Accord d'entreprise "ACCORD COLLECTIF D'ENTREPRISE RELATIVE AUX NEGOCIATIONS PORTANT SUR LA MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL AU SEIN D'HABITAT 08" chez OPH - HABITAT 08 - OFFICE PUBLIC DE L'HABITAT DES ARDENNES (Siège)

Accord collectif d’entreprise relative aux négociations

portant sur la mise en place du télétravail au sein d’HABITAT 08

Entre les soussignés :

- Monsieur……. , Directeur Général d’HABITAT 08 – Office Public de l’Habitat des Ardennes, dont le Siège est à 08000 CHARLEVILLE-MEZIERES, avenue des Martyrs de la Résistance, désigné dans ce qui suit par l'expression "HABITAT 08",

D’une part,

- Et les organisations syndicales

- Monsieur …… pour SDU 08

- Monsieur …… pour CFE-CGC

- Madame ….. pour la CGT

D’autre part.

Les parties se sont rencontrées le 13 mars 2023.

Il est convenu et arrêté ce qui suit :

• Cadre de l’accord :

Les parties s’étaient rencontrées les 30 septembre 2021, 14 octobre 2021, 15 décembre 2021 et 31 mars 2022 pour négocier les termes d’un accord collectif d’entreprise ayant pour objet de définir les conditions de recours et la mise en place du télétravail au sein d’HABITAT 08.

Cet accord, signé le 7 avril 2022, était conclu pour une durée déterminée d’un an. Il a pris effet le 1^er mai 2022 pour se terminer le 30 avril 2023.

Le présent accord collectif d’entreprise a donc pour objet de renouveler l’accord précédent pour une nouvelle durée d’un an.

Ses dispositions sont définies ci-dessous.

La relation de télétravail repose sur la forte autonomie du salarié reconnue par sa hiérarchie, et sur la confiance mutuelle entre le salarié et HABITAT 08.

Le télétravail doit permettre de concilier les impératifs de l’Office et permettre de garantir une présence terrain avec toutes les parties prenantes (locataires, collègues, sous-traitants, etc.).

La mise en place d’une commission de suivi et d’un bilan présenté à six mois en CSSCT et d’un autre bilan présenté au CSE à l’issue d’une année d’exercice permettra d’entériner ou non le principe du télétravail au sein d’HABITAT 08 et d’ajuster si besoin ce qui doit l’être.

La commission sera constituée des délégués syndicaux, de deux membres du CSE et de deux membres représentants l’employeur.

Cet accord ne s’applique pas au possible télétravail en cas de circonstances exceptionnelles : épidémie, force majeure, conditions météorologiques...

• Bénéficiaires de l’accord :

Sont concernés par la réglementation relative aux présentes dispositions, les salariés liés par un contrat de travail à durée déterminée ou indéterminée à HABITAT 08 – Office Public de l’Habitat des Ardennes.

Sont exclus de cet accord : les personnes liées par un contrat de travail temporaire, les alternants en contrat de professionnalisation ou d’apprentissage, les stagiaires.

• Durée de l’accord :

Le présent accord est conclu pour une durée d’un an à compter du 1^er mai 2023 pour se terminer le 30 avril 2024.

Les parties conviennent de se réunir au cours du 1^er trimestre 2024 afin de juger de l’opportunité de le reconduire ou non. Dans le cas où la démarche s’avérerait de nouveau concluante, les parties se réuniront pour échanger sur son contenu.

A - Définition du télétravail

L’article L1222-9 du Code du travail précise que « Le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

Le télétravail est mis en place dans le cadre d'un accord collectif ou, à défaut, dans le cadre d'une charte élaborée par l'employeur après avis du comité social et économique, s'il existe ».

Les parties conviennent que la mise en place du télétravail au sein de l’Office est régie exclusivement par le présent accord et vise seulement les situations de télétravail dits réguliers (ce qui exclut tout contexte sanitaire, force majeure, etc.). Dans le cas d’une situation dite exceptionnelle, la décision de placer provisoirement un salarié en télétravail appartiendra exclusivement à l’employeur qui en définira les modalités. La commission sera informée de la liste des salariés placés en télétravail dans le cas des situations dites exceptionnelles.

Il est précisé que l’activité exercée en télétravail ne pourra excéder six jours maximum par mois et devra être exercée sur le territoire métropolitain.

B- Mise en place du télétravail

1. Conditions d’éligibilité

La possibilité de télétravailler est ouverte aux salariés remplissant les conditions ci-dessous, sur la base du volontariat, dont les postes et les activités sont compatibles avec cette modalité d’organisation du travail.

