Accord d'entreprise "Accord expérimental relatif au télétravail" chez RICOH INDUSTRIE FRANCE (Siège)

ACCORD EXPERIMENTAL

RELATIF AU TELETRAVAIL

Préambule :

Les développements des technologies de l’information et de la communication ont permis l’essor de nouvelles formes de travail tant à l’intérieur de l’entreprise qu’à l’extérieur.

Le télétravail constitue une de ces nouvelles modalités d’exécution du contrat de travail.

Outre les changements intervenant dans le cadre de l’exécution de la prestation de travail, le télétravail emporte des conséquences sur divers domaines. Ainsi, la mise en place du télétravail permet, notamment, aux salariés concernés de réduire le temps de déplacement entre le domicile et le lieu de travail, temps souvent considéré par ces derniers comme un facteur de stress, d’anxiété ou de fatigue. La réduction de ce temps de déplacement contribue à la réduction du risque routier ainsi que de l’empreinte environnementale de l’entreprise.

Par ailleurs, la mise en place de cette forme de travail apporte une meilleure articulation entre l’exercice d’une activité professionnelle et la vie personnelle des salariés et offre au télétravailleur une plus grande autonomie dans l’accomplissement de ses tâches.

Dès lors, conformément aux engagements pris lors des négociations salariales du 15 mars 2017, la Direction de la société et les organisations syndicales se sont rencontrées et ont conclu le présent accord expérimental sur le télétravail.

Titre I : Champ d’application et définitions

Article 1 : Champ d’application

Le présent accord s’applique au sein de la société RICOH INDUSTRIE France SAS dont le siège social est situé à 68920 Wettolsheim, 144 route de Rouffach, au sein des services suivants compte tenu de l’aspect expérimental du dispositif :

• Corporate Social Responsibility;

• Human resources section / Service Ressources Humaines ;

• Thermal Sales Section / Service Marketing & Ventes TBG.

Article 2 : Définitions

Conformément aux dispositions légales, le télétravail se définit comme toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’entreprise est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

Le télétravailleur désigne toute personne salariée de l'entreprise qui effectue du télétravail.

Titre II : Salariés éligibles au télétravail

Article 3 : Salariés éligibles

Le télétravail est réservé aux salariés dont la nature des fonctions permet d’exécuter en toute autonomie leurs prestations de travail dans les mêmes conditions dans les locaux de l’entreprise ou à domicile en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Les salariés éligibles sont ceux dont la présence permanente n’est pas nécessaire dans les locaux de l’entreprise et dont le travail ne nécessite pas une installation, un entreposage d’équipement, un matériel particulier ou des dossiers particuliers.

Le télétravail sera ouvert aux salariés éligibles sous réserve des conditions cumulatives suivantes :

• Avoir une ancienneté dans la fonction de 2 ans minimum ;

• Faire preuve d’une maîtrise constatée d’une réelle autonomie dans la tenue de l’emploi ;

• Relever d’un emploi répondant au minimum au coefficient 255 de la grille de classification de la métallurgie.

Par ailleurs, les parties conviennent que la mise en place du télétravail pour les services traitants des données confidentielles et sensibles n’est pas exclue par principe mais fera l’objet d’une attention particulière compte tenu des contraintes et exigences inhérentes à ces activités.

Article 4 : Suivi du nombre de télétravailleurs

Le télétravail ne doit pas avoir pour conséquence de nuire au bon fonctionnement de l’entreprise et des services qui la composent. En conséquence, les parties conviennent expressément du suivi du nombre de salariés concernés.

Titre III : Lieu d’exercice du télétravail

Article 5 : Lieu d’exercice du télétravail

Le télétravail s’exerce au domicile du salarié.

Article 6 : Organisation et conformité des lieux de travail

Le salarié candidat au télétravail atteste qu’il dispose d’une pièce lui permettant d’exercer ses missions professionnelles dans des conditions optimales, exclusives de toute forme de nuisance extraprofessionnelle et lui permettant de se consacrer à son activité lors de son temps de travail.

