UES « Laboratoires EXPANSCIENCE »

Accord relatif aux conditions d’accès et d’utilisation de l’intranet par les organisations syndicales et les autres représentants du personnel

Entre

• Les sociétés constituant l’UES « Laboratoire Expanscience » dont le siège est situé, 1 place des saisons 92 048 Paris-La Défense Cedex représentées par Monsieur […] agissant en qualité du Président du Directoire,

Ci-après dénommées « Laboratoires Expanscience »

Et

Les Organisations syndicales représentatives représentées par :

• Monsieur […], agissant en qualité de Délégué Syndical Central représentant l’U.S.A.P.I.E. – PHARMA-S.N.R.V.M.,

• Monsieur […], agissant en qualité de Délégué Syndical Central représentant F.O.,

• Monsieur […], agissant en qualité de Délégué Syndical Central représentant la CFDT, Fédération Chimie-Energie,

• Monsieur […], agissant en qualité de Délégué Syndical Central représentant l’U.N.S.A.

Ci-après dénommées « les Délégués Syndicaux »

Ces organisations syndicales représentent le personnel cadre et non cadre de l’UES « Laboratoires Expanscience »

Il a été convenu ce qui suit :

Sommaire

PREAMBULE 3

Article 1 : Définitions 4

Article 2 : Objet et champ d’application du présent accord 4

2.1. Objet 4

2.2. Champ d’application 5

Article 3 : Principes d’utilisation du site intranet 5

Article 4 : Désignation des contributeurs 5

Article 5 : Contenu de l’intranet des institutions représentatives du personnel 6

5.1. Dispositions spécifiques 6

5.1.1. Intranet des institutions représentatives du personnel 6

5.1.2. Intranet des comités d’établissement 6

5.1.3. Intranet des délégués du personnel 7

5.1.4. Intranet des CHSCT 7

5.1.5. Intranet du CCE 7

5.2. Dispositions évolutives 7

5.3. Dispositions communes 7

Article 6 : Imputation des temps consacrés à l’intranet des institutions représentatives du personnel 8

Article 7 : Sanction en cas de non-respect du présent accord 8

Article 8 : Durée et date d’entrée en vigueur de l’accord 8

Article 9 : Révision de l’accord 9

Article 10 : Formalités de dépôt et de publicité de l’accord 9

PREAMBULE

Le déménagement de l’établissement de Courbevoie devenu établissement de Paris – La Défense intervenu le 24 avril 2017 est le symbole du nouvel élan que l’entreprise souhaite par des espaces plus pratiques favorisant les échanges, le partage d’expertise, encourageant l’innovation et développant l’esprit créatif.

Profitant de cette dynamique, il a été décidé, par accord d’entreprise, de développer des modes de communication des instances représentatives du personnel et des organisations syndicales modernes permettant à l’ensemble des salariés, notamment itinérants ou se déplaçant à l’international, d’accéder plus facilement à l’information syndicale et plus généralement sociale par la création, sur l’intranet de l’entreprise, d’espaces consacrés aux organisations syndicales et aux différentes institutions représentatives du personnel présentes dans l’entreprise (Comités d’établissement, Comité central d’entreprise, Délégués du personnel, Comités d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail).

Le présent accord s’inscrit notamment dans le cadre de l’article L. 2142-6 du code du travail, dans sa rédaction issue en dernier lieu de la Loi Travail du 8 août 2016, qui prévoit la possibilité pour un accord collectif d’entreprise de définir les conditions et les modalités de diffusion des informations syndicales au moyen des outils numériques disponibles dans l’entreprise.

Conformément à l’article L. 2142-6, alinéa 3, l’utilisation par les organisations syndicales des outils numériques doit satisfaire l’ensemble des conditions suivantes :

1° Etre compatible avec les exigences de bon fonctionnement et de sécurité du réseau informatique de l’entreprise ;

2° Ne pas avoir de conséquences préjudiciables à la bonne marche de l’entreprise ;

3° Préserver la liberté de choix des salariés d’accepter ou de refuser un message.

En outre, les partenaires sociaux ont souhaité élargir l’utilisation de l’intranet aux instances représentatives du personnel existant dans l’entreprise.

C’est dans ce cadre qu’il a été convenu par le présent accord d’entreprise des règles de fonctionnement et d’utilisation de l’intranet.