Pour rappel, le télétravail est fondé sur la capacité du salarié à exercer ses fonctions de façon autonome et implique que l’activité du salarié ne nécessite pas de manière très régulière, une proximité managériale.

Sont éligibles au télétravail les salariés remplissant les conditions cumulatives suivantes :

• Etre titulaire d’un contrat à durée indéterminée à temps plein ou temps partiel avec HABITAT 08 (au minimum à 80%) ;

• Justifier de six mois dans le poste occupé (toutefois, chaque cas sera étudié pour tenir compte de l’adaptation au poste de travail occupé) ;

• Ne pas être en période d’essai, en préavis ou en période probatoire (toutefois, chaque cas sera étudié pour tenir compte de l’adaptation au poste de travail occupé) ;

• Disposer d’une autonomie suffisante dans l’exercice de ses fonctions (décision du manager uniquement). En cas de désaccord, la décision finale appartiendra à la direction RH ;

• Occuper un poste pouvant être exercé à distance et dont l’exécution en télétravail est compatible avec le bon fonctionnement du service (se référer à l’annexe – Fonctions compatibles avec le télétravail) ;

• Répondre aux exigences techniques minimales requises à son domicile (connexion internet haut débit sécurisée, espace de travail dédié à la situation de travail et installation électrique conforme) ;

• Etre salarié volontaire ;

• Apporter une réponse écrite et non équivoque à la demande formulée par le manager dans un délai maximal de 15 jours suivant ladite demande ;

• Remettre une attestation sur l’honneur de la conformité du domicile où est effectué le télétravail ainsi qu’un justificatif d’assurance habitation (ou équivalent) à la DRH (à fournir chaque année). Le collaborateur devra signaler à son assureur qu’il sera amené à être en télétravail ;

• Ne pas être concerné€ par une décision de la médecine du travail qui rendrait le télétravail inapproprié.

Le manager refusera donc le télétravail si toutes les conditions ci-dessus ne sont pas remplies.

La liste des emplois éligibles au télétravail est jointe en annexe. Celle-ci est susceptible d’évoluer avec le temps en fonction de l’évolution des métiers ou des conditions de réalisation de ceux-ci, sans qu’il soit nécessaire de revoir automatiquement les modalités du présent accord.

Dans ce cas de figure, la commission en sera informée.

Ainsi, ne sont pas éligible au télétravail, les activités qui, par nature, requièrent d’être exercées physiquement ou qui nécessitent l’utilisation de logiciels, de matériels ou techniques qui ne peuvent pas être mises en œuvre d’une manière efficace et sécurisée depuis le domicile des salariés.

2. Passage en situation de télétravail

Le télétravail est fondé sur le principe du volontariat. Si l’employeur peut refuser d’octroyer le télétravail à un salarié pour des raisons objectives, il ne peut pas imposer au salarié de télétravailler. Même s’il est prévu dans un accord, le télétravail repose sur le volontariat et nécessite toujours l’accord du salarié.

Le télétravail ne peut être mis en œuvre qu’avec l’accord de la hiérarchie et de la Direction des Ressources Humaines.

Les jours de télétravail sont planifiés avec le responsable hiérarchique en fonction des contraintes d’activité. Les responsables hiérarchiques devront toujours veiller à ce que le nombre de salariés en télétravail soit compatible avec le bon fonctionnement du service.

Une fois les jours définis avec son manager, le salarié veillera à déclarer sa situation de télétravail en utilisant la case appropriée au moment de sa connexion.

Les journées de télétravail sont programmées en amont et connues de l’ensemble des membres de l’équipe concernée. En cas de contraintes ponctuelles, une suspension ou une modification provisoire du jour télétravaillé pourra intervenir à l’initiative de l’Office ou de son représentant et sous réserve du respect d’un délai minimum de 48 heures. Ce délai pourra être exceptionnellement réduit en cas de situation d’urgence.

Les réunions nécessitant la présence du salarié dans les locaux de l’Office sont prioritaires par rapport aux journées de télétravail, comme le sont les convocations aux formations professionnelles, visites médicales, entretiens…

Aucun avenant au contrat de travail n’est signé.

