Accord Préélectoral GIE AXA établissant les modalités de l’élection des membres du Comité Social et Economique

ENTRE LES SOUSSIGNES :

Le GIE AXA, dont le siège social est situé 23 avenue Matignon - 75008 PARIS,

D’une part,

ET :

L’organisation syndicale C.F.D.T.,

L’organisation syndicale C.F.E. C.G.C,

L’organisation syndicale U.D.P.A – U.N.S.A.,

D’autre part.

Il est convenu les dispositions suivantes :

PREAMBULE

Dans le respect des dispositions légales en vigueur concernant le Comité Social et Economique, les parties signataires précisent dans le présent protocole d’accord préélectoral les modalités relatives à l’élection des membres du CSE du GIE AXA.

Les modalités de fonctionnement du CSE, ainsi que ses moyens ont été définis par l’accord de mise en place du CSE du 14 janvier 2019.

Le présent Protocole Préélectoral s’inscrit dans le cadre de l’accord RSG du 19 février 2008 sur le vote électronique, auquel le GIE AXA a adhéré par accord collectif du 11 février 2015.

Les parties conviennent d’un commun accord de fixer les opérations électorales à mars - avril 2019.

Il reste bien entendu que les mandats des élus actuels du comité d’entreprise et de la délégation du personnel (Titulaires et Suppléants) ne prendront fin qu’après proclamation des résultats.

Les parties s’engagent à tenir une conduite respectueuse de l’éthique électorale, d’une manière générale, et, plus particulièrement, des règles relatives à la communication syndicales précisées dans l’accord du 14 janvier 2019 sur la mise en place du CSE.

Sommaire

TITRE I – COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE 5

Article 1. Effectifs 5

Article 2 - Durée des mandats 6

Article 3 – Collèges électoraux et répartition des sièges 6

Article 3.1 Collèges électoraux 6

Article 3.2 Nombre et répartition des sièges 6

TITRE II - ORGANISATION DU PROCESSUS ÉLECTORAL 8

Article 4 - Dates, heures et lieu des élections professionnelles 8

Article 5 - Listes électorales 8

Article 6 – Appel et dépôt des candidatures 9

Article 7 - Vote électronique 10

Article 7.1 - Paramétrage des langues proposées et de l'affichage initial des listes 10

Article 7.2 - Ordre de présentation des listes 11

Article 7.3 - Photos des candidats (optionnel) 11

Article 7.4 - Consultation de la participation 11

Article 7.5 - Clefs de vote (codes d’accès) 12

Article 7.6 - Communication des clefs de vote 12

Article 7.7 - Protocole de restitution de clef de vote 13

Article 7.8 - Scellement du système et formation (articles R.2314-15 et R.2314-12 du Code du Travail) 13

Article 7.9 - Cellule d'assistance technique (articles R.2314-10 du Code du Travail) 14

Article 7.10 - Dates et horaires des votes par internet 14

Article 7.11 - Tolérance de dépassement 14

Article 7.12 - Dates, horaires et lieux des votes sur place 15

Article 8 - Propagande électorale 16

Article 9 - Communication syndicale pendant la campagne électorale 16

Article 10 - Heures de délégation pour la campagne électorale 17

Article 11 - Ratures 17

Article 12 - Dépouillement 17

Article 13 - Départage 17

Article 14 – Etablissement et signature des procès-verbaux 18

Article 15 - Proclamation 18

Article 16 - Second tour 18

Article 17 – Prise d'effet des mandats 19

Article 18 - Contestations 19

TITRE III - DISPOSITIONS GENERALES 20

Article 19 - Calendrier des élections - Dates 20

Article 20 - Communication sur les élections professionnelles 20

Article 21 - Durée et effet de l’accord 20

Annexe 1 – Calendrier des opérations électorales GIE AXA 22

Annexe 2 – Caractéristiques / Mode d’emploi E -Votez 23

TITRE I – COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

Article 1. Effectifs

Sont pris en compte dans l'effectif d'assujettissement :

- les salariés en CDI et les salariés en CDD,

- les travailleurs à domicile,

- les salariés dont le contrat de travail est suspendu (congé, maladie, maternité, ...),

- les salariés temporaires,

- les personnels mis à disposition par une entreprise extérieure, présents dans les locaux depuis un an au moins, et y exécutant la majeure partie de leur temps de travail.

Ne sont pas pris en compte dans l'effectif d'assujettissement :

- les salariés sous contrat d'apprentissage,

- les salariés sous contrat initiative-emploi ou contrat d'accompagnement dans l'emploi, pendant la durée d'attribution de l'aide financière,

- les salariés sous contrat de professionnalisation, jusqu'au terme du CDD ou de l'action de professionnalisation du CDI selon le cas,

- les remplaçants des personnels absents ou dont le contrat est suspendu.

