Accord sur le recours au vote électronique pour les élections des membres des Comités Sociaux et Economiques et des Représentants de proximité de la société MEDIAPOST SAS

Entre :

La société MEDIAPOST SAS, représentée par […]

d’une part,

Et

Le syndicat C.F.D.T.-F.3.C. représenté par […]

Le syndicat C.F.T.C. représenté par […]

Le syndicat C.F.E.-C.G.C.-SNCTPP représenté par […]

Le syndicat C.G.T. représenté par […]

Le syndicat F.O. représenté par […]

Le syndicat SUD représenté par […]

d’autre part,

Préambule :

Pour la première fois de son histoire, en application d’un accord d’entreprise signé le 20 juin 2017, MEDIAPOST a eu recours au vote électronique pour l’élection des membres des comités d’établissement et des délégués du personnel dans 8 régions de l’entreprise en décembre 2017 et janvier 2018.

Forte de cette expérience, MEDIAPOST a proposé de s’inscrire dans cette dynamique en posant le principe du recours au vote électronique pour les futures élections professionnelles.

Ce principe a été repris dans l’accord sur le dialogue social conclu à une très large majorité le 26 avril 2018. Cet accord renvoie à une négociation spécifique sur les modalités techniques et fonctionnelles de ce système de vote, objet du présent accord.

Il a été convenu ce qui suit :

Article 1. Objet de l’accord

Conformément aux dispositions de la Loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique dite Loi Fontaine n° 2004-575 du 21 juin 2004, la Direction de MEDIAPOST et les partenaires sociaux se sont réunis les 16 mai, 5 juin, 19 juin, 26 juin, 3 juillet et 10 juillet 2018 pour définir les modalités de recours au vote électronique pour les prochaines élections des Comités Sociaux et Economiques et des Représentants de proximité.

La Direction propose de mettre en place le dispositif de vote électronique tel que présenté ci-après, auquel les signataires ont adhéré.

Le présent accord a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire de service externe choisi par MEDIAPOST sur la base d’un cahier des charges, annexé au présent accord, respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du code du travail.

La Direction de MEDIAPOST et les Organisations Syndicales discuteront dans le cadre d’un protocole d’accord préélectoral notamment des modalités techniques et fonctionnelles de vote, du calendrier électoral et de la répartition des sièges. Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place le système de vote électronique au sein de MEDIAPOST. Il comportera en annexe une description détaillée du dispositif retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 2. Modalités de vote

2.1. Communication des fichiers des électeurs

A des fins de préparation de l’élection, la Direction des Ressources Humaines établit un fichier des électeurs à partir des listes électorales.

Ce fichier présente les données suivantes : les nom et prénom, la date de naissance, le numéro de matricule, la date d’entrée dans la Société, le statut, le collège électoral d’appartenance (catégories employé, agent de maîtrise ou cadre), l’établissement d’appartenance (au sens CSE), adresse postale.

Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de le lui faire parvenir pour lui permettre de :

• s’identifier et de prendre part au vote ;

• compléter la liste d’émargement.

Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

2.2. Communication des listes des candidats

Les listes de candidats doivent présenter les données suivantes : collège d'appartenance, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants et le cas échéant l'appartenance syndicale (avec fourniture du logo).

Dès lors que les organisations syndicales ont transmis leur profession de foi selon les modalités prévues par le protocole d’accord préélectoral, elles sont intégrées sur le site de vote.

2.3. Temps et lieu du Scrutin

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, pour le premier comme le second tour éventuel de scrutin, que les élections ont lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord pré-électoral.

Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins sont indiquées dans le protocole d’accord pré-électoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant l’ouverture des « bureaux de vote électronique », à partir de n’importe quel terminal Internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections. Le temps passé par ces derniers à voter n’entraîne aucune réduction de salaire. Pour les distributeurs, le temps passé est rémunéré de manière forfaitaire dans les conditions fixées par le protocole d’accord préélectoral.

Pendant la période d’ouverture du scrutin, des ordinateurs ou tablettes, avec une connexion au site sécurisé du prestataire sont mis à la disposition des électeurs sur leur lieu de travail. Leur nombre est adapté à la configuration notamment géographique de chaque site et en fonction de l’équipement informatique dont disposent déjà les salariés. Ils sont installés de manière à ce que la confidentialité du vote soit garantie.

