ACCORD D'ENTREPRISE KYOCERA DOCUMENT SOLUTIONS FRANCE

SUR LA MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL

Entre la Direction de KYOCERA Document Solutions France, représentée par XXXXX, en sa qualité de Directeur Général, d'une part,

et le syndicat CGT, représenté par XXXXX en sa qualité de Délégué Syndical,

et le syndicat CFE-CGC représenté par XXXXX en sa qualité de Délégué Syndical,

d'autre part,

II a été conclu l'accord ci-après :

Champ d'application de l'accord

Le présent accord s'applique à l'ensemble des salariés de KYOCERA Document Solutions France, dès lors qu’ils remplissent les conditions ci-dessous :

• Avoir une activité sédentaire et travailler au siège de l’entreprise

• Être volontaire, la demande de télétravail ne pouvant émaner que du salarié,

• Occuper un poste dont les activités peuvent être exercées ponctuellement à distance sans que cela ne porte atteinte au bon fonctionnement de l’équipe,

• Disposer d’une capacité d’autonomie et d’organisation suffisante,

• Disposer au lieu d’exercice du télétravail d’un espace de travail adapté et d’une connexion internet fiable au niveau de performance compatible avec le poste tenu.

L’intégration de nouveaux embauchés et l’organisation du travail pendant la période d’essai devront faire l’objet d’une attention particulière.

Les dispositions du présent accord ne sont pas applicables aux stagiaires et aux alternants (contrats de professionnalisation et/ou apprentissage). Leurs tuteurs et/ou maîtres de stage, responsables de leur encadrement, doivent s’assurer de leur accompagnement en présentiel durant tout leur temps de présence dans les locaux de l’entreprise.

Objet de l'accord

Cet accord vise à organiser la mise en place du télétravail.

Le télétravail est défini l’article L.1222-9 du Code du travail comme « toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur, est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication ».

Dans ce cadre, nous distinguons deux formes possibles de télétravail :

• Le télétravail dit régulier et défini

• Le télétravail dit occasionnel

Le présent accord ne vise pas les situations exceptionnelles naissant de problématiques telles que la pandémie ou les cas de fortes intempéries ou de grève des transports en commun.

En effet, face à l’urgence imposant le recours immédiat au télétravail, l’employeur pourra s’appuyer prioritairement sur le fondement de l’article L.1222-11 du code du travail pour décider unilatéralement du recours au télétravail pour tout ou partie des salariés.

Il en est de même en cas d’épisode de pollution mentionné à l’article L.223-1 du code de l’environnement. L’employeur décidera unilatéralement dans ce cas du recours au télétravail pour tout ou partie des salariés.

Le présent accord ne vise pas non plus les situations particulières, individuelles, mises en place au cas par cas en concertation avec la hiérarchie, les Ressources Humaines, voire la médecin du travail.

Principe de double volontariat & flexibilité

Le télétravail est d’abord un choix individuel du collaborateur basé sur le volontariat. Aucune pression ne sera exercée pour encourager l’exercice du télétravail.

Pour autant, ce mode d’organisation requiert l’approbation de la hiérarchie qui doit organiser la pratique du télétravail au sein de l’équipe afin d’en maintenir le bon fonctionnement humain et opérationnel.

En cas de désaccord du responsable hiérarchique suite à la demande du salarié, celui-ci devra être motivé et expliqué au salarié demandeur.

Nous recommandons aux managers d’apporter une attention particulière à l’organisation du télétravail lorsque le métier des personnes concernées nécessite déjà une absence importante et régulière du bureau, le lien social avec l’entreprise et l’équipe étant à préserver. Il est entendu que pour certains métiers de l’entreprise, un volume et une organisation particulière du télétravail pourra être considérée, en concertation avec le/la responsable de ce métier et la Direction des Ressources Humaines.

Le télétravail est un espace organisationnel de flexibilité qui ne doit pas entraver le bon fonctionnement opérationnel de l’entreprise et de l’équipe. Aussi, les collaborateurs en télétravail doivent s’organiser pour assister aux réunions opérationnelles et/ou d’équipe pour lesquelles leur présence physique est requise par leur management. Dans la mesure du possible, ces réunions seront planifiées suffisamment à l’avance pour permettre au collaborateur de s’organiser en conséquence. Il ne sera pas toléré qu’une personne refuse d’assister à une réunion organisée explicitement en présentiel au motif que celle-ci se déroule un jour habituel ou prévu de télétravail. Chacun devra être plus globalement vigilant au mode d’organisation des réunions, charge à chaque organisateur de bien spécifier si celle-ci se déroule exclusivement en présentiel, exclusivement en distanciel ou tolère les deux possibilités.

