Accord d'entreprise "ACCORD RELATIF A LA MISE EN ŒUVRE DU TELETRAVAIL AU SEIN DE HAPAG-LLOYD FRANCE" chez HAPAG LLOYD FRANCE

Accord relatif à la mise en œuvre DU TELETRAVAIL AU SEIN DE hAPAG-LLOYD FRANCE

ENTRE LES SOUSSIGNES

Hapag-Lloyd France SAS, dont le siège social est situé 140 Boulevard Malesherbes 75017 PARIS, immatriculée au RCS sous le numéro 341 290 724 représentée par xxxxxx xxxxxx en sa qualité de Président, dénommée ci-après « l’Entreprise »

D'une part,

ET

L’organisation syndicale représentative de salariés :

• le syndicat CFDT représenté par xxxxx xxxxx dûment mandaté en sa qualité de Délégué Syndical

D’autre part,

PREAMBULE

Hapag-Lloyd France SAS attache une importance toute particulière à l’amélioration durable de la qualité de vie au travail de ses salariés.

Le présent accord vise à améliorer un équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle tout en maintenant l’efficacité, la qualité de travail fournie, et en prenant en compte la continuité de service, les nécessités opérationnelles et la satisfaction client.

Afin de mettre en place ce dispositif des discussions ont été engagées entre la Direction et la CFDT à l’occasion de 3 réunions qui se sont tenues les 15 novembre, 2 décembre 2021 et 3 février 2022.

Ainsi par cet accord, les parties réitèrent leur volonté :

• D’améliorer la qualité de vie au travail et permettre une meilleure articulation entre vie professionnelle et vie privée

• De disposer d’un dispositif commun et partagé pour l’ensemble des salariés de l’entreprise

• D’être plus attractif pour les candidats qui souhaiteraient rejoindre notre société

• De répondre à des enjeux organisationnels

• D’apporter une solution temporaire à des salariés fragilisés

• De réduire l’empreinte environnementale de l’entreprise

Le télétravail s’appuie sur les principes de responsabilité et de confiance mutuelle.

Par ailleurs, les modalités de sa mise en œuvre doivent préserver l’existence et la qualité des collectifs de travail, essentiels à la bonne marche de l’entreprise.

Le présent accord relève des dispositions des articles L.1222-9 et suivants du Code du travail, de l’accord cadre européen sur le télétravail du 16 juillet 2002 et de l’ANI du 26 novembre 2020 relatif au télétravail.

Enfin, il est rappelé que le télétravail n’est ni un droit, ni une obligation. En effet il s’agit d’une forme d’organisation du travail soumise à l’approbation du salarié comme de l’employeur.

1. CHAMPS D’APPLICATION ET OBJET

Le présent accord a vocation à s'appliquer à tous les établissements composant Hapag-Lloyd France SAS, il s’applique à l’ensemble des salariés d’Hapag-Lloyd France SAS.

Il encadre les modalités d’application du télétravail, mais ne concerne pas les autres formes de travail à distance (déplacement, missions…).

2. DEFINITION DU TELETRAVAIL

Le télétravail visé par le présent accord désigne « toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication dans le cadre d'une convention individuelle de télétravail », en application de l’article L.1222-9 du Code du travail.

On distingue dans cet accord deux formes de télétravail :

• Le télétravail régulier, dont la fréquence et les modalités d’exécution sont définies à l’avance et prévisibles ;

• Le télétravail occasionnel qui, par définition a un caractère non prévisible et provisoire.

Les mesures décrites dans le présent accord relèvent de la forme régulière de télétravail.

Il est rappelé que les télétravailleurs ont les mêmes droits collectifs, avantages conventionnels et légaux que les salariés qui exécutent leur travail dans les locaux de l’entreprise et ce conformément à la règlementation applicable.

