Secrétariat permanent. Ils relèvent des dispositions précisées dans le contrat ou la convention qui les lient au Secrétariat permanent.

ARTICLE 1 : DES DROITS DU PERSONNEL PERMANENT

Les membres salariés du secrétariat bénéficient d’une assistance juridique face à toute situation illicite à leurs intérêts matériels ou moraux et ce dans le cadre de leur mission. Un contrat d’assurance est souscrit à cet effet.

Le Secrétaire permanent considère que les différentes formes de harcèlement constituent une atteinte aux droits fondamentaux de la personne. Il s’engage à promouvoir et à maintenir un environnement de travail exempt de toute forme de harcèlement. Toutes formes de harcèlement sur le lieu de travail ou en liaison avec le travail effectué donnent lieu à des mesures disciplinaires. Si ce harcèlement est le fait d’une Autorité locale, le Bureau, informé, statuera sur les mesures à prendre vis-à-vis de la collectivité concernée.

Les membres du secrétariat permanent ont droit au respect de leur vie privée. Ils ont le droit d’avoir des opinions et des convictions qui leurs sont propres. Ils ne sont pas soumis à une discrimination fondée sur l’orientation sexuelle, le genre, l’âge, l’ethnie, leur situation familiale, leur orientation religieuse, philosophique ou politique. Ils doivent être considérés avec respect et courtoisie au sein du Secrétariat permanent et dans le cadre de leur mission.

ARTICLE 2 : LES DEVOIRS ET OBLIGATIONS DU PERSONNEL

Les membres du personnel sont tenus de respecter, dans l’exercice de leur fonction, le code d’éthique et de conduite du Secrétariat permanent.

Les membres du personnel doivent veiller à ce que l’expression ou la manifestation de leurs convictions personnelles ne soient pas préjudiciables à l’exercice de leur fonction.

Dans l’exercice de leurs fonctions, les membres du personnel ne doivent pas être les représentants d’une collectivité membre. Ils ne doivent être attachés qu’aux intérêts du réseau des Maires francophones.

Ils doivent, en toute circonstance, avoir une conduite conforme à leur qualité d’agent du Secrétariat permanent, en évitant tout acte ou déclaration dommageables à l’égard du réseau des villes ou d’une ville en particulier.

Ils doivent à tout moment observer réserve et neutralité.

Sauf autorisation du Secrétaire permanent, ils ne peuvent accepter d’un État ou d’une ville, un avantage, une rémunération, une décoration, une faveur ou une donation.

Sauf autorisation du Secrétaire permanent, les membres du personnel ne peuvent se livrer à une activité politique ou associative pouvant porter atteinte à l’impartialité du Secrétariat permanent.

Les membres du personnel doivent respecter la confidentialité des projets qui leurs sont confiés. Ils ne doivent en aucun cas communiquer, dans leur intérêt propre ou l’intérêt d’une autorité extérieure, une information connue du fait de leur situation.

Sauf avis favorable du Secrétaire permanent, les membres du personnel ne peuvent publier un texte dont l’objet se rattache aux activités de l’AIMF ou qu’ils porteraient atteinte à l’image du réseau des Maires.

Les membres du personnel ne peuvent exercer une autre activité rémunérée ou non, ni être associés à la direction d’une entreprise, ni avoir des intérêts financiers dans une entreprise s’il doit en découler des avantages résultant de leur fonction à l’AIMF.

Les membres du personnel sont soumis à l’autorité du Secrétaire permanent. Ils sont responsables devant lui de l’exercice de leurs fonctions et le Secrétaire permanent est responsable devant l’Assemblée de l’AIMF du fonctionnement du Secrétariat permanent.

ARTICLE 3 : RECRUTEMENT

Tout candidat recruté reçoit un contrat signé du Secrétaire permanent. Il est accompagné d’un exemplaire du code d’éthique, des Statuts et du Règlement intérieur, du présent accord d’entreprise.

Le candidat recruté devra signer une déclaration précisant qu’il s’engage à exercer ses fonctions avec loyauté, discrétion et conscience, qu’il s’engage à respecter le code d’éthique et à régler sa conduite exclusivement en vue des intérêts de l’AIMF, sans solliciter d’instruction d’une ville ou d’un État en particulier.

ARTICLE 4 : REMUNERATION

La rémunération des salariés est soumise à l’arbitrage du Secrétaire permanent et dépend des accords de financement contractuels avec les bailleurs de fond.

ARTICLE 5 : ORGANISATION DU TEMPS DE TRAVAIL

Dispositions communes

Temps de travail effectif

Les dispositions du présent titre s’inscrivent dans la définition du temps de travail prévue par l’article L. 3121-1 du Code du travail, aux termes duquel la durée du travail effectif s’entend du

« temps pendant lequel le salarié est à la disposition de l’employeur et doit se conformer à ses directives sans pouvoir vaquer librement à des occupations personnelles ».

Ainsi, n’est notamment pas considéré comme du temps de travail effectif :

le temps nécessaire pour se rendre du domicile au lieu de travail ou du lieu de travail,
les temps de pause (coupure déjeuner et/ou pause).

