Accord d'entreprise "Avenant sur le recours au vote électronique pour les élections pofessionnelles" chez ASM DIRECTION GENERALE - ASSOCIATION AUDOISE SOCIALE ET MEDICALE (Siège)

ACCORD COLLECTIF D’ENTREPRISE SUR LE RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE

POUR LES ELECTIONS PROFESIONNELLES

ENTRE :

L’Association Audoise Sociale et Médicale – USSAP - ASM

Association Loi 1901

Dont le siège social est situé à Place du 22 Septembre 11300 LIMOUX,

Représentée par agissant en qualité de Président

D'une part,

Et :

Les organisations syndicales représentatives suivantes :

• CFDT, agissant en qualité de délégué syndical

• CFE - CGC, agissant en qualité de délégué syndical

• CGT, agissant en qualité de délégué syndical

D'autre part

APRES AVOIR RAPPELE QUE :

Conformément aux dispositions applicables, dans un souci de simplifier les opérations électorales et de favoriser le taux de participation aux scrutins, il a été convenu par les parties de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles du comité social et économique de l’USSAP-ASM.

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un Prestataire choisi par l’USSAP-ASM, dans le respect du cahier des charges figurant au présent accord et des dispositions applicables tout comme des recommandations de la CNIL.

IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT

Article 1 – Principes généraux

Le système de vote électronique retenu respecte les principes généraux du droit électoral et les dispositions applicables en matière de Droit du travail. Il est soumis à une expertise indépendante préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception.

Il assure la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales des collèges) ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

L’Association s'engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour vérifier que le système choisi assure :

• la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales,

• la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification,

• la sécurité de l'émargement,

• la sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

De plus, le système répond aux caractéristiques suivantes :

• les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système,

• le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

• les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés "fichier des électeurs" et "contenu de l'urne électronique".

Le traitement "fichier des électeurs" est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité :

- de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification,

- d'identifier les électeurs ayant pris part au vote

- et d'éditer les listes d'émargement.

L'émargement indique la date et l'heure du vote.

Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés.

Article 2 - Contrôle, information et formation

L'Association met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

La cellule d’assistance technique comprendra des représentants du prestataire et le cas échéant des représentants de la Direction des Ressources Humaines de l’Association

En présence de représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :

• procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée, et chiffrée par des clés USB de sécurité délivrées à cet effet,

• procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé,

• contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Le personnel pouvant assister aux opérations électorales et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

La Direction des Ressources Humaines sera présente dans l’accompagnement, l’information et la mise en place de ce processus de vote.

Article 3 – Scrutin

Les parties conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme selon une des modalités suivantes qui sera définie dans le protocole d’accord préélectoral :

- Soit de leur domicile ou de leur poste de travail, à partir d’un ordinateur personnel ou professionnel bénéficiant d’un accès internet pendant la période d’ouverture du scrutin définie dans le protocole d’accord préélectoral,

- Soit depuis un ou plusieurs terminaux spécifiques et sécurisés mis en place sur des sites pendant la période d’ouverture du scrutin définie dans le protocole d’accord préélectoral.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Le vote électronique sera mis en œuvre pour tous les scrutins relatifs aux élections professionnelles du comité social et économique de l’Association (titulaires et suppléants, tous collèges confondus, élections générales et partielles).

Article 4 - Listes de candidats et bulletins de vote

Le prestataire assurera la mise en œuvre des pages du site internet et notamment la présentation des listes de candidats et des bulletins de vote.

Les listes de candidats et bulletins de vote devront mentionner les données suivantes :
collège d'appartenance, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants et le cas échéant l'appartenance syndicale avec le logo.

Les listes de candidats et bulletins de vote seront présentés sur un seul et même écran par ordre alphabétique.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, la dimension des bulletins, la taille de photo, les caractères et la police utilisés seront d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Article 5 - Ouverture du scrutin

Le scrutin sera ouvert automatiquement sous le contrôle des membres du bureau de vote, à la date
et heure prévues par le protocole d’accord préélectoral.

L’ouverture aux électeurs de l’espace dédié au vote sera effectuée par les membres du bureau de vote.