3. CRITERES ET CONDITIONS D’ELIGIBILITE

Le passage en télétravail répond à certains critères :

• il repose sur la base du volontariat (sauf situations impératives visées au 4.1)

• il est mis en place à l’initiative du salarié

• il fait l’objet d’un accord de l’employeur

• et doit répondre aux conditions définies par le présent accord

Les parties conviennent que le télétravail ne doit pas porter atteinte à la bonne marche de l’entreprise, de l’agence, du service ou de l’équipe et implique que l’activité du salarié puisse être exercée de manière autonome et effective à distance.

1. Eligibilité

Compte tenu de certaines spécificités de ce mode d’organisation, le télétravail ne peut être ouvert qu’à des postes ou des activités compatibles avec cette forme d’organisation.

Ainsi, ne peuvent être éligibles les salariés dont l’activité nécessite par nature d’être exercée physiquement dans les locaux de l’entreprise, en raison, notamment, des équipements, matériels, ou la nécessité d’une présence physique. Il s’agit notamment des activités suivantes :

• Accueil des visiteurs

• Counter (Agent de comptoir)

Par ailleurs, le collaborateur dont l’activité est éligible au télétravail devra disposer d’un logement compatible avec sa mise en œuvre, c’est à dire disposer d'un espace réservé au télétravail, avoir une installation électrique conforme, ainsi qu’une connexion internet à haut débit.

Le présent accord couvrant l’ensemble des salariés de la société Hapag-Lloyd France, il s’applique de fait aux travailleurs handicapés. Toutefois, une attention particulière sera accordée aux demandes adressées par les salariés bénéficiant d’une Reconnaissance de Travailleur Handicapé (RQTH), ceci afin d’en favoriser l’inclusion au sein de l’entreprise.

2. Autonomie

Pour permettre une activité efficace en télétravail, le collaborateur doit être autonome dans la conduite de son activité, à savoir :

• Etre en capacité d’exercer la quasi-totalité de ses activités sans aide répétées et régulières de son manager, superviseur ou collègues et dans le respect des critères de performance du poste.

• Etre en mesure de prendre des initiatives pour répondre aux problèmes nouveaux.

• Etre en capacité de s’organiser et de gérer son temps de travail.

• Avoir accès à toute l’information nécessaire pour réaliser son activité.

A ce titre, pour être éligible au télétravail, le salarié volontaire doit répondre aux conditions suivantes :

• Avoir validé favorablement la période d’essai pour les nouveaux collaborateurs ou une éventuelle période probatoire en cas de changement de poste en interne

• Disposer d’une capacité d’autonomie telle que définie ci-dessus suffisante dans le poste occupé

• Savoir rendre compte de son activité

Concernant les 2 derniers critères d’éligibilité, il appartient au manager d’évaluer les conditions. L’entretien annuel d’évaluation (GSD) pouvant servir de support

4. LES CONDITIONS DE MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL

   3. Caractère volontaire du télétravail

La mise en place du télétravail repose sur l’engagement et l’accord des deux parties, employeur et salarié.

Cette forme de travail ne pourra être imposée au salarié sauf en cas de circonstances exceptionnelles, telles que menace d’épidémie, épisode de pollution mentionné à l'article L. 223-1 du code de l'environnement ou en cas de force majeure.

De même, cette souplesse accordée à certains salariés dans l’organisation de leur travail ne saurait être imposée à l’employeur et nécessite l’accord exprès de ce dernier. Le refus par l’employeur à un salarié devra faire l’objet d’une réponse explicative écrite.

4. Période d’adaptation et réversibilité

L'exercice des fonctions en télétravail débute par une période d'adaptation de 3 mois.

Pour l’entreprise, cette période doit permettre de vérifier si le salarié dispose des aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance ou si l'absence du salarié dans les locaux de l'entreprise ne perturbe pas le fonctionnement de son service.

Pour le salarié, cette période permet de vérifier si l'activité en télétravail lui convient.

