Protocole d’accord pré-électoral

Relatif au renouvellement du CSE

Entre les soussignés :

La Société

D’une part,

Et les Organisations Syndicales représentatives ci-dessous :

C.F.E./C.G.C.

C.F.D.T

C.G.T

F.O.

Ci-après désignées collectivement les « Organisations Syndicales »

D’autre part,

Il a été convenu ce qui suit :

La fin des mandats du comité social et économique (CSE) actuellement en place étant fixée au 4 décembre 2023, il convient par le présent protocole d’organiser les élections pour le renouvellement de cette instance.

Ces élections sont organisées dans le cadre des dispositions légales et conventionnelles. Il a été décidé par accord du 11 septembre 2023 de procéder au scrutin sous la forme d’un vote électronique dont les modalités seront précisées par ailleurs.

Table des matières

1. Préambule 3

2. Date, heures et lieux des élections des représentants au CSE, durée des mandats 3

3. Effectif à prendre en compte – nombre de sièges à pourvoir 3

4. Nombre de collèges, effectifs par collège et répartition femmes hommes par collège 4

5. Electorat, éligibilité, listes électorales 5

5.1. Electorat et éligibilité des salariés de l’entreprise 5

5.2. Electorat et éligibilité des salariés mis à disposition de l’entreprise 6

5.3. Listes électorales 6

6. Liste de candidats 6

7. Campagne électorale – propagande électorale des candidats 7

8. Modalités du vote électronique 7

8-1 - Composition et missions des bureaux de vote – Délégués de liste 8

8-2 Modalités du vote 8

8-3 Bulletins de vote 9

8-4 Modalités d’accès au serveur de vote 9

8-5 Assistance aux électeurs 9

8-6 Dépouillement - Procès-verbaux - Résultats 10

9. Proclamation et affichage des résultats 10

10. Calendrier 11

11. Durée, publicité et dépôt 11

11.1. Durée, publicité 11

11.2. Formalités de dépôt 12

Annexe 1 : Accord concernant la mise en œuvre du vote électronique 13

Préambule

Pour les élections de renouvellement du CSE, il a été convenu de procéder par vote électronique. Cela permet d’éviter les aléas liés à l’organisation de bureaux de vote avec urnes et bulletins sous enveloppe. Cela permet également d’éviter les inconvénients de l’organisation d’un vote par correspondance.

Les codes confidentiels permettant de participer au vote seront envoyés par courrier postal aux salariés de la société et au électeurs potentiels des sociétés prestataires.

Date, heures et lieux des élections des représentants au CSE, durée des mandats

De façon à permettre à chaque salarié de participer au vote durant son temps de travail, il a été convenu d’ouvrir le vote du premier tour du vendredi 10 novembre 2023 à 16h au vendredi 17 novembre 2023 16H et à l’éventuel deuxième tour prévu pour se dérouler du 1^er décembre 2023 à 16h au 8 décembre 2023 à 16h.

Conformément à l'article L. 2314-33 du code du travail, les membres du Comité Social et Économique sont élus pour 4 ans.

Effectif à prendre en compte – nombre de sièges à pourvoir

Les effectifs à prendre en compte ont été calculés au 30 septembre 2023 sur la moyenne des 12 derniers mois pour chacune des catégories de personnel.

Sont pris en compte pour le calcul de cet effectif :

• Les salariés à temps plein en contrat à durée indéterminée (CDI), sans oublier de prendre en compte les salariés en période d’essai ou en arrêt maladie ;

• Les salariés à temps plein en contrat à durée déterminée (CDD), sauf les CDD de remplacement d’un salarié absent ;

• Les travailleurs temporaires ;

• Les salariés à temps partiel, peu importe la nature du contrat de travail ;

• Les salariés d’entreprises extérieures s’ils sont régulièrement présents dans les locaux et exercent leurs fonctions dans l’entreprise depuis au moins 1 an (sauf les contrats de remplacement d’un salarié absent) ;

• Les salariés en contrat d’intérim (ils ne sont pas éligibles) ;

• Les salariés détachés dans une autre entreprise ;

• Les salariés dont le contrat de travail est suspendu pour motif de congé parental ;

• Les salariés travaillant à domicile.

