Accord d'entreprise "Accord relatif à la mise en place du téléravail au sein de run services" chez RUN SERVICES (Siège)

Accord relatif à la mise en place du télétravail au sein de RUN Services

Entre la société RUN Services, représentée par le Directeur général,

d’une part,

et le Délégué Syndical, (CFDT ACTIF),

d’autre part,

il est convenu des dispositions suivantes :

PREAMBULE

Le télétravail est considéré comme un mode d’organisation du travail dont la mise en œuvre s’inscrit dans une démarche volontariste favorisant le bien-être au travail, et une meilleure articulation entre la vie professionnelle et la vie privée, notamment en donnant aux salariés une plus grande autonomie dans l’accomplissement de leurs tâches et en diminuant les temps de trajet entre le domicile et le lieu de travail.

De plus, il permet de constituer pour les personnes en situation de fragilité une possibilité renforcée en matière de maintien dans l’emploi.

Il a fait son entrée dans le code du travail avec la loi du 22 mars 2012, laquelle fait suite, d’une part, à l’accord cadre du 16 juillet 2002 signé par les partenaires sociaux européens, et d’autre part, à l’Accord National Interprofessionnel du 19 juillet 2005.

Le présent accord vise à définir le périmètre, les modalités de mise en œuvre du télétravail, et à garantir que ce mode d’organisation demeure une solution efficace pour les salariés et l’entreprise.

Les parties signataires pensent en effet que le télétravail est une forme innovante d’organisation du travail en ce qu’il permet au collaborateur beaucoup plus de flexibilité dans ses conditions de travail par la responsabilisation et l’autonomie conférée dans l’exercice de ses missions professionnelles. Les conditions de succès de cette modalité d’organisation du travail reposent sur la confiance entre l’entreprise et les salariés.

Cet accord prévoit donc une première expérience pilote afin de permettre aux salariés de mieux concilier vie professionnelle et vie personnelle.

Ainsi, ce dernier prévoit une phase d’expérimentation d’une durée de 6 mois impliquant 20% des collaborateurs éligibles au sein des différents départements qui composent l’entreprise à savoir le département des Engagements, le département Digital Communication et Evènementiel, celui du Développement Commercial ainsi que les managers du Comité de Direction.

Si la phase d’expérimentation s’avère concluante, la Direction s’engagera à ouvrir le télétravail à un plus large panel de salariés représentant un effectif maximal de 30% des effectifs, à la condition qu’ils respectent les critères d’éligibilité.

Le présent accord a donc pour objet :

• De mettre en place une phase d’expérimentation du télétravail et par la suite de garantir que ce mode d’organisation demeure une solution efficace pour les salariés et l’entreprise.

• De définir les modalités d’organisation et de mise en œuvre du télétravail.

ARTICLE 1 – CHAMP D’APPLICATION ET DEFINITION DU TELETRAVAIL

Le présent accord fixe les principes et les modalités du télétravail pour les salariés de la société RUN Services.

Conformément à l’article L1222-9 du code du travail, modifié par l’ordonnance n°2017-1387 du 22 septembre 2017 relative à la prévisibilité et la sécurisation des relations de travail, « le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication ».

Il s’agit d’une organisation du travail incluant alternativement travail au domicile du salarié et travail au sein des locaux de l’entreprise, en veillant à prévenir l’isolement du collaborateur et maintenir un lien social avec la vie de l’entreprise.

Le télétravail « hors des locaux de l’entreprise », s’entend d’un travail exécuté dans un lieu prédéfini. Ce sera exclusivement au domicile du salarié, qui s’entend comme le lieu de résidence habituelle qui demeure sous la responsabilité pleine et entière du télétravailleur. Le lieu du domicile devra obligatoirement être déclaré au service des Ressources Humaines de l’entreprise par le salarié au moment de son entrée en télétravail.

Le salarié s’engage par ailleurs, à informer de tout changement d’adresse impliquant un changement de domicile.

