Accord d'entreprise "Accord portant sur le télétravail" chez TEMSYS (Siège)

ACCORD PORTANT SUR LE TELETRAVAIL

Le présent accord est passé entre :

La Société ALD Automotive,

Enregistrée au RCS de NANTERRE sous le numéro 351 867 692 004 33

Siège social au 15 allées de l’Europe 92588 CLICHY Cedex

Représentée par agissant en qualité de Directeur des Ressources Humaines,

ET

Les organisations syndicales représentatives :

CFDT, représentée par et

CFTC, représentée par et

CGT, représentée par

IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :

SOMMAIRE

PREAMBULE

CHAPITRE 1 : LES DEFINITIONS ET LES PRINCIPES DU TELETRAVAIL

Article 1-1 : La définition du télétravail

Article 1-2 : La définition du télétravailleur

Article 1-3 : La définition du domicile

Article 1-4 : La définition des technologies de l’information et de la communication

CHAPITRE 2 : L’ACCES AU TELETRAVAIL

Article 2-1 : La compatibilité du poste de télétravail

Article 2-2 : L’examen de la candidature

CHAPITRE 3 : LA MISE EN ŒUVRE DU TELETRAVAIL

Article 3-1 : Le rythme du télétravail

Article 3-1-1 : Télétravail régulier

Article 3-1-2 : Télétravail occasionnel en cas de situation exceptionnelle

Article 3-2 : Les modalités juridiques du télétravail

Article 3-2-1 : Avenant

Article 3-2-2 : Période d’adaptation

Article 3-2-3 : Période de réversibilité

Article 3-2-4 : Suspension du télétravail

Article 3-3 : Les changements en cours d’exécution du télétravail

Article 3-4 : L’environnement de travail

3-4-1 : Connexion haut débit

3-4-2 : Outils du télétravail

3-4-3 : Règles d’utilisation de l’équipement appartenant à l’entreprise

CHAPITRE 4 : L’ORGANISATION DU TELETRAVAIL

Article 4-1 : L’exercice du télétravail

Article 4-2 : La charge de travail

CHAPITRE 5 : LES DROITS ET OBLIGATIONS DU TELETRAVAILLEUR

Article 5-1 : Le maintien du lien social

Article 5-2 : La santé et la sécurité

Article 5-3 : L’assurance

Article 5-4 : La confidentialité et la protection des données

CHAPITRE 6 : LES MODALITES DE PILOTAGE ET DE SUIVI

ARTICLE 6-1 : Sensibilisation et formation

Article 6-2 : Commission de suivi

CHAPITRE 7 : LES DISPOSITONS FINALES

Article 7-1 : Date d’application et durée de l’accord

Article 7-2 : Révision et dénonciation de l’accord

Article 7-3 : Notification et dépôt de l'accord

PREAMBULE

En septembre 2016, la Direction a lancé une expérimentation négociée portant sur le télétravail d’une durée d’un an.

L’enjeu de mettre en place un tel dispositif était de développer :

• la qualité de vie au travail

• un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle

• une meilleure efficacité opérationnelle.

Fortes de cette première année, les parties sont convenues de renouveler l’expérimentation pour deux ans afin d’élargir le périmètre des services concernés et des télétravailleurs dans le but de pérenniser une organisation du travail efficace et efficiente pour tous.

Confortées par l’expérience acquise, les parties ont souhaité maintenir ce dispositif d’organisation du travail en y apportant les évolutions qu’elles estimaient souhaitables au regard des enseignements tirés de ces 3 années d’expérience.

Conscients des impacts de la pérennisation et de l’élargissement du périmètre sur l’organisation du travail et dans un souci d’accompagnement du changement, le déploiement du télétravail devra se faire progressivement afin qu’il puisse se réaliser dans des conditions techniques, organisationnelles et de sécurité adaptées pour contribuer au développement de la performance et à la qualité des prestations.

La Direction et les Organisations Syndicales réaffirment les principes fondateurs initiés lors des accords d’expérimentation, à savoir, le strict respect du double volontariat, la nécessité de préserver le lien social dans l’entreprise, la réversibilité et l’absence de toute différence de traitement entre les collaborateurs.

