Protocole d’accord préélectoral en vue de l’élection du Comité Social et Economique (CSE) de l’établissement d’Elancourt

Entre les soussignés :

La Direction de l’établissement d’Elancourt de la société Thales DMS France, situé au 2 avenue Gay Lussac 78851 Elancourt Cedex, représentée par XXX, en sa qualité de juriste droit social, dûment mandatée,

d’une part,

et les Organisations Syndicales désignées ci-après :

CFDT, représentée par ……………………………… en qualité de …………………………….

CFE-CGC, représentée par …………………………… en qualité de ……………………….....

CFTC, représentée par ……………………………… en qualité de ……………………………

CGT, représentée par ……………………………… en qualité de ……………………………..

FO, représentée par ……………………………… en qualité de ……………………………..

SUPPer, représentée par ……………………………… en qualité de …………………………

UNSA, représentée par ……………………………… en qualité de ……………………………

d’autre part,

- SOMMAIRE -

- PRÉAMBULE - 3

CHAPITRE 1 : Cadre général relatif à l’élection du CSE au sein de l’établissement d’Elancourt de la Société THALES DMS FRANCE 4

Article 1 : Effectifs de référence 4

Article 2 : Nombre de sièges et répartition entre les collèges 4

Article 3 : Electorat et éligibilité 6

Article 4 : Liste électorale 7

Article 5 : Liste de candidats 7

Article 6 : Propagande électorale 8

CHAPITRE 2 : Opérations électorales au sein de l’établissement d’Elancourt de la Société THALES DMS France 10

Article 1 : Modalités de vote 10

Article 2 : Cellule d’assistance technique 10

Article 3 : Cellule de scellement et de descellement 11

Article 4 : Bureau de vote 11

Article 5 : Suivi des opérations électorales 12

Article 6 : Information et formation au système de vote électronique 12

Article 7 : Modalités pratiques du déroulement des élections 13

Article 7.1 : Test et recette du système 13

Article 7.2 : Scellement de l’urne 13

Article 7.3 : Dates et lieux du scrutin 13

Article 7.4 : Modalités d’accès au site de vote 14

Article 7.5 : Les étapes du vote 16

Article 7.6: Discipline dans le lieu de vote 16

Article 7.7 : Information du personnel sur le vote 16

Article 7.8 : Suivi de la participation pendant la période de vote 17

CHAPITRE 3 : Opérations post-élections 18

Article 1 : Dépouillement des votes - descellement 18

Article 2 : Décompte des suffrages exprimés 18

Article 3 : Résultats 19

Article 3.1 : Quorum 19

Article 3.2 : Attribution de sièges 19

Article 4 : Second tour 19

Article 5 : Procès-verbal et proclamation des résultats 20

CHAPITRE 4 : Dispositions finales 21

Article 1 : Prorogation des mandats en cours 21

Article 2 : Durée des mandats 21

Article 17 : Durée du protocole – révision – dépôt et publicité 21

Annexe 1 : Effectifs 23

Annexe 2 : Ordre de présentation 23

Annexe 3 : Calendrier électoral 24

Annexe 4 : Cahier des charges de la société Alma Consultant 25

- PRÉAMBULE -

Les mandats actuellement en cours des membres du Comité Social et Economique (CSE) de l’établissement d’Elancourt arrivent à expiration le 13 juin 2022.

C’est à ce titre que la Direction a invité l’ensemble des Organisations Syndicales intéressées à participer à la négociation du présent protocole d’accord préélectoral afin de déterminer les modalités d’organisation des élections professionnelles en vue du renouvellement des membres du CSE de l’établissement d’Elancourt.

Le présent protocole s’inscrit dans le cadre des dispositions légales (article L.2314-5 et suivants du Code du travail), des dispositions conventionnelles issues de l’accord Groupe sur la représentation élue et les représentants de proximité du 13 décembre 2018 ainsi que l’accord relatif à la mise en place du vote électronique pour les élections professionnelles au sein de Thales DMS France du 20 avril 2022.

CHAPITRE 1 : Cadre général relatif à l’élection du CSE au sein de l’établissement d’Elancourt de la Société THALES DMS FRANCE

Article 1 : Effectifs de référence

En application de l’article L.1111-2 du Code du travail, les effectifs à prendre en considération sont les suivants :

• Les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée indéterminée à temps plein et les travailleurs à domicile sont pris intégralement en compte dans l’effectif de l’entreprise.

• Les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée, les salariés titulaires d’un contrat de travail intermittent, les salariés mis à la disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure, qui sont présents dans les locaux de l’entreprise utilisatrice et y travaillent depuis au moins un an, ainsi que les salariés temporaires, sont pris en compte dans l’effectif de l’entreprise à due proportion de leur temps de présence au cours des douze mois précédents. Toutefois, les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée et les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure, y compris les salariés temporaires, sont exclus du décompte des effectifs lorsqu’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu, notamment du fait d’un congé de maternité, d’un congé d’adoption ou d’un congé parental d’éducation.

• Les salariés à temps partiel, quelle que soit la nature de leur contrat de travail, sont pris en compte en divisant la somme totale des horaires inscrits dans leurs contrats de travail par la durée légale ou la durée conventionnelle du travail.

Conformément à l’accord sur la réduction du temps de travail de Thomson CSF Detexis du 28 novembre 2000, les salariés en temps partiel et en forfait jour réduit sont considéré comme étant à temps plein pour la détermination des effectifs.

En application des dispositions qui précèdent, l’effectif total retenu au 28 février 2022 et projeté au 13 juin 2022 pour l’établissement d’Elancourt est de 1251,97 ETP selon le décompte détaillé en annexe 1.

Article 2 : Nombre de sièges et répartition entre les collèges

2.1 : Nombre de sièges à pourvoir

Compte tenu de l’effectif retenu pour l’établissement d’Elancourt (1251,97 ETP) et conformément aux dispositions légales et conventionnelles Groupe prévues par l’accord sur la représentation élue et les représentants de proximité, le nombre de sièges à pourvoir pour la mise en place du CSE est de :

• 18 membres titulaires ;

• 18 membres suppléants.

2.2 : Répartition du personnel et des sièges entre les collèges

Les parties constatent la seule présence au sein du 1^er Collège de salariés mis à disposition par des entreprises extérieures.

Par arrêt du 16 octobre 2013 n°13-11.324, la Cour de cassation statue que lorsqu’un collège n’est constitué que de salariés mis à disposition, le Tribunal d’instance décide à bon droit que le personnel doit être réparti en deux collèges composés respectivement des cadres et des non-cadres car aucun des salariés devant composer le 1^er Collège n’était éligible au CE, privant ainsi le personnel le composant de toute représentation, de sorte que les conditions légales de constitution de ce collège n’étaient pas remplies.

Dans la mesure où le 1^er collège serait composé uniquement par des personnes en contrats d’apprentissage ou en contrats de professionnalisation, les salariés concernés seront affectés dans un autre collège de façon à leur assurer une représentation tout au long de la mandature.

Par conséquent, les organisations syndicales représentatives au sein de l’établissement d’Elancourt ont unanimement convenu, de supprimer le 1^er Collège et de le regrouper au sein du 2^ème collège.

