Accord d'entreprise "ACCORD COLLECTIF MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL ET DROIT A LA DECONNEXION" chez EFFIA (Siège)

L’ACCORD COLLECTIF SUR LA MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL ET DU DROIT A LA DECONNEXION

AU SEIN D’EFFIA SAS

Entre les soussignés,

• La Société EFFIA SAS représentée par XXXXX, en sa qualité de Directrice des Ressources Humaines

d’une part,

Et

• Le syndicat CGT représenté par XXXXX, en sa qualité de Délégué syndical;

d’autre part.

Il est convenu ce qui suit :

PREAMBULE

Le télétravail est entré en vigueur depuis le 1^er septembre 2019 au sein de l’entreprise avec des ajustements menées par le biais d’un avenant qui a pris fin le 30 avril dernier. Celui-ci a été couronné de succès en ce qu’un grand nombre de collaborateurs éligibles ont effectué une demande formelle de mise en place d’un avenant à leur contrat pour reconnaître le télétravail régulier.

Par ailleurs, l depuis le mois de mars 2020 la crise sanitaire a entraîné une mise en place du télétravail « à marche forcée » ce qui a été l’occasion de réadapter les modalités initialement prévues en fonction des retours reçus par les collaborateurs concernés.

Les parties constatent que les salariés de l’entreprise ont pu très rapidement être équipés de moyens de travail à distance (ordinateurs et téléphones portables, logiciels de vidéoconférence) et que le réseau interne de l’entreprise s’est comporté de façon très satisfaisante. Depuis le 8 février 2021, l’ensemble des fonctions support a été rassemblé sur un seul site.

L’objectif de cet accord est de pérenniser les modalités prévues à l’avenant, pour les salariés éligibles, l’exercice de leur activité professionnelle depuis leur domicile au vu du retour d’expérience de l’année 2020et de ce début d’année 2021 et de la manière dont la crise sanitaire a bouleversé les perceptions en matière d’équilibre entre les activités en présentiel et les activités en distanciel.

Le présent accord vise à garantir que le télétravail demeure une solution efficace et pérenne d’organisation reposant sur l’autonomie du salarié et sur la confiance mutuelle du manager et du salarié, le tout à la fois en période « normale » et en période exceptionnelle.

En cas de modifications substantielles du cadre législatif et règlementaire, les signataires conviennent de réexaminer les dispositions ci-dessous qui seraient concernées.

Bien conscientes que le développement du télétravail s’accompagne nécessairement par la préservation des équilibres entre vie personnelle et vie professionnelles, les parties souhaitent également adjoindre au présent avenant des dispositions relatives au droit à la déconnexion.

TITRE 1 : LE TELETRAVAIL

ARTICLE 1- CADRE DU TELETRAVAIL ET PRINCIPES GENERAUX

En application de l’article L.1222-9 du Code du travail, le télétravail à domicile est défini comme « […] toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication […] ».

Le domicile peut être :

- le lieu de résidence principale en France du salarié dont l’adresse doit être déclarée à la Direction des Ressources Humaines lors de son entrée en télétravail.

- un tiers lieu, dont l’adresse postale aura été préalablement communiquée (résidence secondaire…) dès lors que le responsable hiérarchique en a été préalablement informé et a donné son accord au salarié concerné. Cette information doit être tracée par écrit (échange de mails, courrier, autre).

Le domicile ou le tiers lieu devront répondre aux mêmes caractéristiques techniques et devront permettre l’exécution du télétravail dans les mêmes conditions (voir ci-après article 3.4).

Les parties rappellent à ce titre que le télétravail à domicile ne peut pas représenter en tant que telle une réponse aux problématiques d’organisation personnelle (ex : garde d’enfant etc…) ou de mobilité géographique.

Ainsi le principe demeure le suivant : la localisation du domicile du salarié doit lui permettre de venir travailler sur son lieu de travail tout ou partie de la semaine. Dans les faits, le salarié est présent effectivement sur son lieu de travail tout ou partie de la semaine.

Le télétravail s’entend enfin comme l’exercice de l’activité professionnelle de manière individuelle au domicile du salarié ou sur un tiers-lieu préalablement défini.

ARTICLE 2 - CONDITIONS

Article 2.1 : Principes applicables

Les parties rappellent que le télétravail s’inscrit nécessairement dans une démarche fondée sur le double-volontariat et la double réversibilité tant à l’initiative du salarié que de l’entreprise.

L’organisation du télétravail repose par ailleurs sur une relation de confiance mutuelle qui nécessite une bonne connaissance du fonctionnement de l’entreprise et des interlocuteurs ainsi qu’une relation bien établie entre le salarié et son responsable hiérarchique, mais aussi sur la faculté qui doit être donnée à l’employeur de pouvoir apprécier les résultats par rapport aux objectifs fixés.