Article 6 - Participation

Le nombre de votants peut être révélé au cours des scrutins, selon des modalités à préciser dans le protocole d'accord préélectoral.

Pendant les scrutins, les listes d'émargements ne sont accessibles que par les membres du bureau de vote, lorsque celui-ci est ouvert et uniquement à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.

Article 7 - Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra pour l’élection un identifiant de vote et un code confidentiel, générés de manière aléatoire par le prestataire. Ils permettront de garantir l’unicité du vote.

L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l’identifiant de vote et d’un code d’accès, qui sera la date de naissance de l’électeur.

La connexion au site de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote.

Une fois connecté, l’électeur pourra procéder aux votes. Les listes correspondant à son collège lui seront proposées. Son vote devra être confirmé par la saisie du code confidentiel.

Chaque vote doit être validé par la saisie du code confidentiel.

Les codes de vote fournis à l’électeur permettent de garantir l’unicité du vote.

Article 8 - Modalités de vote

Une fois connecté au serveur de vote, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège. Son vote devra être confirmé par la saisie du code confidentiel.

La confirmation du vote vaut signature de la liste d’émargement dès réception du vote dans l’urne électronique.

Un récépissé de vote pourra être téléchargé ou envoyé à l’adresse mail du choix de chaque électeur.

Article 9 - Assistance aux électeurs

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les collaborateurs de cette nouvelle technique de vote.

Outre la notice explicative détaillée sur le déroulement des opérations électorales mise à disposition des électeurs, pendant la période ouvrée du scrutin les électeurs auront la possibilité de se faire assister au cours des opérations de vote par un correspondant au niveau de service des Ressources Humaines. Un service d’assistance téléphonique pourra être mis en place par le prestataire

Une rubrique d’aide et d’explications sera également disponible depuis l’interface de vote.

Article 10- Clôture du scrutin

Le scrutin sera clôturé automatiquement sous le contrôle des membres du bureau de vote, à la date et heure prévues par le protocole d’accord préélectoral.

La fermeture aux électeurs de l’espace dédié au vote sera effectuée par les membres du bureau de vote.

Article 11 - Dépouillement et procès-verbal

Après descellement des urnes par la saisie de codes confidentiels par les membres du bureau de vote, les opérations de dépouillement seront réalisées sous le contrôle des membres du bureau de vote.

L’utilisation du vote électronique permettra d’avoir des résultats de manière quasiment instantanée.

Le système pré remplira les procès-verbaux. Les membres du bureau de vote vérifieront l’exactitude des données transmises par le système et signeront les procès-verbaux.

Article 12 - Non conservation des données par le prestataire

Le prestataire conserve sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Article 13 - Effet et durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il entre en vigueur à compter des prochaines élections du CSE.

Article 14- Suivi de l’accord

Un suivi de l’accord sera réalisé si besoin par la Direction de l’Association et les organisations syndicales signataires à la demande de l’une d’entre elles à l’occasion des négociations obligatoires conduites au sein de l’Association.

Article 15- Clause de rendez-vous

En cas de modification substantielle des textes régissant les matières traitées par le présent accord, les parties signataires s’engagent à se rencontrer dans un délai de deux mois suivant la demande de l’une des parties signataires en vue d’entamer des négociations relatives à l’adaptation du présent accord.

Article 16 - Révision et dénonciation

La procédure de révision du présent accord ne peut être engagée que par la Direction ou les organisations syndicales qui y sont habilitées en application de l’article L. 2261-7-1 du code du travail.

Le présent accord pourra être dénoncé par l'une ou l'autre des parties signataires moyennant le respect d’un préavis de 3 mois.

La partie qui dénonce l'accord doit notifier cette décision par lettre recommandée avec accusé de réception à l'autre partie.

La direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d'un nouvel accord.

