Accord d'entreprise "ACCORD DE METHODE RELATIF AU PROCESSUS D’INFORMATION-CONSULTATION" chez S.P.I. - SODEXO PASS INTERNATIONAL (Siège)

ENTRE

La société Sodexo Pass International (SPI), immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro 350 925 384 et dont le siège social se situe 255, Quai de la bataille de Stalingrad 92 130 Issy-les-Moulineaux

Ci-après dénommée la Société ou l’Entreprise,

D’UNE PART,

ET

L’Organisation Syndicale Représentative au sein de la Société :

L’organisation syndicale CFE-CGC Inova

Ci-après dénommée l’Organisation syndicale représentative,

D’AUTRE PART,

La Société et l’Organisation syndicale représentative signataire sont ci-après dénommées ensemble les « Parties » et individuellement chaque « Partie ».

Preambule

Le Comité Social et Economique de la Société a été informé et consulté sur :

• les orientations stratégiques des activités Services Avantages & Récompenses (dits BRS « Benefits & Rewards Services ») en février 2023, et l’objectif du Groupe de renforcer cette activité en lui donnant les moyens de son développement avec une structure propre ;

• et le 11 et le 18 avril 2023 sur un projet de séparation, puis de cotation en bourse des activités Services Avantages & Récompenses (BRS) de Sodexo, prévu courant 2024, impliquant leur autonomisation.

Un avis favorable du CSE a été rendu à l’unanimité sur ce projet, et plus particulièrement sur sa première étape consistant en :

• la séparation des activités Services sur Site et Services Avantages & Récompenses, via une opération d’apport et de cession des titres SPI par Sodexo SA à une entité dénommée SpinCo,

• suivie de la distribution de ces titres, détenus par Sodexo SA à ses actionnaires, entrainant la cotation en bourse des titres SpinCo.

Le déploiement de ce projet d’autonomisation et de cotation en bourse des activités BRS, désormais dénommées Pluxee (ci-après le « Projet d’autonomisation des activités Pluxee », ou le Projet), lancé par cette première information-consultation du CSE du 11 avril 2023, implique la réalisation d’étapes complémentaires, ressortant des attributions générales du CSE.

En effet, il s’accompagne notamment :

• d’un changement de dénomination sociale de Sodexo Pass International dans le cadre de l’adoption d’un nom de marque unique (Pluxee), soumis à l’information-consultation du CSE lors de sa réunion du 13 juin 2023 ;

• d’un projet d’ajustement de l’organisation de la Société, pour tenir compte du fait que dans le cadre de l’autonomisation des activités, certaines fonctions supports ne pourraient plus être exercées par Sodexo SA pour la Société,

• compte tenu des nécessités réglementaires liées à la cotation en bourse, de projets visant à scinder le fonctionnement des activités, tels que :

  • la création et le renforcement de fonctions régaliennes propres aux activités Pluxee,

  • la création d’un Centre de Services Partagés (CSP) en charge de la gestion de la paie,

  • le déménagement des locaux de travail de la Société.

Souhaitant favoriser un dialogue social de qualité et définir un cadre temporel favorable à la bonne conduite des différentes procédures d’information-consultation du CSE, la Direction de la Société a proposé conformément aux dispositions des articles L. 2312-55 et L. 2312-16 du Code du travail, de conclure un accord de méthode encadrant l’ensemble du processus d’information-consultation lié au Projet d’autonomisation des activités Pluxee.

Dans le cadre de ces négociations, les Parties sont convenues de déterminer le contenu, les modalités d’informations et les délais dans lesquels les avis du CSE seront rendus lorsqu’ils sont requis, dans le respect des principes suivants :

- Un dialogue social basé sur une information, des échanges réguliers, et la transparence,

- L’importance du rôle des élus du CSE dans le cadre du Projet, impliquant la sensibilisation des managers sur le fait que l’exercice de leur mandat nécessitera qu’ils disposent du temps nécessaire pour être informés, et rendre leurs avis dans les meilleures conditions.

Par ailleurs, la Direction souhaite, au travers de cet accord, réaffirmer l’importance des actions et mesures de prévention de nature à améliorer la santé, la sécurité et les conditions de travail des collaborateurs tout au long des étapes conduisant à l’autonomisation et à la cotation en bourse des activités de PLUXEE, en anticipant dès l’origine les conséquences de ces changements.