Le salarié fournit une attestation d’assurance garantissant les risques liés au télétravail applicable au lieu où celui-ci sera exécuté. Il adresse annuellement cette attestation au moment du renouvellement de son assurance.

Il adresse également une attestation relative à sa connexion internet et le débit associé.

La mise en place et le maintien du télétravail est conditionnée par ces formalités.

Titre IV : Mise en place du télétravail

Article 7 : Mise en place à l’initiative du salarié uniquement

Le télétravail ne peut être mis en place que sur demande du salarié formulée auprès de son supérieur hiérarchique ou de la Direction des ressources humaines par courrier recommandé ou courrier remis en main propre.

La Direction de l’entreprise dispose d’un délai d’un mois pour faire part de sa réponse au salarié concerné. En cas de refus d’accorder le bénéficie du télétravail à un salarié qui occupe un poste éligible à un mode d’organisation en télétravail, la Direction doit motiver sa réponse.

La Direction peut, si elle l’estime nécessaire, organiser un entretien avec le salarié pour aborder le thème du télétravail avant toute prise de décision. Si un entretien est organisé, le délai octroyé à la Direction pour faire part de sa réponse est repoussé d’une semaine.

Lorsque la Direction refuse le bénéfice du télétravail, le salarié peut saisir la commission du télétravail, créée par le présent accord, pour que celle-ci formule un avis sur la demande du salarié. L’avis de la commission n’a qu’une valeur consultative et ne lie pas la Direction.

Le salarié pourra ultérieurement solliciter une nouvelle demande pour bénéficier des mesures relatives au télétravail.

Article 8 : Période d’adaptation

Une période d’adaptation d’un mois, renouvelable une fois par accord des parties, est observée lors de la mise en place du télétravail via un avenant au contrat de travail.

La période d’adaptation a pour objet de permettre à chacune des parties de vérifier l’adéquation du télétravail à l’exécution du contrat de travail.

Au cours de la période d’adaptation, chacune des parties peut mettre un terme au télétravail moyennant le respect d’un délai de prévenance de deux semaines sans qu’il soit besoin de justifier ni de motiver cette décision.

La période d’adaptation s’entend d’un travail effectif. Toute suspension de l’exécution du contrat, quel qu’en soit le motif, entraîne une prolongation de la période d’adaptation d’une durée équivalente à celle de la suspension.

Article 9 : Circonstances exceptionnelles justifiant un recours de droit au télétravail

En dehors du cadre général du télétravail tel que visé par le présent accord, des circonstances exceptionnelles telles que, notamment, une menace d'épidémie ou un cas de force majeure peuvent rendre le télétravail nécessaire afin de permettre la continuité de l'activité de l'entreprise ou garantir la protection des salariés.

Conformément à l'article L. 1222-11 du code du travail, dans ces hypothèses, le télétravail peut être mis en place unilatéralement et temporairement par la Direction de l’entreprise pour la seule durée des évènements exceptionnels. Cet aménagement du poste de travail ne constitue pas une modification du contrat de travail nécessitant alors l’accord du salarié.

Titre V : Conditions d’exécution du télétravail

Article 10 : Droits et obligations du télétravailleur

Le télétravail constitue simplement une modalité particulière d’exécution de la prestation de travail. Le télétravailleur demeure un salarié de l’entreprise. Les télétravailleurs bénéficient de l’égalité de traitement avec les autres salariés de l’entreprise. Ils disposent des mêmes droits individuels et collectifs, avantages légaux et conventionnels, et sont tenus aux mêmes obligations que ceux applicables aux salariés placés dans une situation comparable.

Article 11 : Présence obligatoire en entreprise

Le télétravailleur doit, sans pouvoir opposer à la Direction de l’entreprise son statut, se rendre obligatoirement dans l’entreprise ou tout autre lieu porté à sa connaissance lorsque sa présence est obligatoire.