Temps de pause

Selon les dispositions de l’article L. 3121-16 du Code du travail, aucun temps de travail quotidien ne peut atteindre six heures continues sans que le salarié ne bénéficie d’une pause de 20 minutes consécutives.

Repos obligatoire - Repos quotidien

Entre deux jours travaillés, un salarié doit bénéficier d’un repos quotidien minimum de 11 heures consécutives.

Repos hebdomadaire

Tous les salariés relevant du champ d’application du présent accord ont droit à un repos hebdomadaire d’une durée minimale de 35 heures consécutives

Différents mode d’aménagement du temps de travail

Les membres du personnel appelés à travailler un jour ou plusieurs jours non ouvrés consécutifs, à la demande du Secrétaire Permanent ont droit de récupérer le nombre de jours travaillés dans l’année en cours.

Salariés non-cadres à temps plein

La durée du travail est décomptée en heures, elle est de 35 heures de travail effectif par semaine.

À cette durée du travail s’ajoutent les heures devant être accomplies au titre de la journée de solidarité. Le temps de travail effectif ne peut excéder, en application des dispositions légales, les limites suivantes :

10 heures de travail effectif par jour. Toutefois en cas d’activité accrue ou pour des motifs liés à l’organisation de l’AIMF, cette durée pourra être portée à 12 heures.
48 heures de travail effectif au cours d’une même semaine sans pouvoir dépasser 46 heures en moyenne sur une période de 12 semaines consécutives.

Horaire hebdomadaire de travail effectif de référence

Concilier vie privée et vie professionnelle est l’objectif d’une partie des collaborateurs du Secrétariat permanent. Adopter un mode de travail flexible a l’avantage de permettre à chacun de faire coïncider son rythme de travail et ses missions avec le rythme et les contraintes personnels, tout en gardant à l’esprit que la présence physique est un élément clé pour faire vivre et renforcer la cohésion au sein du Secrétariat permanent.

Dans ce contexte, les heures d’arrivée et de départ se situent entre 08 h 00 et 10 h 00, et entre 17 h 00 et 19 h 00 avec une pause déjeuner d’une heure.

Au-delà de 19 h 00, pour des raisons de sécurité, il est nécessaire qu’aucun salarié ne se retrouve isolé au siège.

Décompte du travail effectif

Les salariés de l’AIMF ne travaillant pas selon un horaire collectif de travail affiché. Le décompte de la durée du travail effectif de chaque salarié, à l’exception de ceux relevant d’un forfait est réalisé selon les modalités suivantes :

Quotidiennement, par enregistrement, selon tous moyens, des heures de début et de fin de chaque période de travail ou par le relevé du nombre d'heures de travail accomplies ;
Chaque semaine, par récapitulation selon tous moyens du nombre d'heures de travail accomplies par chaque salarié.

Les écarts éventuels font l’objet d’un suivi du conseiller concerné et devra être validé par le Secrétaire Permanent.

Heures supplémentaires

Les dispositions sur les heures supplémentaires sont applicables aux salariés dont le temps de travail est décompté en heures, et donc à l’exclusion des salariés bénéficiant du forfait jour dont le temps de travail est décompté en jours sur l’année.

Seules ouvrent droit à rémunération au titre d’heures supplémentaires, les heures de travail effectif accomplies dans le cadre d’un travail demandé par écrit par le Secrétaire Permanent

Rémunération des heures supplémentaires

Les heures accomplies au-delà de la durée de travail effectif hebdomadaire de 35 heures sont rémunérées

aux taux applicables aux heures supplémentaires.

10 % pour les 8 premières heures supplémentaires travaillées dans la même semaine. 20 % pour les heures suivantes dans la même semaine.

Le paiement des heures supplémentaires sera prioritairement remplacé par un repos compensateur équivalent sur décision du Secrétaire Permanent.

Ainsi :

une heure majorée à 10% donne droit à 1 heure et 6 minutes de repos,
une heure majorée à 20 % donne droit à 1 heure et 12 minutes de repos.

Ce repos devra être pris dans un délai maximum de 2 mois, suivant l’acquisition d’un volume d’heures correspondant à une journée ou demi-journée de repos selon l’horaire quotidien du salarié concerné, après accord du Secrétaire Permanent ou du Conseiller en fonction des nécessités du service.

Contingent d’heures supplémentaires

Le contingent d’heures supplémentaires est fixé à 220 heures par an et par salarié.

Les heures effectuées au-delà du contingent annuel donnent droit à l’octroi d’une contrepartie obligatoire en repos.

Chaque heure supplémentaire au-delà du contingent donne droit à 50% de repos supplémentaire

Cette contrepartie obligatoire en repos prendra la forme de jours de congés supplémentaires. La date de cette contrepartie obligatoire en repos sera fixée par le Secrétaire Permanent, sur proposition du salarié en fonction des besoins de fonctionnement du Secrétariat Permanent.

Les heures ainsi acquises devront être utilisées dans un délai maximum de 2 mois à compter de l’ouverture du droit.

Salariés Cadre à temps plein

Conformément aux dispositions de l’article L. 3121-63 du Code du travail, le présent accord prévoit la mise en place de forfaits annuels en jours par accord collectif d’entreprise.

