ACCORD TÉLÉTRAVAIL

1ère révision de l’accord du 31/08/2021

L’accord collectif portant sur le télétravail a été signé le 31/08/2021 par les élus du CSE et la Direction générale d’ IT Link France.

Il a été révisé le 13/12/2022 pour permettre la mise à jour des chapitres 3 et 7.

Il a fait l’objet d’une consultation au Comité Social et Economique le 13/12/2022 et a reçu 5 avis favorables ,0 avis défavorable et 0 abstention sur 5 votants.

Date de signature : 13/12/2022

Les élus du CSE Le Président du CSE

Préambule

La société IT Link France s’est dotée d’une charte télétravail en janvier 2018. Principalement utilisée pour encadrer le télétravail ponctuel, elle s’est révélée un outil très utile lors de la crise sanitaire COVID-19 et a permis un déploiement rapide du télétravail de nos salariés.

Élus et Direction faisons le constat que ce mode d’organisation de travail doit être pérennisé, à la fois parce qu’il est plébiscité par les salariés comme permettant un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, mais aussi parce qu’en réduisant les déplacements domicile-travail, il est un des éléments de lutte contre le réchauffement climatique et les émissions de gaz à effet de serre.

Se basant sur le code du travail dans ses articles L.1222-9 et suivants, complété par l’Accord national interprofessionnel du 26/11/2020, le présent accord rappelle les critères d'éligibilité au télétravail, les conditions de sécurité indispensables et l’accompagnement par IT Link aussi bien en matière de frais engagés par le salarié que de respect des temps de travail.

L’objectif de cet accord est de favoriser la mise en œuvre du télétravail lorsque c’est possible tout en préservant les fonctionnements collectifs et l’efficacité des organisations de travail indispensables à la performance économique.

Définition et Champ d’application

2. 1 Définition

Comme défini par l’article L-1222-9 Code du travail, “le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.”

Il est rappelé que le télétravail ne constitue ni une obligation ni un droit pour le salarié.

Il est convenu que le lieu de télétravail s’entend comme “tout lieu où le salarié a élu domicile”; dans le cas où le lieu de télétravail n’est pas le domicile habituel connu du salarié, celui-ci doit prévenir le service RH et obtenir une autorisation préalable.

Ce lieu se situe nécessairement sur le territoire Français pour des raisons d’assurance et de couverture frais de santé. Si par exception une demande de télétravail depuis l’étranger est validée par le manager et la DRH, le salarié concerné sera alors obligatoirement couvert par un ordre de déplacement professionnel. Si son séjour à l’étranger est une initiative personnelle, il devra produire une attestation d’assurance personnelle couvrant les risques d’accident et de maladie survenant à l’étranger.

2.2 Champ d’application

Cet accord s’applique à l’ensemble des salariés IT Link France, sous réserve des conditions d’éligibilité (article 5.1).

3. Télétravail exceptionnel

   1. Principe

Le télétravail exceptionnel a vocation à répondre à des situations d’urgence rendant impossible le déplacement des salariés sur le lieu de travail en cas :

• D’épisode de pollution (article L. 223-1 du code de l’environnement),

• de grève des transports,

• d’intempéries graves,

• de crise sanitaire ou période épidémique grave

• d’activation du plan de continuité d’activité,

- (…)

En bénéficient tous les salariés, sur autorisation du manager, qui disposent des moyens nécessaires pour exercer exceptionnellement leur activité à domicile.

En conformité avec le loi n° 2021-1774 du 24 décembre 2021 visant à accélérer l'égalité économique et professionnelle, les femmes enceintes pourront, sur présentation d’un certificat médical préconisant le télétravail, exercer leur activité en télétravail selon des modalités dérogatoires au présent accord notamment en matière de jours télétravaillés, dès lors que leur poste y est éligible. Tout refus devra être motivé par écrit.

En application des mesures prévues à l'article L. 5213-6 : Les travailleurs handicapés pourront, à leur demande, exercer leur activité en télétravail, dès l’embauche ou au cours de l’exécution de leur contrat, dès lors que leur poste y est éligible. Ils bénéficieront de mesures appropriées facilitant l'accès au télétravail, définies en lien étroit avec le service RH et la médecine du travail, en fonction des adaptations rendues nécessaires par la situation personnelle du collaborateur.

2. Processus de la demande

Cette situation de télétravail exceptionnelle peut être ouverte :

• sur décision de la DRH ou de la Direction générale qui en informe les salariés, sous réserve de l’accord du manager et du client le cas échéant;

• sur demande individuelle du salarié qui fait une demande justifiée par un mail à son manager.

