AVENANT n°1 - ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE

DU VOTE DEMATERIALISE PAR INTERNET

ENTRE

• La Société Hôpital Privé Drôme Ardèche immatriculée au RCS d’Aubenas sous le numéro 336 720 107 B, dont le siège social est sis 294 avenue du Général de Gaulle 07500 GUILHERAND GRANGES, représentée par …………., en qualité de Directeur Général ;

Ci-après désignée « la Société »,

D’une part,

• Et les organisations syndicales représentatives en la personne de :

• Déléguée Syndicale CGT régulièrement désignée

• Déléguée Syndicale UNSA SN2SP régulièrement désignée

Ci-après, « les Organisations Syndicales »,

D’autre part,

Ci-après, ensemble, « les Parties »,

Il a été convenu ce qui suit,

PREAMBULE

En vue de l’organisation des prochaines élections des représentants du personnel, les parties au présent accord souhaitent mettre en conformité les modalités du vote électronique fixées par l’accord à durée indéterminée en date du 5 Avril 2019, avec les délibérations de la CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019.

Le présent avenant a donc pour objet de modifier et/ou remplacer certains articles de l’accord initial et de son annexe fixant le cahier des charges.

Ainsi, les parties signataires ont décidé d’un commun accord de modifier l’«Article 3 – Déroulement des opérations de vote » de l’accord et les dispositions de l’annexe de l’accord du 5 Avril 2019 relatives au « Bureau de vote et pilotage centralisé», à la « Communication des identifiants et mots de passe » et à la « Procédure de réassort du mot de passe et de l’identifiant », comme suit.

Les dispositions de l’accord initial et de son annexe, en date du 5 Avril 2019, ne figurant pas dans le présent avenant, demeurent donc strictement inchangées.

Article 1 – Modification de l’article 3 - Déroulement des opérations de vote

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par l’ensemble des électeurs.

A cet effet, une notice détaillée sur le déroulement des opérations électorales sera portée par tout moyen à la connaissance des électeurs.

En outre, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article R 2314-12 du Code du travail.

Afin de procéder aux opérations de vote par voie électronique dans des conditions assurant la confidentialité et l’unicité de son vote, chaque électeur recevra par courrier postal, son identifiant personnel et confidentiel, généré aléatoirement par le système de vote

Conformément à la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019, le mot de passe sera envoyé via un canal distinct pour assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification.

L’électeur pourra exprimer son vote en se connectant au site de vote sécurisé mis en place à cet effet par le prestataire, dans des conditions assurant sa confidentialité.

La saisie de son identifiant, son mot de passe, ainsi que la réponse à la « question défi », permettra à l’électeur d’accéder aux bulletins de vote correspondant à son collège électoral.

Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation.

Sa validation définitive vaudra signature et émargement.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le ficher contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés.

Afin de répondre aux exigences légales et réglementaires, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. (Article R. 2314-7 du Code du travail)

Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Article 2 - Modification du Cahier des charges - Bureaux de vote

Un bureau de vote unique est constitué pour l’ensemble des collèges. 

Le bureau de vote est composé d’un Président et de deux assesseurs, dont les modalités de désignation seront fixées dans le protocole d’accord préélectoral.

Les membres du bureau de vote sont chargés du contrôle de la régularité du scrutin. Ils assurent le respect des principes régissant le droit électoral.

Article 3 - Modification du Cahier des charges - Communication des identifiants et mots de passe

Le prestataire enverra, préalablement au scrutin et dans les délais prévus par le protocole d’accord pré-électoral, à chaque électeur individuellement et aux coordonnées postales ou mail contenues dans le « fichier des électeurs » transmis par l’entreprise :

• L’adresse du site de vote sécurisé générée par le système de vote dématérialisé par internet ;

• L'identifiant généré aléatoirement par le système de vote ;

Conformément aux recommandations de la CNIL, le mot de passe sera envoyé via un canal distinct pour assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification.

Article 4 - Modification du Cahier des charges - Procédure de réassort du mot de passe et de l’identifiant

En cas de perte du mot de passe et/ou de l’identifiant, une cellule d’assistance téléphonique se tient à disposition des électeurs 24/24h et 7/7j.

La procédure est la suivante :

• L’électeur appelle sur le numéro vert  0 805 03 10 21
  Pour l’international et les DROM, le numéro est 00 33 456 400 681

• Lui seront demandés : Nom, Prénom, question défi et un autre élément d’authentification (à définir)

• Après vérification des informations précédentes, un nouveau Mot de Passe lui sera communiqué selon les modalités suivantes :

1) sur l’adresse e-mail professionnelle fournie par l’entreprise si l’accès est sécurisé par un code personnel ;

2) à défaut, sur son adresse e-mail personnelle ;

3) à défaut, par SMS au n° de téléphone communiqué par l’appelant ;

L’identifiant sera ensuite communiqué à l’électeur oralement par l’opérateur téléphonique.

Article 5 – dispositions finales

Le présent avenant entre en vigueur à compter de sa signature et pour toute la durée du cycle électoral, jusqu’à l’expiration des mandats des représentants du personnel. Si des élections partielles doivent être organisées durant ces mandats, elles seront régies par les modalités prévues par le présent accord, ainsi que par le protocole d’accord-électoral négocié et signé.

Il pourra être révisé si l’une des parties le souhaite. Celle-ci devra alors adresser aux autres parties sa proposition de révision par lettre recommandée avec accusé de réception et une négociation devra s’engager, à l’initiative de la partie la plus diligente, dans les 3 mois de la réception de la proposition de révision.

Cet accord pourra par ailleurs être dénoncé à tout moment dans les conditions prévues aux articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail sous réserve du respect d’un préavis de 3 mois.

Il sera envoyé au greffe du conseil des prud’hommes et donnera lieu à un dépôt par voie électronique sur la plateforme en ligne Télé Accords et sera ensuite transmis à la DREETS.

Un exemplaire de cet avenant et de son annexe est tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail, et mis sur l’intranet de l’entreprise lorsqu’il en existe un.

Fait en 5 exemplaires originaux

A Guilherand Granges,

Le 7 Avril 2023

Pour la Société Hôpital Privé Drôme Ardèche

• Directeur Général

Pour les Organisations Syndicales

• C.G.T. dûment représentée

• UNSA SN2SP dûment représentée