3. Période d’adaptation

Afin de permettre au salarié et à l’Office de s’assurer que le télétravail correspond à leurs attentes respectives, il est prévu une période dite d’adaptation. Pendant cette période, d’une durée de 3 mois, chacune des parties est libre de mettre fin au télétravail, sans délai de préavis. Un entretien en présentiel ou en distanciel est organisé entre le salarié et son responsable hiérarchique au plus tard 15 jours avant l’arrivée du terme de la période d’adaptation afin d’effectuer un bilan sur la situation de télétravail. Ce bilan est l’occasion pour les deux parties d’apprécier l’opportunité de la poursuite ou non du télétravail.

Si le manager décide de mettre fin au télétravail, il informe le salarié de la raison objective de sa décision (missions du poste non réalisées, manque d’autonomie, manque d’exemplarité, difficulté pour joindre le salarié en télétravail, défauts de pointage sur Xtime, etc.).

La Direction des Ressources Humaines sera informée de cette décision.

Toute suspension de l’exécution du contrat, quel qu’en soit le motif (sauf congés payés et RTT), entraîne une prolongation de la période d’adaptation d’une durée équivalente à celle de la suspension.

4. Réversibilité 

L’organisation en télétravail étant fondée sur le principe du commun accord entre l’employeur et le salarié, les parties conviennent qu’à l’issue de la période d’adaptation, il pourra y être mis fin à tout moment, tant à l’initiative de l’employeur que du salarié. Le salarié retrouve alors son poste et ses conditions de travail antérieures.

La situation de télétravail est réversible, elle ne constitue ni un droit ni un avantage acquis et ne constitue pas un élément essentiel du contrat de travail.

A la demande du salarié : cette décision est notifiée par écrit, soit par remise de la lettre en main propre ou par lettre recommandée avec accusé de réception, soit par envoi d'un mail, et peut prendre effet immédiatement sur demande du salarié, ou s’étendre sur un délai à définir entre les deux parties.

À la demande de l'employeur : HABITAT 08 peut demander à un collaborateur de revenir travailler intégralement dans les locaux de l’Office, notamment en cas de réorganisation du service ou de l’organisme afin de préserver la nécessité et/ou la continuité de service.

De la même manière, le manager pourra mettre fin au télétravail du salarié dans les cas évoqués dans le point précédent (sans que cette liste soit exhaustive, il peut en effet s’agir de missions du poste non réalisées, d’un manque d’autonomie, d’un manque d’exemplarité, de difficultés pour joindre le salarié en télétravail, de la modification du contrat de travail, de défauts de pointage sur Xtime, etc).

Cette décision sera notifiée au salarié par écrit par lettre remise en main propre ou, à défaut, par lettre recommandée avec accusé de réception ou par mail. Le télétravail prendra fin au terme d’un délai de prévenance d’un mois courant à compter de la réception par le salarié de la décision de l’employeur, ou immédiatement avec l’accord du salarié.

En cas de changement de fonction, de service ou de lieu de travail, la poursuite du télétravail s’examine dans le cadre d’une nouvelle demande.

C- Mode d’organisation du télétravail

1. Rythme de travail

L’Office exclut le télétravail total pour permettre à l’agent de conserver un lien suffisant avec HABITAT 08.

Compte tenu de la nouveauté de ce dispositif et afin de préserver la continuité de l'activité, les parties limitent l’usage du télétravail à six jours par mois pour un salarié travaillant à temps plein et quatre jours par mois pour un salarié travaillant entre 80 et 100%, dans les deux cas, une présence effective minimale de trois jours par semaine sur le lieu habituel de travail est exigée (siège ou agence).

Le manager pourra exceptionnellement déroger à la règle de présence effective minimale de trois jours par semaine lorsqu’un jour ouvré sera férié.

Il ne sera pas possible de télétravailler lorsque le salarié sera d’astreinte.

Sur motivation objective du manager, et d’un commun accord avec le salarié, le nombre de jours de travail par mois pourra être revu à la baisse (passage de six à quatre jours par mois ou un jour par semaine).

A noter que certaines fonctions sont limitées à un jour de télétravail par semaine dans le respect des mêmes conditions que ci-dessus et sont identifiées dans l’annexe jointe.

Ainsi, la présence au sein de l’équipe dans le lieu habituel de travail au moins trois jours par semaine (sauf cas particulier et exceptionnel et en accord entre le salarié et le manager) permet des rencontres régulières avec les collègues et le manager direct pour garantir l’efficacité du collectif de travail. Les journées de télétravail non exécutées n’ont pas vocation à être reportées.

Les journées de télétravail sont déterminées suffisamment à l’avance pour permettre le bon fonctionnement du service et la bonne exécution des jours de télétravail. Il est entendu que les jours de télétravail peuvent également être pris par demi-journée.

