Accord d'entreprise "UN ACCORD D'ENTREPRISE RELATIF A L'ORGANISATION ET L'AMENAGEMENT DU TEMPS DE TRAVAIL" chez IECD - INST EUROPEEN COOPERATION DEVELOPPEMENT (Siège)

IECD

ACCORD D’ENTREPRISE

RELATIF A L’ORGANISATION ET L’AMENAGEMENT DU TEMPS DE TRAVAIL

ENTRE

L’Institut Européen de Coopération et de Développement (« IECD »), enregistré sous le numéro de SIRET 349 336 636 00064, dont les bureaux opérationnels sont situés au 20, rue de Dantzig – 75015 Paris,

ET

Le délégué du personnel, en sa qualité de membre titulaire élu

En présence du délégué du personnel, en sa qualité de membre suppléant élu

SOMMAIRE

1. Préambule 3

2. Champ d’application de l’accord 3

3. Principes généraux relatifs à l’organisation et l’aménagement du temps de travail 3

3.1 Durée du travail 3

3.2 Aménagements du temps de travail 4

4. Aménagement du temps de travail avec une durée hebdomadaire de travail de 37,5 heures 4

4.1 Modalités d’aménagement du temps de travail 4

4.2 Acquisition et prise des JRTT 5

5. Horaires et heures supplémentaires 5

5.1 Horaires de travail 5

5.2 Heures supplémentaires et repos de remplacement 6

6. Aménagement du temps de travail avec un forfait annuel en jours 6

6.1 Catégories de salariés concernés 6

6.2 Conditions de mise en place d’une convention de forfait 6

6.3 Modalités d’aménagement du forfait annuel en jours 7

6.4 Rythme de travail 8

6.5 Prise des jours de repos 8

6.6 Entrée et sortie en cours de période 9

6.7 Suivi de l’application du décompte des jours de travail 9

6.8 Modalités d’évaluation et d’échanges périodiques sur la charge de travail 9

6.9 Suivi médical 10

6.10 Droit à la déconnexion 10

7. Travail à temps partiel 11

8. Acquisition et modalités de la prise des congés payés 11

9. Durée et date d’effet 11

10. Information des salariés 11

11. Suivi de l'accord 12

12. Dénonciation – Révision 12

13. Validité de l’accord 12

14. Dépôt et publicité de l’accord 12

1. Préambule

Le présent accord s’inscrit dans le cadre de la nécessité d’adapter l’activité des différentes catégories du personnel au rythme de travail dicté par les projets de développement et de coopération de l’IECD.

Au cours des cinq dernières années, l’IECD a vu son volume d’activité augmenter. Ceci a entraîné un accroissement du nombre de collaborateurs de plus d’un tiers entre décembre 2012 et décembre 2016 ainsi qu’une évolution des catégories de postes. Ces différents paramètres rendent nécessaire la mise en place de nouvelles règles d’organisation et d’aménagement du temps de travail afin qu’elles soient adaptées au contexte actuel de l’IECD.

Dans ce cadre, la Direction de l’IECD et les représentants du personnel ont en particulier souhaité mettre en place un forfait annuel en jours pour les salariés autonomes, ce mode de décompte du temps de travail correspondant aux modalités d’organisation du travail d’un grand nombre de salariés employés par l’Association.

Il est convenu que la mise en œuvre de ce forfait ne devra pas dégrader la qualité des conditions de travail et la santé des salariés autonomes, particulièrement en matière de durée du travail, dans le respect du droit à la santé et au repos de chaque salarié.

Le présent accord est le résultat de négociations débutées début mai 2017 avec les délégués du personnel et dont l’objectif était de définir des règles communes, claires, équitables et respectueuses des trois valeurs fondatrices de l’IECD : un regard sur la personne, un esprit de service et un engagement professionnel.

Il est conclu conformément aux articles L. 2232-21 et suivants du Code du travail par les délégués du personnel titulaires représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles.

2. Champ d’application de l’accord

Le présent accord sur l’organisation et l’aménagement du temps de travail s’applique aux collaborateurs salariés de l’IECD disposant d’un contrat de travail salarié à durée déterminée et indéterminée et exerçant leurs activités professionnelles en France métropolitaine.