Article 2.2 : Conditions d’éligibilité

Est éligible au télétravail (régulier et exceptionnel) le collaborateur répondant aux conditions suivantes :

• Être en contrat à durée indéterminée à temps plein ou à temps partiel supérieur ou égal à 4/5 d’un temps plein et avoir une ancienneté de 3 mois minimum continus tant au sein de l’entreprise que sur le poste éligible au télétravail ;

• Avoir un environnement à domicile compatible à l’exercice du télétravail ;

• Avoir la capacité de travailler à distance de façon autonome ;

• Pouvoir accéder à distance aux applications (logiciels) et outils de travail ;

• Exercer une fonction dont la nature des tâches est compatible avec le travail à domicile notamment :

  • Qui n’exige pas une présence physique permanente (et quotidienne) sur le lieu de travail et au sein de l’équipe de travail ;

  • Dont l’absence ne doit pas avoir un impact sur l’organisation du service auquel le collaborateur appartient et notamment de l’impact pour les clients internes et externes ;

  • Qui n’implique pas l’accès et le traitement de certaines données à caractère confidentiel au poste de travail (données à caractère personnelles, données stratégiques et/ou sensibles sur l’entreprise…)

Les parties souhaitent souligner qu’une attention particulière doit être portée aux salariées ayant déclaré leur grossesse et ce jusqu’à leur congé maternité ainsi qu’aux salariés reconnus travailleurs handicapés. Dans ces deux cas, l’organisation du télétravail sera adaptée pour tenir compte des situations individuelles spécifiques.

Concernant les nouvelles recrues au sein de l’entreprise, un parcours d’intégration dédié sera mis en place afin de permettre au manager de statuer rapidement sur la pertinence, ou non, d’organiser le télétravail.

Enfin, pour favoriser la présence dans la communauté de travail nécessaire à l’appréhension et l’apprentissage du monde du travail, sont exclus de la possibilité d’opter pour le télétravail les salariés en contrat d’alternance ainsi que les stagiaires.

La préservation du lien social et du bon fonctionnement des équipes constituant des facteurs primordiaux de la qualité de vie au travail, les parties ont décidé de n’ouvrir le télétravail régulier qu’aux salariés exerçant leur activité à temps plein ainsi qu’aux salariés à temps partiel dont le temps de travail est supérieur ou égal à 80% d’un temps plein.

Pour le télétravail exceptionnel, celui-ci est ouvert aux salariés à temps partiel, aux alternants (pour les jours de présence en entreprise) et aux salariés en CDD. Les autres conditions d’éligibilité prévues ci-dessus devront être remplies par le collaborateur à temps partiel demandant le télétravail pour circonstances exceptionnelles.

ARTICLE 3 – ORGANISATION DU TELETRAVAIL

Article 3.1 : Rythme de télétravail

Les parties conviennent que l’entreprise reste le lieu de travail de référence pour les télétravailleurs.

Deux rythmes de télétravail sont proposés au sein d’EFFIA SAS :

3.1.1 Le télétravail régulier hebdomadaire

L’’activité exercée en télétravail à domicile sera de :

• 2 jours par semaine,

Les journées de télétravail régulier pourront être fixes ou mobiles sur la semaine, selon l’activité du salarié concerné, avec validation du responsable hiérarchique dans le formulaire de demande. Dans le dernier cas, les jours de télétravail mobiles devront apparaître sur le planning prévisionnel du mois suivant adressé au responsable hiérarchique pour validation.

Afin de lisser le planning de présence des équipes sur site tout au long de la semaine, les parties conviennent que le lundi et le vendredi ne pourront en aucun cas être simultanément posés sur une même semaine, ni sur deux semaines consécutives.

En vue de garantir le maintien du lien social des collaborateurs au sein de l’entreprise (voir ci-après article 3.2), les journées en télétravail ne pourront par ailleurs pas être posée au cours d’une semaine où au minimum trois jours de congés (tous types de congés) ou jours de repos (RTT) ont été pris.

A titre exceptionnel, et en raison de nécessités de service, certaines journées fixes initialement prévues en télétravail pourront être effectuées sur site :

• soit à la demande du salarié avec l’accord du management

• soit à la demande du management.

Dans cette situation ces journées de télétravail seront reportées à une date choisie conjointement entre le salarié et le responsable hiérarchique sur la semaine suivante. Au-delà, la journée ne sera pas récupérable.

En cas de modification des journées mobiles prévues au planning, un délai de prévenance de 24 heures devra être respecté par le collaborateur afin d’informer son responsable du jour retenu tenant compte des impératifs professionnels (réunions, déplacements etc.).

Si pour des raisons personnelles, le salarié ne peut exercer son activité à son domicile - ou un lieu tiers - un ou des jours initialement prévus en télétravail, il l’exercera alors au sein de l’entreprise, sur le site dans lequel il exerce habituellement son activité sans pouvoir reporter ni cumuler ces jours de télétravail sur une autre période, ni faire l’objet d’une quelconque indemnisation ou contrepartie financière.

