Entre les soussignés :

La société MEDIAPOST SAS, représentée par xxxxxxxxxxxxxxxxx, Directeur Général Adjoint,

Et
Le syndicat C.F.D.T.-F.3C	représenté par	xxxxxxxxxxxxxxxxxx
Le syndicat C.F.T.C.	représenté par	xxxxxxxxxxxxxxxxxx
Le syndicat C.F.E.-C.G.C.	représenté par	xxxxxxxxxxxxxxxxxx
Le syndicat C.G.T.	représenté par	xxxxxxxxxxxxxxxxxx
Le syndicat F.O.	représenté par	xxxxxxxxxxxxxxxxxx
Le syndicat SUD	représenté par	xxxxxxxxxxxxxxxxxx
Il a été convenu ce qui suit :
PREAMBULE

Un accord d’entreprise sur le recours au vote électronique pour les élections des membres des Comités Sociaux et Economiques (CSE) et des Représentants de Proximité a été conclu le 3 juillet 2018.

La description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales figure en Annexe 2.

Le prestataire retenu répondant au cahier des charges prévu aux articles R. 2314- 5 à R. 2314-18 du Code du travail est la société Voxaly-Docapost.

La déclaration CNIL relative au traitement des données personnelles concernées par les opérations de vote électronique a été dûment effectuée.

Les organisations syndicales ont été invitées à négocier les modalités d’élection des représentants de proximité aux réunions des :

• Lundi 18 janvier 2021

• Vendredi 05 février 2021

Le présent protocole a pour objet de définir les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales relatives à l’élection des représentants de proximité de MEDIAPOST.

Les représentants de proximité sont mis en place pour tenir compte de la nécessité de maintenir le lien entre les représentants élus et les salariés de l’entreprise, notamment en ce qui concerne la vie quotidienne sur les sites.

Il est conclu pour les élections (un seul tour) qui doivent se dérouler du lundi 12 avril 2021 au mercredi 14 avril 2021.

Les principales dates du calendrier électoral sont présentées en Annexe.

Compte du tenu de la mise en œuvre du vote électronique pour ces élections, le dépouillement est centralisé au niveau régional et la proclamation des résultats intervient dans la foulée.

Contenu

PREAMBULE 1

Article 1 : Durée des mandats 4

Article 2 : Périmètre de mise en place des représentants de proximité 4

Article 3 : Nombre de représentants de proximité 4

Article 4 : Collège unique 4

Article 5 : Répartition des sièges entre les périmètres 5

Article 6 : Electorat et éligibilité 5

Article 6.1 : Listes électorales 5

Article 6.2 : Conditions d’électorat et d’éligibilité 5

Article 7 : Listes de candidats 6

Article 8 : Cumul de candidatures 7

Article 9 : Logo et profession de foi 8

Article 10 : Organisation matérielle des opérations électorales 8

Article 10.1 : Date et lieux des scrutins 8

Article 10.2 : Déroulement des opérations de vote 9

Article 10.3 : Mode de scrutin 10

Article 10.4 : Bureau de vote, délégués de liste et observateurs

syndicaux pour l’ensemble des scrutins CSE et RPX 10

1. Bureau de vote 10

2. Délégués de liste 11

3. Observateurs syndicaux 11

4. Modalités de remplacement 12

Article 11 : Dépouillement 12

Article 12 : Ratification du mandat de représentant de proximité 12

Article 13 : Modalités de diffusion 13

Annexes 14

Article 1 : Durée des mandats

La durée du mandat des représentants de proximité débute lors de la ratification de l’élection par le CSE de la région de rattachement. Le mandat des représentants de proximité prend fin avec celui du mandat des membres élus du CSE.

Article 2 : Périmètre de mise en place des représentants de proximité

Le périmètre et les seuils permettant de déterminer le nombre de représentants de proximité sont fixés par l’article I - 1 - 4 - b de l’accord d’entreprise sur le dialogue social du 26 avril 2018.

Le département ou le regroupement de départements (de 3 départements maximum) constitue le périmètre de mise en place du représentant de proximité.

Pour les élections objet du présent protocole, ces périmètres sont définis à l’article 5.

