Accord sur le forfait jours au sein de l’EPF

Entre les soussignés,

La Fondation EPF, dont le siège social est situé au 3bis rue Lakanal 92330 Sceaux,

N° Siret : 391 101 581 00018,

Représentée par M., agissant en qualité de Directeur Général,

Ci-après « La Fondation EPF »

d'une part,

Et

Les organisations syndicales représentatives dans l'entreprise, représentées respectivement par leur délégué syndical, à savoir :

Représentant la CGC

d'autre part,

Il a été conclu l'accord collectif suivant

Préambule

La convention collective de l’enseignement privé indépendant prévoit la possibilité de conclure des conventions de forfait jours avec certains cadres administratifs et de service.

L’EPF a souhaité engager une négociation avec son représentant du personnel sur la mise en place d’un système de forfait jours permettant de tenir compte de l’autonomie dont bénéficient certains salariés dans l’organisation de leur temps de travail.

Article 1 : Champ d’application

Le présent accord s’applique au sein de la Fondation EPF.

Conformément aux dispositions légales applicables, les conventions de forfait en jours ne peuvent être conclues qu’avec :

les cadres qui disposent d'une autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l'horaire collectif applicable au sein de l'atelier, du service ou de l'équipe auquel ils sont intégrés ;

les salariés (non cadres) dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée et qui disposent d’une réelle autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps pour l’exercice des responsabilités qui leur sont confiées.

Au sein de l’EPF, les collaborateurs concernés par cet accord sont les cadres qui disposent d'une autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps et qui ont la responsabilité hiérarchique d’une équipe ou d’une unité ou qui exercent des responsabilités spécifiques comportant notamment des missions de recrutement, de coordination et de relations avec des partenaires. Il s’agit donc des collaborateurs :

membres du Comité de Direction,

responsables de département,

responsables de service,

chargés de mission rattachés au Directeur Général,

responsables de majeure.

La Direction se réserve le droit de ne pas conclure de conventions au forfait jours avec les salariés occupant les fonctions visées par le présent accord mais travaillant à temps partiel avec une quotité de travail inférieure à 90% à la date de signature du présent accord ou pour lesquels un forfait réduit ne serait pas envisageable lors de leur embauche.

La liste des métiers pour lesquels le « forfait jours » est prévu pourra être modifiée en fonction des évolutions de l’organisation de la Fondation par voie d’avenant au présent accord.

Il est expressément rappelé par les parties que l’autonomie dont disposent les salariés visés par le présent accord s’entend d’une autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps. Celle-ci ne leur confère pas une totale indépendance et ne les délie pas de tout lien de subordination hiérarchique. Ainsi, les salariés concernés s’ils gèrent de manière autonome leur emploi du temps devront informer leur hiérarchie de leur activité. En outre, ils devront organiser leur activité dans des conditions compatibles avec :

leurs missions ;

leurs responsabilités professionnelles ;

leurs éventuelles responsabilités hiérarchiques,

leurs objectifs ;

l’organisation de l’Ecole.

Article 2 : Convention individuelle de forfait en jours

L’exécution des missions d’un salarié dit cadre autonome selon une organisation du travail en forfait jours ne peut être réalisée qu’avec son accord écrit. Une convention individuelle de forfait est établie à cet effet. Celle-ci peut être intégrée au contrat de travail initial ou bien faire l’objet d’un avenant à celui-ci.

La convention individuelle de forfait comporte notamment :

le nombre de jours travaillés dans l’année :

la rémunération forfaitaire correspondante ;

un rappel sur les règles relatives au respect des temps de repos.

Il est remis au salarié concerné un exemplaire du présent accord à l’occasion de la conclusion de la convention de forfait.

S’il le souhaite, et ce quelle qu’en soit la cause, un salarié peut solliciter la direction de l’entreprise afin de ne plus être soumis à une convention individuelle de forfait en jours. Cette demande sera étudiée par l’entreprise qui restera libre de l’accepter ou non. Le cas échéant, un avenant au contrat de travail sera conclu afin de régler les conditions de passage à un autre régime de durée du travail. L’avenant traitera notamment de la prise d’effet du nouveau régime, de la nouvelle durée du travail et de la rémunération qui s’y applique.

Article 3 : Nombre de journées de travail

Article 3.1 : période annuelle de référence

La période annuelle de référence est l’année civile.