Les parties signataires ont donc adopté les dispositions suivantes :

CHAPITRE 1 : LES DEFINITIONS ET LES PRINCIPES DU TELETRAVAIL

Article 1-1 : La définition du télétravail

L’alinéa 1^er de l’article L.1222-9 du code du travail dispose que « le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication dans le cadre d'un contrat de travail ou d'un avenant à celui-ci. »

Ainsi, le télétravail est une forme d’organisation du travail qui s’accompagne de changements importants :

• Eloignement physique du poste de travail

• Mode d’interaction à distance via les technologies de l’information et de la communication avec son manager et son équipe

• Le domicile principal comme lieu de travail

• Nécessité pour le salarié de gérer une activité professionnelle au sein de sa sphère privée

Par analogie, le télétravail ne doit pas être confondu avec les astreintes, l’organisation mise en place pour les collaborateurs ayant une activité commerciale itinérants, la mise en œuvre du plan de continuité ou encore les situations d’aménagement de poste pour raison de santé liées à une situation individuelle temporaire ou de handicap.

Article 1-2 : La définition du télétravailleur

L’alinéa 2 de l’article L.1222-9 dispose que « Le télétravailleur désigne toute personne salariée de l'entreprise qui effectue, soit dès l'embauche, soit ultérieurement, du télétravail tel que défini au premier alinéa. »

En conséquence, le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et est soumis aux mêmes obligations que le salarié accomplissant sa prestation de travail dans les locaux de l’entreprise.

Il est précisé que les collaborateurs se trouvant dans les situations définies au 3^ème alinéa de l’article 1-1 du présent accord ainsi que les postes de direction (LAB), sont exclus, par nature, du présent dispositif.

Article 1-3 : La définition du domicile

Le domicile s’entend comme le lieu de résidence habituelle en France tel que déclaré à la Direction des Ressources Humaines ou tout autre lieu fixe et pérenne déclaré par les collaborateurs sous réserve de remplir les conditions requises propres à l’exercice du télétravail.

Le collaborateur qui souhaite exercer le jour de télétravail dans un autre lieu que celui déclaré, devra en avertir préalablement son manager. Dans ce cas, le collaborateur s’engage à ce que ce lieu remplisse les conditions requises propres à l’exercice du télétravail tel que prévu par le présent accord.

Article 1-4 : La définition des technologies de l’information et de la communication

Les technologies d'information et de communication correspondent à l’ensemble des techniques et des équipements informatiques permettant de communiquer à distance par voie électronique (téléphone, Internet...).

CHAPITRE 2 : ACCES AU TELETRAVAIL

Article 2-1 : La compatibilité du poste au télétravail

La volonté des parties est d’élargir le télétravail à l’ensemble des postes de l’entreprise. Cependant, cette forme d’organisation du travail n’est pas compatible avec tous les postes.

A cet effet, une cartographie des postes éligibles au télétravail sera établie par chaque Directeur de Pôle ou de Direction en lien avec la Direction des Ressources Humaines.

Cette cartographie tiendra notamment compte :

• Des contraintes techniques (accès aux outils informatiques, données, documents…),

• Des impératifs de sécurité des données traitées ou de confidentialité

• De la nécessité d’une présence physique dans les locaux de l’entreprise

• De la faisabilité de réalisation d’une tache à distance.

Un accompagnement sera réalisé auprès des services afin d’assurer la meilleure intégration du télétravail à l’organisation des équipes.

Article 2-2 : L’examen de la candidature

Le télétravail est soumis au volontariat du salarié et à l’accord de l’entreprise.

Sera éligible au télétravail, le collaborateur remplissant les conditions suivantes :

• Occupant un poste cartographié comme éligible au télétravail

• Titulaire d’un Contrat à Durée Indéterminée à temps plein

• Ayant validé sa période d’essai

• Justifiant d’une autonomie et d’une maîtrise du poste de travail suffisante (il est notamment apprécié la capacité d’exercer ses fonctions de manière autonome, sans besoin de soutien managérial rapproché et la maitrise des compétences et connaissances inhérentes à son métier).

Les collaborateurs qui souhaiteraient bénéficier du télétravail pourront adresser leur candidature, auprès de leur hiérarchie, en mettant en copie leur HRBP, à compter de l’ouverture du télétravail dans leur service.