3.1.2. Le télétravail exceptionnel en cas de circonstances collectives particulières, telles qu’une pandémie ou des événements climatiques ou ponctuels affectant significativement la circulation des moyens de transport collectif ou dans le cadre d’un épisode de pollution mentionné à l’article L. 223-1 du Code de l’environnement.

En cas de situation exceptionnelle, la fréquence et le nombre de jours télétravaillés, prévus à l’article 3.1.1 de l’accord télétravail ainsi que les conditions d’éligibilité prévus à l’article 2.2, peuvent alors être modifiés unilatéralement par l’employeur en prenant soin d’en informer les Instances Représentatives du Personnel.

Pendant cette période, les responsables de service seront amenés à effectuer de manière hebdomadaire un suivi de la charge de travail et des temps passés en activité par les salariés dont ils ont la responsabilité managériale.

Article 3.2 : Maintien du lien avec l’entreprise

Le responsable hiérarchique veille à assurer le maintien du lien entre l’entreprise et le salarié en situation de télétravail et est attentif, dans la mesure du possible, à ce que l’organisation des réunions internes ou externes permette la présence du salarié. Le télétravail ne devra pas être un frein non plus à la participation à la vie du service et notamment aux réunions et aux moments de convivialité de l’entreprise.

En effet, il est rappelé que le salarié est tenu d'assister aux réunions internes ou externes et aux formations pour lesquelles l'inscription a été convenue par son responsable hiérarchique si ces dernières se déroulent sur des journées de télétravail. Ces dernières feront l’objet d’un report en accord avec le responsable hiérarchique selon les modalités prévues ci-dessus (3.1.1).

L’ensemble de la politique Ressources Humaines lui reste applicable (entretiens professionnels, etc.). Lors de l’entretien annuel avec le salarié devront être évoquées les conditions d’activité de celui-ci ainsi que sa charge en télétravail.

De plus, les salariés télétravailleurs bénéficient d’entretiens périodiques avec leurs managers dans les mêmes conditions et suivant le même rythme que les autres salariés du service, avec notamment un point régulier sur la bonne exécution de leurs tâches.

Le manager devra veiller à informer son équipe lorsqu’il est en télétravail.

Article 3.3 : Modalités d’organisation de l’activité du télétravailleur

Article 3.3.1. Organisation de l’activité du télétravailleur

L’activité exigée du télétravailleur doit être équivalente à celle des salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Article 3.3.2. Contrôle et gestion du temps de travail

Le salarié en situation de télétravail gère l’organisation de son temps de travail à domicile dans le cadre des dispositions légales et conventionnelles en vigueur dans l’entreprise. A cet égard, pendant les plages horaires habituellement applicables dans son service ou l’entreprise, le télétravailleur est tenu de répondre au téléphone, de participer à toutes les réunions téléphoniques ou les visioconférences organisées par sa hiérarchie et de consulter sa messagerie.

A cette fin, les lignes téléphoniques fixes ont été basculées sur les PC, via le logiciel Jabber®.

Pour ce faire, comme pour le travail réalisé dans l’entreprise, le responsable hiérarchique s’assure que la charge de travail et les délais d’exécution permettent au télétravailleur de respecter notamment les durées maximales de travail et les durées minimales de repos.

Enfin, il est rappelé que les collaborateurs ne doivent pas télétravailler pendant des périodes de suspension de leur contrat de travail.

Article 3.3.3 Contrôle et gestion de la charge de travail

La charge de travail à domicile doit correspondre au volume de travail effectué lorsque le salarié travaille dans les locaux de l’entreprise.

En cas de difficulté pour réaliser ou achever les travaux qui lui ont été confiés, le télétravailleur est tenu d’informer au plus vite sa hiérarchie afin de trouver des solutions appropriées.

Article 3.4 : Environnement de travail

L’employeur demande au salarié, préalablement à son passage en télétravail, de s’assurer de la compatibilité de son installation avec un fonctionnement en télétravail.

Il s’assure par ailleurs de la conformité de l’installation électrique de son lieu en télétravail à la réglementation en vigueur et en certifie la conformité à l’entreprise par la signature d’une attestation sur l’honneur permettant le télétravail par l’utilisation des technologies de l'information et de la communication (ordinateur, etc.). Cette conformité des installations est une condition préalable pour bénéficier du télétravail.

Le télétravailleur s’engage à prévoir un espace de travail dédié dans son domicile, qui soit conforme aux règles de sécurité et qui permette un aménagement en poste de télétravail.

L’environnement personnel doit être propice au travail et à la concentration.

Dans le cadre du rassemblement des sièges sur un seul et même site (Hector Malot) qui a eu lieu le 8 février 2021 , du matériel de bureau en surnombre a été proposé en priorité aux salariés qui le souhaitaient. Il s’agissait :

• de tables de bureau

• de chaises de bureau

• de caissons

selon les règle URSSAF en vigueur (valeur résiduelle du mobilier).

