ACCORD D’entreprise

relatif

à l’entretien annuel

d’evaluation

ENTRE LES SOUSSIGNES :

Brest Métropole Habitat, Office Public de l’Habitat, représentée par, Directeur Général

D'UNE PART,

ET

Les organisations syndicales

CFDT, représentée par Madame Déléguée syndicale CFDT,

FO, représentée par Monsieur, Délégué Syndical FO,

D'AUTRE PART,

Vu l’art 28 du décret n° 2011-0636 du 8 juin 2011,

Vu la convention collective du personnel des offices publics de l’habitat (IDCC : 3220)

Préambule

Brest Métropole Habitat pratique les entretiens annuels d’évaluation depuis 1990, le dernier accord date de 2012 et avait entériné l’informatisation de ces entretiens. Il apparaît aujourd’hui nécessaire de revoir le calendrier régissant ces entretiens et de réaffirmer l’importance de celui-ci.

Suite à la dénonciation du précédent accord GPEC par Brest Métropole habitat en date 9 Janvier 2019, l’employeur engage une nouvelle négociation sur la gestion des emplois et des parcours professionnels (GEPP) au sens de l’article L.2331-1.

Les parties signataires souhaitent faire de la GEPP un outil essentiel des ressources humaines, en adéquation avec la stratégie de l’entreprise. La démarche GEPP permet à l’entreprise de réfléchir à son développement et aux moyens à mettre en œuvre pour l’atteindre. Elle permet aussi aux salariés de disposer des informations et des outils nécessaires pour être acteurs de leur parcours professionnel au sein de Brest Métropole Habitat.

L’enjeu des prochaines années pour Brest Métropole Habitat est de pérenniser et développer l’ensemble de ses activités, avec une soutenabilité économique et financière qui s’est vu fragilisée par les mesures de la Loi de Finances 2018. De fait, une stratégie est en cours de mise en place par Brest Métropole Habitat.

La stratégie qui sera mise en place entraînera des changements en matière de ressources humaines permettant de répondre à l’évolution du métier de bailleur social. La démarche GEPP permet à l’entreprise de réfléchir à son développement et aux moyens à mettre en œuvre pour l’atteindre.

Les sections syndicales ont décidé, ne connaissant pas la stratégie qui sera mise en place dans les prochains mois par Brest Métropole Habitat, de ne traiter que le volet de l’entretien annuel par le biais de cet accord qui sera annexé à l’accord global de la GEPP à venir.

Champ d'application

Le présent accord s’applique à l’ensemble du personnel permanent, sans distinction de statut, travaillant à Brest Métropole Habitat, en contrat à durée indéterminée.

Evolution des salariés, évolution des emplois

Un nouvel outil : le référentiel des compétences

Suite à une réflexion menée dans le cadre d’un groupe de travail, 3 grandes familles de métiers ont été définies au sein de Brest Métropole Habitat, définies dans l’accord GPEC du 13 janvier 2012 :

• La famille « Gestion de proximité »,

• La famille « Fonctions supports »,

• La famille « Développement du patrimoine ».

L’ensemble des postes existants à l’Office est réparti, au sein de ces 3 familles. Cette répartition se fait en fonction de l’objet des postes et de leur finalité.

Pour gérer au mieux les compétences des salariés de BMH, il a ensuite été déterminé, pour chaque poste, un maximum de 4 types de compétences :

• Savoir : Connaissances théoriques générales,

• Savoir-faire : Mise en œuvre opérationnelle, maîtrise d’un ensemble de méthodes acquises par l’expérience professionnelle,

• Savoir être : Comportements, compétences relationnelles et organisationnelles,

• - Des compétences spécifiques.

Pour chaque poste, les compétences « Savoirs », « Savoir-faire », « Savoir-être » et éventuellement « Compétences spécifiques » nécessaires ont été listées, et le niveau requis pour chacune d’entre elles a été déterminé, en concertation et à l’occasion de différents groupes de travail, spécifiques à chaque famille de métier.

Outil de suivi de l'évolution des salariés : l'entretien annuel

Brest Métropole Habitat met en œuvre un entretien annuel d'appréciation, réalisé individuellement, avec chaque salarié.

Au cours de cet entretien, le responsable hiérarchique informe le salarié des évolutions prévisibles concernant son poste de travail. Ces évolutions peuvent aussi émaner de la situation individuelle du salarié. Ce dernier peut également faire part de ses choix en termes d'évolution de son poste, ou sur un autre poste de Brest Métropole Habitat.

Brest Métropole Habitat communique aux chefs de service les informations nécessaires pour que l'entretien puisse avoir une dimension prospective, au moins à l'échéance de l'entretien suivant.

L’entretien annuel revêt, compte-tenu de l’incidence de l'appréciation sur la rémunération du salarié, une importance particulière.