CHAPITRE 3 : MISE EN ŒUVRE DU TELETRAVAIL

Article 3-1 : Le rythme du télétravail

Article 3-1-1 : Télétravail régulier

Les collaborateurs, sans management, pourront télétravailler à hauteur d’une journée par semaine au maximum.

Afin de tenir compte d’éventuelles contraintes d’organisation, les collaborateurs managers bénéficieront d’un capital de 20 jours de télétravail par année civile. La prise de jours de télétravail se fera avec l’accord du manager et sera suivi via la saisie dans l’outil de gestion de temps de travail (ADP).

Le temps de présence physique du collaborateur dans les locaux de l'entreprise devra être au minimum de 4 jours par semaine, afin de prévenir tout phénomène d'isolement.

La coïncidence d’un jour férié ou d’une absence quel qu’en soit le motif avec une journée habituellement télétravaillée n’ouvre pas droit au report.

Article 3-1-2 : Télétravail occasionnel en cas de situation exceptionnelle

En cas de situation exceptionnelle occasionnant une dégradation importante et inhabituelle des conditions de déplacement (perturbation des transports en commun, intempéries, pics de pollution entraînant des interdictions ou limitations de la circulation etc.), la période télétravaillée pourra, avec l’accord du manager, être étendue temporairement et exceptionnellement.

Les principes et les conditions d’ouverture du télétravail dans ces circonstances seront portés à la connaissance des collaborateurs par communication de la Direction.

La signature d’un avenant au contrat de travail n’est alors pas nécessaire et l’accord du manager sera formalisé par écrit.

L’exercice du télétravail lors de ces situations exceptionnelles est sans incidence sur l’exercice régulier du télétravail prévu par avenant au contrat de travail et ne fait pas l’objet d’un report du télétravail.

Article 3-2 : Les modalités juridiques du télétravail

Article 3-2-1 : Avenant

La mise en œuvre du télétravail est formalisée par la signature d’un avenant au contrat de travail. Le collaborateur dont la candidature au télétravail est acceptée signe un avenant à son contrat de travail pour une durée de 12 mois maximum, prévoyant toutes les modalités de passage en télétravail.

Cet avenant est automatiquement renouvelé par tacite reconduction pour une nouvelle période de 12 mois.

L’avenant au contrat de télétravail prévoit notamment les éléments suivants :

• le rythme de télétravail,

• l'adresse du lieu de télétravail,

• les modalités d'exécution du télétravail,

• la période d'adaptation,

• les règles de suspension et de réversibilité du télétravail,

• le rappel des règles de sécurité, de confidentialité, de conformité et déontologie.

Article 3-2-2 : Période d’adaptation

L’avenant au contrat de travail contiendra une période dite d’adaptation qui consiste à permettre à chacune des parties d’expérimenter le télétravail et d’en vérifier la compatibilité avec les exigences professionnelles et personnelles. Durant cette période, chaque partie pourra mettre fin unilatéralement au télétravail moyennant un délai de prévenance de 5 jours ouvrés.

Cette période d’adaptation sera à compter de l’entrée en vigueur de l’avenant au contrat de travail de 3 mois.

En cas de besoin des parties, des entretiens durant cette période pourront avoir lieu entre le collaborateur et le manager.

Si d’aventure la période d’adaptation devait s’avérer non concluante, le télétravailleur reprendrait l’exercice de son activité selon les conditions antérieurement applicables.

Si la demande émane du manager, ce dernier recevra au préalable le collaborateur en télétravail pour lui exposer les motifs de sa décision. Il en informera le service administration du personnel ainsi que le HRBP. La décision sera notifiée par écrit au collaborateur.

Article 3-2-3 : Période de réversibilité

En dehors de la période d’adaptation, le collaborateur ou le manager peut décider de mettre fin au télétravail à tout moment. Le télétravail n’est ni un droit ni une obligation. Le salarié et la hiérarchie peuvent donc y mettre fin unilatéralement en respectant un délai de prévenance de 1 mois sauf accord des parties pour un délai plus court.