Article 3.5 : Equipement de travail

L’entreprise s’engage à fournir et entretenir les équipements nécessaires à l’activité en télétravail :

- un ordinateur portable dans la mesure où le salarié n’en serait pas déjà équipé dans les locaux de l’entreprise ;

- un accès à distance sécurisé au réseau de l’entreprise (Pulse) ;

- un téléphone portable professionnel pour les besoins de l’activité en télétravail pourra être commandé avec l’accord du collaborateur et de son manager,

- les lignes téléphoniques fixes actuelles, ont été basculées sur le logiciel Jabber®depuis le mois de janvier 2021

Le matériel mis à la disposition du télétravailleur à usage strictement professionnel par l’entreprise reste la propriété de celle-ci et devra lui être restitué en fin de situation de télétravail.

Le télétravailleur prend soin des équipements qui lui sont confiés. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le télétravailleur doit en aviser immédiatement son responsable ainsi que le service informatique.

3.6 - Remboursement des frais de télétravail

L’entreprise alloue une somme forfaitaire par journée complète aux télétravailleurs pour la prise en charge partielle de leur abonnement internet et d’électricité. Cette allocation est versée selon le barème suivant, sachant qu’elle est, à la date de signature su présent accord, exonérée de cotisations et de contributions sociales (information Réseau URSSAF en date du1^er avril 2021) : 2,50 euros par jour, dans la limite de 55 euros par mois.

L’indemnité est versée au mois le mois sur la base du justificatif du nombre de jours télétravaillés au cours du mois précédent (logiciel à déployer ou tout autre support mis en place par l’entreprise ou le management).

3.7 – Formation et communication

Il est convenu entre les parties qu’une formation devra être mise en place pour accompagner le développement et l’accélération du télétravail au sein de l’entreprise. Celle-ci pourra prendre le format de support de e-learning et/ou de stages en présentiel et sera dispensée dans le courant de l’année 2021, puis dans l’année calendaire qui suit l’arrivée au sein de l’entreprise des collaborateurs concernés.

Un plan de communication sera par ailleurs mis en place par l’entreprise afin d’accompagner le déploiement du présent accord dès la fin de l’application dispositions spécifiques à la crise sanitaire.

Celle-ci fournira une fois par an aux représentants du personnel les indicateurs-clefs du recours au télétravail : nombre de télétravailleurs, âge, sexe, statut, ancienneté dans l’entreprise, modalités du télétravail.

ARTICLE 4 - MISE EN PLACE ET CESSATION DU TELETRAVAIL

Article 4.1 : Candidature et acceptation

Les parties au présent accord conviennent que le passage en télétravail est subordonné à l’accord du responsable hiérarchique à la fois sur le principe et sur les modalités d’organisation du télétravail (notamment sur le choix du rythme effectué en télétravail).

Le manager sera attentif à ce que l’équité soit respectée au sein de l’équipe et à ce que le nombre de télétravailleurs au sein de son équipe soit compatible avec le bon fonctionnement du service et de l’organisation.

Les étapes de la procédure de candidature sont les suivantes :

Pour le télétravail régulier, la procédure suivante s’applique :

- Le salarié qui souhaite bénéficier du télétravail doit en faire la demande écrite par mail auprès de son responsable hiérarchique ;

- Le responsable hiérarchique examine la demande du salarié et y répond sous un délai de deux semaines calendaires. Le défaut de réponse passé ce délai ne vaut ni acceptation ni refus. La mise en place du télétravail nécessitera obligatoirement une réponse écrite du manager.

La réponse se traduisant par un refus sera motivée.

S’agissant du télétravail exceptionnel, le collaborateur devra faire la demande par écrit et son responsable hiérarchique lui donner son accord par écrit. Cette communication peut être effectuée via la messagerie professionnelle. Aucun autre formalisme ne sera nécessaire pour cette demande ponctuelle.

En cas de mise en place de télétravail exceptionnel durable, l’entreprise se conformera aux directives des autorités nationales/régionales en la matière et pourra s’il y a lieu, comme mentionné à l’article 3.1.2, mettre en place unilatéralement le télétravail généralisé, en ayant pris le soin d’en informer les Instances Représentatives du Personnel.

Article 4.2 : Avenant au contrat de travail

La mise en œuvre du télétravail régulier fera l’objet d’un avenant au contrat de travail.

Cet avenant précise les modalités d’exécution du télétravail :

- Le lieu d’exercice du télétravail (domicile du salarié),

- L’organisation du télétravail régulier,

- La durée de la période d’adaptation et les conditions de réversibilité,

- Le matériel mis à disposition du salarié et les règles relatives à l’utilisation des équipements informatiques,

- Les obligations en matière de protection des données et de confidentialité.

Article 4.3 : Période d’adaptation et réversibilité permanente

Afin de s’assurer que le télétravail répond aux attentes et contraintes de chacun, le salarié ou le responsable hiérarchique pourront librement mettre fin à la situation de télétravail, tout au long de l’année, moyennant un délai de prévenance réciproque d’un mois calendaire.

