AVENANT N°1 A L’ACCORD D’ENTREPRISE SUR L’AMENAGEMENT DU TEMPS DE TRAVAIL (RTT et télétravail)

ENTRE LES SOUSSIGNEES

La Société HAVAS PARIS, ci-après désignée la Société, SA au capital de 160 528 euros, dont le siège social est situé au 29/30 quai de Dion Bouton à PUTEAUX (92 800) immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Nanterre sous le numéro B 349 208 447,

Représentée par XX, Président-Directeur Général

D’UNE PART,

ET

Les représentants du Comité Social et Economique de la Société HAVAS PARIS,

D’AUTRE PART

SOMMAIRE

PREAMBULE 4

TITRE 2 : La mise en œuvre du télétravail 5

Article 7 – Champ d’application 5

Article 8 – Définition du télétravail 5

Article 9 – Conditions liées au poste 5

Article 10 – Conditions liées au domicile 5

Article 12 – Modalités de déploiement du télétravail 6

Article 13 – Accès au télétravail pour les salariées en situation de grossesse 7

Article 14 – Accès au télétravail pour les salariés en situation de handicap ou maladie 7

Article 15 – Télétravail « obligatoire » 7

Article 16 – Équipement de travail 8

Article 17 – Protection des données et confidentialité 8

Article 18 – Assurances 8

Article 19 – Frais de restauration 9

Article 20 – Accidents du travail 9

Article 21 – Modalités de contrôle du temps de travail 9

Article 22 – Entrée en vigueur et durée de l’avenant 9

Article 23 – Modalités d’information des salariés et de suivi de l’avenant 10

23.1 – Modalités d’information des salariés 10

23.2 – Modalités de suivi de l’avenant 10

Article 24 – Interprétation de l’avenant 10

Article 25 – Publicité / dépôt de l’avenant 10

PREAMBULE

La crise sanitaire liée au Covid19 et le confinement ont contraint la mise en place du télétravail de manière généralisée. Ces circonstances exceptionnelles ont, en effet, conduit à ce que l’ensemble des collaborateurs soit placé de façon impérative en télétravail à plein temps pendant plusieurs semaines. Cela a contribué de façon essentielle à la poursuite de l’activité de l’entreprise tout en préservant la santé des salariés.

Au regard des nouvelles modalités d’organisation du travail en vigueur au sein de la société et compte tenu du bilan d’application positif, les parties signataires souhaitent procéder à un élargissement plus important de la possibilité de télétravailler, ce qui implique conjointement une adaptation de certaines dispositions de l’accord relatif à l’aménagement du temps de travail (RTT et télétravail).

Par ailleurs, dans l’optique de la mise en place généralisée du télétravail au sein du village Havas de Puteaux, le groupe souhaite une concertation de l’ensemble des entités du village afin de mettre en place un régime de télétravail harmonisé pour l’ensemble des salariés. Dans ce cadre, la société Havas Paris sera amenée à proposer aux représentants du CSE des ajustements de l’accord télétravail en vigueur.

Dans ce contexte, les parties se sont rapprochées aux fins de définir et de formaliser un avenant à durée déterminée à cet accord, prévoyant une possibilité de recours au télétravail plus fréquente, avec des conditions légèrement assouplies.

De ce fait, les dispositions du présent avenant se substituent pour une durée déterminée allant du 15 juillet 2020 au 31 décembre 2020 au plus tard, à l’ensemble des dispositions du titre 2 de l’accord relatif à l’aménagement du temps de travail (RTT et télétravail). Les autres dispositions de cet accord restent en vigueur.

TITRE 2 : La mise en œuvre du télétravail

Article 7 – Objet et champ d’application

Le présent avenant a vocation à fournir le cadre de référence pour le déploiement du télétravail au sein de la société.

Il s’applique donc à l’ensemble des salariés de la société, à l’exclusion des agents d’accueil et des stagiaires, sauf accord express de l’établissement scolaire.

Article 8 – Définition du télétravail

Le télétravail désigne, au sens de l’article L. 1222-9 du Code du travail, « toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication. ».

Article 9 – Conditions liées au poste

Le télétravail est fondé sur la capacité du salarié à exercer ses fonctions de façon autonome et implique que son activité puisse être exercée à distance, sans porter atteinte à l’organisation du travail.

Il nécessite certaines aptitudes individuelles et des qualités professionnelles telles que la gestion du temps de travail et une bonne maîtrise des applications informatiques indispensables à son activité.

Ainsi, le salarié éligible au télétravail est celui disposant d’une autonomie suffisante dans son poste et ne nécessitant pas un travail au sein d’une équipe organisée et/ou un soutien managérial rapproché.