Des modalités de travail occasionnelles dans d’autres lieux, peuvent constituer une souplesse pour l’exercice classique du télétravail. Dans le cas du télétravail occasionnel, il faudra demander l’accord du N+1 et informer la Responsable des Ressources Humaines.

ARTICLE 2 : PORTEE DE L’ACCORD

ARTICLE 2.1 : LES SALARIES CONCERNES

Le télétravail concerne les seuls salariés qui normalement « auraient dû exécuter leur travail dans les locaux de l’entreprise ».

Sont donc exclus les salariés, qui exercent déjà une partie de leurs activités hors des locaux de l’entreprise à savoir les salariés Développeurs Commerciaux.

ARTICLE 2.2 : CRITERES D’ELIGIBILITE AU TELETRAVAIL

Le développement du télétravail répond à une logique de déploiement progressif qui devrait s’inscrire dans une croissance qui pourrait atteindre un seuil maximal de 30% des effectifs d’ici 2019.

Ce seuil de 30% est le seuil en dessous duquel la Direction estime ne pas désorganiser le bon fonctionnement de l’entreprise. Ce faisant, il correspond au seuil maximal qui est fixé pour le nombre de télétravailleurs dans l’entreprise.

Le télétravail est ouvert aux fonctions qui peuvent être exercées à distance. Ainsi, le télétravail n’est pas ouvert aux personnels de l’accueil, de la comptabilité à ce jour, et aux développeurs commerciaux. Les activités impliquant l’accès à des données relevant du secret médical ne pourront être exercées en télétravail.

Sont aussi exclus du télétravail les salariés titulaires d’un contrat à durée déterminée.

Les critères d’éligibilité sont :

-La détention d’un contrat à durée indéterminée,

-D’avoir une ancienneté de plus de 2 ans dans l’entreprise et d’au moins 1 an sur le poste,

-La performance et l’autonomie du salarié sur leur situation de travail,

-D’avoir un temps de trajet supérieur à 30 minutes.

-Disposer d’un espace dédié et calme au sein du domicile.

Les différents critères énoncés sont cumulatifs.

ARTICLE 2.3 : UNE DEMARCHE VOLONTAIRE

L’article 2 de l’Accord National Interprofessionnel du 19 juillet 2005 énonce que la pratique du télétravail revêt un caractère volontaire pour le salarié et l’employeur. Elle est considérée comme un choix individuel à l’initiative du salarié.

Le caractère volontaire est fondé sur :

-Une initiative du salarié,

-Un principe d’acceptation mutuelle avec le manager,

-Un principe de double réversibilité, tant à l’initiative de l’employeur que du salarié.

L’article L1222-9 du code du travail, modifié par l’ordonnance n°2017-1387 du 22 septembre 2017 relative à la prévisibilité et la sécurisation des relations de travail, dispose que « Le refus d'accepter un poste de télétravailleur n'est pas un motif de rupture du contrat de travail ».

ARTICLE 2.4 : FORMALISATION DE LA DEMANDE

Les salariés souhaitant opter pour le télétravail doivent en faire la demande par mail auprès du service des Ressources Humaines de l’entreprise.

Une étude sera faite par la personne responsable des Ressources Humaines et le manager afin d’examiner la demande du salarié.

En cas d’acceptation de la demande, le salarié est informé de l’ensemble des informations relatives aux conditions d’exécution du télétravail, formalisées dans un avenant au contrat de travail.

En tout état de cause, la réponse de la Direction concernant la demande de passage en télétravail devrait intervenir dans le mois suivant celle-ci. En cas de refus, elle devra être motivée de manière objective en fonction des critères d’éligibilité et sera portée à la connaissance du salarié.

Les principaux motifs de refus de passage en télétravail peuvent être :

-le non-respect des conditions d’éligibilité,

-des raisons d’impossibilité techniques,

-un surcroît de demande dans un service,

-une désorganisation réelle au sein de l’activité,

-une autonomie insuffisante du salarié, celle-ci étant indispensable pour effectuer un travail en étant isolé.