Une période d’adaptation initiale de trois mois, éventuellement renouvelable une fois, à la demande de l'une ou l'autre des parties, à compter du jour d'entrée dans le télétravail permettra à chacun de s’assurer que ce mode d’organisation est compatible avec les intérêts de chacune des parties.

Pendant cette période, chacune des parties pourra mettre fin à l’organisation en télétravail moyennant un délai de prévenance de 7 jours calendaires, sauf accord réciproque des parties pour diminuer ce délai.

En cas de renouvellement d’un avenant sur le même poste, cette période d’adaptation ne s’appliquera pas.

Lorsqu’il est mis fin à la situation de télétravail, le salarié reprend son activité dans les mêmes conditions que celles applicables antérieurement.

Article 4.4 : Cessation de plein droit du télétravail

Le télétravail cesse de plein droit :

- En cas de non-respect des dispositions de l’avenant au contrat de travail.

Un réexamen des critères d’éligibilité avec le responsable hiérarchique sera en outre possible dans les deux cas suivants :

- En cas de changement de service ou de fonction,

- En cas de changement de domicile,

Le télétravail sera suspendu en cas d’indisponibilité temporaire du matériel rendant impossible l’exercice du télétravail, notamment en cas d’interruption de la connexion Internet du domicile.

ARTICLE 5 – DROITS ET DEVOIRS DU SALARIE EN TELETRAVAIL

Article 5.1 : Droits collectifs et individuels

Le salarié en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Le salarié en situation de télétravail bénéficie ainsi des mêmes droits individuels que les autres salariés de l’entreprise, notamment en matière de formation professionnelle, de déroulement de carrière, d’entretiens professionnels et de politique d’évaluation. Ainsi, le télétravailleur doit être placé dans une situation identique à celle des salariés exerçant une activité comparable au sein des locaux de l’entreprise, notamment en ce qui concerne la charge de travail, les délais d’exécution ainsi que l’évaluation des résultats du télétravailleur.

L’octroi de titres-restaurant est prévu pour les salariés du siège, y compris lorsqu’ils sont en situation de télétravail, ceci dans les mêmes conditions que les autres salariés de l’entreprise. Depuis le mois de mars 2021, une carte de titre restaurant a été mise en place.

Conformément à la réglementation en vigueur, les salariés qui ne seraient pas intéressés par ce dispositif peuvent refuser le bénéfice des titres-restaurant à l’occasion de leur mise en place.

Article 5.2 : Santé et sécurité

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs. A cet effet, le télétravailleur atteste de ce que son domicile (lieu de télétravail) - ou un tiers-lieu tel que défini à l’article 1 - permet l’exécution du travail dans de bonnes conditions de santé et de sécurité.

Si un accident survient au domicile pendant un jour de télétravail, le salarié en avise sa hiérarchie et la Direction des Ressources Humaines dans les mêmes délais et dans les mêmes formes que lorsqu’il effectue son activité dans les locaux de l’entreprise.

Article 5.3 : Protection des données, confidentialité

Le salarié en situation de télétravail est tenu de respecter l’ensemble des principes prévus dans la Charte informatique consultable sur l’Intranet.

Le télétravailleur porte une attention particulière aux règles de sécurité et plus spécifiquement à ses moyens d’authentification (mot de passe, code pin …) qui sont personnels, confidentiels et incessibles.

Le télétravailleur reste tenu de respecter les règles de confidentialité fixées par l’entreprise. Il doit en particulier à ce titre préserver la confidentialité des données qui lui sont confiées.

Article 5.4 : Assurances

Le salarié doit déclarer sa situation de télétravail auprès de sa compagnie d’assurance via la souscription d’une assurance multirisque habitation incluant la garantie responsabilité civile.

Ces conditions de couverture d’assurance devront être remplies préalablement à la première mise en œuvre du télétravail et le salarié certifie avoir déclaré sa situation par la signature d’une attestation sur l’honneur (déclaratif).

Le télétravailleur tiendra à la disposition de l’employeur les documents attestant de sa couverture d’assurance.

TITRE 2 : LE DROIT A LA DECONNEXION

ARTICLE 1 : DEFINITION ET AFFIRMATION DU DROIT A LA DECONNEXION

Le droit à la déconnexion est encadré depuis la loi travail de 2016 par l’article L. 2242-8 alinéa 7 du Code du travail, qui prévoit que « les modalités du plein exercice par le salarié de son droit à la déconnexion et la mise en place par l’entreprise de dispositifs de régulation de l’utilisation des outils numériques, en vue d’assurer le respect des temps de repos et de congé ainsi que de la vie personnelle et familiale » doivent être négociés.

Le droit à la déconnexion peut être défini comme le droit du salarié de ne pas être connecté aux outils numériques professionnels et ne pas être contacté, y compris sur ses outils de communication personnels, pour un motif professionnel en dehors de son temps de travail habituel et d’astreinte.