Un planning unique pour le pôle, la direction ou le service concerné est diffusé auprès des équipes concernées par le manager.

Il peut également être prévu au sein de l’équipe que certains jours de la semaine, périodes du mois ou de l’année ne soient pas ouverts au télétravail (ex : instances réglementaires, vacances scolaires…). Cette décision incombera exclusivement au directeur/chef de service.

En cas de suspension du contrat d’un collaborateur (arrêt de travail par exemple), il est possible que le planning soit modifié. Ainsi, le salarié pourra voir les journées de télétravail planifiées annulées.

Les jours de télétravail ne sont pas reportables d’un mois sur l’autre.

Le télétravail ne peut en aucun cas justifier le refus d’effectuer une tâche, assister à une réunion…

Enfin, le délai de prévenance indiqué dans le point relatif à la réversibilité pourra ne pas être respecté si la situation l’exige.

2. Durée du télétravail

Le télétravail s’exerce dans le cadre des horaires de travail habituels de service auquel le salarié est affecté, et dans le respect des règles légales en vigueur.

A ce titre, le télétravail bénéficie de plages mobiles définies dans l’accord collectif d’entreprise d’HABITAT 08. Une journée de travail s’entend sur une durée de 7h24.

Les salariés doivent impérativement être joignables sur les plages obligatoires définies dans l’accord collectif d’entreprise d’HABITAT 08 et/ou pendant leurs horaires de travail visibles sur Xtime. En cas de difficulté technique ponctuelle (défaut de connexion internet, problème de téléphonie), le salarié doit en avertir immédiatement son responsable par le moyen le plus approprié.

Le télétravail ne doit en aucun cas générer des heures supplémentaires ou complémentaires.

Le salarié s’engage à :

• organiser son temps de travail dans le cadre des plages horaires et se déconnecter des outils à distance afin de respecter en toutes circonstances, les durées maximales de travail et notamment la durée minimale des repos obligatoires et protéger sa vie personnelle ;

• participer à toutes réunions téléphoniques ou vidéoconférences organisées par sa hiérarchie ou, plus généralement, par l’Office, et à consulter sa messagerie régulièrement ;

• n’effectuer aucune heure supplémentaire ou complémentaire ;

Le manager s’engage à diffuser et mettre à jour le planning des journées de télétravail à l’ensemble de son service ou direction. 

En situation de télétravail, le salarié se trouve sous la subordination de l’Office. Il doit donc être joignable et en mesure de répondre aux sollicitations dans les mêmes conditions que sur son lieu habituel de travail. Par conséquent, il ne peut vaquer à ses occupations personnelles sur les plages horaires fixes préalablement déterminées.

Il est expressément rappelé que le télétravail est une activité exclusive incompatible avec l’exercice d’activités extra-professionnelles. En cas de doute sérieux sur la disponibilité réelle du salarié en télétravail (baisse de la qualité ou de la quantité de travail réalisé, impossibilité régulière de joindre le salarié durant ses heures de travail, etc.), l’employeur pourra avoir recours à la réversibilité.

3. Suivi du travail

L’organisation du télétravail doit faire l’objet d’un suivi régulier de la part de la hiérarchie qui veillera notamment à la juste pesée de la charge de travail du salarié en question.

De plus, dans la cadre de ses obligations, le manager devra aborder la notion de télétravail dans le cadre de l’entretien annuel, et plus précisément sur les conditions d’activité du salarié et sa charge de travail.

Afin de s’assurer de la charge de travail individuelle et de l’articulation entre activité professionnelle/vie privée du salarié, le salarié et/ou le manager peuvent être amenés à demander un second entretien au cours de l’année.

4. Moyens et équipements

Des matériels pourront être mis à disposition des salariés en télétravail en fonction de leurs besoins. Ainsi, il est convenu de la mise à disposition des matériels suivants :

• Equipements mobiles

• Un téléphone avec transfert impératif de son poste fixe vers le mobile

• D’autres matériels optionnels peuvent être demandés par les salariés : dans ce cas, la demande devra être motivée et formulée auprès du manager qui validera ou non la demande

• Prise en charge possible d’une partie du mobilier (bureau et/ou chaise uniquement) à hauteur de 50% du coût et dans la limite maximale d’un plafond de 125 € et qui sera limité à l’usage exclusif du télétravail et sur présentation d’un justificatif d’achat postérieur à la mise en application du présent accord. Le remboursement est possible une seule fois à compter de l’entrée dans le dispositif télétravail.