ARTICLE 2.5 : AVENANT AU CONTRAT DE TRAVAIL

En cas de réponse positive du télétravail par la Direction, le passage en télétravail fera l’objet de la signature préalable d’un avenant au contrat de travail du salarié.

Cet avenant au contrat de travail sera établi pour une durée d’une année, avec renouvellement annuel par tacite reconduction, sauf en cas de difficultés constatées dans le cadre du suivi réalisé par le manager et la RH concernés. Il prévoit une période probatoire de 6 mois afin de tester le bon fonctionnement des applications informatiques au domicile du salarié ainsi que le degré de concordance avéré de l’activité du salarié avec ce mode d’organisation du travail. À l’issue de la période probatoire, un entretien sera prévu entre la Responsable des Ressources Humaines, le manager et le télétravailleur.

Durant la période probatoire, chacune des parties pourra librement mettre fin au télétravail par lettre recommandée avec accusé de réception ou lettre remise en main propre en respectant un délai de prévenance d’une semaine.

Ce délai pourra être raccourci ou supprimé d’un commun accord entre le salarié et sa hiérarchie ou en cas d’impossibilité de poursuivre le télétravail.

Le matériel fourni au télétravailleur devra être restitué dès l’arrêt du télétravail.

L’avenant précisera notamment les modalités d’exécution du télétravail à domicile, à savoir la date de début du télétravail, les règles de réversibilité, la période probatoire, l’adresse du lieu où s’exercera le télétravail, le(s) jour(s) de télétravail, les plages horaires pendant lesquelles le salarié doit être joignable, et les conditions d’utilisation et de mise à disposition du matériel.

Le télétravailleur continue de bénéficier des mêmes droits et avantages que les salariés exerçant dans les locaux de l’entreprise à l’exception de la subvention repas qui ne sera pas versée car propre au RIE.

ARTICLE 2.6 : LA REVERSIBILITE

A la demande de l’une ou l’autre des parties, il peut être mis fin, par lettre recommandée avec accusé de réception ou lettre remise en main propre, au télétravail en respectant un délai de prévenance d’une semaine.

Ce délai pourra être raccourci ou supprimé d’un commun accord entre le salarié et sa hiérarchie ou en cas d’impossibilité de poursuivre le télétravail.

Le matériel fourni au télétravailleur devra être restitué dès l’arrêt du télétravail.

L’employeur devra, s’il est à l’initiative de l’arrêt du télétravail, motiver sa décision par écrit en exposant les raisons pour lesquelles il est mis fin au télétravail, et respecter un délai d’un mois minimum.

ARTICLE 2.7 : ACCOMPAGNEMENT DU TELETRAVAIL

Les managers ainsi que les salariés en télétravail bénéficieront d’une information et de partage de bonnes pratiques relatives à l’exercice du télétravail, à travers des ateliers, des témoignages, des retours d’expériences, des guides pratiques d’utilisation.

ARTICLE 2.8 : TELETRAVAIL ET CIRCONSTANCES EXCEPTIONNELLES

En cas de circonstances exceptionnelles, notamment en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés.

Les parties signataires conviennent que le télétravail pourra être ponctuellement étendu dans RUN Services, notamment :

-en cas de grève des transports,

-en cas de dégradation des conditions climatiques,

-en cas d’épidémie,

-en cas d’attaques terroristes.

-en cas de survenance d’une situation de crise nécessitant l’activation, par l’entreprise, d’un Plan de Continuité d’Activité,

-en raison de la survenance d’une situation de catastrophe naturelle rendant impossible tout ou partie de l’activité dans l’établissement.

Dans ces cas, toutes les conditions énoncées par l’article 2.2 peuvent ne pas être réunies.

ARTICLE 3 : REPARTITION DES TEMPS DE TRAVAIL RESPECTIFS DOMICILE/ENTREPRISE

Le télétravail comporte une alternance systématique entre le travail en entreprise et le travail dans le lieu d’exécution prédéfini dans l’avenant au contrat de travail relatif au télétravail (à savoir le domicile).

