CARL INTERNATIONAL

Société anonyme

RCS LYON 384 841 250 – 361 allée des Noisetiers

69760 Limonest

ACCORD SUR LE DROIT A LA DECONNEXION ET LE DEVELOPPEMENT DU TELETRAVAIL

La société CARL International,

ET

Les organisations syndicales,

• SPECIS UNSA,

• CFDT,

Ont décidé la mise en place d’un accord d’entreprise sur le droit à la déconnexion et le télétravail.

Préambule

L’usage quotidien des outils numériques est aujourd’hui pleinement présent dans les pratiques professionnelles. En tant qu’éditeur de logiciels, CARL International a ancré son projet stratégique autour de la création d’offres numériques à destination de ses clients, et pour y parvenir, en proposant à ses salariés des nouvelles façons de travailler, plus agiles, collaboratives et digitales.

L’organisation de CARL International s’est adaptée à ces évolutions, souhaitées par la Direction et les collaborateurs. Nos locaux ont évolué pour proposer des postures de travail privilégiant les échanges et la circulation de l’information. L’entreprise a doté l’ensemble des collaborateurs d’une suite d’outils communs, digitaux, et hautement collaboratifs. Pour accompagner ces évolutions, le modèle managérial de Carl International a fait de la confiance un levier incontournable de la relation de travail.

Enfin, la crise sanitaire liée à l’épidémie de COVID-19 a, tout au long de l’année 2020, montré l’efficacité et les bénéfices du travail à distance, à la condition que celui-ci s’exerce dans un cadre adapté et avec des relations managériales et collectives maîtrisées.

Afin de prendre en compte ces changements majeurs, et dans l’optique d’améliorer la qualité de vie au travail et la santé des salariés, CARL International poursuit son engagement vers une connexion maîtrisée à travers la signature de cet accord.

Dans un contexte de télétravail, la limite entre l’univers de la vie privée et l’univers de la vie professionnelle se révèle particulièrement floue, les risques sur la santé des collaborateurs imposent de proposer un cadre permettant de :

• Garantir la qualité de vie, l’efficacité au travail et l’équilibre des temps pour tous ;

• Prévenir l’hyper-connexion liée à la nature possiblement addictive des outils numériques mis à disposition des salariés.

Article 1. Objet de l’accord

Le présent accord a pour objet de :

• définir le droit à la déconnexion et ses modalités d’application au sein de CARL International et proposer différentes actions permettant une connexion maitrisée et une régulation des outils numériques ;

• Fixer les modalités de mise en œuvre du télétravail.

Article 2. Champ d'application

Le présent accord concerne les salariés de l’entreprise CARL International en France.

Article 3. Définitions

Droit à la déconnexion

Le droit à la déconnexion est encadré par l’article 55 de la loi n° 2016-1088 du 8 août 2016 – dite loi « travail » – codifié dans le code du travail dans l’article L2242-17 alinéa 7.

II revient aux entreprises de définir les modalités pratiques d'exercice du droit à la déconnexion des salariés et les modalités de régulation d'utilisation des outils numériques.

Au sein de CARL International, le droit à la déconnexion s'entend comme étant l'exercice pour chaque salarié d'une connexion maitrisée. Cela suppose le droit de ne pas être joignable en dehors des horaires de travail, en vue d'assurer le respect de l'équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle et ainsi respecter les temps de repos et de congés. Le droit à la déconnexion est le droit pour les salariés de ne pas répondre aux sollicitations, que ce soit par e-mails, messages, ou appels téléphoniques, en dehors des horaires habituels de travail. À ce titre, l’absence de réponse d’un salarié ne pourra être ni reprochée, ni sanctionnée ni prise en compte dans l’évaluation annuelle du collaborateur.

Pendant les heures de travail, le droit à la déconnexion favorise une meilleure qualité et efficacité au travail.

Le droit à la déconnexion s’applique en dehors des périodes de travail, de télétravail et d’astreinte d’un salarié, ainsi que lors du repos quotidien, du repos hebdomadaire, des congés payés, des congés exceptionnels, des jours fériés et des jours de repos.

Télétravail

L’article L 1222-9 du Code du Travail dispose que « le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication ».

Le télétravail n’a pas pour effet de modifier l’activité habituelle du salarié, sa charge de travail ou son amplitude horaire.

La charge de travail sur le lieu de télétravail est réputée correspondre au volume de travail habituel du salarié. Par conséquent, aucun dépassement du temps de travail effectif ne doit être généré. Le temps de travail reste comptabilisé selon les modalités légales et conventionnelles.

Le salarié devra être joignable par l’entreprise tous les jours de télétravail pendant ses plages habituelles de travail et en mesure de répondre aux sollicitations managériales, de clients, de fournisseurs, de collègues (etc.), dans les mêmes conditions que s’ils étaient dans les locaux de l’entreprise grâce aux moyens de communication dont ils disposent

Temps de travail

Le salarié en situation de télétravail organise son temps de travail dans le respect de ses horaires de travail et de la même façon qu’en situation de travail sur site.