Les collèges seront donc composés comme suit :

• 2^ème collège :

  • Administratifs (niveau IV à V inclus) 

  • Techniciens (tous niveaux);

  • Agents de maîtrise y compris AM1 et AM2 ;

  • Personnes en contrats d’apprentissage et contrats de professionnalisation titulaires d’un diplôme de niveau BAC (ou équivalent) à BAC+3 (Licence ou équivalent) ;

• 3^ème collège :

  • Ingénieurs et Cadres ;

  • Personnes en contrats d’apprentissage et contrats de professionnalisation titulaires d’un diplôme de niveau BAC+4 ou au-delà (Master, Doctorat ou ETLG) ;

Il est précisé que le formulaire CERFA sera complété au regard de cette composition (2^ème et 3^ème collège).

Les sièges sont répartis en fonction de l’importance numérique de chaque collège.

Il découle de ce qui précède la répartition des sièges suivante :

Collège	2ème collège	3ème collège	TOTAL
Effectifs	218,21	1073,80	1292,011
%	16,89%	83,11%	100%
Nombre de sièges Titulaires	3	15	18
Nombre de sièges Suppléants	3	15	18

Dans l’éventualité où un salarié changerait de catégorie entre la date d’affichage des listes électorales et la date du scrutin, il continuerait d’appartenir à son collège d’origine. Cette disposition ne saurait être dénoncée en vue de mettre en œuvre une procédure d’annulation des élections.

2.3 : Proportion de femmes et d’hommes dans les collèges électoraux

La proportion de femmes et d’hommes composant chaque collège électoral est la suivante :

Collège	2ème collège	3ème collège
	Nombre	%	Nombre	%
Proportion de femmes	128,98	59,11%	249,25	23,21%
Proportion d’hommes	89,23	40,89%	824,55	76,79%

La part de femmes et d’hommes composant chaque collège électoral sera portée à la connaissance des salariés, par tout moyen permettant de donner une date certaine à cette information.

Article 3 : Electorat et éligibilité

3.1 : Electorat

En application de l’article L.2314-18 du Code du travail, sont électeurs les salariés, quelle que soit la nature de leur contrat de travail, des deux sexes, âgés de seize ans révolus, travaillant depuis trois mois au moins dans l'entreprise et n'ayant fait l'objet d'aucune interdiction, déchéance ou incapacité relatives à leurs droits civiques.

De même, conformément à l’article L.2314-23 du Code du travail, peuvent être électeurs, les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure qui, pris en compte dans les effectifs au sens de l’article L. 1111-2 du Code du travail remplissent une condition de présence de 12 mois continus au sein de l’établissement d’Elancourt à la date du premier tour.

Par ailleurs, ces salariés devront également être âgés de seize ans révolus et ne pas avoir fait l'objet d'une interdiction, déchéance ou incapacité relatives à leurs droits civiques.

Enfin, ces salariés doivent avoir fait connaître leur choix d’exercer leur droit de vote pour l’élection du CSE de l’entreprise utilisatrice.

Ces conditions cumulatives doivent être remplies à la date du premier tour de scrutin.

3.2 : Eligibilité

En application de l’article L. 2314-19 du Code du travail, sont éligibles, à l’exception des conjoints, partenaires liés par un pacte civil de solidarité, concubins, ascendants, descendants, frères et sœurs ou alliés au même degré du chef d’entreprise, les électeurs âgés de 18 ans révolus, travaillant depuis au moins 1 an dans l’entreprise (date ancienneté Groupe).

Ces conditions cumulatives doivent être remplies à la date du premier tour du scrutin.

Conformément à l’article L.2314-23 du Code du travail, les salariés mis à disposition ne sont pas éligibles dans l'entreprise utilisatrice.

Article 4 : Liste électorale

Les listes électorales, établies par la Direction pour chaque collège, seront affichées au plus tard le lundi 9 mai 2022.

Cet affichage aura lieu sur des panneaux réservés à la Direction situés aux emplacements suivants :

• Couloir L4 ;

• Couloir M2.

Les listes électorales précisent pour chaque électeur, par ordre alphabétique, le TGI (ou nom de la société pour les sociétés extérieures), nom, prénom, ancienneté, le collège ainsi qu’une mention indiquant si chaque salarié est électeur et/ou éligible.

Ces mêmes listes électorales, comportant en plus la date de naissance, pourront être consultées à la DRH de l’établissement.

La Direction se réserve la faculté d’apporter aux listes électorales les rectifications qui seraient nécessaires pour les mettre en conformité avec la situation effective des membres du personnel au regard des dispositions légales relatives aux conditions d’électorat jusqu’au mardi 7 juin 2022.

Chaque membre du personnel est invité à vérifier attentivement son inscription sur les listes électorales avant le vendredi 3 juin 2022.

Les contestations relatives à l’établissement de ces listes devront être adressées à la DRH de l’établissement.

Pour le second tour, les listes électorales sont celles arrêtées pour le premier tour.

Article 5 : Liste de candidats

Au premier tour, seules les Organisations Syndicales visées à l’article L. 2314-29 du Code du travail peuvent présenter des candidats.

Elles seront invitées à communiquer leurs listes de candidats à la DRH de l’établissement en main propre au plus tard le jeudi 19 mai 2022 à 16 heures, contre récépissé.

A titre exceptionnel, la liste de candidats pourra être transmise par mail (adressée à veronique.lherondel@fr.thalesgroup.com et gaelle.gigon@thalesgroup.com et camille.frenay@fr.thalesgroup.com) sous réserve que l’émetteur du mail joigne son mandat attestant son habilitation à déposer ladite liste. La Direction accusera réception.

Les listes de candidats sont établies distinctement par collège et distinctement pour l’élection des titulaires et des suppléants. Elles ne devront pas comporter plus de candidats que de sièges à pourvoir. Par contre, elles pourront être incomplètes.

Elles seront affichées par la Direction au plus tard le lendemain de la date limite des dépôts sur les panneaux qui lui sont réservés, soit le vendredi 20 mai 2022.

Par ailleurs, conformément au cahier des charges de la mise en place du vote électronique pour les élections professionnelles au sein de l’établissement d’Elancourt (annexe 4), les listes des noms des candidats seront reproduites sur le site de vote électronique telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs.

Les listes déposées par les Organisations Syndicales sont établies pour les deux tours.

Dans le cas d’un second tour, les listes ne peuvent être modifiées que sur demande de l’Organisation Syndicale concernée qui, dès lors, devra déposer une nouvelle liste au plus tard le jeudi 16 juin 2022 à 16 heures auprès de la DRH d’établissement, contre récépissé.

Les éventuelles listes de candidats libres sont à établir pour le second tour et à déposer dans le même délai.

Les listes de candidats seront affichées au plus tard le vendredi 17 juin 2022.

Conformément à l’article L.2314-30 du Code du travail, pour chaque collège électoral, les listes de candidats qui comportent plusieurs candidats devront être composées d’un nombre de femmes et d’hommes correspondant à la part de femmes et d’hommes inscrits sur la liste électorale telle que calculée à l’article 2.3 précédant. Ainsi, les listes de candidats devront être composées :

Collège	Candidats
2ème collège	2 Femmes 1 Hommes
3ème collège	3 Femmes 12 Hommes

Les listes sont composées alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement des candidats d’un des sexes.

Ces règles s’appliquent à la liste des titulaires et des suppléants, au premier et au second tour.

Article 6 : Propagande électorale

Les Organisations Syndicales assureront leur propagande électorale dans le respect des dispositions légales et conventionnelles applicables. Il est rappelé que l’usage de la messagerie à des fins de propagande électorale n’est pas autorisé.