Les salariés exclus de l’effectif :

• Les mandataires sociaux sans contrat de travail ;

• Les salariés en contrat d’apprentissage ;

• Les salariés en contrat de professionnalisation ;

• Les stagiaires sous convention de stage ;

• Les salariés en dispense d’activité sans rémunération ;

• Les salariés remplaçant un salarié absent ou en suspension de contrat ;

• Les salariés mis à disposition ne travaillant pas dans les locaux de la société ;

• Les salariés mis à disposition depuis moins d’un an.

Compte tenu de l'effectif, le nombre de sièges à pourvoir est de 10 titulaires et 10 suppléants.

Conformément aux dispositions légales, la répartition des sièges est effectuée proportionnellement à l’effectif de chaque collège :

- 1er collège, qui regroupe les ouvriers et employés : 5 titulaires et 5 suppléants ;

- 2e collège, qui regroupe les techniciens et agents de maîtrise et cadres : 5 titulaires et 5 suppléants.

Nombre de collèges, effectifs par collège et répartition femmes hommes par collège

Conformément aux dispositions légales et conventionnelles, il est convenu de répartir les sièges au sein de deux collèges :

• 1^er collège : Le collège regroupe les ouvriers et employés

• 2^ème collège : Le collège regroupe les techniciens, les agents de maitrise et les cadres

L’effectif de 205,92 salariés (ETP) se répartit donc comme suit :

Répartition par Collège en nombre (ETP)
	Total	Femmes	Hommes
1er collège	5	1	4
2ème collège	5	1	4
Total	10	2	8

En application de la circulaire DRT n° 93-12 du 17 mars 1993, la répartition des sièges à pourvoir entre les différents collèges s’effectue proportionnellement à l’importance numérique de chaque collège salarié avec attribution des sièges restants selon la méthode du plus fort reste, de ce fait, les sièges à pourvoir seront repartis de la manière suivante :

• 1^er collège : 5 sièges

• 2^ème collège : 5 sièges

Conformément l’article L. 2314-13, la proportion de femmes et d’hommes dans chacun des collèges visés ci-dessus est indiquée dans le tableau suivant de répartition des sièges à pourvoir par collège.

Pour chaque collège électoral, les listes mentionnées à l'article L. 2314-29 qui comportent plusieurs candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale.

Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes. Lorsque l'application de cette règle n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant :

• Arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5,

• Arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté.

Répartition H/F, en nombre, au sein des collèges
	Femmes	Hommes
1er collège	1	4
2eme collège	1	4

5. Electorat, éligibilité, listes électorales

   1. Electorat et éligibilité des salariés de l’entreprise

Sont électeurs les salariés de la Société et qui répondent aux conditions cumulatives suivantes à la date du 1er tour des élections (soit le 10 novembre 2023 date d’ouverture du scrutin) :

• Être âgé de 16 ans révolus,

• Avoir acquis une ancienneté d’au moins 3 mois dans l’entreprise,

• Avoir la capacité électorale,

• Ne pas représenter l’employeur.

Sont éligibles les électeurs qui répondent aux conditions cumulatives suivantes à la date du 1er tour des élections (soit le 10 novembre 2023, date d’ouverture du scrutin) :

• Être électeur dans le collège dont on sollicite les suffrages,

• Être âgé de 18 ans révolus,

• Avoir acquis une ancienneté d’au moins 1 an dans la Société,

• Ne pas être conjoint, partenaire d'un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l'employeur

  2. Electorat et éligibilité des salariés mis à disposition de l’entreprise

Sont électeurs les salariés mis à disposition de la Société par une entreprise extérieure qui répondent aux conditions cumulatives suivantes à la date du 1er tour des élections (soit le 10 novembre 2023 date d’ouverture du scrutin):

• Être âgé de 16 ans révolus,

• Avoir la capacité électorale,

• Être présent dans les locaux de la Société et y travailler depuis au moins 12 moins continus,

• Choisir d’exercer son droit de vote dans la Société de mise à disposition.