Les personnels à temps partiel sont comptabilisés au prorata de leur durée de travail contractuelle sur la durée conventionnelle ou légale en vigueur.

Les salariés en CDD, les intermittents, les salariés temporaires et les personnels mis à disposition par une entreprise extérieure sont comptabilisés au prorata de leur temps de présence au cours des 12 derniers mois.

L'effectif devrait être calculé à la date du premier tour, mais pour des raisons pratiques il est ici convenu d'arrêter ce calcul à la date du 15.01.2019.

Effectif calculé en équivalent Temps Plein	Nombre légal de membres
H 458,1	F 415,4	Titulaires	Suppléants
Total 873,5	15	15

Article 2 - Durée des mandats

Le mandat des membres des CSE est d’une durée de 4 ans.

Article 3 – Collèges électoraux et répartition des sièges

L'effectif de l’établissement est réparti entre différents collèges.

La répartition des sièges est proportionnelle à l'effectif de chacun des collèges, avec un minimum de 1 siège par collège. Ce minimum de 1 siège est applicable quel que soit l'effectif, même très faible, mais sous réserve qu'au moins un électeur soit éligible.

Le nombre de sièges à pourvoir est identique pour les titulaires et pour les suppléants.

Article 3.1 Collèges électoraux

Conformément aux articles L. 2314-11, L. 2314-12 et L. 2314-13 du Code du Travail et par référence aux Conventions Collectives de portée nationale en vigueur dans la profession des assurances concernant les différents personnels salariés administratifs ou commerciaux, en tenant compte des appartenances respectives des salariés relevant de ces personnels aux catégories non-cadres ou cadres, les parties signataires sont convenues de définir les collèges électoraux comme suit :

Collège n° 1 : Non-Cadres

 Personnel des classes 1, 2, 3 et 4 relevant de la Convention Collective Nationale des Sociétés d’Assurances du 27 mai 1992,

Collège n° 2 : Cadres

 Personnel occupant des fonctions relevant des classes 5 à 7 de la Convention Collective Nationale des Sociétés d’Assurances du 27 mai 1992

 Cadres de Direction,

lorsqu’ils n’ont pas, au sens légal et jurisprudentiel, la qualité de représentant du chef d’entreprise à l’égard des représentants du personnel.

Article 3.2 Nombre et répartition des sièges

Nombre de sièges

Sièges à	Collège	Effectif ETP	Nombre
répartir			F	H	Cumul	de sièges
15	1	Non cadres	82,7	63	145,7	3
	2	Cadres	332,7	395,1	727,8	12

Répartition des sièges

Sur la base des effectifs connus au 15.01.2019, la répartition de ces sièges entre les différents collèges est établie suivant le tableau figurant ci-dessus.

Toutefois, dans l’hypothèse d’une variation des effectifs entre la signature du présent protocole et la date du 1^er tour des élections ayant pour effet de modifier l’attribution des sièges définie au présent accord, les éléments correspondants seraient communiqués aux Organisations Syndicales parties à la présente négociation avec proposition de l’avenant correspondant.

Représentation équilibrée des femmes et des hommes

Pour chaque collège électoral, les listes de candidats qui comportent plusieurs candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale.

Les listes rappelleront le nombre d’électeurs dans chaque collège, par sexe, et seront transmises par email aux Organisations Syndicales en parallèle de leur publication.

Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

Lorsque la liste ne respecte pas les principes de la représentation équilibrée, ou si l'alternance entre les sexes n'est pas appliquée par la liste, toute personne intéressée pourra demander au juge d'instance l'annulation de l'élection du ou des élus du sexe surreprésenté ou du ou des élus dont le positionnement sur la liste de candidats ne respecte pas ces prescriptions.

Ces règles s'appliquent aux listes de titulaires et de suppléants et pour les deux tours des élections le cas échéant.

TITRE II - ORGANISATION DU PROCESSUS ÉLECTORAL

Article 4 - Dates, heures et lieu des élections professionnelles

Les élections se déroulent conformément au calendrier prévu en Annexe du présent accord.

Le temps passé pour voter sera considéré comme temps de travail et payé comme tel.

La Direction enverra par mail à l’ensemble des salariés du GIE AXA une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Article 5 - Listes électorales

Les listes des électeurs et des éligibles en vue de la mise en place du CSE sont arrêtées par la Direction, pour chaque collège.

Les électeurs sont les salariés de l'entreprise, pris en compte ou non dans le calcul de l'effectif, répondant aux conditions suivantes :

• Les salariés âgés de seize ans accomplis au jour du scrutin et liés par un contrat de travail avec le Groupe AXA depuis au moins trois mois,

• Les salariés mis à disposition qui remplissent les conditions mentionnées au 2° de l'article L. 1111-2 du code du travail, qui sont présents au GIE AXA depuis douze mois continus et qui ont clairement fait le choix de voter au GIE AXA (à la condition de renoncer à ce droit dans l’entreprise qui les emploie).