Les collaborateurs exerçant à l’étranger, sous contrat à durée déterminée d’usage (« CDDu »), ne sont pas concernés par le présent accord et bénéficient des conditions prévues dans leur contrat de travail en fonction du pays d’accueil.

Les cadres dirigeants ne sont pas concernés par le présent accord.

3. Principes généraux relatifs à l’organisation et l’aménagement du temps de travail

   1. Durée du travail

Les salariés sont soumis à la durée légale de travail en vigueur en France et ne peuvent pas travailler au-delà des durées maximales prévues par le Code du travail. Les salariés qui ne sont pas concernés par un aménagement du temps de travail  prévu aux articles 3.2  sont soumis à la durée légale de travail en vigueur en France (actuellement 35 heures par semaine) et ne peuvent pas travailler au-delà des durées maximales prévues par le Code du travail.

2. Aménagements du temps de travail

   1. Principes

Les horaires et leurs aménagements sont déterminés en fonction de la catégorie du salarié, la charge de travail, les contraintes et besoins de l’activité de l’IECD.

L’aménagement retenu dépend en particulier du degré d’autonomie du salarié. L’autonomie est appréciée en fonction du degré de responsabilité, du niveau d’expertise et de séniorité sur le poste.

Par conséquent, pour un même type de poste, le temps de travail d’un salarié peut être organisé, dans un premier temps, selon un horaire hebdomadaire puis, éventuellement dans un second temps, en forfait jours.

A titre d’exemple, cela peut être le cas pour un chargé de programme ou chargé de comptabilité : lors de la prise de poste à l’embauche, son temps de travail est décompté en heure, puis lorsqu’il est considéré par sa hiérarchie comme autonome sur le poste, son temps de travail peut être décompté en jours.

2. Différents aménagements

Les possibilités d’aménagement du temps de travail sont les suivantes :

• Durée hebdomadaire de travail fixée à 35 heures ;

• Durée hebdomadaire de travail fixée à 37,5 heures, avec 15 jours de JRTT ;

• Forfait annuel en jours, avec 15 jours de repos JRFA.

Les modalités d’aménagements sont détaillées dans les articles suivants.

4. Aménagement du temps de travail avec une durée hebdomadaire de travail de 37,5 heures

   3. Modalités d’aménagement du temps de travail

Les salariés concernés bénéficient de jours de récupération ou « JRTT » de façon à ce qu’en moyenne sur l’année le temps de travail hebdomadaire soit de 35 heures maximum.

Le nombre de JRTT varie selon le nombre total de jours (année bissextile) et le nombre de jours fériés tombant sur un jour normalement travaillé.

Ci-dessous et à titre d’exemple, le décompte pour les années 2018 - 2020 :

	2018	2019	2020
Nombre de jours	365	365	366
Nombre de week-ends	104	104	104
Nombre de congés payés	25	25	25
Nombre de jours fériés chômés ne tombant pas un samedi ou un dimanche	9	10	9
Nombre de jours travaillés	227	226	228
Nombre de jours travaillés par semaine	5	5	5
Nombre de semaines travaillées	45.4	45.2	45.6
Nombre d’heures RTT acquises	113.5	113	114
Nombre de jours RTT acquis	15	15	15

Seul le temps de travail effectif génère l’acquisition de JRTT.

Les absences (continues ou discontinues) pour maladie, maternité, congé individuel de formation ou congé sans solde ne génèrent pas l’acquisition de JRTT.

4. Acquisition et prise des JRTT

Les JRTT s’acquièrent à raison de 1.25 JRTT par mois.

Les JRTT sont pris par journées entières ou par demi-journées.

Il est convenu que :

• sauf contrainte d’activité spécifique, chaque salarié doit poser un JRTT tous les deux mois. Deux jours JRTT consécutifs, JRTT imposés inclus, pourront être posés au maximum et pourront être cumulés avec des congés payés.

• les jours de récupération doivent être soldés, au plus tard, au dernier trimestre de l’année civile. Les jours non pris au 31 décembre sont perdus.

