MAIF SOLUTIONS FINANCIERES

2021

AVENANT N°1 A L’ACCORD RELATIF AU TELETRAVAIL AU SEIN DE MAIF SOLUTIONS FINANCIERES DU 20 JUILLET 2018

Entre,

• MAIF SOLUTIONS FINANCIERES, Société par Actions Simplifiées, dont le siège social est situé 100 avenue Salvador Allende 79000 NIORT, représentée par XXX, Directeur Général Adjoint,

D’une part,

• L’organisation syndicale SNB CFE-CGC, représentée par XXXX, délégué syndical

• L’organisation syndicale UNSA FESSAD, représentée par XXXX, délégué syndical

D’autre part,

PREAMBULE

Le présent avenant est le fruit d’un travail d’échanges avec les salariés, les organisations syndicales et la direction. L’objectif vise à promouvoir une organisation du travail souple et flexible afin de répondre avec plus d’efficacité aux besoins des sociétaires, tout en proposant des conditions de travail plus adaptées aux attentes des salariés. Cet avenant intervient également dans un contexte de transformations sociales, écologiques, culturelles, économiques et managériales accélérées par la crise sanitaire dans laquelle le monde est entré depuis le début de l’année 2020 : pratique intensifiée du télétravail, transformation de la relation client, urgence climatique, évolutions des attentes des candidats et des salariés, etc. Cela s’inscrit dans la reconnaissance de l’autonomie du salarié dans une logique de confiance réciproque. C’est dans ce contexte que les parties ont décidé de conclure le présent avenant à l’accord collectif du 20 juillet 2018 relatif au télétravail au sein de MAIF SOLUTIONS FINANCIERES. Pour une meilleure lisibilité, les parties conviennent que le présent avenant annule et remplace l’accord collectif précité et se substitue à l’ensemble de ses dispositions pour partie reprises dans le cadre du présent avenant. Le présent avenant a fait l’objet d’une consultation du Comité social et économique en date du 9 juillet 2021.

Article 1. Cadre juridique

Les définitions retenues par le présent avenant sont les suivantes, conformément à l’article L 1222-9 du Code du Travail :

• Le télétravail : « désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication »

• Le télétravailleur : « tout salarié de l'entreprise qui effectue, soit dès l'embauche, soit ultérieurement, du télétravail tel que défini précédemment ».

Le télétravail régulier mis en place par cet avenant ne saurait être confondu avec le télétravail dans le cas de circonstances exceptionnelles, notamment mis en œuvre lors d’une crise sanitaire, dans le cas d’un aménagement du poste de travail permettant la continuité de l’activité.

Article 2. Modalités d’accès au télétravail

2.1. Conditions d’éligibilité

Le télétravail est volontaire et fondé sur la capacité du salarié à travailler de façon autonome ou sans avoir besoin d’exercer l’intégralité de ses missions en étant physiquement présent au sein du service auquel il est rattaché, compte tenu des fonctions qu’il occupe au sein de la société.

Ce dispositif est donc ouvert aux salariés (en CDD, CDI, temps partiel…) qui répondent aux critères d’éligibilité définis par les parties et listés ci-après :

• La nature de l’activité du salarié qui doit pouvoir être réalisée à distance par rapport au lieu habituel de travail. Un salarié télétravailleur qui change de fonction ou d’entité retrouve de fait une situation de travail sur site. Il peut formuler une nouvelle demande de télétravail qui sera examinée par son responsable dans les conditions et selon les critères prévus par cet accord.

• Le profil du salarié qui doit disposer d’une maîtrise suffisante de son métier pour être autonome sur les tâches confiées. Il doit en outre :

• Gérer son activité sans besoin d’un suivi rapproché

• Savoir alerter son manager en cas de problème rencontré à distance

• Être capable d’un premier niveau de maintenance des outils de travail

• Être efficient dans la gestion de son temps de travail et de ses temps de repos

• Être suffisamment intégré au collectif de travail

• Les conditions matérielles du lieu de télétravail du salarié qui doivent permettre d’effectuer le travail dans des conditions adaptées aux besoins de service, à la confidentialité des données et à la préservation de la santé du salarié sur le long terme.

• Les conditions techniques nécessaires : le télétravailleur doit pouvoir affecter à son activité professionnelle exclusive un espace suffisant, doté de communication haut débit suffisante, conforme aux règles de sécurité, de santé au travail et de confidentialité auquel il est soumis, compatible avec les dispositions de copropriété le cas échéant.

Le salarié formule une demande de télétravail par mail ou courrier qui sera examinée par son manager selon les dispositions du présent texte. Le manager valide ou non cette demande et indique l’organisation souhaitée. Tout refus doit être argumenté.