Plage horaire de joignabilité

La plage de joignabilité correspond aux horaires de travail du salarié.

Un salarié n’est pas joignable lorsqu’il est absent, en congés, ou en situation ne lui permettant pas de répondre à une sollicitation extérieure. Le salarié doit utiliser les outils mis à sa disposition pour signaler cette indisponibilité.

Article 4. Modalités d'exercice du droit à Ia déconnexion

Article 4.1 La régulation des outils numériques en dehors du temps de travail

II est nécessaire de rappeler qu'un salarié ne doit pas travailler en dehors de ses heures de travail et qu'il doit ainsi bénéficier des périodes de repos obligatoires.

Toutefois, certaines populations comme les cadres au forfait jours ne suivent pas un horaire collectif de référence. D’autres salariés, dont les missions sont principalement itinérantes, voient la frontière entre leur vie professionnelle et leur vie personnelle s’estomper au gré de l’utilisation de moyens mobiles pendant leurs déplacements.

Ils disposent par conséquent d'une certaine autonomie pour organiser leur travail dans le respect des accords collectifs d'entreprise en vigueur. Ces deux aspirations sont conciliables et supposent notamment une bonne maitrise des outils numériques.

Les outils numériques sont paramétrables selon les usages de chacun. Par exemple, un téléphone portable peut alternativement être mis en mode silencieux ou éteint selon le degré de dérangement que le salarié accepte selon sa situation. Les synchronisations peuvent également être différées sur une plage horaire à la guise de chaque utilisateur.

Toute utilisation de messagerie en dehors des heures de travail ne doit pas avoir pour conséquence de déranger ses collègues. Pour cela, l'envoi de messages en différé doit être utilisé autant que possible.

Des fiches sont mises en œuvre et actualisées au fur et à mesure des besoins pour définir les engagements et bonnes pratiques des salariés pour le respect de cet accord.

Article 4.2 La gestion des temps en situation de travail individuel

Le droit à la déconnexion pendant le temps de travail est nécessaire pour préserver les salariés des sur-sollicitations numériques et créer les conditions d’un travail de qualité. Un usage maîtrisé parait ainsi essentiel pour favoriser la concentration et la réalisation complète d'activités sur un temps dédié et continu.

Le paramétrage des outils numériques permet de se rendre visible, ou pas, disponible, ou pas, de ses interlocuteurs, et d'optimiser ainsi la gestion de son agenda et de ses priorités.

Article 4.3 La gestion des temps en situation de travail collectif

Les moments d’échange tels que les entretiens individuels, les réunions d’idéation, les formations, sont particulièrement propices à l’exercice du droit à la déconnexion, lequel permettra de rendre ces temps plus efficaces.

Article 4.4 Bonnes pratiques visant à préserver le droit à la déconnexion de chacun

Il est rappelé qu’aucun salarié n’est tenu de répondre à ses messages ou appels téléphoniques en dehors de sa plage horaire de joignabilité, quels qu’ils soient.

A ce titre, chacun devra s’interroger sur le moment opportun pour adresser un message ou essayer de joindre par téléphone un salarié, et ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n’est pas requis Pour accompagner chaque salarié, Carl International lui met à disposition un support d’information dédié.

Les salariés sont ainsi encouragés à intégrer dans la signature de leurs messages électroniques la mention : « Si vous recevez ce courriel pendant vos temps non travaillés, il ne requiert ni prise de connaissance ni réponse immédiate de votre part. »

Les réunions d’équipes ou individuelles devront être organisées pendant les horaires de travail et/ou plages de joignabilité, sauf impératif exceptionnel d’organisation du service ou de la prise en compte des disponibilités des participants. La mise en place de réunions d’équipes est proscrite si elles sont avant 9h, entre 12h30 et 13h30 et après 18h. Le responsable de service doit mettre en œuvre les moyens nécessaires pour que le collaborateur qui n’a pas pu assister à la réunion, dispose des éléments d’information nécessaires à sa fonction.

Article 4.5 Outils de suivi du droit à la déconnexion de chacun

Un suivi régulier du droit à la déconnexion sera fait par le biais de statistiques réalisées par l’informatique interne pour évaluer le niveau des connexions en dehors de l’amplitude horaire de l’entreprise.

Les statistiques suivantes seront réalisées annuellement suivant la règlementation RGPD et présentées au CSE :

• Nombre de salariés connectés en dehors des horaires de travail au VPN et au portail de l’entreprise

• Nombre de réunions Teams ou système équivalent utilisé dans l’entreprise, en dehors des heures de travail

• Volumétrie des mails échangés en dehors des heures de travail

• Identification et analyse des difficultés des salariés en regard des outils numériques

Article 5. Modalités d'exercice du télétravail

Depuis la mise en place du télétravail dans l’entreprise, les parties sont convaincues que celui-ci permet :

• d’apporter aux responsables hiérarchiques et aux salariés : souplesse, flexibilité, efficacité et confiance ;

• de préserver la santé et la sécurité des salariés par la réduction des déplacements ;

• d’améliorer la qualité de vie au travail des salariés à travers une meilleure conciliation de l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle et notamment une diminution de la fatigue et du stress ;

• de confirmer la confiance en l’autonomie du salarié par les responsables hiérarchiques et l’organisation d’un travail à distance efficace ;

• de favoriser l’égalité professionnelle sur des métiers pour les femmes et les hommes en les rendant plus accessibles et attractifs ;

• de favoriser l’embauche ou le maintien dans l’emploi de salariés en situation de handicap ;

• de s’inscrire dans une démarche écologique et de développement durable ;

• de réduire l’absentéisme ;

• d’attirer de nouveaux talents et/ou en provenance des nouveaux territoires, séduits par cette organisation du travail.

