Accord d'entreprise "Accord portant sur les modalités d'accès de consultation et d'utilisation de la BDES de l'UES Exane" chez EXANE (Siège)

Accord portant sur les modalités d’accès, de consultation et d’utilisation de la base de données économiques et sociales (BDES) sur support électronique de l’UES Exane

Entre :

• Exane SA, société anonyme au capital de 30.691.800 euros Rcs Paris 342 040 268 dont le siège est sis 6, rue Ménars 75002 Paris

• Exane Asset Management, S.A.S au capital de 3.000.000 euros Rcs Paris 434 692 828 dont le siège est 6 rue Ménars 75002 Paris

• Exane Derivatives, société en nom collectif au capital de 47.248.320 Rcs Paris 491 294 567 dont le siège est 6 rue Ménars 75002 Paris

• Exane Finance, société anonyme au capital d5.119.904 euros Rcs Paris 339 563 215 dont le siège est 6 rue Ménars 75002 Paris

• Exane Derivatives Gérance, société anonyme au capital de 37.012 euros Rcs Paris 652 022 575 dont le siège est 6 rue Ménars 75002 Paris

• Ellipsis Asset Management, société anonyme au capital de 2.307.300 euros Rcs Paris 504 868 738 dont le siège est 6, rue Ménars 75002 Paris

• Ixios Asset Management, société anonyme au capital de 500. 000 euros RCS Paris 848 589 461 dont le siège est 6, rue Ménars 75002 Paris

Composant l’ensemble des sociétés de l’UES Exane, en l’état actuel.

Ensemble représentées par , en vertu des mandats dont il dispose à cet effet.

d’une part,

Et

le Délégué Syndical CFTC de l’UES Exane,

Préambule

La loi n°2013-504 du 14 juin 2013 et le décret n°2013-1305 du 27 décembre 2013 ont créé la base de données économiques et sociales (BDES). La loi n°2015-994 du 17 août 2015 dite Rebsamen est venue renforcer le rôle de la BDES, notamment en la désignant comme le support de toutes les consultations périodiques du Comité d’entreprise. Cette base de données rassemble l’ensemble des informations nécessaires aux consultations et informations récurrentes des instances représentatives du personnel.

L’article 8 de l’ordonnance n°2017 1386 du 22 septembre 2017 donne la possibilité de négocier par accord d’entreprise de définir de nombreuses modalités liées à la BDES.

Les sociétés de l’UES et le délégué syndical CFTC de l’UES se sont rencontrés à plusieurs reprises afin de négocier les modalités de mise en place du nouveau Comité Social et Economique au sein de l’UES Exane. Ces négociations ont abouti, le 6 mai 2019, à la signature d’un accord relatif à la mise en place du Comité Social et Economique (« CSE » ci-après). Conformément à cet accord d’entreprise, les élections sont organisées au niveau de l’UES Exane tel que défini conventionnellement par l’accord du 2 mai 2019.

C’est dans ce contexte que les sociétés de l’UES et l’organisation syndicale représentative de l’UES ont décidé de se rapprocher afin de fixer les modalités d’organisation, d’architecture, de contenu, de fonctionnement et de périodicité des informations à mettre à disposition dans la BDES. Cet accord tient compte également des nouvelles dispositions prévues par la loi du 5 septembre 2018 « pour la liberté de choisir son avenir professionnel ».

Le présent accord s’appliquera à compter de la mise en place du CSE.

1. Niveau de mise en place de la BDES

Conformément aux dispositions légales, les parties conviennent que la BDES est mise en place au niveau de l’UES Exane tel que défini par l’accord de reconnaissance conventionnelle de l’UES Exane du 2 mai 2019. Les informations qu’elle contient sont donc consolidées sur un périmètre UES. A la date de signature du présent accord, les sociétés composant l’UES sont les suivantes :

- Exane Asset Management

- Exane SA

- Exane Derivatives

- Exane Finance

- Exane Derivatives Gérance

- Ellipsis Asset Management

- Ixios Asset Management

Il est entendu que si le périmètre de l’UES (entrée d’une société nouvelle dans le périmètre de l’UES ou sortie d’une société) était amené à évoluer, cette actualisation du périmètre de l’UES s’appliquera de facto au présent accord sans qu’il soit nécessaire de recourir à la voie de la révision ou de la dénonciation.