Au terme de réunions de négociation en date du 7 juillet 2023 et du 19 juillet 2023, les Parties ont arrêté ensemble les termes du présent accord :

1. Champ d’application et objet du présent accord

Il vise à définir :

• le contenu et les modalités de déroulement des informations-consultations liées au Projet d’autonomisation des activités Pluxee,

• les moyens attribués au CSE pour exercer ses missions dans ce cadre et, en particulier, pour disposer des informations nécessaires aux fins de pouvoir formuler des propositions et émettre des avis lorsque ceux-ci sont requis dans l’exercice de ses attributions consultatives.

• les actions et mesures de prévention contribuant à la santé, la sécurité et les conditions de travail des collaborateurs, ainsi que le rôle de chacune des parties prenantes.

Le présent accord est conclu en application des articles L. 2312-4, L. 2312-55 et L. 2312-16 du Code du travail.

2. Les procédures d’information-consultation conduites dans le cadre du Projet

   1. Contenu

Les Parties ont souhaité rappeler au préalable que lorsqu’un projet de la Société s’inscrit dans un processus complexe, comportant des décisions échelonnées, le CSE doit être consulté à l’occasion de chacune d’elles, dans le respect des dispositions légales.

Dans le cadre du Projet d’autonomisation des activités PLUXEE, la Société devra ainsi procéder à l’information et à la consultation du CSE sur les différentes étapes identifiées à ce jour par les Parties. A ce stade sa consultation est prévue sur les étapes, et aux dates prévisionnelles/échéances, suivantes :

Etapes	Dates prévisionnelles/Echéances
Projet de séparation puis de cotation en bourse des activités Services Avantages & Récompense (BRS)	Information/Consultation du 11 et du 18 avril 2023
Changement de dénomination sociale de Sodexo Pass International dans le cadre de l’adoption d’un nom de marque unique (Pluxee)	Information/Consultation 13 juin 2023 Mise en application d’ici fin septembre 2023
Migration de la gestion de la paie SPI et création d’un Centre de Services Partagés Paie propre aux activités Pluxee	Information/Consultation 20 juin 2023 Mise en application d’ici fin décembre 2023
Création et renforcement de fonctions régaliennes de Pluxee	Information/Consultation 11 juillet 2023 Mise en application d’ici janvier 2024
Déménagement des locaux de travail de la Société (principe du déménagement, souscription d’un nouveau bail, aménagement des nouveaux locaux)	Information 13 juin 2023 sur le projet de déménagement Information/Consultation portant sur le projet de la souscription d’un nouveau bail fin juillet 2023 et de déménagement consécutif (à confirmer en fonction de l’identification de locaux) Information/Consultation portant sur l’aménagement et le déménagement des locaux courant septembre 2023 (à confirmer) Déménagement effectif fin décembre 2023/Début Janvier 2024
Souscription de contrats au nom de SPI à l’identique des contrats existants aux fins de garantir le maintien des avantages dont peuvent bénéficier les salariés en application de contrats souscrits par Sodexo SA pour le compte de SPI (contrat de mutuelle, prévoyance, etc.)	Information octobre 2023 (à confirmer) Mise en application d’ici fin décembre 2023

Des membres du CSE ont été désigné comme référents et points de contact sur le projet déménagement afin de faciliter les échanges lors de l’avancée du projet.

Cette liste n’est pas exhaustive ; d’autres informations et/ou consultations pourront être tenues au titre du Projet d’autonomisation des activités Pluxee dans le respect des attributions légales du CSE. Elles seront définies par commun accord entre le Président et le Secrétaire du CSE lors de la fixation de l’ordre du jour des réunions.

2. Modalités d’informations et de consultations

   1. Information continue et tenue des réunions

Aux fins de faciliter les procédures d’information-consultation, visées à l’article 2.1., ainsi que toutes celles qui seraient nécessaires dans le cadre du Projet d’autonomisation des activités Pluxee, les Parties sont par ailleurs convenues des dispositions suivantes :

• Une information continue, via un point systématique mentionné à l’ordre du jour lors des réunions ordinaires, et la tenue, lorsque cela s’avère nécessaire, de réunions extraordinaires.

  Cette information sera précise et écrite lorsque l’avis du CSE sera sollicité.

• L’application des dispositions de l’Accord sur le dialogue social et le fonctionnement du CSE du 22 juin 2022, pour la tenue des réunions, et notamment :

• De l’article 21, prévoyant une réunion mensuelle ordinaire, au lieu d’une tous les deux mois ;

Il est en outre convenu que dans le cadre du suivi du Projet d’autonomisation des activités Pluxee, le CSE et/ou la Direction pourra solliciter la tenue d’une seconde réunion au cours d’un mois civil, outre la possibilité pour la Société de fixer des réunions extraordinaires.