Article 3 : Nombre de représentants de proximité

Le nombre de représentants de proximité à mettre en place dans chaque région dépend de l’effectif équivalent temps plein de celle-ci en tenant compte du

1.7 (ETP) conventionnel de celle-ci :

• pour les régions dont l’effectif est inférieur à 400, 2 représentants de proximité sont mis en place ;

• pour les régions dont l’effectif est compris entre 401 et 700, 4 représentants de proximité sont mis en place ;

• pour les régions dont l’effectif est compris entre 701 et 1000, 5 représentants de proximité sont mis en place ;

• pour les régions dont l’effectif est supérieur à 1000, 6 représentants de proximité sont mis en place.

Un ou deux représentants de proximité sont mis en place sur chaque périmètre en fonction de l’effectif de celui-ci.

Pour les élections objet du présent protocole, le nombre de représentants de proximité pour les Bouches-du-Rhône est défini à l’article 5 du présent protocole, soit, en application de ces critères, 1 représentant de proximité titulaire et 1 représentant de proximité suppléant sont mis en place.

Article 4 : Collège unique

Pour les élections des représentants de proximité, un collège électoral unique composé des électeurs du périmètre de rattachement est constitué.

Article 5 : Répartition des sièges entre les périmètres

Méditerranée

La répartition des représentants de proximité est ainsi convenue : - MDN 3 – Département 13 1 titulaire 1 suppléant

Article 6 : Électorat et éligibilité Article 6.1 : Listes électorales

Les listes électorales établies par la Direction sont affichées sur les panneaux habituellement réservés à l’affichage au plus tard le vendredi 12 février 2021.

Ces listes font l’objet d’actualisations régulières. Les observations des salariés doivent être déposées auprès du Directeur Régional des Ressources Humaines (DRRH) ou du Responsable Régional des Ressources Humaines (RRRH) au plus tard le vendredi 19 février 2021 à minuit.

Ces listes doivent permettre de vérifier que les conditions d’électorat et d’éligibilité sont remplies.

Elles comportent le nom, le prénom, la date d’ancienneté, le statut et la mention émargement titulaire et suppléant de chaque électeur. L’employeur s’assure que l’ensemble des personnes figurant sur ces listes a 16 ans révolus à la date du scrutin.

Article 6.2 : Conditions d’électorat et d’éligibilité

Est électeur tout salarié de l’établissement ayant 16 ans révolus et 3 mois d’ancienneté dans l’entreprise au dernier jour de scrutin et n’ayant pas fait l’objet d’une condamnation privative des droits civiques ainsi que tout salarié mis à disposition ayant 16 ans révolus n’ayant pas fait l’objet d’une condamnation privative des droits civiques justifiant de 12 mois de présence continus dans l’entreprise à cette même date et ayant expressément informé la Direction de sa volonté de voter chez MEDIAPOST avant le vote.

Est éligible, tout salarié, électeur de l’entreprise ayant 18 ans révolus, 12 mois d’ancienneté dans l’entreprise au dernier jour de scrutin et qui n’est pas conjoint, partenaire d’un PACS, concubin, ascendant, descendant, frère, sœur ou allié au même degré du chef d’établissement. Les salariés mis à disposition ne sont pas éligibles au mandat de représentant de proximité.

Sont exclues de l’électorat et de l’éligibilité les personnes suivantes :

• Le Directeur Général Délégué

• Les Directeurs Généraux Adjoints

• Le Directeur adjoint juridique social

• La Directrice Adjointe Développement RH

• La Responsable des Relations Sociales

• La Juriste en Droit Social

• Les Directeurs Opérationnels

• Les Directeurs Opérationnels Production

• Les Directeurs Opérationnels Ressources Humaines

• Les Directeurs Régionaux

• Les Directeurs Régionaux Production

• Les Directeurs Régionaux des Ressources Humaines

• Les Responsables Régionaux des Ressources Humaines

• Les Responsables de site

• Les Responsables Régionaux Production

• Les Assistants RH

Article 7 : Listes de candidats

Pour des raisons d’ordre matériel, la date limite de dépôt des candidatures est fixée au vendredi 05 mars 2021 avant 12h au siège de la Direction Régionale ou auprès de la DRS.

Seules les organisations syndicales ont la possibilité de présenter des listes de candidats. Elles sont obligatoirement composées d'un binôme titulaire et suppléant ; à chaque représentant de proximité titulaire est attaché un suppléant différent de même appartenance syndicale.

Les listes des candidats comportent le nom, le prénom et la mention

« représentant de proximité [sigle] » et sont établies en distinguant titulaires et suppléants. Elles mentionnent l’appartenance syndicale (avec fourniture du logo).