• la Direction pourra fixer chaque année la prise de JRTT obligatoires à certaines occasions, notamment lors des ponts, dans la limite de 5 jours par année civile.

5. Horaires et heures supplémentaires

Les dispositions suivantes s’appliquent aux salariés dont le temps de travail est décompté en heures.

5. Horaires de travail

Les horaires de travail sont fixés par la direction. Ils sont fixes et comportent une coupure repas d’une heure maximum, hors temps de travail effectif et non rémunérée.

6. Heures supplémentaires et repos de remplacement

Les heures supplémentaires, au-delà du seuil horaire de 35 heures hebdomadaires ou de 37 heures 50 hebdomadaires, ne peuvent être effectuées qu’à la demande expresse de l’employeur.

Chaque heure supplémentaire est intégralement compensée par un repos de remplacement.

Ce repos devra être pris par journée ou demi-journée dans les 2 mois qui suivent l’acquisition.

6. Aménagement du temps de travail avec un forfait annuel en jours

   7. Catégories de salariés concernés

Conformément à l’article L. 3121-58 du Code du travail, les salariés concernés par un décompte de travail en jours sur l’année sont :  

• les cadres qui disposent d’une autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l’horaire collectif,

• les salariés non cadres dont la durée de travail ne peut être prédéterminée et qui disposent d’une réelle autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps pour l’exercice des responsabilités qui leur sont confiées.

Les postes des salariés dont le temps de travail peut être décompté en jours à l’IECD peuvent être en particulier les suivants :

• Directeur de pôle, Responsable de pôle, Responsable de programme, Coordinateur de programme, Chargé de programme, Contrôleur de gestion de pôle ;

• Directeur administratif et financier, Responsable de comptabilité / contrôle de gestion, Responsable des partenariats financiers & développement, Responsable administratif et financier, Responsable contrôle interne, Chargé de comptabilité / contrôle de gestion / contrôle interne, Comptable ;

• Directeur des ressources humaines, Responsable des ressources humaines, Responsable de recrutement et développement RH, Chargé de gestion administrative des ressources humaines, Assistant de gestion administrative des ressources humaines, Chargé de recrutement et développement RH, Responsable de communication, Chargé de communication.

Cette liste n’est pas exhaustive et susceptible d’être modifiée dans le temps.

8. Conditions de mise en place d’une convention de forfait

   3. Signature d’une convention de forfait

La mise en œuvre du forfait jours fait l’objet d’une convention individuelle écrite, définissant notamment le nombre de jours travaillés. Il sera fait mention du forfait annuel en jours sur le bulletin de paye de chaque salarié concerné.

Cette convention individuelle prend la forme d’un avenant au contrat de travail.

Le salarié reste libre de refuser de conclure cet avenant et reste dans cette hypothèse soumis au décompte horaire de son temps de travail sur la base du régime de 35 heures hebdomadaires. Le refus d’un salarié ne peut en aucun cas être un motif de sanction.

4. Rémunération

La rémunération mensuelle est forfaitaire et lissée quel que soit le nombre de jours travaillés dans le mois.

Lorsque du fait de son entrée ou de son départ de l’IECD le salarié n’a pas accompli une année complète de travail, sa rémunération et ses droits à JRFA sont établis sur la base de la durée effective de travail réalisée sur la période considérée.

5. Période de référence

La période de référence de 12 mois pour le décompte des jours travaillés est alignée sur la période de prise des congés payés, soit l’année civile.

9. Modalités d’aménagement du forfait annuel en jours

   6. Nombre de jours travaillés par an

Le nombre de jours travaillés varie chaque année en fonction du nombre de jours fériés tombant sur un jour normalement travaillé afin que le nombre de jours de repos forfait annuel (« JRFA ») soit de 15 jours pour une année complète travaillée (sans aucune absence pour congés autres que congés payés).

	2018	2019	2020	2021	2022	2023
Nombre de jours par an	365	365	366	365	365	365
Nombre de weekend	104	104	104	104	105	105
Nombre de congés annuels	25	25	25	25	25	25
Nombre de jours fériés ne tombant pas un jour de weekend	9	10	9	7	7	9
Sous-total	227	226	228	229	228	226
Nombre de JRFA dont 1 pour la journée de solidarité	15	15	15	15	15	15
Total nombre de jours travaillés	212	211	213	214	213	211

Ci-dessous à titre d’exemple, le tableau du calcul pour les années de 2018 à 2023.

