Accord relatif à l’organisation du temps de travail des cadres de direction, sous convention de forfait annuel en jours

Préambule

L’association Arbres de Vie a signé, avec les membres élus du comité d’entreprise, deux accords relatifs à la durée et à l’aménagement du temps de travail en date du 17 novembre 2014 et du 24 août 2017.

Les parties signataires ont souhaité faire évoluer les dispositions de ces accords relatives à l’organisation du temps de travail des cadres de direction, sous convention de forfait annuel en jours.

Le présent accord vient annuler et remplacer les articles 6.4 des deux accords précités, traitant de l’organisation du temps de travail des cadres de direction sous convention de forfait annuel en jours.

Organisation du temps de travail des directeurs dans le cadre d’un forfait annuel en jours

Article 1. Champ d’application

Une analyse a été réalisée sur les différents emplois existants au sein de l’association, les conditions dans lesquels les salariés exercent leurs fonctions, leur degré d’autonomie et leur capacité ou non à prédéterminer l’organisation de leur temps de travail.

Il en ressort que sont considérés comme autonomes dans la réalisation de la mission qui leur est dévolue les salariés dont la durée du travail ne peut être prédéterminée du fait des responsabilités exercées dans le cadre de leurs fonctions, de leur expérience professionnelle reconnue et du degré d’autonomie dont ils disposent dans l’organisation de leur emploi du temps.

Il peut s’agir :

• Du secrétaire général ;

• Du directeur adjoint ;

• Du responsable d’EHPAD

Les salariés ainsi concernés doivent bénéficier de dispositions adaptées en matière de durée du travail. Du fait de leur autonomie ils ne sont pas soumis à l’horaire collectif de travail. Ils restent toutefois tenus de respecter les dispositions légales relatives aux durées maximales du temps de travail. Leur rémunération mensuelle n’est pas affectée par la variation de leur temps de travail.

Article 2. La durée du forfait annuel en jours

La conclusion d’une convention individuelle de forfait annuel en jours fait impérativement l’objet d’un écrit signé par les parties, contrat de travail ou avenant annexé à celui-ci. Le contrat ou l’avenant ainsi proposé au salarié explicite précisément les raisons pour lesquelles le salarié concerné est autonome, ainsi que la nature de ses fonctions.

Le refus opposé par un salarié d’adopter un régime de forfait annuel en jours ne peut être considéré comme fautif et ne pourra pas entraîner la rupture de son contrat de travail.

Le salarié soumis à une convention de forfait annuel en jours s’engage à travailler 213 jours par an, journée de solidarité incluse.

La période de référence de la convention est modifiée pour être basée sur l’année civile soit du 1^er janvier au 31 décembre.

Les 213 jours travaillés sont obtenus, à titre d’exemple pour l’année 2019 (1^er janvier 2019 au 31 décembre 2019), à partir du calcul suivant :

365 jours dans l’année MOINS :

• 104 jours de repos hebdomadaires,

• 25 jours ouvrés de congés payés, outre les jours de congés pour sujétions particulières,

• 10 jours fériés tombant sur des jours habituellement travaillés,

• 13 jours de repos (nombre variable selon les années, et notamment en fonction des jours fériés tombant un jour non habituellement travaillé).

Il s’agit d’un postulat qui sera revu chaque année en fonction du calendrier afin de tenir compte :

- du nombre de jours dans l’année ;

- du nombre de jours de repos hebdomadaires ;

- du nombre de jours fériés ;

- du nombre de jours de repos.

Article 3. Les modalités et caractéristiques des conventions de forfait annuel en jours

La convention individuelle doit faire référence à l’accord d’entreprise applicable et énumérer :

• La nature des missions justifiant le recours à cette modalité d’organisation du temps de travail ;

• Le nombre de jours travaillés dans l’année ;

• La rémunération correspondante ;

• Le nombre d’entretien individuel spécifique ;

• La garantie que le nombre de jours du contrat est bien respecté.

Article 4. Rémunération

La rémunération des salariés concernés sera lissée sur l’année et versée chaque mois indépendamment du nombre d’heures effectuées dans la journée et du nombre de jours de travail réellement effectués.