• Sont exclus des listes électorales, les salariés qui, en raison de l’exercice des pouvoirs qu’ils détiennent, représentent le chef d’entreprise auprès du personnel.

Les salariés éligibles sont les électeurs âgés de dix-huit ans accomplis au jour du scrutin et liés par un contrat de travail avec le Groupe AXA depuis au moins un an.

L’ancienneté retenue, appréciée au jour du 1^er tour des élections, est la durée des services dans le Groupe.

Les listes des électeurs (mentionnant Nom et prénom, Date de naissance, Date d’entrée dans le groupe, Eligibilité) seront publiées / affichées sur site et consultables à la date prévue en Annexe, soit au plus tard le 15.02.2019.

Ces listes comporteront également un décompte du nombre total d'inscrits ainsi que sa répartition entre les femmes et les hommes.

Elles seront transmises par email aux Organisations Syndicales en parallèle de leur publication.

Article 6 – Appel et dépôt des candidatures

Il ne sera pas procédé à un appel de candidatures auprès des organisations syndicales, le présent protocole en faisant fonction.

Pour des raisons d'ordre matériel tenant à l'organisation du vote, les dates limites de dépôt des listes sont fixées :

- pour le premier tour : au mercredi 13 mars 2019 à 12H

- pour le second tour : au jeudi 28 mars 2019 à 12H

Le dépôt des candidatures devra être effectué auprès de la Direction des Ressources Humaines du GIE AXA – Affaires Sociales selon l’une des modalités suivantes :

• par e-mail avec accusé de réception,

• par lettre remise en main propre contre décharge.

Dès réception des candidatures par la Direction, un accusé de réception sera transmis.

Les listes sont distinctes pour chacun des scrutins, soit par Collège - Titulaires/Suppléants.

Elles peuvent être incomplètes, mais ne doivent pas comporter plus de candidats que le nombre de sièges à pourvoir. Les candidatures doubles (Titulaire et Suppléant) sont autorisées pour une même instance, mais un candidat élu Titulaire ne peut être élu Suppléant.

Les listes de candidats doivent être établies en tenant compte des dispositions légales relatives à la représentation hommes / femmes équilibrée des candidatures.

Au premier tour de scrutin, seules les organisations syndicales suivantes peuvent présenter des candidats (article L.2314-5 du Code du Travail) :

• les syndicats représentatifs dans l’entreprise,

• les syndicats affiliés à une organisation reconnue représentative au niveau national et interprofessionnel,

• tout syndicat qui satisfait aux critères de respect des valeurs républicaines et d’indépendance, est légalement constitué depuis au moins deux ans, et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise ou l’établissement.

Au second tour, les candidatures sont libres.

Lorsqu’une liste commune a été établie par des Organisations Syndicales, la répartition entre elles des suffrages exprimés se fait sur la base indiquée par les Organisations Syndicales concernées lors du dépôt de la liste. A défaut d’indication, la répartition des suffrages se fait à part égale entre les Organisations Syndicales concernées (article L 2122-3 du Code du Travail).

Les listes seront affichées par la Direction au plus tard le premier jour travaillé suivant la date limite de dépôt.

Article 7 - Vote électronique

Le GIE AXA se trouvant dans le champ d’application de l’accord RSG du 19.02.2008 sur le vote électronique adhère à cet accord et, dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles, met en œuvre un système de vote électronique via la solution de vote de la société E VOTEZ accessible via le réseau Internet (vote sécurisé par Internet).

Ce système étant accessible par l’ensemble des salariés, aucun autre moyen de vote ne sera mis à leur disposition.

La solution technique utilisée pour le vote par internet est celle mise au point et commercialisée par :

SARL e-votez - RCS Nanterre 489 660 142

144 avenue Charles de Gaulle - 92200 Neuilly-sur-Seine

L’URL retenue pour le site de vote est www.e-votez.net/gie-axa

Il sera communiqué à chaque électeur une notice d’information détaillée sur le processus de vote électronique par internet.

Il est rappelé que l’organisation de ces élections est encadrée par le code du travail (notamment par les articles L. 2314-21 à L. 2314-23 et L. 2324-19 à L. 2324-21).

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Les modalités de mise en place du scrutin électronique permettent de respecter les principes suivants :

• vérifier l’identité des électeurs,

• s’assurer de la sincérité et de l’intégrité du vote,

• respecter le secret du vote électronique,

• permettre la publicité du scrutin.