La comptabilisation des jours travaillés s’effectue en demi-journée ou en journée complète.

7. Dépassement du plafond annuel de jours travaillés

Le salarié en forfait jours a la possibilité, après accord préalable avec son responsable hiérarchique et la Directrice des ressources humaines, de renoncer à une partie de ses jours de repos, distincts des jours de congés payés et des jours de congés spéciaux, sans toutefois pouvoir dépasser un nombre total de 218 jours travaillés par période de référence.

Si un salarié souhaite renoncer à des jours de repos, il doit en faire la demande au début du dernier trimestre de chaque année civile.

Le dépassement du plafond annuel doit être prévu par un écrit, qui détermine le taux de la majoration de la rémunération sans qu'il puisse être inférieur à 10 %, valable uniquement pour l’année considérée. Cet accord ne peut être reconduit tacitement.

8. Absences en cours de période de référence

• Calcul du nombre de jours travaillés

Pour toute absence pour congé maternité, maladie (justifiée conformément à la loi) ou pour évènements familiaux légaux, le forfait annuel en jours est recalculé pour que les jours d’absence viennent en déduction du nombre de jours annuels travaillés fixé dans la convention individuelle de forfait.

• Calcul du nombre de jour de repos

Les JRFA sont recalculés proportionnellement au nombre de jours effectivement travaillés au cours de l'année compte tenu de l’absence, étant précisé que certaines absences sont considérées comme du temps de travail effectif.

A titre d’exemple, un salarié n’ayant eu dans l’année civile un temps de travail effectif que de 6 mois bénéficiera de 7,5 JRFA.

10. Rythme de travail

Le rythme de travail doit rester en toutes circonstances raisonnables, les repos quotidien et hebdomadaire devant en toute hypothèse être strictement respectés. Il est en conséquence rappelé qu’à la date du présent accord :

• Le repos quotidien obligatoire est au minimum de 11 heures ;

• Le repos hebdomadaire obligatoire est au minimum de 35 heures.

  1. Prise des jours de repos

La prise des jours de repos a lieu par journée ou demi-journée. Les jours de repos doivent être répartis de telle façon à assurer le meilleur équilibre possible entre périodes travaillées et non travaillées.

Pour permettre le respect de ce principe, il est convenu que :

• sauf contrainte d’activité spécifique, chaque salarié doit poser au moins un jour JRFA tous les deux mois, dans la limite de 8 pour le 1er semestre, jours JRFA imposés inclus. Deux jours JRFA consécutifs, JRFA imposés inclus, pourront être posés au maximum et pourront être cumulés avec des congés payés.

• la Direction pourra fixer chaque année la prise de jours de repos obligatoires à certaines occasions, notamment lors des ponts dans la limite de 5 jours par année civile.

Les jours de repos doivent être soldés au plus tard au dernier trimestre de l’année civile. Les jours non pris au 31 décembre sont perdus.

Pour tenir compte des nécessités de l’activité, il appartiendra à chacun de prévenir son responsable hiérarchique des dates prévues de jours de repos.

11. Entrée et sortie en cours de période

En cas d’entrée ou sortie de l’IECD en cours d’année, le nombre de jours de repos est réduit prorata temporis sur la base de la durée de présence effective au cours de l’année civile, arrondi à la demi-journée supérieure.

12. Suivi de l’application du décompte des jours de travail

Le nombre de jours travaillés fait l’objet d’un suivi objectif et fiable.

Le salarié est impérativement tenu de déclarer ses jours de travail chaque mois.

Le décompte des journées travaillées et des jours de repos s'effectue via un bilan mensuel. Chaque salarié remplit une feuille de présence qui répertorie les jours travaillés, les jours de congés et les jours JRFA. Cette feuille de présence devra être validée par le responsable hiérarchique et remise à la Direction des Ressources Humaines avant le 5 du mois suivant.

L’IECD peut modifier la procédure de suivi et en informe les intéressés en temps utile.