Article 3.2 : fixation du forfait

Le nombre de jours travaillés sur la période de référence est fixé à 212 jours. La journée de solidarité est incluse dans ce forfait.

Ce nombre de jours est applicable aux salariés ayant acquis la totalité de leur droit à congés payés.

Pour les salariés ne bénéficiant pas d’un congé annuel intégral, le nombre de jours de travail est augmenté du nombre de jours de congés payés manquant pour atteindre un congé annuel intégral. Cette règle ne s’applique pas aux salariés entrant en cours de période auxquels un calcul spécifique est appliqué.

Article 3.3 : forfait réduit

Les dispositions relatives au temps partiel ne s’appliquent pas aux conventions de forfait en jours en raison de la nature de l’activité des cadres dont les horaires ne peuvent être prédéterminés et qui impliquent l’absence de comptabilisation en heures de travail.

Le régime de temps partiel ne peut donc pas être appliqué aux conventions de forfait en jours, cependant, un forfait annuel en jour inférieur au plafond institué par les présentes peut être conclu sans pouvoir être inférieur à 90% de celui-ci.

Ainsi, pour un forfait annuel équivalent à 90%, le forfait annuel sera de 191 jours répartis sur 4 jours.

La répartition des jours travaillés sera convenue dans le cadre de la convention individuelle de forfait en jours.

Le décompte des jours travaillés pourra ainsi s’effectuer dans le cadre d’un forfait annuel réparti sur un nombre de jours de la semaine. Les jours non travaillés seront fixés dans le cadre de la convention individuelle de forfait ou dans le cadre d’un avenant à cette convention.

Il est convenu que les jours fériés seront décomptés du forfait qu’ils tombent un jour habituellement non travaillé ou un jour travaillé de telle sorte qu’en fin d’année civile, soit respecté le nombre de jours travaillés prévus au forfait.

La rémunération des cadres travaillant sur la base d’un forfait réduit sera calculée proportionnellement au nombre de jours prévu dans le cadre d’un forfait non réduit.

Article 3.4 : jours de repos liés au forfait

L’application d’une convention de forfait en jours ouvre au salarié le bénéfice de jours de repos s’ajoutant aux repos hebdomadaires, congés payés légaux et conventionnels et jours fériés.

Ces jours de repos sont dénommés « Jours repos forfait ».

Ce nombre de jour varie chaque année en fonction du nombre de jours fériés coïncidant avec des jours de travail. Il s’obtient en déduisant du nombre de jours calendaires de l'année (365 ou 366 les années bissextiles) :

le nombre de samedi et de dimanche ;

les jours fériés chômés ne coïncidant pas avec un samedi ou un dimanche ;

35 jours ouvrés de congés payés conventionnels annuels ;

le pont de l’Ascension (journée non travaillée mais rémunérée) ;

le forfait de 212 jours incluant la journée de solidarité ;

Les jours de repos liés au forfait doivent avoir été pris au cours de la période de référence. A défaut ils ne peuvent être reportés ni être indemnisés.

Les jours de congés payés doivent être pris sur la période du 1^er mai au 30 avril. Le fractionnement des congés payés, voire leur report exceptionnel, peut réduire ou augmenter le forfait jours d’un cadre autonome à due proportion.

Article 3.5 : renonciation à des jours de repos

Le salarié, avec l’accord de l’entreprise, peut renoncer à une partie de ses jours de repos. Il est alors possible de convenir d’un nombre de journées de travail supérieur à 212 jours dans la limite de 220 jours.

Un avenant à la convention de forfait est alors signé entre les parties. L’avenant ne peut être conclu que pour la période de référence en cours et ne peut être tacitement reconduit.

Les journées travaillées au-delà du forfait de 212 jours donnent lieu à une rémunération complémentaire majorée de 10%.

Article 3.6 : Epargne des jours de repos

L’EPF envisage de négocier un accord sur le Compte Epargne Temps (CET). Les dispositions de cet accord s’appliqueront dans leur totalité aux Cadres en forfait jours, une journée de forfait jours assimilée à un jour de repos ou un jour de congé payé fera ainsi l’objet d’une contrepartie dans le cadre des droits inscrits au Compte Epargne Temps. Les jours versés au CET faisant l’objet d’une contrepartie différée ne donnent pas lieu à supplément de rémunération.