Il doit également exercer un poste permettant de concilier le télétravail et le bon fonctionnement du service. Le poste du salarié doit donc être compatible avec la configuration de son équipe de rattachement.

Article 10 – Conditions liées au domicile

Le salarié souhaitant effectuer du télétravail, doit répondre aux exigences techniques minimales requises à son domicile, à savoir l’existence d’un espace de travail dédié et adapté à ce mode d’organisation, une connexion internet à haut débit, ainsi qu’une installation électrique conforme.

Le salarié doit donc s’assurer au préalable de la conformité de son installation électrique à la réglementation électrique et doit en certifier la conformité à la société par remise d’une attestation de conformité (voir annexe). La remise de cette attestation est une condition préalable à la mise en place du télétravail.

Il s’engage par ailleurs à prévoir un espace de travail dédié dans son domicile, qui soit conforme aux règles de sécurité et qui permette un aménagement en poste de télétravail. L’environnement personnel doit être propice au travail et à la concentration.

Le salarié qui souhaite effectuer du télétravail au sein de sa résidence secondaire, en a la possibilité, sous réserve d’avoir effectué au préalable une déclaration spécifique auprès du service Ressources Humaines.

Article 12 – Modalités de déploiement du télétravail

Le télétravail revêt un caractère volontaire et ne constitue pas une obligation. Les salariés qui souhaitent venir quotidiennement à l’agence conservent le droit de venir tous les jours s’ils le souhaitent.

L’ensemble des salariés de la société peuvent, s’ils le souhaitent, bénéficier de deux (2) jours (sur la base de journées entières ou de demi-journées) de télétravail par semaine, non cumulables d’une semaine sur l’autre. Les parties confirment que le nombre de jours de télétravail possible par semaine pourra être révisé à la hausse ou à la baisse par décision unilatérale de l’entreprise après avis du CSE.

Par ailleurs, les parties fixent un objectif de présence dans les locaux d’au moins trois (3) jours par semaine pour l’ensemble des salariés, y compris les salariés en temps partiels et les alternants.

Le salarié souhaitant télétravailler, doit impérativement informer son responsable au plus tard le vendredi de la semaine précédente. Cette demande doit être effectuée via l’outil « Nextage », à charge ensuite pour le responsable hiérarchique de valider ou non cette demande compte tenu des impératifs de l’entreprise. Dans l’hypothèse d’un refus, le responsable hiérarchique précisera les raisons pour lesquelles la mise en place du télétravail n’a pu être accordée.

Le télétravail n’est pas une autorisation d’absence : le salarié se doit d’être joignable et réactif. Il pourrait être sollicité via par exemple le système de réunions virtuelles ou pour assister à des réunions chez des clients ou prestataires le cas échéant.

Le salarié est libre de se déclarer en télétravail sur n’importe quel jour de la semaine, dans la limite d’un vendredi par mois et sous réserve de l’accord préalable du manager et du bon fonctionnement de l’équipe.

En revanche, le télétravail n’est pas possible lorsque la présence du salarié à l’agence est nécessaire (bouclages de compet, des plan’s board importants, préparation de grosses présentations clients, rendez-vous clients, …).

Par ailleurs, les journées de télétravail peuvent être révocables, sous réserve d’un délai de prévenance de 24 heures, si un impératif suppose une présence à l’agence, sans pour autant que cela passe par un report de cette journée de télétravail. Ce délai de prévenance pourra être ramené à 12 heures en cas de circonstances exceptionnelles.

« Le temps de travail du télétravailleur s’articule dans les mêmes conditions que le temps de travail des autres salariés de l’entreprise.

Ainsi, le télétravailleur effectue sa prestation de travail selon le régime du temps de travail qui lui est applicable (temps complet, temps partiel, forfait en heures ou en jours…).

Le télétravail ne doit pas avoir pour effet d’entraîner un dépassement des durées maximales de temps de travail ou le non-respect des durées minimales de temps de repos. Il appartient conjointement à la Direction de l’entreprise, au management, et au télétravailleur, en raison de la spécificité de sa situation de travail, de veiller au respect des dispositions légales ou conventionnelles relatives au temps de travail et de repos.

L’organisation du travail, la charge de travail et la répartition dans le temps du travail des salariés fera l’objet d’un suivi régulier par le manager qui veillera notamment à ce que le salarié ne soit pas placé dans une situation de surcharge de travail du fait du télétravail. Le salarié qui, du fait du télétravail, rencontre des difficultés inhabituelles dans l’organisation de son travail, dans la prise de ses congés ou temps de repos ou estime que sa charge de travail est trop importante a le devoir d’alerter immédiatement son manager en transmettant des éléments sur la situation invoquée.

