Accord d'entreprise "Accord d’entreprise relatif à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants des salariés au Conseil d’Administration (CA)" chez INERIS - INSTITUT NATIONAL DE L'ENVIRONNEMENT INDUSTRIEL ET DES RISQUES (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF À LA MISE EN PLACE DU VOTE ÉLECTRONIQUE POUR LES ÉLECTIONS DES REPRÉSENTANTS DES SALARIÉS AU CONSEIL D’ADMINISTRATION (CA)

ENTRE LES SOUSSIGNÉS :

L’Ineris, EPIC, inscrit au registre du commerce et des sociétés de Compiègne sous le numéro 381 984 921, dont le siège social est sis, Parc technologique ALATA, BP2, 60550 Verneuil-en-Halatte, représenté par le Directeur général, Monsieur xxx

d’une part,

ET

Les organisations syndicales représentatives au sein de l’entreprise, à savoir :

• La CFDT, représenté par Monsieur xxx, Délégué syndical

• La CFE-CGC, représenté par Monsieur xxx, Délégué syndical

• La CGT, représentée par Madame xxx, Déléguée syndicale

• FO, représentée par Monsieur xxx, Délégué syndical

d'autre part.

Il est convenu ce qui suit :

PRÉAMBULE 

Répondant aux évolutions des comportements sociétaux, le vote électronique ouvre des possibilités de vote élargies par un accès à une plateforme de vote en ligne, 24h/24h sur une période définie à partir de différents postes informatiques connectés à Internet (ordinateurs, smartphones, tablettes, …).

Il permet également de sécuriser l’ensemble des opérations de vote, de l’établissement des listes de candidats jusqu’au dépouillement automatique et à la télédéclaration des résultats.

Les élections des représentants des salariés de l’Ineris au conseil d’administration (CA) sont encadrées par les dispositions prévues par le décret n° 83-1160 du 26 décembre 1983 portant application de la loi n° 83-675 du 26 juillet 1983 relative à la démocratisation du secteur public.

L’Ineris souhaite par le présent accord, autoriser le recours au vote électronique pour les élections des représentants des salariés de l’Ineris au conseil d’administration, de façon dérogatoire à la procédure de vote physique prévue par le décret n° 83-1160 du 26 décembre 1983, suivant la procédure de vote électronique telle qu’elle existe dans le code du travail pour l’élection des membres de la délégation du personnel au CSE (articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du code du travail).

La mise en œuvre de ces dispositions est toutefois conditionnée à la signature du présent accord.

Les garanties offertes par le système de vote retenu en matière de sécurité et de confidentialité des votes sont précisées par le cahier des charges, annexé au présent accord.

Le vote électronique permettra notamment :

• De favoriser l'accès au scrutin et augmenter la participation des électeurs ;

• D’obtenir en fin de scrutin des résultats sans erreur possible affichés en quelques minutes, quelle que soit la complexité des élections et ce sous le contrôle des bureaux de vote désignés ;

• De limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion de multitude de bulletins et d'enveloppes) ;

• De pallier les aléas postaux ;

• De limiter l’impact environnemental en termes d’utilisation de papier (bulletins, enveloppes, …) et d’acheminement des courriers de vote par correspondance.

ARTICLE 1. DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Les modalités pratiques relatives à l’organisation, aux opérations de vote, au dépouillement et à la proclamation des résultats de l’élection sont détaillées dans le règlement des élections des représentants des salariés au conseil d’administration.

Ce dernier devra notamment :

• Faire référence au présent accord autorisant le recours au vote électronique ;

• Mentionner le nom du prestataire de service ;

• Détailler au travers d’une annexe technique la description précise du fonctionnement opérationnel du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

La recours au vote électronique exclut le vote classique à l’urne de même que le vote par correspondance.

Le système retenu repose sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin soit :

• La sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin de vote choisi par le salarié électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique ;

• L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis avec l’identité d’un électeur ;

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• La confidentialité et la liberté de vote : garantie de pouvoir exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections pendant les horaires de travail n’entraîne aucune réduction de salaire et qu’il convient de privilégier le vote pendant les horaires de travail.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période du scrutin, de n’importe quel terminal Internet, de leur lieu travail et/ou à distance (lieu de télétravail, etc.).