Il est également rappelé que :

• le télétravail ne doit pas conduire à introduire des organisations complexes de nature à nuire à l’efficacité des équipes et au collectif de travail ;

• la charge de travail des collaborateurs en présentiel ne doit pas être alourdie par le télétravail de leurs collègues.

Il est de la responsabilité du manager de s’en assurer mais également du collaborateur d’y contribuer.

Réversibilité de l’organisation du télétravail

L’organisation du télétravail répond à certaines conditions comme présenté à l’article 1. En cas de changement d’organisation, de poste, de conditions de travail, ou encore si une éventuelle période d’adaptation ne s’avérait pas concluante, l’exercice du télétravail individuel ou ses modalités pratiques pourront être révisées, sous réserve d’un délai de prévenance raisonnable.

D’autres cas particuliers peuvent mener à la suspension du droit au télétravail tels que la période de préavis de rupture du contrat de travail, des difficultés d’exercice de son activité en équipe/à distance ou encore des motifs disciplinaires. Dans tous les cas, une communication claire et non équivoque devra être réalisée auprès du salarié concerné.

Le collaborateur qui ne souhaite plus quant à lui réaliser de télétravail de façon temporaire ou permanente devra simplement le faire savoir à son responsable.

Deux formes de télétravail

Le travail dit régulier et défini

KYOCERA souhaite mettre en place des modalités de télétravail flexibles permettant à l’ensemble des collaborateurs d’avoir une meilleure conciliation entre vie privée et vie professionnelle. Ainsi, la première modalité de télétravail dite régulière et définie permet à l’ensemble des salariés exigibles de disposer de 3 journées de télétravail par semaine maximum (pour un temps plein) avec un délai de prévenance court à respecter. En cas d’activité partielle ou réduite, celui-ci sera proratisé et arrondi au demi supérieur en respectant un minimum de deux jours de présence par semaine (demi-journées ou journées complètes). Ces jours de télétravail seront à inscrire sous l’outils de gestion des absences afin d’assurer l’organisation du travail au sein des différents services.

La pose de ces journées doit être réalisée le vendredi matin au plus tard pour la semaine suivante afin de faciliter le travail en équipe, l’arrivée de nouveaux collaborateurs ou encore l’organisation d’évènements spécifiques. Le manager peut imposer la présence de l’ensemble des membres du service sur site en respectant le même délai minimum de prévenance.

Le télétravail dit occasionnel

Les collaborateurs qui ne sont pas éligibles au télétravail dit régulier et défini de par la nature de leurs tâches nécessitant une présence quotidienne au siège de l’entreprise ; peuvent également bénéficier de télétravail lorsqu’une organisation temporaire le permettant a été mise en place. Afin d’assurer la continuité des activités de l’entreprise, un accord systématique devra être demandé au manager.

Lieu du télétravail

Le lieu d’exercice du télétravail est le domicile principal du salarié situé en France Métropolitaine; ainsi l’exercice du télétravail à l’étranger n’est pas autorisé. Toute exception ou déménagement devra être soumis à la validation des Ressources Humaines compte tenu notamment des règles sociales et fiscales applicables en France.

Dans tous les cas, le télétravail ne peut se réaliser, que sous réserve de disposer du matériel et de la connexion internet nécessaires pour télétravailler et être joignable par les outils mis à disposition par l’entreprise.

La pratique du télétravail suppose au préalable que le salarié puisse attester aux Ressources Humaines :

• d’une assurance multirisque habitation (l’attestation doit préciser que la compagnie d’assurance doit être informée de l’exercice d’une activité de bureau sans accueil de public)

• d’une déclaration sur l’honneur attestant que l’installation électrique est conforme aux normes de sécurité en vigueur en France

Le mode opératoire sera précisé par les Ressources Humaines à l’occasion de la mise en œuvre du présent accord. Si le lieu de télétravail venait à ne pas correspondre au domicile visé par l’attestation d’assurance habitation et la déclaration sur l’honneur de conformité électrique, l’entreprise se verrait contrainte de suspendre l’exercice du télétravail.

Equipements liés au télétravail

Les collaborateurs de KYOCERA bénéficient au bureau pour l’exercice de leur activité d’équipements informatiques incluant un ordinateur portable, une base, un réhausseur, une souris, un écran déporté voire un double écran selon les métiers exercés, et un casque audio.

Afin d’accompagner au mieux les salariés dans leur installation en télétravail, du matériel leur sera confié pour les besoins spécifiques du travail à distance. Ainsi les collaborateurs éligibles au télétravail seront dotés de

matériel spécifique à leur domicile tels qu’écran, souris et casque.