CARL International reste attentive aux risques éventuels liés au télétravail, et prend les mesures nécessaires pour préserver le respect de la vie privée, la santé du salarié, le maintien du lien social et le sentiment d’appartenance à un groupe

Article 5.1 Salariés éligibles

Les parties reconnaissent que le télétravail est fondé sur :

• La capacité du salarié à exercer ses fonctions de façon autonome ;

• L’éligibilité de l’emploi au télétravail.

Le responsable hiérarchique détermine seul ou le cas échéant, avec l’aide de la Direction des Ressources Humaines, le niveau d’autonomie du salarié pour accéder au télétravail. Cette autonomie est réputée acquise dès que le salarié a une ancienneté de 12 mois.

Ne peuvent être éligibles au télétravail les salariés ayant une activité qui, par nature, requiert d’être exercée physiquement dans les locaux de l’entreprise, notamment en raison des équipements matériels, ou de la nécessité d’une présence physique.

Sous ces réserves, tous les salariés en CDI et CDD, qu’ils soient sédentaires ou itinérants, sont éligibles au télétravail sauf si l’exercice de leur emploi nécessite une présence sur site.

Article 5.2 Télétravail sur la base du volontariat

Pour un salarié dont les missions sont éligibles au télétravail, la mise en place du télétravail revêt un caractère volontaire à l’initiative du salarié. Le passage à une situation de télétravail n’est à ce titre pas subordonné à l’accord du responsable hiérarchique.

Le salarié sédentaire choisit un des 2 modèles suivants en accord avec son responsable hiérarchique.

Modèle hebdomadaire

• Le salarié doit être au minimum 2 jours par semaine en présentiel au bureau (soit 1 à 3 jours de télétravail par semaine)

Modèle mensuel

• Le salarié doit être au minimum 8 jours par mois en présentiel au bureau (soit 4 à 12 jours de télétravail par mois)

Dans le cas du modèle mensuel, les jours de télétravail doivent être saisis avant le début de chaque mois dans le portail RH.

La journée de télétravail n’est pas fractionnable, sauf dans le cas d’un salarié qui ne travaille qu’une demi-journée.

Pour le modèle hebdomadaire, dans le cas où le jour de télétravail habituel est férié, le salarié n’a pas droit à un autre jour de télétravail sur la même semaine.

Article 5.3 Modalités de passage en situation de télétravail

Choix du modèle et passage en situation de télétravail

Le choix du modèle de télétravail se fait par la saisie du formulaire transmis par le manager et à retourner à l’adresse gestiondupersonnel@berger-levrault.com, notamment pour faciliter le bénéfice de la législation sur les accidents du travail.

Après échange et validation avec le responsable hiérarchique sur le modèle choisi et les jours de télétravail souhaités, le responsable hiérarchique transmet le formulaire validé à la Direction des Ressources Humaines afin que les jours de télétravail soient indiqués dans le dossier du salarié.

Changement de modèle

Le salarié peut changer de modèle en cours d’année ou de nombre de jours télétravaillés, et uniquement en début de mois, après concertation et accord avec son responsable hiérarchique.

En cas de changement de fonction, le modèle et le choix des jours récurrents télétravaillés pourra être renégocié entre le salarié et le responsable hiérarchique.

En accord avec la Direction des Ressources Humaines, le télétravail pourra servir à traiter de situations exceptionnelles dans lequel le salarié est dans l’impossibilité de se rendre sur son lieu de travail pour une durée déterminée.

Article 5.4 Réversibilité du télétravail

La réversibilité est de droit pour le salarié sans justification sous réserve d’un délai de prévenance de 1 mois, sauf accord des parties pour un délai différent. A l’issue de ce délai, le salarié poursuit son emploi dans ses conditions de travail et de lieu antérieures, sans télétravail.

Article 5.5 Environnement du télétravail

Le télétravail s’effectue au domicile déclaré du salarié ou dans un lieu dont l’adresse a été communiquée au préalable à la Direction des Ressources Humaines, dans un environnement propre au travail et à la concentration.

Le domicile s’entend comme le lieu de résidence habituelle du salarié et placé sous sa responsabilité, à l’adresse communiquée par ce dernier au service des ressources humaines. Tout changement d’adresse devra être signalé avant sa prise d’effet au même service. L’exercice du télétravail est sans incidence sur l’établissement auquel le salarié est rattaché.

CARL International s’engage à mettre à disposition auprès du salarié les outils nécessaires lui permettant de répondre aux besoins de sa fonction (téléphone, ordinateur...)