ARTICLE 2. CHOIX D’UN PRESTATAIRE

La conception et la mise en place du vote électronique sont confiées à un prestataire. Celui-ci aura la charge, en lien avec l’Ineris, de l’organisation matérielle et technique de la consultation des salariés. A l’occasion des opérations de vote, l’assistance technique à ces opérations est intégralement assurée par le prestataire, selon les modalités fixées dans le présent accord et dans le cahier des charges qui y est annexé.

Le prestataire est choisi sur la base d’un cahier des charges reprenant, par défaut, l’ensemble des exigences réglementaires en vigueur applicables à la mise en œuvre du vote électronique pour les élections des représentants de salariés au CSE ainsi que les prescriptions des dernières délibérations CNIL.

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Conformément aux dispositions légales en vigueur applicables à la mise en œuvre du vote électroniques pour les élections des représentants des salariés au CSE, le cahier des charges sera consultable sur l'Intranet de l'Institut.

Le nom du prestataire retenu pour la consultation ainsi que la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales figureront dans le règlement des élections des représentants des salariés au conseil d’administration.

ARTICLE 3. EXPERTISE INDÉPENDANTE

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, sera soumis si nécessaire à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des prescriptions de la CNIL et des prescriptions légales encadrant la procédure de vote électronique telle qu’elle existe dans le code du travail pour l’élection des membres de la délégation du personnel au CSE, à savoir :

• La Délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 rectifiée portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet ;

• Les articles L. 2314-26 et R. 2314-5 à R. 2314-18 du code du travail relatifs aux modalités du vote électronique pour les élections des représentants du personnel ;

• Le décret n°2017-1819 en date du 29 décembre 2017 relatif au comité social et économique pris pour l'application de l'article 1^er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le code du travail.

Le rapport de l'expert ainsi désigné sera tenu à la disposition de la CNIL.

Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Dans le cas où les élections des représentants des salariés au conseil d’administration seraient menées en concomitance avec d’autres élections (notamment les élections professionnelles des représentants des salariés au comité social et économique de l’UES Ineris), l’expertise indépendante devra porter sur l’ensemble de la solution proposée par le prestataire.

ARTICLE 4. COMMUNICATIONS SYNDICALES

Si le prestataire retenu à l’article 2 le propose, chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats aux élections du conseil d’administration pourra transmettre au département des Ressources humaines de l’Institut un logo de son organisation. Ce logo pourra être apposé sur les bulletins de vote électronique et devra respecter le format et la taille imposés par le prestataire.

De même, et toujours si cela est possible, il pourra être offert la possibilité aux organisations syndicales présentant une liste de candidats de mettre en ligne lors du déroulement des opérations de vote leurs propositions d’orientation pour l’administration et le contrôle de la gestion. Cette profession de foi devra respecter les dispositions énoncées par le règlement des élections des représentants des salariés au conseil d’administration (conformément aux dispositions du décret n° 83-1160 du 26 décembre 1983) mais également le format et la taille imposés par le prestataire.

ARTICLE 5. CELLULE D’ASSISTANCE TECHNIQUE

L’Ineris, par le biais du prestataire retenu, mettra en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique assurée par le prestataire. La composition de cette cellule sera précisée dans le règlement des élections des représentants des salariés au conseil d’administration.

ARTICLE 6. INFORMATION ET FORMATION

Différents moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés.

À cet effet, un courriel précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote sera communiqué aux électeurs. Ce courriel sera porté à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du scrutin.

En outre, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu. Cette formation pourra se dérouler concomitamment à la phase de test, de scellement et de programmation des horaires du scrutin qui précédera l’ouverture du vote.

Le temps consacré à cette formation est assimilé à du temps de travail effectif.

ARTICLE 7. GESTION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. À ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679.

Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.

Le prestataire prendra et justifiera toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

ARTICLE 8. DURÉE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

ARTICLE 9. RÉVISION DE L’ACCORD

En application de l’article L. 2222-5 du code du travail, le présent accord pourra être révisé à la demande de la direction ou d’une ou plusieurs organisations syndicales signataires du présent accord ou y ayant adhéré ultérieurement, conformément aux dispositions des articles L. 2261-7 et suivants du code du travail.