En cas de prescription médicale, d’autres équipements pourront être étudiés.

Les collaborateurs en situation de handicap qui souhaitent avoir recours au télétravail pourront bénéficier de mesures appropriées facilitant l'accès au télétravail, à savoir adaptation du mobilier, mise en place de logiciels particuliers, aménagement de l'environnement de travail. Ces mesures seront étudiées en concertation avec la médecine du travail.

Il est par ailleurs recommandé à tout salarié amené à pratiquer le télétravail pour la 1ère fois de se rapprocher au préalable du service informatique afin d’anticiper la connexion des outils de collaboration à distance et/ou de leurs accès.

Il va de soi que notre service informatique assistera les salariés sans distinction du lieu d’exercice de leur activité mais ne se déplacera pas au domicile du collaborateur en cas de problème.

Organisation et principes généraux

En cas de télétravail, le collaborateur organise sa journée comme s’il était sur le site de Saint Aubin et en ce sens il pourra donc être joint à ses horaires habituels de travail. Le salarié en télétravail doit être en mesure de répondre aux sollicitations dans les mêmes conditions que dans les locaux de l’entreprise.

En dehors de ces plages horaires, le salarié pourra utiliser son « droit à la déconnexion » en mettant en veille ses systèmes de communication professionnelle.

Le télétravail ne doit pas avoir pour conséquence de modifier l’activité habituelle, la charge de travail ou l’amplitude de travail applicable lorsque le collaborateur effectue sa mission dans les locaux de l’entreprise.

Il est rappelé que l’exercice du télétravail est incompatible avec :

• la garde d’enfant ou de parents à domicile ;

• l’exercice d’une autre activité durant les heures de travail.

Le télétravail s’inscrit dans le respect des obligations légales en matière de durée du travail et en particulier du temps de repos journalier (au moins 11 heures continues). Le télétravail ne s’exerce pas pendant la nuit, les congés, les weekends, les jours de fermeture et les jours fériés. Il en va de même pour les jours non travaillés des collaborateurs à temps partiel.

Le télétravail n’étant qu’un mode d’organisation du travail, il ne modifie en rien le contenu et les objectifs du poste du salarié, que celui-ci opte pour le télétravail régulier ou occasionnel.

L’exercice du télétravail n’a par ailleurs aucune incidence en termes de formation, ni de gestion de carrière.

Les collaborateurs pratiquant le télétravail bénéficient par ailleurs des mêmes droits collectifs que les salariés travaillant exclusivement sur le site de l’établissement, se voient appliquer les mêmes processus et les mêmes politiques.

Le collaborateur pratiquant le télétravail veillera à ce que le matériel informatique mis à sa disposition soit utilisé aux seules fins de l’activité professionnelle de l’entreprise et prendra toutes les dispositions en son pouvoir afin d’empêcher l’accès par des tiers à ce matériel. Il veille en particulier à ne transmettre aucune information et prend toutes les précautions utiles afin de protéger l’accès à ces documents et/ou données professionnelles et/ou informations confidentielles nécessaires à l’accomplissement de ses fonctions.

Enfin, il respectera l’ensemble des règles en matière de sécurité informatique et les dispositions de la Charte Informatique.

Santé sécurité en télétravail

Droit à la déconnexion

L’ensemble des parties rappellent l’importance d’un bon usage des outils numériques et du droit à la déconnexion en vue du respect des temps de repos et des congés mais également afin de préserver l’équilibre vie privée et vie professionnelle. Pour mémoire, le droit à la déconnexion est le droit pour le salarié de ne pas être connecté à ses outils numériques professionnels en dehors de son temps de travail.

La bonne application de l’article précédent permet de se rapprocher de ce double objectif.

Pour autant, des actions de sensibilisation seront organisées à destination des managers comme des collaborateurs sur les risques et enjeux liés à cette forme hybride d’organisation du travail et en particulier sur la cohabitation en un même lieu des vies professionnelles et privées. Ces actions seront conjointement définies par les Ressources Humaines, la QSE et le CSE-SSCT.

Généralités santé sécurité

Les dispositions relatives à la santé et la sécurité au travail sont applicables quel que soit le lieu d’exercice du travail, et donc y compris en cas de télétravail. Pour autant, considérant le caractère privé et donc inviolable du domicile du salarié, certaines obligations légales en matière d’hygiène et de sécurité ne sont pas transposables à l’identique. Aussi, l’attention de chaque collaborateur concerné est attirée sur les conditions satisfaisantes que son espace de travail doit présenter.