Aménagement et mise en conformité du domicile

Le salarié devra attester que son domicile répond aux exigences pour le télétravail. Notamment, le salarié doit, en permanence, disposer :

1. d’un accès au réseau Internet avec un débit suffisant pour une connexion à distance à partir de son domicile aux outils de l’entreprise nécessaires à l’exercice de ses fonctions et au maintien du lien social,

   d’un système électrique conforme à la réglementation en vigueur et d’un aménagement ergonomique de son poste de travail lui permettant d’exercer son activité professionnelle à domicile dans toutes les conditions de sécurité pour lui-même.

Le salarié doit informer sa compagnie d’assurance qu’il exerce à son domicile une activité professionnelle et s’assurer que sa multirisque habitation couvre sa présence pendant cette ou ces journée(s) de travail.

Le salarié devra fournir à l’entreprise lors de la mise en place et au-delà sur demande de CARL International une attestation en conséquence

L’assurance en responsabilité civile professionnelle contractée par CARL International s’applique dans les mêmes conditions que lorsque le salarié exécute sa mission dans les locaux de l’entreprise ou en mission.

En cas de changement de domicile, le salarié préviendra l'employeur en lui indiquant sa nouvelle adresse et garantit à l’entreprise que l’environnement dans lequel il prévoit de télétravailler respecte une configuration conforme aux conditions de sécurité requises.

Le responsable hiérarchique pourra autoriser un salarié à effectuer ponctuellement du télétravail « nomade » après accord de la Direction des Ressources Humaines.

Dans ce cas le salarié garantit à l’entreprise que l’environnement dans lequel il prévoit de télétravailler respecte une configuration identique à celle de son domicile.

Exemple de télétravail nomade (liste non exhaustive)

• Passer quelques mois à l’étranger pour perfectionner la langue du pays

• Travailler en résidence de villégiature

• Avoir besoin de se rapprocher ponctuellement de sa famille

Le télétravail nomade n’aura pas d’impact sur l’indemnisation perçue par le salarié.

Article 5.6 Frais induits par le télétravail

Il est reconnu que le fait de travailler à son domicile induit pour le salarié certains frais, soit notamment des frais de consommation électrique liée au fonctionnement des équipements informatiques, des frais de mise à disposition d’un espace privé et de ses abonnements de connexions personnels pour le compte de son activité professionnelle.

Le télétravail est une option offerte par l’employeur et sa mise en œuvre résulte d’une demande exclusive du salarié, l’employeur accepte cependant de participer aux frais de fonctionnement dans la limite d’une somme de 200 euros nets par année civile entière de télétravail.

L’employeur accepte d’octroyer un titre restaurant au titre de chaque journée effectivement télétravaillée. Les titres restaurant sont remis au salarié aux échéances mensuelles habituelles. Le versement de l’indemnité annuelle intervient au cours du 1er trimestre de chaque année civile au titre de l’année civile précédente et prend fin automatiquement en cas de cessation du télétravail. Elle est réduite prorata temporis en cas de télétravail partiel sur une année civile, par 1/12ème. Et prise en compte lors du solde de tout compte.

Enfin, pour faciliter la mise en place du télétravail, l’employeur accepte de participer à l’équipement de tout élément susceptible d’améliorer le confort de travail au domicile du salarié, à hauteur de 200€ TTC, sur présentation de justificatifs. Les salariés ayant bénéficié de la campagne d’équipement menée à l’automne 2020 verront déduite le montant déjà remboursé de cette indemnisation

A titre exceptionnel pour l’année 2021, au regard du contexte particulier de la crise sanitaire liée à l’épidémie de COVID-19, chaque salarié éligible au télétravail percevra l’indemnité de 300€ nets, versée en mars 2022.

Les parties s’engagent à discuter tous les 3 ans de la révision éventuelle des montants des indemnisations dans le cadre du suivi de l’accord.

Article 5.7 Protection des données, confidentialité

Le salarié doit assurer l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des informations et données qui lui sont confiées, auxquelles il a accès ou qu’il crée dans le cadre du télétravail, sur tout support et par tout moyen et notamment sur papier, oralement ou électroniquement.

Article 5.8 Droits collectifs et égalité de traitement

Le salarié en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Les salariés en situation de télétravail bénéficient comme les autres salariés de l’ensemble des dispositions relatives à la santé et la sécurité au travail. Si un accident survient au domicile pendant les jours de télétravail, le salarié doit informer sa hiérarchie ainsi que le service Ressources Humaines dans les mêmes délais que lorsqu’il effectue son activité dans les locaux de l’entreprise.

Il est rappelé que l’employeur doit pouvoir s’assurer que le salarié en situation de télétravail exerce sa mission dans des conditions conformes aux obligations légales en matière d’hygiène, de sécurité et de conditions de travail.