Elles sont envoyées par le DSC ou un DSE, dûment mandaté par sa fédération, ou, pour les organisations syndicales non représentatives, par le Responsable de Section Syndicale (RSS), soit par Lettre Recommandée avec Accusé de Réception (LRAR), soit par lettre remise en mains propres contre décharge auprès du DRRH ou de la DRS. Le dépôt des candidatures peut également être réalisé par e-mail à l’attention du DRRH ou de la DRS. Ce dernier envoie par email à l’expéditeur un accusé de réception des candidatures.

Si l’organisation syndicale ne reçoit pas d’accusé de réception (ou reçoit un accusé de réception signalant un message d’absence du DRRH ou de la DRS), cette absence de réponse vaut non-dépôt de candidature et elle a pour obligation de contacter le DRRH ou la DRS par tout autre moyen.

Les listes ne doivent pas comporter plus de candidats que de sièges à pourvoir et ne peuvent être communes à plusieurs organisations syndicales.

Dans l’hypothèse où la DRRH ou la DRS recevrait de la part d’organisations syndicales différentes des listes comportant un même candidat au même mandat, elle solliciterait de sa part l’envoi d’un écrit confirmant la liste sur laquelle il souhaite apparaître. Dans ce cas, les organisations syndicales concernées seraient informées du choix du salarié afin d’adapter, le cas échéant, leur liste de candidats. Un délai supplémentaire jusqu’au 10 mars 2021 à 12h serait accordé à la seule fin de permettre à l’organisation syndicale de compléter sa liste par un candidat non déjà inscrit sur une autre liste, sur remise de l’accord écrit de celui-ci. Dans cette situation de doublon, aucun ajout ne serait accepté au-delà de ce délai.

En cas d’absence d’instruction des organisations syndicales dans ces délais, la DRRH ou la DRS procède d’elle-même au retrait de la candidature conformément à l’écrit du salarié concerné.

En cas d’absence d’écrit du candidat inscrit en doublon dans ces délais, la DRRH ou la DRS procède d’elle-même au retrait de sa candidature des deux listes.

Les listes de candidats sont déposées auprès de la direction régionale des ressources humaines ou de la DRS qui les transmet au prestataire en charge du vote électronique qui en assure lui-même l’intégration dans le site de vote électronique.

Les listes sont affichées par la Direction sur les panneaux habituellement réservés à l’affichage au plus tard le vendredi 12 mars 2021 à 18h.

Sur le site de vote électronique, les listes en présence sont présentées aux électeurs dans l’ordre établi par le tirage au sort effectué dans le cadre de la négociation du présent protocole (Annexe 8).

Article 8 : Cumul de candidatures

Conformément à l’article I - 1 - 4 - d de l’accord dialogue social du 26 avril 2018, le mandat de représentant de proximité (RPX) ne peut se cumuler avec celui de membre du CSE.

Pour respecter ce principe, dans la mesure du possible, les organisations syndicales s’engagent à présenter des candidats différents aux mandats de CSE et de RPX.

Toutefois, en cas de présentation d’un même candidat à ces deux mandats, l’ordre de priorité suivant est appliqué :

1- membre du CSE titulaire, 2- RPX titulaire,

3- membre du CSE suppléant, 4- RPX suppléant.

Ainsi :

• Le mandat de CSE titulaire prime sur celui de RPX (titulaire ou suppléant).

  • Le mandat de RPX titulaire prime sur celui de CSE suppléant.

Article 9 : Logo et profession de foi

Les organisations syndicales ont la faculté de fournir le logo de leur syndicat qui est intégré au site de vote électronique.

Ce logo est à fournir en format PNG 200*200 et communiqué par mail à la Direction, à l’attention du DRRH ou du RRRH, en même temps que le dépôt des candidatures, soit le vendredi 05 mars 2021 avant 12h.

Les organisations syndicales ont la faculté de vérifier et de valider, lors de la formation du bureau de vote, la visualisation de leur logo figurant sur le site de vote.

En cas de transmission d'un logo ne répondant pas à ce format, la Direction décline toute responsabilité quant au visuel apparaissant sur les bulletins de vote.

Les professions de foi des organisations syndicales (format A4, noir et blanc, recto- verso, format PDF, une pour l’élection des RPX par organisation syndicale au seul niveau national) doivent être remises par mail à la même date, heure et destinataire, pour qu'elles soient mises en ligne sur le site de vote électronique par Internet.