Le collaborateur exerçant son activité en télétravail, de manière régulière ou occasionnelle, bénéficie de la même couverture sociale en matière de maladie, accident du travail, décès et prévoyance que les collaborateurs ne pratiquant pas le télétravail. Ainsi, l’accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l’exercice de l’activité professionnelle du télétravailleur et dans le cadre de cet exercice est présumé être un accident de travail au sens des dispositions de l’article L411-1 du code de la sécurité sociale.

Le collaborateur qui opte pour du télétravail régulier devra déclarer sa nouvelle situation, auprès de sa compagnie d’assurance afin de l’informer qu’il exerce à son domicile une activité de bureau sans accueil du public à raison de 3 jours maximum par semaine afin que son assurance multirisque habitation couvre sa présence pendant le temps de télétravail.

Il sera mis fin au télétravail sans délai en cas de manquement avéré du collaborateur aux règles de sécurité, conformité, confidentialité ou protection des données définies par l’employeur. Le collaborateur en sera informé par écrit.

Mise en place

Communication

Afin de faciliter le déploiement de cette nouvelle démarche, KYOCERA veillera à communiquer à tous les actuels et futurs collaborateurs le mode de fonctionnement du télétravail. Une étude annuelle sera réalisée auprès des salariés afin de s’assurer que ce nouveau mode de travail est bien adopté et ne présente aucun désagrément.

Afin d’accompagner les collaborateurs vers plus d’autonomie dans la prise en main de leurs outils, des tutoriels seront mis à leur disposition.

Suivi

Dans une perspective d’amélioration continue, un bilan de la première année sera dressé en décembre 2022. La communauté managériale sera mise à contribution afin de partager les différents retours d’expérience.

Un bilan annuel sera également établi et partagé avec l’ensemble des collaborateurs afin de mesurer quantitativement la volumétrie que représente le télétravail dans l’entreprise (nombre de salariés actionnant le télétravail, nombre de jours pris …).

Il fera également l’objet d’un suivi-bilan annuel qui sera partagé lors d’une réunion du CSE-SSCT.

Durée de l'accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 24 mois à compter du 1er janvier 2022.

A défaut de renouvellement, l'accord arrivé à expiration cessera de produire ses effets, en application de l'article L 2222-4 du Code du travail.

Le présent accord pourra être adapté au cours de sa période d’application afin de tenir compte d’éventuelles modifications à y apporter.

Pour autant, l’ensemble des acteurs devra considérer l’année 2022 comme une année de mise en place progressive de ces dispositions, celles-ci pouvant nécessiter une phase de transition mais également d’apprentissage pour que le déploiement pérenne puisse s’opérer dans de bonnes conditions.

Dépôt et Formalités

KYOCERA s’engage à déposer le présent avenant auprès de la Dreets Ile-de-France, selon les règles prévues par les dispositions légales et réglementaires, notamment via la plateforme de téléprocédure du ministère du travail.

Conformément à l’article L2231-5-1 du code du travail, à compter du 1er septembre 2017, les conventions et accords de branche, de groupe, interentreprises, d'entreprise et d'établissement sont rendus publics et versés dans une base de données nationale, dont le contenu est publié en ligne.

Le présent accord sera, en application de l’article L. 2231-5-1 du code du travail, rendu public et versé dans la base de données nationale, aucune des Parties n’ayant exprimé le souhait d’occulter tout ou partie des dispositions de cet avenant préalablement à son dépôt.

Un exemplaire original sera également adressé au secrétariat ou au greffe du Conseil des Prud’hommes compétent.

Conformément à l’article L.2231-5 du Code du Travail, le présent accord sera notifié à chacune des organisations syndicales représentatives.

Le présent accord est établi en 6 exemplaires originaux :

Un exemplaire sera conservé par la Direction de KYOCERA Document Solutions France,

Un exemplaire sera conservé par le syndicat CGT du personnel de KYOCERA Document Solutions France.

Un exemplaire sera conservé par le syndicat CFE-CGC du personnel de KYOCERA Document Solutions France.

Un exemplaire électronique sera déposé à la DDETS d’Evry.

Un exemplaire sera déposé au greffe du Conseil de Prud'hommes de Longjumeau.

Un exemplaire sera remis au Conseil Social et Economique et sera affiché dans l’entreprise en vue d’être porté à la connaissance des salariés.

Le présent accord sera mis en ligne sur le site intranet et mis à disposition du personnel au sein du service des ressources humaines.

Fait à Gif-sur-Yvette en 6 (six) exemplaires, le 15 décembre 2021.

Chaque partie signataire reconnaissant avoir reçu son exemplaire

Pour KYOCERA Document Solutions France

XXXXX, Directeur Général

Pour le syndicat CGT

XXXXX

Pour le syndicat CFE-CGC

XXXXX