Article 5.9 Respect de la vie privée du télétravailleur

CARL International s’engage à respecter la vie privée du télétravailleur. Dans le cadre des obligations légales en matière d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail, l’employeur et la commission CSSCT peuvent, le cas échéant, être amenés à accéder au lieu où s’exerce le télétravail, sur rendez-vous. Une telle démarche ne pourra être effectuée qu’avec l’accord écrit préalable du salarié et pendant l’horaire de travail du salarié (un courriel avec accusé de réception par exemple). Le refus du salarié pourra remettre en cause sa situation de télétravail.

Article 6. Entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée de 3 ans à compter du 1^er avril 2021, après information/consultation du Comité Social Economique.

Le présent accord constitue un tout indivisible tant dans son esprit que dans sa lettre. L’adhésion ultérieure d’une organisation syndicale représentative ne pourra être partielle et intéressera l’accord dans son entier.

Le présent procès-verbal sera déposé auprès de la direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi et du Secrétariat du greffe du conseil des prud'hommes du lieu de conclusion du présent accord ainsi que l’OPNC. Cet accord donne lieu à affichage.

Chaque organisation syndicale recevra un exemplaire de l’accord, ainsi que le comité d’entreprise et les délégués du personnel.

Article 7. Respect et suivi de l’accord

Une commission avec la présence des délégués syndicaux et la direction se réunira une fois par an pour permettre de vérifier le suivi correct de cet accord.

Article 8. Révision de l’accord

Chaque partie signataire ou adhérente peut demander la révision de tout ou partie du présent accord, selon les modalités suivantes.

Toute demande de révision devra être adressée par lettre recommandée AR à chacune des autres parties signataires ou adhérentes et comporter, outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement.

Le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai de 3 mois suivant la réception de cette lettre, les parties devront ouvrir une négociation en vue de la rédaction d’un nouveau texte.

Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un avenant.

Sous réserve de l’exercice du droit d’opposition prévu à l’article L.2232-13 du Code du travail, la révision proposée donnera lieu à l’établissement d’un avenant se substituant de plein droit aux stipulations de l’accord qu’il modifie. Cet avenant devra faire l’objet des formalités de dépôt prévues à l’article L.2231-6 du Code du travail.

Article 9. Formalités de dépôt et de publicité

Le présent accord constitue un tout indivisible tant dans son esprit que dans sa lettre. L’adhésion ultérieure d’une organisation syndicale représentative ne pourra être partielle et intéressera l’accord dans son entier.

Le présent accord sera déposé auprès de la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi et du secrétariat du greffe du Conseil des prud'hommes du lieu de conclusion du présent accord ainsi que l’OPNC. Cet accord donne lieu à affichage. Chaque organisation syndicale recevra un exemplaire de l’accord, ainsi que le comité social et économique. Le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives de Carl International.

Article 10. Charte sur L’utilisation raisonnable et raisonnée des outils numériques professionnels

Voir annexe 1

Fait à Limonest, le 29 mars 2021.

ANNEXE

FICHES PRATIQUES TELETRAVAIL

Bien renseigner son agenda et le partager

Objectif : bien remplir mon agenda (icône calendrier dans Outlook) et le partager afin de permettre aux collaborateurs et aux membres de l’équipe de voir mes disponibilités pour une meilleure organisation du travail et des planifications des réunions dans l’équipe.

Constat : un agenda mal renseigné peut générer des sollicitations non voulues, des réunions différentes aux mêmes heures, une désorganisation dans votre travail personnel et des perturbations de vos temps de repos. En signalant mes plages de travail, de repos et vos disponibilités, je peux éviter tous ces soucis.

Mise en œuvre : grâce à l’interconnexion de Outlook et Teams :

• Je renseigne régulièrement mon agenda et je le rends disponible pour mes collègues.

• Je mets à jour mes disponibilités (disponible, absent, occupé, etc…).

• Avant de contacter un collègue ou de planifier une réunion, je vérifie s’il/elle est disponible sur Teams ou Outlook.

Signaler ses absences (même de courte durée)

Objectif : assurer la continuité de l’activité pendant mon absence, diminuer le nombre de mails qui me sont envoyés, éviter d’être perturbé pendant l’absence (repos, maladie, etc…) pour une reprise du travail plus sereine.

Constat : ne pas signaler mon absence peut engendrer des malentendus entre collègues mais aussi peut conduire à une boîte mail saturée à mon retour (boîte mails pouvant contenir des messages importants avec des échéances).

Mise en œuvre : je signale mon absence : en paramétrant une réponse automatique (absence du bureau) sur Outlook et en renseignant un message de statut sur Teams.

S’organiser des séquences de travail sans distraction

Objectif : planifier mes tâches durant ma journée de travail afin de me concentrer et m’aménager de vrais moments de déconnexion.

Constat : aujourd’hui, un salarié est sollicité et coupé dans son élan toutes les 12 minutes en moyenne. Ces interruptions (mail, appels, réunions, …) nuisent fortement à l’efficacité et en plus conduisent à des erreurs au travail.

Mise en œuvre : j’anticipe et je me réserve par exemple une ou deux séquences de travail sans distraction ou interruption. Pour cela je peux :

• Utiliser le statut « Occupé » ou « Ne pas déranger » sur Teams.