Par ailleurs, les salariés absents pendant la période du scrutin ont la possibilité de se rendre sur le site de travail le plus proche pour voter. Ils pourront également voter par Internet depuis leur domicile ou tout autre lieu offrant un accès Internet.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique peuvent être contrôlées par les membres du Bureau de Vote tel que défini par le protocole d’accord préélectoral.

Le système de vote électronique est scellé à l’ouverture et descellé à la clôture du scrutin selon une procédure sécurisée établie par le prestataire.

2.4. Bulletins de vote

Le prestataire assure la mise en œuvre des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote. Il procède à l’intégration des listes de candidats conformes à celles arrêtées par le protocole d’accord préélectoral dans le dispositif de vote électronique.

Les listes sont présentées sur les écrans dans l’ordre établi par le tirage au sort effectué dans le cadre de la négociation du protocole d’accord pré-électoral. En cas de liste commune pour les élections CSE, l’appartenance syndicale de la tête de liste est prise en compte pour déterminer l’ordre de présentation.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste plutôt qu’une autre, le prestataire veille à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.

Article 3. Déroulement des opérations de vote

Un courrier individuel est remis à chaque électeur contre émargement à une date fixée par le protocole d’accord pré-électoral. Ce courrier contient :

• les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique,

• son identifiant et son code confidentiel générés de manière aléatoire par le prestataire.

Préalablement à la mise en service du site, la recette du dispositif a lieu préalablement à la cérémonie de scellement, en présence des membres du Bureau de Vote, du prestataire et de membres de la Direction.

Avant que le scrutin ne soit ouvert, il est procédé par les membres du Bureau de Vote, à la vérification que l’urne est vide et scellée.

Le scellement du système est contrôlé par le prestataire, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement.

Pendant la période ouvrée comprise entre l’ouverture et la fermeture du scrutin, les électeurs ont la possibilité de joindre le service d’assistance téléphonique du prestataire, afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote, notamment en cas de perte des codes d’accès au site de vote.

En cas de non réception ou de perte des identifiants, une procédure sécurisée de substitution de ceux-ci est mise en œuvre par le prestataire. L'électeur s'adresse alors à la Direction des Ressources Humaines par l’intermédiaire de son manager. La DRH vérifie alors son identité avant de lui remettre ou lui envoyer un nouveau matériel de vote, avec de nouveaux codes d’accès, sous pli fermé.

Durant le scrutin, le support informatique de MEDIAPOST (les Correspondants Informatiques Organisationnels sur le réseau et la Direction des Systèmes d’Information au Siège) est particulièrement mobilisé pour répondre aux éventuels dysfonctionnements du réseau ou des postes de travail qui empêcheraient l’accès au site de vote.

Article 4. Modalités d’accès au serveur de vote

Avant le vote, le courrier individuel mentionné à l’article 3 ci-dessus précise la durée d’ouverture du dispositif de vote, l’adresse URL électronique permettant l’accès au site de vote.

Après avoir renseigné l’adresse URL du dispositif de vote dans la barre d’adresse du navigateur, l’électeur doit saisir son identifiant et son code « challenge » (date de naissance) pour s’authentifier sur le dispositif de vote. Cette information personnelle, préalablement communiquée par l’employeur au prestataire lors de la constitution des listes, permet à l’électeur de sécuriser son authentification pour voter.

La connexion au site de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne peut accéder au site de vote.

Une fois connecté, l’électeur peut procéder aux votes. Les listes de candidats correspondant à son collège lui sont proposées. Chaque vote doit être confirmé par la saisie du code confidentiel.

Les codes de vote fournis à l’électeur permettent de garantir l’unicité du vote.

Article 5. Formation au dispositif de vote électronique

Les membres du Bureau de Vote bénéficient au préalable d’une formation relative au dispositif de vote électronique, assurée par le prestataire préalablement à la cérémonie de scellement.