Article 17 : Formalités de dépôt et de publicité

Le présent accord fera l'objet des formalités de dépôt et de publicité suivantes, à la diligence de la Direction :

• un exemplaire dûment signé de toutes les parties en sera remis, à l’issue de la séance de signature, en main propre contre décharge à chaque signataire ainsi qu’à chaque organisation syndicale représentative dans l'entreprise n’ayant pas signé l’accord,

• un exemplaire sera notifié par lettre recommandée avec demande d’accusé de réception (vérifier par vos soins si envoi par LRAR) à chaque organisation syndicale représentative dans l'entreprise absente lors de la séance de signature,

• deux exemplaires seront déposés de façon dématérialisée sur la plateforme du ministère du travail  dont une version intégrale en format PDF signée des parties et une version en format docx sans nom prénom paraphe ou signature accompagnée des pièces requises,

• un exemplaire sera déposé au Greffe du Conseil de Prud'hommes de Carcassonne.

Le présent accord sera mis à disposition des salariés auprès de la Direction des Ressources Humaines. Il sera également mis en ligne sur l’Intranet de l’entreprise.

Il fera l’objet d’un affichage aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.

Fait à Limoux, le 22 novembre 2018

En 7 exemplaires originaux.

Pour l’USSAP - ASM: Pour les organisations syndicales :

CFDT CFE – CGC CGT

Annexe

Cahier des charges

relatif au vote électronique

1. PRÉSENTATION GÉNÉRALE DES BESOINS : VOTE ÉLECTRONIQUE

1.1. CONTEXTE DE MISE EN OEUVRE DU VOTE ÉLECTRONIQUE

Dans le cadre de l’organisation des élections au Comité Social et économique, l’USSAP-ASM souhaite mettre en œuvre un système de vote électronique par Internet.

L’organisation de ces élections est encadrée par le Code du travail.

Le système de vote électronique proposé devra être conforme en tous points aux prescriptions du décret du 29/12/2017 et des recommandations de la CNIL.

1.2. NATURE DES PRESTATIONS ATTENDUES.

Le prestataire sera chargé de :

• La gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines

• La mise en œuvre du système de vote électronique

• La mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges ainsi que le calcul de la représentativité des organisations syndicales

• La fourniture des éléments de sécurisation de l’ensemble des opérations.

2. FONCTIONNALITÉS ATTENDUES DU SYSTÈME DE VOTE ÉLECTRONIQUE

2.1. FONCTIONNALITÉS GÉNÉRALES.

2.1.1 – SYSTÈME DE VOTE ÉLECTRONIQUE DISTANT.

Le système de vote électronique ne sera pas hébergé par l’USSAP – ASM mais chez un prestataire externe. Les données seront stockées sur des serveurs réservés aux opérations électorales.

Le système sera accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période d’ouverture des scrutins, sur un site dédié à ces élections.

2.1.2 – SÉCURISATION DU SYSTÈME PROPOSÉ.

Le système de vote électronique proposé par le prestataire devra répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 29/12/2017) :

• Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de la communication des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

• Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne doivent être accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

• Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

• Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »)

Par ailleurs, le prestataire fournira les conclusions du rapport d’expertise de son système de vote électronique s’il existe

2.2. SCÉNARIO DE VOTE

Étapes

Le scénario de vote électronique comportera les étapes suivantes pour l’élection :

• Une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci devra saisir un code identifiant, un code secret et un 3ème élément d’authentification (à déterminer avec le prestataire) qui seront contrôlés avant d’accéder au vote

• Une étape de présentation des listes de candidatures en présence

• Le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposées, ou bien le choix de voter « blanc »

• La possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie

• La présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés

• La confirmation par l’électeur du choix effectué

• La confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote

• La possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote

Émargement électronique, unicité du vote

Par ailleurs, le système de vote électronique enregistrera un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permettra plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote pour cette même élection (unicité du vote).

Traitements sous-jacents

Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :

• L’unicité et la confidentialité des votes ; le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote pour chaque élection à laquelle participe cet électeur.

À cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.

• L’intégrité du système ; la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés

À cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé après une phase de test et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote.

2.3. PROCÉDURE D’OUVERTURE DES ÉLECTIONS

L’ouverture des élections est réalisée par les membres du bureau de vote.