Le manager reste libre d’accorder ou non le télétravail à un salarié qui en aurait fait la demande. Le refus par le manager d'accorder le bénéfice du télétravail à un salarié qui occupe un poste éligible sera motivé.

Il est reconnu spécifiquement que la possibilité offerte de télétravailler est un avantage octroyé aux salariés. Tout salarié souhaitant bénéficier du télétravail reconnait respecter les dispositions du présent avenant. L’employeur se réserve la possibilité de contrôler à tout moment le bon respect de ces dispositions.

Un salarié qui change de fonction ou d’entité retrouve de fait une situation de travail 100% sur site et doit à nouveau fournir une demande de télétravail.

2.2. Accès au télétravail des travailleurs handicapés

L’entreprise s’assurera que les postes de travail de ses salariés titulaires d’une reconnaissance en qualité de travailleur handicapé (RQTH) soient accessibles au télétravail (article L. 5213-6 du code du travail).

Article 3. Lieu d’exercice du télétravail

3.1. Configuration du domicile du salarié

Le télétravail s’effectue au domicile du télétravailleur, à l’adresse déclarée sur le bulletin de paie du salarié. Le salarié reconnaît que son lieu de télétravail répond aux exigences techniques minimales requises pour la mise en œuvre d’une organisation en travail à distance, et dispose notamment :

• D’un espace de travail compatible avec l’exercice d’une activité professionnelle au regard des règles en matière d’hygiène et de sécurité (aération, éclairage, propreté, encombrement, etc.). Cet espace doit être propice à la concentration et permettre d’assurer la confidentialité des échanges professionnels et des données sur lesquelles le collaborateur travaille,

• D’une connexion internet de qualité et compatible avec l’utilisation en simultanée des applicatifs métiers, conversations téléphoniques…permettant l’exercice de son activité dans les conditions attendues,

• D’une installation électrique conforme, le télétravailleur étant responsable de la conformité de son lieu de télétravail. Le télétravailleur doit remettre une attestation sur l’honneur indiquant la conformité à la réglementation en vigueur des installations électriques de son domicile. En cas de non-conformité, l’entreprise ne prendra pas en charge les travaux de mise aux normes des installations électriques et de raccordement à Internet.

En cas de changement de domicile, le salarié préviendra l'entreprise en lui indiquant la nouvelle adresse. Pour des raisons de sécurité pour le salarié et de bon fonctionnement de l'entreprise, les conditions d'exécution du télétravail seront alors réexaminées. Il sera ponctuellement possible de télétravailler depuis un autre lieu, sous la double réserve d’en avertir préalablement son encadrement et que celui-ci accepte expressément cette demande. Cette modalité ne donnera pas lieu à l’attribution de matériel supplémentaire et devra respecter les conditions matérielles décrites à l’article 2 ainsi que les dispositions de l’article 5.2.

3.2. Assurance

Le salarié s'engage à informer son assureur du fait qu'il travaille à son domicile avec du matériel appartenant à son employeur et à remettre à ce dernier une attestation annuelle « multirisque habitation » couvrant son domicile.

Article 4. Les moyens mis en place pour télétravailler

4.1. Matériels mis à disposition

4.1.1. Utilisation et entretien des équipements fournis par l'employeur

L’entreprise fournit et entretient les équipements nécessaires à l’activité du télétravailleur (ordinateur portable et périphériques). Toute utilisation non professionnelle du matériel fourni est interdite. Le salarié ne pourra pas utiliser ce matériel pendant les périodes de suspension du contrat de travail et s’engage à le restituer pour toute absence d’une durée supérieure à un mois. Pour des raisons de sécurité, le salarié s'engage à ne pas déplacer l'équipement destiné au télétravail mis à sa disposition à une autre adresse, sans avoir préalablement obtenu l'accord de l'employeur. Le salarié s'engage à prendre soin des équipements confiés et doit veiller à restituer le matériel en bon état. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le télétravailleur en avise immédiatement l'entreprise en appelant la hotline ou la personne chargée de résoudre les problèmes de connexion ou de fonctionnement du matériel.

4.1.2. Respect des consignes de sécurité et des règles de restriction à l'utilisation des équipements

Tout salarié en télétravail s’engage à respecter la charte informatique et les règles de sécurité informatique en vigueur dans l’entreprise, en particulier à respecter tous les protocoles visant à assurer les protections des données de l’entreprise et leur confidentialité. La sécurité sera renforcée par la mise à disposition d’outils d’accès à distance sécurisés et par la prise en compte des règles de sécurité dans les formations dispensées aux télétravailleurs.