Pendant l’ouverture des scrutins, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme, de n’importe quel terminal internet (de leur lieu de travail, de leur propre ordinateur, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site internet sécurisé propre aux élections professionnelles. Il est rappelé que l’exercice du droit de vote est personnel.

Article 7.1 - Paramétrage des langues proposées et de l'affichage initial des listes

Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles au choix de chaque électeur dans les langues suivantes : français et anglais.

Les enveloppes symbolisant les scrutins sont toujours présentées Titulaires au-dessus et Suppléants en dessous.

L'interface de vote prévoit deux possibilités d'affichage des listes en présence : le logo accompagné du nom de la liste, ou en plus petits caractères le nom de la liste et les noms des premiers candidats de la liste. L'électeur peut basculer d'une présentation à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste, accompagnés éventuellement de leurs photos. L'affichage initial proposé aux électeurs est le logo accompagné du nom de la liste.

Article 7.2 - Ordre de présentation des listes

Indépendamment pour chaque scrutin, les listes en présence sont proposées aux électeurs sur un même écran d'ordinateur, sans qu'il soit nécessaire de les faire défiler pour les voir toutes, dans la limite de 20 listes (la norme d'affichage 1024x768 utilisée est volontairement ancienne pour la plus grande compatibilité avec les matériels utilisés). Au-delà de 20 listes pour un même scrutin, un ascenseur apparait et permet de toutes les visualiser.

La présentation de ces listes est réalisée sur une colonne, alimentée de haut en bas.

L'ordre de présentation de ces listes est le suivant :

- tirage au sort en présence des parties, soit au premier tour (si présentation d’une liste de candidatures) : UDPA UNSA – CFE CGC – CFDT.

Dans le cas de listes de candidatures déposées par une Organisation Syndicale non présente aux négociations du présent protocole, un nouveau tirage au sort sera réalisé en présence de toutes les parties.

- dans l'éventualité d'un second tour, les listes sans étiquette sont placées à la suite des listes présentées par les organisations syndicales, par ordre alphabétique des nom et prénom des têtes de listes.

Les logos doivent être déposés avec les listes de candidats, aux conditions, dates et heures fixées article 6.

La Direction les transmet au prestataire sans altération, ils sont donc nécessairement déposés au format GIF ou JPG, d'une hauteur de 70 pixels et d'une largeur de 70 pixels (à défaut, et en particulier pour les listes sans étiquette, un logo générique est fourni par le prestataire).

Article 7.3 - Photos des candidats (optionnel)

L'affichage des candidats de chacune des listes en présence est accompagné d'une photo individuelle, après accord écrit de chacun d'entre eux. A défaut d'accord pour un candidat, seule une ombre est présentée.

Les photos doivent être déposées avec les listes de candidats, aux conditions, dates et heures fixées article 6.

La Direction de la Société les transmet au prestataire sans altération, elles sont donc déposées au format GIF ou JPG, d'une hauteur de 215 pixels et d'une largeur de 175 pixels. A défaut de respect de ces dimensions, il est ici convenu que c'est le logiciel du prestataire qui réduit ou agrandit les photos, et ajoute si nécessaire une bande blanche sur les côtés pour ne jamais les déformer.

Article 7.4 - Consultation de la participation

Le nombre de votants peut être révélé pendant les scrutins afin de vérifier l’atteinte du quorum d’une part, et d’adresser une communication interne à l’ensemble des salariés pour les inviter à voter d’autre part.

Le prestataire est donc autorisé à communiquer un code personnel à la Direction de la Société ainsi qu'à chaque Organisation Syndicale ayant présenté au moins une candidature : chaque code permet de déclencher une extraction de la participation, dont le résultat est communiqué automatiquement à tous les détenteurs de codes.

Le prestataire transmet à la Direction dans les jours qui précèdent l’ouverture du site de vote, la liste des codes correspondants. La Direction se chargera ensuite de les transmettre aux délégués de liste. 

Il est rappelé que les listes d’émargement ne seront pas consultables pendant la durée du scrutin. Elles ne sont accessibles qu'aux seuls membres du bureau de vote, lorsque celui-ci est ouvert, sur demande des électeurs concernés et exclusivement à des fins de contrôle.

Article 7.5 - Clefs de vote (codes d’accès)

Chaque électeur est identifié par un matricule attribué aléatoirement par le prestataire à chaque électeur.

Une clef de vote personnelle et unique est générée aléatoirement et lui est attribuée pour les deux tours.

Cette clef lui permet de voter, en une ou plusieurs fois, pour chacun des scrutins auxquels il peut participer.

Afin de compléter ce dispositif de sécurité, l'électeur doit également saisir sa date de naissance pour être autorisé à entrer sur le site de vote.

Article 7.6 - Communication des clefs de vote

Le prestataire met à la disposition de l'entreprise un site internet permettant aux électeurs de se procurer leurs matricules et clefs de vote.

