Accord d'entreprise "Accord d'entreprise relatif au droit à la déconnexion" chez EUROTUNNEL SERVICES GIE

ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AU DROIT A LA DECONNEXION

2020 -2021-2022

ENTRE :

La Direction de la Société EUROTUNNEL Services GIE, dont le Siège est à Paris, 3 rue de la Boétie (8ème arrondissement), représentée par XXXXX, agissant en sa qualité de Chief Operating Officer,

Et

Les organisations syndicales suivantes :

FO représentée par XXX en sa qualité de délégué syndical

CGT représentée par en sa qualité de délégué syndical

CFE-CGC représentée par en sa qualité de délégué syndical

Suite aux trois réunions qui se sont tenues entre le 12 et le 15 décembre 2020, la Direction de l’entreprise et les Organisations Syndicales signataires conviennent qu’il est important d’une part, de confirmer les principes énoncés dans le premier accord relatif au droit à la déconnexion signé le 20 avril 2017 et d’autre part, de les renforcer.

PREAMBULE :

Emails, réseaux sociaux d’entreprise, et SMS constituent aujourd’hui des outils importants de communication professionnelle, au même titre que les réunions ou les échanges téléphoniques. S’ils facilitent la communication, ces outils peuvent aussi engendrer des pertes de temps ou d’efficacité, des surcharges de travail, voire des dégradations des conditions de travail lorsque leurs usages sont mal régulés. L’utilisation de ces outils soulève aussi des questions d’articulation entre vie personnelle et vie professionnelle, ce qui rend aujourd’hui encore plus nécessaire l’affirmation d’un « droit à la déconnexion ».

Pour des raisons tenant tant à l’efficacité qu’au bien-être au travail, la mise à disposition de matériels permettant la connexion à distance avec le poste de travail ne doit pas conduire ou contraindre le collaborateur à se connecter en dehors des heures ou des jours travaillés.

Dans le même temps, le droit à la déconnexion doit s’articuler avec les principes de continuité de service d’Eurotunnel. Les parties conviennent que certains métiers ou certaines situations, par leur essence même, nécessitent une mise à disposition plus importante du salarié envers l’employeur (exemples : cadres dirigeants, périodes d’astreintes, pandémies…).

La mise en œuvre de ces lignes directrices est collective. Tous les collaborateurs d’Eurotunnel s’engagent au service des objectifs définis dans le présent accord.

1. Champs d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés d’Eurotunnel ESGIE.

Il concerne tous les salariés de l’entreprise, qu’ils soient ou non sous contrat de travail à durée indéterminée, peu importe leur statut, leur classification ou leur ancienneté.

2 - Choix des moyens de communication

L’envoi d’un email est une modalité de communication parmi d’autres : échange verbal, échange téléphonique, réunion physique, envoi d’une note, conférence téléphonique, discussions Teams…

Les collaborateurs sont invités à se poser systématiquement la question de savoir laquelle de ces modalités est la plus pertinente : le but est-il de délivrer ou partager une simple information? D’ouvrir une discussion impliquant un échange approfondi ? Est-il nécessaire de partager l'information ? Si oui, avec qui ? Est-il opportun ou aisé de réunir les personnes concernées ?...

3 – Utilisation des téléphones portables, conférences téléphoniques et visioconférences

Les échanges téléphoniques ou visioconférences à des fins professionnelles se font par principe à travers les outils professionnels et pendant les horaires de service.

En tout état de cause, aucun salarié ne pourra être sanctionné ou pénalisé au seul motif qu’il ne répond pas à ses appels professionnels pendant ses périodes de repos, congés et suspension du contrat de travail.

Les SMS sont utilisés pour transmettre des informations courtes et pratiques.

Les conférences téléphoniques et les visioconférences peuvent être une alternative à une réunion physique ou à un échange d’emails volumineux. Elles respectent quelques principes de base : programmation à l’avance, vérification de la disponibilité des interlocuteurs, respect de leurs horaires de service, de leurs conditions de travail et de leur sécurité.

4 – Utilisation des emails et droit à la déconnexion

4.1 - Respect des périodes de service et des cycles de travail pour l’envoi d’emails.

L’envoi de messages électroniques est à éviter au-delà des horaires habituels de travail et plus spécialement, entre 20h et 8h, le week-end et les jours fériés. Il n’est pas attendu de réponse aux messages sur ces mêmes créneaux et le salarié ne pourra être sanctionné ou pénalisé sur ce seul motif.