Il est rappelé que la diffusion par tout moyen de communication de tout message ayant le caractère de propagande électorale doit cesser la veille du scrutin à 0 heure.

Article 10 : Organisation matérielle des opérations électorales Article 10.1 : Date et lieux des scrutins

Les scrutins ont lieu entre le lundi 12 avril 2021 à 9h au mercredi 14 avril 2021 à 17h.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant cette période depuis n’importe quel terminal recevant internet (de leur lieu de travail pendant ses horaires d’ouverture, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix).

En cas de vote sur le lieu de travail, la confidentialité du vote est assurée par l’aménagement d’un espace sur la plateforme réservée aux opérations électorales permettant à chaque électeur d’accéder en toute discrétion à l’ordinateur ou à la tablette mis à disposition à cet effet. Le dispositif de mise en veille sur l’ordinateur mis à disposition est neutralisé afin que l’accès y soit possible à tout moment par l’électeur sans déverrouillage par un mot de passe.

A l’heure de clôture du scrutin, le site de vote électronique n’est plus accessible aux électeurs. Un temps de latence de 15 minutes est toutefois mis en place entre la fermeture de l’accès au site de vote électronique et la clôture définitive du

scrutin, afin de permettre à tout électeur s’étant connecté au site de vote électronique avant l’heure de clôture du scrutin, de terminer son vote. A l’issue de cette durée, le vote est définitivement clos.

Compte tenu des modalités du vote, les électeurs peuvent voter en dehors ou pendant leur temps de travail. Dans ce dernier cas, le temps passé à voter n’entraîne aucune réduction de salaire.

Par accord entre les parties, il est précisé que le temps nécessaire pour les distributeurs votants est rémunéré forfaitairement à hauteur de 15 minutes couvrant l’ensemble des opérations de vote (RPX).

Lorsqu’aucun dispositif de vote n’a été installé sur une PFP (PlateForme de Proximité), les électeurs de cette PFP se rendent à la plateforme principale pour voter. Dans ce cas, l’entreprise prend en charge un aller-retour de la PFP vers la plateforme principale (frais kilométriques et temps de déplacement).

Article 10.2 : Déroulement des opérations de vote

Les élections objet du présent protocole se déroulent par voie électronique.

Préalablement à l’ouverture du scrutin, chaque électeur reçoit par voie postale un courrier individuel sous pli fermé contenant une notice explicative reprenant les règles de fonctionnement du vote électronique, l’adresse internet du site de vote électronique, ses identifiants personnels : code d’accès et mot de passe.

Ce courrier individuel est expédié au plus tard le 29 mars 2021 et adressé par courrier au domicile de chaque électeur.

En cas de non-réception ou de perte des identifiants, une procédure sécurisée de substitution de ceux-ci est mise en œuvre par le prestataire, décrite en Annexe 2.

Pendant la période d’ouverture du scrutin, chaque électeur peut accéder au site de vote électronique.

Ensuite, sur l’écran d’accueil et d’authentification, l’électeur doit saisir ses identifiants personnels composé du code d’accès (renseigné sur la notice explicative), du mot de passe et son code de défi (non renseigné sur la notice explicative).

En cas d’authentification réussie, l’électeur est automatiquement reconnu et associé au collège auquel il est rattaché. Il peut alors consulter les éventuelles professions de foi présentées par chaque liste. Il sélectionne ensuite les uns après les autres les votes auxquels il est amené à participer.

Lors du choix de la liste, les ratures ne sont pas autorisées et l’électeur a la possibilité de voter blanc.

Une fois la sélection effectuée, un écran de confirmation s’affiche rappelant à l’électeur le choix effectué. Chaque vote doit être confirmé par la saisie du code confidentiel (renseigné sur la notice explicative).

Enfin, un dernier écran affiche l’accusé de réception de la ou des opérations de vote effectuées avec la possibilité de le sauvegarder ou encore, de se l’envoyer à l’adresse électronique de son choix. Il reste accessible à l’électeur en s’authentifiant directement sur le site de vote électronique pendant toute la durée du scrutin.

Un guide est mis à disposition des électeurs sur la plateforme permettant de disposer des informations du présent article sur les actions à réaliser pour procéder au vote.