Étapes

La procédure d’ouverture des élections comportera les étapes en « ligne » suivantes :

• L’accès sécurisé à la procédure d’ouverture ; le Président et les autres membres du bureau seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification

• Le contrôle du certificat serveur de l’application de vote

• Le contrôle du scellement du système de vote électronique

• Le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides

• Le contrôle du nombre d’inscrits et du nombre de sièges par élection

• Le contrôle de la liste des émargements

• La création par les membres de la commission d’une ou plusieurs clés de chiffrement des bulletins de vote, remises « en ligne » au prestataire, et dont la (les) clé(s) de déchiffrement correspondante(s) demeure(nt) secrète(s)

• L’ouverture du scrutin sera programmée par le prestataire en présence de la commission.

2.4. PROCÉDURE DE FERMETURE DES ÉLECTIONS

Étapes

La date de fermeture automatique du scrutin est programmée en même temps que la date d’ouverture du scrutin est fixée.

2.5. DÉPOUILLEMENT DES URNES ÉLECTRONIQUES ET DÉCHIFFREMENT DES BULLETINS DE VOTE

Étapes

La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes « en ligne » suivantes :

• L’accès sécurisé à la procédure ; le Président et les autres membres du bureau seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification

• La remise « en ligne » au prestataire de la ou des clés de déchiffrement permettant le dépouillement des bulletins de vote

• L’édition « en ligne » des résultats des élections ; compteurs de voix par élection, par liste et par candidat

• La remise par le prestataire des procès-verbaux complétés et conformes aux modèles Cerfa

• La fourniture par le prestataire de l’état présentant la représentativité syndicale

2.6. SCELLEMENT DU SYSTÈME

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé au moment du paramétrage de l’ouverture et de la clôture du scrutin. Le contrôle du scellement doit pouvoir être effectué à tout moment durant la période de vote par les membres de la commission.

2.7. CHIFFREMENT DES BULLETINS DE VOTE DANS L’URNE ÉLECTRONIQUE

Les bulletins de vote enregistrés dans le système de vote électronique doivent être chiffrés avec une ou des clés de chiffrement selon un algorithme « asymétrique » (clé de chiffrement et clé de déchiffrement ne doivent pas être identiques).

La (les) clé de déchiffrement est tenue secrète durant toute la période des élections. Elle sera remise au prestataire à l’issue des élections afin de permettre le dépouillement de l’urne électronique.

Le prestataire proposera un système permettant aux seuls Président et membres de la commission de détenir les clés secrètes permettant le dépouillement des urnes électroniques.

2.8. LISTE DES ÉMARGEMENTS

L’émargement indique la date et l’heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

La liste d’émargement comprendra :

• Les nom et prénom des électeurs,

• Le collège de l’électeur

Dès la clôture du scrutin, les listes d’émargement seront accessibles par les membres de la commission.

2.9. ASSISTANCE TECHNIQUE

Le prestataire constituera une cellule d’assistance technique.

Durant le scrutin, un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition de la Direction des Ressources Humaines et des membres du bureau.

Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique (hotline) sera mis en service au profit des électeurs pendant la durée du scrutin.

2.10. DISPOSITIFS DE SECOURS

En cas de panne d’un des systèmes, un dispositif de secours prendra le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, la commission aura compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Pour ce faire, le bureau de vote possède les clés permettant à tout moment d’opérer la clôture du scrutin nonobstant toute fermeture automatique précédemment programmée.

3. AUTRES PRESTATIONS À FOURNIR

3.1. PRÉPARATION DES ÉLECTIONS

3.1.1 – PRESTATIONS LIÉES AU « FICHIER ÉLECTEURS »

Constitution du fichier des électeurs

Les listes électorales sont constituées par l’USSAP - ASM.

Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer aux élections.

Les listes électorales seront fournies au prestataire sur un support numérique en vue de la constitution du fichier des électeurs.

Objet du fichier des électeurs

Le fichier des électeurs sera utilisé aux seules fins suivantes :

• Permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé

• Contrôler les accès au système de vote électronique

• Enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur

• Éditer les listes d’émargement

Transmission du fichier des électeurs

Le prestataire proposera un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs.