Article 4 : Organisation de la durée de travail

Article 4.1 : décompte en journées de travail

La durée de travail des salariés visés par le présent accord fait l’objet d’un décompte annuel en journées de travail effectif.

Au titre de l’article L.3121-8 du code du travail, les cadres autonomes ne sont pas soumis aux durées maximales de travail effectif journalières et hebdomadaires, ni à la durée moyenne hebdomadaire de travail effectif calculée sur une période de 12 semaines consécutives.

Cependant, les règles relatives au repos quotidien et hebdomadaire sont applicables aux cadres autonomes. Ils bénéficient d’un repos de 11 heures minimum entre deux périodes de travail effectif et d’un repos hebdomadaire minimum de 24 heures auquel s’ajoute le repos quotidien de 11 heures, soit 35 heures.

L’amplitude quotidienne de travail doit rester raisonnable et ne peut être supérieure à 13 heures.

La limite ainsi fixée ne constitue qu’une amplitude maximale de la journée de travail et n’a pas pour objet de fixer une durée habituelle de travail. Ainsi, les salariés sont encouragés, dans le cadre de l’organisation de leur temps de travail, à réduire l’amplitude de travail à un niveau inférieur à cette limite.

Article 4.2 : système auto-déclaratif

Compte tenu de la spécificité du dispositif des conventions de forfait en jours, le décompte de la durée de travail sera effectué au moyen d’un système auto-déclaratif.

A cet effet, le salarié renseignera un document écrit chaque mois ou enregistrera ses journées de travail et demandes d’absence par le biais du logiciel de gestion du temps de travail lorsqu’il sera mis en place.

Article 4.3 : contenu de l’auto-déclaration

L’auto-déclaration du salarié comporte :

le nombre et la date des journées de travail effectuées ;

la répartition du nombre d’heures de repos entre chaque journée de travail ;

le positionnement de journées de repos ou d’absence en précisant le motif.

Par ce document déclaratif, le salarié s’engage à faire part à sa hiérarchie des difficultés éventuellement rencontrées dans les domaines :

de la répartition de son temps de travail ;

de la charge de travail ;

de l’amplitude de travail et des temps de repos.

Article 4.4 : contrôle du responsable hiérarchique

Le document renseigné par le salarié est transmis au responsable hiérarchique qui l’étudiera afin de vérifier que la charge de travail du salarié est raisonnable et permet une bonne répartition dans le temps de son travail. Le cas échéant, il pourra décider d’activer les mesures liées au dispositif de veille prévu par le présent accord.

Article 4.5 : synthèse annuelle

A la fin de chaque période de référence, il est remis au salarié un récapitulatif des journées de travail effectuées.

Article 5 : Evaluation, maîtrise et suivi de la charge de travail

Article 5.1 : Suivi de la charge de travail

La charge de travail des salariés doit être raisonnable.

L’organisation du travail, la charge de travail et la répartition dans le temps du travail des salariés fait l’objet d’un suivi régulier par la hiérarchie qui veillera notamment à ce que :

le salarié ne soit pas placé dans une situation de surcharge de travail ;

l’amplitude maximale de travail et les durées minimales de repos soient respectées.

Ce suivi est notamment assuré par :

l’étude des décomptes déclaratifs sur la durée de travail effectuée ;

la tenue des entretiens périodiques.

Le cas échéant, à l’occasion de ce suivi, le responsable hiérarchique pourra décider d’activer les mesures liées au dispositif de veille prévu par le présent accord.

Article 5.2 : entretiens périodiques

Un entretien annuel est organisé entre le salarié ayant conclu une convention de forfait en jours sur l’année et son supérieur hiérarchique.

Ce bilan formel annuel est complété par un suivi régulier de la charge de travail tout au long de la période de référence à l’occasion des entretiens périodiques, qui se tiennent, de manière formelle ou informelle, entre le salarié et son responsable hiérarchique.

L’entretien annuel aborde les thèmes suivants :

la charge de travail du salarié ;

l’adéquation des moyens mis à la disposition du salarié au regard des missions et objectifs qui lui sont confiées ;

le respect des durées maximales d’amplitude ;

le respect des durées minimales des repos ;

l’organisation du travail dans l’entreprise ;

l’articulation entre l’activité professionnelle et la vie personnelle ;

la déconnexion ;

la rémunération du salarié.