A noter qu’en cas d’absence de plus d’un mois, les équipements mis à disposition pour le télétravail pourront être restitués auprès de la DSI si la situation l’exigeait.

En cas de nécessité, la direction générale se réserve le droit de demander au salarié de restituer les équipements mis à sa disposition.

Il est entendu que la mise à disposition de ce matériel ne constitue ni un avantage en nature ni un élément essentiel du contrat de travail des salariés.

L’utilisation du matériel confié est strictement limitée à l’exercice de l’activité professionnelle. En cas d’empêchement matériel durable pour le salarié de télétravailler, par exemple une coupure d’électricité, des matériels défectueux, une connexion impossible ou insuffisante, il est entendu que le salarié viendra travailler sur son lieu de travail habituel sans possibilité de report des jours de télétravail.

Il est entendu également, qu’en cas de fin du télétravail, le salarié s’engage à restituer le matériel lié à son activité de télétravail.

Il est par ailleurs expressément établi que l’Office ne pourra en aucun cas être tenu responsable des dysfonctionnements qui pourraient intervenir sur le matériel personnel du salarié.

5. Indemnisation

Pour couvrir les frais professionnels variables liés à l’exercice de son activité au domicile (connexion internet, consommation d’électricité ou de chauffage, etc.), une allocation forfaitaire sera versée à raison de 2,50 € par jour de télétravail ou 1,25 € par demi-journée et dans la limite maximale de 15€/mois.

Cette allocation est versée chaque mois avec le salaire du mois suivant (M+1) et est conditionnée à la saisie et à la validation des jours télétravaillés sur l’outil Xtime.

Si le salarié souhaite utiliser son imprimante personnelle dans le cadre du télétravail, l’Office se dégage de l’obligation de fournir des ramettes de papier et/ou des cartouches d’encre. La décision relève alors de la responsabilité du seul salarié.

D- Santé et sécurité

Conformément à la règlementation en vigueur, le télétravailleur est tenu de prendre soin de sa santé et de sa sécurité.

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux salariés en télétravail. Le salarié attestera que le télétravail est réalisé dans les conditions de sécurité préservant sa santé au travail.

L’accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant les plages horaires du télétravail est présumé être un accident du travail.

En cas d’accident présumé, les règles applicables au sein de l’Office s’appliquent également (déclaration d’accident, enquête, visite du lieu de l’accident avec l’accord du salarié…).

La hiérarchie du salarié en télétravail doit respecter la vie privée du salarié.

L’Office s’engage à ne pas diffuser aux autres salariés les coordonnées personnelles du salarié en télétravail.

E- Protection des données

HABITAT 08 est responsable de la sécurisation du système d’information utilisé par les salariés en télétravail.

Le salarié en télétravail s’engage à respecter l’ensemble des règles de sécurité informatique en vigueur chez HABITAT 08, telles qu’elles sont indiquées dans le règlement intérieur, ses annexes et documents référencés, pour assurer la protection des données et leur confidentialité. Le salarié doit faire preuve d’une vigilance particulière sur le maintien de la confidentialité, par l’application des dispositions en matière d’authentification et de confidentialité des données, pour les travaux effectués à son domicile. A ce titre, le salarié doit utiliser uniquement les applications mises à disposition ou autorisées par HABITAT 08 et doit suivre scrupuleusement les recommandations données par les équipes informatiques relatives à la sécurité et aux bonnes pratiques et usages à adopter.

Le manager définira les conditions d’utilisation des dossiers ou documents nécessaires pour exercer ses missions en télétravail.

Le salarié veillera à ranger tout document et dossier (papier et numérique) appartenant à HABITAT 08 de manière à ce qu’aucun tiers vivant ou non dans le lieu où est effectué le télétravail ne puisse y avoir un accès, ces derniers étant considérés comme confidentiels.

F- Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée d’une année. Il prendra effet le 1er mai 2023 et prendra fin le 30 avril 2024.

G- Dépôt légal

Le présent accord sera déposé auprès de la Direction Régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS) et du Secrétariat du greffe du Conseil de Prud’hommes de Charleville-Mézières par la partie à l’accord la plus diligente.

Fait à Charleville-Mézières, le 21 mars 2023,

En cinq exemplaires, dont un pour chacune des parties.

Le délégué syndical SDU Le délégué syndical CFE-CGC La déléguée syndicale CGT

Le Directeur Général d’HABITAT 08