• De l’article 16.1, prévoyant que les convocations, ordres du jour et les éventuels documents d’information seront envoyés par mail au plus tard 72 heures avant la réunion ; la date de transmission ou mise à disposition (via la BDESE) de ces documents constituant le point de départ du délai préfix de consultation de 21 jours calendaires ci-après prévu ;

• De l’article 31 prévoyant un principe de tenue des réunions en présentiel, avec une possibilité de recours à la visio conférence par accord entre l’employeur et la majorité des élus titulaires, grâce à un outil de téléconférence mis à dispositions du CSE ;

• De l’article 16.1 relatif à la rédaction du procès-verbal des séances, par le secrétaire et/ou par un sténotypiste mandaté par le CSE.

Dans le cadre du Projet d’autonomisation des activités Pluxee, ces procès-verbaux devront être établis, dans un délai de 15 jours calendaires suivant la réunion à laquelle ils se rapportent, ou en tout état de cause avant la date de la prochaine réunion portant sur le Projet, afin que l’employeur puisse faire connaitre sa position lors de cette réunion, avant diffusion au personnel. Un extrait de procès-verbal, exprimant l’avis du CSE, dans un délai de 3 jours ouvrés, en cas de demande de la part de la Société.

2. Délais de consultation

Pour rappel, le délai de consultation court à compter de la date de transmission, ou de mise à disposition (via la BDESE) par l’employeur des informations nécessaires à sa consultation.

Compte tenu de l’existence d’une information continue et d’un dialogue constant sur les différentes étapes du Projet d’autonomisation des activités Pluxee, les Parties sont convenues que :

• le délai dans lequel le CSE rend son avis lorsque celui-ci est sollicité, est de 21 jours calendaires maximum ; le CSE pouvant remettre son avis avant l’expiration de ce délai ;

• à l’expiration de ce délai, le CSE est réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif.

Dans l’hypothèse où le CSE recourrait à un expert dans les cas et conditions légalement prévues, il est convenu que :

• le délai dont disposera l’expert pour remettre son rapport sera de 30 jours calendaires maximum, à compter de sa désignation ;

• le délai maximal dans lequel le CSE rendra son avis sera porté à 45 jours calendaires maximum étant rappelé que dans ce cas le CSE pourra remettre son avis avant l’expiration de ce délai et qu’à l’expiration de ce délai, le CSE est réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif.

Les Parties conviennent par ailleurs que cet avis pourra (i) soit être exprimé lors de la séance au cours de laquelle il est sollicité (ii) soit à défaut par délibération écrite adressée par le Secrétaire au Président du CSE dans le délai de 15 jours calendaires (ou de 45 jours calendaires en cas de recours à un expert).

3. Les moyens supplémentaires accordés aux membres du CSE

   3. Information renforcée

Il est rappelé que le CSE bénéficiera d’une information renforcée et continue, incluant la tenue de réunions supplémentaires, dans les conditions prévues à l’article 2.a du présent accord.

4. Réunions préparatoires

Pour permettre aux membres du CSE une meilleure appréhension du Projet d’autonomisation des activités Pluxee et de ses différentes étapes, les Parties conviennent en outre que les titulaires et suppléants du CSE pourront se réunir en réunion préparatoire avant chaque réunion plénière.

Le temps consacré à ces réunions préparatoires sera assimilé à du temps de travail dans la limite d’une ½ journée par réunion préparatoire, et non à du temps de délégation.

La Direction s’engage par ailleurs à communiquer auprès des managers des membres du CSE sur le fait que le projet d’autonomisation des activités Pluxee peut amener les élus à une charge de travail plus importante dans le cadre de leur mandat tout au long des étapes conduisant au projet, dont ils devront tenir compte.

4. L’anticipation des conséquences du Projet en matière de santé, sécurité et des conditions de travail

Au travers de cet accord, la Direction de la Société souhaite réaffirmer l’importance des actions et mesures de prévention de nature à améliorer la santé, la sécurité et les conditions de travail des collaborateurs tout au long des étapes conduisant à l’autonomisation et à la cotation en bourse des activités de PLUXEE.

En effet, le Projet induit des changements à plus ou moins long terme dont il est important d’anticiper les conséquences sur les conditions de travail et le vécu des collaborateurs dès l’origine.