Il s’agit notamment des hypothèses suivantes : réunion d’équipe, formation, rencontre avec des clients.

Par ailleurs, le télétravail peut avoir pour conséquence d’entraîner l’isolement du salarié en raison de l’éloignement de son lieu de travail.

Afin que ce dernier conserve un lien avec sa hiérarchie et ses collègues de travail, les télétravailleurs rencontreront tous les semestres, au sein de l’entreprise, leur responsable hiérarchique lors d’un entretien au cours duquel seront abordés différents thèmes tels que notamment l’activité du salarié sur la période écoulée depuis le dernier entretien.

Les signataires de l’accord conviennent que la lutte contre l’isolement se traduit aussi par l’exigence d’une présence physique obligatoire du télétravailleur dans les locaux de l’entreprise. Ainsi, le télétravailleur ne peut exercer en totalité son contrat de travail en dehors de l’entreprise.

En conséquence, le télétravail au sein de Ricoh Industrie France SAS est limité à un jour par semaine pour un collaborateur travaillant à temps plein.

Pour un salarié à temps partiel, ce nombre de jour est proratisé par rapport au temps partiel effectué et sa répartition s’organisera sur une périodicité mensuelle.

Article 12 : Planning de répartition des périodes travaillées en entreprise et des périodes de télétravail

Un planning indicatif des périodes de présence en entreprise et des périodes de télétravail sera établi et remis au salarié tous les semestres.

Cette répartition n’a pas une nature contractuelle et pourra notamment être modifiée par la Direction en cas de nécessité d’organisation du service ou d’absences au sein du service (exemple : afin d’assurer une permanence physique dans le service ou d’assurer une participation en réunion etc…).

En cas de modification de la répartition des périodes de présence en entreprise et les périodes de télétravail, un délai de prévenance de 3 jours est observé à l’exception des situations d’absences inopinées au sein du service nécessitant la présence sur site du télétravailleur.

Article 13 : Suspension temporaire du télétravail

La direction pourra suspendre temporairement le télétravail d’un salarié et demander la présence physique du salarié au sein de l’entreprise lorsque survient notamment le besoin de remplacement d’un salarié absent ou un surcroît exceptionnel d’activité.

La suspension temporaire s’inscrira dans une durée maximale d’un mois éventuellement renouvelable une fois à la demande de la Direction pour une durée égale, inférieure ou supérieure à la durée de suspension temporaire initiale du télétravail.

Le renouvellement de la suspension ne résulte pas nécessairement du motif ayant donné lieu à la suspension temporaire initiale.

Le cas échéant, l’entreprise organisera un roulement entre les personnes dont le télétravail sera temporairement suspendu.

Article 14 : Changements de fonctions

Lors d’un changement de fonction, le maintien du télétravail n’est pas de droit. Il est procédé par le responsable hiérarchique à une étude sur le caractère adapté du télétravail aux nouvelles fonctions. Le cas échéant, le changement de fonction pourra être subordonné à l’abandon du télétravail par la personne concernée.

Article 15 : Suspension du contrat de travail

Lorsque le contrat de travail est suspendu, et ce quelle que soit la cause de cette suspension (arrêt maladie, congés payés…), le télétravailleur ne doit pas fournir de prestation de travail que ce soit en entreprise ou sous forme de télétravail.

En cas d’arrêt de travail pour cause de maladie ou accident, professionnel ou non, le télétravailleur est tenu d’informer la Direction dans les mêmes conditions, délais et forme que celles applicables pour l’ensemble des salariés.

Article 16 : Respect de la vie privée

Le télétravail doit s’articuler avec le respect de la vie privée du salarié.

Pour parvenir au respect de ce principe, l’entreprise et le télétravailleur conviennent de plages horaires durant lesquelles ce dernier peut habituellement être contacté lorsqu’il est en situation de télétravail.