Il est donc nécessaire de rappeler le cadre de cet entretien, de préciser la procédure à suivre et de fixer le calendrier à respecter.

Les objectifs de l'entretien

L'entretien a pour but de :

• Donner à chaque salarié la possibilité de s'exprimer sur sa vie professionnelle et favoriser le dialogue entre les niveaux hiérarchiques,

• Suivre et maîtriser l'évolution des postes et de l'organisation du travail,

• Prévoir et organiser en connaissance de cause l'évolution professionnelle du personnel,

• Responsabiliser chacun dans son rôle vis-à-vis de son poste de travail,

• Favoriser la transparence et l'objectivité dans l'appréciation du personnel.

Les principes et le climat des entretiens

L'entretien annuel est un échange et un dialogue sur des faits. Il conduit à l'action, au changement.

Pour qu'il en soit ainsi, il faut :

• Que l'expression soit possible et réelle, quel que soit le rôle, hiérarchique ou non de chacun,

• Que l'écoute et la recherche de l'accord soient constamment présentes,

• Que le dialogue porte sur des faits constatés et, chaque fois que possible, mesurés.

• Que l'appréciation porte sur les résultats et les capacités de la personne par rapport au poste de travail.

• L’entretien ne doit pas dépasser une durée d’une heure.

Enfin, la confidentialité de la part des responsables hiérarchiques doit être respectée.

L'organisation de l'entretien

- Les acteurs de l'entretien

Les entretiens annuels concernent l'ensemble du personnel de BMH, sans distinction de statut ni de niveau hiérarchique.

L'entretien réunit un salarié (Niveau N) et son responsable direct (niveau N + 1).

Afin que l'appréciation soit la plus objective possible, une confrontation des points de vue du N + 1 et du responsable de niveau N + 2 avant l'entretien, est recommandée.

L’entretien annuel d’évaluation est obligatoire, le respect du calendrier détaillé ci-dessous est intangible. Tout salarié ou responsable hiérarchique qui ne le respecterait pas sans motif valable encourra une sanction disciplinaire.

Tout constat de non-respect constaté par un salarié ou un responsable hiérarchique devra être signalé par écrit auprès de la DRH.

Si le salarié et le responsable hiérarchique s’entendent pour décaler une date d’entretien qui ne permettra pas de respecter le calendrier ci-dessous, ils devront le signaler ensemble par écrit auprès de la DRH. Cela s’applique également en cas de maladie du salarié ou du responsable hiérarchique lors de la date d’entretien. Dans ce cas l’entretien doit se tenir dans le mois qui suit la reprise.

En cas de changement de poste avant la date d’entretien prévue pour le poste précédemment occupé, la date de l’entretien est maintenue : l’année passée est traitée par le précédent responsable et les objectifs de l’année à venir sont fixés avec le nouveau.

- La périodicité

La périodicité annuelle est maintenue.

• Les entretiens se déroulent tout au long de l’année et au plus tard deux mois avant la date anniversaire de prise de poste du salarié. Il s’agit bien d’une prise de poste constatée lors du recrutement initial ou par un avenant au contrat de travail et assortie de la description du poste. Un simple changement de dénomination de poste, une réactualisation de la fiche de poste ne sont pas des changements de poste.

• Le service des Ressources Humaines communique, à chaque chef de service et dès le mois d’octobre de l’année N le calendrier des dates anniversaire des postes de son service.

• Le salarié et le N+1 ont 5 jours ouvrés pour valider l’entretien, y faire leurs éventuelles observations

• Le N+2 a 5 jours ouvrés pour valider l’entretien

• La DRH a 5 jours ouvrés pour valider définitivement l’entretien ou le transmettre au Directeur Général

• Le Directeur Général a 5 jours ouvrés pour valider définitivement l’entretien

• Le salarié dispose de 5 jours après la validation par la DRH ou Le DG pour solliciter un entretien auprès du DG s’il souhaite des compléments d’information sur la décision prise ou contester celle-ci.

• Dans le cas où ces validations ne pourraient se faire pour des raisons indépendantes de la volonté des parties prenantes, si une augmentation a été proposée celle-ci sera effective à la date anniversaire de prise du poste qui est la date de prise en compte des augmentations annuelles.

• Lorsqu’une augmentation individuelle de salaire est validée par le Directeur Général, la DRH en informe le service des Ressources Humaines qui applique celle-ci à la date anniversaire de la prise du poste.

• Une enveloppe des augmentations annuelles est déterminée pour le budget de l’année N. Les propositions d’augmentations individuelles sont présentées par les directeurs de département au directeur général et la DRH qui valident celles-ci afin de garantir les augmentations individuelles qui interviendraient en fin d’année N. Il s’agit bien de propositions qui peuvent évoluer en fonction de la teneur de l’entretien. Seule la dernière validation par le Directeur Général à la clôture de l’entretien vaut décision d’attribution d’une augmentation individuelle.