Article 6. Information du personnel sur le vote électronique

Un dispositif d’information collective sur le vote électronique est mis en œuvre auquel les électeurs sont fortement incités à participer. Concernant particulièrement les distributeurs, le temps de présence à la réunion d’information organisée sur le sujet en plateforme est considéré comme du temps de travail effectif géré par une fiche d’activité, conformément aux règles en vigueur dans l’entreprise.

Article 7. Dépouillement, Procès-verbal

A l’heure de clôture du scrutin, le site de vote n’est plus accessible aux électeurs.

Un temps de latence de 15 minutes est toutefois mis en place entre la fermeture de l’accès au site de vote et la clôture définitive du scrutin, afin de permettre à tout électeur s’étant connecté au site de vote avant l’heure de clôture du scrutin de terminer son vote. A l’issue de cette durée, le vote est définitivement clos.

Le Bureau de Vote procède au contrôle de la clôture du dispositif de vote électronique, participe à la cérémonie de descellement permettant de lancer le dépouillement et de consolider les résultats.

Un exemplaire de la liste d’émargement est édité et signé par les membres du bureau de vote.

Le Président du Bureau de Vote vérifie l’exactitude des procès-verbaux pré-remplis, contrôle la mention « élu(e) » devant le nom de chaque candidat élu et les date et les signe. Les autres membres du Bureau de Vote signent également les formulaires précités.

Article 8. Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par le code du travail, l’expression de vote et les éléments d’identification de l’électeur sont séparés.

L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’émargement des votants. Cette urne est hébergée par le prestataire. Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Le système a fait l’objet d’une déclaration auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.

Les membres du Bureau de Vote, désignés conformément au protocole d’accord préélectoral, peuvent consulter la liste d’émargement en ligne tout au long du scrutin. La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du Bureau de Vote à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. L’entreprise est particulièrement vigilante quant au respect de cette exigence posée par le Code électoral dont la violation est passible de sanctions.

Article 9. Dispositions finales

9.1 Entrée en vigueur

Cet accord entre en vigueur en vue des prochaines élections professionnelles dont le premier tour est prévu fin janvier 2019.

9.2 Révision de l’accord

Les conditions de révision du présent accord sont prévues par le Code du travail.

Toute demande de révision doit :

- être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacun des autres signataires ou adhérents ;

- comporter, outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement.

Le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de cette lettre, les négociations débutent en vue de la rédaction d’un nouveau texte.

Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée restent en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord ou, à défaut, sont maintenues.

Les dispositions de l’avenant portant révision, se substituent de plein droit à celles de l’accord qu’elles modifient et sont opposables à l’ensemble des salariés de l’entreprise, soit à la date qui est expressément convenue, soit, à défaut, à partir du jour qui suit son dépôt auprès du service compétent.

9.3 Dénonciation de l'accord

Le présent accord peut être dénoncé en tout ou partie en respectant les formalités légales. La dénonciation doit être notifiée à chacune des parties signataires ainsi qu’à la Direccte.

9.4 Durée de l'accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

9.5 Dépôt

Le présent accord est déposé, d’une part, sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail et, d'autre part, au secrétariat greffe du conseil des prud'hommes du lieu de conclusion.

Fait à Paris en 11 exemplaires originaux, le 3 juillet 2018.

Pour la Direction […]

Pour la C.F.D.T.-F.3.C. […]

Pour la C.F.T.C. […]

Pour la C.F.E.-C.G.C.-SNCTPP […]

Pour la C.G.T. […]

Pour F.O. […]

Pour SUD […]

ANNEXE : CAHIER DES CHARGES MEDIAPOST

RELATIF A L’ORGANISATION MATERIELLE ET TECHNIQUE DU VOTE ELECTRONIQUE REALISEE PAR LE PRESTATAIRE DE SERVICE

Objectif du dispositif :

- faciliter le vote des personnels et donc accroître la participation,

- simplifier et sécuriser les opérations de dépouillement,

- maîtriser les coûts « cachés » (internes) de ce type d’opération.

PREAMBULE :

Depuis la loi du 21 juin 2004 relative à la confiance dans l’économie numérique, le code du travail prévoit la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles, sur le lieu de travail ou à distance.