A cette fin, les Parties sont convenues des mesures et actions de prévention suivantes :

3. Les mesures et actions de prévention

   5. Les garanties existantes en matière de droits au repos et d’écoute des salariés

Les Parties veilleront à la stricte application des mesures prévues :

• dans l’accord relatif à la durée et à l’aménagement du temps de travail signé le 29 juin 2023, visant à garantir les droits au repos, le droit à la déconnexion et à protéger la santé/ sécurité des collaborateurs, notamment par des mesures de suivi de la durée du travail et de la charge de travail ;

• et dans l’accord relatif à la Qualité de Vie et des conditions de travail signé le 22 juin 2022, qui prévoit notamment l’accès à des dispositifs d’expression et d’écoute par chaque collaborateur :

  • L’accès à Sodexo Supports Me, un espace d’écoute et de prévention confidentiel et anonyme pour les collaborateurs et leur famille, dont les coordonnées sont : numéro de téléphone unique (0800 94 13 12), accessible 7j/7 et 24 h/h;

  • L’accès à Speak Up, un espace de remontée d’informations permettant de déclarer facilement et anonymement toute situation pouvant impacter le bien-être du collaborateur sur le lieu de travail, dont les coordonnées sont présentes sur l’intranet et au 0805-081868.

Des formations RH pour les managers seront mises en place afin d’outiller les managers avec les fondamentaux du droit social /du travail et de la gestion des sujets RH (durée du travail, gestion du télétravail, droit à la déconnexion, RPS, etc.)

Par ailleurs, les responsables référents harcèlement (nommés à ce jour) sont disponibles et à l’écoute de l’ensemble des collaborateurs.

6. L’analyse et le suivi du DUERP

Dans la continuité de ces échanges, la Direction de la Société, avec la contribution du CSE et du Service de Prévention et de Santé au Travail analyseront le Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels (DUERP) et examineront les points d’actualisation et de suivi qui pourraient être prévus, lié au contexte du Projet d’autonomisation et à la cotation en bourse des activités Pluxee.

Consécutivement, le Programme Annuel de Prévention des Risques Professionnels et d’Amélioration des Conditions de Travail pourra être adapté.

7. Mesures de formation à la prévention des RPS auprès des managers

Le service Formation Siège met à disposition des managers des programmes de formations spécifiques pour accompagner au mieux leurs équipes dans ce contexte de changement : ​

• Le Parcours de formation « Manager Sodexo » (26h sur 8 mois​), soit 8 modules pour accompagner les nouveaux managers Sodexo face à leur équipe dont​ :

• Module 1: Monde VUCA et impact sur l’engagement des collaborateurs​

• Module 2: Ecoute active, soutien & résilience , repérage des signes de RPS, accompagnement d’un collaborateur en difficulté​

• Module 3: Adaptabilité et émotions (délais, charge, pression et stress, gestion des priorités, gestion des conflits)​

• Module 4 : Change management​

• « Les RH pour Managers »: à destination de tous les Managers Sodexo: 3h​

• Durée de travail (droit à la déconnexion)​

• Absentéisme et gestion des retours (RPS)​

• RPS: détection et outils internes mis à disposition pour intervenir (Sodexo Supports me, Speak Up, Assistante sociale et Infirmière, CSE)

  8. Une importante communication avec le Personnel

Les Parties conviennent, en fonction de l’état d’avancement du processus d’information-consultation sur le Projet d’autonomisation des activités Pluxee, que la Société d’une part, et le CSE d’autre part pourront communiquer, chacun de leur côté, avec les salariés sur les différentes étapes du Projet, et notamment suite au prononcé des avis du CSE, dans le respect des prérogatives du CSE, du délégué syndical et de leurs obligations légales de confidentialité sur les informations présentées comme telles par la Société.

La Direction prévoit notamment de communiquer à l’ensemble des salariés sous forme de réunions d’information « Townhall ».

La Direction et le CSE peuvent décider en outre :

• de communiquer conjointement et/ou de co-signer certaines communications communes s’ils le souhaitent,

• ainsi que de recueillir les préoccupations des salariés s’ils le jugent nécessaire.

Une information spécifique sera faite au personnel après la signature du présent accord pour informer chaque salarié des mesures et actions de prévention qu’il prévoit, et notamment leur rappeler les coordonnées des différents acteurs de la santé au travail pouvant être contactés.

9. Le renforcement de l’accompagnement en matière de santé au travail

Afin d’accompagner au mieux les salariés tout au long de ce projet, la Société a recours au soutien d’une infirmière du travail, présente dans les locaux, et de la médecine du travail.