2. Contenu de la BDES

   1. Informations récurrentes du CSE

Les éléments d'information transmis de manière récurrente au CSE sont mis à la disposition de leurs membres titulaires et suppléants dans la base de données. Cette mise à disposition vaut communication. Il est entendu que les membres du CSE seront avertis de la mise à disposition des informations dans la BDES.

Elle sert de support pour les informations et consultations, notamment pour les trois grands domaines de consultations (orientations stratégiques, situation économique et financière et politique sociale de l’entreprise) du CSE.

Dans le respect des obligations légales, conventionnelles et réglementaires, il est précisé que certaines informations pourront ne pas être transmises par le biais de la BDES mais transmises directement en format papier ou par email aux destinataires, il peut s’agir par exemple, d’informations ponctuelles remises à l’occasion d’une réunion extraordinaire du CSE ou d’une de ses commissions.

Conformément à l’article L2312-21 du Code du travail, elle contient notamment des informations portant sur les thèmes suivants :

• Les investissements : investissement social (emploi, évolution et répartition des contrats précaires, des stages et des emplois à temps partiel, formation professionnelle et conditions de travail), investissement matériel et immatériel et, pour les entreprises mentionnées au sixième alinéa de l'article L.225-102-1 du code de commerce, les informations en matière environnementale présentées en application du cinquième alinéa du même article ;

• L’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l'entreprise : diagnostic et analyse de la situation comparée des femmes et des hommes pour chacune des catégories professionnelles de l'entreprise en matière d'embauche, de formation, de promotion professionnelle, de qualification, de classification, de conditions de travail, de sécurité et de santé au travail, de rémunération effective et d'articulation entre l'activité professionnelle et la vie personnelle et familiale, analyse des écarts de salaires et de déroulement de carrière en fonction de l'âge, de la qualification et de l'ancienneté, évolution des taux de promotion respectifs des femmes et des hommes par métiers dans l'entreprise, part des femmes et des hommes dans le conseil d'administration ;

• Les fonds propres et l’endettement ;

• L’ensemble des éléments de la rémunération des salariés et dirigeants ;

• Les activités sociales et culturelles ;

• La rémunération des financeurs ;

• Les flux financiers à destination de l'entreprise, notamment aides publiques et crédits d'impôts ;

• La sous-traitance ;

• Le cas échéant, les transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe.

Ces informations portent sur les deux années précédentes et l'année en cours et intègrent, lorsque cela est possible, des perspectives sur les trois années suivantes.

Les informations sont présentées sous forme de données chiffrées ou à défaut, pour les années suivantes, sous forme de grandes tendances.

L’annexe du présent accord détaille le contenu des informations de chaque thème.

Les éléments d'information transmis de manière récurrente au comité sont mis à la disposition de leurs membres dans la base de données et cette mise à disposition actualisée vaut communication des rapports et informations au comité, dans les conditions et limites fixées par l’article R.2312-14 du Code du travail.

Les éléments d'information sont régulièrement mis à jour, au moins dans le respect des périodicités prévues par le code du travail.

Conformément aux dispositions de l’article 1^er du présent accord, ces informations concernent le périmètre UES Exane.

1. Informations à transmettre pour la consultation sur les orientations stratégiques

La BDES permet la mise à disposition des informations nécessaires à la consultation sur les orientations stratégies de l’entreprise. L’ensemble des informations de la base de données contribue à donner une vision claire et globale de la formation et de la répartition de la valeur créée par l’activité de l’entreprise.