Un panneau par Organisation Syndicale sera mis à disposition :

- couloir L4 

- couloir M2

L’ordre de présentation des Organisations Syndicales concernant les panneaux et l’affichage des listes de candidats (de gauche à droite) sont déterminés par tirage au sort (cf annexe 2).

Toute Organisation Syndicale déposant une liste de candidats postérieurement à ce tirage au sort se verra attribuer un panneau à la suite des autres panneaux.

Dans l’hypothèse d’un second tour, en cas de présentation de nouvelles listes, un panneau par liste sera ajouté à la suite des autres panneaux.

Les professions de foi seront transmises à la Direction des Ressources Humaines de l’établissement par les Organisations Syndicales le jeudi 19 Mai 2022 à 16 heures au plus tard au format électronique PDF (format A4 ; 2 feuilles en recto/verso, soit 4 pages au total). Les professions de foi seront consultables sur adresse URL dédiée communiquée aux salariés au plus tard le lundi 30 mai 2022.

La campagne électorale prend fin la veille (en jour ouvré) du scrutin à 16h, soit le vendredi 10 juin 2022 à 16h. Chaque Organisation Syndicale s’engage à retirer à cette date et à cette heure ses tracts diffusés préalablement en tout lieu (à l’exception des panneaux syndicaux).

Les Organisations Syndicales, d’un commun accord, s’interdisent toute publication syndicale quelle qu’elle soit (tract ou autre forme d’information, notamment par la messagerie professionnelle) le jour même du déroulement du scrutin.

Les Organisations Syndicales demanderont à leurs homologues des autres sociétés du site (en ce compris Buro+) de ne pas tracter le jour du scrutin sur l’ensemble du site.

CHAPITRE 2 : Opérations électorales au sein de l’établissement d’Elancourt de la Société THALES DMS France

S’agissant des modalités de déroulement des élections, il convient de préciser les points suivants :

• Modalités de vote ;

• Modalités pratiques d’organisation des élections (information, bureaux de vote…) ;

• Modalités pratiques de déroulement des élections (date, lieu …) ;

• Calendrier des opérations électorales.

Article 1 : Modalités de vote

L’accord relatif à la mise en place du vote électronique pour les élections professionnelles au sein de Thales DMS France du 20 avril 2022 permet de recourir au vote électronique par internet pour les élections professionnelles en vue du renouvellement des membres du CSE de l’établissement d’Elancourt.

Aussi, les élections professionnelles pour l’établissement d’Elancourt, faisant l’objet du présent protocole, s’effectueront par vote électronique.

La plateforme proposée par le prestataire retenu, Alma Consultant, s’attache à respecter 3 valeurs fondamentales : la sécurité, la confidentialité et l’accessibilité.

Un cahier des charges respectant les dispositions des articles R. 2314-5 et suivantes du Code du travail est annexé à ce document (annexe 4).

Le système de vote électronique proposé par la Direction et la société prestataire Alma Consultant garantit :

• L’authentification de l’électeur,

• L’intégrité du vote (identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré),

• L’anonymat du vote (impossibilité de relier un vote émis à un électeur),

• L’unicité du vote (impossibilité de voter plusieurs fois pour le même scrutin),

• La confidentialité et le secret du vote.

Conformément au Décret 2007-602 du 25/04/2007 et ses différents avenants, au décret du 29 décembre 2017 relatif au comité social et économique, les Délibérations de la CNIL n° 98-041 du 28/04/1998, n°2019-053 du 25/04/2019, la plateforme de vote électronique dédié aux élections professionnelles de l’établissement d’Elancourt a fait l’objet d’un rapport d’expertise établi par un expert indépendant, Monsieur XXX.

Compte tenu du fait que l’établissement d’Elancourt de la société Thales DMS France relève des objectifs de sécurité de niveau 3, une expertise dédiée de la plateforme de vote électronique déployée pour les présentes élections devra être réalisée par un expert indépendant. Les résultats de cette expertise seront communiqués au plus tard avant le lundi 13 juin 2022, date de scellement de l’urne.

Article 2 : Cellule d’assistance technique

Une cellule d’assistance technique est chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique pour l’ensemble des scrutins.

Cette cellule sera présente :

• A la recette test complète du système de vote ;

• Au scellement des urnes avant élections ;

• Au descellement lors du dépouillement des urnes.

D’autre part les membres de cette cellule auront accès à l’état de fonctionnement du système de vote et au contrôle du scellement pendant toute la durée des élections.

Elle comprend 1 à 2 représentants de la Direction, 1 à 2 représentants des bureaux de vote et 1 représentant de la société Alma Consultant.

Article 3 : Cellule de scellement et de descellement

Cette cellule sera formée au vote électronique et aux modalités de dépouillement par Alma Consultant lors du test en réel soit le lundi 13 juin 2022 à 9h pour le 1^er tour et le vendredi 24 juin 2022 pour l’éventuel 2^nd tour.

Pour l’ensemble des instances cette cellule sera composée de trois membres des bureaux de vote. La présidence appartiendra au plus ancien. Le bureau pourra être assisté dans ses opérations par un salarié représentant le service RH.

Les délégués de liste peuvent assister au dépouillement, le temps passé par ces observateurs à celui-ci est rémunéré comme temps de travail.

Cette cellule de scellement-descellement aura en charge :

• Scellement des urnes ;

• Descellement des urnes.

Article 4 : Bureau de vote

Il sera constitué un bureau de vote pour chaque collège. Par conséquent, il sera mis en place 3 bureaux de vote répartis comme suit :

• Pour le 2^ème collège : 1 bureau (titulaires et suppléants)

• Pour le 3^ème collège : compte tenu de son importance numérique, celui-ci sera doublé :

  • 1 bureau (titulaires et suppléants) pour les électeurs dont le nom commence par la lettre A jusqu’à la lettre H (incluse) ;

  • 1 bureau (titulaire et suppléants) pour les électeurs dont le nom commence par la lettre I jusqu’à la lettre Z (incluse).

Les bureaux de vote seront composés de 3 électeurs (1 Président et 2 Assesseurs) régulièrement inscrits dans le collège considéré.

Pour la constitution de ces bureaux de vote, il sera dans un premier temps fait appel au volontariat. Si à la date du lundi 16 mai 2022, le nombre de volontaires est insuffisant, la Direction procédera à la désignation des membres parmi les deux électeurs ayant la plus grande ancienneté dans le collège et le plus jeune en âge, présents lors du scrutin et acceptant.

Les représentants du personnel (mandat électif ou désignatif) ainsi que les candidats ne pourront être membres des bureaux de vote, ni participer aux opérations de dépouillement. Les délégués de liste pourront toutefois participer au suivi des opérations électorales.

La présidence du bureau de vote appartient à celui ayant la plus grande ancienneté.

Les opérations de vote s'effectuent sous la direction et le contrôle des membres des bureaux de vote. Ils seront en charge d’assurer le bon déroulement du scrutin à partir de l’ouverture du bureau de vote jusqu’à l’issue des scrutins.

En cas de difficultés concernant les opérations électorales, les bureaux se prononcent à la majorité, la minorité conservant le droit de faire toutes observations sur le procès-verbal.

Les membres du bureau de vote devront s’engager à un devoir de neutralité durant la totalité du déroulement du scrutin.

Les heures passées à assister à ces opérations sont considérées comme travaillées et rémunérées comme telles.

La Direction mettra à la disposition de chaque bureau de vote le matériel nécessaire. En outre, elle assistera les bureaux de vote à titre purement consultatif.