Dans son environnement privé, le télétravailleur a l’usage d’informations qu’il est le seul à maîtriser, il s’attachera à une vigilance particulière sur leur intégrité et le maintien de leur confidentialité notamment par l’application des dispositions en matière de mots de passe pour les travaux accomplis à son domicile. L'entreprise ayant informé le salarié de toutes les consignes de sécurité et des interdictions d'utilisation de matériel ou d'équipements de travail, le non-respect de ces règles ou principes pourra entrainer des sanctions disciplinaires.

4.2. Indemnité forfaitaire

Il est prévu une indemnité forfaitaire de télétravail équivalente à 2^€ nets par journée entière télétravaillée (1€ par demi-journée), visant à indemniser les frais engagés par le salarié en situation de télétravail. Les indemnités seront versées le mois suivant les journées télétravaillées effectuées. Cette allocation forfaitaire sera réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations et contributions sociales dans la limite globale de l’URSSAF.

4.3. Tickets restaurants

Suite à une négociation spécifique en la matière, tout salarié du siège en télétravail bénéficiera d’un ticket restaurant pour toute journée entière effectuée en télétravail. Au jour de la signature du présent avenant, il est rappelé que le montant d’un titre restaurant est de 11€, dont 5.55€ à la charge de l’employeur.

4.4. Accompagnement, formation période d’adaptation

4.4.1. Démarche d’accompagnement

Afin que la mise en œuvre du télétravail soit réalisée dans les meilleures conditions, l'accompagnement du télétravailleur et du manager pourra porter sur l'organisation du travail et du respect des principes fondateurs du travail hybride que sont le respect du volontariat au télétravail, la préservation du lien social et le respect de la vie privée. Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que les salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l'entreprise.

4.4.2. Période d’adaptation

Pendant une période d’adaptation d’un mois, le salarié ou l’encadrement peuvent mettre fin unilatéralement au télétravail avec un délai de prévenance d’une semaine. L’objectif est de vérifier le bon fonctionnement technique et organisationnel de ce nouveau mode de travail par les parties. En tout état de cause, l’arrêt du télétravail par l’une ou l’autre des parties est formalisé par écrit sans délai. L’arrêt du télétravail à l’initiative de l’encadrement devra être motivé.

Article 5. Modalités d’exercice du télétravail

5.1. Rythme du dispositif

Le télétravail doit être adapté à chaque métier pour garantir une souplesse organisationnelle tout en permettant une fluidité des activités à la main des managers en concertation avec leurs équipes. C’est pourquoi l’entreprise requiert une présence physique sur site minimum hebdomadaire pour maintenir le lien social avec les équipes.

Les jours non télétravaillés ne peuvent être reportés d’une semaine sur l’autre, sauf en accord avec le manager et à titre exceptionnel et dans le respect des quotités requises par l’activité définies plus bas. Les jours télétravaillés sont pris et comptabilisés par journée entière, exceptionnellement par demi-journées.

5.1.1. Organisation du télétravail adaptée selon les activités (siège/réseau)

Siège : Le télétravail des postes localisés au siège de l’entreprise concerne les métiers sédentaires. Il est recommandé au minimum 2 jours de présence par semaine sur site afin d’assurer une cohésion d’équipe.

Réseau : Le télétravail pour le réseau commercial concerne les conseillers en gestion de patrimoine ainsi que leurs managers qui exercent une activité nécessitant des déplacements et des contacts récurrents avec les sociétaires et le réseau prescripteur. Afin de préserver cette nécessité, 3 jours minimum de présence sur le terrain seront recommandés. La notion de terrain désigne les lieux d’exercice de l’activité du réseau commercial au sein du secteur géographique de chacun : bureau principal du salarié, délégations de rattachement et tout lieu MAIF, domicile des sociétaires et prospects.

5.1.2. Organisation du télétravail adaptée au sein des équipes : chartes collectives

L’organisation du télétravail pourra être définie par chaque manager dans le cadre d’une charte d’équipe, après consultation des collaborateurs la composant. Cette charte sera révisable à tout moment pour permettre un fonctionnement de l’activité le plus agile possible.

Il est convenu que pour une meilleure organisation des équipes, un auto positionnement a priori de ses journées en télétravail ou sur site par le collaborateur est privilégiée, le manager se réservant la possibilité de modifier ces jours pour une meilleurs fluidité de l’activité.