Les outils numériques visés sont :

- les outils numériques physiques : ordinateurs, tablettes, téléphones portables, réseaux filaires, etc. ;

- les outils numériques dématérialisés permettant d'être joint à distance : messagerie électronique, logiciels, connexion wifi, internet/intranet, etc.

Le temps de travail habituel correspond aux horaires de travail du salarié durant lesquels il demeure à la disposition de l'entreprise. Ce temps comprend les heures normales de travail du salarié et les éventuelles heures supplémentaires. En sont exclus les temps de repos quotidien et hebdomadaire, les temps de congés payés et autres congés exceptionnels ou non, les temps de jours fériés et de jours de repos, les temps d'absences autorisées, de quelque nature que ce soit (absence pour maladie, pour maternité, etc.).

L'entreprise réaffirme l'importance du bon usage professionnel des outils numériques et de communications professionnels en vue d’un nécessaire respect des temps de repos et de congé, ainsi que de l’équilibre entre vie privée et familiale et vie professionnelle dans une démarche de protection de la santé et du bien-être du salarié.

Il est rappelé que le respect du droit à la déconnexion nécessite l’implication de chacun, à son niveau. Chaque salarié a le droit, en dehors de son temps de travail effectif, à la déconnexion. Ce droit doit être respecté pour tous et par tous.

Néanmoins, dans ce cadre, la Direction de l’entreprise et les managers ont un rôle important d’exemplarité et de promotion des bonnes pratiques.

ARTICLE 2 - UTILISATEURS CONCERNES

Ces dispositions s'appliquent à l'ensemble des utilisateurs des outils numériques et de communication professionnelle quel que soit leur statut, y compris les administrateurs, les salariés, les intérimaires, les stagiaires, les salariés de sociétés prestataires et les visiteurs occasionnels.

La gestion des outils numériques et de communication professionnelle doit faire l’objet d’une réflexion collective au niveau de chaque service, en fonction de ses nécessités ainsi que, pour chaque salarié, en fonction de son mode de travail.

Néanmoins, certaines règles de base peuvent s’appliquer à tous et sont définies ci-dessous.

ARTICLE 3 – BON USAGE DES OUTILS NUMERIQUES ET DE COMMUNICATION PROFESSIONNELS ET LIMITATION DE LEUR UTILISATION HORS TEMPS DE TRAVAIL

Article 3.1 – Respect des périodes de repos, congés et suspension du contrat de travail

Aucun salarié n'est tenu de répondre à des courriels, messages ou appels téléphoniques à caractère professionnel en dehors de ses heures habituelles de travail, pendant ses congés payés, ses temps de repos et ses absences justifiées, quelles qu'en soient la nature.

Il ne peut donc être reproché au salarié de n’avoir pu être joint ou de n’avoir pu répondre à une sollicitation pendant cette période.

Toutefois des dérogations sont possibles en cas d’urgence ou face à des nécessités impérieuses ou de situations exceptionnelles (tel qu’un cas de force majeure, par exemple).

Réciproquement, il est précisé que le salarié n’est jamais tenu de prendre connaissance ou de répondre aux courriels qui lui sont adressés pendant les périodes susmentionnées. Il en est de même des appels ou messages téléphoniques professionnels reçus pendant les temps de repos ou de congé.

Pour rappel, les cadres soumis à une convention de forfait en jours, doivent respecter les durées légales ou conventionnelles en vigueur, à savoir à la date de la diffusion de la présente charte l'obligation de repos quotidien minimum de (11 heures consécutives) et de repos hebdomadaire (24 heures consécutives auxquelles s'ajoutent les 11 heures de repos quotidien, soit un total de 35 heures consécutives).

A cette fin, à l’occasion de la crise sanitaire, l’entreprise a d’ores et déjà mis en place un message à la fin de chaque email, précisant :

« IMPORTANT : Pendant la période de crise sanitaire, vous pouvez être amenés à prendre des congés, des RTT et/ou à être placés dans le dispositif de chômage partiel.
Dans ce contexte, vous n’êtes pas tenus de répondre aux messages pendant ces périodes d’absences. Des réponses et des échanges devront être apportés uniquement dans le cadre de vos périodes d’activité. »

Ce message pourra être modifié et aménagé en tant que de besoin, et en particulier à la fin de la crise sanitaire en cours, ceci pour adapter les éléments mentionnés.

Les entretiens annuels aborderont la thématique du droit à la déconnexion et des conditions dans lesquelles ce droit est appliqué auprès des salariés placés sous la responsabilité de l’employeur.