Au cours de cette période, l'employeur ou le salarié peut décider, unilatéralement, de mettre fin à la situation de télétravail, moyennant un délai de prévenance de 7 jours calendaires.

En cas de mise en œuvre d’une décision d’arrêt par l’employeur, le manager devra motiver auprès du collaborateur les raisons de cette décision.

Après la période d’adaptation, le télétravail est réversible, à tout moment, tant à l’initiative du manager que du salarié, en respectant un délai de prévenance d’1 mois (à compter de la date de réception de la notification) sauf en cas d’impossibilité technique de poursuivre le télétravail à domicile. Le salarié devra alors restituer l'ensemble du matériel spécifique mis à sa disposition par l’entreprise pour les besoins du télétravail.

5. Suspension provisoire du télétravail

Il pourra être demandé au télétravailleur de suspendre temporairement son télétravail pour les raisons d’un degré d’urgence et d’importance telles que listées ci-dessous, sans que la liste soit limitative :

• Assister à une formation, un séminaire, une réunion d’équipe

• Pour les nécessités de service comme un démarrage de projet, un déménagement de locaux

• Pour pallier aux congés et absences des collaborateurs nécessitant la présence physique ou dans le cadre d’un déplacement professionnel nécessaire.

Dans la mesure du possible, le salarié est informé, au minimum 48 heures à l’avance pour lui permettre d’organiser sa présence.

6. Engagements du salarié préalables à la mise en œuvre du télétravail

Dans le cadre du télétravail, le salarié s’engage à :

• Respecter la règlementation applicable en matière d’aménagement du temps de travail telle que décrite dans l’accord relatif à l’aménagement du temps de travail d’Hapag-Lloyd France du 01/04/2018.

• Respecter les mentions relatives au droit à la déconnexion du salarié telles que présentes à l’article 5 du même accord relatif à l’aménagement du temps de travail d’Hapag-Lloyd France.

• Pour le personnel visé par cette notion, ne pas effectuer d’heures supplémentaires sans validation préalable de la part de son supérieur hiérarchique 

• Respecter les différentes procédures et règlementations informatiques du groupe ainsi que les conditions d’utilisation des équipements mis à disposition 

En cas de non-respect de l’un de ces engagements, l’employeur se réserve la possibilité de mettre fin au télétravail avec prise d’effet immédiate.

5. FREQUENCE ET NOMBRE DE JOURS TELETRAVAILLES, LIEU D’EXERCICE

   7. Fréquence et nombre de jours télé travaillés

Le nombre de jours de télétravail est fixé au maximum à 2 jours par semaine, les jours télétravaillés ne pouvant être fixes dans la semaine.

Les jours de télétravail sont à définir en fonction des besoins du service, d’un commun accord entre le collaborateur et son manager. A défaut d’accord, c’est le manager qui fixe le nombre de jour en fonction des contraintes de service.

Les jours de télétravail ne sont pas reportables d’une semaine sur l’autre ou d’un mois sur l’autre. Ils ne sont pas transférables au profit d’un autre salarié.

8. Lieu du télétravail

Le télétravail se déroule nécessairement au domicile du salarié qui s’entend comme lieu de résidence habituelle en France sous la responsabilité pleine et entière du salarié.

Le lieu consacré au télétravail doit être un lieu calme et permettant de s’isoler de toute sollicitation extérieure au travail.

Le domicile doit également disposer d’une connexion internet stable et performante et d’un réseau téléphonique de qualité suffisante.

Le télétravailleur ne reçoit pas de public et ne fixe pas de rendez-vous professionnel à son domicile.

9. Assurance

Le salarié pratiquant le télétravail doit préalablement informer sa compagnie d’assurance qu’il exerce à son domicile une activité professionnelle occasionnelle. Il doit garantir que son assurance multirisque habitation couvre sa présence pendant ces journées de travail. Le salarié devra fournir à l’entreprise une attestation valide en conséquence.