Le présent accord détermine les catégories de salariés susceptibles de conclure une convention individuelle de forfait en jours, le nombre de jours de travail sur la base duquel le forfait annuel est établi et enfin les caractéristiques principales de ces conventions de forfait.

Salariés concernés, conclusion d’une convention individuelle de forfait

Peuvent être concernés par cette organisation du temps de travail, sans que cette liste ne soit exhaustive : les conseillers, les chefs de projet, les chargés de mission, le comptable.

Ces salariés bénéficient d’une rémunération forfaitaire en contrepartie de l’exercice de leur mission. Leur temps de travail est décompté en nombre de jours travaillés, dans les conditions prévues ci-après. Ces salariés ne peuvent dès lors prétendre au paiement d’heures supplémentaires.

Le décompte de la durée du travail en jours est subordonné à la conclusion d’une convention individuelle de forfait en jours sur l’année.

Cette convention fait l’objet d’un avenant au contrat de travail signé par le Secrétaire Permanent et le salarié.

Jours de travail et jours de repos Jours de travail

Les salariés travaillent 218 jours sur la période de référence allant du 1^er juin au 31 mai de l’année suivante au titre de ce forfait en jours pour une présence complète sur cette période de référence. La journée de solidarité est incluse dans ces 218 jours.

Jours de réduction de temps de travail (RTT)

Dans la mesure où les salariés travaillent 218 jours au cours de la période de référence, ils bénéficient de jours de repos qui s’ajoutent aux repos hebdomadaires, aux congés payés annuels et aux jours fériés. Ce nombre de jours peut varier d’une année sur l’autre, en fonction du nombre de jours fériés chômés tombant sur des jours de travail.

Le mode de calcul du nombre de jours de réduction de temps de travail dans le cadre de de la convention individuelle de forfait est le suivant :

Prendre le nombre de jours dans la période de référence allant du 1juin au 31 mai de l’année suivante
Déduire le nombre de jours maximum de travail dans l'année soit 218 jours
Déduire le nombre de jours de repos hebdomadaires (nombre de samedi et dimanche)
Déduire le nombre de jours ouvrés de congés payés
Déduire le nombre de jours fériés tombant entre le lundi et le vendredi. Le résultat donne le nombre de jours de repos.

Rémunération

La rémunération mensuelle des salariés est forfaitaire, elle est la contrepartie de l’exercice de leur mission. Celle-ci est donc indépendante du nombre d'heures de travail effectif accomplies durant la période de paye considérée.

Le bulletin de paie fera apparaître le nombre de jours fixés dans la convention individuelle ainsi que la rémunération mensuelle prévue.

Dépassement du forfait en jours

Les salariés concernés par le forfait en jours pourront renoncer, au cours de chaque période de référence, à une partie de leurs jours de repos.

Dans cette hypothèse, chaque journée travaillée sera majorée de 10 %.

L'indemnisation de chaque jour de repos racheté sera calculée de la façon suivante : salaire journalier majoré multiplié par le nombre de jours rachetés.

Les salariés intéressés feront connaître leur intention par écrit au Secrétaire Permanent au plus tard le 1^er novembre de l’année en cours. Ce courrier indiquera le nombre de jours que le salarié souhaite travailler en plus du forfait et les raisons de ce dépassement.

La Direction fera connaître sa décision dans le mois suivant la réception de la demande formulée par le salarié. En l’absence de réponse, cette demande est réputée rejetée.

L’accord pris entre le salarié et l’employeur devra être établi par écrit. Un avenant à la convention individuelle de forfait actera du taux de la majoration applicable. Cet avenant ne vaudra que pour la période de référence en cause.

En tout état de cause le nombre de jours travaillés ne pourra excéder 235 jours.

Traitement des absences

Chaque absence réduira le forfait, étant rappelée l’interdiction de faire récupérer les absences indemnisées comme, par exemple, la maladie, l’accident du travail.

Pour chaque jour d’absence dont la cause n’est pas légalement assimilée à du temps de travail effectif, le total annuel correspondant à un droit intégral de jours de repos sera affecté d’un taux de 0,45 % (= 1/218 x 100).

En cas de maintien total ou partiel de la rémunération, les dispositions légales seront appliquées au nombre de jours d’absence.

Chaque journée d’absence non rémunérée donnera lieu à une retenue sur le montant mensuel de la rémunération calculée sur la base du salaire mensuel divisé par le nombre de jours payés.

Modalités de prise des jours de repos

Les jours de repos s’acquièrent mensuellement. Ils doivent impérativement être pris, pendant la période de référence et soldés avant la fin de la période de référence.

Les jours de repos sont pris par demi-journée ou journée complète en respectant un délai de prévenance de 15 jours calendaires. Ce délai pourra, le cas échéant, être réduit d’un commun accord entre le salarié et le secrétaire permanent.

Les jours de repos seront posés en concertation entre le Secrétaire Permanent et le salarié en tenant compte des impératifs liés à l’activité du Secrétariat Permanent.

Le nombre total de salariés absents par semaine en raison de la prise de ces jours de RTT ne peut avoir pour effet de perturber le fonctionnement du secrétariat permanent.