Article 1 : Définitions

Lorsqu’ils seront utilisés dans le corps du présent accord, les termes ci-dessous auront la signification suivante :

• Accord : le présent accord sur l’utilisation de l’intranet, dont la copie téléchargeable est disponible sur l’intranet de l’entreprise

• Page syndicale : espace dédié à une organisation syndicale ou à une institution représentative du personnel créé sur l’intranet de l’entreprise et destiné à diffuser les publications syndicales et sociales à l’ensemble des salariés de l’entreprise

• Contributeur : salarié en charge de la rédaction et de la transmission des contenus en vue de leur publication sur l’intranet de l’organisation syndicale ou de l’institution représentative du personnel

• Contributeur intranet : salarié en charge de la publication sur l’intranet de l’organisation syndicale ou de l’institution représentative du personnel

• Organisation syndicale : toute organisation syndicale représentative ou ayant créé une section syndicale dans l’entreprise ou un établissement

• Institutions représentatives du personnel/Représentants du personnel : comités d’établissement, comité central d’entreprise, délégués du personnel et comités d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail.

Article 2 : Objet et champ d’application du présent accord

2.1. Objet

Le présent accord a pour objet :

• de définir les modalités de mise à disposition, de consultation et d’utilisation de l’intranet de l’entreprise par les organisations syndicales et les institutions représentatives du personnel,

• et d’assurer la sécurité des espaces syndicaux et des représentants du personnel sur l’intranet de l’entreprise.

Plus particulièrement, l’accord précise notamment :

• Les conditions d’accès à l’intranet ;

• Le respect du cadre juridique ;

• Le contenu de l’intranet ;

• Les règles d’imputation du temps de connexion ;

• Les sanctions en cas de manquement aux dispositions du présent accord.

L’accord définit, dès lors, les droits et obligations des utilisateurs de l’intranet.

L’accord ne se substitue pas aux dispositifs légaux (panneaux) relatifs à la diffusion de l’affichage obligatoire.

2.2. Champ d’application

Outre les organisations syndicales, le présent accord concerne :

• Le comité central d’entreprise de l’UES et les comités d’établissement de Paris – La Défense et d’Epernon ;

• Les délégués du personnel ;

• Les comités d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail de Paris – La Défense et d’Epernon.

Article 3 : Principes d’utilisation du site intranet

Chaque organisation syndicale et chaque institution représentative du personnel, présentes dans l’entreprise peuvent disposer de leur propre espace sur l’intranet de l’entreprise, à condition de se conformer aux dispositions du présent accord. Il suffit qu’elles en fassent la demande par lettre recommandée avec accusé de réception à la Direction Ressources Humaines.

Un seul espace est autorisé par organisation syndicale/institution représentative du personnel, y compris en cas de présence sur plusieurs établissements.

Pour les organisations syndicales non signataires du présent accord, la demande de création d’une page intranet emporte adhésion aux conditions de mise à disposition, de fonctionnement et d’utilisation visant le site.

Les modalités d’utilisation de l’intranet doivent permettre aux organisations syndicales et aux institutions représentatives du personnel de mener utilement leurs missions.

Les espaces « syndicaux » sont exclusivement dédiés à la publication d’informations de nature syndicale ou sociale.

Chaque organisation syndicale est clairement identifiée par son sigle syndical. Le logo et la charte graphique de l’entreprise ne peuvent être utilisés ou modifiés qu’avec l’accord préalable et exprès de celle-ci.

Chaque salarié de l’entreprise dispose d’un libre accès aux espaces « syndicaux ». Afin de préserver cette liberté, l’entreprise s’engage à assurer la confidentialité des consultations sur chaque portail de l’espace l’intranet des institutions représentatives du personnel.

En particulier, elle ne recherchera pas à identifier les salariés consultant les sites et n’effectuera aucune mesure de fréquence d’utilisation de chaque site et page.

Article 4 : Désignation des contributeurs

Les organisations syndicales et les institutions représentatives du personnel désignent un « Contributeur » chargé de la rédaction et de la transmission des contenus en vue de leur publication sur l’Intranet de l’organisation syndicale ou de l’institution représentative du personnel.