Article 5. Modalités de décompte du temps de travail

La comptabilisation du temps de travail se fait en jours sur une période de référence annuelle, avec un maximum fixé à 213 jours de travail par an, journée de solidarité incluse, pour un salarié présent sur une année complète et ayant acquis la totalité des droits à congés payés.

Pour le décompte des jours travaillés au titre du forfait annuel en jours sont notamment pris en compte et considérés comme des jours effectués :

• Les absences au titre de la maladie ;

• Les absences au titre du congé maternité ou du congé paternité ;

• Les absences au titre d’un congé de présence parentale ;

• Les absences au titre d’un accident du travail ou d’une maladie professionnelle ;

• Les absences rémunérées au titre des événements familiaux.

Pour la période transitoire et en cas d’une année incomplète (entrée ou sortie en cours de période) le nombre de jours travaillés est calculé en fonction de la durée restant à courir :

- jusqu’à la fin de la période en cas d’embauche du salarié en cours d’année ;

- jusqu’à la date de fin de contrat, en cas de départ du salarié en cours d’année.

Le contrat de travail ou l’avenant à contrat fera expressément référence au forfait du nombre de jours restant à travailler jusqu’au 31 décembre N+1.

En cas d’embauche après 13 heures, en cas de fin de cessation d’activité avant 14 heures, il y aura lieu de considérer une demi-journée de travail.

Dans les autres cas, il sera décompté une journée de travail.

Article 6. Modalités de prise des demi-journées ou des journées de repos

Afin de ne pas dépasser le plafond convenu (dans la limite de 213 jours de travail sur l’année pour un droit à congés payés complet), les salariés bénéficient de jours de repos dont le nombre peut varier d’une année sur l’autre en fonction notamment des jours chômés. Il sera tenu compte des dispositions légales, réglementaires et conventionnelles se rapportant à tout autre type d’absence.

Les jours de repos sont attribués par année de référence et pourront être pris par journée ou demi-journée.

Chaque cadre détermine son calendrier de travail et de repos en fonction des nécessités inhérentes à sa mission et au bon fonctionnement de l’établissement. Il doit informer le Président de l’association ou son représentant de la date de ses congés et jours de repos au plus tard 8 jours à l’avance.

Article 7. Contrôle du décompte des jours travaillés/non travaillés

Le décompte des journées de travail et des journées de repos se fera mensuellement.

Chaque salarié indiquera chaque fin de mois sur un support-type auto-déclaratif ses jours de travail ainsi que la répartition de son temps de travail pour le mois suivant.

Ce support auto-déclaratif fera également mention des temps de repos effectifs dont bénéficie le salarié.

Le décompte mensuel ainsi établi sera systématiquement transmis au Président de l’association, garant de la charge de travail des salariés autonomes.

Ce support auto-déclaratif figure en annexe des contrats de travail et du présent accord (annexe 1).

Article 8. Modalités de contrôle et de suivi

Les salariés concernés par la conclusion d’une convention de forfait annuel en jours déterminent leur propre durée du travail, qu’ils font varier en fonction de leur charge de travail, étant précisé que le temps de travail journalier est limité par référence aux dispositions légales relatives au temps de repos quotidien et au repos hebdomadaire.

Le salarié autonome bénéficie des dispositions relatives au repos quotidien (soit 11 heures consécutives entre deux jours de travail) et au repos hebdomadaire (soit 35 heures consécutives = 24 heures + 11 heures).

Il est rappelé que ces limites n'ont pas pour objet de définir une journée habituelle de travail de 13 heures par jour mais une amplitude exceptionnelle maximale de la journée de travail.

Il est précisé que, dans ce contexte, les salariés en forfait annuel en jours gèrent librement le temps à consacrer à l'accomplissement de leur mission.

L'amplitude des journées travaillées et la charge de travail de ces salariés devront rester raisonnables et assurer une bonne répartition, dans le temps, du travail des intéressés.

Si un salarié en forfait annuel en jours constate qu'il ne sera pas en mesure de respecter ces durées minimales de repos, il peut, compte tenu de l'autonomie dont il dispose dans la gestion de son temps, avertir sans délai son employeur afin qu'une solution alternative lui permettant de respecter les dispositions légales, réglementaires et conventionnelles soit trouvée.