4. Télétravail occasionnel

   1. Principe

Le télétravail occasionnel est réalisé à la demande du salarié. Sont concernés :

- tous les salariés qui bénéficient du télétravail régulier et qui pourront modifier une journée de télétravail dans la semaine ou le mois, ou ajouter une journée occasionnelle de télétravail à leur planning habituel;

- les salariés éligibles au télétravail régulier.

2. Processus de la demande

Le salarié fait une demande de télétravail occasionnel par mail à son manager en précisant la date, la durée et le lieu de télétravail.

5. Télétravail régulier

   1. Critères d’éligibilité

L'éligibilité dépend de la nature des tâches effectuées, des modalité d'intervention et de critères contractuels

:

Critères relatifs aux tâches à effectuer :

- L’exécution des tâches du salarié ne nécessite pas de présence physique dans les locaux de l'entreprise ou du client d’affectation,

• Les tâches à effectuer n’impliquent pas l’accès et le traitement de certaines données à caractère confidentiel au poste de travail, que ce soit sous format papier ou sous format électronique ou faisant l’objet de restrictions légales, réglementaires ou conventionnelles;

• Les tâches à effectuer ne présentent pas de contraintes matérielles techniques (équipements particuliers) ou méthodologiques de travail.

Critères relatifs aux modalités d’intervention :

- lorsque le salarié est affecté pour la durée d’un projet sur le site d’un client du Groupe IT Link, l’autorisation du client donneur d’ordre de la prestation est impérative.

Critères relatifs au contrat de travail :

• Le salarié doit être titulaire d’un contrat de travail à durée indéterminée ou déterminée. Les titulaires d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation ou d’une convention de stage sont éligibles si leur organisme de formation le permet.

• Le salarié est titulaire d’un contrat de travail à temps plein ou d’un contrat à temps partiel d’un minimum de 60% de la durée en vigueur dans l’entreprise.

• Le salarié dispose d’une autonomie suffisante pour organiser son travail à distance sans soutien managérial rapproché.

  2. Processus de la demande

Le salarié émet une demande de télétravail régulier par courrier (électronique ou papier) adressé à son manager précisant les modalités souhaitées.

Le manager traite la demande sous 15 jours maximum et informe le service RH de la réponse donnée. Tout refus doit être justifié par le manager et peut faire l’objet d’un recours auprès de la DRH.

Une modification des modalités de télétravail peut être demandée par le salarié ou par le manager et fera l’objet d’une nouvelle demande.

3. Période d’adaptation et réversibilité

Une période d’adaptation d’un mois permet au télétravailleur et au manager d’expérimenter cette forme d’organisation du travail et de s’assurer qu’elle est compatible avec les intérêts de chacune des parties.

Pendant cette période d’adaptation, le télétravailleur et le manager peuvent ainsi mettre fin au télétravail sous réserve d’un délai de prévenance de 15 jours ouvrés. Ce délai de prévenance peut être réduit par accord des deux parties. Le salarié ou le manager qui souhaite mettre un terme au télétravail au cours de la période d’adaptation en informe l’autre partie par écrit (mail avec accusé de réception). Le Service Ressources Humaines en est informé en étant en copie du mail.

Au terme de la période d’adaptation, si aucune des parties n’a souhaité y mettre fin, le télétravail est automatiquement reconduit.

Les parties rappellent que le télétravail régulier s’inscrit dans une démarche fondée sur le double volontariat et la double réversibilité tant à l’initiative du salarié que de l’employeur.

Après la période d’adaptation, le manager ou le télétravailleur peut mettre fin au télétravail à tout moment, de sa propre initiative, et sous réserve de respecter un délai de prévenance de 15 jours ouvrés minimum.

Le délai de prévenance peut être réduit par accord entre les deux parties.

Le salarié devra exposer par écrit (mail ou lettre remise en main propre contre décharge) les motifs qui justifient sa décision.

Si la demande émane du manager, ce dernier reçoit le salarié en télétravail pour lui en exposer les motifs et notifie sa décision par mail avec accusé de réception, lettre remise en main propre contre décharge ou lettre recommandée avec accusé de réception. Le Service Ressources Humaines est informé de cette démarche et des motifs de la décision avec une copie du courrier. En cas de contestation, le salarié pourra demander un entretien auprès du Service Ressources Humaines dans un délai de 10 jours ouvrés, lequel organisera un entretien avec le manager et le collaborateur dans un délai maximum d’un mois.