Conformément à l’article L2314-23, les salariés mis à disposition de la Société par une entreprise extérieure ne sont pas éligibles.

Listes électorales

La Direction des Ressources Humaines établit et affiche la liste électorale sur les panneaux réservés le 23 octobre 2023 à midi.

Cet affichage sera également communiqué par courrier électronique.

Tout syndicat de la Société pourra en demander communication, par l’intermédiaire de son délégué syndical, auprès de la Direction des Ressources Humaines.

Les listes électorales indiquent pour chaque salarié : le nom, le prénom, la date d’entrée, la capacité à être électeur et/ou éligible, ainsi que la date de naissance.

Pour des raisons de protection des données à caractère personnel, les organisations syndicales utiliseront ces listes uniquement aux fins de contrôle de l’électorat et ne devront en aucun cas les diffuser à qui que ce soit et sous quelque forme que ce soit.

Les réclamations concernant ces listes seront à adresser au Responsable des Ressources Humaines (), au plus tard le 30 octobre 2023 avant 12 h00.

La liste électorale étant appréciée à la date d’ouverture du 1er tour de scrutin, soit le 10 novembre 2023, elle reste inchangée entre les deux tours de scrutin.

Liste de candidats

Conformément à l’article L. 2314-29 du Code du travail, il est rappelé qu’au 1er tour seules les organisations syndicales mentionnées à cet article, peuvent présenter des candidats.

Les listes des candidats sont établies par les organisations syndicales en distinguant les collèges, les titulaires et les suppléants. Elles comportent le nom, le prénom, le collège, titulaire ou suppléant, le nom du syndicat.

Les listes de candidats ne peuvent pas comporter un nombre de candidats supérieur au nombre de sièges à pourvoir. Les listes incomplètes sont en revanches admises.

Les listes sont déposées et reçues par lettre recommandée avec accusé de réception ou remises en main propre contre récépissé auprès de la Direction des Ressources Humaines avant le 30 octobre 2023 à midi.

Dans le cas où un second tour serait organisé, les candidatures seront libres et des listes, autres que celles présentées par les organisations syndicales, peuvent être constituées et se présenter. Si les candidats se présentent seuls, chaque candidature libre constitue une seule liste. Dans un tel cas, les listes déposées au 1er tour restent valables. Si ces listes font l’objet d’un changement, ou que des listes libres sont présentées, celles-ci doivent être portées à la connaissance de la Société, dans les mêmes conditions que pour le 1er tour avant le 27 novembre 2023 avant midi.

Pour le 1^er comme pour le 2^nd tour, les candidatures sont affichées sur les panneaux habituels d’affichage de la Société.

Campagne électorale – propagande électorale des candidats

Les organisations syndicales assureront leur propagande électorale dans le cadre des dispositions relatives à l'exercice du droit syndical dans la Société : affichage (y compris par l’intranet de l’Entreprise), distribution de tracts, réunions, etc.

Les professions de foi, destinées à être publiées sur le site de vote électronique, devront être remises au service des ressources humaines avant le 30 octobre 2023 à midi pour le 1er tour et avant le 27 novembre 2023 à midi pour le second tour.

Chaque candidat ou organisation syndicale est responsable de la reproduction de sa propagande électorale et devra remettre à la direction un nombre suffisant de professions de foi par liste.

Modalités du vote électronique

L’accord organisant le scrutin sous forme de vote électronique précise les modalités du vote.

Les modalités entourant le dispositif de vote électronique sont décrites dans l’annexe 1 à ce protocole (Texte de l’accord concernant la mise en œuvre du vote électronique signé le 11 septembre 2023). La société prestataire spécialisée dans la mise en place de solutions de votes sécurisées par internet qui a été choisie est la société VOXALY-DOCAPOST.

Pendant l’ouverture des scrutins, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme, de n’importe quel terminal internet (de leur lieu de travail, de leur propre ordinateur, par mobile, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site internet sécurisé propre aux élections professionnelles. Il est par ailleurs convenu qu’un PC sera mis à disposition dans le bureau « visiteurs » n° 14 du bâtiment administratif pendant l’ouverture des bureaux de vote.