Le bulletin de paie indiquera le nombre de jours pris au cours du mois.

Un décompte périodique des jours de repos permettra de comparer le nombre de jours pris avec les droits définitifs de la période en tenant compte des absences individuelles non assimilées à du temps de travail effectif.

Incidence des embauches et des départs en cours de période de référence

Le nombre de jours de travail du personnel soumis au forfait en jours sur l’année, embauché ou sortant en cours d’année, est déterminé sur la base du plafond de 218 jours proratisé en fonction du nombre de mois complets travaillés par le salarié au titre de la période de référence en cours.

Dans l’hypothèse de départ d’un salarié relevant d’un forfait en jours, pour quelque raison que ce soit, sauf pour licenciement pour motif économique, une compensation pourra être effectuée au titre des sommes réglées dans le cadre du solde de tout compte à hauteur des jours de repos acquis par le salarié et non pris à la date de la rupture effective de son contrat de travail.

Cette indemnité sera calculée en multipliant le nombre de jours de repos acquis et non pris à la date de sortie des effectifs par le taux salarial journalier.

Maîtrise et suivi de la charge de travail

Afin que l’amplitude et la charge de travail demeurent raisonnables et dans le but d’assurer une bonne répartition, dans le temps, du travail du salarié dont le temps de travail est décompté exclusivement en jours, les parties au présent accord conviennent des dispositions suivantes.

Durée effective de travail et temps de repos

Les parties rappellent que le salarié dont le travail est décompte en jours bénéficie au minimum d’un repos quotidien consécutif d’une durée minimale de 11 heures et d’un repos hebdomadaire consécutif d’une durée minimale de 35 heures.

Ces limites n'ont pas pour objet d’imposer une journée habituelle de travail de 13 heures par jour mais une amplitude exceptionnelle maximale de journée de travail.

Déconnexion des outils de communication à distance

L'effectivité du respect par le salarié de ces durées minimales de repos implique pour ce dernier un droit de déconnexion des outils de communication à distance.

Pendant ses repos journaliers et hebdomadaires, le salarié a le droit à la déconnexion de ses outils de communication à distance.

Pour assurer l’effectivité de ce droit à la déconnexion, sera mis en place un système d’envoi automatique de message d’absence temporaire.

Ce message sera automatiquement envoyé à l’expéditeur d’un courrier électronique adressé au salarié, dès l’instant où l’intéressé aura activé cette fonction sur sa messagerie électronique pour faire valoir son droit à la déconnexion.

Contrôle du décompte des jours travaillés/non travaillés

Le forfait annuel en jours s'accompagne d'un décompte des journées travaillées au moyen d'un suivi objectif, fiable et contradictoire mis en place par l’employeur.

Dans ce cadre, le salarié remplira chaque mois un relevé déclaratif dans lequel il indiquera les jours travaillés et non travaillés du mois quel que soit le motif (jours de repos, congés payés, absence maladie, repos hebdomadaire, congés conventionnels, etc.).

Sur la base des éléments déclarés par le salarié, l’employeur établira un document qui doit faire apparaitre le nombre et la date des journées travaillées ainsi que le positionnement et la qualification des jours non travaillés en repos hebdomadaires, congés payés, absence maladie ou jours de repos, etc. au titre du respect du plafond de 218 jours.

Ce suivi a pour objectif de concourir à préserver la santé du salarié.

Le Secrétaire Permanent s’assurera que l'amplitude et la charge de travail restent raisonnables et que celles- ci permettent une bonne répartition, dans le temps, du travail du salarié dans le but de préserver leur sécurité et leur santé.

Devoir d’alerte

Le salarié, qui estime que sa charge de travail est trop importante, a le devoir d’en alerter immédiatement le Secrétaire permanent. Un entretien sera organisé avec le Secrétaire Permanent ou son représentant dans les huit jours calendaires suivant cette alerte afin que la situation soit analysée. Le cas échéant, le Secrétaire Permanent prendra les mesures nécessaires pour que cesse la situation constatée. Ces mesures seront

formalisées par un compte rendu écrit rédigé dans les trente jours calendaires suivant la tenue de l’entretien susvisé. Elles feront l'objet d'un suivi.

Par ailleurs si le Secrétaire Permanent est amené à constater que l’organisation du travail adoptée par le salarié et/ou que la charge de travail aboutisse à des situations anormales, il pourra également organiser un rendez-vous entre le salarié et le Conseiller ou le Chef de projet concerné. Le cas échéant, le Conseiller, le Chef de Projet concerné ou le Secrétaire permanent prendra les mesures nécessaires pour que cesse la situation constatée. Ces mesures seront formalisées par un compte rendu écrit. Elles feront l'objet d'un suivi.

Entretiens de suivi

Pour contribuer au respect du droit au repos et à la santé du salarié, un entretien de suivi sera annuellement organisé à l’initiative du Secrétaire Permanent. Cet entretien sera conduit par le Secrétaire Permanent ou son représentant.

Cet entretien aura pour but d’évoquer la charge de travail du salarié, qui doit être raisonnable, l'organisation de son travail, l'articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle ainsi que sa rémunération.