Chaque électeur recevra sur son adresse mail professionnelle un mail rappelant l’adresse du site internet.

Les demandes de clefs de vote sont enregistrées à partir de la page d'identification du site de vote, par les électeurs eux-mêmes, et sécurisées par un mot de passe individuel :

- identification par saisie de l'adresse mail professionnelle,

- complément d'identification par saisie de la date de naissance,

- création d'un mot de passe libre de 6 à 30 caractères alphanumériques.

Le traitement des demandes par le site internet dédié est automatisé :

- vérification de l'existence de l'adresse mail professionnelle saisie,

- vérification de la date de naissance,

- génération d'un code de sécurité aléatoire et unique,

- envoi de ce code de sécurité à l 'adresse mail saisie.

Seul l’électeur à l’origine de la demande peut ensuite ouvrir le mail qui lui a été adressé, cliquer sur le lien figurant dans ce mail, puis saisir le code de sécurité rappelé dans le mail et le mot de passe libre qu’il a créé précédemment et se voir affichés ses matricule et clef de vote.

Il est ici précisé que la DRH ne communique au prestataire que les adresses mail professionnelles des électeurs bénéficiant d'une boite mail personnelle, non partagée, dont l'accès lui est exclusivement réservé.

À défaut, et avec l'accord exprès de l'électeur concerné, la DRH peut communiquer au prestataire une adresse mail personnelle.

Pour les électeurs en longue absence qui ne bénéficient pas d’une adresse mail personnelle ou qui ne souhaitent pas qu’elle soit communiquée au prestataire, le matricule et la clef de vote confidentielle leur est communiquée avant le 1^er tour, par courrier à leur adresse personnelle.

Article 7.7 - Protocole de restitution de clef de vote

Restitutions par logiciel

En cas de perte de ses identifiants, l'électeur peut utiliser autant de fois que nécessaire le site internet lui permettant de se les procurer.

Article 7.8 - Scellement du système et formation (articles R.2314-15 et R.2314-12 du Code du Travail)

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire intervient dans les jours qui précèdent l'ouverture du site internet, dans les locaux prévus (Matignon) pour la réunion du bureau de vote le jour du dépouillement.

Cette intervention consiste à :

- installer le logiciel de dépouillement sur la machine prévue à cet effet,

- tester le logiciel de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,

- initialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides par mesure de la participation,

- créer deux exemplaires des clefs de chiffrement propres aux élections considérées, et les mettre sous scellés,

- remettre les scellés à la Direction des Ressources Humaines afin qu'elle les conserve jusqu'au jour du dépouillement, date à laquelle ils sont alors confiés au Président du bureau de vote.

Les organisations syndicales ayant participé à la négociation du présent protocole, ainsi que les membres du bureau de vote, sont invités par la Direction des Ressources Humaines à assister à ces opérations de contrôles et de scellement.

En cas de second tour, les clefs de chiffrement utilisées pour autoriser le dépouillement du premier tour sont remises sous scellés publiquement, les scellés sont confiés de nouveau à la Direction des Ressources Humaines jusqu'au jour du dépouillement du second tour, date à laquelle ils sont confiés au Président du bureau de vote.

Le constat que les urnes sont vides est réalisé par une nouvelle mesure de participation.

L'information et la formation sont assurées :

- pour les Délégués Syndicaux et les membres du bureau de vote présents, par la participation à cette intervention précédant l'ouverture du site de vote,

- pour tous les électeurs, par la mise à disposition d'un diaporama ou d'un document imprimable, tous deux présentant le mode d'emploi de chaque page du site de vote,

- pour les membres du bureau de vote absents, par une explication de leur rôle donnée par le prestataire, à l'ouverture du bureau le jour du dépouillement.

Article 7.9 - Cellule d'assistance technique (articles R.2314-10 du Code du Travail)

La cellule d'assistance technique est constituée de personnels du prestataire. Elle est chargée notamment de :

- veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote par internet,

- procéder aux tests et au scellement du système avant l'ouverture du vote (article 7.8),

- assister les électeurs pendant toute la période de vote (assistance 9h00-19h00 heure de Paris, 7/7jours),

- assister le bureau de vote le jour du dépouillement.

Article 7.10 - Dates et horaires des votes par internet

Il est rappelé que la participation aux scrutins n'implique aucune perte de salaire.

Les plages horaires de vote par internet pour le premier tour sont les suivantes :

Du 20 mars 2019 à 9H au 26 mars 2019 à 16H

Les plages horaires de vote par internet pour l'éventuel second tour sont les suivantes :

Du 03 avril 2019 à 9H au 09 avril 2019 à 16H

Le vote par internet sera possible 24H/24 pendant toute la durée du scrutin. Cette dématérialisation du processus de vote doit permettre aux salariés de voter sur leur lieu de travail ou à distance, au moment qui leur semble le plus opportun.