• Fermer ma boîte mails pour éviter les notifications de messages.

• M’installer dans un espace calme.

Portionner son travail pour gagner en efficacité

Objectif : rendre mon travail plus efficace en me concentrant sur une tâche à la fois et en n’entamant une autre qu’une fois que la première tâche est accomplie. L’idée ici est de voir la tâche comme un but fixé à atteindre pour l’avancement d’un projet et cela n’empêche pas de travailler sur plusieurs projets dans une même période.

Constat : lorsqu’on fractionne son travail en se fixant des objectifs, il est plus facile de les atteindre et ainsi on est plus productif et on a moins l’impression d’avoir une montagne de choses à faire.

Mise en œuvre : j’expérimente la méthode « Pomodoro » qui consiste à travailler de façon intense pendant 25min, puis prendre 5min de pause. Je prévois dans mon agenda des séquences de travail de 20-30min maximum pendant lesquelles je peux avancer sur ma tâche sans me distraire.

Paramétrer ses notifications

Objectif : réduire les interruptions en paramétrant les alertes pour ne recevoir que ce dont on a vraiment besoin. Cela permet aussi de sortir d’un mode de fonctionnement favorisant l’immédiateté aussi bien pour les informations importantes que pour celles qui le sont moins.

Constat : la réception d’un mail sur mon ordinateur ou d’une notification sur mon smartphone donne lieu à une alerte sonore et/ou à l’ouverture d’une fenêtre « pop-up » qui distrait et interrompt le travail. Il faudra en moyenne trois minutes pour me reconcentrer.

Mise en œuvre :

• Je coupe le son de mon ordinateur et/ou de mon téléphone lorsque je veux me concentrer.

• Sur Outlook et Teams, je paramètre les notifications visuelles et sonores, et je fais de même pour les notifications de mon téléphone.

Gérer ses priorités

Objectif : organiser efficacement mon travail en gérant mes priorités.

Constat : cette méthode de travail dont le but est de donner des priorités aux tâches aurait été inspirée par une déclaration de Dwight D. Eisenhower (34^e président des USA) : « Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important ».

Mise en œuvre : concrètement,

• Lister mes tâches et les prioriser en fonction de l’importance et de l’urgence de celles-ci. Je peux aussi rassembler toutes les tâches de même nature sur une même fréquence de travail, éviter de reporter les tâches qui ne prennent que 2-3mins, ou encore échanger avec le manager et l’équipe pour connaître les missions les plus importantes et urgentes en fonction des objectifs de l’équipe.

S’organiser pour traiter ses mails

Objectif : m’aménager dans la journée des temps dédiés au traitement des mails et autres notifications ou messages.

Constat : généralement, les personnes traitent leurs mails et autres sollicitations numériques au fur et à mesure qu’elles travaillent. Le problème c’est que cela freine la dynamique dans l’activité qui était en cours et déconcentre.

Mise en œuvre : je prévois plusieurs séquences par semaines pendant lesquelles je traite mes mails, me mets à jour et lis les nouvelles sur les réseaux professionnels (MyBL & Yammer).

Trier ses mails par priorité

Objectif : revoir sa manière de trier les mails pour mieux les traiter au quotidien.

Constat : les mails non traités peuvent être source de stress, peuvent affecter la concentration et faire perdre beaucoup de temps lors de leur traitement. En les classant par ordre de priorité et en utilisant les différentes icônes de Outlook (Classer/Assurer un suivi, etc…).

Mise en œuvre :

• Comme dit plus haut, je m’organise des séquences de traitement de mails. Tout mail nécessitant moins de 3 minutes d’attention peut être immédiatement traité.

• Les mails dont le message n’est pas important pour nous peuvent être automatiquement supprimés.

• Je crée des dossiers pour classer temporairement les mails en fonction de leur niveau d’importance et du moment de traitement (par exemple à traiter ce matin, cet après-midi, dans la semaine, etc…).

Le mail, ce n’est pas automatique !

Objectif : éviter de choisir le mail de façon systématique comme outil de communication.

Constat : le mail est avant tout un outil qui permet de transmettre des informations, et non de discuter ou de gérer des urgences. Pour des échanges rapides ou des discussions, il est préférable d’utiliser Teams.

Mise en œuvre :

• Je vérifie la disponibilité de mon collègue avant de le contacter.

• Je n’utilise pas les mails pour gérer les conflits ou malentendus mais plutôt Teams.

• J’évite de me servir du mail pour me défausser sur un collègue.

Bien choisir les destinataires de ses mails

Objectif : contribuer à une diminution des mails en évitant de saturer la boîte mail de mes collègues.

Constat : souvent les boîtes mails sont pleines de messages qui ne nous sont pas vraiment adressés ou qui ne nous concernent pas directement.

Mise en œuvre :

• Je prends un temps de réflexion pour bien choisir les destinataires de mes mails.

• J’utilise les champs « copie », « copie cachée », « répondre à tous » à bon escient.

• Je classe mes mails et je crée des dossiers, si nécessaire, pour les traiter. Cela me permettra de bien savoir à quel(s) collaborateur(s) je dois envoyer une réponse.