Le bilan mensuel devra être en cohérence avec les demandes de congés déposées par les salariés.

13. Modalités d’évaluation et d’échanges périodiques sur la charge de travail

L’amplitude et la charge de travail des salariés en forfait jours doivent rester raisonnables et assurer une bonne répartition, dans le temps, du travail des intéressés.

L’IECD s’en assure au moyen d’entretiens individuels réguliers avec le salarié. A tout moment, un salarié au forfait jour pourra alerter la direction de l’IECD s’il estime que sa charge de travail est inadaptée à son forfait. Il pourra également y renoncer par simple demande en observant un délai de prévenance de trois mois.

De plus, chaque salarié doit garder à l’esprit que la réalisation des objectifs de l’Association doit se faire dans le respect de la vie privée de chacun et prendre toutes mesures utiles pour que ces principes soient réalité. Ce qui peut se traduire, en pratique, par des règles simples telles que celles consistant à ne pas fixer de RDV en toute fin de journée ou à éviter de prévenir un collègue au dernier moment qu’une tâche doit être effectuée ou qu’il doit participer à une réunion.

Le service des ressources humaines identifie les bonnes pratiques en la matière et en assure la diffusion avec pour objectif de prévenir toute surcharge de travail, l’employeur étant tenu d’assurer une répartition équilibrée de la charge de travail.

9. Entretiens semestriels

Le salarié est reçu par sa hiérarchie deux fois par an à un entretien individuel spécifique qui aura lieu chaque année, en janvier et en juillet, avec le responsable hiérarchique.

Ces entretiens porteront sur :

• la charge de travail, sa répartition sur l’année ;

• l’organisation de son travail et les moyens nécessaires ;

• l’articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle.

Ces entretiens sont l’occasion d’un bilan écrit sur les modalités d’organisation du travail du salarié, la durée de ses trajets professionnels, sa charge individuelle de travail, l’amplitude de ses journées, l’état des jours travaillés et non travaillés. Ils permettent de mettre en place des mesures de prévention ou de solution face aux difficultés éventuellement évoquées.

Un compte rendu de chaque entretien est établi au moyen d’une fiche remplie par le manager à l’aide du salarié et transmise au service des ressources humaines.

10. Entretiens ponctuels

En cas de difficulté inhabituelle, le salarié en forfait jours peut alerter, à tout moment, par message électronique ou par courrier, le service des ressources humaines et/ou son responsable hiérarchique qui le reçoit dans les 48 heures et met en place les mesures permettant un traitement effectif de la situation.

11. Formations

Les managers et cadres autonomes au forfait-jours pourront suivre des formations qui leur sont proposées en matière de suivi et d’organisation des charges de travail et de gestion du temps. Ces formations doivent également permettre l’échange de bonnes pratiques entre les services.

14. Suivi médical

Le salarié en forfait jours peut bénéficier d’une visite médicale spécifique par période de référence s’il en fait la demande.

15. Droit à la déconnexion

Par « droit à la déconnexion », il est entendu le droit pour le salarié de ne pas être connecté à ses outils numériques professionnels (ordinateurs, tablettes, smartphones et connexion à distance à la messagerie professionnelle) en dehors de son temps de travail.

De façon générale, aucun salarié n’est tenu de consulter ses emails professionnels une fois sa journée de travail achevée. 

Chaque salarié en forfait jours doit impérativement respecter les temps de repos quotidien de 11 heures et hebdomadaire de 35 heures.

Pour assurer le parfait respect de cette obligation, le salarié doit déconnecter ses outils de communication à distance le temps nécessaire à la prise de ce repos.

Un salarié qui constaterait qu’il n’est pas en mesure de respecter ces durées minimales de repos peut avertir son responsable hiérarchique afin d’évoquer cette question pour qu’une solution alternative soit trouvée.

Les salariés en forfait jours sont impérativement tenus de se déconnecter des outils de travail à distance et ne doivent pas, sauf urgence pour assurer la continuité du service, solliciter leurs collaborateurs et collègues, oralement ou par écrit, en dehors des plages habituelles de travail.