A défaut d’accord, ces plages horaires sont unilatéralement définies par la hiérarchie du salarié.

Les parties conviennent que les plages horaires où le salarié peut être joignable ne se confondent pas avec ses horaires de travail. Ces plages horaires prennent place dans un intervalle plus restreint.

Par ailleurs, l’entreprise s’engage à ne pas diffuser les coordonnées personnelles du télétravailleur.

Le télétravailleur doit consulter régulièrement sa messagerie et répondre, sauf circonstances exceptionnelles, aux diverses sollicitations de l’entreprise dans un délai de deux heures.

Article 17 : Surveillance de l’activité du salarié

La Direction se réserve le droit de mettre en œuvre un dispositif de surveillance sous réserve que celui-ci soit pertinent, justifié par la nature de la tâche à accomplir et proportionné au but recherché.

Dans cette hypothèse, la Direction informera le salarié concerné de l’existence et du contenu du dispositif après consultation des institutions représentatives du personnel compétentes et après avoir rempli les formalités liées à la loi « Informatique et Liberté ».

Article 18 : Temps de travail

Le temps de travail des télétravailleurs s’articule dans les mêmes conditions que le temps de travail des autres salariés de l’entreprise.

Ainsi, les télétravailleurs ont une durée de travail s’organisant sous la forme d’une durée hebdomadaire de 35 heures, d’un forfait en heures de travail sur l’année, d’un forfait annuel en jours de travail, selon le régime qui leur est applicable.

Le télétravailleur devra respecter l’horaire collectif en vigueur au sein de l’entreprise que ce soit lors de sa présence en entreprise ou bien lorsqu’il est en situation de télétravail.

Le temps de travail des télétravailleurs en forfait jours est organisé et décompté conformément aux dispositions de l’accord d’entreprise instituant le forfait jour.

Le temps de travail d’un télétravailleur est évalué au regard du temps de présence en entreprise et de celui réalisé en situation de télétravail.

Compte tenu de la spécificité du télétravail, les parties au présent accord conviennent que lors des périodes dans lesquelles le salarié est placé en situation de télétravail, le temps de travail est suivi au moyen d’un système auto-déclaratif remis hebdomadairement au responsable hiérarchique pour approbation.

Les signataires rappellent que le télétravail ne doit pas avoir pour effet d’entraîner un dépassement des durées maximales de temps de travail ou le non respect des durées minimales de temps de repos. Il appartient conjointement à la Direction de l’entreprise et au télétravailleur, en raison de la spécificité de sa situation de travail, de veiller au respect des règles relatives au temps de travail et de repos.

Il est aussi rappelé qu’ont le caractère d’heures supplémentaires, et sont rémunérées en tant que telles, les seules heures effectuées à la demande de la Direction.

Article 19 : Charge de travail

L’activité des télétravailleurs est équivalente à celle des autres travailleurs placés dans une situation identique. Dès lors, le cas échéant, les objectifs fixés, les résultats attendus et les modalités d’évaluation sont similaires à ceux des salariés ne relevant pas du statut de télétravailleur.

L’organisation du travail des salariés doit faire l’objet d’un suivi régulier par la hiérarchie qui veillera notamment aux éventuelles surcharges de travail et respect des durées maximales de travail, d’amplitude et des durées minimales de repos.

Au cours d’un entretien annuel, le télétravailleur et son supérieur hiérarchique abordent plus particulièrement la charge de travail du salarié et les conditions d’activité du télétravailleur.

Titre VI : Fin du télétravail

Article 20 : Caractère réversible du télétravail

La Direction et le salarié peuvent, à l’initiative de l’une ou de l’autre partie, convenir par accord de mettre un terme au télétravail et d’organiser le retour du salarié à temps plein dans les locaux de l’entreprise. Un avenant au contrat de travail est conclu entre les parties. Le retour s’effectue selon les modalités prévues par cet avenant.