2. Informations à transmettre pour la consultation sur la situation économique et financière

Dans le respect des dispositions de l’article R .2312-9 du Code du travail, les informations suivantes sont mises à dispositions du CSE en vue de la consultation sur la situation financière et économique :

• 1°B (Investissement matériel et immatériel)

• 7°A (Aides publiques)

• 7°F (Résultats financiers)

• 8° (Partenariats)

• 9° (Pour les entreprises appartenant à un groupe, transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe)

  3. Informations transmettre pour la consultation sur la politique sociale de l’entreprise

Dans le respect de l’article R. 2312-9, les informations suivantes sont mises à dispositions du CSE en vue de la consultation sur la politique sociale de l’entreprise :

• A (Investissement social)

• 2°(Egalité professionnelle entre les hommes et les femmes au sein de l’entreprise)

• 4°(Rémunération des salariés et dirigeants dans l’ensemble de leurs éléments)

• 5°(Activités sociales et culturelles)

  4. Informations trimestrielles

Tous les trois mois, l’employeur communique au CSE en retraçant mois par mois, l’évolution des effectifs et de la qualification des salariés par sexe (information sur la situation de l’emploi) en faisant apparaitre :

• Le nombre de salariés titulaires d’un contrat de travail à durée indéterminée

• Le nombre de salariés titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée

• Le nombre de salarié à temps partiel

• Le nombre de salariés temporaires

• Le nombre de salariés appartenant à une entreprise extérieure

• Le nombre de contrats de professionnalisation

Par ailleurs, à chaque trimestre, l’entreprise met à disposition du CSE :

• L’évolution générale des commandes et l’exécution des programmes de production

• Les retards de paiement de cotisations sociales par l’entreprise

  5. Index égalité professionnelle

La loi du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel prévoit une obligation pour les employeurs de plus de 50 salariés de publier chaque année des indicateurs relatifs aux écarts de salaires entre les hommes et les femmes aboutissant à une note sur 100 points. Conformément aux dispositions légales, ces indicateurs ainsi que le niveau de résultat final sur 100 points sont intégrés à la BDES. Les cinq indicateurs ainsi que le résultat global qui doivent figurer dans la BDES sont les suivants :

• Ecart de rémunération entre les hommes et les femmes calculé à partir de la moyenne de la rémunération des femmes comparée à celle des hommes ; cet indicateur est calculé d’après la méthode de cotation des postes prévue par la recommandation de l’AMAFI du 12 juin 2019.

• Ecart d’augmentations individuelles de salaire ne correspondant pas à des promotions entre les femmes et les hommes

• Ecart de taux de promotions entre les femmes et les hommes

• Pourcentage de salariés ayant bénéficié d’une augmentation dans l’année de leur retour de congés maternité ;

• Le nombre de salariés du sexe sous représenté parmi les dix salariés ayant reçu les plus hautes rémunérations ;

• Niveau de résultat final sur 100 relatif à l’égalité professionnelle

Les résultats sont présentés par catégorie socio professionnelle, niveau ou coefficient hiérarchique, ou selon un autre niveau de cotation des postes choisis par l’entreprise.

6. Evolution professionnelle

La loi du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel a ajouté également à la BDES le thème de l’évolution professionnelle. A ce jour, aucun décret n’a été publié pour ajouter de nouveaux indicateurs. Les parties conviennent qu’une fois le décret publié, ces indicateurs seront de facto intégrés à la BDES.

2.2. Informations ponctuelles du CSE

Les parties conviennent que les informations liées consultations ponctuelles du CSE sont mises à disposition des membres titulaires et suppléants du CSE dans la BDES. Leur mise à disposition dans la BDES vaut communication.

Par ailleurs, toutes les informations transmises dans le cadre des réunions ordinaires et extraordinaires du CSE et de ses commissions (ordre du jour, documents, etc…) font l’objet d’une mise à disposition dans la BDES. Leur mise à disposition dans la BDES vaut communication.

Dans le respect des obligations légales, conventionnelles et réglementaires, il est précisé que certaines informations pourront ne pas être transmises par le biais de la BDES mais transmises directement en format papier ou par email aux destinataires, il peut s’agir par exemple, d’informations ponctuelles remises à l’occasion d’une réunion extraordinaire du CSE et d’une de ses commissions.

3. Mise à jour de la BDES

Les éléments d’information sont régulièrement mis à jour, au moins dans le respect des périodicités prévues par le Code du travail.