Confidentialité du fichier des électeurs

Le prestataire s’engagera à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le fichier des électeurs pour les besoins de gestion du vote électronique.

Il mettra en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.

À l’issue de l’opération de vote électronique, le prestataire s’engagera à détruire le fichier des électeurs et à ne conserver aucune de ses données.

Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique

À partir des informations du fichier des électeurs, le prestataire assurera la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur, selon les prescriptions indiquées dans le présent document.

Le prestataire proposera des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.

Composition des codes d’accès au système de vote électronique

Chaque électeur recevra un couple de codes composé ainsi :

• D’un code identifiant unique d’accès qui permettra, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes

• D’un code secret qu’il sera seul à connaître

Il est souhaité que l’électeur puisse renseigner un 3ème élément d’authentification (à déterminer avec le prestataire) afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaires.

Communication des moyens d’authentification

Le prestataire prendra en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique.

Le système proposé par le prestataire devra assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l’envoi des moyens d’authentification.

Contrôle des listes électorales électroniques

Afin de permettre une vérification par la commission, le prestataire fournira, à l’issue de la génération et de la fourniture des codes d’accès, une liste de contrôle permettant de vérifier que tous les électeurs ont bien été pris en compte lors de l’attribution des codes d’accès au vote électronique.

La forme, le contenu et le support de cette liste de contrôle seront définis d’un commun accord durant la phase de préparation des élections

Mise à jour du fichier des électeurs

Le fichier des électeurs pourra subir des modifications jusqu’à l’ouverture des scrutins, notamment suite à la suppression ou à l’ajout d’électeurs sur les listes électorales.

Le prestataire devra permettre ces modifications et notamment assurer que les codes d’accès fournis à des électeurs supprimés des listes soient invalidés.

3.1.2 – PRESTATIONS LIÉES AUX LISTES DE CANDIDATS

Généralités

Les listes de candidats seront transmises au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique.

Le système permettra par ailleurs la reproduction en ligne des professions de foi.

3.1.3 – REMISE DES RÉSULTATS

Listes d’émargement

Les listes d’émargement définitives seront remises à l’USSAP -ASM sur support numérique à l’issue des élections.

Après la clôture du scrutin, les listes d’émargement définitives seront consultables par la commission.

Résultats bruts

Les résultats bruts comporteront les compteurs de voix par élection, par liste, par candidat.

Ils seront consultables « en ligne » dès la fermeture des élections et le dépouillement des urnes électroniques.

Procès-verbaux des élections

Les procès-verbaux officiels des résultats complétés, conformes aux modèles Cerfa, seront mis à la disposition de l’USSAP -ASM par le prestataire.

Calcul de la représentativité syndicale

Le calcul de la représentativité syndicale sur la base du nombre de bulletins recueillis par chaque liste sera automatiquement réalisé une fois le dépouillement effectué.

3.2. GESTION INFORMATIQUE ET TECHNIQUE DU SYSTÈME DE VOTE ÉLECTRONIQUE

Disponibilité du système de vote électronique

Le prestataire assurera la mise en ligne du système de vote électronique durant deux périodes correspondant à la préparation et à l’ouverture du vote pour deux tours d’élections.

Durant ces périodes, le système sera disponible 24h/24.

Le prestataire mettra en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.

Accès aux informations sur les matériels et dans les locaux du prestataire

Le prestataire indiquera comment sont protégés les locaux d’hébergement des matériels sur lesquels sont stockés les fichiers sensibles tels que le fichier des électeurs, les urnes électroniques et les émargements, et de manière générale, comment sont protégées les informations liées à la gestion des élections de l’USSAP-ASM.

Récépissé de vote

L’électeur dispose de la possibilité d’imprimer un ticket attestant de la prise en compte de ses suffrages par le système de vote.

Cette possibilité lui est offerte à l’issue de la séquence de vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application.

Il mentionne les élections concernées ainsi que la date et l’heure d’émission de chaque suffrage.

Ce récépissé comporte aussi une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.

Conservation des données

Le prestataire conservera, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse aura été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des voix doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

À l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse aura été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, l’employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Fait à Limoux, le 22 novembre 2018

En 7 exemplaires originaux.