Article 21 : Priorité d’accès à un poste sans télétravail

Le télétravailleur dispose d’une priorité pour reprendre ou occuper un poste sans télétravail qui correspond à ses qualifications et compétences professionnelles.

Titre VII : Hygiène et sécurité

Article 22 : Santé et sécurité du télétravailleur

Le télétravail ne dispense pas la Direction de s’assurer de la santé et la sécurité du télétravailleur et d’en organiser la prévention. Ce dernier étant lui-même tenu à cette obligation vis-à-vis de sa propre personne. En conséquence, les lieux dans lesquels s’exerce le télétravail doivent répondre aux règles relatives à l’hygiène et la sécurité.

Avec l’accord écrit préalable du salarié concerné, une visite du lieu de télétravail peut être effectuée par un membre de la Direction et un membre du CHSCT.

Le refus par le salarié d’une telle visite, constitue une cause de suspension temporaire du télétravail. Le salarié devra donc se rendre au sein de l’entreprise pour poursuivre son contrat jusqu’à ce qu’il puisse être accédé aux locaux de télétravail.

En outre, il est remis au télétravailleur un document d’information sur la politique de l’entreprise en matière de santé et de sécurité au travail, en particulier, des règles relatives à l’utilisation des écrans.

Les responsables hiérarchiques, amenés ou éventuellement amenés, à diriger des télétravailleurs bénéficient également d’une information relative à la gestion des situations de télétravail.

Article 23 : Accident

Si un accident survient sur le lieu où s’exécute le télétravail et pendant les plages horaires de travail, celui-ci bénéficie d’une présomption de caractère professionnel. La Direction demandera au salarié de fournir des éléments matériels précis sur le contexte de la survenance de cet accident. Ces éléments serviront de base à la déclaration d’accident du travail transmise à la CPAM (Caisse Primaire d’Assurance Maladie).

La présomption instituée par le présent article est une présomption simple. La Direction se réserve le droit de contester les déclarations d’accident du travail.

Le télétravailleur doit prévenir dans les délais les plus brefs son responsable hiérarchique ou le service HSE de la survenance de cet accident.

Lorsqu’un accident survient en dehors du lieu où doit être exécuté le télétravail ou bien en dehors des plages horaires de travail, l’accident ne bénéficie pas de la présomption d’accident du travail. Il appartient alors, le cas échéant, au salarié de prouver que celui-ci est d’origine professionnelle.

Titre VIII : Equipement du télétravailleur

Article 24 : Equipement mis à disposition du télétravailleur

Dans le cadre du télétravail, l’entreprise met à la disposition du télétravailleur les équipements de travail nécessaires à la réalisation de la prestation de travail et dont la liste sera fixée par l’avenant conclu par les parties.

Ces équipements sont la propriété de l’entreprise. Le salarié en a l’usage tout au long de l’exécution du contrat de travail sous forme de télétravail. Le salarié restitue impérativement cet équipement lorsqu’il n’a plus le statut de télétravailleur ou en cas de départ de l’entreprise.

En cas de panne ou de dysfonctionnement de l’équipement, le salarié informe sans délai sa hiérarchie afin qu’une solution soit apportée au problème rencontré. Il pourra éventuellement être demandé au salarié de transporter l’équipement défectueux dans les locaux de l’entreprise.

Si la panne rend impossible la poursuite du télétravail, le télétravailleur est tenu de se rendre dans les meilleurs délais au sein de l’entreprise pour réaliser sa prestation de travail jusqu’à la résolution du problème.

Article 25 : Utilisation professionnelle de l’équipement mis à disposition

Le matériel et les abonnements mis à disposition du télétravailleur par l’entreprise doivent faire l’objet d’une utilisation exclusivement professionnelle et conforme à la charte informatique en vigueur au sein de l’entreprise.