S’interroger avant d’envoyer des fichiers par mail

Objectif : éviter l’envoi de fichiers trop volumineux et/ou non pertinents par mail.

Constat : un fichier trop volumineux peut être refusé par le serveur de messagerie du destinataire ou saturer sa boîte de réception, empêchant ainsi la réception d'autres messages. Il est de même pour les fichiers qui ne sont pas forcément pertinents pour un collaborateur et qui vont encombrer sa boîte mail.

Mise en œuvre :

• Je vérifie que le fichier que j’envoie concerne directement mon collaborateur.

• J’utilise SharePoint pour l’envoi de fichiers et particulièrement de fichiers volumineux.

Indiquer un objet précis dans ses mails

Objectif : indiquer un objet précis permettant au destinataire d’identifier immédiatement le contenu du courriel.

Constat : l'objet d'un courriel est l'intitulé d'un message apparaissant dans la file d'attente des messages du logiciel de messagerie électronique. S’il est vague, flou ou trop long, il ne permet pas au destinataire d’identifier rapidement la raison pour laquelle vous lui écrivez, le sujet du mail.

Mise en œuvre :

• J’écris un objet court et précis

• J’élimine les mots de « remplissage » et je vais à l’essentiel

• J’utilise des points d’exclamation ou autre si cela est nécessaire pour attirer l’attention du lecteur.

Envoyer des mails en différé

Objectif : paramétrer l’envoi de mails en différé pour respecter les temps de repos et le droit à la déconnexion de ses collaborateurs.

Constat : plusieurs collaborateurs sont dérangés par des mails reçus en dehors des heures de travail. Le choix de travailler à son rythme ne doit pas perturber les temps de repos de nos collaborateurs.

Mise en œuvre : concrètement, dans Outlook, je sélectionne « Nouveau message », je clique sur l’onglet « Options » et je choisis « différer la livraison ». Dès lors, une autre fenêtre s’ouvre nous permettant de paramétrer la date et l’heure de remise de mon choix. De cette façon, je me décharge l’esprit en écrivant déjà le message et je programme l’envoi du message de manière à ne pas déranger mes collègues.

Insérer un message de sensibilisation dans ma signature électronique

Objectif : participer à la sensibilisation, sur le droit à la déconnexion par le moyen de ma signature électronique.

Constat : la transformation des pratiques demande l’engagement de tous. Que vous soyez en télétravail ou en présentiel, les temps de repos ne sont pas une option, c’est nécessaire pour la santé de tous.

Mise en œuvre : j’insère un message de sensibilisation dans ma signature électronique affichant ainsi mon attention aux temps de repos de mes interlocuteurs et leur rappelant aussi (s’ils ont oublié du fait de leur concentration dans leurs tâches) qu’ils doivent faire des pauses. Le message peut être celui-ci : « Si vous recevez ce courriel pendant vos temps non travaillés, il ne requiert ni prise de connaissance ni réponse immédiate de votre part ».

Unavailable Mode (*Mode indisponible) !

Objectif : laisser de côté mes outils numériques pendant mes périodes de repos et de congés.

Constat : aujourd’hui, l’hyperconnexion s’est développée avec le télétravail. La séparation entre la vie professionnelle et la vie personnelle est de plus en plus floue. Il est donc nécessaire de pouvoir se déconnecter du « monde numérique » pour faire une parenthèse et véritablement se reposer si l’on en ressent le besoin.

Mise en œuvre : Il convient donc de :

• Transmettre à mes collègues toutes les informations nécessaires avant de partir en congés pour éviter d’être sollicité(e).

• Programmer un message d’absence sur Outlook et Teams.

• Ranger mon ordinateur et éteindre mon téléphone professionnel (si j’en ai un) pour me déconnecter réellement et profiter de mon temps de repos ou de mes jours de congés.

Prendre des pauses efficaces

Objectif : prendre de véritables pauses et moments de repos et se déconnecter afin de reprendre des forces pour être plus productif à son retour.

Constat : la pause est un élément essentiel au bien-être au travail et si l’on ne prend pas le temps de s’arrêter pour se détendre, notre cerveau va continuer de travailler et va saturer. Cela peut être source d’épuisement et peut nuire à notre santé.

Mise en œuvre :

• Il est conseillé de prendre au moins deux pauses de quelques minutes, en dehors de celle pour déjeuner. Une le matin et une l’après-midi.

• Déconnectez-vous pendant ces moments de pause et privilégiez une petite marche, l’écoute d’un morceau de musique, la lecture d’un article, etc…

Savoir anticiper avant de se déconnecter

Objectif : préparer en amont les journées de travail à venir pour se reposer l’esprit tranquille et reprendre sereinement.

Constat : des journées de travail non préparées conduisent à une accumulation de travail et peuvent être source de grand stress dû à la pensée de ce qu’on aurait dû faire et à ce qui nous attend à notre retour. Cela nous empêche de véritablement profiter de repos ou moments familiaux ou autres pendant la déconnexion. En présentiel, le manque d’anticipation peut mener à des accidents de la route ou de plain-pied par exemple à cause de notre inattention au volant ou en marchant car on essaye de rattraper le retard avec son smartphone ou sur son ordinateur.