Pour le cas où des dispositions (actuelles ou futures) du code du travail viendraient à être plus avantageuses que celles du présent accord, elles seraient immédiatement appliquées. Dans le cas contraire, seules prévaudraient les dispositions du présent accord.

ARTICLE 10. DÉNONCIATION DE L’ACCORD

Le présent accord pourra être dénoncé à tout moment par les parties signataires selon les dispositions des articles L. 2222-6 et L. 2261-9 et suivants du code du travail. Une telle dénonciation prendra effet au terme d’un préavis de 3 mois. Elle devra être notifiée par son auteur aux autres signataires de l’accord.

ARTICLE 11. MODALITÉS DE PUBLICITÉ ET DE DÉPÔT DE L’ACCORD

Le présent accord sera porté à la connaissance du personnel de l’Ineris, par le biais de sa mise en ligne sur l’Intranet.

Le présent accord, accompagné des pièces prévues aux articles D. 2231-6 et D. 2231-7 du Code du travail, sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr/PortailTeleprocedures/), et un exemplaire sera transmis au secrétariat greffe du Conseil de Prud’hommes du lieu de sa conclusion.

Conformément aux dispositions de l’article R. 2231-1-1 du Code du Travail, le présent accord fera l’objet d’un dépôt dans une version anonymisée, ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.

Conformément à l’article L.2231-5 du Code du travail, il sera également notifié à chacune des organisations syndicales représentatives.

Un exemplaire sera remis à chaque délégué syndical ainsi qu’au comité social et économique de l’UES Ineris conformément à l’article R.2262-2 du Code du travail.

Fait à VERNEUIL-EN-HALATTE, le 28 février 2022

Pour l’Ineris,

Monsieur xxx

Directeur général de l’Ineris

Pour les organisations syndicales,

Monsieur xxx	Monsieur xxx
CFDT	CFE-CGC

Madame xxx	Monsieur xxx
CGT	FO

(*) Parapher chaque page

Annexe

Cahier des charges de mise en place du vote électronique

(Annexe à l’accord d’entreprise relatif à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants des salariés au conseil d’administration (CA))

Les élections des représentants des salariés de l’Ineris au conseil d’administration (CA) sont encadrées par les dispositions prévues par le décret n° 83-1160 du 26 décembre 1983 portant application de la loi n° 83-675 du 26 juillet 1983 relative à la démocratisation du secteur public.

Toutefois, l’Ineris souhaite permettre et autoriser le recours au vote électronique pour les élections des représentants des salariés de l’Ineris au conseil d’administration, de façon dérogatoire à la procédure de vote physique prévue par le décret n° 83-1160 du 26 décembre 1983, suivant la procédure de vote électronique telle qu’elle existe dans le code du travail pour l’élection des membres de la délégation du personnel au CSE de l’UES Ineris.

Le présent cahier des charges est spécifique à la mise en place du vote électronique pour les élections des membres de la délégation du personnel du conseil d’administration de l’Ineris. Le vote électronique est l’unique modalité de vote retenue.

Si d’autres élections (notamment des membres au comité social et économique de l’UES Ineris) venaient à être organisées en concomitance, les prescriptions et exigences requises relatives à la mise en place du vote électronique pour les élections du CA resteraient inchangées.

Dans le cadre d’une sélection d’un unique prestataire, le présent cahier des charges pourra faire l’objet de compléments spécifiques aux autres élections.

La mise en place du vote électronique s’inscrit dans une démarche de :

• Simplification et sécurisation de l’organisation du processus électoral ;

• Facilitation du vote pour les salariés ne pouvant être sur site ;

• Simplification des opérations de dépouillement des votes ;

• Obtention en fin de scrutin des résultats sécurisés et communicables à l’issue de la période de votes ;

• Limitation de l’impact environnemental (consommation de papier, enveloppes et acheminements postaux des votes par correspondance).