Les modalités de mise en œuvre du vote par voie électronique ont été fixées par le décret N° 2007 – 602 du 25 avril 2007 et l’arrêté du 25 avril 2007.

Ce procédé présente de nombreux avantages pour les salariés, qui peuvent voter plus facilement sans subir les contraintes des heures d’ouverture du bureau de vote.

Ce cahier des charges précise les exigences de MEDIAPOST pour le dispositif de vote électronique supportant le processus d’organisation des élections professionnelles de l’entreprise.

Le présent cahier des charges est annexé à l’accord d’entreprise portant sur le vote électronique. Ce même accord est joint au protocole d’accord préélectoral.

La mise en place du système de vote électronique doit permettre, sur le plan technique et fonctionnel, l’organisation simultanée de l’ensemble des opérations électorales pour les élections au comité social et économique et des représentants de proximité.

Le système mis en place par le prestataire devra, en tout état de cause, respecter les principes généraux du droit électoral essentiels au déroulement régulier d’une élection, à savoir :

• La sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique.

• L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur.

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin.

• La confidentialité et la liberté du vote : participer aux élections sans subir de pression extérieure.

• La surveillance effective du vote et le contrôle a posteriori par le juge de l’élection.

2. EXPRESSION DU BESOIN

   2. Modalités de forme :

Le prestataire fournisseur assure la programmation des pages WEB et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Le prestataire fournisseur reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transmises à la Direction des Ressources Humaines avec le cas échéant les logos et professions de foi des listes correspondantes.

Les listes sont présentées sur une seule et même page dans l’ordre établi par le tirage au sort effectué dans le cadre de la négociation du protocole d’accord préélectoral pour le 1^er tour et, en cas de second tour, dans cet ordre pour les listes présentées par les organisations syndicales et dans l’ordre alphabétique pour les listes sans étiquette syndicale.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste plutôt qu’une autre, le prestataire fournisseur veille à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes.

Modalités de fond :

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire de service externe, choisi par MEDIAPOST sur la base d’un cahier des charges respectant strictement :

- L’arrêté N°2007- 602 du 25/04/2007 relatif aux conditions et modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles.

- Les prescriptions règlementaires édictées par le code du travail.

- Les recommandations CNIL du 22/10/2010 relatives à la sécurité des systèmes de vote électronique.

En particulier, on notera :

- Les opérations de vote peuvent être réalisées depuis le lieu de travail (sur des ordinateurs ou tablettes) ou à distance depuis tout autre ordinateur professionnel ou personnel ou même terminal (de type smartphone/tablette…) bénéficiant d’une connexion internet.

- La confidentialité la plus absolue des données transmises : listes électorales, sécurité des moyens d’authentification, émargement, enregistrement et dépouillement des votes.

- La déclaration auprès de la CNIL d’un tel système de vote.

- La possibilité pendant le vote de choisir une liste, un candidat ou un vote blanc, de revenir sur ce choix jusqu’à la validation qui déclenche l’envoi du bulletin de vote et génère une confirmation de l’envoi.

- Pendant l’élection, l’accès aux éléments d’authentification, clés de chiffrement/déchiffrement, contenu de l’urne, ne doivent être accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système chez le prestataire uniquement en cas de dysfonctionnement (attaque par un tiers, attaque virale…).

- Un système automatique doit être prévu pour informer les membres du bureau de vote d’une intervention du prestataire sur le système en cas de dysfonctionnement. Une journalisation des opérations sur le serveur doit être prévue.

- Le scellement total du système à l’ouverture et la fermeture du scrutin.

- Le traitement informatique distinct des fichiers électeurs et du contenu de l’urne électronique : à aucun moment, y compris après le dépouillement il ne doit pouvoir être mis en relation l’identité des électeurs et l’expression de leur vote, aucun horodatage du stockage du bulletin dans l’urne.

- Le recours à une expertise indépendante sur le système de vote permettant de vérifier ces éléments (code source du logiciel, mécanismes de scellement, de chiffrement…) par un informaticien spécialisé en sécurité informatique, la remise du rapport au responsable du traitement et transmission à la CNIL.