A l’occasion de cet entretien, il sera rappelé au salarié l’absolue nécessité de respecter les dispositions se rapportant notamment aux durées minimales de repos. Le respect effectif des amplitudes maximales de travail sera vérifié et un état des lieux récapitulatif des jours travaillés et des jours de repos pris sera également effectué. Le salarié devra faire état de toute éventuelle difficulté découlant de la mise en œuvre de son forfait en jours.

Un compte rendu signé de part et d’autre sera établi. Un exemplaire de ce compte rendu sera donné au salarié, l’autre exemplaire étant conservé dans son dossier personnel.

Information des instances représentatives du personnel

Le Secrétaire Permanent fera transmettre au Comité Social et Économique une fois par an au mois de juin le nombre d'alertes émises par les salariés ainsi que les mesures prises pour pallier ces difficultés au cours de la période de référence précédente.

II en sera de même en cas de situation exceptionnelle intervenant avant l'échéance de la période de référence.

Consultation des instances représentatives du personnel

Conformément aux dispositions légales et réglementaires et dans le respect de la santé et de la sécurité des salariés, le Comité Social et Économique est informé et consulté chaque année sur le recours aux forfaits jours au sein de l’AIMF, ainsi que sur les modalités de suivi de la charge de travail des salariés.

Suivi médical

Dans une logique de protection de la santé et de la sécurité des salariés, il pourra être organisé, à la demande du salarié, une visite médicale distincte afin de prévenir les risques éventuels du forfait en jours sur la santé physique et morale.

Télétravail

L’accès au télétravail relève de la seule initiative du salarié. Néanmoins, en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie ou en cas de force majeure, le télétravail peut être considéré comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de

l’activité du secrétariat permanent et de garantir la protection du salarié. Il est fondé sur le volontariat et subordonné à l’accord exprès et préalable du Secrétaire permanent.

Le télétravail est ouvert à tout salarié du secrétariat permanent, quel que soit son poste ou son emploi, dès lors que sa mission le permet. Le salarié en situation de télétravail effectuera son activité professionnelle alternativement à son domicile et dans les locaux du secrétariat permanent. Le lieu de travail est le domicile principal du salarié tel qu’il l’a déclaré au Secrétaire permanent et figurant sur son bulletin de paie. Un autre lieu de télétravail pourra être accepté par le Secrétaire permanent sous réserve de la déclaration par le salarié et que des contraintes ne s’y opposent pas.

Par ailleurs, il est ouvert à tout type de contrat et de durée contractuelle de temps de travail, dès lors que le salarié réalise au moins un jour de travail par semaine dans les locaux du secrétariat permanent.

Le télétravailleur demeure salarié de l’AIMF et bénéficie ainsi des mêmes droits que tout salarié travaillant

« physiquement » au secrétariat permanent. Le salarié demeure soumis aux règles de déclaration des congés de maladie et des accidents du travail et bénéficie des dispositions légales en vigueur. Le salarié devra contacter le Secrétaire permanent le jour même, par voie téléphonique, courrier électronique ou par lettre simple et lui fournir un certificat médical.

Modalités d’acceptation par le salarié des conditions de mise en œuvre du télétravail

Le salarié candidat au télétravail devra postuler par écrit auprès du Secrétaire permanent. Un entretien obligatoire sera réalisé avec le Secrétaire permanent. Il est distinct de l’entretien annuel d’évaluation.

Il appartiendra au Secrétaire permanent d’évaluer la capacité d’un salarié à télétravailler en prenant compte notamment les éléments suivants :

la compatibilité du télétravail avec le bon fonctionnement du service et la configuration de l’équipe
la possibilité pour le salarié d’aménager un endroit spécifique du domicile consacré au télétravail, de bénéficier d’un accès internet et d’attester de la conformité des installations électriques
la capacité du salarié à travailler de façon régulière ou ponctuelle à distance.

La mise en place du télétravail sera donc fonction de la faisabilité technique, du bon fonctionnement de l’activité en télétravail et du maintien de l’efficacité au travail. Cette mise en place doit s’accompagner de corolaires indispensables dans l’organisation du travail :

une gestion moins personnelle des espaces de travail situés au secrétariat permanent, pour permettre plus de fluidité dans leur utilisation : les bureaux doivent être laissés libres d’effets personnels ; un rangement soigneux doit permettre à chacun de se sentir à son aise dans tout espace du secrétariat permanent ; l’équipement des salariés (ordinateur portable) et des espaces de travail (station d’accueil) permet à chacun de s’installer facilement.
un classement intuitif des dossiers physiques doit permette un accès simple à l’information, même lorsque le télétravailleur n’est pas présent au secrétariat permanent

L’accord du Secrétaire permanent quant à l’accès au télétravail pour le salarié sera formalisé dans un avenant notifiant la date d’entrée en vigueur de ce mode d’organisation du travail, les jours de la semaine télé travaillés, ainsi que les horaires de travail. Le salarié devra explicitement accepter ces conditions en signant le document.

La période d’adaptation au télétravail est la période pendant laquelle le salarié comme l’employeur vérifient que le télétravail est une organisation de travail qui leur convient et convient à l’organisation du service auquel appartient le salarié.