Déroulement du calendrier

• Deux mois avant la date anniversaire de prise du poste du salarié, l’entretien est réalisé par le N+1

• Le calendrier des entretiens sera communiqué au plus tard au début du mois d’octobre de l’année N -1 à l’ensemble des salariés.

La méthode

Pour être efficace, l'entretien doit obéir à certaines règles et à une chronologie.

Les étapes sont les suivantes :

Le poste de travail

A partir de la description de poste, on constate les évolutions éventuelles de la fonction, les modifications intervenues dans son environnement et on en précise, si besoin est, l'évolution prévisible.

Le bilan de l'année écoulée

On distingue 2 sous rubriques : au niveau de l’activité et au niveau personnel.

Au niveau de l’activité, on part de la fiche de poste et des objectifs fixés. En s'appuyant sur les faits, on établit ce qui a été accompli, et éventuellement sur ce qui a été réalisé en plus ou en moins.

Au niveau personnel, on peut évoquer des évènements propres à la vie du salarié évalué, ou des faits particuliers qui ont eu des répercussions ou une influence sur l’activité professionnelle de l’année écoulée.

Le poste, pour l'année à venir

A partir de l'évolution prévisible des missions, des techniques ou de l'organisation, on envisage dans quel sens le poste pourra, si besoin est, se modifier ou évoluer.

Les objectifs pour l'année à venir (délais, moyens) sont déterminés.

La grille des compétences

Chacune des compétences requises pour le poste est passée en revue. Pour chacune d’entre elles, le supérieur hiérarchique détermine à quel niveau se situe le salarié évalué.

Différents niveaux ont été déterminés :

Pour les « Savoirs » et les « Savoir-faire », 4 degrés :

• Non acquis : la compétence est non acquise soit lorsque le salarié n'a jamais, au cours de son cursus professionnel, appris cette compétence, soit parce que les applications professionnelles découlant de cette compétence sont défaillantes.

• En cours d’acquisition : la compétence est "en cours d'acquisition" lorsque le salarié est en phase d'apprentissage de la compétence par le suivi de formation et/ou la mise en application de celle-ci.

• Acquis : La compétence est dite "acquise" lorsque le savoir nécessaire à la compétence est appris et que les applications professionnelles sont correctes dans toutes les situations habituelles du poste occupé.

• Maîtrise : la compétence est réputée "maîtrisée" lorsque le savoir nécessaire à la compétence dépasse les attentes habituelles du poste et que les applications professionnelles sont correctes y compris lorsque celles-ci font appel à des connaissances pointues ou techniques dues à des situations exceptionnelles rencontrées dans le poste occupé.

Pour les « Savoir être », 3 degrés :

• Non-conforme à l’attente du poste,

• À améliorer,

• Conforme à l’attente du poste.

En face de chaque compétence évaluée, un espace « faits significatifs » est prévu, permettant une précision plus factuelle de l'appréciation de la compétence. Le salarié peut répondre par écrit à chaque observation de son supérieur hiérarchique.

Le développement professionnel et personnel

On aborde ici la manière dont le salarié envisage son avenir professionnel : point sur le poste occupé, évolution ou amélioration de celui-ci, souhaits éventuels de mutation ou de nouvelle orientation.

A ce niveau, il appartient au salarié de s’exprimer ; le supérieur hiérarchique émet ensuite son avis sur ce point ou sur l’expression du salarié.

La formation professionnelle continue

Le lien entre la formation professionnelle continue et le développement ou l’acquisition de compétences nouvelles est fortement souligné.

Dans un 1^er temps, un bilan des formations de l’année écoulée est fait qui doit permettre de se positionner par rapport aux objectifs et compétences visées par la formation.

Le supérieur hiérarchique du salarié indique si les compétences souhaitées sont acquises ou non, ou si elles sont en cours d’acquisition. Le salarié peut noter en regard ses éventuelles observations.

Dans un second temps, l’entretien porte sur les formations souhaitées pour l’année à venir :

• Formations souhaitées par le salarié :

Le salarié fait part de ses souhaits de formation. Ceux-ci doivent être motivés et les objectifs des formations ainsi que les compétences à acquérir ou à développer doivent être détaillées.

Le supérieur hiérarchique donne un avis favorable ou défavorable, qu’il motive. En cas d’avis favorable, il indique la priorité en termes de délai de réalisation. Il donne également son avis sur le dispositif dont relève la formation : formation au titre du plan de formation ou formation relevant d’un dispositif de formation personnelle (bilan de compétences, congé individuel de formation, période de professionnalisation, …).