Article 7.11 - Tolérance de dépassement

Conformément à une pratique courante dans les bureaux de vote traditionnels, une tolérance est accordée aux électeurs s'identifiant quelques instants avant l'horaire de clôture prévu article 7.10, leur permettant d'enregistrer leurs bulletins de vote après cet horaire. Cette tolérance ne permet donc pas de s'identifier, et elle reste limitée à une durée de 5 minutes afin de ne pas retarder les opérations de dépouillement.

Article 7.12 - Dates, horaires et lieux des bureaux de vote et votes sur place

Vote par internet

Il est rappelé que la participation aux scrutins, ainsi que le temps consacré aux missions de Président ou d'assesseur, n'impliquent aucune perte de salaire.

Un bureau de vote sera constitué.

Le bureau de vote est composé d'un Président et de deux assesseurs (qui ne peuvent être eux-mêmes candidats) désignés avant la date du scellement d’un commun accord par la Direction des Ressources Humaines et les organisations syndicales, si possible représentant les différents collèges. En cas de nécessité, le bureau ainsi constitué peut accepter des remplaçants, sous réserve de la tenue d'une feuille de présence émargée par chacun.

Dans la mesure du possible, le bureau constitué pour le premier tour est conservé à l'identique pour l'éventuel second tour.

Le rôle du bureau de vote est d'assister au scellement du système (article 7.8), de superviser la restitution de clefs de vote perdues (article 7.7), d'autoriser le descellement (article 11), de signer les procès-verbaux (article 13) et de proclamer oralement les résultats (article 14).

Le dernier jour de vote, un point de vote comportant 1 ordinateur en libre-service sera installé. L’ordinateur en libre-service est protégé par un isoloir ou l'équivalent, et permet à tout électeur de voter sur internet pendant les plages horaires qui lui sont autorisées conformément à l'article 7.10.

Important : aucun moyen n'est prévu pour modifier les plages horaires de votes déterminées par ce protocole. Les électeurs sont donc informés qu'en cas d'arrivée tardive, ou d'arrivées nombreuses peu avant la fermeture du site internet, il peut arriver qu'ils ne puissent pas voter sur un poste en libre-service.

Le bureau et point de vote (tous collèges) sont ouverts à la date suivante pour le premier tour :

Le 26 mars 2019, de 10 h 00 à 16 h 00

Le bureau et point de vote (tous collèges) sont ouverts à la date suivante pour l'éventuel second tour :

Le 09 avril 2019, de 10 h 00 à 16 h 00

Le bureau et point de vote seront installés sur le site de Matignon (les salles seront communiquées en amont aux salariés).

En cas d'absence de bureau de vote constitué pendant la période de vote par internet précédant le jour du dépouillement, il est ici convenu de la constitution par la Direction des Ressources Humaines d'un bureau de vote exceptionnel en cas d'évènement de tout type nécessitant une prise de décision lui incombant et concernant le déroulement du scrutin.

Article 8 - Propagande électorale

Les listes en présences (organisations syndicales, candidats sans étiquette au second tour) remettent à la Direction leurs professions de foi aux mêmes dates limites que celles de dépôt des listes de candidats, fixées article 6 de ce protocole.

Professions de foi électroniques

Elles sont obligatoirement écrites en langue française. Les listes en présence qui le souhaitent peuvent toutefois les traduire dans les langues prévues article 7.1 afin qu’elles soient présentées à l’électeur dans la langue qu’il choisit.

Les professions de foi sont mises à la disposition des électeurs sur le site internet du prestataire (voir article 7).

Les éléments nécessaires à la mise en ligne sont pour chaque liste en présence :

- un logo au format GIF ou JPG, hauteur 70 pixels, largeur 70 pixels (à défaut, et en particulier pour les listes sans étiquette, un logo générique est fourni par le prestataire),

- une profession de foi au format PDF, 4 pages incluant la liste des candidats, d'une taille maximum conseillée de 1 Mo.

Les professions de foi sont proposées aux électeurs dans le même ordre que celui retenu pour les listes sur le site de vote, précisé article 7.2.

Dans le cas d'un second tour, les professions de foi des listes qui ne présentent aucun candidat sont retirées du site internet du prestataire.