Article 5 : Suivi des opérations électorales

En vue d'assurer le caractère public du scrutin, chaque Organisation Syndicale ayant présenté un candidat pourra désigner par écrit, à la Direction des Ressources Humaines, au plus tard 24 heures avant le scrutin, deux Délégués de liste et un Remplaçant pour assister aux opérations électorales. En tout état de cause, deux Délégués de liste au plus seront en permanence admis dans l’espace de vote, sans signe distinctif et notamment d’appartenance à une Organisation Syndicale.

Ces Délégués de liste peuvent exiger l'inscription au procès-verbal de toutes éventuelles observations, protestations ou contestations sur lesdites opérations.

Ces Délégués de liste ne font pas partie du Bureau de Vote et ne peuvent prendre part à ses délibérations, même à titre consultatif.

Les Organisations Syndicales s’engagent à ce que, le jour des élections, seuls ces Délégués de liste soient présents dans l’espace des Bureaux de Vote.

Article 6 : Information et formation au système de vote électronique

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés.

À cet égard, chaque électeur recevra une notice d’information détaillée en amont de l’élection. Un site de démonstration sera également accessible.

Par ailleurs, les membres des bureaux de vote ainsi que les délégués de liste bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique.

Les candidats aux élections professionnelles pourront également bénéficier, s’ils le souhaitent, de cette formation qui se déroulera le 13 juin 2022 à 9h.

Article 7 : Modalités pratiques du déroulement des élections

Article 7.1 : Test et recette du système

La Direction et la société prestataire Alma Consultant organise un vote test le 13 juin 2022 à 9h pour le 1^er tour et le 27 juin 2022 pour un éventuel 2^nd tour en présence des membres du bureau de vote et des délégués de liste. Le test est effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote est entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats.

Article 7.2 : Scellement de l’urne

Le 13 juin 2022 à l’issue du test réalisé ci-dessus, il est procédé au vidage de l’urne électronique pour l’ensemble des scrutins tous collèges confondus. Le scellement de chaque urne électronique sera effectué par les membres du bureau de vote. Par ailleurs, les délégués de liste peuvent assister aux opérations de scellement des urnes.

Un formulaire sera remis par Alma Consultant aux trois membres du bureau de vote afin qu’ils créent leur mot de passe personnel pour procéder au scellement et au descellement de l’urne.

Les trois formulaires seront alors mis sous scellés jusqu’au jour du dépouillement. Le talon numéroté de chaque enveloppe sera conservé par Alma Consultant et les 3 enveloppes par la Direction dans un lieu sûr.

Cette opération vise à garantir l’impossibilité de connaitre des résultats même partiels avant la clôture des élections le jour du dépouillement.

Trois empreintes numériques sont transmises aux 3 membres du bureau de vote sur clé USB :

• Empreinte du système de vote

• Empreinte des listes électorales

• Empreinte des listes candidates

À l’issue de ce scellement, le système est fermé jusqu’au démarrage de la période de vote.

Article 7.3 : Dates et lieux du scrutin

Le premier tour des élections des membres du CSE se déroulera :

Du Lundi 13 juin 2022 à partir de 13h jusqu’au mardi 14 juin 2022 à 18h

Les salariés présents sur l’établissement voteront le 14 juin 2022 de 9h à 18h dans l’Atrium (et l’Innovation Hub si nécessaire) où sera placé le matériel nécessaire, en quantité suffisante et dans des conditions permettant de garantir la confidentialité du vote (isoloirs notamment). Des circuits de vote par bureau de vote seront balisés de façon à conduire les électeurs des tables du bureau de vote en charge de remettre les moyens d’authentification jusqu’aux isoloirs. A la sortie de ces circuits de vote, sera placée une déchiqueteuse et il sera demandé aux électeurs de détruire les courriers remis précédemment avec les informations d’authentification.

Les salariés identifiés comme non présents sur l’établissement pourront voter à distance sur toute la plage d’ouverture du scrutin.

L’information au personnel relative à l’organisation des élections et la date du premier tour sera réalisée par la Direction au plus tard le 9 mai 2022 par affichage sur les panneaux réservés à la Direction et par mail adressé aux salariés de la société.

Si un second tour s’avérait nécessaire, celui aurait lieu :

Du Lundi 27 juin 2022 à partir de 13h jusqu’au mardi 28 juin 2022 à 18h

Il est précisé que le second tour se déroulera dans les mêmes conditions que le premier tour.

Conformément à une pratique courante dans les bureaux de vote traditionnels, une tolérance de 15 minutes sera accordée aux électeurs s’identifiant avant l’horaire de clôture du vote. Ceux-ci pourront terminer d’enregistrer leurs bulletins après cet horaire et valider leur vote dans un délai de 15 minutes. Cette tolérance ne concerne pas les collaborateurs non connectés avant la fermeture du site internet de vote à 18h.

Article 7.4 : Modalités d’accès au site de vote

A partir du fichier des listes électorales fourni par la Direction de Ressources Humaines, la Société Alma Consultant génère de façon aléatoire et sécurisée par chiffrement un identifiant et un mot de passe unique par électeur.

Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, le système demande en outre à l’électeur une information personnelle (clé du numéro de Sécurité Sociale du salarié) avant de permettre l’accès au vote.

En cas de second tour, la Société Alma Consultant génère aléatoirement un nouveau mot de passe sécurisé et unique pour chaque électeur.

Ces codes identifiants garantissent la confidentialité du vote.

Pendant toute la durée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre l’assistance téléphonique afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote.

• Pour les salariés présents au sein de l’établissement le 14 juin 2022 pour le 1^er tour et le 28 juin 2022 en cas d’un éventuel second tour :

Pour les salariés présents au sein de l’établissement le 14 juin 2022 pour le 1^er tour et le 28 juin 2022 en cas d’un éventuel second tour, ces moyens d’authentification seront transmis dans deux enveloppes scellées :

• Une première enveloppe contenant :

  • Un identifiant unique qui permet, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émergements électroniques garantes de l’unicité des votes ;

  • La nature de l’information personnelle qui lui sera demandée (clé du numéro de Sécurité Sociale) ;

• Une seconde enveloppe contenant un mot de passe unique par électeur

Ces moyens d’authentification seront transmis directement dans la salle de vote lors du scrutin, par les membres du bureau de vote contre présentation du badge Thales. A défaut de badge ou si celui-ci ne permet pas une identification certaine, les documents administratifs habituels de justification de l'identité seront tolérés (carte d’identité, passeport, permis de conduire, carte vitale avec photo ou tout autre document administratif/photocopie avec photo).

• Pour les salariés non présents au sein de l’établissement le 14 juin 2022 pour le 1er tour et le 28 juin 2022 en cas d’un éventuel second tour :

Par « salariés non présents au sein de l’établissement », il faut entendre les salariés en déplacement, détachés, expatriés, en équipe de nuit, en télétravail, en temps partiel, en congés, en arrêt de maladie, congé de maternité ou d’adoption, congé paternité ou d’accueil de l’enfant, en période de réserve militaire, en congés sans solde, en formation, en CET fin de carrière, en temps de compensation, en congé parental, congé sabbatique, congé création d’entreprise, en apprentissage et contrat de professionnalisation lorsque ceux-ci sont absents le jour du scrutin.