Pour obtenir une aide pendant les opérations de vote, les électeurs peuvent soit utiliser le formulaire d’assistance disponible depuis le site de vote électronique, soit contacter pendant les horaires indiqués, le numéro de téléphone affiché sur ce même site internet.

Article 10.3 : Mode de scrutin

Le mode de scrutin retenu est celui de la proportionnelle à un tour. Aucun quorum n’est exigé.

Il est rappelé que le vote par procuration est interdit.

Est nul tout vote établi en méconnaissance des règles rappelées au présent article.

En cas d’égalité de voix, le siège est attribué au bénéfice de l’âge du représentant de proximité titulaire, ou déclaré comme tel en application des règles de l’article 9.

Article 10.4 : Bureau de vote, délégués de liste et observateurs syndicaux pour l’ensemble du scrutin RPX

Bureau de vote

Il est constitué un bureau de vote centralisateur pour l’ensemble des scrutins dont les missions sont les suivantes :

• Participation à la cérémonie de scellement qui se tiendra le 9 avril 2021 10h à Vitrolles,

• Surveillance du bon déroulement du vote, notamment par la consultation de la liste d’émargement via des exports automatiques (3 par jour : à 8h, 12h et 18h)

• Constatation dans le procès-verbal de l’heure d’ouverture et de clôture du scrutin ainsi que des incidents éventuels,

• Participation aux opérations de dépouillement et à la proclamation des résultats.

Les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

Le bureau de vote comprend un maximum de 6 membres, un par organisation syndicale présente dans l’entreprise, figurant sur l’une des listes électorales des représentants de proximité de l’élection objet du présent protocole.

Le nom du membre du bureau de vote de chaque organisation syndicale est transmis par le DSC ou un DSE ou, pour les organisations syndicales non représentatives, par son RSS, à la Direction des Relations Sociales avant le 26 mars 2021.

A défaut de désignation par les organisations syndicales d’au moins 3 membres du bureau de vote, celui-ci est composé, conformément aux principes généraux du droit électoral : des deux salariés électeurs les plus âgés et du salarié électeur le plus jeune.

Le Président du bureau de vote est désigné par un vote à main levée des membres de celui-ci lors de la formation. A défaut de majorité, le bureau de vote est présidé par son membre le plus âgé.

Le temps passé par les membres du bureau de vote à la formation, la cérémonie de scellement et au dépouillement est rémunéré comme temps de travail. Ceux-ci sont défrayés de leur frais de déplacement et de repas conformément à la politique en vigueur au sein de la société.

Délégués de liste

Dans les mêmes délais que ceux mentionnés à l’article 11.4.1, un délégué par organisation syndicale représentant l’ensemble des listes est désigné par le DSC ou un DSE sur mandat de la fédération, ou, pour les organisations syndicales non représentatives, par son RSS, soit 6 délégués de liste au total. Le délégué de liste doit figurer sur l’une des listes électorales des représentants de proximité de l’élection objet du présent protocole.

Le rôle du délégué de liste est de :

• assister à la cérémonie de scellement,

• contrôler le dépouillement des élections par le bureau de vote, sans intervenir d’aucune façon dans son déroulement.

A titre exceptionnel, le temps passé par les délégués de liste à la formation, la cérémonie de scellement et au dépouillement est rémunéré comme temps de travail. Ceux-ci sont défrayés de leur frais de déplacement et de repas conformément à la politique en vigueur au sein de la société.

Observateurs syndicaux

A titre dérogatoire, dans les mêmes délais que ceux mentionnés à l’article 11.4.1, chaque organisation syndicale désigne un observateur appartenant au personnel de l’entreprise.

Le rôle de l’observateur syndical est de :

• assister à la cérémonie de scellement

• assister aux opérations de dépouillement, sans intervenir d’aucune façon dans leur déroulement.

A titre exceptionnel, le temps passé par les observateurs syndicaux à la cérémonie de scellement et au dépouillement est rémunéré comme temps de travail. Ceux-ci sont défrayés de leur frais de déplacement et de repas conformément à la politique en vigueur au sein de la société.

Modalités de remplacement

En cas d’absence d’un des membres visés aux articles 10.4.1 à 10.4.3, l’organisation syndicale concernée transmet, le cas échéant, le nom du remplaçant à la Direction des Ressources humaines avant l’ouverture de la cérémonie de scellement ou des opérations de dépouillement.