Si la demande émane du manager, ce dernier recevra au préalable le collaborateur en télétravail pour lui exposer les motifs de sa décision. Il en informera le service administration du personnel ainsi que le HRBP. La décision sera notifiée par écrit au collaborateur.

En cas de réversibilité du télétravail, le télétravailleur reprendrait l’exercice de son activité selon les conditions antérieurement applicables.

Article 3-2-4 : Suspension du télétravail

Le collaborateur peut être confronté à des obligations qui sont de nature à empêcher de manière temporaire la réalisation de ses missions depuis son domicile et légitimer une suspension temporaire de la situation de télétravail.

De même, des circonstances tenant à des impératifs opérationnels peuvent conduire à requérir la présence du salarié sur site.

Dans ces cas, le collaborateur en télétravail ou le manager informe par écrit l'autre partie de la suspension temporaire de la situation de télétravail, au moins 2 jours ouvrés avant la date de mise en œuvre de la suspension. Il en précise la durée prévisible.

Dans les services où ces périodes sont déterminées en amont, le manager en informera les télétravailleurs au plus tôt.

Le collaborateur ne peut exiger le report ou l’anticipation des journées de télétravail dont il n’a pas pu ou dont il ne pourra pas bénéficier pendant cette période de suspension.

A titre exceptionnel, le collaborateur pourra, avec l’accord de sa hiérarchie, reporter ou anticiper la journée de télétravail concernée, sans que cela ne porte le nombre de jours de télétravail à 2 dans la même semaine.

Article 3-3 : Les changements en cours d’exécution du télétravail

En cas d’évolution dans l’organisation de l’entreprise et/ou en cas d’évolution dans le poste tenu par le télétravailleur via notamment une mutation ou une promotion, le cas échéant, le changement entrainera la cessation de plein droit.

Si toutefois, le nouveau poste était compatible avec le télétravail conformément aux conditions fixées aux articles 2-1 et suivants, un nouvel avenant au contrat de travail pourra être signé.

Article 3-4 – Environnement du télétravail

3-4-1 : Connexion haut débit

Le collaborateur en télétravail doit disposer d'une ligne internet haut débit à son domicile, condition indispensable à la réalisation du télétravail à domicile.

3-4-2 : Outils du télétravail

• Ordinateur

La Société mettra à disposition des services un pool suffisant pool de PC portables suffisant au regard du nombre et de la répartition des jours télétravaillés dans le service / direction.

Dans ce cadre, le collaborateur s'engage à retourner l’ordinateur faisant partie du pool partagé le lendemain de son télétravail, sauf circonstances exceptionnelles (exemple : absence imprévue).

• Casque téléphonique

La Société remettra à chaque collaborateur qui n’en serait pas déjà doté un casque téléphonique filaire.

• Token

Les collaborateurs en télétravail seront dotés d’un token.

3-4-3 : Règles d’utilisation de l’équipement appartenant à l’entreprise

Le collaborateur en télétravail qui utilisera pour son travail le matériel informatique de l'entreprise s'engage à en faire un usage conforme à sa destination dans les conditions d'emploi normales, à en prendre soin et en avoir l'usage exclusif.

L'utilisation de ce matériel est strictement limitée à l'exercice de la seule activité professionnelle.

Le collaborateur sera également tenu au respect des différentes dispositions normatives en vigueur au sein de l'entreprise telles que notamment les règles internes applicables pour la protection des données utilisées et pour leur confidentialité qui figurent notamment dans la charte des moyens de communication électronique annexée au règlement intérieur.

Il s'engage également à prendre les dispositions nécessaires à la protection et à la sauvegarde des données et documents à sa disposition sur tous supports et par tous moyens fournis, à ne pas laisser accéder des tiers non autorisés, à respecter les règles relatives à la sécurité informatique et à avertir son responsable hiérarchique de toute anomalie constatée.

L'assistance à l'utilisation des équipements à distance se fait selon les mêmes modalités que pour les salariés travaillant dans les locaux de l'entreprise.

En cas de dysfonctionnement des équipements, les collaborateurs doivent informer sans délai leur hiérarchie et les services responsables des incidents affectant le poste de télétravail afin de déterminer les procédures à suivre. Si les perturbations constatées ne permettent plus l'exercice du télétravail, le manager peut exiger que le travail attendu soit effectué dans les locaux de l'entreprise.