5.2 Souplesse organisationnelle encadrée

5.2.1. Réversibilité temporaire et durable

Interruption temporaire : pour tenir compte des besoins de l’entreprise, de ses sociétaires et ses réseaux, il pourra être demandé aux télétravailleurs de venir dans les locaux lors d’une journée qui aurait dû être télétravaillée. Le télétravail peut être interrompu à l’initiative du responsable hiérarchique et/ou du télétravailleur, dès lors qu’il est constaté que les conditions techniques et/ou de réalisation de l’activité par le salarié ne répondent pas aux attendus de l’entreprise. Dans le cas d’une impossibilité technique temporaire inopinée, le télétravailleur en informe son encadrement dans les plus brefs délais afin de prévoir les conditions dans lesquelles il viendra exercer son activité sur son lieu d’affectation. Le salarié est alors invité à rejoindre son site d’affectation dans un délais correspondant à son temps de trajet habituel augmenté de 30 minutes. En cas d’impossibilité de rejoindre son lieu d’affectation, la journée télétravaillée sera considérée comment une journée justifiée d’absence non rémunérée. De même, un collaborateur peut décider d’annuler une journée de télétravail en prévenant son responsable hiérarchique en amont et sous réserve de positions de travail disponibles. A l’inverse, le télétravail occasionnel permet de répondre à une situation exceptionnelle rencontrée soit par le collaborateur soit par l’entreprise pour permettre la continuité de l’activité.

Réversibilité durable : au-delà de la période d’adaptation prévue, le télétravailleur ou son responsable hiérarchique peuvent décider, d’un commun accord, de mettre fin au télétravail à tout moment par écrit. Un délai de prévenance d’une semaine sera respecté. La décision, à l’initiative du responsable hiérarchique, doit être motivée.

5.2.2. Durée du travail applicable

Le salarié, qu’il soit en télétravail ou sur site, est soumis au temps de travail habituel et inscrit dans son contrat de travail (heures hebdomadaires ou forfait annuel en jours).

L’organisation du télétravail s’exerce dans le cadre des horaires de travail habituels du service auquel le salarié est rattaché, dans le respect des heures d’ouverture de l’entreprise. En conséquence, le télétravail ne doit pas générer de dépassements de temps de travail effectif. Aucune heure supplémentaire ne peut être effectuée sans autorisation ou demande expresse et préalable de la hiérarchie.

Les salariés soumis au temps de travail hebdomadaire déclarent leurs horaires de travail via les outils habituels.

Pendant la période de télétravail, le salarié peut librement organiser son temps de travail sous réserve de respecter les plages horaires convenues avec son manager et pendant lesquelles il doit pouvoir être joint (messagerie, messagerie instantanée, téléphone), et de participer à toutes les réunions téléphoniques ou vidéoconférences auxquelles il est convié.

Il est rappelé que l’organisation des tâches ainsi que les collaborations entre télétravailleurs et salariés non-télétravailleurs priment sur l’organisation individuelle du salarié en télétravail.

5.2.3. Modalité de suivi

Afin de connaître les jours effectués en télétravail, chaque salarié concerné s’engage à déclarer sa situation via un outil déclaratif partagé (excel online), accessible pour contrôle et suivi par le manager et les ressources humaines.

L’encadrement reçoit le télétravailleur régulièrement pour faire le point sur son activité en télétravail. Ce dernier veille à ce que le fonctionnement et la qualité du service ne soient pas impactés par le télétravail. Un guide de bonnes pratiques est mis à disposition des salariés télétravailleurs sur l’intranet d’entreprise.

L'entreprise s'engage à organiser chaque année un entretien qui porte notamment sur les conditions d'activité du salarié et sa charge de travail.

5.2.4. Participation aux réunions de travail et aux formations

En dehors des périodes de présence obligatoire dans l'entreprise, le salarié est tenu de se rendre dans les locaux de l'entreprise à la demande de sa hiérarchie, pour participer aux réunions organisées pour le bon fonctionnement du service, aux formations ou toute action de nature à favoriser la cohésion des équipes.

Article 6. Santé, sécurité et conditions de travail

6.1. Qualité de vie au travail

En favorisant la conciliation vie professionnelle/vie personnelle, et parce qu’il reconnaît l’autonomie du salarié, le télétravail est un levier de qualité de vie au travail. Le nombre de jours télétravaillés par salarié et par entité est déterminé en appréciant les impacts sur la communauté de travail. Une information des équipes sur les modalités générales du télétravail, telles que décrites dans le présent accord, est faite afin de favoriser la transparence et de veiller à la bonne coopération. Les équipes sont également informées des jours télétravaillés par leurs collègues directs.

