Projet d’accord sur le travail à distance au sien de Roche Diagnostics France

Entre :

La société Roche Diagnostics France Société par Actions Simplifiées au capital de 15 965 176 euros dont le siège social est situé 2 avenue du Vercors 38240 MEYLAN inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés de Grenoble sous le nuléro 380 484 766 représentée par et agissant en qualité de Président et de Directrice des Ressources Humaines

Ci-après dénommée « La Société »

D’UNE PART

Les délégués syndicaux de la société Roche Diagnostics France

D’AUTRE PART

Ensemble dénommées ci-après « les parties ».

Sommaire

Préambule 3

Article 1 – Définition et champ d’application du travail à distance 4

Article 1.1 – Définition 4

Article 1.2 Catégories de collaborateurs éligibles 4

Article 1.3 – Caractère volontaire et réversible du travail à distance 5

1.3.1 Le caractère volontaire 5

1.3.2 Le caractère réversible 5

Article 2 – Organisation du travail à distance 6

Article 2.1 Journées dédiées au travail à distance 6

Article 2.2 – Maintien du lien avec l’entreprise 6

Article 2.3 – Amplitude horaire et disponibilité du collaborateur 6

Article 2.4 – Charge de travail du collaborateur 7

Article 2.5 – Santé et sécurité du collaborateur en travail à distance 7

Article 2.6 – Protection des données et règles de confidentialité 7

Article 3 – Mise en œuvre du travail à distance 8

Article 3.1 – Formalisation du travail à distance et avenant au contrat de travail 8

Article 3.2 Suspension provisoire du télétravail 8

Article 4 – Assurance et équipement du salarié 9

Article 5 – Suivi de l’Accord 9

Article 6 – Date d’effet et durée de l’Accord 10

Préambule

Le travail à distance a pour vocation de proposer aux collaborateurs qui le souhaitent une certaine souplesse dans l’organisation de leur travail, sans que cela n’altère la qualité du travail, la cohésion d’équipe, et la performance individuelle et collective du collaborateur.

Le travail à distance apparaît comme une opportunité intéressante d’assouplir certaines règles d’organisation du travail et de favoriser l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée, notamment en réduisant les temps de trajet entre le domicile et le lieu de travail. Le travail à distance ne constitue néanmoins pas une « forme de travail à temps partiel » et n’a pas vocation à favoriser ou encourager une évolution quelconque du temps de travail contractuel des collaborateurs.

Un projet de travail à distance a été présenté et approuvé par le C.H.S.C.T le 12 avril 2013 et par le Comité d’Entreprise le 18 avril 2013, pour les collaborateurs du siège, afin d’engager une première phase « pilote ».

Après cette première expérience « pilote » qui s’est révélée concluante, la Direction et les partenaires sociaux se sont à nouveau réunis le 25 mars 2016 et ont engagé des négociations qui ont abouti à la conclusion d’un accord de travail à distance.

Après une phase « pilote » qui s’est déroulée jusqu’au 31 décembre 2016, l’accord de travail à distance est devenu définitif.

En 2018, la Direction et les partenaires sociaux ont décidé d’initier une enquête auprès des collaborateurs et des managers du Siège pour faire un bilan des deux années de travail à distance et étudier d’éventuelles évolutions. Au vu des résultats de cette enquête, il a été décidé de faire évoluer l’accord initial.

Le présent accord vise ainsi à définir les règles et modalités de mise en œuvre du travail à distance, afin de garantir et de préserver une organisation du travail efficace pour les collaborateurs et l’entreprise.

Article 1 – Définition et champ d’application du travail à distance

Article 1.1 – Définition

Le travail à distance est une forme d’exécution de son travail, fondé sur le volontariat, dans un lieu autre que le lieu de travail habituel, généralement le domicile du collaborateur, selon une périodicité convenue avec le manager, (cf article 2), les autres jours étant travaillés sur le lieu de travail habituel.

L’éloignement géographique d’un collaborateur travaillant à distance de manière ponctuelle ne remet pas en cause son lien de subordination avec la société.