Cependant, ce principe est bien sûr à moduler en fonction des cycles de travail pour les collaborateurs en horaire décalé.

Pendant leurs congés, les collaborateurs se doivent d’utiliser la fonction « réponse automatique » pour orienter leurs correspondants vers les collègues en charge de l’intérim de leurs postes.

4.2 - Identification précise des destinataires d’emails.

Les destinataires de chaque email sont identifiés clairement et distingués des personnes en copie pour information : les destinataires dont les noms figurent dans le champ « A », sont les collaborateurs qui doivent engager une action suite au message (indiquer l’action requise pour chacun d’entre eux). Si d’autres collaborateurs doivent être tenus informés du message, ils sont mis en copie.

4.3 - Utilisation des fonctions « Répondre à tous » et « Faire suivre ».

La fonction « Répondre à tous » doit être évitée et/ou utilisée avec modération, seulement lorsque la réponse apporte une information utile aux participants à une conversation.

La fonction « Faire suivre » est utilisée avec discernement, seulement lorsqu’elle est nécessaire à l’activité professionnelle du destinataire, de manière à ne pas encombrer les boîtes mails.

4.4 - Libellé de l’objet des messages.

Les collaborateurs sont invités à appliquer le principe : « un message, un objet ».

L’objet des messages est spécifié clairement et de manière concise dans le champ « Objet », par efficacité et afin d’en faciliter l’archivage.

Lorsqu’un email appelle une réponse très rapide, cela est spécifié explicitement à la fois dans le titre et le corps de l'email. De manière générale, les mentions « Urgent » dans les titres des emails comme le marqueur « Importance haute » sont réservés aux cas qui correspondent à des urgences objectives.

Pour tout type de demande, indiquer une date/ délai de réponse attendue.

4.5 - Structuration des messages.

Les messages sont structurés, concis, clairs et aérés et comportent des paragraphes afin d’en faciliter la lecture et la compréhension. Sauf exception, leur longueur ne devrait pas excéder un espace équivalent à celui de la fenêtre d’affichage dans Outlook. Si une longue description technique est nécessaire, il est recommandé de privilégier l’utilisation d’une pièce jointe.

Il convient de faire preuve de respect, de courtoisie et de politesse lors des échanges par emails.

4.6 – Généralités

Concernant spécifiquement la messagerie électronique, il est précisé qu’en dehors de son temps de travail, le collaborateur n’est en aucun cas tenu de prendre connaissance des messages qui lui sont adressés ou d’y répondre. Ce principe ne s’applique pas à certains métiers ou certaines situations dont l’essence même nécessitent une mise à disposition du salarié.

Le collaborateur qui, pendant cette période, de sa propre initiative, prendrait connaissance ou répondrait aux mails, ne saurait être considéré comme effectuant une activité professionnelle à la demande de l’entreprise. Le respect du droit à la déconnexion dépend également de la volonté et de la responsabilité du collaborateur.

Par ailleurs, l’usage des outils informatiques de communication ne doivent pas devenir un mode exclusif d’animation managériale et de transmission de consignes de travail.

5 - Utilisation des appareils connectés en réunion.

L’utilisation des appareils connectés (consultation ou envoi de messages) lors des réunions ne doit pas détourner l’attention des participants, ni pouvoir être interprétée comme une marque de désintérêt à l’égard des autres participants.

L’animateur d’une réunion peut demander aux participants de ne pas consulter leurs smartphones, tablettes, ordinateurs, etc. pendant tout ou partie des échanges. Il peut organiser des temps de pause au cours de la réunion pour la consultation ou l’envoi de messages.

6- Sensibilisation, formation à la déconnexion et création d’un guide relatif au droit à la déconnexion

Le Droit à la santé et à la sécurité du salarié est une obligation prévue par l'article L4121-1 du code du travail.

C’est la raison pour laquelle la Direction s'engage à mettre en place des actions de sensibilisation et de communication sur le droit à la déconnexion, pour les salariés et le management concernés par l'utilisation des nouvelles technologies de communication.

Les parties signataires prévoient notamment qu’il soit créé un dépliant sur le droit à la déconnexion qui rappellera les points essentiels de l’accord et l’usage raisonné et raisonnable des outils numériques professionnels.

Ce guide fera l’objet d’une campagne de promotion et sera en accès libre sur l’Intranet de l’entreprise.