Lorsqu’il est mis fin à la situation de télétravail, le salarié reprend son activité dans les mêmes conditions contractuelles que celles applicables avant l’accord sur son télétravail.

Un réexamen des critères d’éligibilité au télétravail a lieu automatiquement en cas de changement de poste ou d’affectation, de taux d’activité, de domicile ou de sa configuration et pourra donner lieu à la cessation anticipée de la situation de télétravail ou à la possibilité pour le salarié de demander à nouveau de bénéficier du télétravail.

Le salarié est donc amené à signaler à son manager dans les meilleurs délais tout changement dans sa vie personnelle susceptible de remettre en cause l’exercice de son activité en télétravail ou bien de permettre d’entrer à nouveau dans la procédure de demande de télétravail (domicile, configuration du logement, etc.).

4. Rythme de télétravail autorisé

Afin, de maintenir le lien social du salarié avec sa communauté de travail, l’activité exercée en télétravail ne pourra excéder :

• Deux journées complètes par semaine pour les salariés éligibles au télétravail, à temps partiel

• Trois journées complètes maximum par semaine pour les autres salariés éligibles au télétravail.

Les jours de télétravail demandés par le salarié doivent être validés par le manager qui a pour objectif de ne pas affecter l’organisation et l’activité du service.

Le manager ou le salarié pourra demander à modifier de façon exceptionnelle les jours télétravaillés sous réserve d’un délai de prévenance minimum de 2 jours ouvrés. Le déplacement des jours télétravaillés dans la semaine nécessite l’accord du manager.

Des exceptions à ce cadre d’un nombre de jours fixes de télétravail par semaine pourront être accordées après entretien avec le manager et le service RH.

6. Santé et sécurité pendant le temps de télétravail

   1. Sécurité du lieu de télétravail

Le salarié souhaitant exercer son activité en télétravail s’engage à prévoir un espace de travail dédié, conforme aux règles de sécurité en vigueur, avec une connexion internet à haut débit.

L’environnement personnel doit ainsi être propice au travail et à la concentration. Il ne doit pas être, au regard des contraintes personnelles du salarié (mode de garde des enfants, ascendants à charge, etc.), incompatible avec un travail à domicile.

Le salarié doit déclarer sa situation de télétravailleur à sa société d’assurance, et transmettre chaque année une attestation d’assurance au service RH. Dans le cas où il doit souscrire une assurance complémentaire, ces frais sont à sa charge exclusive.

2. Accident professionnel et maladie

En cas d’arrêt de travail lié à une maladie ou à un accident, le télétravailleur doit, comme les salariés travaillant dans les locaux de l’entreprise, informer son manager et adresser son certificat d’arrêt de travail au service RH au plus vite dans les 48 heures.

Il bénéficie de la législation sur les accidents de travail et de trajet dans les mêmes conditions que les salariés travaillant dans les locaux de l’entreprise selon l’article L411-1 du code de la Sécurité Sociale.

Ainsi, un accident du télétravailleur survenu à son domicile au cours de l’exercice de son activité professionnelle, pendant les jours de travail et au sein de la plage quotidienne de travail convenue, sera déclaré par l’employeur comme survenu dans le cadre de la législation sur les accidents de travail.

Par ailleurs, il est rappelé que le télétravailleur est couvert au titre de la législation sur les accidents de trajet dès lors qu’il se déplace pour se rendre dans les locaux de l’entreprise.

En tout état de cause, il doit informer son manager de l’accident ou de l’arrêt de travail dans les délais légaux et transmettre tous les éléments d’information nécessaires à l’élaboration d’une déclaration d’accident du travail.

Pendant un arrêt de travail, le télétravailleur n’est pas autorisé à travailler depuis son domicile.

3. Suivi de la charge de travail et droit à la déconnexion

Les dispositions légales relatives notamment à la durée quotidienne et à l’amplitude de travail, au repos quotidien (11h), et au repos hebdomadaire (35h) doivent être respectées.

Il appartient également au collaborateur de respecter les dispositions du règlement intérieur de l’entreprise et l’ensemble des notes de service, en particulier les dispositions relatives au temps de travail.

Il est reconnu au télétravailleur un droit à la déconnexion en dehors des plages horaires de travail habituel (Document “horaires de travail” disponible sur l’Intranet de l’entreprise et affiché dans les locaux de l’entreprise) où il doit être joignable, sauf urgence ou situation exceptionnelle liée aux impératifs de bon fonctionnement du service. En tout état de cause, ce droit à la déconnexion doit être strictement appliqué pendant la durée légale de repos minimum quotidien.