La durée de la période d’adaptation est de 3 mois.

Durant cette période, chacune des parties peut mettre fin unilatéralement et par écrit au télétravail en respectant un délai de prévenance de 15 jours. En cas d’accord des deux parties, ce délai de prévenance pourra être réduit.

Conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail

Réversibilité

Le secrétariat permanent affirme le caractère réversible du télétravail au-delà de la période d’adaptation. Cette réversibilité est double : elle peut être mise en œuvre à l’initiative du salarié ou du Secrétaire permanent.

Le salarié pourra mettre fin au télétravail, sous réserve d’un délai de prévenance d’un mois.

De même, la direction peut mettre fin au télétravail en respectant un délai de prévenance d’un mois dans les cas où :

la façon de travailler du salarié ou les nouvelles attributions de ce dernier s’avéraient en inadéquation avec les critères requis pour le télétravail
la qualité du travail fourni ne donnait pas satisfaction
les besoins du service auquel appartient le télétravailleur ont évolué et rendent nécessaire la présence permanente de celui-ci dans les locaux du secrétariat permanent, notamment en raison d’une évolution de l’activité et / ou de l’organisation du service, ou en raison d’un ou plusieurs départs et / ou d’absences de salariés.

La réversibilité implique le retour du salarié dans les locaux du secrétariat permanent ainsi que la restitution du matériel mis à sa disposition par le Secrétariat permanent dans le cadre de ses tâches réalisées à son domicile.

Suspension provisoire du télétravail

Des circonstances exceptionnelles tenant à des impératifs opérationnels (réunions importantes, missions urgentes nécessitant la présence du salarié, remplacement d’un salarié absent, travaux urgent…) pourront amener le Secrétaire permanent à suspendre pour une courte durée la situation de télétravail sans pour autant que cela remette en cause l’organisation du travail en mode télétravail.

Pour des raisons liées à l’organisation de l’activité du secrétariat permanent, le Secrétaire permanent peut être amené à demander au télétravailleur de venir travailler au sein du secrétariat lors d’une journée habituellement télé travaillée. Cette demande devra respecter un délai de prévenance de deux jours. Dans ce cas, le collaborateur pourra demander le report ou l’anticipation de cette journée non télé travaillée.

De même, des circonstances exceptionnelles auxquelles le collaborateur doit faire face et qui sont de nature à empêcher temporairement la réalisation de ses missions dans son lieu habituel de télétravail (travaux importants, coupure électrique…) peuvent légitimer une suspension de la situation de télétravail pour une courte durée sans que soit remise en cause sa qualité de télétravailleur. La suspension provisoire sera formalisée par écrit entre les parties.

Fin de la période de télétravail

Le télétravail peut être conclu à durée indéterminée ou être assorti d’un terme. Dans l’hypothèse où une durée était fixée, l’accord des parties sera alors requis pour poursuivre le télétravail au-delà de la période initialement convenue. À défaut, le télétravail prendra fin à échéance du terme, sans autre formalité.

Modalités d’organisation du télétravail

Avenant au contrat de travail

Tout salarié passant en mode télétravail devra préalablement signer un avenant à son contrat de travail. La période de télétravail ne pourra s’effectuer que pour la durée du présent accord collectif.

L’arrêt du télétravail par l’une ou l’autre des parties avant le terme fixé dans l’avenant au contrat de travail sera formalisé par courrier recommandé avec accusé de réception ou par lettre remise en mains propres contre décharge.

Les conditions particulières d’organisation du télétravail seront prévues par l’avenant au contrat de travail. Cet avenant précisera notamment les éléments suivants :

les modalités d’exécution du télétravail (la répartition des jours travaillés au sein du secrétariat permanent et du ou des jours travaillés à domicile)
l’organisation du temps de travail et le respect des durées de repos
la date de prise d’effet de la situation de télétravail
la durée de validité de l’avenant et les règles de réversibilité et de suspension du télétravail
la durée de la période d’adaptation
l’adresse du lieu où s’exercera le télétravail
les conditions d’utilisation du matériel mis à disposition

En cas de modification sur une durée plus importante de la répartition du ou des jours travaillé(s) à domicile, cette modification fera l’objet d’un nouvel avenant au contrat de travail.

Ces dispositions ne s’appliquent pas dans le cas de prise de congés par le salarié.

Rythme du télétravail

Afin de maintenir le lien social, la cohésion et le bon fonctionnement de l’équipe, le salarié télétravailleur à temps plein devra disposer d’un jour de présence par semaine dans les locaux du secrétariat permanent et le salarié télétravailleur à temps partiel de deux demi-journées de présence minimum.

Dans des cas exceptionnels, certains collaborateurs ne résidant pas dans le périmètre du siège du secrétariat permanent pourront disposer d’un régime dérogatoire de « télétravail complet » qui fera l’objet d’un avenant spécifique à leur contrat de travail.

Les jours de télétravail sont pris par journée complète, sauf demande justifiée par des motifs exceptionnels, laissés à l’appréciation du Secrétaire permanent, situation qui devra donner lieu à un accord express et préalable du Secrétaire permanent par une telle demande.