Les membres du Bureau de Vote et les délégués de liste et la Direction disposeront d’outils de suivi des scrutins (taux de participation) de l’ouverture à la clôture de chacun des tours.

8-1 - Composition et missions des bureaux de vote – Délégués de liste

Il y aura un unique bureau de vote pour l’ensemble des élections au Comité Social et Economique. Il sera établi pour les deux tours. Il sera composé de trois électeurs, dont un par collège :

• un président : l'électeur le plus ancien ou, à défaut, un salarié volontaire (le président ne peut être candidat);

• deux assesseurs : le second plus ancien et le plus jeune électeur ou, à défaut, des salariés volontaires.

Le président sera présent au démarrage et à la clôture du scrutin.

Le bureau de vote est chargé de contrôler le déroulement des opérations électorales. Il s'assure de la régularité, du secret du vote, procède au dépouillement des votes après clôture du scrutin par son président et proclame les résultats.

L’employeur formera le bureau de vote à l’utilisation des outils du site de vote qui lui permettront d’assurer ses missions. Lors de cette formation, le bureau de vote générera trois clés de déchiffrement (une pour chaque membre du bureau). Durant la période de vote l’ensemble des suffrages exprimés sont chiffrés dès leur expression et conservés dans le système de vote. Seuls les détenteurs des clés de déchiffrement pourront, après clôture, déchiffrer les suffrages pour accéder aux résultats. Au moins 2 des 3 clés de déchiffrement sont nécessaires pour générer les opérations de dépouillement des urnes.

La Direction de l'entreprise peut désigner un représentant de son choix qui sera chargé d'assister aux opérations électorales.

De même, un représentant de chaque liste de candidats, électeur, peut assister aux opérations électorales.

8-2 Modalités du vote

Le prestataire adressera à l’électeur les éléments nécessaires à son authentification sur le système de vote par courrier à son domicile. Le matériel envoyé contiendra l’adresse du site de vote et les instructions nécessaires pour s’authentifier.

Les moyens d’authentification utilisés au 1er tour restent valables dans l’éventualité d’un 2nd tour et ne feront pas l’objet d’un renvoi du matériel de vote.

Seul le prestataire aura connaissance de l'identifiant et du mot de passe.

Pendant la période du scrutin, des ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du prestataire seront mis à la disposition des électeurs par l'entreprise dans un lieu préservant la confidentialité du vote.

Par ailleurs, les salariés absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de se rendre sur le site durant les horaires de bureau pour voter. Ils pourront également voter par internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet.

Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège, titulaires et suppléants.

8-3 Bulletins de vote

Le prestataire assure la réalisation des pages Web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Les listes seront présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique de leur organisation syndicale.

Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.

8-4 Modalités d’accès au serveur de vote

Après avoir cliqué sur le lien, l'électeur devra s'authentifier en saisissant des données personnelles. Ces informations personnelles, préalablement communiquées par l'employeur au prestataire lors de la constitution des listes, permettront à l'électeur d'obtenir les informations qui lui seront nécessaires pour voter. Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.

8-5 Assistance aux électeurs

• Assistance en ligne :

Une page dédiée sera disponible pour que l’électeur puisse déposer une demande de renvoi d’identifiant et de mot de passe. Elle sera directement accessible depuis la solution de vote.

Ce site sera accessible uniquement durant la période d’ouverture du scrutin.

• Assistance téléphonique

Les électeurs du client ont à leur disposition une assistance téléphonique gratuite accessible pendant le scrutin 24h/24 - 7jrs/7. Le numéro d’appel sera indiqué dans les courriers et sur l’écran d’accueil du site Internet.

8-6 Dépouillement - Procès-verbaux - Résultats

Le dépouillement des élections des membres du Comité Social et Economique aura lieu dans la grande salle DOI :

• pour le 1er tour le vendredi 17 novembre à partir de 16h00, heure de clôture du 1er tour ;

• dans l’éventualité d’un 2nd tour le vendredi 8 décembre à partir de 16h00, heure de clôture du 2nd tour.