Article 3.2 - Mesures visant à lutter contre l’utilisation des outils numériques et de communications professionnelles hors temps de travail

Le respect du droit à la déconnexion suppose un usage raisonné des outils numériques, lequel commence par le respect de règles simples définies ci-dessous :

- S'interroger sur le moment opportun pour adresser un courriel, un message ou joindre un collaborateur par téléphone ;

- Ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n'est pas nécessaire ;

- Pour les absences nécessitant une alerte (durée à définir par service), paramétrer le gestionnaire d'absence du bureau sur sa messagerie électronique et indiquer les modalités de contact d'un membre de l'entreprise en cas d'urgence ;

- Pour les absences de longues durées, prévoir le transfert de ses courriels, de ses messages et de ses appels téléphoniques à un autre membre de l'entreprise, avec son consentement exprès ;

- En cas d'envoi de courriel en dehors des horaires habituels de travail, il est recommandé d'envoyer un courriel avec l’option d’envoi différé ;

- Lors d’émission d’un courriel en dehors des horaires habituels de travail, l’émetteur doit apprécier l’urgence et la nécessité du message. Il convient de préciser « urgent » dans l’objet.

- Insertion optionnelle dans les signatures automatiques d’un message du type : en respect du droit à la déconnexion, ce mail est à lire pendant les heures de travail.

Article 3.3 - Mesures visant à favoriser la communication

Si le droit à la déconnexion a pour vocation première de permettre le respect des temps de repos et des périodes de suspension du contrat de travail, les règles énoncées sont également recommandées au quotidien dans les échanges avec les collaborateurs pendant le temps de travail.

Chaque salarié, et plus particulièrement chaque manager, doit s'interroger sur la pertinence de l'utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles.

Toutes les formes d’échanges entre les salariés doivent coexister. L’utilisation des outils numériques ne doit pas devenir le seul vecteur d’échange et se substituer à toute autre forme de communication.

Les salariés sont donc encouragés à recourir, lorsque cela est possible, à des modes de communication alternatifs (appels téléphoniques, visites dans le bureau) afin notamment d’éviter l’émergence de situations d’isolement et la multiplication excessive de communication hors temps de travail.

Lors de l'utilisation de la messagerie électronique, il doit veiller à :

- Bien distinguer les destinataires des personnes en copie dans un email : il n’est pas attendu la même chose pour chacun d’eux. Limiter les destinataires aux personnes strictement nécessaires, faire de même pour les personnes en copie ainsi que l’utilisation modérée des fonctions « Répondre à tous ».

- La précision de l'objet du courrier, cet objet devant permettre au destinataire d'identifier immédiatement le contenu du courriel ;

- La clarté, la neutralité et la concision de son courriel ;

- Au respect des règles élémentaires de politesse lors de l'envoi du courriel ;

- La pertinence et le volume des fichiers joints au courriel.

Les réunions sont de plus en plus nombreuses, c’est pourquoi une gestion optimale est nécessaire que ce soit de la part des organisateurs comme des participants.

Ainsi, il est préconisé à l’organisateur de :

• Planifier, dans la mesure du possible, des réunions dans les plages horaires habituelles de travail (9h00/ 17h30) et en respectant une pause repas et dans un délai raisonnable pour faciliter l’organisation ;

• Inviter que les personnes strictement nécessaires pour éviter de multiplier les réunions. Il est ensuite à la charge de chaque personne de répondre à l’invitation suffisamment à l’avance ;

• Définir en amont un ordre du jour avec des objectifs clairs ;

• Consigner dans un compte rendu ou un relevé de décisions les principales informations et suites données. Ce compte-rendu est ensuite transmis aux participants.

Lors des réunions, les participants s’engagent à respecter le temps de parole de chacun et à être attentif. Il est recommandé de ne pas accepter en réunion tout ce qui pourrait distraire les participants tels que les téléphones portables et les ordinateurs sauf dans le cas d’une présentation, chercher des informations, etc. afin d’optimiser l’efficacité de la réunion.

L’entreprise s’engage également à favoriser l’utilisation des modes de réunions évitant autant que possible les déplacements, tels que la téléconférence et la visioconférence.

Article 3.4 - Mesures visant à réduire les phénomènes de surcharge cognitive

Il est recommandé aux salariés de réduire l’usage des alertes sonores ou visuelles d'arrivée d'un nouveau courriel ou d'un appel téléphonique.

Pour réduire les phénomènes de surcharge cognitive et favoriser la concentration des salariés des mesures sont mises en œuvre :

- Utilisation des espaces permettant la déconnexion (espace café, box, salles de réunion,...).

- Organisation de temps collectifs et physiques durant lesquels l’utilisation des outils numériques est déconseillée (réunion de service, … etc) afin d’éviter une sur-sollicitation et de faciliter la concentration ;

- Non-utilisation de son smartphone lors d’un déjeuner ou d’une réunion

ARTICLE 4 – SENSIBILISATION ET FORMATION DES SALARIES ET MANAGER

Article 4.1 - Actions menées par l'entreprise

Pour s'assurer du respect du droit à la déconnexion et des mesures et recommandations prévues par le présent accord, l'entreprise organisera une diffusion des principales dispositions aux salariés.