Article 9 - Communication syndicale pendant la campagne électorale

Les parties signataires conviennent qu’il sera possible de procéder, pour chaque organisation syndicale ayant déposé une liste électorale, à l’envoi jusqu’à 4 tracts au cours de la campagne électorale dans les conditions suivantes :

- chaque organisation syndicale ayant déposé une liste pourra adresser aux électeurs jusqu’à 4 tracts par voie électronique, de l’ouverture de la campagne électorale jusqu’à l’avant-veille du début de chacun des 2 tours et en dehors de toute la période de scrutin ;

- l’organisation syndicale devra transmettre son tract (en version .PDF) à la DRH par courriel, celle-ci se chargeant de faire suivre le tract à tous les électeurs via une adresse email générique, suivant le calendrier ci-dessous :

Envoi 1 : 14 mars 2019 (15 heures)

Envoi 2 : 15 mars 2019 (15 heures)

Envoi 3 : 18 mars 2019 (15 heures)

Envoi 4 (si second tour) : 01 avril 2019 (15 heures)

Article 10 - Heures de délégation pour la campagne électorale

Il est convenu entre les parties signataires du présent accord que chaque candidat disposera de 5 heures de délégation afin de réaliser sa campagne électorale (pour les deux tours).

Article 11 - Ratures

Conformément aux textes en vigueur :

• lorsque le nom d’un ou de plusieurs candidats a été rayé, les ratures ne sont pas prises en compte si leur nombre est inférieur à 10 % des suffrages valablement exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure ce candidat ; dans ce cas, les candidats sont proclamés élus dans l’ordre de présentation.

• si le nombre de ces ratures est égal ou supérieur à 10 % des suffrages valablement exprimés en faveur de la liste, l’ordre de présentation des candidats sur cette liste est modifié. Les votes blancs et les votes nuls ne sont pas des suffrages valablement exprimés.

La communication effectuée auprès des collaborateurs sur le dispositif des élections professionnelles précisera, dans un souci pédagogique, les modalités pratiques de ratures eu égard au processus qui s’effectue en ligne.

Article 12 - Dépouillement

Après clôture du bureau de vote, le Président autorise les opérations de dépouillement :

Le prestataire exécute le dépouillement automatisé de l'urne électronique, imprime les résultats et justificatifs et les transmet au Président pour la proclamation.

La date de dépouillement de l'ensemble des scrutins est fixée :

- pour le premier tour : au 26/03/2019 à 16H

- pour le second tour : au 09/04/2019 à 16H

Le dépouillement du scrutin sera assuré par le Bureau de Vote, en présence d’un représentant de la Direction de l’Entreprise et d’un représentant salarié de chaque Organisation Syndicale intéressée.

Le bureau de vote proclamera les résultats et dressera le Procès-Verbal des opérations en quatre exemplaires.

Article 13 - Départage

En cas d'égalité entre plusieurs listes lors de l'attribution des sièges, les critères de départage seront appliqués dans cet ordre :

- critère d'âge, le plus âgé des candidats,

- critère d'ancienneté, le plus ancien des candidats.

Article 14 – Etablissement et signature des procès-verbaux

Un procès-verbal est établi permettant de faire état des résultats du scrutin. 4 exemplaires originaux sont signés par les membres du bureau de vote.

Afin de garantir leur totale conformité aux résultats proclamés, il est ici convenu que tous les procès-verbaux sont générés par les logiciels du prestataire, puis imprimés à la demande du Président du bureau de vote.

Ces procès-verbaux sont ensuite contrôlés et signés par tous les membres du bureau de vote.

Les délégués de listes lorsqu'il en existe sont invités à contresigner le procès-verbal général des élections.

Une copie de tous les procès-verbaux signés est remise par la Direction dans les meilleurs délais à toutes les Organisations Syndicales ayant présenté au moins une candidature, ainsi qu'à toutes les Organisations Syndicales ayant participé à la négociation du présent protocole.

Dès le lendemain des élections, les résultats sont affichés dans les panneaux direction. Communication de deux exemplaires en est faite à l’inspecteur du travail territorialement compétent dans les 15 jours suivant la fin des élections. Parallèlement, un exemplaire est transmis au Centre de Traitement des Elections Professionnelles.

Article 15 - Proclamation

Les résultats sont proclamés oralement par le Président du bureau de vote après signature des procès-verbaux.

Article 16 - Second tour

Indépendamment pour chaque scrutin, un second tour est organisé dans les cas suivants :

- carence de candidat au premier tour,

- quorum non atteint au premier tour (nombre de suffrages valables inférieur à la moitié des inscrits),

- un ou plusieurs sièges non pourvus à l'issue du premier tour.