10.5 Campagne électorale

La campagne électorale débutera le vendredi 12 mars 2021 à 18h. Elle cessera la veille du scrutin à 0 heure. De ce fait, aucun moyen de communication ayant le caractère de propagande électorale ne sera autorisé au cours du scrutin.

Afin d’accompagner les candidats de chaque liste, au cours de la campagne électorale, 10 heures de délégation leur sont attribuées, à chacun, afin de faciliter leur propagande. Ces heures pourront être mutualisés entre le titulaire et le suppléant.

Article 11 : Dépouillement

Le dépouillement a lieu en présence de trois représentants de la Direction le mercredi 14 avril 2021 à partir de 17h15 heures, en présence d’un huissier de justice.

Les résultats sont proclamés le mercredi 14 avril 2021 et communiqués par email aux DSC et aux organisations syndicales ayant participé à la négociation du présent protocole.

Les résultats sont portés à l’affichage à compter du 15 avril 2021.

Article 12 : Ratification du mandat de représentant de proximité

Conformément à l’article I - 1 - 4 - d de l’accord dialogue social du 26 avril 2018, à l’issue des élections, le CSE procède à la désignation unique et définitive de l’ensemble des représentants de proximité, par ratification en séance. Cette désignation se concrétise par un seul vote en séance à la majorité des votes valablement exprimés (hors blanc, nul et abstention). Le mandat du représentant de proximité prend effet au jour de sa désignation par le CSE.

L’absence de ratification par le CSE invalide l’élection des représentants de proximité. Dans ce cas, le mandat de représentant de proximité ne peut nullement

prendre effet. Cette situation ne constitue pas une vacance (mentionnée à l’article I - 1 - 4 - b de l’accord dialogue social précité) déclenchant l’organisation d’élections partielles.

Article 13 : Contexte sanitaire

Au regard de la situation sanitaire actuelle et dans l’hypothèse d’un éventuel confinement qui ne permettrait pas de garantir le bon déroulement du scrutin, les dates fixées dans le cadre de ce protocole pourraient être modifiées.

Les organisations syndicales signataires auront ainsi la possibilité de demander le report des dates de scrutin avant le 20 mars 2021. Pour être valable, cette demande devra être formulée par 50% des organisations syndicales représentatives signataires du protocole.

Dans ce cas, les dates de scrutin seraient reportées en fonction des disponibilités du prestataire mais aussi en fonction du contexte sanitaire.

Article 14 : Modalités de diffusion

Les parties signataires décident de la rédaction du protocole en autant d’originaux qu’il y a de signataires, chaque original étant signé par tous les partenaires.

Une copie de ce protocole est affichée sur tous les lieux de travail.

Fait à Montrouge, le 08 février 2021 en 10 exemplaires.

Pour MEDIAPOST SAS	xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Pour la C.F.D.T.-F.3C	Pour la C.F.T.C.	Pour la C.F.E.-C.G.C.
xxxxxxxxxxxxxxxxxxx	xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx	xxxxxxxxxxxxxxxxxx
Pour la C.G.T.	Pour F.O.	Pour SUD
xxxxxxxxxxxxxxxxx	xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx	xxxxxxxxxxxxxxxxxx

Annexes :

Annexe 1 : Accord vote électronique du 3 juillet 2018

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

Annexe 2 : Annexe technique

L’électeur peut se faire réexpédier ses identifiants (code d’accès et/ou mot de passe) via le site de vote ou l’assistance téléphonique, par email (personnel) ou par sms. Il devra renseigner les informations personnelles demandées.

Annexe 3 : Matrice de conformité CNIL vote électronique

• La solution de vote VOXALY a été largement éprouvée sur de nombreuses opérations d’élections. Le dispositif est pleinement opérationnel et offre dans ce sens toutes les garanties de sincérité, de bon fonctionnement et de fiabilité.

• La solution de vote VOXALY a été conçue et développée sur la base de technologies reconnues assurant robustesse, sécurité et évolutivité. La solution proposée permet de répondre aux enjeux de performance et de disponibilité requis pour des élections de grande ampleur.