Article 1.2 Catégories de collaborateurs éligibles

Le travail à distance n’est ni un droit, ni une obligation, et sa mise en œuvre doit répondre à certaines conditions.

Sont éligibles au travail à distance, les collaborateurs RDF:

• Du siège, titulaires d’un CDI ou d’un CDD

• Disposant d’une autonomie suffisante dans le poste occupé, dans la gestion de leur temps de travail ainsi que dans l’utilisation du système informatique et ne nécessitant pas de soutien managérial rapproché 

• Occupant un poste dont l’exécution du travail à distance est possible et compatible avec le bon fonctionnement de son service

• Répondant à toutes les exigences matérielles et techniques requises à son domicile pour la bonne mise en œuvre du travail à distance

Ainsi, certaines demandes de travail à distance pourront être refusées, après examen, pour les fonctions qui :

• Exigent, par nature, une présence physique permanente dans les locaux de l’entreprise

• Impliquent l’accès et le traitement de certaines données à caractère confidentiel au poste de travail

• Requièrent l’accès permanent ou régulier à une documentation « papier »

• Font face à une impossibilité matérielle et/ou technique d’effectuer un travail à distance

Sur ces critères, les postes apparaissant comme non éligibles au travail à distance sont les suivants :

• Standardistes / Réceptionnistes

• Techniciens Atelier

Les parties s’accordent pour considérer que ces restrictions d’éligibilité sont évolutives, et n’excluent pas la possibilité à l’avenir d’élargir ou de restreindre sous certaines conditions, l’éligibilité au travail à distance.

Les conditions d’éligibilité susmentionnées n’excluent pas la possibilité pour un collaborateur de tous services, de demander l’accord à son manager pour effectuer occasionnellement une journée de travail à distance, afin de répondre à des situations inhabituelles et temporaires liées à des contraintes personnelles exceptionnelles ou à des évènements extérieurs exceptionnels.

Article 1.3 – Caractère volontaire et réversible du travail à distance

Les parties confirment par le présent accord que le travail à distance revêt un caractère fondé sur le volontariat, l’accord du manager et la double réversibilité, tant à l’initiative du collaborateur, que pour l’entreprise.

Le manager qui refuse d’accorder le bénéfice du travail à distance à un collaborateur qui occupe un poste éligible à un mode d’organisation en télétravail dans les conditions prévues par le présent accord doit motiver sa réponse.

1.3.1 Le caractère volontaire

Le travail à distance ne pourra être mis en œuvre qu’avec l’accord du manager et dans le cadre d’une relation de confiance entre le collaborateur et son manager.

Il est ainsi important que le manager apprécie et évalue le niveau d’intéraction du collaborateur demandant à avoir recours au travail à distance avec les autres divisions de l’entreprise.

En outre le manager vérifiera que les conditions d’exercice du travail à distance sont satisfaisantes et que la confidentialité et la sécurité des données échangées sont garanties.

Lorsqu’un collaborateur souhaite bénéficier du travail à distance, la procédure suivante doit s’appliquer:

• Une réunion est organisée pour permettre au collaborateur de formuler sa demande et obtenir l’accord de son manager

• En cas d’accord du manager, un avenant au contrat de travail sera signé entre les deux parties selon les modalités définies à l’article 3.1 du présent accord

1.3.2 Le caractère réversible

Le collaborateur ou le manager pourra librement mettre fin au travail à distance, sous réserve d’un délai de prévenance d’1 mois.

La volonté de mettre fin à l’organisation de l’activité en travail à distance doit être notifiée par écrit et motivée par le demandeur à l’autre partie.

A l’issue de ce délai de prévenance, le salarié n’est plus en travail à distance et reprend son activité dans les conditions initiales.

Cette possibilité de réversibilité est rappelée dans le contrat de travail ou l’avenant conclu avec le collaborateur.

Article 2 – Organisation du travail à distance

Article 2.1 Journées dédiées au travail à distance

Le travail à distance peut-être mis en œuvre à raison d’une journée ouvrée maximum par semaine.

