Accord d'entreprise "Accord portant sur le vote electronique pour l'élections des membres des IRP de l'UES Exane" chez EXANE (Siège)

Entre :

• Exane SA, société anonyme au capital de 30.691.800 euros Rcs Paris B 342 040 268 dont le siège est sis 16 avenue Matignon 75008 Paris,

• Exane Asset Management, S.A.S au capital de 3.000.000 euros Rcs Paris B 434 692 828 dont le siège est 16 avenue Matignon 75008 Paris,

• Exane Derivatives, société en nom collectif au capital de 15.037.000 Rcs Paris 491 294 567 dont le siège est 16 avenue Matignon 75008 Paris,

• Exane Finance, société anonyme au capital de 2.400.000 euros Rcs Paris 339 563 215 dont le siège est 16 avenue Matignon 75008 Paris,

• Exane Derivatives Gérance, société anonyme au capital de 16.807.552 euros Rcs Paris 652 022 575 dont le siège est 16 avenue Matignon 75008 Paris,

• Ellipsis Asset Management, société anonyme au capital de 2.307.000 euros Rcs Paris 504 868 738 dont le siège est 16 avenue Matignon 75008 Paris,

Composant l’ensemble des sociétés de l’UES Exane, en l’état actuel. Ensemble représenté par Monsieur , en vertu des mandats dont il dispose à cet effet.

D’une part,

Et

L’organisation syndicale représentative au plan de l’UES Exane suivante, dûment habilité à effet de négocier et conclure le présent accord :

CFTC représentée par en sa qualité de délégué syndical central de l’UES.

D’autre part,

Il a été conclu le présent accord.

Article 1 - Objet et champ d'application

Cet accord a pour objet d'autoriser le vote par internet pour les élections des membres des instances représentatives du personnel de l’UES Exane qui auront lieu en 2019.

Le présent accord signé au niveau de l’UES Exane s’applique à l’ensemble des entités juridiques la composant à la date de signature ainsi qu’aux entités pouvant ultérieurement y être intégrées.

Il est expressément convenu que les termes utilisés et les outils cités dans le présent accord peuvent être modifiés, seuls les changements significatifs devant faire l’objet d’un avenant à l’accord.

Le présent accord comporte une annexe relative au cahier des charges.

Article 2 - Modalités de mise en œuvre

Article 2.1 - Prestataire

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par l’UES Exane, dans le respect du cahier des charges constitué des prescriptions énoncées : par les articles R2314-9 à R2314-21 et R2324-5 à R2324-17 du Code du Travail, et par l'arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007.

Article 2.2 - Caractéristiques du système

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

La Société s'engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour vérifier que le système choisi assure :

- la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales,

- la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification,

- la sécurité de l'émargement,

- la sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

De plus, le système doit répondre aux caractéristiques suivantes :

- les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système,

- le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

- les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés "fichier des électeurs" et "contenu de l'urne électronique".

Le traitement "fichier des électeurs" est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou a toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n'est accessible.

Toutefois, le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin, à la demande de la Société.

Dès la clôture du scrutin, le contenu des urnes, les listes d'émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le décompte des voix apparaît alors lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Les parties conviennent que le vote par correspondance papier est exclu.

Article 2.3 – Contrôle, information et formation

L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique :

- elle procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée, et chiffrée par des clés délivrées à cet effet,

- elle procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé,

- elle contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Les Organisations Syndicales représentatives sont tenues informées par l'employeur de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables : celles-ci n'étant plus possibles auprès de la CNIL depuis l'entrée en vigueur du Règlement (UE) Général sur la Protection des Données, elles sont réalisées par le prestataire qui alimente son registre RGPD prévu à cet effet.

Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article 2.4 - Protocole d'accord préélectoral

Le protocole d'accord préélectoral prévu aux articles L.2314-5, L.2314-6 et L.2314-7 du Code du Travail mentionne la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour le mettre en place.

Il comporte en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 2.5 – Conservations des données

Les dispositions légales prévoient que le prestataire conserve sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie

des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Conformément aux recommandations de la CNIL, et en l’absence de contentieux, le prestataire doit s'engager à détruire l'intégralité des données nominatives en sa possession dans le mois suivant le dernier tour des élections.

Article 3 - Entrée en vigueur, dépôt légal et suivi

Article 3.1 - Entrée en vigueur (article L2261-1 du Code du Travail)

Cet accord entre normalement en vigueur après son dépôt légal (article 3.2).

Il est toutefois convenu par stipulation contraire entre les parties signataires que cet accord produira ses effets pour les élections professionnelles dont l’organisation est prévue en 2019.

Article 3.2 - Dépôt légal (articles D2231-2, 4, 5, 6 et 7 du Code du Travail)

Conformément aux articles L2231-5 et L2232-12 du Code du Travail, cet accord sera notifié dès sa signature aux Organisations Syndicales représentatives, et soumis à un droit d'opposition de huit jours.

A l'issue du délai d'opposition, cet accord sera déposé, à la diligence de l'employeur, en deux exemplaires dont une version sur support électronique, auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'Emploi (DIRECCTE) de Paris. Il sera également déposé en ligne sur la plateforme de télé-procédure du ministère du travail TéléAccords

Un exemplaire original sera en outre déposé auprès du Secrétariat du greffe du Conseil de Prud'hommes de Paris.

Article 3.3 - Suivi (articles L.2261-7 et suivants du Code du Travail)

Cet accord pourra être révisé ou dénoncé dans le respect de la législation en vigueur.

Fait à Paris, le

En 5 exemplaires originaux.

Pour l’UES Exane Pour la CFTC