En cas d’absence, quel qu’en soit le motif, ou de jour férié coïncidant avec une journée habituellement télé travaillée, le collaborateur ne pourra exiger le report du jour de télétravail.

Les journées télé travaillées seront définies d'un commun accord entre le salarié télétravailleur et le Secrétaire permanent. Elles seront formalisées dans l’avenant au contrat de travail.

En outre, le salarié devra informer en amont le Secrétaire permanent de toutes les réunions webinaires qu’il organisera ou auxquelles il aura été convié à participer.

Le télétravail s’exerce dans les mêmes conditions et horaires que le travail du secrétariat permanent. Ainsi, les salariés en télétravail se doivent de respecter les horaires collectifs en vigueur, sans dépassement.

Des horaires dérogatoires pourront être convenus avec le Secrétaire permanent. Le salarié adressera une demande écrite au Secrétaire permanent.

Tout collaborateur en situation de télétravail à domicile souhaitant s’absenter pour raison personnelle pendant les horaires de travail doit en informer au préalable son manager et obtenir un accord écrit (courriel par exemple).

Usage des équipements et moyens de communication

Les équipements et moyens de communication mis à disposition du salarié en télétravail par le secrétariat permanent sont exclusivement réservés à l’exécution des missions liées à son contrat de travail. L’usage à

des fins privées est interdit et pourra donner lieu à des sanctions disciplinaires conformément au règlement intérieur de l’Association.

Le salarié s’engage à prendre le plus grand soin du matériel confié par le secrétariat permanent et à respecter les bonnes pratiques et consignes d’utilisation communiquées par le Secrétaire permanent.

Le salarié signalera immédiatement toute panne ou dysfonctionnement du matériel ainsi que toute indisponibilité des moyens de communication et demandera un appui technique à la société en charge de la maintenance qui fera le nécessaire pour réparer le matériel dans les plus brefs délais. Le salarié échangera avec le Secrétaire permanent au sujet des modalités de la poursuite du travail à distance ou sur site pendant la durée de la panne ou de l’indisponibilité.

En outre, un report de la ligne fixe du bureau vers le téléphone portable devra être effectué par le salarié en se rapprochant de la société Mana en charge de l’appui technique à apporter au secrétariat permanent dans sa gestion du numérique.

Remboursement des dépenses liés au télétravail permanent

Sur présentation des factures/justificatifs, le secrétariat permanent prend en charge les frais de maintenance du matériel nécessaire à la bonne exécution du télétravail.

Aucun autre frais ne sera pris en compte.

Respect de la vie privée du télétravailleur

L’employeur doit garantir le respect de la vie privée du salarié en télétravail. À cet effet, les plages horaires d'accessibilité durant lesquelles il est joignable sont définies en concertation et inscrites dans l’avenant au contrat de travail.

Les heures supplémentaires ne sont pas autorisées, sauf sur demande formalisée des besoins des activités du secrétariat permanent.

Le salarié télétravailleur à domicile aura un droit à la déconnexion en dehors de la plage de joignabilité. Aucun reproche ne pourra lui être adressé s’il ne répond pas à une sollicitation adressée en dehors de celle-ci.

Assurance couvrant les risques liés au télétravail

Le télétravailleur à domicile atteste avoir procédé aux formalités nécessaires auprès de son assureur, lui indiquant exercer une activité professionnelle à son domicile en précisant le nombre de jours. Il fournira à l’AIMF avant la signature de l’avenant à son contrat de travail, une attestation « multirisque habitation » du lieu de son domicile et télétravail, indiquant que l’assureur a pris acte du fait que le salarié exerce une activité professionnelle à son domicile à raison du nombre de jours définis par les parties.

Accident du travail

Les télétravailleurs bénéficient de la législation sur les accidents du travail. Un accident survenu au télétravailleur à son domicile pendant les jours de télétravail et dans la plage journalière sera couvert par la législation professionnelle.

Dans ce cas, le télétravailleur doit informer immédiatement le Secrétaire permanent de l’accident et au plus tard dans les 24 heures en envoyant un courriel et transmettre tous les éléments d’information nécessaires à l’établissement d’une déclaration d’accident du travail.

Obligation de discrétion et de confidentialité et protection des données

Le télétravailleur doit veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l’accès de son matériel informatique afin de s’assurer qu’il en soit le seul utilisateur.

La violation de cette obligation est un motif de sanction disciplinaire.

De manière générale, le télétravailleur s’engage à respecter les règles mises au point par le secrétariat permanent, destinées à assurer la protection et la confidentialité des données, ainsi que les règles d’usage des équipements et outils informatiques et des services de communication électronique.

Suivi

Un suivi annuel sera réalisé par le secrétaire permanent au travers du Comité Social et Économique, afin d’évaluer la mise en œuvre de ces dispositions.

ARTICLE 6 : CONGÉS

Tout congé doit faire l’objet d’une autorisation préalable du Secrétaire permanent.

Les membres du personnel ont droit à un congé annuel avec salaire d’une durée de 2,5 jours ouvrables par mois de service accompli. Le congé est calculé sur la base d’une semaine de travail de 5 jours.