Cette journée concerne tous les jours ouvrés et peut-être fixe ou non, afin d’assurer le bon fonctionnement des activités, le manager aura la faculté de fixer avec chaque collaborateur concerné le jour de la semaine qui sera télétravaillé de telle sorte que soit assuré la présence simultanée d’un nombre minimum de collaborateurs au sein du service.

Article 2.2 – Maintien du lien avec l’entreprise

Le travail à distance ne doit en aucun cas devenir un frein à la communication et au travail en équipe.

Afin de garantir le bon fonctionnement de l’organisation et la cohésion des équipes, le collaborateur en travail à distance s’engage à assister à toutes les réunions et rendez-vous nécessaires à l’exercice de ses fonctions pour lesquels sa présence physique est nécessaire, si sa présence téléphonique n’est pas envisageable et/ou suffisante.

Article 2.3 – Amplitude horaire et disponibilité du collaborateur

Le collaborateur en travail à distance doit exercer son activité dans le respect des dispositions légales, règlementaires, conventionnelles et de l’accord d’entreprise en vigueur en matière de durée du travail.

A ce titre, il est rappelé qu’une journée de travail à distance est identique, dans son amplitude horaire, à une journée travaillée sur site (7h45).

Les plages de travail du collaborateur en travail à distance devront impérativement respecter les durées minimales de repos quotidien (11 heures) et hebdomadaire définies au sein de l’entreprise (37 heures 45), ainsi que les durées minimales quotidiennes et hebdomadaires de travail pour les collaborateurs soumis à un régime en heures.

Le collaborateur qui aura recours au travail à distance bénéficiera d’un ticket restaurant pour le repas du midi.

En outre, le travail à distance ne sera pas susceptible de générer des heures supplémentaires.

Article 2.4 – Charge de travail du collaborateur

La charge de travail du collaborateur est équivalente à celle des collaborateurs en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Conformément à l’article L 1222-10 du Code du travail, un échange entre le manager et le collaborateur sur l’environnement de travail aura lieu lors de l’entretien de progrès. Celui-ci portera notamment sur les conditions d’activité du collaborateur ainsi que sur sa charge de travail.

Article 2.5 – Santé et sécurité du collaborateur en travail à distance

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail s’appliquent aux collaborateurs en travail à disance. Ainsi, celui-ci atteste que son lieu de travail à domicile permet l’exécution du travail dans de bonnes conditions de santé et de sécurité.

Le collaborateur s’engage à déclarer immédiatement, et de façon circonstanciée, tout accident survenant au cours d’une journée de travail à distance, comme il le ferait en cas d’activité sur son lieu habituel de travail. Il devra en informer son manager et la Direction RH sans délai.

Le collaborateur en travail à distance bénéficie de la législation sur les accidents du travail. Un accident survenu au domicile pendant une journée déclarée en travail à distance, sur l’amplitude horaire concernée, sera soumis au même régime que s’il était survenu dans les locaux de l’entreprise pendant le temps de travail.

Article 2.6 – Protection des données et règles de confidentialité

Le travail à distance ne peut justifier qu’un collaborateur s’expose à un risque de perte ou de dénaturation des données ou dossiers qu’il aurait emportés avec lui. Aucun élément sensible ne doit donc être emporté physiquement.

Le collaborateur se doit de préserver la confidentialité des accès et des données en sa possession, dans le respect des règles définies par le Code de Conduite.

Article 3 – Mise en œuvre du travail à distance

Article 3.1 – Formalisation du travail à distance et avenant au contrat de travail

La durée de l’avenant et des dispositions concernant le travail à distance dans le contrat de travail sera de 12 mois, tacitement reconductible pour une même durée.