L’Ineris souhaite confier à une société spécialisée et reconnue la préparation, l’organisation et le déroulement du vote électronique ainsi que les opérations de dépouillement, de proclamation et de déclaration des résultats.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales par vote électronique et la confidentialité des votes des électeurs, le prestataire sélectionné devra obligatoirement respecter, a minima, les prescriptions de la CNIL et, par dérogation, les prescriptions légales encadrant la procédure de vote électronique telle qu’elle existe dans le code du travail pour l’élection des membres de la délégation du personnel au CSE de l’UES Ineris, à savoir :

• De la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ;

• Du code du travail :

  • Article L.2314-26 ;

  • Articles R2314-5 et suivants ;

• Du décret n°2017-1819 en date du 29 décembre 2017 relatif au comité social et économique pris pour l'application de l'article 1^er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.

• De l’arrêté modifié du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l'élection de la délégation du personnel du comité social et économique.

Afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque (objectifs de sécurité), la solution proposée par le prestataire devra également répondre aux exigences et aux recommandations requises par la délibération n°2019-053 modifiée de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet pour la mise en place du vote électronique.

1. Missions confiées au prestataire

Le prestataire doit assurer, dans le respect des dispositions du présent cahier des charges, du décret n° 83-1160 du 26 décembre 1983, du code du travail et du code électoral :

• L’appui et l’assistance aux démarches internes à l’entreprise (étapes préparatoires aux élections, communications auprès des salariés, aide à la formalisation du règlement des élections des représentants des salariés au conseil d’administration, etc.) mais également administratives (ex. : proclamation des résultats des élections et édition des formulaires déclaratifs) ;

• L’accompagnement et la fourniture de l’ensemble des documents et justificatifs nécessaires lors d’un recours à une expertise indépendante de la solution de vote (notamment en cas d’élections multiples organisées sur la même période de vote) ;

• La fourniture d’une solution de vote sécurisé permettant :

• L’organisation et l’administration du processus de vote ;

• L’expression du vote par les électeurs ;

• Le dépouillement et le calcul automatique des résultats de vote ;

• L’archivage puis la destruction des fichiers.

• La génération et la transmission sécurisées des codes d’accès (identifiants et mots de passe) aux électeurs ;

• La génération et la remise sécurisées des clés de déchiffrement des urnes aux titulaires désignés ;

• La préparation de la notice d’information et du mode d’emploi du vote à l’attention des électeurs ;

• La réalisation de « test à blanc » à l’issue des phases de paramétrage et de l’établissement des listes de candidats dans les conditions énoncées dans le règlement des élections des représentants des salariés au conseil d’administration ;

• La supervision du bon fonctionnement du système de vote pendant les opérations de vote ;

• La disponibilité d’une assistance technique à l’attention des électeurs pendant la durée des opérations électorales ;

• La mise en place d’un dispositif de secours en cas de dysfonctionnement de la solution de vote ;

• La formation spécifique réglementaire liée au vote électronique ;

• La coordination des opérations de vote en relation avec les interlocuteurs internes.

• Dans le cas d’une organisation concomitante des élections professionnelles avec d’autres élections (ex. comité social et économique), l’indépendance des scrutins.

Le prestataire s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.

Pour ce faire, la solution proposée doit obligatoirement assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes (en application, par dérogation, de l’article R.2314-6 du code du travail).

Le prestataire s’engage à détailler les moyens et solutions qu’il mettra en œuvre afin de répondre à l’ensemble des missions confiées et listées ci-avant.

À l’exception des missions d’assistance et d’accompagnement identifiées sur lesquelles le prestataire se positionnera, les points spécifiques à l’organisation des élections sont développés dans les paragraphes suivants.

2. Principes généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, le système de vote électronique du prestataire doit permettre de respecter les principes suivants :

• Vérifier l’identité des électeurs ;

• Assurer l’intégrité du vote ;

• Assurer l’unicité du vote ;

• Assurer l’anonymat de la sincérité du vote ;

• Assurer la confidentialité et respecter le secret du vote ;

• Assurer la publicité du scrutin.

3. Expertise indépendante préalable

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, sera soumis si nécessaire à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des prescriptions légales ainsi que celles issues de la Délibération n°2019-053 modifiée de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) du 25 avril 2019.

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le code du travail.

Le rapport de l'expert ainsi désigné sera tenu à la disposition de la CNIL.

Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Dans le cas où les élections professionnelles des représentants des salariés au CA étaient menées en concomitance avec d’autres élections (notamment les élections professionnelles des représentants des salariés au comité social et économique de l’UES Ineris), l’expertise indépendante devra porter sur l’ensemble de la solution proposée par le prestataire.