Si le salarié en ressent le besoin, son supérieur hiérarchique reste à sa disposition pour échanger afin de mieux maîtriser les outils numériques et de communication mis à sa disposition dans le cadre de son travail.

En effet, chaque salarié doit prendre conscience de sa propre utilisation des outils numériques et de communication afin de prendre, le cas échéant, des mesures correctives.

Le Direction s’engage à diffuser à l’ensemble des salariés ainsi qu’à tous nouvel entrant, le présent accord afin de sensibiliser ces derniers à l’usage raisonnable des outils numériques.

En outre, des actions de formation pourront être organisées pour des collaborateurs qui rencontreraient des difficultés particulières.

Des opérations de communication internes pourront être organisées afin d'informer les salariés sur les pratiques d'utilisation des outils numériques recommandées.

Article 4.2 - Sanctions en cas de non-respect de l’accord

En cas de non-respect des mesures et recommandations prévues dans le présent accord, l'entreprise se réserve le droit d'appliquer toutes les sanctions appropriées et proportionnées à la nature des infractions constatées.

CHAPITRE 5 : DISPOSITIONS FINALES

Article 5.1 – Durée et entrée en vigueur de l’accord

Le présent accord est à durée indéterminée et entrera en vigueur au 1^er juin 2021

Le présent accord pourra être révisé conformément aux dispositions des articles L. 2261-7 et suivants et L.2261-8 du Code du travail.

Article 5.2 – Dépôt et publicité

Le présent accord sera déposé par la Direction sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail et un exemplaire au Secrétaire Greffe du Conseil des Prud’hommes compétent.

Il fera l’objet d’une publication sur la base de données nationale dans une version anonyme conformément aux dispositions de l’article L. 2231-5-1 du Code du travail.

Le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise, signataires ou non.

Fait à Paris, le 4 juin 2021, en 3 exemplaires originaux.

Pour EFFIA SAS, XXXXXXXX, agissant en qualité de Directrice des Ressources Humaines

Pour la CGT, XXXXXXXX

ANNEXE 1 - Questionnaire d’autodiagnostic Télétravail

Par le biais de ce questionnaire le salarié et le manager peuvent déterminer si le télétravail est envisageable :

Ce questionnaire permettra d’abord au salarié de déterminer si son profil et la nature de son poste se prêtent au télétravail ;

Dans l’affirmative, et après avoir évalué sa propre capacité et celle de son équipe à intégrer ce mode d’organisation du travail, le responsable hiérarchique rendra un avis positif ou négatif sur la demande de télétravail.

L’avis positif devra être formalisé dans le « formulaire de demande de télétravail régulier ».

Le responsable hiérarchique exposera au salarié les raisons motivant sa décision à l’occasion d’un entretien.

ϖ Salarié

1. En tenant compte de la nature de mon poste, puis-je effectuer régulièrement tout ou partie de mes tâches professionnelles en dehors des locaux de l’entreprise ? OUI/ NON

Commentaires :

2. J‘ai suffisamment d’expérience sur mon poste et une bonne connaissance de l’organisation, des procédures et des personnes au sein de l’entreprise. Si oui, je décris les activités susceptibles d’être exercées en dehors des locaux de l’entreprise et celles qui ne le sont pas : OUI/NON

Activités « télétravaillables » (hors traitement d’e-mails) :

Activités « non-télétravaillables » :

Commentaires :

3. Suis-je capable de travailler en toute autonomie ? OUI/NON

Commentaires :

4. Je suis capable d’organiser mon travail et mon planning de manière indépendante, travailler à distance par rapport à mes collègues et responsables, me motiver à travailler lorsque je ne suis pas dans les locaux de l’entreprise ? OUI/NON

Commentaires :

5. Je dispose ou je peux créer un espace dédié et au calme pour travailler à mon domicile ? OUI/NON

Commentaires :

ϖ Responsable hiérarchique direct (N+1)

1. En tenant compte de la nature de son poste, mon collaborateur peut-il effectuer régulièrement tout ou partie de ses tâches professionnelles en dehors des locaux de l’entreprise ? OUI/NON

Commentaires :

2. Mon collaborateur dispose-t-il des ressources nécessaires aux activités télétravaillables (matériel, outillage ou logiciel spécifiques) ? OUI/NON

Commentaires :

3. Mon collaborateur est-il autonome dans l’exécution de son travail ? OUI/NON

Commentaires :

4. Est-ce-que je dispose des supports et/ou outils nécessaires me permettant d’intégrer ce nouveau mode d’organisation au sein de mon équipe ? OUI/NON

Commentaires :

5. Mon équipe peut-elle fonctionner avec ou un plusieurs salariés en télétravail sans que son équilibre opérationnel et/ou relationnel ne soit perturbé ? OUI/NON

Commentaires :

Diagnostic global :

Poste télétravaillable OUI/NON

Si oui, selon quelle organisation :