Les éventuelles problématiques constatées lors de cet entretien donneront lieu à :

une recherche et une analyse des causes de celles-ci ;

une concertation ayant pour objet de mettre en œuvres des actions correctives.

Par ailleurs, en l’absence même de difficultés rencontrées par le salarié, l’entretien peut être l’occasion de suggérer et, le cas échéant, de mettre en œuvre toute mesure de nature à améliorer les conditions de travail du salarié.

L’entretien fera l’objet d’un compte-rendu conjointement signé par le salarié et son supérieur hiérarchique.

Article 5.3 : dispositif d’alerte et veille sur la charge de travail

Dispositif d’alerte

Le salarié qui rencontre des difficultés inhabituelles dans l’organisation de son travail, dans la prise de ses congés ou temps de repos ou estime que sa charge de travail est trop importante a le devoir d’alerter immédiatement sa hiérarchie en transmettant des éléments sur la situation invoquée.

Un entretien sera organisé dans les plus brefs délais afin que la situation soit analysée.

Lors de cet entretien, il sera procédé à un examen de l’organisation du travail du salarié, de sa charge de travail, de l’amplitude de ses journées d’activité, avant d’envisager toute solution permettant de traiter les difficultés qui auraient été identifiées.

A l’issue de cet entretien, un compte-rendu écrit, auquel est annexée l’alerte écrite initiale du salarié, décrivant les mesures qui seront le cas échéant mises en place pour permettre un traitement effectif de la situation, sera établi.

Dispositif de veille

Un entretien est organisé dans les mêmes conditions et avec les mêmes objectifs que l’entretien organisé au titre du dispositif d’alerte lorsqu’un supérieur hiérarchique :

estime qu’un salarié est dans une situation de surcharge de travail ;

estime qu’une bonne répartition du travail, dans le temps, n’est pas assurée ;

constate que les durées maximales d’amplitude ou minimales de repos ne sont pas respectées ;

constate que le salarié ne prend pas les jours de repos et congés dont il bénéficie.

La participation du salarié à cet entretien est impérative.

Article 6 : Rémunération

Les salariés visés au présent accord bénéficient d’une rémunération forfaitaire annuelle, en contrepartie de l’exercice de leur mission, versée sur 13 mois.

La rémunération forfaitaire est indépendante du nombre d'heures de travail effectif accomplies. Les parties rappellent expressément que le salaire ainsi versé est la contrepartie des missions effectuées par le salarié mais que celui-ci couvre également toutes les sujétions résultant de l’organisation de la durée du travail sous la forme d’un forfait annuel en jours. Par conséquent, les parties considèrent que le salaire versé aux salariés en forfaits jours ne peut en aucun cas faire l’objet d’une conversion en un salaire horaire.

Article 7 : Arrivée et départ en cours de période de référence

Article 7.1 : arrivée en cours de période

Pour les salariés embauchés en cours de période de référence, un calcul spécifique du forfait applicable sur la période considérée est effectué dans les conditions suivantes.

Tout d’abord, il est ajouté au forfait prévu par l’accord collectif 35 jours ouvrés de congés payés et le nombre de jours fériés chômés compris dans la période de référence.

Ensuite, ce résultat est proratisé en multipliant le nombre obtenu par le nombre de jours calendaires qui séparent la date d’entrée de la fin de période de référence, puis il est divisé par 365 (ou 366 les années bissextiles).

Enfin, il est déduit de cette opération les jours fériés chômés sur la période à effectuer.

Le cas échéant, le nombre de jours de congés pris par le salarié sur la période seront déduits du forfait jours.

Exemple de calcul :

La période de référence en vigueur : 1^er janvier au 31 décembre.

Le salarié intègre l’entreprise le 1^er septembre.

Sur la période de référence, figurent 8 jours fériés chômés dont 3 sur la période du 1^er septembre au 31 décembre. On considère que le salarié n’a le droit à aucun jour de congés payés.

Le forfait retenu par l’accord est de 212 jours.

212 (forfait accord) + 35 (jours de congés) + 8 (jours fériés chômés) = 255

122 jours calendaires séparent le 1^er septembre du 31 décembre.

Proratisation : 255 x 122/365 = 85.

Sont ensuite retranchés les 3 jours fériés.