Le contrôle du temps de travail continue de se faire, que le salarié soit en télétravail ou au bureau, par une déclaration quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle dans le compte-rendu d’activité (CRA) sur le logiciel d’entreprise de saisie des temps.

4. Sécurité et confidentialité des données, respect de la charte informatique

Le télétravailleur doit, au même titre que les salariés travaillant dans les locaux de l’entreprise, se conformer strictement aux dispositions en matière de règles de confidentialité et d’utilisation des outils mis à disposition contenues dans la charte informatique qu’il a lue et acceptée.

7. Moyens mis à disposition et coûts associés au télétravail

   1. Mise à disposition de matériel

Chaque télétravailleur est équipé par l’entreprise d’un ordinateur portable avec chargeur de secteur. Des périphériques (souris, sacoche et écran supplémentaire) peuvent être demandés à la DSI et feront l’objet d’une validation par le manager. Cet équipement est destiné à remplacer l’équipement fixe sur le site du lieu de travail.

L’entreprise met également à la disposition du télétravailleur un accès à distance à ses applications de travail et, lorsque le poste le nécessite, une solution de téléphonie.

L’entreprise reste propriétaire de l’ensemble du matériel mis à disposition du télétravailleur, qui doit s’engager à l’utiliser de manière exclusive, à des fins strictement professionnelles, à en prendre soin et à le conserver en bon état de marche.

Le matériel mis à disposition constitue un prêt de l’entreprise et doit, au moment de la cessation effective de la situation de télétravail, être restitué par le salarié.

Toute panne ou mauvais fonctionnement des équipements professionnels de travail doit être rapporté immédiatement à la DSI (outils d’assistance informatique dont le lien est disponible sur l’Intranet de l’entreprise).

En cas de problème technique empêchant le télétravailleur d’accomplir son activité (coupure d’électricité, de réseau informatique, travaux au domicile, etc.), celui-ci doit immédiatement en informer son manager et, avec son accord, modifier son planning de travail (pose de congés ou de JNT) ou venir exercer son travail au sein des locaux de l’entreprise ou sur le site du client.

Des dépenses de mobilier et de matériel informatique (hors PC) peuvent être réalisées par le salarié pour le compte de l’entreprise. Dans ce cas, conformément aux règles de l’URSSAF, le matériel reste la propriété du salarié même après son départ de l’entreprise. Un remboursement de 50% des frais engagés par le salarié sera réalisé sur présentation de la facture d’achat. Le plafond de remboursement du matériel est fixé à 250 euros au total. Les demandes au-delà de ce montant pourront être étudiées par la DRH en tenant compte notamment des éventuels besoins spécifiques (travailleurs porteurs de handicaps notamment).

Les demandes de renouvellement de matériel seront examinées par le manager et le service RH au cas par cas en cas d’usure.

2. Coûts liés au télétravail

Afin de participer aux dépenses à domicile à titre professionnel découlant de la situation de télétravail,le télétravailleur régulier bénéficie d’une indemnisation forfaitaire mensuelle d’un montant de 10 euros pour 1 journée par semaine télétravaillée, 20 euros pour 2 jours, 30 euros pour 3 jours.

Cette indemnité n’est pas due en cas de télétravail exceptionnel ou occasionnel. Son montant respecte les conditions d’exonération prévues par l’URSSAF.

Suivi et dépôt de l’accord

Cet accord est conclu pour une durée indéterminée. Il sera communiqué à tous les salariés sur le site Intranet de l’entreprise. Puis, conformément aux articles L.2231-6 et D.2231-2 du Code du travail, il sera déposé par les soins de la direction, sur la plateforme « TéléAccords » mise en ligne par le Ministère du travail, et en un exemplaire auprès du secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes de Créteil.

Il entrera en vigueur le 9 janvier 2023 et remplacera à cette date la première version de l’accord signé le 31/08/2021.

Il pourra être révisé à tout moment par avenant entre la direction et les membres du Comité Social et Économique de l’entreprise représentant la majorité des suffrages exprimés aux dernières élections.

Le présent accord fera l’objet d’un suivi au minimum une fois par an au sein du Conseil Social et Économique (CSE). Cette instance aura pour mission d’échanger sur l’application du présent accord.

Le CSE sera notamment informé du nombre des télétravailleurs, de leur catégorie professionnelle, du nombre de refus opposés, des motifs de refus et du nombre de recours auprès du Service Ressources Humaines et de leur résultat.