6. FORMALISATION DU PASSAGE EN TELETRAVAIL

En cas d’acceptation de la demande par l’entreprise, une convention individuelle de télétravail sera établie pour confirmer l'accord du salarié et de l'employeur ainsi que pour préciser les modalités de mise en œuvre du télétravail, à savoir :

- la fréquence du télétravail

- la plage de disponibilité pendant laquelle le salarié doit être joignable

- l'adresse du lieu où s'exercera le télétravail

- les conditions de réversibilité du télétravail à domicile

- les droits et devoirs du salarié

En annexe 2 de cette convention individuelle de télétravail sera joint une attestation d’émargement concernant le matériel informatique remis au collaborateur.

7. SANTE ET SECURITE

   10. Conformité du lieu où s’exerce le télétravail

Le salarié s’engage à ce que l’emplacement dédié au télétravail à son domicile respecte les règles d’aménagement et de sécurité conforme aux dispositions légales.

A ce titre il fournira une déclaration sur l’honneur indiquant que le système électrique de son domicile est conforme à la règlementation en vigueur, et qu’il dispose d’un aménagement lui permettant d’exercer son activité professionnelle dans toutes les conditions de sécurité pour lui-même, mais aussi pour les informations et documents professionnels qu’il serait amené à devoir utiliser (Cf. annexe 3 – modèle attestation).

11. Accident en situation de télétravail

L’accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l’exercice de l’activité professionnelle est présumé être un accident du travail. Il est rappelé l’obligation du salarié d’informer son employeur dans la journée de la survenance de l’accident et au plus tard dans les 24 heures.

En cas d’accident, l’employeur et/ou les membres du Comité Social et Economique pourront solliciter le salarié afin de procéder à toute enquête et démarche nécessaire à son domicile.

8. MODALITES DE CONTROLE DU TEMPS DE TRAVAIL ET PLAGES DE DISPONIBILITE

De manière générale, le collaborateur en situation de télétravail s’engage à respecter la règlementation applicable en matière d’aménagement du temps de travail telle que décrite dans l’accord relatif à l’aménagement du temps de travail du 01/04/2018.

Pour rappel, les plages horaires fixes définies comme périodes de la journée pendant lesquelles l’ensemble du personnel doit être présent au travail, sont les suivantes :

Plages fixes : 9h30/12h00 – 14h00/17h00

En télétravail, le collaborateur s’engage à respecter ses horaires de travail habituels et à être disponible c’est-à-dire joignable via les différents outils de communication à disposition (Teams, téléphone, mail…) sur ses horaires de travail.

Pendant ces plages horaires, le télétravailleur est tenu de répondre au téléphone, de participer à toutes les réunions téléphoniques organisées par sa hiérarchie et de consulter à un rythme régulier sa messagerie.

L’employeur se doit de respecter les horaires habituels du télétravailleur et ne peut en aucun cas sanctionner un salarié qui ne répondrait pas aux sollicitations professionnelles pendant ses temps de repos.

9. EQUIPEMENTS LIES AU TELETRAVAIL ET INDEMNISATION

   12. Equipement

A l’occasion de la mise en place de l’activité en télétravail, l’entreprise s’engage à doter le télétravailleur de tout l’équipement nomade technique nécessaire à la bonne réalisation de son activité professionnelle.

Cet équipement est composé :

• D’un ordinateur portable et de la connectique appropriée

• D’un casque micro compatible

• Des connexions et autorisations nécessaires pour l’accès au réseau (VPN).

L’entreprise interviendra également financièrement dans l’équipement d’un écran supplémentaire en remboursant à hauteur de 50 % l’achat d’écran en vue d’une utilisation au domicile. Cette participation, plafonnée à 100 €/personne, sera remboursée, sur présentation d’une facture au nom du salarié, via une note de frais.