Le forfait pour la période est alors de 82 jours.

Article 7.2 : départ en cours de période

En cas de départ en cours de période de référence, pour la détermination du forfait, il sera procédé au calcul du nombre de jours calendaires du 1er janvier de l’année jusqu’à la date de départ déduction faite des jours de repos hebdomadaires, des jours fériés sur la période et des jours de congés pris.

Les jours de repos forfait jours seront calculés selon le nombre de jours travaillés entre le 1er janvier de l’année et la date de départ et attribués proportionnellement au nombre de jours applicables à un collaborateur présent toute l’année.

Il sera procédé à la vérification du respect du forfait calculé sur la période, une retenue pourra être opérée lorsque le nombre de jours travaillés sera inférieur au forfait, à raison de 1/212ème de la rémunération annuelle brute.

Article 8 : Absences

Les absences rémunérées, indemnisées ou assimilées réglementairement ou conventionnellement à du temps de travail effectif pour le décompte de la durée du travail, réduiront à due proportion le nombre de jours à travailler sur l’année.

Les autres absences n’affectent pas le nombre global de jours à travailler sur la période de référence.

Les absences non rémunérées (justifiées ou non justifiées) d’une journée seront déduites de la rémunération mensuelle sur la base d’un salaire journalier reconstitué selon la formule :

« Salaire journalier = rémunération annuelle / (nombre de jours de la convention de forfait + nombre de jours congés payés + nombre de jours fériés chômés) ».

Article 9 : Droit à la déconnexion

Les outils informatiques constituent autant de possibilités de s’organiser plus librement et de gérer les temps privés et professionnels en les faisant coexister de manière équilibrée et harmonieuse. L’autonomie reconnue aux cadres en forfait jours leur permet de gérer ces temps au mieux de leurs contraintes et organisation personnelle. Pour autant, cette autonomie nécessite une vigilance accrue de la part de l’ensemble des salariés, cadres et managers afin que chacun ne soit pas soumis à une obligation implicite d’utilisation pendant les temps privés.

L’utilisation de ces moyens de communication doit respecter la vie personnelle de chaque salarié qui bénéficie d’un droit à la déconnexion en fin de journée de travail, pendant les week-ends, congés payés et les journées de repos forfait jours et pendant l’ensemble des périodes de suspension du contrat de travail. Il est rappelé que les salariés n’ont pas l’obligation de lire et répondre aux courriels, messages et appels téléphoniques reçus pendant ces périodes et qu’ils doivent, eux-mêmes, limiter l’envoi de courriels ou appels téléphoniques au strict nécessaire.

La charte sur le droit à la déconnexion est communiquée à ces salariés.

Article 10 : Suivi de l’accord

Les dispositions du présent accord feront l’objet d’un suivi annuel présenté aux Instances Représentatives du personnel concernées.

Il comportera les informations suivantes :

• Nombre de conventions individuelles de forfait signées

• Nombre d’entretiens réalisés et nombre d’entretiens annuels de bilan de l’application de la convention de forfait en application des dispositions de l’article 5.2 des présentes

• Nombre d’alertes en application des dispositions de l’article 5.3 des présentes

• Bilan de l’utilisation des jours de repos « forfait Cadres »

Article 11 - Durée de l'accord collectif - Forme et délai de renouvellement ou révision

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il prend effet à compter du 1^er janvier 2019.

Il pourra être, le cas échéant, être révisé en cours d’exécution par avenant, dans le respect des dispositions de l’article L2261-7 du Code du Travail.

L’une ou l’autre des parties signataires peut demander la révision ou la dénonciation de l’accord par courrier recommandé en respectant un préavis de trois mois selon les dispositions de l’article L2261-9 du Code du Travail.

Article 12 – Dépôt et publicité

La Direction notifiera par courrier recommandé avec accusé de réception ou par remise en main propre contre décharge le présent accord à l’ensemble des organisations syndicales représentatives de l’entreprise.

Le présent accord est déposé auprès de la Direction Départementale du Travail et de l’Emploi et au secrétariat du greffe du conseil des prud’hommes conformément aux dispositions des articles L2231-5, L2231-6 et D2231-2 du Code du Travail.

Fait à Sceaux, le …12/12/2018

en 5 exemplaires

Directeur Général

Représentant la CGC