De plus, il serait opportun d’y insérer un guide sur les fonctionnalités de la boite mail Outlook et la gestion de l’agenda électronique telles que la fonctionnalité « Ne pas déranger » ou encore l’envoi de réponse automatique.

Ces fonctionnalités sont essentielles afin que chaque collaborateur fasse respecter son droit à la déconnexion.

7- Planification des réunions pour le personnel de jour

Les parties souhaitent, au travers de cet avenant, renforcer la disposition issue de l’accord relatif à l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes du 23 décembre 2019 portant sur la planification de réunion.

Chaque collaborateur de l’entreprise doit veiller à ce que les réunions ne débutent pas avant 9h ou ne finissent pas après 18h00 pour le personnel de jour.

8 – Rôle des managers et de la hiérarchie

Au regard des fonctions et de leur rôle d’exemplarité, tous les managers et supérieurs hiérarchiques de l’entreprise sont incités à adopter une attitude conforme aux principes énoncés dans le présent accord et doivent donc, au travers de leurs discours et pratiques, promouvoir son respect.

En cas de non-respect du droit à la déconnexion, le manager pourra signifier au collaborateur concerné que sa pratique n’est pas conforme à l’accord et réciproquement.

Les managers doivent réagir face à un collaborateur en situation d’hyper-connexion. La réaction de ce dernier passera par le contrôle de la charge de travail du collaborateur, le rappel des obligations légales et principes applicables dans l’entreprise relatifs au droit de la déconnexion. Si le problème perdure, le manager devra solliciter un accompagnement du collaborateur par son Responsable RH.

En parallèle, tout collaborateur, estimant que son droit à la déconnexion n’est pas respecté, pourra, demander un entretien avec son N+1 ou un membre du service RH, éventuellement accompagné d’un représentant du personnel afin de trouver une solution.

9 – Suivi de l’application de l’accord

Les parties conviennent qu’il est nécessaire de s’assurer du bon suivi de l’accord.

C’est pourquoi, en parallèle des actions de communication et de la possibilité de demander un entretien à son manager ou son responsable RH sur le respect du droit à la déconnexion, il est rappelé :

• Que le niveau de la charge de travail doit être évoqué a minima une fois par an entre le salarié et son supérieur hiérarchique (notamment à l’occasion de l’entretien annuel d’évaluation ou de l’entretien professionnel),

• Que le droit à la déconnexion devra être évoqué a minima une fois par an dans les réunions de service,

• Que le sujet sera évoqué a minima une fois par an en CSE.

Enfin, il est rappelé que conformément aux articles L 3131-1 et L 3132-2 du Code du Travail, le repos quotidien est d’une durée minimale de 11h consécutives et le repos hebdomadaire d’une durée minimale de 35 h consécutives.

10- Durée et entrée en vigueur de l’accord

Le présent accord prend effet dès le lendemain de sa signature et est conclu pour une durée de trois ans.

Au plus tard, un mois avant le terme de l’accord, les parties se réuniront pour négocier quand bien même la négociation d’un accord relatif au droit de la déconnexion ne serait plus obligatoire.

11 – Révision de l’accord

En cas de modification des textes législatifs ou réglementaires ayant une incidence sur certaines des dispositions du présent accord, les signataires se rencontreront pour étudier les évolutions possibles.

Il pourra être révisé à la demande d’une ou plusieurs organisations signataires qui le portera à la connaissance des autres signataires. La révision ne pourra s’effectuer qu’avec l’accord de l’ensemble des organisations signataires et des syndicats ayant adhéré à l’accord.

Le présent accord ne peut être modifié que par avenant conclu entre les parties signataires de l’accord.

12 - Dénonciation de l’accord

Le présent accord pourra être dénoncé en application des dispositions légales applicables.

13 -Adhésion à l’accord

Conformément à l'article L 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l'entreprise, qui n'est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.

L'adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au secrétariat du greffe du conseil de prud'hommes compétent et à la DIRECCTE.

14- Dépôt et publicité

Le présent accord a été notifié, par courrier remis en mains propres, en vertu de l’article L. 2231-5 du Code du Travail à l’ensemble des organisations syndicales représentatives au sein du GIE EUROTUNNEL SERVICES, signataires ou non au présent avenant.

Le présent accord sera déposé par l’entreprise sur la plateforme de télé procédure du ministère du travail.