Ces contributeurs sont :

• Pour les organisations syndicales représentatives au niveau de l’entreprise, le délégué syndical central ou l’un d’eux s’ils sont plusieurs au niveau de l’entreprise, désigné par ladite organisation ;

• Pour les organisations syndicales non représentatives au niveau de l’entreprise, le délégué syndical d’établissement désigné par ladite organisation syndicale.

• Pour le comité central d’entreprise et les comités d’établissement, le secrétaire de l’instance, et la personne désignée par ledit comité notamment s’agissant de des œuvres sociales,

• Pour les CHSCT, leur secrétaire,

• Pour les délégués du personnel, l’un des délégués du personnel désigné à la majorité simple par l’ensemble des délégués du personnel de chaque établissement.

Il est précisé que ne peut être contributeur qu’un représentant du personnel ayant un mandat en cours. La fonction de contributeur cesse de plein droit avec le mandat de l’intéressé pour quelque cause que ce soit.

La Direction Ressources Humaines désignera auprès de chaque « Contributeur » un « Contributeur intranet » chargé de la publication et de la mise à jour des contenus de l’intranet des institutions représentatives du personnel.

Le contributeur Intranet est :

• Le contributeur intranet de l’espace Ressources Humaines identifiée à l’ouverture de cette page ou toute personne désignée par la direction Ressources Humaines.

Article 5 : Contenu de l’intranet des institutions représentatives du personnel

5.1. Dispositions spécifiques

Chaque organisation syndicale/institution représentative du personnel décide librement du contenu publié sur l’intranet des institutions représentatives du personnel, à condition que ce contenu demeure exclusivement syndical ou social, excluant notamment toute communication à caractère politique.

5.1.1. Intranet des institutions représentatives du personnel

Outre les coordonnées des délégués syndicaux, l’espace dédié aux organisations syndicales regroupe toutes publications et toutes informations de nature syndicale.

Chaque organisation syndicale pourra publier 4 publications maximum sur son intranet.

5.1.2. Intranet des comités d’établissement

L’espace dédié aux comités d’établissement regroupe notamment :

• Les comptes rendus ou extraits de procès-verbaux, une fois approuvés ;

• Le calendrier des réunions à venir ;

• Toutes informations relatives aux activités sociales et culturelles ;

• Les coordonnées des membres des comités d’établissement.

5.1.3. Intranet des délégués du personnel

L’espace dédié aux délégués du personnel regroupe notamment :

• Les questions présentées par les délégués du personnel lors des réunions ;

• Les coordonnées des délégués du personnel ;

• Des renseignements concernant leurs attributions.

5.1.4. Intranet des CHSCT

L’espace dédié aux CHSCT regroupe notamment :

• Les comptes rendus ou extraits de procès-verbaux des comités, une fois approuvés ;

• Le calendrier des réunions à venir ;

• Les coordonnées des membres des CHSCT.

5.1.5. Intranet du CCE

L’espace dédié aux CCE regroupe notamment :

• Les comptes rendus, ou extraits de procès-verbaux du CCE, une fois approuvés ;

• Le calendrier des réunions à venir ;

• Les coordonnées des membres du CCE.

5.2. Dispositions évolutives

Il est convenu que dans le cadre de la fusion des instances représentatives du personnel, que ce soit sous la forme d’un Comité Social et Economique (CSE) ou d’un Conseil d’Entreprise, le présent accord restera applicable. L’arborescence de l’intranet reprendra les dispositions spécifiques prévues à l’article 5.1. ci-avant et suivra le contour et les prérogatives propres à chaque instance.

5.3. Dispositions communes

La sécurité de l’intranet des institutions représentatives du personnel sera assurée par les règles et procédures de sécurité des systèmes d’information mis en place dans l’entreprise.

L’intranet des institutions représentatives du personnel peut uniquement être consulté.

En conséquence, les pratiques suivantes sont notamment interdites :

• Les forums, blogs, discussions instantanées et partage de contenus vidéo ;

• Les téléchargements de contenus vidéo, d’images animées et bandes son ;

• La visualisation de vidéos au fur et à mesure du chargement sur le réseau (« streaming ») ;

Plus généralement, toutes les pratiques contraires aux règles édictées dans l’entreprise pour la sécurité et le bon fonctionnement de ses systèmes d’information sont prohibées.