Deux types de formule sont proposés. Tout d’abord la formule type hebdomadaire, qui donne la possibilité aux salariés non cadres d’être en télétravail 1 ou 2 jours fixes par semaine non consécutifs, à l’exclusion du mercredi, sauf cas exceptionnels (grèves, intempéries, cas de force majeur).

Lorsque les jours télé travaillés tombent sur un jour férié, il est prévu qu’ils pourront être reportés en fonction de l’organisation du service.

Puis, la formule type mensuelle, qui est ouverte aux salariés cadres et qui leur permet de bénéficier de la possibilité d’être en télétravail jusqu’à 8 jours maximum par mois non consécutifs.

Ces jours seront choisis en début de chaque mois sur le logiciel d’absence (par exemple le 1^er lundi de chaque mois), à l’exclusion du mercredi, en fonction des modalités de l’organisation de leur activité, en concertation avec leur manager.

Quelle que soit la formule retenue, elle sera précisée dans l’avenant au contrat de travail du salarié concerné.

Durant la phase test, seule la formule type hebdomadaire sera ouverte aux télétravailleurs.

ARTICLE 3.1 : SUSPENSION PROVISOIRE DU TELETRAVAIL

A titre exceptionnel, sur demande du manager, le jour de télétravail peut être suspendu notamment en cas de présence nécessaire du salarié dans les locaux de l’entreprise (réunion de l’employeur, réunion de service…). Le manager devra prévenir le salarié de la suspension au plus tôt.

ARTICLE 3.2 : ARTICULATION DU TELETRAVAIL AVEC LE TEMPS PARTIEL

Il a été convenu que le télétravail sera ouvert aux collaborateurs à temps partiel ou en forfait jours réduit travaillant au moins à 80%.

Les salariés cadres relevant de la formule type mensuelle, pourront être en télétravail jusqu’à 4 jours par mois non consécutifs.

Les salariés non cadres relevant de la formule type hebdomadaire, pourront être en télétravail à hauteur d’un jour fixe par semaine, qui sera déterminé en amont.

ARTICLE 3.3 : HORAIRE DE TRAVAIL ET RESPECT DE LA VIE PRIVEE

Le télétravailleur à droit au respect de sa vie privée.

L’employeur doit garantir le respect de la vie privée du télétravailleur à domicile. L’avenant au contrat de travail fixera tant pour les salariés dont le temps de travail est décompté en heures que pour ceux dont le décompte se fait en jours, les plages horaires durant lesquelles le télétravailleur à domicile devra être joignable.

Il est nécessaire de distinguer 3 populations de salariés dans le cadre de la mise en place du télétravail:

La première concerne les salariés cadres dont le temps de travail est décompté en jours. Ils organiseront leur temps de travail en respectant les durées minimales de repos prévues par le code du travail.

La deuxième concerne les salariés non cadres, exerçant le métier de rédacteur production, dont le temps de travail est décompté en heures, qui exerceront leur activité à domicile et dont le temps de travail effectif par jour sera plafonné à, 7h05 minutes en période blanche et 7h45 minutes en période rouge, dans le respect des plages horaires définies et applicables par l’accord du 17 janvier 2002 sur l’Organisation, l’Aménagement et la Réduction du Temps de Travail. Ils devront respecter les plages d’ouvertures des lignes téléphoniques qui correspondent au travail de 9h30 à 12h et de 14h à 17h30. Le décompte du temps de travail sera effectué selon un système auto déclaratif sur le logiciel de présence. Le temps de travail effectué au-delà de la durée de référence à savoir 7h05 en période blanche et de 7h45 en période rouge ne sera pas comptabilisé.

La troisième population concerne les salariés non cadres, qui ne sont pas soumis aux plages téléphoniques, qui exerceront leur activité à domicile et dont le temps de travail effectif par jour sera plafonné à, 7h05 minutes en période blanche et 7h45 minutes en période rouge, dans le respect des plages horaires définies et applicable par l’accord du 17 janvier 2002 sur l’Organisation, l’Aménagement et la Réduction du Temps de Travail. Ces plages correspondent au travail effectué entre 8h le matin et 19h le soir. Les salariés devront respecter la plage horaire consacrée au déjeuner à savoir 12h30/14h. Le décompte du temps de travail sera effectué selon un système auto déclaratif sur le logiciel de présence. Le temps de travail effectué au-delà de la durée de référence à savoir 7h05 en période blanche et de 7h45 en période rouge ne sera pas comptabilisé.