Article 26 : Protection des données informatiques

L’utilisation du matériel informatique, l’accès au réseau internet et la protection des données auxquelles le salarié a accès dans le cadre du télétravail se réalisent conformément aux dispositions de la charte informatique de l’entreprise.

Article 27 : Sanction d’une utilisation non conforme de l’équipement

Toute utilisation non conforme des équipements et des abonnements pourra être sanctionnée dans les conditions prévues par la charte informatique et le règlement intérieur.

Article 28 : Frais liés au télétravail

Comme les salariés bénéficient chacun d’un bureau sur site et que le passage en télétravail émane exclusivement des salariés, ces derniers ne bénéficient d’aucune indemnité d’occupation du domicile personnel.

Titre IX : Commission du télétravail

Article 29 : Commission du télétravail

Une commission de suivi de l’accord est créée et est constituée de :

• Deux représentants de la Direction ;

• Un représentant de chacune des organisations syndicales signataires ou adhérentes.

La commission a pour mission :

• d’établir un bilan de la mise en œuvre de l’accord ;

• de vérifier que les équipements mis à disposition du salarié sont suffisants ;

• d’étudier toute réclamation ou tout contentieux relevant d’un refus de la Direction d’accorder le statut de télétravailleur.

La commission se réunira a minima une fois par an afin d’exercer les missions qui lui sont confiées au titre du présent accord. Les avis de la commission sont rendus à titre consultatif. Ils n’ont pas force obligatoire et ne s’impose pas à la Direction.

Titre X : Dispositions finales

Article 30 : Consultation des représentants du personnel.

Le présent accord est soumis avant sa signature à la consultation du CHSCT et du Comité d’Entreprise.

Article 31 : Durée de l'accord

Le présent accord entrera en vigueur le 1^er février 2018.

Compte tenu du changement organisationnel qu’entraine le télétravail, le présent accord est conclu pour une période expérimentale de 6 mois et dans les services limitativement énumérés à l’article 1 du présent accord.

Il prendra automatiquement fin sans autre formalité le 31 juillet 2018.

Dans le mois qui précède le terme, la Direction réunira la commission afin d’analyser les premiers retours liés à l’organisation générale du télétravail.

La Direction appréciera l’impact du télétravail et décidera alors de la suite à donner à l’accord expérimental.

Article 32 : Adhésion

Conformément à l'article L. 2261-3 du code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l'entreprise, qui n'est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.

L'adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au greffe du conseil de prud'hommes compétent et à la DIRECCTE.

Notification devra également en être faite, dans le délai de huit jours, par lettre recommandée, aux parties signataires.

Article 33 : Interprétation de l'accord

Les représentants de chacune des parties signataires conviennent de se rencontrer à la demande de la partie la plus diligente, dans le mois suivant la demande pour étudier et tenter de régler tout différend d'ordre individuel ou collectif né de l'application du présent accord.

Jusqu'à l'expiration de la négociation d'interprétation, les parties contractantes s'engagent à ne susciter aucune forme d'action contentieuse liée au différend faisant l'objet de cette procédure.

Le présent accord pourra être révisé conformément aux dispositions légales.

Article 34 : Communication de l'accord

Le texte du présent accord, une fois signé, sera notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives dans l'entreprise. Il fera l'objet de publicité au terme du délai d'opposition.

Article 35 : Publicité

Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 du code du travail, à savoir dépôt en deux exemplaires, dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique auprès de Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi du Haut Rhin et en un exemplaire auprès du greffe du conseil de prud'hommes de Colmar.

Il sera également diffusé sur l’intranet de l'entreprise et sur la base des accords d’entreprise RIF.

Fait à Wettolsheim, le 21 décembre 2017 en 9 exemplaires originaux.

Pour RICOH INDUSTRIE FRANCE SAS,

– Directeur Général

Pour la CFDT, :

Pour la CFE-CGC, :

Pour la CGT, :

Pour FO,:

Pour UNSA, :