En application du décret n°2018-362 du 15 mai 2018 relatif à la procédure de dépôt des accords collectifs, les formalités de dépôt seront effectuées par le représentant légal de l'entreprise.

Ce dernier déposera l’accord collectif sur la plateforme nationale "TéléAccords" à l’adresse suivante : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Le déposant adressera un exemplaire de l’Accord au secrétariat greffe du conseil de prud'hommes de Calais.

Les Parties rappellent que, dans un acte distinct du présent accord, elles pourront convenir qu’une partie du présent accord ne fera pas l’objet de la publication prévue à l’article L 2231-5-1 du Code du travail.

A défaut d’un tel acte, le présent accord sera publié dans une version intégrale, sauf demande de l’une des Parties de la suppression des noms, prénoms des négociateurs et des signataires.

En outre, ce texte sera consultable sur l’intranet.

Fait à Coquelles, le 20 mai 2021 Il est établi en 6 exemplaires originaux.

Pour les organisations syndicales, Le Syndicat FO représenté par Délégué syndical dument mandaté Le Syndicat CGT représenté par Délégué syndical dument mandaté Le Syndicat CFE CGC représenté par Délégué syndical dument mandaté	Signatures : XXX
Pour la Direction, XXX En qualité de Chief Operating Officer	Signature : XXX

Les parties soulignent la nécessité de veiller à ce que l’usage des outils de communications numériques respecte la finalité de ces outils en transmettant au bon interlocuteur la juste information dans la forme adaptée (pourquoi ? qui ? quoi ? comment ?). C’est dans cet esprit que cette annexe a été rédigée.

Règles d’utilisation des emails :

1 – Respect des collaborateurs en dehors des horaires de travail, les week-end et jours fériés

Eviter d’envoyer des e-mails en dehors des périodes de travail (congés, week-end et jours fériés).

Activer son « gestionnaire d’absence de bureau » permettant ainsi d’éviter les relances pour non-réponses.

2 – Utiliser la ligne « Sujet » de manière appropriée.

Le sujet doit être compréhensible, clair et court (pas plus de 8 mots).

Vous pouvez ajouter: PRR (Pas de Réponse Requise).

Vous pouvez ajouter: PA (Pour Action).

Si le sujet est le seul message, écrire FDM (Fin du Message).

3 – Ecrivez des e-mails simples.

Limiter vos mails à une page si possible.

Eviter d’insérer des fichiers trop lourds.

Eviter si possible de répondre à tous (« Reply to all »).

Identifier son destinataire : « Madame, Monsieur, Prénom, Cher collègue ; à défaut un « bonjour » introductif.

4 – Utiliser les mails avec modération.

Privilégier d’abord un 1^er appel téléphonique, au lieu d’utiliser le mail ou d’organiser une réunion.

Après 3 “Re:”, ne répondez plus par mail: téléphoner.

Ne pas utiliser systématiquement la fonction « accusé de réception ».

5 – Envoyer vos mails à des heures appropriées.

Ne pas envoyer de mails en dehors des heures normales de bureau.

En cas d’envoi de mail en dehors des heures normales de bureau, ne pas attendre de réponse immédiate.

Ne pas envoyer de mails pendant les meetings.

6 – Sélectionner le bon destinataire.

To: pour action.

Cc: pour information (N+1 for support, not to N+2).

Ccc: à ne pas utiliser.

7 – N’utiliser pas le mail pour des conflits.

Eviter les mots agressifs.

Si vous êtes énervé / fatigué, faire une pause avant d’envoyer votre message.

S’obliger à une rigueur de forme et de courtoisie dans la rédaction des mails.

8 – Re-liser vos mails avant envoi.

Vérifier l’adresse, le sujet et le contenu.

9– Cybersécurité : être vigilants aux messages de « Phishing » (hameçonnage)

La grande majorité des cyber attaques commencent par un email frauduleux, conçu pour conduire un collaborateur à relayer involontairement l’attaque au sein de nos systèmes, en cliquant sur un lien dangereux ou sur une pièce jointe infectée.

Des dispositifs sont en place pour nous protéger, mais ne peuvent être infaillibles car les attaques évoluent sans cesse. C’est pourquoi la vigilance de chacun est indispensable.

La règle à suivre pour les emails venant de l’extérieur est simple : « Si tu as le moindre doute, ne clique pas sur les liens ni sur les pièces jointes. Vérifie soigneusement l’adresse de l’expéditeur ».