Les salariés susvisés - dont l’absence n’est pas encore connue par le service RH - devront se déclarer par écrit auprès de ce service (adressé à veronique.lherondel@fr.thalesgroup.com et gaelle.gigon@thalesgroup.com et camille.frenay@fr.thalesgroup.com) au plus tard le lundi 16 mai 2022 à 14 heures. Le mail devra comporter l’objet suivant : « Elections professionnelles CSE 2022 – Déclaration d’absence le 14/06/22 ».

La liste des salariés concernés sera envoyée au prestataire Alma Consultant.

Ces électeurs recevront séparément leurs codes d’accès :

• Réception 1 (par voie postale) :

• Période d’accès à la plateforme de vote ;

• Adresse url de la plateforme de vote ;

• Identifiant unique qui permet, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émergements électroniques garantes de l’unicité des votes ;

• La nature de l’information personnelle qui lui sera demandée (clé du numéro de Sécurité Sociale) ;

• Adresse url permettant d’accéder aux professions de foi.

• Réception 2 (par voie postale) :

• Un mot de passe unique par électeur

L’envoi des moyens d’authentification par voie postale se fera au plus tard le mardi 31 Mai 2022.

A titre exceptionnel, les salariés qui auront connaissance après le 16 mai 2022 d’une absence le mardi 14 juin 2022 pourront adresser une demande jusqu’au 7 juin 2022 11 heures en vue de recevoir par voie postale les moyens d’authentification dans les conditions décrites ci-dessus (réception 1 et 2 par voie postale).

En cas de second tour, les moyens d’authentification seront envoyés aux salariés non présents sur l’établissement selon les mêmes modalités, au plus tard le 21 juin 2022.

En cas de non-réception ou de perte des codes identifiant ou mot de passe, les électeurs pourront joindre une assistance Alma Consultant 24h/24 et 7jours/7 ou par courriel auprès d’une adresse mail d’assistance dédiée (du lundi au vendredi de 9h à 18h).

En cas de renvoi, le code identifiant reste identique à celui du premier envoi mais le mot de passe est modifié et se substitue au précédent qui est détruit par le système.

Article 7.5 : Les étapes du vote

Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes : 

• Identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir un code identifiant, un mot de passe et une information personnelle (clé du numéro de Sécurité Sociale) qui seront contrôlés avant d’accéder au vote ;

• Une étape de présentation des scrutins ;

• Les listes de candidats en présence pour chaque scrutin ;

• L’accès aux professions de foi pour chaque liste candidate ;

• Le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposées, ou bien le choix de voter « blanc » ;

• La possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie ;

• La présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés ;

• La confirmation par l’électeur du choix effectué ;

• La confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote ;

• À l’issue de son vote, l’électeur dispose de la possibilité de recevoir par courriel un accusé de réception du vote attestant de la prise en compte de son suffrage par le système de vote ; Il mentionne la date, l’heure d’émission du suffrage, une marque d’authentification de l’électeur mais en aucun cas la nature du suffrage.

L’électeur pourra procéder ainsi pour chaque scrutin.

Conformément aux dispositions de l’article R2314-7 du Code du Travail, le flux du vote et le flux de l’identification de l’électeur seront traités par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ». Le secret du vote et la sincérité des opérations électorales seront garantis.

Article 7.6: Discipline dans le lieu de vote

Toutes discussions et toutes délibérations des électeurs sont interdites à l'intérieur du lieu de vote.

Les Présidents des Bureaux de Vote veillent à ce que les opérations se déroulent dans l'ordre et dans le calme, avec toute la célérité désirable. Ils peuvent faire expulser du lieu de vote tout électeur qui troublerait l'ordre ou retarderait les opérations. En aucun cas les opérations de vote ne seront, de ce fait, interrompues.

Article 7.7 : Information du personnel sur le vote

Les heures et lieux de vote seront affichés sur les panneaux réservés à la Direction.

En parallèle, la Direction enverra une information par courriel sur les messageries professionnelles des salariés les informant du vote et des heures du scrutin. Un mail sera envoyé :

• le vendredi 10 juin 2022 matin ;

• le lundi 13 juin 2022 à l’ouverture du vote à distance ;

• le mardi 14 juin 2022 en milieu de journée.

Article 7.8 : Suivi de la participation pendant la période de vote

Il est rappelé qu’aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

Toutefois, pendant le scrutin, les membres du bureau de vote, les délégués de liste et la Direction disposeront d’un accès leur permettant de suivre l’évolution des taux de participation en temps réel pour l’établissement d’Elancourt. L’évaluation du taux de participation pourra être communiqué à l’ensemble des salariés lors de la communication du 14 juin 2022 par la Direction prévue à l’article précédent.

Les membres du bureau de vote ont accès à la liste d’émargement pendant le scrutin à des fins de contrôle de déroulement du scrutin conformément à l’article R. 2324-15 du Code du travail.

CHAPITRE 3 : Opérations post-élections

S’agissant des modalités de déroulement des opérations post-élections, il convient de préciser les points suivants :

• Dépouillement ;

• Décompte des suffrages exprimés ;

• Résultats ;

• Second tour ;

• Procès-verbal et proclamation des résultats ;

Article 1 : Dépouillement des votes - descellement

À l’heure de clôture du scrutin (18h), le site de vote ne sera plus accessible par les électeurs. La clôture du scrutin sera contrôlée par les membres du bureau de vote (article R2314-8 du code du travail).

Une tolérance de quinze (15) minutes (dite « délai de grâce ») sera accordée aux électeurs identifiés avant l’horaire de clôture. Ceux-ci pourront terminer d’enregistrer leurs bulletins de vote après l’horaire de clôture de scrutin ci-dessus déterminé et valider leur vote dans un délai de quinze (15) minutes. Cette tolérance concerne les seuls électeurs identifiés avant l’horaire de clôture.

A l’issue de ce délai de 15 minutes, le contenu des urnes et les listes d’émargement électroniques seront figés, horodatées et scellés dans le serveur.

La Société Alma Consultant contrôle alors la correspondance entre les numéros des talons des enveloppes et les enveloppes conformément à l’article 7.2 du chapitre 2. Chaque membre du bureau de vote ouvre son enveloppe contenant le formulaire et saisit son mot de passe.

Le dépouillement se fera par l’activation conjointe des trois mots de passe.

Par ailleurs, les délégués de liste pourront assister aux opérations de descellement des urnes.

Suite à l’opération de descellement de l’urne par les membres du bureau de vote, ces derniers éditeront la liste d’émargement et les procès-verbaux.

Pourront assister à ces opérations les délégués de liste et, en cas de second tour, les candidats libres et des représentants de la Direction des Ressources Humaines.

Compte tenu du fait qu’il s’agit de la première édition du vote électronique, et afin de favoriser un partage d’expérience sur le sujet, à l’issue du vote, soit à compter de 18 heures le 14 juin, il sera procédé au décompte des enveloppes non retirées en salle. Cette information sera partagée avec les délégués de liste.

Article 2 : Décompte des suffrages exprimés

Les votes émis sont déclarés valables, sauf ceux déclarés blancs.

Les ratures ne seront pas prises en compte si leur nombre est inférieur à 10% des suffrages valablement exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure le candidat.

En conséquence, les candidats seront élus dans leur ordre de présentation sur ladite liste. Lesdites ratures sont néanmoins prises en compte pour le calcul des moyennes des listes, pour la répartition des sièges, mais elles ne sont pas prises en compte pour la représentativité des organisations syndicales correspondantes.