Afin de garantir le droit à la santé, à la sécurité, au repos et à l'articulation vie professionnelle et vie privée, l’Association assure le suivi régulier de l'organisation du travail de l'intéressé, de sa charge de travail et de l'amplitude de ses journées de travail.

Cette amplitude et cette charge de travail devront permettre au salarié de concilier vie professionnelle avec vie privée.

Le salarié tiendra informé le Président ou son représentant des événements ou éléments qui accroissent de façon inhabituelle ou anormale sa charge de travail.

En cas de difficulté inhabituelle portant sur ces aspects d'organisation et de charge de travail ou en cas de difficulté liée à l'isolement professionnel du-de la salarié, le salarié a la possibilité d'émettre, par écrit, une alerte auprès du Président ou son représentant qui recevra le salarié dans les 8 jours et formule par écrit les mesures qui sont, le cas échéant, mises en place pour permettre un traitement effectif de la situation. Ces mesures feront l'objet d'un compte-rendu écrit et d'un suivi.

Par ailleurs, si le Président ou son représentant est amené à constater que l'organisation du travail adoptée par le salarié et/ou que la charge de travail aboutissent à des situations anormales, le Président ou son représentant pourra également organiser un rendez-vous avec le salarié.

Le Président ou son représentant transmet une fois par an, aux représentants du personnel, dans le cadre des dispositions légales et réglementaires, le nombre d'alertes émises par les salariés ainsi que les mesures prisent pour pallier ces difficultés.

Il en va de même en cas de situation exceptionnelle intervenant avant l'échéance annuelle.

Article 9. Astreintes

En cas de nécessité dans la continuité des services de soins et de sécurité, les salariés visés par le présent avenant, peuvent être soumis à un service d'astreinte à domicile.

La fréquence de ces astreintes sera conforme aux dispositions de la convention collective de l’hospitalisation à but non lucratif.

En cas d’intervention chaque salarié doit vérifier qu’il a pu bénéficier de ses 11 heures de repos quotidien et 35 heures de repos hebdomadaires avant ou après l’intervention. Si besoin le salarié doit décaler sa prise de poste pour que ce temps de repos soit respecté.

Article 10. Entretiens individuels

Un entretien annuel individuel sera organisé entre le Président ou son représentant et chacun des cadres concernés. Au cours de cet entretien, un bilan devra être dressé sur :

• les modalités d'organisation du travail du salarié,

• sa charge individuelle de travail,

• l'amplitude de ses journées de travail,

• l'état des jours non travaillés pris et non pris à la date des entretiens

• l'équilibre entre vie privée et vie professionnelle

• la rémunération.

Par ailleurs, le salarié et le Président ou son représentant devront arrêter ensemble les mesures de prévention et de règlement des difficultés identifiées qui devront être consignées dans le compte-rendu de cet entretien.

Un point sera fait régulièrement entre les salariés concernés et l’employeur à l’occasion de réunion de l’équipe cadres.

En cas de difficulté inhabituelle portant sur la charge de travail ou l'isolement professionnel, les cadres concernés pourront alerter l’employeur. Un entretien sera alors réalisé sous 8 jours. Un compte rendu et le suivi des mesures mises en place pour traiter la situation sera rédigé à la suite de l’entretien.

Article 11. Suivi médical

Dans une logique de protection de la santé et de la sécurité des salariés, il est instauré, à la demande du salarié, une visite médicale distincte pour les salariés soumis au présent accord afin de prévenir les risques éventuels sur la santé physique et morale. L’activité des salariés concernés devra faire l’objet d’un suivi particulier permettant d’évaluer la charge de travail ainsi que l’organisation du travail.

Article 12. Les modalités d’exercice du droit à la déconnexion

Les outils de communication professionnels (messagerie, téléphone, réseaux sociaux etc.) doivent demeurer des outils de travail, et non des facteurs d’encombrement. Leur utilisation doit être raisonnable, en terme de gestion des priorités et du délai consacré à cet outil.