4. Destinataires

Les personnes ayant accès à la BDES sont :

• les membres titulaires et suppléants du CSE

• les délégués syndicaux,

5. Support de la base de données

La base de données est disponible en permanence sur le réseau de l’entreprise P:\BDES.à la date de signature

6. Confidentialité et utilisation de la base

De manière générale, il est rappelé que les membres du CSE et les délégués syndicaux ont une obligation légale et générale de discrétion dans le cadre des informations auxquelles ils ont accès du fait de leur mandat ou désignation.

De plus, certaines des données économiques et sociales collectées dans la base de données revêtent un caractère confidentiel. La mention « confidentiel » est alors clairement indiquée au bas de chaque page comprenant ces données conformément à l’article L.2312-36 du Code du travail.

Cette obligation s’inscrit également dans le cadre de la réglementation RGPD (Règlement du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE . La Société informe ses collaborateurs du traitement automatisé de données personnelles notamment dans le cadre de la BDES et du fait que celle-ci sont accessibles aux représentants du personnel qui doivent en respecter la confidentialité.

Le respect de ces obligations est essentiel car il est la condition pour que le dialogue entre les élus et la direction de l’entreprise se tienne dans un climat de confiance.

Il est également rappelé que l’utilisation frauduleuse de certaines informations reçues dans le cadre de l’exercice d’un mandat peut être punie pénalement, comme par exemple, l’infraction de délit d’initié.

7. Modalités d’accès et de consultation

La base de données est accessible en permanence aux membres du CSE et aux délégués syndicaux.

Toutefois, sauf mention contraire, pour des raisons de sécurité et de confidentialité, les restrictions générales suivantes doivent être appliquées :

• l’accès à la BDES ne peut se faire que depuis un poste informatique appartenant à Exane et par conséquent disposant des sécurités informatiques validées et installées par la DSI d’Exane ;

• les documents mis à disposition dans la BDES ne peuvent pas être imprimés,

• les documents mis à disposition dans la BDES ne peuvent pas être transférés, transmis, envoyés… de quelque manière que ce soit (mail, impression écran…).

Dans les cas où un destinataire de la BDES aurait besoin de documents de la BDES sur support papier, il devra formuler sa demande auprès de la Direction des ressources humaines.

9. Prise d’effet et Durée

Cet accord prend effet à compter de la mise en place du Comité Social et Economique. Il est conclu pour une durée indéterminée.

10. Révision et Dénonciation de l’Accord

Le présent accord pourra être révisé pendant la période d’application dans les conditions fixées par l'article L 2261-7-1 du code du Travail. Sont habilitées à engager la procédure de révision du présent accord :

• Jusqu'à la fin du cycle électoral au cours duquel le présent accord a été conclu, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application du présent accord, qu'elles soient signataires ou adhérentes de cet accord, ainsi que la direction des société composant l’UES ;

• A l'issue de cette période, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application du présent accord, ainsi que la direction des sociétés composant l’UES.

Dans ce cas, un avenant à l’accord sera conclu entre les parties et déposé auprès de la DIRECCTE dans les mêmes formes que sa conclusion.

Par ailleurs, les parties susvisées ainsi que l’employeur se réservent également la possibilité de dénoncer leurs engagements (article L.2261-9 et suivants du Code du travail). Dans ce cas, l’accord devra être dénoncé par la totalité des parties susvisées, après observation d’un préavis d’un mois.

La dénonciation de l’accord sera immédiatement notifiée à la DIRECCTE.

11. Publicité

Un exemplaire signé de cet accord est remis à chaque signataire.

Conformément aux dispositions du code du travail, et notamment des articles D. 2231-2 et s., et D. 3313-1 du Code du travail, le présent accord fera également l’objet d’un dépôt sur le site du Ministère du travail www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr selon les modalités prévues par la loi.

12. Règlements des litiges

Les différends qui viendraient à se produire à propos de la validité, de l'interprétation, de l'exécution ou de l'inexécution, de l'interruption ou de la résiliation du présent Accord, seront soumis à la médiation conformément à l’article L.2523-1 et suivant du code du travail.

Pendant toute la durée du différend, l’application de l’Accord se poursuit conformément aux règles qu’il a énoncées.

Fait à Paris, le en 5 exemplaires

Pour l’UES

Délégué Syndical CTFC de l’UES Exane