Article 3 : Résultats

Article 3.1 : Quorum

Pour que le premier tour soit valable, il est nécessaire que le quorum soit atteint, c’est-à-dire que le nombre de suffrages valablement exprimés, après déduction des bulletins blancs et nuls, soit au moins égal à la moitié des électeurs inscrits.

Si le quorum n’est pas atteint au premier tour, il sera tout de même procédé au dépouillement des votes afin de déterminer la représentativité des Organisations Syndicales et un second tour sera organisé.

Article 3.2 : Attribution de sièges

Chaque liste reçoit autant de sièges que la moyenne des voix obtenue par elle (compte tenu de toutes les ratures) contient de fois le quotient électoral, lequel est égal au nombre total de suffrages valablement exprimés par les électeurs du collège, divisé par le nombre de sièges à pourvoir.

S'il reste des sièges à pourvoir, ils seront attribués sur la base de la plus forte moyenne. Pour ce faire, le nombre de voix recueillies par la liste est divisé par le nombre, augmenté d’une unité, de sièges qui lui ont été attribués par l’application de la règle du quotient électoral. Le premier des sièges restant à pourvoir est attribué à la liste ayant la plus forte moyenne : il sera procédé successivement à la même opération pour l’attribution de chacun des sièges restant à pourvoir, jusqu’à la répartition complète des sièges.

En cas de moyennes identiques et s’il ne reste qu'un siège à pourvoir, celui-ci sera attribué à la liste ayant obtenu le plus grand nombre de voix. Si le nombre de voix est identique, le siège sera attribué au candidat le plus âgé.

Au sein de chacune des listes, les sièges seront attribués en fonction du nombre de voix obtenu par chacun des candidats (compte tenu des ratures si leur nombre est supérieur ou égal à 10% des suffrages valablement exprimés en faveur de la liste). Si deux candidats ont le même nombre de voix, il y a lieu de déclarer les candidats élus selon leur ordre de présentation sur la liste.

Article 4 : Second tour

Si au premier tour, le quorum n’est pas atteint, ou si les tous les sièges n’ont pas été pourvus du fait d’une carence totale ou partielle des Organisations Syndicales, il sera procédé à un second tour de scrutin dans un délai de quinze jours dans les conditions prévues à l’article 7.3.

A ce second tour, pourront être présentées des candidatures libres. Les listes devront être déposées avant le jeudi 16 juin 2022, à 16 heures.

Il n’y a pas de quorum au second tour. Les règles d’attribution des sièges sont les mêmes qu’au premier tour.

Article 5 : Procès-verbal et proclamation des résultats

Les résultats seront consignés sur le procès-verbal CERFA à jour.

Le numéro IDCC 0650, correspondant au numéro IDCC couvrant le plus grand nombre de salariés de l’établissement sera renseigné sur les CERFA, tous collèges confondus.

Pourront être mentionnés, sur demande des intéressés, toutes les réclamations des électeurs et des Délégués de liste, ainsi que les décisions prises par les Bureaux de Vote sur les incidents qui se seraient produits au cours des opérations.

Chaque procès-verbal sera signé de tous les membres du Bureau de vote.

Les Délégués de liste seront invités à contresigner les procès-verbaux. La signature du procès-verbal par le Délégué de liste emporte reconnaissance de l'exactitude matérielle des éléments qui y figurent, mais ne constitue pas à elle seule une renonciation à contester leur interprétation et leur portée.

Les résultats seront ensuite proclamés par le Président du bureau de vote.

Une copie des procès-verbaux comportant la désignation des élus sera affiché sur les panneaux qui auront été réservés aux informations relatives à ces élections et sera transmis aux Organisations Syndicales ayant déposé une liste de candidats ainsi qu’à celles ayant participé à la négociation du protocole d’accord préélectoral.

Les procès-verbaux seront établis en quatre exemplaires originaux. Ils seront envoyés en deux exemplaires à l’Inspection du Travail. Un exemplaire sera également remis au Centre de Traitement des Elections Professionnelles (CTEP) en format papier ou en format dématérialisé.

CHAPITRE 4 : Dispositions finales

Article 1 : Prorogation des mandats en cours

Les mandats actuellement en vigueur arrivent à expiration le lundi 13 juin 2022. Les parties conviennent à l’unanimité de proroger les mandats des membres titulaires et suppléants du CSE de l’établissement d’Elancourt jusqu’à la proclamation des résultats issus de la présente élection, soit jusqu’au mardi 14 juin 2022 en cas d’élection en un tour ou bien jusqu’au mardi 28 juin 2022 en cas de second tour.

Article 2 : Durée des mandats

Conformément à l’accord Groupe sur la représentation élue et les représentants de proximité du 13 décembre 2018, la durée des mandats des membres du CSE est de 3 ans.

Article 17 : Durée du protocole – révision – dépôt et publicité

17.1 : Durée de l’accord

Le présent protocole est conclu pour une durée déterminée correspondant à la durée des mandats des membres du CSE de l’établissement d’Elancourt tel que précisé à l’article 2 du chapitre 4.

Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.

17.2 : Révision

Le présent protocole d’accord préélectoral pourra être modifié dans les conditions fixées à l’article L2314-6 du Code du travail, à savoir par la conclusion d’un avenant au présent protocole soumis aux mêmes conditions de validité que ce dernier. L’avenant de révision éventuellement conclu sera déposé auprès de la DREETS compétente.

17.3 : Formalités de dépôt et de publicité

Conformément aux dispositions législatives et réglementaires en vigueur, le texte du présent accord sera déposé par la Direction des Ressources Humaines de la Société par téléprocédure. Un exemplaire original sera remis à chaque partie signataire.

Un exemplaire original sera également remis au Secrétariat du Greffe du Conseil des Prud'Hommes de Rambouillet.

Enfin, un exemplaire sera également remis à chaque Organisation Syndicale non signataire.

Fait à Elancourt, le ………………………… en ……… exemplaires originaux

Pour la Direction de l’établissement d’Elancourt de la société Thales DMS France situé, 2 avenue Gay Lussac 78851 Elancourt Cedex, représentée par XXX, en sa qualité de juriste droit social, dûment mandatée,

Pour les Organisations Syndicales désignées ci-après :

CFDT, représentée par ……………………………… en qualité de …………………………….

CFE-CGC, représentée par …………………………… en qualité de ……………………….....

CFTC, représentée par ……………………………… en qualité de ……………………………

CGT, représentée par ……………………………… en qualité de ……………………………..

FO, représentée par ……………………………… en qualité de ……………………………..

SUPPer, représentée par ……………………………… en qualité de …………………………

UNSA, représentée par ……………………………… en qualité de ……………………………

Annexe 1 : Effectifs

• Effectifs de référence pour la détermination du nombre de sièges à pourvoir :

Effectif total retenu au 28 février 2022 et projeté au 14 juin 2022 pour l’établissement d’Elancourt, calculé conformément aux dispositions de l’article L1111-2 du Code du travail et à l’article 1 du présent protocole :

Personnel pris en compte	2ème collège	3ème collège	TOTAL
Salariés (yc CDD)	123	1026,75	1149,75
Intérim	3,82	1,65	5,47
Prestataires	54	42,75	96,75
TOTAL	180,82	1071,15	1251,97

• Effectifs pour la répartition du personnel votant et des sièges entre les collèges électoraux

Effectifs de référence (1251,97 ETP) - les travailleurs temporaires + les alternants au prorata de leur temps de présence au cours des 12 mois qui précèdent le 1er tour du scrutin.