CHAPITRE 4 : L’ORGANISATION DU TELETRAVAIL

Article 4-1 : L’exercice du télétravail

Le télétravail ne modifie pas les conditions d’exercice habituel de l’activité, notamment en termes de :

• Durée du travail : le télétravailleur exerce ses fonctions selon le régime de durée dont il relève. Ainsi dans le cadre de son activité professionnelle réalisée à domicile :

  • Le collaborateur qui relève du dispositif d’horaires variables se conformera au Règlement Interne des Horaires et devra déclarer ses horaires via le IPointage

  • Le collaborateur en forfait jours pourra être contacté par ses différents correspondants dans le cadre des horaires habituels de sa fonction. Cet engagement n’est pas de nature à empiéter sur l’autonomie dont il bénéficie dans l’organisation de son emploi du temps. Il devra en télétravail, comme en entreprise, badger 1 fois par jour à n'importe quel moment de la journée.

• Temps de repos : le télétravailleur gère l’organisation de son temps de travail dans le cadre des règles légales et conventionnelles applicables à l’entreprise et plus particulièrement dans le respect des règles relatives au repos quotidien et hebdomadaire.

• Charge de travail, modalités de contrôle et d’évaluation

Les parties conviennent que le télétravail doit rester compatible avec le principe du respect de la vie privée du salarié. Le télétravailleur ne doit pas être contacté en dehors des plages horaires définies ci-dessus. Il est ainsi rappelé que les activités professionnelles dans le cadre du télétravail, dont l’utilisation de la messagerie professionnelle, s’effectuent pendant le temps de travail.

Concernant plus spécifiquement la messagerie, il est précisé qu’en dehors de son temps de travail, le télétravailleur n’est en aucun cas tenu de prendre connaissance des messages qui lui sont adressés.

A cet égard, le manager comme le télétravailleur ne peuvent exiger la prise de connaissance des mails adressés ni leur traitement en dehors du temps de travail.

Le télétravailleur qui, pendant cette période, de sa propre initiative prendrait connaissance ou répondrait aux mails ne saurait être considéré comme effectuant une activité professionnelle à la demande de l’entreprise.

Le télétravailleur devra donc veiller à respecter un nécessaire équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.

Article 4-2 : La charge de travail

La charge de travail et les délais d’exécution s’apprécient de la même manière que pour le travail réalisé dans les locaux.

En tout état de cause, les résultats attendus en situation de télétravail sont équivalents à ceux qui auraient été obtenus dans les locaux de l’entreprise.

CHAPITRE 5 : LES DROITS ET OBLIGATIONS DU TELETRAVAILLEUR

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et est soumis aux mêmes obligations que le salarié accomplissant sa prestation de travail dans les locaux de l’entreprise.

Article 5-1 : Le maintien du lien social

Le télétravailleur aura la possibilité d’assister aux réunions à distance grâce aux outils mis à dispositions.

Le télétravailleur devra donner le même niveau de visibilité sur son activité et sur son agenda que tout salarié.

Article 5-2 : La santé et la sécurité

La politique de prévention en matière de sécurité et de santé au travail s’applique lorsque les collaborateurs de la Société sont en télétravail.

Le collaborateur pourra demander des conseils en ergonomie, une fiche technique sur l’ergonomie sera également disponible sur l’intranet (https://www.apsam.com/theme/ergonomie/poste-de-travail-informatise).

En cas d’accident de travail, le télétravailleur devra en informer la Direction des Ressources Humaines au plus tard dans les 48 heures.

Article 5-3 : L’assurance

Afin de faciliter l’adhésion des collaborateurs intéressés, la Société, a mis en œuvre un dispositif de police d’assurance multirisque habitation au bénéfice des collaborateurs en télétravail les couvrant des sinistres pouvant se produire pendant le télétravail.

Article 5-4 : La confidentialité et la protection des données

Le télétravailleur sera également tenu au respect des différentes dispositions normatives en vigueur au sein de l’entreprise telles que notamment les règles internes applicables pour la protection des données utilisées et pour leur confidentialité qui figurent notamment dans la charte des moyens de communication électronique annexée au règlement intérieur.