En l'absence de retrait de liste ou de dépôt de liste modifiée, chaque liste prise en compte au premier tour est automatiquement reconduite à l'identique pour le second tour, sous réserve des dispositions suivantes :

- tous les candidats déjà élus pour les mêmes postes en sont automatiquement retirés,

- tous les candidats déjà élus en qualité de titulaires sont automatiquement retirés des listes pour les postes de suppléants ; dans ce cas très précis, il est ici convenu que s'il était demandé au juge de statuer sur le respect des règles de répartition équilibrée des candidatures du second tour, ce sont les listes de candidats du premier tour qui lui seraient remises,

- tout candidat déjà élu en qualité de suppléant peut être candidat à un poste de titulaire encore vacant, ce qui peut avoir pour conséquence en cas d'élection d'attribuer le siège de suppléant au candidat suivant du premier tour, voire d'augmenter le nombre de sièges à pourvoir au second tour,

- toute liste reconduite automatiquement, mais présentant en conséquence plus de candidats qu'il ne reste de sièges à pourvoir est interdite et donc éliminée.

Article 17 – Prise d'effet des mandats

Le mandat des membres des CSE prendra effet au plus tard le jour du 2^ème tour des élections prévu dans le calendrier des opérations électorales, figurant en annexe, et se terminera au plus tard la veille de ce même jour en 2023.

La représentativité des Organisations Syndicales et l'audience personnelle des candidats sont mesurées et produisent leurs effets dès la proclamation des résultats du premier tour.

Article 18 - Contestations

L'Inspection du Travail est compétente pour toute contestation concernant la répartition du personnel et des sièges dans les collèges.

Le Tribunal d'Instance (Tribunal d’Instance de Paris - Parvis du tribunal de Paris, 75859 Paris Cedex 17) est compétent pour tout autre type de contestation, concernant notamment le nombre et la composition des collèges, les modalités pratiques du vote, les conditions pour être électeur et pour être éligible, ...

TITRE III - DISPOSITIONS GENERALES

Article 19 - Calendrier des élections - Dates

Les élections des membres titulaires et suppléants des CSE auront lieu, conformément au calendrier prévu figurant en annexe du présent protocole

Pour le premier tour, le scrutin sera ouvert le 20 mars 2019 à 9h00 et clos le 26 mars 2019 à 16h00.

Au cas où un deuxième tour serait nécessaire, le scrutin sera ouvert le 03 avril 2019 à 9h00 et clos le 09 avril 2019 à 16h00.

Article 20 - Communication sur les élections professionnelles

Le GIE AXA s’attachera à communiquer auprès de l’ensemble des collaborateurs en amont des élections professionnelles et pendant le scrutin afin de les sensibiliser sur l’intérêt de participer aux élections professionnelles et veillera à ce que les collaborateurs disposent du temps suffisant pour participer au scrutin. Cette communication portera tant sur le calendrier retenu que sur les modalités pratiques retenues ; cette communication pourra prendre plusieurs formes (newsletter, informations sur les écrans…).

Il est par ailleurs rappelé que le présent protocole sera affiché au sein des locaux de l’entreprise, et mis en ligne sur le site intranet de l’entreprise.

Article 21 - Durée et effet de l’accord

Le présent accord préélectoral, conclu pour l’organisation des élections des membres des CSE en 2019 et portera effet durant l’exercice des mandats correspondants.

Cet accord sera établi en 7 exemplaires dont l’un sera communiqué, dès sa signature, à la DIRECCTE du Travail du lieu de sa conclusion. Il fera également l’objet d’un dépôt conformément aux dispositions de l’article L.2231-6 du Code du Travail.

Fait à Paris, le 28 janvier 2019,

Pour le GIE AXA

Pour la C.F.D.T.

Pour la C.F.E. C.G.C.

Pour l’U.D.P.A – U.N.S.A.

Annexe 1 – Calendrier des opérations électorales GIE AXA

DATE	ETAPES DU PROCESSUS ELECTORAL 2019
Lundi 17/12/2018	Invitation des OS à participer à la négociation préélectorale
Mercredi 16/01/2019	1ère Séance de négociation du Protocole Préélectoral
Jeudi 31/01	Signature du Protocole Préélectoral (date prévisionnelle)
Mardi 05/02	Affichage du Protocole + Information des collaborateurs de la dates des opérations électorales
Vendredi 15/02	Affichage des listes électorales
Mardi 12/03	Scellement du système et formation
Mercredi 13/03	Date limite de dépôt des candidatures + professions de foi
Jeudi 14/03	Affichage des listes de candidatures
Jeudi 14/03	Envoi 1er tract électronique
Vendredi 15/03	Envoi 2nd tract électronique
Lundi 18/03	Envoi 3ème tract électronique
Mercredi 20/03	1er tour des élections professionnelles
Mardi 26/03	Clôture 1er tour + dépouillement
Jeudi 28/03	Date limite de dépôt des candidatures pour le 2nd tour
Vendredi 29/03	Affichage des listes de candidatures
Lundi 01/04	Envoi 4ème tract électronique (si 2nd tour)
Mercredi 03/04	2nd tour des élections professionnelles
Mardi 09/04	Clôture 2nd tour + dépouillement

Annexe 2 – Caractéristiques / Mode d’emploi E -Votez