Les plages horaires pendant lesquelles le salarié peut habituellement être contacté lorsqu’il est en situation de télétravail font l’objet d’une concertation entre le salarié et son responsable hiérarchique. En l’absence d’accord, ces plages horaires correspondront aux horaires de travail applicables au salarié.

Le télétravailleur doit, pendant son temps de travail, consulter régulièrement sa messagerie et répondre, sauf circonstances exceptionnelles, aux diverses sollicitations de l’entreprise dans les meilleurs délais sous respect des règles relatives aux durées maximales de travail et aux temps de repos. 

Article 13 – Accès au télétravail pour les salariées en situation de grossesse

Les salariées en situation de grossesse pourront bénéficier, à leur demande, d’aménagements spécifiques en concertation avec le responsable hiérarchique et la DRH.

Il est entendu que la situation de télétravail prendra fin à la date de début de congé maternité de la salariée concernée.

Article 14 – Accès au télétravail pour les salariés en situation de handicap ou maladie

Les critères d’éligibilité du salarié en situation de handicap ou maladie seront étudiés en concertation avec le responsable hiérarchique, le salarié, la Direction des Ressources Humaines et, le cas échéant, la médecine du travail.

La Direction s’engage à ce que les travailleurs en situation de handicap ou malades (sous réserve d’un accord médical) désirant effectuer du télétravail soient prioritaires, notamment en cas de circonstances exceptionnelles.

Article 15 – Télétravail « obligatoire »

En vertu des dispositions légales en vigueur et plus précisément l’article L. 1222-11 du Code du travail, le télétravail peut être rendu obligatoire à titre exceptionnel pour l’ensemble des salariés de la société, notamment en cas d’épidémie, d’épisode de pollution, ou encore en cas de force majeure.

Dans ce cas, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés.

Si la société devait avoir recours à une telle mesure, l’ensemble des salariés seraient informés par le biais d’une communication par mail.

Article 16 – Équipement de travail

Le télétravailleur s’engage à respecter les règles en matière d’hygiène, de santé et de sécurité en vigueur qui seront préalablement portées à sa connaissance.

L’entreprise s’engage à fournir et à entretenir les équipements nécessaires à l’activité en télétravail, à savoir un ordinateur portable et un téléphone portable professionnel.

Les salariés souhaitant télétravailler et n’ayant pas encore été équipés, doivent en faire la demande écrite auprès du service Ressources Humaines, qui leur fournira le matériel nécessaire dans les meilleurs délais.

En cas de besoin spécifique, le salarié peut effectuer une demande afin d’obtenir une chaise de bureau adaptée ou/et un écran déporté.

Le matériel mis à la disposition du télétravailleur est à usage strictement professionnel et reste la propriété de l’entreprise. Le télétravailleur doit ainsi prendre soin des équipements qui lui sont confiés.

Article 17 – Protection des données et confidentialité

Le salarié en situation de télétravail est tenu de respecter l’ensemble des principes prévus dans la charte informatique qui lui a été communiquée lors de la conclusion de son contrat de travail et qui est disponible sur l’intranet du Groupe HAVAS, et annexée au règlement intérieur de la société.

Le télétravail porte une attention particulière aux règles de sécurité et plus spécifiquement à ses moyens d’authentification qui sont personnels, confidentiels et incessibles.

Le télétravail reste tenu de respecter les règles de confidentialité fixées par l’entreprise. Il doit en particulier à ce titre préserver la confidentialité des données qui lui sont confiées.

Article 18 – Assurances

Le salarié doit déclarer sa situation de télétravail auprès de son assureur et doit justifier auprès de l’employeur de la souscription à une assurance multirisque habitation incluant la garantie responsabilité civile.

Si l’assurance ne couvre pas certains dommages liés à ses équipements, le télétravailleur devra demander une extension de la garantie en ce sens. Le surcoût de cette prime sera pris en charge par l’employeur sur présentation de justificatifs.

Article 19 – Frais de restauration

Le salarié en télétravail reste responsable de ses dépenses au titre des frais de restauration.

Article 20 – Accidents du travail

Conformément aux dispositions de l’article L. 411-1 du Code de la Sécurité Sociale, l’accident survenu au temps et au lieu de travail est présumé être un accident du travail.

Cette présomption s’applique notamment lorsque le télétravailleur est victime d’un accident survenu sur le lieu de télétravail à savoir en l’occurrence au lieu du domicile du salarié connu par l’employeur.

Dans ce cas, le télétravailleur s’engage à prévenir l’entreprise (responsable hiérarchique et service Ressources Humaines) dans les 24 heures suivant la survenance de l’accident, sauf cas de force majeur ou impossibilité absolue.