Sauf urgence avérée ou situation exceptionnelle, les salariés ne sont donc pas tenus de :

• contacter leurs collègues entre 20h00 et 8h00 ainsi que pendant les weekends ;

• utiliser (lire et envoyer) leurs messageries professionnelles en dehors de leur temps de travail ;

• répondre aux appels ou messages téléphoniques professionnels pendant leur temps de repos ou de congés.

7. Travail à temps partiel

Le travail à temps partiel est une possibilité.

Chaque demande sera étudiée par la Direction générale en fonction des souhaits du collaborateur et des besoins de l’IECD.

En cas de demande acceptée par la Direction générale d’un aménagement du temps de travail avec une durée hebdomadaire de travail inférieure à 35 heures, les dispositions légales s’appliquent conformément à la réglementation en vigueur.

8. Acquisition et modalités de la prise des congés payés

La période d’acquisition des congés est calée sur l’année civile.

La période de prise des congés est elle aussi calée sur l’année civile, soit du 1er janvier N au 31 décembre N.

Les modalités précises de prise de congés sont définies par la Direction par note de service.

Le fractionnement du congé principal à la demande du salarié ne donne pas droit à des jours de congé supplémentaires.

Tout congé acquis en année N et non pris au 31 décembre de l’année N+1 est définitivement perdu.

9. Durée et date d’effet

Le présent accord entrera en vigueur à compter du 1^er janvier 2018. Il est conclu pour une durée indéterminée. Il se substitue, dès son entrée en vigueur, à tout accord, usage ou engagement unilatéral traitant du même objet au sein de l’IECD.

1. Information des salariés

Le présent accord fait l’objet d’une diffusion auprès de chaque salarié concerné.

10. Suivi de l'accord

Un bilan de l'application de l'accord sera établi chaque année au cours du premier trimestre. Il portera en particulier sur le suivi du temps de travail et des jours de repos et sur l'évolution, le volume et la répartition de la charge de travail.

Ce bilan sera établi par la direction de l'Association en partenariat avec la représentation du personnel. Il sera exposé et débattu avec les représentants du personnel et ses principaux éléments seront communiqués aux salariés.

A l'occasion de cette discussion, la représentation du personnel et la direction pourront décider de relancer des négociations en vue d'améliorer le présent accord.

11. Dénonciation – Révision

Le présent accord pourra être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires. Cette dénonciation sera adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à l’ensemble des parties à l’accord.

Dans ce cas, le présent accord continuera à s’appliquer jusqu’à ce qu’un nouvel accord lui soit substitué et au plus tard pendant un an à compter de l’expiration d’un délai de préavis de 3 mois.

Le courrier de dénonciation donnera lieu également au dépôt auprès de l’unité territoriale de la DIRECCTE d’Ile de France.

Conformément aux dispositions de l’article L. 2261-10 du Code du travail une nouvelle négociation s’engagera à la demande de l’une des parties intéressées dans les 3 mois suivant la date de ce dépôt. Dans des conditions identiques à la dénonciation, l’une ou l’autre des parties signataires du présent accord peut également demander à tout moment la révision de certaines clauses.

Toute demande de révision, obligatoirement accompagnée d’une proposition de rédaction nouvelle, sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à l’autre partie signataire.

Le plus rapidement possible et, au plus tard, dans un délai de deux mois à partir de l’envoi de cette lettre, les parties devront s’être rencontrées en vue de la conclusion éventuelle d’un avenant de révision. Les dispositions, objet de la demande de révision, resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un tel avenant.

12. Validité de l’accord

Le présent accord a été validé par les délégués du personnel, titulaire et suppléant, représentant la majorité des suffrages à la dernière élection professionnelle.

13. Dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord sera déposé par l’entreprise en deux exemplaires, auprès de l’unité territoriale de la DIRECCTE d’Ile de France, un sur support papier signé par les parties et un sur support électronique.

Un exemplaire sera adressé au greffe du Conseil des Prud’hommes de Paris.

Mention de cet accord figurera sur le tableau d’affichage de la direction.

Fait à Paris, le 20 octobre 2017

____________________________________________________________________

Pour IECD

____________________________________________________________________

délégué du personnel titulaire

____________________________________________________________________

délégué du personnel suppléant