Les organisations syndicales et institutions représentatives du personnel s’engagent à ce que les documents publiés respectent les dispositions légales notamment, relatives à la presse, plus particulièrement la propriété intellectuelle et le droit à l’image dans le respect de la protection des personnes physiques et morales.

Les propos tenus sur l’intranet des institutions représentatives du personnel ne peuvent comporter aucun caractère injurieux, diffamatoire, illicite ou politique.

Le respect du droit à l’image et la protection de la vie privée doivent être assurés. Aucune information confidentielle ou sensible ne doit être présentée via l’intranet des institutions représentatives du personnel.

Plus généralement, les organisations syndicales et institutions représentatives du personnel devront respecter les dispositions de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978, ainsi que l’ensemble des recommandations de la CNIL.

La taille maximale de chaque pièce jointe du site syndical sera de 50 Mo et sera accessible par la page de la Direction Ressources humaines.

Chaque contenu restera visible durant une période de 6 mois, à l’issue de laquelle il ne sera plus consultable.

Article 6 : Imputation des temps consacrés à l’intranet des institutions représentatives du personnel

Les temps consacrés par les délégués syndicaux et représentants du personnel à la création et la diffusion de publications syndicales sur l’intranet s’imputent sur le crédit d’heures qui leur est dévolu.

Article 7 : Sanction en cas de non-respect du présent accord

Il est précisé qu’il n’existe pas formellement de contrôle a priori des contenus mis en ligne par les organisations syndicales et les institutions représentatives du personnel mais seulement une responsabilité a posteriori en cas d’abus dans l’exercice de la liberté de communication syndicale.

Outre les sanctions civiles et pénales encourues, le non-respect du présent accord, notamment le non-respect des dispositions de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978, ainsi que de l’ensemble des recommandations de la CNIL, emporte la fermeture de l’intranet des institutions représentatives du personnel de l’organisation syndicale ou de l’institution représentative concernée pour une durée d’un mois, après mise en demeure non suivie d’effet dans un délai de 48 heures.

La récidive emporte la fermeture définitive de l’intranet de l’organisation syndicale ou de l’institution représentative du personnel concernée.

Article 8 : Durée et date d’entrée en vigueur de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée de 2 ans. Il annule et remplace toutes les dispositions antérieures portant sur le même objet.

La date d’entrée en application de cet accord est fixée au 1^er février 2018.

Lorsque le présent accord arrive à expiration, il cesse de produire ses effets. Les parties signataires conviennent de se réunir six mois avant l’expiration du présent accord pour examiner l’opportunité d’engager de nouvelles négociations.

Article 9 : Révision de l’accord

Le présent accord pourra être révisé à tout moment selon les modalités mentionnées aux articles L. 2261-7 à L. 2261-8 du Code du travail.

Toute demande de révision à l’initiative de l’une des parties, signataires ou ayant adhéré, devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception aux autres parties et comporter l’indication des dispositions dont il est demandé la révision.

Les parties devront s’efforcer d’entamer les négociations dans un délai de trois mois suivant la réception de la lettre recommandée avec accusé de réception de demande de révision.

L’avenant éventuel de révision devra être déposé dans les conditions prévues par les textes en vigueur.

Article 10 : Formalités de dépôt et de publicité de l’accord

Conformément aux dispositions des articles L. 2231-6, D. 2231-2, D. 2231-4 à D. 2231-5 du Code du travail, le présent accord sera déposé à l’initiative des Laboratoire Expanscience selon les modalités suivantes :

• en un exemplaire au Secrétariat-Greffe du Conseil de Prud’hommes de Nanterre ;

• en deux exemplaires, dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique, auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE) compétente (idf-ut92-accord-entreprise@direccte.gouv.fr).

Le dépôt de l’accord sera accompagné des pièces énoncées à l’article D. 2231-7 du Code du travail.

Un exemplaire du présent accord sera remis par les Laboratoire Expanscience au comité central d’entreprise aux comités d’établissement, aux comités d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail aux délégués du personnel et aux délégués syndicaux dans le respect des dispositions de l’article R. 2262-2 du code du travail.

Fait à Paris – La Défense, le 16 janvier 2018.

En 7 exemplaires

Pour l’UES Laboratoires Expanscience

Le Président du Directoire

[…]

Pour FO Pour l’UNSA

[…] […]

Pour USAPIE – Pharma SNRVM Pour la CFDT

[…] […]