Les opérations de dépouillement seront effectuées par les membres du bureau de vote.

Le processus de dépouillement sera le suivant :

• clôture du site internet de vote,

• déchiffrement des suffrages à l’aide des clés des membres du bureau de vote,

• calcul automatique des résultats et attribution des sièges,

• téléchargement des listes d’émargement, des procès-verbaux, des synthèses du tour, des éléments d’établissement de la représentativité,

• impression et signature des procès-verbaux ainsi que des listes d’émargement, après vérification de leur exactitude,

• proclamation des résultats.

Proclamation et affichage des résultats

Les salariés voteront pour élire les titulaires et pour les suppléants selon les modalités du vote électronique. Et ceci pour chacun des collèges.

Le 17 novembre 2023 à 16 h, et le 8 décembre à 16 h le cas échéant, le président du bureau annonce la clôture du scrutin. Il est ensuite procédé aux opérations de dépouillement et de proclamation des résultats.

Les résultats seront communiqués par voie d’affichage et par mail à l’ensemble des électeurs.

Calendrier

Le calendrier du 1er tour des élections est établi comme suit :

Affichage des listes électorales par le service des ressources humaines	Le 23 octobre 2023 à midi
Dépôt des listes de candidats du premier tour	Avant le 30 octobre 2023 à midi
Remise au service des ressources humaines des professions de foi	Avant le 30 octobre 2023 à midi
Affichage des listes de candidats sur les panneaux de la direction	Le 31 octobre 2023 à midi
Envoi des codes d’accès pour le vote électronique	Le 3 novembre 2023
Constitution du bureau de vote	Le 8 novembre 2023
1er tour du scrutin	Du vendredi 10 novembre 2023 à 16 h au vendredi 17 novembre 2023 à 16 h
Affichage et communication des résultats du premier tour et, si nécessaire, d'une note d'appel à candidatures pour le second tour	Le 17 novembre 2023 à 18h00

Le calendrier du 2nd tour des élections est établi comme suit :

Dépôt des listes de candidats du premier tour	Avant le 27 novembre 2023 à 12h00
Remise au service des ressources humaines des professions de foi	Avant le 27 novembre 2023 à 12h00
Affichage des listes de candidats sur les panneaux de la direction	Le 27 novembre 2023 à 17h00
2ème tour du scrutin	Du vendredi 1er décembre 2023 à 16h00 au vendredi 8 décembre 2023 à 16h00
Affichage et communication des résultats du deuxième tour	Le 8 décembre 2023 à 18h00

11. Durée, publicité et dépôt

    4. Durée, publicité

Le présent protocole est conclu pour les élections des membres du CSE de 2023.

Il sera communiqué et affiché dans la société aux emplacements réservé à la communication avec le personnel et envoyé par courriel.

Formalités de dépôt

Le présent accord est conclu dans le cadre des dispositions des articles L.2232-12 et suivants du code du travail relatifs aux conventions et accords collectifs d’entreprise ou d’établissement. Le présent accord sera notifié par lettre recommandée avec avis de réception, ou remis en main propre contre décharge à l’ensemble des organisations syndicales représentatives, signataires ou non (Article L 2231-5 du code du travail).

Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 à D.2231-5 du Code du travail, à savoir un dépôt sur la plateforme de télé procédure du ministère du travail appelée Télé Accords. Cette plateforme nationale est accessible depuis le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr (Art. D.2231-4 du code du travail). Un exemplaire de l’accord sera également transmis par courrier recommandé avec accusé de réception auprès du greffe du conseil de prud’hommes, situé au 16, rue du Colonel Fabien au Havre (76600), (Art. D.2231-2 du code du travail).

Un exemplaire de cet accord est disponible et mis en ligne sur le réseau informatique de l’entreprise accessible à tous les salariés.

Fait en 5 exemplaires originaux dont un remis à chaque partie signataire.

À Lillebonne, le 13 octobre 2023

Pour la Société 

Pour la CFE/CGC Pour la C.F.D.T Pour la C.G.T

Non présent

Pour F.O.