Le prestataire retenu devra être conseiller sur la nécessité de soumettre le système de vote électronique à une expertise indépendante et devra mettre à disposition de l’Ineris toute documentation utile à son instruction le cas échéant.

Dans le cas où l’expertise indépendante émettrait un avis négatif, le prestataire ayant une obligation de résultats, s’engage, à ses frais, à proposer un système de vote conformes aux exigences.

4. Modalités de mise en place du vote électronique

   1. Listes électorales

Le département des Ressources humaines établira un fichier « Listes électorales » qu’il transmettra au prestataire reprenant les données identifiées dans le règlement des élections des représentants des salariés au conseil d’administration.

2. Listes des candidats

Les listes des candidats seront envoyées au prestataire qui se chargera de la programmation sur son serveur de vote.

Une vérification de l’affichage en ligne des listes de candidats est prévue par l’Ineris afin de veiller à que leur présentation soit uniforme.

3. Codes d’accès - identifiant et mot de passe – et code de vote

Afin de procéder aux opérations de vote par voie électronique dans des conditions assurant la confidentialité et l’unicité de son vote, chaque électeur recevra, avant les élections, un identifiant ainsi qu’un mot de passe générés de manière aléatoire par le prestataire permettant son identification ainsi que l’accès aux pages du serveur de vote sans qu’ils soient communiqués à l’entreprise ni à aucun autre tiers.

Le prestataire détaillera les moyens mise en œuvre pour répondre aux exigences réglementaires et précisera les moyens de communication utilisés pour la transmission d’une part des identifiants de connexion et d’autre part du mot de passe. Une solution alternative devra être proposée au cas par cas si un électeur ne disposait pas d’un des vecteurs de transmission.

4. Périodes de vote

Afin d’assurer un taux de participation optimal, le vote électronique se déroule sur un tour pendant une période délimitée (plusieurs jours calendaires consécutifs) et ce conformément aux dates fixées par le conseil d’administration (conformément aux dispositions de l’article 4 du décret n° 83-1160 du 26 décembre 1983 et reprises dans le règlement des élections des représentants des salariés au conseil d’administration. À défaut de précision sur ce point dans ce règlement, la période de vote sera de 3 jours calendaires consécutifs.

Les dates et heures d’ouverture et de clôture du scrutin seront fixées dans le règlement des élections des représentants des salariés au conseil d’administration.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période du scrutin, de n’importe quel terminal Internet, de leur lieu travail et/ou à distance (lieu de travail, etc.). Le vote sera effectué en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections mis en place par le prestataire.

Le prestataire assurera la programmation des accès Internet et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote. Il assurera la reproduction sur le serveur des listes de candidats telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs.

Les salariés seront informés par courriel de l’ouverture des bureaux de vote conformément aux dispositions présentées dans le règlement des élections des représentants des salariés au conseil d’administration.

Le prestataire précisera si des relances par courriel seront réalisées (et à quelle périodicité) auprès des électeurs n’ayant pas encore exprimé leur vote afin d’augmenter le taux de participation.

5. Déroulement des opérations de vote

Le prestataire retenu précisera les moyens et actions mises en œuvre pour assurer un déroulement des opérations de vote sans contestation possible et en respectant les exigences réglementaires rappelées dans ce paragraphe.

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

Les listes de candidats seront accessibles sur le site de vote. Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote.

Les formats et poids maximum des logos et des professions de foi syndicales sont définis avec le prestataire et précisés dans le règlement des élections des représentants des salariés au conseil d’administration.

L’électeur pourra exprimer son vote par la voie électronique en se connectant au site sécurisé mis en place à cet effet par le prestataire, dans des conditions assurant sa confidentialité.

La saisie de ses identifiants permettra à l’électeur d’accéder aux bulletins de vote correspondants à son collège, ce pour l’élection des membres des représentants des salariés au CA.

Pour chaque vote, l’électeur ne pourra choisir qu’une seule liste de son collège électoral ou bien le choix de voter « blanc ».

Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation. Sa validation définitive vaudra signature et émargement.

La solution devra proposer par défaut le vote pour une liste complète avec la possibilité cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le ficher contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés.

Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin. Les membres du bureau de vote et la Direction pourront, à tout moment, au moyen d’un code secret, interroger un compteur leur permettant de recueillir le taux de participation.

La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs peuvent obtenir de nouveaux codes d’accès, selon une procédure sécurisée, auprès de l’assistance technique mise en place par le prestataire.

Le prestataire devra mettre à disposition des électeurs un numéro vert téléphonique spécifique d’assistance pendant la période de scrutin sur une plage horaire précisée dans le règlement des élections des représentants des salariés au conseil d’administration.

6. Dépouillement des bulletins de vote

Le prestataire retenu précisera les moyens mis en œuvre ainsi que l’organisation des opérations de dépouillement des votes en respectant a minima les exigences réglementaires rappelées dans ce paragraphe.

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent le scellement du système.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois éditées, par les assesseurs de chaque bureau de vote.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Le prestataire édite les procès-verbaux et les membres du bureau de vote proclament les résultats.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

5. Cellule d’assistance technique

Le prestataire mettra en place une cellule d'assistance technique et aura la charge de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. La composition de cette cellule sera précisée dans le règlement des élections des représentants des salariés au conseil d’administration.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

6. Dispositif de secours

Un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place en cas de panne du système principal.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Le prestataire s’engagera à limiter la durée de suspension des votes, à mettre en place le dispositif de secours dans un délai de deux heures maximum et à communiquer auprès des électeurs des dispositions en résultant

En cas de suspension conduisant à une annulation du scrutin, le prestataire s’engage à reconduire l’exercice, à ses frais, dans des délais compatibles avec les échéances électorales.

7. Information des électeurs

Le prestataire proposera à l’Ineris un plan de communication préalable aux élections présentant notamment une notice d'information détaillée sur le déroulement et les modalités des opérations électorales. Ces éléments de communication devront faire l’objet d’une validation préalable par l’Ineris. Le prestataire s’assurera que les éléments fournis répondent à la charte graphique de l’Ineris (logos, mise en page, typologie utilisée).

Le prestataire fournit toute information et documentation utiles pour répondre à ces exigences.

8. Formation spécifique au vote électronique

Les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu. Le prestataire précisera le contenu, la durée de la formation, la liste des personnes (et fonctions) invitées à cette formation. Il proposera également des dates de formation.

9. Délais de recours et destruction des données

Le prestataire retenu conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l’expiration de ces délais, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

10. Garantie de confidentialité du vote, stockage des données et destinataires des données

Afin de répondre, par dérogation, aux exigences légales et réglementaires relative à la mise en place du vote électronique pour les élections professionnelles des membres au CSE, le vote et l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs.

Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique » (article R2314-7 du code du travail).

• Existence et contenu des fichiers

Les fichiers électoraux sont établis dans le respect des dispositions du décret n° 83-1160 du 26 décembre 1983 et des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 Avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci. Les listes de données enregistrées établies seront complétées ou remplacées par certains autres éléments tels que le matricule, le site d’exercice du travail, l’ancienneté dans l’entreprise, l’âge, ….

Ces éléments sont repris ci-après.

Les données susceptibles d’être enregistrées sont :

• Pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, genre, site, collège électoral, ancienneté (mois) dans l’entreprise et âge (année) au jour de l’ouverture du premier tour du scrutin, éligibilité au vote ;

• Pour le fichier des électeurs : matricule, noms, prénoms, collège électoral, site, moyens d’authentification (à définir ⁽¹⁾) ;

• Pour les listes et les fichiers des candidats : collège électoral, organisation syndicale, noms et prénoms des candidats ;

• Pour les listes d’émargement : collège électoral, matricule, noms, prénoms des électeurs, date et heure d’émargement ;

• Pour les résultats : collège électoral, organisation syndicale, noms et prénoms des candidats, voix obtenues, élus, non élus.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont :

• Pour les listes électorales : électeurs ;

• Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote ;

• Pour les résultats : électeurs, DRH de l’Ineris, membres du bureau de vote, services du ministère chargé de l’emploi, ministère de tutelle et organisations syndicales.

En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition du juge.

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1. Ex. : coordonnées postales, adresse courriel professionnelle, date de naissance, clé du numéro de Sécurité Sociale ou clé RIB↩