Cet avenant, signé par le collaborateur, le manager et la Direction des Ressources Humaines précisera :

• La date de prise d’effet et de démarrage du travail à distance ;

• La durée de validité de l’avenant, les règles de réversibilité, de renouvellement tacite et de suspension provisoire ;

• Les modalités d’exécution du travail à distance et notamment le(s) jour(s) convenu(s) s’ils ont été définis ;

• L’obligation pour le collaborateur de saisir préalablement son jour de travail à distance selon les modalités en vigueur dans l’entreprise dans le système interne de Gestion des Temps et des Activités (GTA) ;

• Les conditions d’utilisation du matériel mis à disposition et de validation technique préalable ;

• Les règles de confidentialité ;

• Le comportement à adopter en cas d’accident du travail.

En cas de jour de travail à distance non fixe ou de mise en œuvre ponctuelle de télétravail conformément à l’article 1.2, le collaborateur doit, pour chaque jour de travail à distance, formaliser sa demande dans le système de Gestion des Temps et des Activités (GTA), et cela au minimum 3 jours ouvrés avant sa date effective. L’acceptation de cette demande par le manager dans la GTA se fait dans les mêmes conditions qu’une demande d’absence soumise à validation préalable.

Article 3.2 Suspension provisoire du travail à distance

A titre exceptionnel, sur demande du manager, le jour de travail à distance fixe peut être suspendu notamment en cas de présence indispensable du salarié ce jour-là dans les locaux de l’entreprise (besoin d’organisation du service, réunions, force majeure etc.).

Article 4 – Assurance et équipement du salarié

Le présent accord précise qu’il est indispensable que le collaborateur dispose, à son domicile, d’un environnement bureautique équivalent à celui du poste de travail habituel.

Les collaborateurs qui ne bénéficient pas de ressources matérielles à titre professionnel (ordinateur, wifi, téléphone) peuvent utiliser leurs ressources matérielles personnelles, sur la base des instructions communiquées par le service Informatique et après validation par celui-ci de la conformité du matériel informatique utilisé.

La mise en œuvre du travail à distance ne doit cependant pas générer de coûts spécifiques pour l’entreprise en terme d’équipements, matériels, fournitures…

Un formulaire dédié à la validation des équipements matériels et informatiques nécessaires est à compléter avant toute mise en œuvre du travail à distance.

Avant la mise en œuvre du travail à distance, puis à chaque renouvellement, le collaborateur doit par ailleurs déclarer sa nouvelle situation auprès de sa compagnie d’assurance et devra fournir à l’entreprise une attestation multirisque habitation, couvrant sa présence à domicile pendant les journées de travail à distance.

Article 5 – Suivi de l’Accord

Les partenaires sociaux et la Direction conviennent de se réunir une fois par an dans le cadre du suivi de l’Accord, afin de s’assurer de sa bonne application, apporter d’éventuelles clarifications et améliorations de certaines clauses.

Un bilan annuel détaillé et complet sur la mise en œuvre du travail à distance sera réalisé, sur la base des indicateurs suivants :

• Nombre de travailleurs à distance

• Répartition hommes / femmes

• Nombre de jours de travail à distance

• Nombre de demandes acceptées / refusées

• Problèmes et/ou difficultés d’adaptation rencontrées par les collaborateurs et/ou les managers

• Eventuels accidents intervenus

Ce bilan annuel sera communiqué aux représentants du CE et sera inclus dans les rapports d’activité annuelles du CHSCT.

Article 6 – Date d’effet et durée de l’Accord

Le présent accord prendra effet à compter de la date de signature.

Il est conclu pour une durée de 3 ans, à compter de sa date d’entrée en vigueur, qui interviendra au lendemain de sa signature. Il se renouvellera toutefois par tacite reconduction à défaut de négociation et si aucune des parties habilitées, au sens de l'article L. 3312-5 alinéa 6 du Code du Travail, ne demande, par lettre recommandée avec A.R. adressée à l'ensemble des autres parties habilitées, une renégociation du présent accord, et ce dans les trois mois précédant la date d'échéance susvisée.

Fait le 21 janvier 2019
En 6 exemplaires

Pour la Direction : Pour les syndicats

Président CFTC

Directrice des Ressources Humaines FO

CFE/CGC