Cette utilisation raisonnée suppose une démarche de réflexion de la part des salariés, face à la surcharge informationnelle dont ils sont destinataires, mais aussi quelques fois émetteurs.

Il est donc recommandé aux salariés de :

• Prioriser les informations reçues. Pendant son temps de travail, le salarié devra s’interroger sur l’urgence ou non du courriel ou message reçu. Les messages considérés comme n’étant pas urgents seront traités ultérieurement dans la journée, voire le jour suivant, durant les cadences d’activité de moindre intensité.

• Favoriser autant que faire se peut le contact physique aux autres outils de communication. Le salarié devra s’interroger sur la pertinence de l’utilisation ou non de ces outils de communication. A titre d’exemple, il est recommandé de communiquer de vive voix entre collègues plutôt que de recourir à l’envoi de courriels en interne.

• Modérer l’utilisation des fonctions « CC » ou « Cci » de la messagerie électronique professionnelle.

• Identifier un objet précis dans les courriels, afin que le destinataire puisse lui aussi identifier le contenu urgent ou non de l’information.

• S’interroger sur le moment opportun pour contacter un collaborateur, client, fournisseur sur son téléphone professionnel.

• Privilégier les envois différés de courriels s’ils sont rédigés en dehors des horaires habituels (ou tout du moins supposés) de travail.

Le salarié doit bénéficier de périodes de repos sans aucun contact avec son activité professionnelle.

Il en résulte que l’Association prévoit :

• Un temps de déconnexion de référence est défini entre 20h et 7h30, du lundi au vendredi, ainsi que le samedi et le dimanche toute la journée, en dehors des périodes d’astreinte.

• Que le salarié en forfait annuel jours a le droit de ne pas répondre aux messages et appels reçus en dehors de ces horaires et s’abstient de solliciter ses équipes ou ses collègues en dehors de ces mêmes heures, sauf en cas d’urgence exceptionnelle et de période d’astreinte.

• Que le salarié en forfait annuel jours n’a pas l’obligation de consulter ses courriels électroniques professionnels en dehors des horaires de connexion.

• Que le salarié en forfait annuel jours n’a pas l’obligation de se connecter au serveur de l’établissement en dehors de ses périodes de travail.

En cas d’alerte, la direction recevra le salarié concerné afin d’échanger sur cette situation et le sensibiliser à un usage raisonnable.

Article 13. Période transitoire

Les parties conviennent que ce nouveau système sera mis en place à compter du 1^er janvier 2019. Cela implique que la période transitoire du 1^er juin au 31 décembre 2018 soit traitée.

Sur la base d’un forfait de 203 jours annuel travaillés, le nombre de jours à exécuter sur la période du 1^er juin au 31 décembre 2018 devrait être de 120 jours.

Au moment de la signature de l’accord un décompte du nombre de jours effectués depuis le 1^er juin 2018 sera adressé à chaque salarié afin qu’il puisse veiller au respect du nombre de jours à effectuer avant le 31 décembre 2018.

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Le présent avenant, a été signé par des élus titulaires représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles.

Il est conclu pour une durée indéterminée. Il sera soumis à agrément conformément à l’article L.314-6 du code de l’action sociale et des familles.

Sous réserve de l’obtention de l’agrément, cet avenant entrera en vigueur le 1^er janvier 2019.

Conformément à l’article L.2231-5 du code du travail, l’accord conclu sera notifié aux organisations syndicales représentatives dans la branche professionnelle.

Conformément aux articles D.2231-4 et suivants du code du travail, le texte du présent accord sera déposé sur la plateforme de télé procédure du ministère du travail, dénommée « TéléAccords » accessible sur le site internet www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr

Un exemplaire sera adressé au greffe du Conseil des Prud’hommes de Grenoble.

Mention de cet accord figurera sur le tableau d’affichage de la direction et une copie sera remise aux représentants du personnel.

Fait à Grenoble, le 04/09/2018

Pour l’Association Arbres de Vie Le Président

Pour la délégation unique du personnel Nom et prénom des élus titulaires signataires de l’avenant

Annexe :

Annexe 1 : Décompte auto déclaratif du temps de travail des salariés en forfait jour