• VOXALY dispose de la meilleure note possible au classement SSL labs : A+. Hébergement et disponibilité totalement maîtrisé

• Afin de vous faire bénéficier des solutions techniques les plus appropriées selon votre contexte et garantir toutes les conditions de performance, de sécurité et de continuité de service, VOXALY propose une solution d’hébergement en interne

• VOXALY maitrise l’ensemble de la production dont l’hébergement de ses serveurs de vote au sein des datacenters du Groupe DOCAPOSTE certifiés ISO 27001. Nous disposons également d’un dispositif de secours fonctionnant dans des infrastructures distinctes. Les centres d’hébergement sont situés à Aix-en-Provence et à Marseille. Respect des recommandations CNIL, validé par plusieurs expertises indépendantes

• Régulièrement expertisé par des experts indépendants, le système de vote (plateforme et processus) offre toutes les garanties pour répondre aux exigences réglementaires de confidentialité et de sincérité du scrutin.

Annexe 4 : Conclusion d’un rapport d’expertise

• Régulièrement expertisé par des experts indépendants, le système de vote et les procédures proposées par VOXALY offre toutes les garanties pour répondre aux exigences réglementaires de confidentialité et de sincérité du scrutin.

• Le système de vote de VOXALY DOCAPOSTE est déclaré à la CNIL qui dispose de l’intégralité des dossiers présentant l’architecture technique et la gestion de la sécurité de la solution VOXALY DOCAPOSTE ainsi que l’ensemble des rapports d’expertise produits.

• En 2019, la solution VOXALY DOCAPOSTE a été expertisée par des experts indépendants ayant suivis la formation de la CNIL à 49 reprises et tout dernièrement en juillet 2020.

• VOXALY DOCAPOSTE et le laboratoire de cryptologie LORIA à Nancy, dépendant à la fois du CNRS et de l’INRIA, ont mis au point un protocole robuste de détection de bourrage d’urne et apportant des garanties cryptographiques sur l’intégrité du bulletin.

Annexe 5 : Matrice de conformité RGPD

• La solution VOXALY prend en compte les nouvelles exigences du RGPD, règlement européen relatif à la protection des personnes physiques à

l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.

• Les traitements mis en oeuvre sont nécessaires au respect des obligations légales du Code du Travail. Ils sont donc licites, au vue des conditions de licéité décrites à l'article 6, paragraphe 1, alinéa c du RGPD.

• En complément, VOXALY a mis en oeuvre les différentes actions suivantes :

• Désignation d’un Délégué à la protection des données,

• Mise en place d’un registre des traitements avec une cartographie précise des applications

• Actualisation des études d’impacts sur la protection des données

• Sensibilisation des salariés à la conservation des données, à la collecte de nouvelles données et du consentement associée

• Revue des contrats avec nos différents sous-traitants dans le but d’ajouter les contraintes opérationnelles et les délais de conservation

• Mise en place d‘une procédure en cas de violation des données.

• Dans un délai maximum de trois mois à l’issue du scrutin, remise des données personnelles collectées au client et destructions totale des données personnelles relative à l’opération.

Annexe 6 : Déclaration CNIL vote électronique

• Le système de vote de VOXALY est déclaré à la CNIL. Elle dispose de l’intégralité des dossiers présentant l’architecture technique, la gestion de la sécurité de la solution ainsi que l’ensemble des rapports d’expertise réalisés.

• De plus, VOXALY dispose de la certification RGS 2.0 (Référentiel Général de Sécurité) et respecte l’ensemble des recommandations de l’ANSSI. Une solide expérience dans l’organisation d’élections

• Nous organisons tous types d’élections par correspondance et par voie électronique depuis plus de 13 ans dans les structures publiques et privées.

• Cette expérience nous permet de disposer d’un capital de connaissances et de savoir-faire garantissant la bonne exécution de vos opérations. Cela vous permet également d’anticiper les risques propres à votre environnement.

• Plus particulièrement, Voxaly-Docaposte mais aussi des élections significatives dans la Fonction Publique (CCMSA, TPE, Ministère Education Nationale, Chambre d’Agriculture, …). Nous serons ainsi en mesure de capitaliser sur l’expérience acquise, notamment grâce à la mobilisation de compétences qui sont intervenues sur ces opérations, mais également en s’appuyant sur les prestations techniques, applicatives et opérationnelles déjà mises en oeuvre à ces occasions, par exemple, pour la mise en oeuvre des recommandations de la délibération CNIL du 25 avril 2019 en liaison avec des experts indépendants.

• Solution de vote : intégrité, anonymat, robustesse, performance et sécurité couvrant tous les niveaux de risque identifiés par la CNIL en 2019

Annexe 7 : Calendrier électoral