6.2. Prévention des TMS

Le collaborateur en situation de télétravail demeure soumis au règlement intérieur de l’entreprise et à ses annexes. Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables au salarié en télétravail. Elles devront être strictement respectées par le manager et le salarié dans les mêmes conditions qu’un travail exécuté dans les locaux de l’entreprise.

Les salariés télétravailleurs bénéficient d’un rappel d’information concernant les positions de travail adaptées, s’agissant notamment du travail sur écran (infos disponibles sur l’intranet d’entreprise Agora + : https://agora.maif.fr/intranet/jcms/tcjcms1_5040611)

6.3. Accident du travail

Il est rappelé qu’en cas de maladie ou d’accident, le salarié en télétravail ne devra exercer aucune activité professionnelle. La procédure liée à la déclaration d'accident du travail est identique à celle pratiquée pour un salarié travaillant dans les locaux de l’entreprise. À cet égard, le télétravailleur doit informer son supérieur hiérarchique et le service des ressources humaines de l’accident ou de l’arrêt de travail dans les meilleurs délais et en justifier au plus tard dans les 48 heures conformément à l’article 17 du règlement intérieur.

Conformément à la réglementation en vigueur, un accident survenu au télétravailleur pendant les jours de télétravail et dans le créneau horaire habituel est présumé être un accident du travail. Il sera soumis au même régime que s’il était intervenu dans les locaux de l’entreprise pendant le temps de travail, et dans le cas d’un collaborateur cadre autonome, la présomption d’accident du travail s’appliquera aux accidents survenus pendant l’exercice de l’activité professionnelle.

6.4. Droit à la déconnexion

Il est rappelé qu’un accord relatif au droit à la déconnexion est mis en place depuis le 1^er novembre 2017. Le droit à la déconnexion peut être défini comme le droit du salarié à ne pas être connecté aux outils numériques professionnels et ne pas être contacté, y compris sur ses outils de communication personnels, pour un motif professionnel en dehors de son temps de travail habituel.

Aucun salarié n’est tenu de répondre aux courriels, messages, SMS ou appels téléphoniques à caractère professionnel pendant ses temps de repos et pendant ses absences pour maladie ou autre cause, quelle qu’en soit la nature.

En outre, il est demandé à chaque salarié de s’interroger sur le moment opportun pour adresser un courriel, un message ou joindre un collaborateur par téléphone, de ne pas solliciter de réponse immédiate sauf situation d’urgence ou de gravité particulière, de paramétrer le gestionnaire d’absence du bureau sur sa messagerie électronique, pour toute absence prévisible et d’indiquer les modalités de contact d’un membre de l’entreprise en cas d’urgence.

Il est rappelé que chacun peut désactiver les alertes sonores et/ou visuelles d’arrivée d’un nouveau courriel ou d’un appel téléphonique pendant son temps de repos.

En tout état de cause, l’envoi d’un mail dans ces périodes n’implique en aucun cas que son destinataire reçoive, lise et agisse en fonction de son contenu pendant sa période de déconnexion.

Article 7. Dispositions finales

7.1. Date d’effet et durée d’application de l’avenant

Le présent avenant entre en vigueur le 1^er août 2021. Il est conclu pour une durée indéterminée et pourra faire l’objet d’une révision ou d’une dénonciation dans les conditions légales.

7.2. Suivi de l’avenant

Pour la mise en œuvre du présent avenant, il est prévu un suivi par le CSE à l'occasion de ses consultations récurrentes présentant un lien avec les points traités par l'accord. Les parties conviennent de se réunir tous les ans suivant la signature du présent accord afin de dresser le bilan de son application et de discuter, le cas échéant, de l'opportunité d'adapter certaines de ses dispositions. Par ailleurs, en cas d'évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties conviennent de se réunir dans un délai de 3 mois après la prise d'effet de ces textes, afin d'adapter au besoin lesdites dispositions.

7.3. Publicité de l’avenant

Conformément à la loi, le présent avenant sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail, puis publié sur la base de données nationale dans une version anonymisée. Un exemplaire sera également déposé auprès du Conseil de Prud’hommes de Niort. Le présent avenant est fait en nombre suffisant pour remise à chacun des parties signataires. Enfin, un exemplaire du présent avenant sera diffusé sur les supports numériques destinés à l’information du personnel.

Fait en 5 exemplaires à NIORT, le 12 juillet 2021 Pour MAIF SOLUTIONS FINANCIERES Pour la Direction, XXXX

Pour les Organisations Syndicales UNSA/FESSAD, XXXX SNB CFE/CGC, XXXX

ANNEXE : EXEMPLE DE CHARTE DE TELETRAVAIL (CHARTE D’EQUIPE)