Personnel « votant »	2ème collège	3ème collège	TOTAL
Effectifs de référence	180,82	1071,15	1251,97
- Intérim	3,82	1,65	5,47
+ alternants	41,21	4,3	45,51
TOTAL	218,21	1073,8	1292,01

Annexe 2 : Ordre de présentation

L’ordre de présentation des Organisations Syndicales concernant les panneaux, les bulletins de vote et l’affichage des listes de candidats a été déterminé par un tirage au sort effectué le 12 avril 2022 en présence de toutes les Organisations Syndicales participant à la négociation du protocole d’accord préélectoral. Il en est ressorti l’ordre (de gauche à droite) suivant :

1. CFTC

2. CFE-CGC

3. CFDT

4. FO

5. CGT

6. SUPPer

7. UNSA

Annexe 3 : Calendrier électoral

Date	Evènement
Lundi 9 mai 2022	Annonce du 1er tour du scrutin Affichage de la liste électorale
Lundi 16 mai 2022	Désignation des membres des bureaux de vote à défaut de volontaires en nombre suffisant
	Date butoir pour se déclarer absents le jour du 14 juin 2022
Jeudi 19 mai 2022 (16h)	Date butoir du dépôt des listes de candidats et de remise des professions de foi en PDF
Vendredi 20 mai 2022	Affichage au plus tard des listes de candidats
Lundi 30 mai 2022	Accès au plus tard à aux professions de foi sur l’adresse URL dédiée
Mardi 31 mai 2022	Envoi au plus tard des documents de vote pour les salariés absents qui voteront à distance
Vendredi 3 juin 2022	Date butoir de vérification de la liste électorale par les électeurs
Mardi 7 juin 2022	Date butoir de modification de la liste électorale par la Direction Date butoir de la demande exceptionnelle pour un envoi postal des informations de connexion pour les salariés absents le 14 juin 2022 (si absence non prévue au 16 mai 2022) (11h)
Vendredi 10 juin 2022	Fin de la campagne électorale (16h) Retrait par les Organisations Syndicales des tracts (16h)
	Date butoir pour la désignation par les Organisations Syndicales des Délégués de liste
	Communication Direction
Lundi 13 juin 2022	Envoi au plus tard des résultats de l’expertise Test et formation - Vidage de l’urne et scellement (avant 13h)
	Communication Direction
Du lundi 13 juin 2022 13h au Mardi 14 juin 2022 18h	Premier tour
Mardi 14 juin 2022 (18h15)	Descellement de l’urne et dépouillement Proclamation des résultats
Jeudi 16 juin 2022 (16h)	Date butoir du dépôt des listes de candidats en cas de demande ou de candidature libre et remise des professions de foi en PDF
Vendredi 17 juin 2022	Affichage au plus tard des listes de candidats
Mardi 21 juin 2022	Envoi au plus tard des documents de vote pour les salariés absents qui voteront à distance
Vendredi 24 juin 2022	Fin de la campagne électorale (16h) Retrait par les Organisations Syndicales des tracts (16h)
	Date butoir pour la désignation par les Organisations Syndicales des Délégués de liste Test et formation - Vidage de l’urne et scellement
Lundi 27 juin 2022	Communication Direction
Du lundi 27 juin 2022 13h au Mardi 18 juin 2022 18h	Second tour
Mardi 28 juin 2022 (18h15)	Descellement de l’urne et dépouillement Proclamation des résultats

Annexe 4 : Cahier des charges de la société Alma Consultant

Ce document constitue le cahier des charges relatif à la mise en œuvre du vote électronique pour les élections du Comité Social et Économique 2022 de l’établissement d’Elancourt de la société Thales DMS France.

ALMA CONSULTANT a en charge :

• L’aide à la rédaction protocolaire pour les articles dédiés au vote électronique

• L’élaboration de l’annexe « cahier des charges » du PAP

• La présentation du système de vote

• La mise en œuvre du système de vote électronique dédié

• La recette test avec simulation complète en conditions réelles

• L’assistance au scellement et au descellement du système de vote

• La fourniture des listes d’émargements, des PV CERFA et du résultat du calcul de la représentativité

• La conservation de l’environnement et des données pendant la durée légale de réclamation

Fonctionnalités du système de vote électronique

1. Fonctionnalités générales.

Système de vote électronique distant

Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe (OVH) sur le territoire national.

Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par une simple connexion internet (ordinateur, tablette, smartphone).

Période des élections

La durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées.

Nature des élections

Les élections à organiser sont des élections professionnelles pour le 2^ième et le 3^ième collège.

Expertise

Alma Consultant fournit à la Société Thales DMS France les conclusions du rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.

Émargement électronique, unicité du vote

Le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).

Traitements sous-jacents

Lors de la prise en compte d’un vote, le système assure : 

• L’unicité et la confidentialité du vote : Le système garantit l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité de son vote par la cryptographie de ces données. Les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, sont enregistrés sur des supports dédiés et distincts.

• L’intégrité du système : Génération de 3 empreintes numérique (du système, des listes candidates et des listes électorales) remises aux membres du ou des bureaux de vote. Le système est scellé par 3 mots de passe créés par la cellule de scellement-descellement. Le descellement est réalisé à l’aide des 3 mots de passe créés lors du scellement par la cellule de scellement-descellement. Génération lors du descellement de 2 empreintes numériques supplémentaires (les émargements et les expressions de vote). Mise en place d’un journal d’historisation du système pendant toute la durée du vote. L’état de fonctionnement du système est accessible pour l’ensemble des électeurs pendant toute la durée du vote.

2. Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique 

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place : 

• Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement. 

• La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS. 

Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton VOTER donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.

3. Liste des émargements 

Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. 

Pendant la période du scrutin, les listes d’émargement du vote par Internet ne sont accessibles qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement des scrutins. Les membres des bureaux auront aussi accès aux taux de participation.

Les représentants de organisations syndicales désignés dans le cadre du protocole électoral pourront accès au taux de participation pendant le déroulement du scrutin de leur collège respectif.

Les membres de la direction peuvent avoir accès pendant toute la durée des élections aux taux de participation de l’ensemble des collèges.

Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements sont accessibles par les membres des bureaux de vote.

4. Assistance technique

Durant le scrutin une assistance technique est assurée 24h/24-7/7.

5. Dispositif de secours

Le système de vote électronique est dupliqué sur deux supports distincts. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. 

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Déroulement du process

1. Préparation de l’élection

Alma Consultant fournie à l’établissement d’Elancourt de la société Thales DMS France, une matrice Excel avec 5 onglets à compléter.

Onglet : Élections

Informations signalétiques des établissements concernés par ces élections.

Onglets : Scrutins

Informations sur le détail des scrutins concernés.

Onglets : Électeurs

Informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer à l’élection. Elles sont établies pour chacune des élections et par collège. 

Ces données « électeurs » sont transmises à Alma Consultant aux seules fins suivantes : 

• Permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé, 

• Contrôler les accès au système de vote électronique, 

• Enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur, 

• Éditer les listes d’émargement.

Onglets : Liste candidates

Détail des listes candidates pour chacun des scrutins

Onglet : SIRET associés

Concerne les éventuels établissements secondaires.

Transmission du fichier

Alma Consultant propose, un accès sécurisé (au moyen d’identifiant et mot de passe le tout chiffré sur le canal HTTPS) sur son infrastructure informatique (serveur ftp sécurisé), afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers entre l’établissement d’Elancourt de la société Thales DMS France et Alma Consultant.

Confidentialité des données

Alma Consultant s’engage elle et ses sous-traitants à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui sont transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique. 