Il s’engage également à prendre toutes les dispositions nécessaires à la protection et à la sauvegarde des données et documents à sa disposition sur tous supports et par tous moyens, à ne pas laisser accéder à des tiers non autorisés, à respecter les règles relatives à la sécurité informatiques et à avertir son responsable hiérarchique de toute anomalie constatée.

CHAPITRE 6 : LES MODALITES DE PILOTAGE ET LE SUIVI

Article 6-1 : Sensibilisation et formation

Des actions de communication et de sensibilisation seront organisées à destination des managers et des collaborateurs pour comprendre les enjeux, les atouts du télétravail et exposer les bonnes pratiques.

Le collaborateur en télétravail bénéficie du même accès à la formation que les salariés en situation comparable qui travaillent dans les locaux de l'entreprise.

Le collaborateur peut bénéficier préalablement à son passage en télétravail et à tout moment d'une information technique pour l'utilisation des solutions informatiques et de téléphonie.

Le collaborateur en télétravail comme le manager bénéficie d'une formation appropriée à cette nouvelle forme d'organisation du travail et de la remise d'un guide. Dans les services où le télétravail est mis en place, tous les nouveaux managers reçoivent cette formation ainsi que la remise du guide. Tous les supports (guides, procédure de candidature, FAQ, vidéo etc.) relatifs au télétravail seront mis à disposition des collaborateurs dans l’Intranet.

Le collaborateur en télétravail bénéficie d'un service d'appui technique tant pour l'installation des outils sur le poste de travail que pour l'utilisation des systèmes mis à sa disposition.

Article 6-2 : Commission de suivi

Une Commission de suivi sera mise en place. Elle sera composée de deux représentants par organisation syndicale représentative au niveau de la Société et de représentants de la Direction.

Cette Commission se réunira :

• Tous les trimestres au cours de la première année de déploiement.

• Une fois par an après la première année de déploiement

La commission est chargée de s’assurer de la mise en œuvre de l’accord et de veiller à la bonne application des dispositions de ce dernier, sur la base des indicateurs suivants destinés au suivi du télétravail régulier :

• Nombre de télétravailleurs par catégorie professionnelle et par Direction ;

• Répartition femmes / hommes des télétravailleurs ;

• Nombre d’acceptations et de refus de passage en situation de télétravail ;

• Problèmes ou difficultés d’adaptation rencontrées par les télétravailleurs et/ou les managers ;

• Réponses et ou solutions apportées à ces problèmes ou difficultés ;

• Eventuels accidents intervenus en télétravail ;

• Nombre de télétravailleurs par établissement ;

• Nombre de télétravailleurs ayant demandé à bénéficier du BYOD

• Nombre de fois où le dispositif de télétravail occasionnel a été ouvert.

CHAPITRE 7 : LES DISPOSITONS FINALES

Article 7-1 : Date d’application et durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur au 1^er décembre 2019.

Article 7-2 : Révision et dénonciation de l’accord

Toute demande devra être portée à la connaissance des autres parties par lettre recommandée avec accusé de réception. Les discussions relatives à cette révision devront être engagées dans les 3 mois suivant la date de notification aux parties. La date de notification faisant courir le délai de 3 mois est la dernière des dates de première présentation faite aux parties de la lettre recommandée de révision.

Cette demande de révision devra préciser les points dont la révision est demandée et les propositions formulées en remplacement.

Les dispositions du présent accord resteront en vigueur dans l’attente de la conclusion d’un avenant de révision.

L’accord pourra être dénoncé par les parties selon les dispositions légales en vigueur.

Article 7-3 : Notification et dépôt de l'accord

Un exemplaire du présent accord est établi pour chacune des parties signataires.

La Direction notifiera par mail avec accusé de réception le présent accord à l'ensemble des organisations syndicales représentatives dans l'entreprise.

Le présent accord fera l'objet d'un dépôt auprès de la DlRECCTE et du secrétariat du Greffe du conseil de prud'hommes compétent dans les conditions légales en vigueur.

Fait à Clichy le 28 novembre 2019, en 8 exemplaires originaux, dont un pour chaque signataire