Il est attribué trois jours ouvrés supplémentaires de congés aux salariés non-cadre travaillant 35 heures par semaine.

Des jours supplémentaires de congés sont accordés dans les conditions suivantes :

2 jours ouvrables supplémentaires si le salarié prend 6 jours minimum de congés en dehors du 1^er mai au 31 octobre,
1 jour de repos supplémentaire s'il prend entre 3 et 5 jours de congés en dehors de cette même période. Le fractionnement de la 5^e semaine de congés n'ouvre pas droit aux jours de repos supplémentaires.

Les membres du personnel ont droit à leur congé annuel pendant l’année au titre de laquelle il est accordé et doivent, dans la mesure possible, le prendre au cours de ladite année. Toutefois, si un membre du personnel est dans l’impossibilité de prendre la totalité de son congé annuel pendant cette année, le reliquat de son congé pourra être pris dans les deux années suivantes (avant le 30 avril).

Les membres du personnel ont droit à des congés spéciaux :

Congé de maternité
Congé de paternité
Congé pour adoption
Congés sur présentation d’un document officiel du membre du personnel :
- pour le mariage ou Pacs de l’intéressé(e)
- pour le mariage d’un enfant
- pour déménagement
- pour décès : de l’époux(se), partenaire de Pacs ou concubin, d’un enfant, du père ou la mère de l’intéressé(e) ou de l’époux(se), d’un frère ou d’une sœur, d’un autre membre de la famille.

Pour la durée et les conditions d’application de ces congés, l’AIMF s’aligne sur les dispositions légales en vigueur.

Le membre du personnel doit prendre son congé dans la période où l’événement se produit, mais pas nécessairement le jour même.

Sous réserve des nécessités de service et sur justification présentée par le membre du personnel, des autorisations spéciales d’absence avec maintien de la rémunération peuvent être accordées pour soigner un enfant malade de moins de douze ans, dans la limite de cinq jours par année civile, par foyer et quel que soit le nombre d’enfants. Aucune limite d’âge n’est prévue pour un enfant handicapé ou en affection de longue durée. Ces autorisations spéciales d’absence ne sont pas reportables d’une année sur l’autre

Les membres du personnel absents, pour cause de maladie ou d’accident, doivent immédiatement en aviser le Secrétaire permanent. Les membres du personnel absents pour cause de maladie ou d’accident pendant plus de 2 jours consécutifs sont tenus de se faire délivrer un certificat médical dans les 4 jours qui suivent la cessation

du travail et de le remettre le plus tôt possible au Secrétaire permanent. Un certificat médical peut également être exigé pour des absences répétées de moins de 2 jours consécutifs.

ARTICLE 7 : DEPLACEMENTS PROFESSIONNELS

Tout déplacement est subordonné à l’autorisation du Secrétaire permanent.

Le membre du Secrétariat permanent en déplacement à l’étranger doit signifier son déplacement sur le site du Ministère de l’Europe et des Affaires étrangères(Ariane : https://pastel.diplomatie.gouv.fr/fildariane/dyn/public/login.html)

Dans le cadre des missions autorisées, les vaccinations obligatoires et les demandes de passeport français sont pris en charge.

Les membres du personnel sont couverts contre les risques d’accident, d’invalidité et de décès.

En cas de déplacement de nuit, les membres du personnel sont dispensés de travailler le jour de leur retour

ARTICLE 8 : INDEMNITES DE CESSATION DE SERVICE

Licenciement

En cas de licenciement et si la rupture n’est pas motivée par une faute grave ou lourde, l’indemnité de licenciement est acquise après huit mois d’ancienneté ininterrompus dans l’association à la date de notification du licenciement.

L’indemnité est calculée de la manière suivante :

½ mois de salaire par année de présence sans pouvoir excéder un plafond de 12 mois.

En cas d’année incomplète, l’indemnité est calculée proportionnellement au nombre de mois. Le salaire pris en compte pour calculer l'indemnité est selon la formule la plus avantageuse :

soit 1/12^ème de la rémunération brute des 12 derniers mois précédant le licenciement,
soit 1/3 des 3 derniers mois (dans ce cas, toute prime ou autre élément de salaire annuel ou exceptionnel versé pendant cette période est recalculé sur 3 mois).

Si le salarié a travaillé à temps plein et à temps partiel, l'indemnité est calculée proportionnellement à la durée pendant laquelle il a travaillé à temps plein et à temps partiel.

Départ à la retraite
1. Départ volontaire à la retraite

Un salarié souhaitant quitter l’AIMF pour prendre sa retraite bénéficie d’une indemnité de départ à la retraite. Cette indemnité est calculée de la manière suivante.

Ancienneté du salarié	Montant de l’indemnité
Jusqu'à 10 ans	1/4 de mois de salaire par année de présence
Plus de 10 ans	1/3 de mois de salaire par année de présence

Le salaire pris en compte pour calculer l'indemnité est selon la formule la plus avantageuse :

soit 1/12ème de la rémunération brute des 12 derniers mois précédant le départ à la retraite,
soit 1/3 des 3 derniers mois (dans ce cas, toute prime ou autre élément de salaire annuel ou exceptionnel versé pendant cette période est recalculé sur 3 mois).