À l’issue du délai légal de recours en contentieux, Alma Consultant et son ou ses sous-traitants s’engagent à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ses données.

2. Importation des données transmises dans le système de vote

Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique

À partir des informations de l’onglet « électeurs », le système génère de façon aléatoire et sécurisée par chiffrement un identifiant et un mot de passe unique par électeur.

Chaque électeur reçoit séparément ses codes d’accès :

Pour les absents :

• Réception 1 (par voie postale) :

• Période d’accès à la plateforme de vote ;

• Adresse url de la plateforme de vote ;

• Identifiant unique qui permet, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émergements électroniques garantes de l’unicité des votes ;

• La nature de l’information personnelle qui lui sera demandée (clé du numéro de Sécurité Sociale) ;

• Adresse url permettant d’accéder aux professions de foi.

• Réception 2 (par voie postale) :

• Un mot de passe unique par électeur

Pour les présents : remise en main propre contre signature par les membres des bureaux de vote

• Une première enveloppe contenant :

  • Un identifiant unique qui permet, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émergements électroniques garantes de l’unicité des votes ;

  • La nature de l’information personnelle qui lui sera demandée (clé du numéro de Sécurité Sociale) ;

• Une seconde enveloppe contenant un mot de passe unique par électeur

Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, le système demande en outre à l’électeur une information personnelle (clé du numéro de Sécurité Sociale) avant de permettre l’accès au vote.

Alma Consultant prend en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique.

En cas de non-réception ou de perte des codes (identifiant et mot de passe) par le salarié, Alma Consultant renvoie les codes d’accès par voie électronique (email, sms ou serveur vocal)

Contrôle des données importées dans le système de vote

Alma Consultant fournit, en amont de la recette test, un ou plusieurs codes d’accès permettant à l’établissement d’Elancourt de la société Thales DMS France de se connecter sur le système de vote et de procéder aux contrôles :

• Des listes électorales

• Des listes candidates

• Des éventuelles professions de foi

• Des logos des OS

• Des éventuelles photos des candidats…

3. La cellule et le(s) Bureau(x)

La cellule de scellement-descellement

Cette cellule sera formée au vote électronique et aux modalités de dépouillement par Alma Consultant lors du test en réel.

Pour l’ensemble des instances une cellule de scellement-descellement composée de trois électeurs : un président et deux assesseurs, désignés avant la date du scrutin par la Direction.

Cette cellule aura en charge :

• Scellement des urnes

• Descellement des urnes

Les membres de cette cellule peuvent être des membres du ou des bureaux de vote.

Le bureau de vote

La constitution de ce ou de ces bureaux est régie par le cadre légal comme pour du vote papier.

Les membres de ces bureaux de vote sont appelés à contrôler, à signer et à proclamer les résultats qui leur seront transmis par Alma Consultant.

4. Phase de test et de recette du système de vote électronique

Objectifs

Une fois le paramétrage réalisé, Alma Consultant organise un vote test en présence des représentants des bureaux de vote, des représentants des organisations syndicales et de la direction de l’établissement Elancourt de la société Thales DMS France. Le test est effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote est entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats.

L’objectif est de permette aux membres des bureaux de vote d’appréhender le fonctionnement global de la solution.

Etapes de recette

Les étapes de contrôle sont les suivantes : 

• Réalisation de plusieurs votes,

• Déroulement du dépouillement des urnes électroniques et génération des résultats, 

• Contrôles de la conformité des résultats obtenus,

• Validation du dispositif de vote,

• Remise à zéro des urnes

• Scellement de l’application de vote électronique. 

Scellement du système de vote

À l’issue du test réalisé ci-dessus, il est procédé à la remise à zéro de l’urne électronique par Alma Consultant pour l’ensemble des scrutins tous collèges confondus.

Un formulaire est remis par Alma Consultant aux 3 membres de la cellule de scellement-descellement afin qu’ils créent leur mot de passe personnel pour procéder au scellement et au descellement de l’ensemble des scrutins tous collèges confondus. Les trois formulaires seront alors mis sous scellés jusqu’au jour du dépouillement (enveloppes réputées inviolables fournies par Alma Consultant). Le talon numéroté de chaque enveloppe sera conservé par Alma Consultant et les 3 enveloppes par la Direction dans un lieu sûr.

Cette opération vise à garantir l’impossibilité de connaitre des résultats même partiels avant la clôture des élections le jour du dépouillement.

3 empreintes numériques sont transmises au représentant de la direction de l’entreprise sur clé USB (fournie par Alma Consultant) :

• Empreinte du système de vote

• Empreinte des listes électorales

• Empreinte des listes candidates

À l’issue de ce scellement le système est fermé jusqu’au démarrage de la période de vote.

6. Les étapes de vote de l’électeur

Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes : 

• Identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir un code identifiant, un mot de passe et une information personnelle (clé du numéro de Sécurité Sociale) qui seront contrôlés avant d’accéder au vote,

• Une étape de présentation des scrutins,

• Les listes de candidats en présence pour chaque scrutin,

• L’accès aux professions de foi pour chaque liste candidate,

• Le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc »,

• La possibilité de rayer partiellement ou totalement des candidats présents dans la liste choisie,

• La présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés,

• La confirmation par l’électeur du choix effectué

• La confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote,

• À l’issue de son vote l’électeur dispose de la possibilité de recevoir par courriel un accusé de réception du vote attestant de la prise en compte de son suffrage par le système de vote.

• Il mentionne la date, l’heure d’émission du suffrage, une marque d’authentification de l’électeur mais en aucun cas la nature du suffrage.

Durant la période de vote tous les suffrages exprimés par les salariés sont cryptés dès leur expression et restent cryptés sans interruption jusqu’au dépouillement. Ce mécanisme garantit l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.

Aide électeurs

Durant toute la durée du scrutin Alma Consultant met à disposition des électeurs :

• Une aide en ligne sur le site électoral

• Une adresse courriel dédiée (du lundi au vendredi de 9h à 18h)

• Une hot line téléphonique dédiée (24h/24 et 7j/7)

5. Clôture et dépouillement

À l’heure de clôture du scrutin, le site de vote ne sera plus accessible par les électeurs. La clôture du scrutin sera contrôlée par les membres du bureau de vote.

Les données d’émargement et des expressions de vote sont horodatées et scellées.

Alma Consultant contrôle que les numéros des enveloppes scellées correspondent au numéro de chaque talon récupéré lors du scellement.

Chaque membre de la cellule de scellement-descellement saisi son mot de passe. La combinaison de ces 3 mots de passe permet de déclencher le descellement des urnes.

Le système génère automatiquement :

• Les empreintes numériques des émargements et des expressions de vote cryptés

• Les listes d’émargement

• Les PV CERFA normalisés

• Le résultat du calcul de la représentativité (gestion syndicat catégoriel) pour le 1^er tour

L’ensemble de ces documents au format PDF verrouillé sera transmis sur clé USB (fournie par Alma Consultant) au représentant de la direction.

6. Conservation

Le système de vote, les listes d’émargements et les expressions de vote sont scellées automatiquement par le système et conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. 

À l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive Alma Consultant et son sous-traitant procède à la destruction des données informatiques et papier (remise d’un certificat de destruction).

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1. Effectifs de référence (cf article 1) – les travailleurs temporaires + les alternants au prorata de leur temps de présence au cours des 12 mois qui précèdent le 1^er tour du scrutin.↩