Pour les jours de travail qui s’effectuent dans les locaux de l’entreprise, les salariés concernés restent soumis au régime de décompte du temps de travail applicable en entreprise.

Les salariés ne seront pas tenus de répondre aux mails en dehors des heures habituelles de travail, le week-end et pendant les congés. Les salariés jouissent d’un droit à la déconnexion qui vise à préserver leur vie privée et à favoriser une meilleure articulation entre la vie personnelle et familiale et l’activité professionnelle.

Article 4 : EQUIPEMENTS DE TRAVAIL

L’entreprise s’engage à fournir les équipements informatiques et de communication nécessaires au télétravail.

ARTICLE 4.1 : MATERIEL FOURNI PAR L’ENTREPRISE

L’entreprise fournira aux salariés qui ne seraient pas déjà équipés par l’entreprise :

-un ordinateur portable classique,

-un casque audio compatible avec la softphonie,

-un clavier (sur demande du collaborateur),

-une souris (sur demande du collaborateur),

-un écran pour les rédacteurs production,

Le télétravailleur devra respecter les prérequis définis par le support IT pour une utilisation optimale des outils de connexion à distance.

RUN Services prévoit un remboursement de l’abonnement mensuel internet du collaborateur, à hauteur de 50% dans la limite de 20 euros par mois sur justificatif.

Le matériel est sous la responsabilité pleine et entière du télétravailleur et doit être utilisé pour un usage strictement professionnel.

En cas de panne du matériel fourni, une prise en charge des frais de réparation ou de remplacement sera prévue par la Direction.

ARTICLE 4.2 : AMENAGEMENT DES LOCAUX AU DOMICILE

Le salarié souhaitant exercer son activité en télétravail, devra disposer d’un espace dédié et calme au sein de son domicile.

L’espace dédié à l’activité professionnelle devra obéir aux règles de sécurité électrique et permettre un aménagement ergonomique du poste de télétravail. De plus le télétravailleur s’engage à ce que les installations électriques de son domicile soient conformes aux normes de sécurité et à ce que la connexion internet soit bonne et stable.

Il s’engage également à informer son assureur de sa qualité de télétravailleur dans le cadre de son contrat MRH. Pour ce faire, il doit fournir à l’employeur une attestation d’assurance « multirisques habitation » couvrant son domicile et attestant que son statut de télétravailleur est pris en compte.

ARTICLE 4.3 : PROBLEMES INFORMATIQUES

En cas de problème technique relatif aux ordinateurs et accessoires informatiques ou de problème de connexion, les salariés contactent dans un premier temps le service support informatique pour une assistance technique.

Si le problème venait à persister, la direction prévoit un retour du salarié au sein des locaux de l’entreprise en cas de problème de connexion intervenant avant 14 heures.

Le télétravailleur doit également informer dans tous les cas son N+1 et la Responsable des Ressources Humaines du problème de connexion et de son éventuel retour au sein des locaux de l’entreprise.

ARTICLE 4.4 : PROTECTION DES DONNEES ET INFORMATIONS

Le télétravailleur doit préserver la confidentialité des accès et des données, s’interdire toute utilisation frauduleuse ou abusive des outils mis à sa disposition et respecter l’ensemble des dispositions légales et les règles propres à l’entreprise relatives à la protection de ces données et à leur confidentialité.

ARTICLE 5 : SANTE AU TRAVAIL

ARTICLE 5.1 : ACCIDENT DU TRAVAIL ET DU TRAJET

Le télétravailleur bénéficie de la législation sur les accidents du travail et de trajet.

En ce qui concerne les accidents du travail, en vertu de l’article L1222-9 du code du travail, l'accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l'exercice de l'activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travail au sens des dispositions de l'article L. 411-1 du code de la sécurité sociale.