Cette prise en charge est ouverte pour toutes les activités pour lesquels le télétravail est possible, validées par le manager et post période d’essai.

Le matériel ainsi acquis, restera la propriété de chaque personne qui devra en assurer, à titre personnel, l’entretien. Par ailleurs, il n’y aura pas de participation financière complémentaire en cas de casse ou de dysfonctionnement du matériel.

13. Panne ou indisponibilité technique

En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le télétravailleur doit en aviser immédiatement son manager ainsi que le service informatique.

Si le problème ne peut être résolu rapidement, le salarié s’engage à cesser temporairement le télétravail et à se rendre au plus vite dans les locaux de l’entreprise et ceci afin de poursuivre son activité.

14. Protection des données et confidentialité des informations

Au même titre que l’activité en présentiel le traitement des données et le maintien de leur intégrité sont réalisés dans un cadre sécurisé, notamment par l’utilisation d’un mot de passe et une sauvegarde des documents.

Le télétravailleur s’engage à respecter les règles de confidentialité auxquelles il est soumis dans le cadre de son activité professionnelle, y compris pour les travaux réalisés à domicile.

15. Indemnisation

Dès lors que le télétravail est à l’initiative exclusive du salarié, il est expressément convenu entre les parties que cette modalité d’organisation du travail ne doit entrainer aucun coût supplémentaire pour la société.

Le télétravail étant à l’initiative du salarié et celui-ci bénéficiant par ailleurs d’un local professionnel mis à sa disposition par l’entreprise, le télétravailleur ne pourra prétendre à aucune indemnisation à quelque titre que ce soit (aucune prise en charge de frais et/ou indemnité de sujétion liées à l’occupation partielle de son domicile à des fins professionnelles).

10. ANNEXES

Afin de faciliter la mise en place du dispositif de Télétravail, des documents sont annexés au présent accord, à savoir :

• Annexe 1 – Demande de télétravail à l’initiative du collaborateur

• Annexe 2 – Attestation d’émargement concernant le matériel informatique remis au collaborateur

• Annexe 3 – Attestation sur l’honneur de conformité du lieu où s’exerce le télétravail

11. DUREE ET ENTREE EN VIGUEUR ET MODALITES DE SUIVI

Le Présent accord, conclu pour une durée indéterminée prendra effet à compter de la date de sa signature.

Pour assurer le suivi de l’accord, une commission de suivi composée des membres suivants est constituée :

• Un représentant de l’organisation syndicale signataire

• Le chef d’entreprise ou son représentant, exerçant la présidence de cette commission

Cette commission sera chargée d’examiner les éventuelles questions relatives à l’interprétation ou l’application de l’accord.

Le premier rendez-vous de la commission se tiendra au terme d’une période de 12 mois de fonctionnement de l’accord. Pour faciliter le bon déroulement de la commission, le représentant de l’organisation syndicale communiquera au chef d’entreprise les questions ou sujets à aborder au moins 8 jours calendaires avant la date prévue de réunion.

 

11.1 Révision

 

Conformément aux articles L 2261-7 et 2261-8 du code du travail, les parties signataires du présent accord ont la faculté de le modifier.

 

La demande de révision qui peut intervenir à tout moment à l’initiative de l’une des parties signataires doit être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception aux autres signataires. Toute demande de révision devra obligatoirement être accompagnée d’une proposition de rédaction nouvelle.

La Direction et les Organisations syndicales se réuniront alors dans un délai de deux mois à compter de la réception de cette demande afin d’envisager l’éventuelle conclusion d’un avenant de révision.

 

L’éventuel avenant de révision se substituera de plein droit aux dispositions de présent accord qu’il modifiera.

 

11.2 Dénonciation

 

Si l’une ou l’autre des parties décide de dénoncer le présent accord, un délai de préavis de trois mois devra être respecté. La dénonciation devra être effectuée dans les formes conformément aux dispositions légales et réglementaires.