Mise en œuvre :

• Avant de me déconnecter, je liste les tâches qu’il me reste à accomplir.

• Je prépare tous documents ou autres dont j’aurai besoin à la prochaine journée de travail. Je peux par exemple coller un document qui me servira sur mon bureau et me mettre des rappels ou alarmes pour des activités à effectuer la prochaine fois avant une certaine heure.

Bien préparer une réunion

Objectif : réduire le nombre de réunions en les optimisant par une bonne préparation en amont. Faire gagner du temps et accroître l’efficacité de l’équipe.

Constat : un salarié passe en moyenne 24 jours/an en réunion. Bien qu’importantes, ces réunions sont souvent très longues et trop nombreuses. Elles peuvent être source de déconcentration également.

Mise en œuvre :

• Je clarifie les objectifs de la réunion et me demande si celle-ci est indispensable et s’il n’est pas possible de passer par d’autres moyens.

• Je fixe un ordre du jour clair et organisé véritablement à l’avance (pas 5 minutes à l’avance) et je prépare tous les documents nécessaires.

• J’invite uniquement les personnes concernées par la réunion, en m’assurant de leur disponibilité avant.

• J’essaie de raccourcir la durée de mes réunions et je les planifie pour qu’elles se tiennent au sein d’une plage horaire maximale située entre 8h30 et 18h.

Conduire une réunion de manière efficace

Objectif : répondre à l’objet de la réunion fixé en amont en s’assurant de la participation active de tous.

Constat : si la préparation d’une réunion est importante, son déroulement l’est tout autant. Il faut donc la conduire de façon efficace : mener des échanges de qualité, répartir la parole, respecter les horaires, retenir les solutions appropriées par rapport au(x) problème(s) donné(s).

Mise en œuvre :

• Je donne l’exemple, je commence et je finis à l’heure, ou même avant si l’ordre du jour est épuisé.

• Je ne monopolise pas la parole, j’attribue un temps de parole à chaque intervenant et je le respecte. Chacun pourra fermer son micro et l’ouvrira au moment il aura la parole.

• Je prends des nouvelles de chacun et j’analyse les humeurs. Je détends l’atmosphère par des jeux collectifs ou icebreakers si possible (pas trop longtemps non plus).

• Je veille à ce que chacun participe.

• Je me sers des outils de Teams comme le partage d’écran ou la possibilité de créer des notes communes ou de se partager des fichiers.

• Je prends quelques minutes en fin de réunion pour récapituler et valider l’ensemble des décisions prises et des actions à mener après.

L’après-réunion : en tirer le meilleur

Objectif : s’assurer du bon suivi des décisions et actions pour que les réunions aient tout leur sens et soient véritablement efficaces.

Constat : du fait de l’absence de suivi d’actions et de décisions après les réunions, elles ne sont pas suffisamment productives et pire, elles se multiplient.

Mise en œuvre :

• J’examine la qualité de ma réunion en demandant par exemple un feedback (retours d’informations).

• J’envoie le compte rendu de la réunion dans les 48h après la réunion.

• Je participe au suivi des actions et décisions et je fais ma part.

• Je passe en revue les actions effectuées à la prochaine réunion afin de donner un état d’avancement des projets de l’équipe.

Réaliser des ateliers participatifs

Objectif : utiliser des nouveaux modes d’animations de réunions pour résoudre des problèmes ou rechercher des solutions de façon collective.

Constat : les réunions à distance peuvent être difficiles à suivre. Il est donc question de retenir l’attention de tous les participants et de les faire participer à la réflexion et la proposition de solutions à un problème défini. Chacun se sentira donc engagé pendant la réunion, mais aussi après, pour le suivi des actions qu’il aura proposé de mener.

Mise en œuvre :

• Je découvre les différents outils sur ma plateforme formation dans mon espace MyBL.

• Je sollicite l’aide d’autres collaborateurs ayant déjà utilisés ces outils de facilitation.

Travailler efficacement en équipe

Objectif : changer ses habitudes et utiliser les bons outils pour travailler avec ses collègues.

Constat : certains utilisent des moyens inadaptés pour travailler en équipe. Par exemple, faire des remarques sur un document établi par plusieurs par mail ou planifier une réunion par mail. Cela occasionne des malentendus ou des oublis (mail de réunion perdu au milieu de plusieurs autres mails), augmente le nombre de mail (ce qui pourrait agacer votre interlocuteur) et fait perdre du temps en réunion.

Mise en œuvre :

• Comme dit plus haut, j’utilise des outils comme Teams pour planifier une réunion, j’utilise les espaces collaboratifs comme SharePoint et OneNote pour partager des fichiers ou établir des documents à plusieurs.

• J’utilise Teams pour avoir une conversation avec les collaborateurs et je peux même créer des équipes pour organiser mes conversations.

• Je n’hésite pas à suivre la formation Office 365 sur ma plateforme de formation (MyBL).