Article 21 – Modalités de contrôle du temps de travail

Le salarié en situation de télétravail gère l’organisation de son temps de travail à domicile dans le cadre des dispositions légales ou conventionnelles en vigueur dans l’entreprise. Pour ce faire, comme pour le travail réalisé dans l’entreprise, l’employeur s’assure que la charge de travail et les délais d’exécution permettent au télétravailleur de respecter notamment les durées maximales de travail et les durées minimales de repos.

Afin de respecter le principe du respect de la vie privée, le responsable hiérarchique, en concertation avec le télétravailleur, fixe les plages horaires durant lesquelles il pourra le contacter, en correspondance avec son horaire habituel de travail dans le cadre des dispositions en vigueur (9h30-12h30 et 13h30-18h par exemple).

Article 22 – Entrée en vigueur et durée de l’avenant

Le présent avenant est conclu pour une durée déterminée.

Il entrera en vigueur et produira ses effets à compter du 15 juillet 2020, et jusqu’au 30 31 décembre 2020 au plus tard.

Le présent avenant pourra être dénoncé à tout moment par les parties signataires, selon les dispositions prévues aux articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail.

La procédure de révision du présent avenant ne peut être engagée que par la Direction ou l’une des parties habilitées en application des dispositions du code du travail.

Information devra en être faite à la Direction, lorsque celle-ci n’est pas à l’origine de l’engagement de la procédure, et à chacune des autres parties habilitées à engager la procédure de révision par courrier recommandé avec accusé de réception.

Article 23 – Modalités d’information des salariés et de suivi de l’avenant

23.1 – Modalités d’information des salariés

Le présent avenant fera l’objet d’une communication à l’ensemble des salariés par mail.

Un exemplaire papier est tenu à la disposition de l’ensemble des salariés de la société à la Direction des Ressources Humaines. Le service du personnel informera chaque nouvel arrivant des modalités de cet avenant.

23.2 – Modalités de suivi de l’avenant

Il sera procédé à un suivi régulier du déploiement du télétravail lors des réunions ordinaires mensuelles du CSE sur la base des remontées des équipes et du management.

Le présent avenant étant applicable pour une durée déterminée, la Direction s’engage à présenter en décembre 2020, en réunion extraordinaire avec les Instances Représentatives du Personnel, un bilan afin d’identifier les points forts et les axes d’amélioration et éventuellement de revoir les conditions de déploiement du télétravail.

Article 24 – Interprétation de l’avenant

Les représentants de chacune des parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans les trente (30) jours suivant la demande pour étudier et tenter de régler tout différend d'ordre individuel ou collectif né de l'application du présent avenant.

Jusqu'à l'expiration de la négociation d'interprétation, les parties contractantes s'engagent à ne susciter aucune forme d'action contentieuse liée au différend faisant l'objet de cette procédure.

Article 25 – Publicité / dépôt de l’avenant

Conformément aux dispositions lé gales, le présent avenant sera déposé sur la plateforme en ligne TéléAccords (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr) qui transmet ensuite à la DIRECCTE dont relève le siège social de la société et auprès du Conseil de prud'hommes compétent.

Le présent avenant sera également transmis à la Commission paritaire permanente de négociation et d’interprétation de la Branche de la Publicité, par la partie la plus diligente qui en informera l’autre partie. La transmission s’effectuera à l’adresse numérique ou postale de la commission paritaire (publiée sur le site internet du ministère du Travail) après suppression des noms et prénoms des négociateurs et des signataires.

Un exemplaire sera remis à chacune des parties signataires.

Fait en trois exemplaires, à Puteaux, le 22 septembre 2020

Pour la Société HAVAS PARIS,

XX, Président-Directeur Général

Pour les membres titulaires du comité social et économique,

Annexe : Attestation de conformité

Nom : ……………………………………………………………………………………………….

Prénom : …………………………………………………………………………………………..

Adresse : ………………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………………………………

ATTESTATION SUR L’HONNEUR

Objet : télétravail

Je soussigné(e), M, Mme ………………………………………………………, salarié(e) de la société Havas Paris, certifie sur l’honneur :

- Que les installations électriques de mon domicile sont conformes à la réglementation en vigueur pour l’exercice de mes missions en télétravail (installations électriques et protection des circuits de la zone dédiée),

- Que cette connexion à distance ne génèrera aucun surcoût de mon opérateur téléphonique,

- Que je dispose d’un aménagement ergonomique de mon poste de travail me permettant d’exercer mon activité professionnelle dans toutes les conditions de sécurité pour moi-même et pour les informations et documents professionnels que je pourrais être amené(e) à devoir utiliser.

Fait à …………………….……………., le ……………………