Le salarié peut faire part de ses remarques éventuelles.

• Formations souhaitées par le supérieur hiérarchique

De la même manière que pour les formations souhaitées par le salarié, les propositions faites par le supérieur hiérarchique doivent être motivées en détaillant les objectifs de la formation et les compétences à acquérir ou à développer. La priorité en termes de délai de réalisation est précisée.

Le salarié fait part de ses observations éventuelles sur les souhaits du supérieur hiérarchique.

• Gestion de la formation lors des entretiens 2019 :

  Les demandes de formations sont remontées informatiquement des entretiens annuels vers le module « formation » et permettent ainsi d’agréger celles-ci pour le plan de formation de l’année N+1. En 2019, la campagne des entretiens ne commencera qu’en novembre 2019, donc trop tardivement pour une présentation du plan au CSE au mois de décembre 2019. Il est donc convenu que les responsables hiérarchiques devront s’enquérir dès le mois de juin 2019 des souhaits de formation individuel de chacun de leurs salariés et ne remplir que la partie formation de l’entretien sans valider celui-ci, qui ne sera validé que lors de l’entretien annuel. Ils remontent de la même manière leurs souhaits de formation collective.

La conclusion de l'entretien et proposition de rémunération

Une synthèse des engagements, décisions ou évolutions envisagées est faite, et indique de manière claire, la juste appréciation du salarié par rapport à son travail.

Puis le supérieur hiérarchique du salarié évalué se positionne sur une évolution ou non du salaire de base.

Commentaires et observations du salarié

Le salarié évalué peut répondre par écrit aux observations formulées par le supérieur hiérarchique, ou lui faire part de ses observations.

Après examen de l'ensemble de l'entretien par le Directeur Général, la proposition de rémunération devient définitive.

Formalisation et supports pour l'entretien

L'entretien doit être préparé. Il convient que chaque agent ait le rendez-vous et les documents nécessaires (support de l'entretien - grille d'appréciation...) au moins 8 jours à l'avance.

L'entretien ne doit être dérangé par aucune visite, aucun appel téléphonique. Il dure le temps nécessaire à son complet déroulement qu'il ne convient pas d'interrompre ou de fractionner.

Le support de l'entretien permet de parcourir les différentes étapes de l'échange, de noter les constats et les conclusions. Il prévoit que chaque participant à l'entretien puisse s'exprimer.

Ce document doit être signé par chacun des deux acteurs. L'agent dispose, s'il le souhaite, de quelques jours pour signer et, éventuellement, noter ses observations.

La signature du document par le salarié et le responsable hiérarchique permet seulement de clore l’entretien. Elle est obligatoire pour l’ensemble des intervenants. Elle ne vaut pas acceptation des termes de l’entretien. Tout salarié ou tout responsable peut et doit utiliser les zones de commentaires pour faire part de son désaccord sur la teneur ou les termes de l’entretien.

Le N+2 vise l’entretien qui est transmis, via la Direction des Ressources Humaines, au Directeur Général.

Seul le Directeur Général valide la proposition de classement dans la grille de rémunérations qui devient alors définitive.

Difficultés - recours

En cas de désaccord sur la proposition faite ou sur la teneur de l’entretien, tout salarié peut à sa demande être entendu par le N + 2, en présence du N + 1.

Dans tous les cas de litige entre le salarié et le supérieur hiérarchique, le recours au niveau du Directeur Général est possible, soit à la demande du salarié, soit à la demande du Directeur Général.

Dans ces deux possibilités de recours, le salarié concerné peut être, à sa demande, accompagné d'un représentant du personnel.

Un compte rendu écrit de l'entretien de recours sera établi et joint à l'entretien annuel.

Décision finale

La décision finale appartient, en tout état de cause, au Directeur Général.

Durée de l’accord

Le présent accord est signé pour une durée indéterminée à compter de la date de signature

Publicité de l’accord

Conformément à l’article L. 2231-5 du code du travail, le présent accord est notifié à chacune des organisations représentatives, signataires ou non. Dans le dernier cas, l’organisation pourra y adhérer ultérieurement et cette démarche produira ses effets à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au secrétariat greffe de Conseil des Prud’hommes compétent de la DIRECCTE.

Conformément aux articles D. 2231-2 et suivants du code du travail, le présent accord sera déposé en ligne sur la plateforme « Téléaccords » à l’adresse www.telaccords.travail-emploi.gouv.fr dans le respect des modalités de dépôt auprès de la DIRECCTE

Un autre exemplaire sera transmis au Greffe du Tribunal.

Fait à BREST, le 26 Juin 2019

Pour la CFDT,	Pour FO	Pour Brest Métropole Habitat,
		Le Directeur Général,