Leurs principales missions sont les suivantes :

• Accueillir et soutenir les personnes en difficulté, par une écoute ancrée sur la compréhension des situations de travail et l’élaboration de possibilités d’action et de solutions ;

• Informer et sensibiliser l’employeur, les membres de la Direction des Ressources Humaines, les managers, les salariés et les membres des instances représentatives du personnel sur les actions à mettre en place pour identifier et prévenir les facteurs de risques pour la santé physique et mentale.

L’infirmière du travail est joignable aux heures et coordonnées suivantes :

infirmerie.panorama.group@sodexo.com / au 01 57 75 81 95

La médecine du travail est joignable aux coordonnées suivantes :  01 46 14 84 00.

Les Salariés conservent en outre la faculté :

• de saisir le Service de Prévention et de Santé au Travail, qui a été informé le29 juin 2023 par la Direction, du Projet et des conséquences qu’il induit ;

• d’accéder au dispositif de consultation médicale à distance, ouvert 24h/24, 7j/7, au 3633. Les modalités de suivi des risques identifiés et de la mise en œuvre des mesures de prévention

  10. Mise en place d’un dispositif spécifique d’alerte et de prévention des risques santé

La Direction est particulièrement attentive à tous les troubles, ou Risques Psycho-Sociaux pouvant apparaître ou sembler se renforcer au cours du Projet.

Toute alerte émanant d’un salarié, quel que soit son niveau hiérarchique, ou émanant de son entourage pourrait amener, avec l’accord du salarié, à la mise en œuvre d’une ou plusieurs des actions suivantes :

• Un entretien spécifique avec la Direction des Ressources Humaines de SPI ;

• Une visite auprès du Service de Prévention et de Santé au Travail ;

• Un entretien avec le(la) psychologue du travail.

  11. Mise en place d’indicateurs de suivi

La Direction veille à solliciter des retours d’information réguliers de la part des acteurs de la santé au travail et du Service de Prévention de Santé au Travail, pour être informée au plus tôt, des situations de fragilité qui seraient identifiées.

Des indicateurs RH seront en parallèle régulièrement communiqués au CSE, pour que la Direction et les partenaires sociaux disposent de données objectives leur permettant d’assurer un suivi de l’évolution de ces indicateurs au fur et à mesure du déploiement du Projet :

• Absences pour maladie de courte durée (- 8 jours) ou de longue durée (arrêt initial/prolongations) ;

• Taux d’accident du travail avec ou sans arrêt, taux de fréquence, de gravité ;

• Restrictions d’aptitude

• Situations remontées par l’outil Sodexo Supports Me

• Nombre de managers formés aux fondamentaux des sujets RH

• Ratio mobilités internes / recrutements externes

Une mise à jour de ces indicateurs sera remise au début de chaque réunion du CSE portant sur ses attributions en matière de santé, sécurité et conditions de travail, pendant la durée du Projet.

Le CSE procédera pour sa part à une veille régulière en matière de risques professionnels et de charge de travail, via les moyens (analyse des risques et contribution au DUER, missions d’inspections et d’enquête) et informations à sa disposition.

5. Exécution loyale de l’accord

Les Parties s’engagent à exécuter le présent accord de bonne foi et de façon loyale.

Elles conviennent, en cas de survenance d’une difficulté relative à l’application du présent accord, de se rencontrer et d’en discuter prioritairement, loyalement et préalablement à toute éventuelle procédure judiciaire.

6. Dispositions finales

   1. Date d’entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée. Il entrera en vigueur à compter de sa date de signature.

Il cessera de produire effet à la date de cotation en bourse des activités Pluxee.

Il remplace et annule toutes les dispositions résultant d’accords collectifs, d’accord atypiques, d’usages ou de toute autre pratique en vigueur au sein de la Société avant sa conclusion et ayant un objet identique.

2. Suivi et révision de l’accord

Le présent accord fera l’objet d’un suivi du Comité Social et Économique dans le cadre de sa consultation annuelle sur la politique sociale de l'entreprise, les conditions de travail et l'emploi prévue à l’article L. 2323-17 3° du Code du travail.

Le présent accord pourra être révisé à tout moment, dans les conditions prévues aux articles L. 2222-5, L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du travail.

3. Dépôt et publicité

L’accord sera déposé par la Société :

• en deux exemplaires sur la plateforme de télé procédure du ministère du travail, dont une version signée des parties et une version anonymisée destinée à être publiée (c’est-à-dire expurgée du nom des personnes physiques signataires) ;

• en un exemplaire au Conseil de prud’hommes de Boulogne.

Fait en 3 exemplaires, à Issy-les-Moulineaux

Le 20 juillet 2023

Pour la Société Sodexo Pass International

Pour l’Organisation syndicale représentative CFE/CGC Inova