Dans ce cas, le présent accord continuera à s’appliquer jusqu’à ce qu’un nouvel accord lui soit substitué et au plus tard pendant un an à compter de l’expiration d’un délai de préavis de 3 mois.

12. FORMALITES DE PUBLICITE ET DE DEPOT

Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties.

Conformément à l’article L.2231-5-1 du code du travail, le présent accord sera intégré à la base de données Nationale dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.

Cette base de données est accessible sur www.legifrance.gouv.fr depuis le 17 septembre 2017.

Conformément aux articles L.2231-6, D.2231-2 et D.2231-4 du code du travail :

• Le présent accord sera déposé auprès de l'administration, sous forme dématérialisée ;

Le dépôt s’effectue exclusivement sur la plate-forme « TéléAccords » (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr).

• Un exemplaire sera également déposé au greffe du conseil de prud’hommes du lieu de conclusion de l’accord.

Fait à Paris, en 4 exemplaires originaux, le 3 février 2022.

Pour Hapag-Lloyd France,

Xxxxx xxxxx - Président

Pour la CFDT,

Xxxxx xxxxx - Délégué Syndical

ANNEXE N°1

DEMANDE DE TELETRAVAIL

Je soussigné(e) M, Mme………………………..….., souhaite que soit étudiée ma demande d’exercer mon activité en télétravail à hauteur de (*) :

1 jour/semaine

2 jours/semaine

En cas d’accord donné à la présente demande, l'exercice des fonctions en télétravail débutera par une période d'adaptation de 3 mois.

• Cette période devant permettre à l’entreprise de vérifier si le salarié dispose des aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance ou si l'absence du salarié dans les locaux de l'entreprise ne perturbe pas le fonctionnement de son service.

• Pour le salarié, cette période permet de vérifier si l'activité en télétravail lui convient.

En cas de refus, une réponse explicative écrite sera faite par l’employeur au salarié.

Je m’engage, en cas d’accord donné à ma demande, à respecter les modalités de télétravail telles qu’elles sont décrites dans l’accord d’Hapag-Lloyd France.

Fait à ……………… le ………….

Signature du salarié

(*) Rayer la mention inutile

ANNEXE 2

Attestation de remise de materiel informatique

Nom : ………………………

Prénom : ……………………

Atteste avoir reçu le matériel suivant :

-

-

-

-

-

Ce matériel demeure la propriété de la société Hapag-Lloyd.

Il est convenu que ce matériel ne pourra être utilisé à d’autres fins que des fins professionnelles, sans autorisation express et préalable de la Direction et du service informatique.

Le salarié s’engage maintenir le matériel en bon état de fonctionnement et à le restituer en intégralité au terme de la relation contractuelle avec Hapag-Lloyd.

Fait à ..............................., le ................................

Signature :

ANNEXE 3

Attestation sur l'honneur de conformité du domicile à l'exercice du télétravail

Nom : ………………………

Prénom : ……………………

Conformité de l'espace de travail

J'atteste sur l'honneur que je dispose à mon domicile sis …………………………………………………………………………………………………………………..d'un espace adapté me permettant d'exercer mes missions dans de bonnes conditions d'ergonomie [et que je suis en mesure d'exercer mon activité professionnelle dans toutes les conditions de sécurité pour moi-même et pour les informations et documents professionnels que je pourrais être amené à devoir utiliser].

Conformité électrique du poste de travail

J'atteste sur l'honneur que l'installation électrique de mon domicile sis [Adresse] est conforme aux normes en vigueur.

Connexion internet et ligne téléphonique

J'atteste sur l'honneur disposer à mon domicile d'une connexion internet et d'une ligne téléphonique avec un niveau de qualité et de sécurité satisfaisants, adaptées à mes besoins professionnels (réception et envoi de mails, recherches sur internet, utilisation des applications, réception et émission d'appels téléphoniques

Fait à ..............................., le ................................

Signature :