- La mise en place d’une cellule d’assistance technique.

- Le respect des recommandations CNIL en matière de sécurités informatiques (mesures physiques, logiques, algorithmes de chiffrement, système informatique distinct en cas de l’hébergement de plusieurs scrutins via une virtualisation des systèmes par exemple).

- La réalisation d’une notice d’information à destination des salariés sur le déroulement des opérations électorales.

- La formation des représentants du personnel et des membres du bureau de vote.

- Les tests et contrôle par la cellule d’assistance technique du système de vote avant l’ouverture (vérification que l’urne électronique est vide, que le système est scellé) puis après la fermeture (vérification du scellement).

- La génération des clés de déchiffrement des bulletins de vote doit être publique avant l’ouverture du scrutin et seuls les membres du bureau de vote doivent entrer en leur possession.

- L’accès uniquement aux membres du bureau de vote à la liste d’émargement à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

- L’inaccessibilité totale pendant le déroulement des opérations électorales à des résultats partiels.

- La conservation jusqu’à l’expiration du délai de recours ou en cas d’action contentieuse jusqu’à son terme, de l’ensemble des données, permettant le cas échéant de relancer la procédure de décompte des votes.

- La localisation sur le territoire national des serveurs et autres moyens du système de vote. Les serveurs utilisés sont propriété du prestataire qui peut, sans autre intermédiaire ou prestataire, intervenir dans les cas précisés plus haut.

- L’existence d’une solution de secours prenant le relai en cas de panne et offrant les mêmes garanties et caractéristiques.

- Le respect des recommandations CNIL en matière de contrôle des opérations de vote a posteriori par le juge électoral.

- Moyens d’authentification : chaque électeur reçoit avant le 1^er tour et le 2^nd tour éventuel des élections, un code d’identification personnel généré de manière aléatoire par le prestataire fournisseur ainsi qu’un mot de passe. Ce moyen d’authentification permet au serveur de vérifier son identité et de garantir l’unicité de son vote. Seul le prestataire fournisseur a connaissance de ces codes d’authentification et de ces mots de passe, lesquels sont renouvelés dans l’hypothèse d’un 2^nd tour.

- L’authentification de l’électeur est assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe ainsi qu’un code « challenge ». Toute personne non reconnue n’a pas accès au serveur de vote.

Cette liste n’est pas exhaustive, il est important que chaque prestataire se réfère aux articles et recommandations listées ci-dessous et valide la conformité de son dispositif avec ceux-ci.

Chaque prestataire veille dans sa réponse à préciser à quel article du code du travail, du décret ou de la CNIL, se réfère telle ou telle fonctionnalité du dispositif.

Conditions relatives aux prestations intellectuelles :

MEDIAPOST confie au prestataire de service la mission de mise en place d’un système de vote électronique.

Le prestataire doit remplir toutes les obligations d’information et de mise en garde préalables et durant le scrutin.

Il doit également assurer l’originalité des Livrables qui sont remis à MEDIAPOST dans le cadre de sa mission. A ce titre, le prestataire doit fournir des Livrables qui ne plagient pas une œuvre déjà existante et s’être assuré de disposer de tous les droits au titre de la propriété intellectuelle nécessaires à l’exécution de la mission.

Enfin, le prestataire s’engage à respecter les délais et échéances prévus par le calendrier électoral arrêté.

Assurance :

Le prestataire déclare avoir souscrit à une assurance suffisante pour couvrir sa responsabilité civile y compris du fait de son personnel et/ou toute personne intervenant pour son compte.

Déontologie et confidentialité :

Le prestataire s’engage à respecter les règles de déontologie et de moralité les plus élevées.

Notamment, le Prestataire s’engage formellement à respecter et à faire respecter, par ses salariés ou toute personne susceptible d’intervenir pour son compte, la discrétion la plus absolue sur l’ensemble des renseignements, informations ou données techniques, commerciales ou financières qui pourraient lui être fournis, par écrit ou par oral.

Toute sortie de document appartenant à MEDIAPOST doit faire l’objet d’une demande d’autorisation écrite.

Cette obligation demeure cinq ans après la fin de la mission, quelle qu’en soit la cause.