Dans ce cas, le télétravailleur doit informer son manager et la Responsable des Ressources Humaines de l’accident dans les délais légaux et transmettre tous les éléments d’information nécessaires à l’élaboration d’une déclaration d’accident du travail.

ARTICLE 5.2 : ARRET DE TRAVAIL

Il convient de souligner que pendant les absences (maladie ou accident) le salarié habituellement en télétravail ne devra pas télé-travailler depuis son domicile.

ARTICLE 5.3 : CONDITIONS DE TRAVAIL

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité sont applicables au télétravailleur, en particulier celles relatives à l’utilisation des écrans informatiques, qui se doit de les respecter.

ARTICLE 6 : SUIVI DU COLLABORATEUR

Le salarié en télétravail prend l’engagement de fournir la prestation prévue à son contrat de travail de manière identique, quel que soit le lieu d’exécution de celle-ci.

La Direction prévoit l’organisation d’un entretien annuel de suivi entre le salarié, le manager et la Responsable des Ressources Humaines.

ARTICLE 7 : ORGANISATION DU TRAVAIL

La charge de travail et les délais d’exécution exigés du télétravailleur sont identiques à ceux des salariés en situation comparable et travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Le responsable hiérarchique et le salarié garderont des contacts réguliers permettant une bonne transmission des directives et un rendu conforme de l’activité.

ARTICLE 8 : REMUNERATION ET EVALUATION

Le salarié bénéficie évidemment des mêmes politiques d’évaluation et de rémunération que les autres salariés de l’entreprise.

ARTICLE 9 : SUIVI DE L’ACCORD

Article 9.1 : ENTREE EN VIGUEUR ET DUREE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 3 ans et prend effet à compter du 1^er juin 2018.

Les parties signataires s’engagent à se rencontrer au cours du dernier trimestre de l’année 2020, afin d’étudier l’opportunité et les conditions de renouvellement de l’accord.

ARTICLE 9.2 : MODALITES DE DENONCIATION ET DE REVISION

Chaque partie signataire peut demander la révision de tout ou partie du présent accord, selon les modalités suivantes :

• Toute demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception aux autres parties signataires et comporter, outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement.

• Le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de cette lettre, les parties signataires devront ouvrir une négociation en vue de la rédaction d’un nouveau texte.

• Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord.

• Les dispositions de l’avenant portant révision, se substituent de plein droit à celles de l’accord qu’elles modifient et sont opposables à l’entreprise et aux salariés liés par l’accord, soit à la date qui aura été expressément convenue, soit, à défaut, à partir du jour qui suivra son dépôt.

Chacune des parties pourra à tout moment prendre l'initiative de dénoncer l’accord en le signifiant à l’autre partie par lettre recommandée avec accusé de réception et ceci moyennant un préavis de trois mois.

• La dénonciation est notifiée à l’autre partie signataire et doit donner lieu à dépôt auprès de l'unité territoriale de la Direccte du lieu où a été initialement déposé l'accord.

• La dénonciation prend effet au terme du préavis de trois mois. A cette date, l’accord dénoncé continue de produire effet conformément aux dispositions légales pendant 12 mois, sauf application d’un accord de substitution. A défaut, il cessera de produire ses effets au terme de ce délai (conformément aux dispositions prévues par les articles L 2261-9 à L 2261-11 du code du travail).

ARTICLE 9.3 : PUBLICITE DE L’ACCORD

Il sera déposé, dans les conditions prévues par l'article l 2231-6 et D 2231-2 du code du travail, 3 exemplaires dont une version sur support papier et une autre version sur support électronique auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'Emploi de Nanterre. Il sera également déposé une version au greffe du Conseil des prud'hommes du lieu du siège social de l'entreprise.

Sous cette réserve, la date d’entrée en vigueur est prévue pour le 1^er juin 2018.

Fait à Nanterre, le lundi 07 mai 2018.

Directeur Général,

Délégué Syndical (CFDT ACTIF),