ACCORD DE MISE EN PLACE

DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

AU SEIN DE SMITHS HEIMANN

Sommaire

Definition des parties 3

Préambule 3

ARTICLE 1. MODALITES DE FONCTIONNEMENT DU CSE 4

Article 1.1. Duree des mandats des membres du cse 4

Article 1.2. Reunions ordinaires du cse 4

Article 1.3. Reunions du cse concernant la sante, la securite et les conditions de travail 4

Article 1.4. Credit d’heures alloue aux membres elus du cse 4

Article 1.5 : Modalites de prise du credit d’heures 4

ARTICLE 2. Modalités de mise en place et de fonctionnement de la Commission Santé, Sécurité, et Conditions de travail (CSSCT) 5

Article 2.1. Nombre de membres de la Cssct 5

Article 2.2. Modalités de désignation de la Cssct 5

Article 2.3. Missions déléguées à la CSSCT 5

Article 2.4. Modalités d’exercice des missions de la CSSCT 5

Article 2.5 Modalités de fonctionnement de la CSSCT 6

Article 2.6 Moyens spécifiques alloués à la CSSCT 6

Article 2.7 Formation des membres de la CSSCT 6

ARTICLE 3. MISE EN PLACE DU VOTE DEMATERIALISE PAR INTERNET 7

Article 3.1 : Conformité du système de vote 7

Article 3.2 : Mise en place du vote électronique 7

Article 3.3 : Modalités d’organisation des opérations de vote électronique 8

Article 3.4 : Déroulement des opérations de vote 9

Article 3.5 : Dépouillement des bulletins de vote 10

Article 4. Dispositions générales 10

Article 5. DEPOT 10

ANNEXE - CAHIER DES CHARGES DU SYSTEME DE VOTE 12

Préambule 12

Missions du prestataire 12

Sécurité du système de vote 12

Confidentialité des données transmises 13

Cellule d’assistance technique 13

Les fichiers 13

Contenu des fichiers 14

ListeS électorales 15

BUREAUX DE VOTE ET PILOTAGE CENTRALISE 15

Test - Scellement du Paramétrage 15

COMMUNICATION DES Identifiants et mots de passe 16

PROCEDURE DE RéASSORT du mot de passe ET DE L’IDENTIFIANT 16

Le vote 17

Clôture et dépouillement 17

Conservation des données 18

Definition des parties

ENTRE LES SOUSSIGNES :

La Société SMITHS HEIMANN

Société par actions simplifiée (SAS) au capital de 2 964 645,00 €

Dont le siège social est situé 36, rue Charles Heller – 94400 Vitry sur Seine

Immatriculée au RCS de Créteil sous le numéro 395 262 215

Représentée par X, ayant tous pouvoirs à effet des présentes,

Ci-après dénommée « SH »

D’une part,

Et

Les organisations syndicales représentatives :

- le Syndicat UNSA représenté par Y en qualité de délégué syndical,

D’autre part.

Préambule

Le présent accord a pour objet de, notamment :

• Définir les modalités de mise en place et de fonctionnement du CSE ;

• Fixer les modalités de mise en place et de fonctionnement de la Commission Santé, Sécurité, et Conditions de travail, que la Direction souhaite créer, alors qu’elle n’a aucune obligation légale en ce sens,

• D’autoriser le recours au vote électronique sur le lieu de travail ou à distance pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique. (Article L. 2314-26 du Code du travail).

Les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité des votes sont précisées par le cahier des charges, annexé au présent accord.

Par ailleurs, il est rappelé que les modalités d’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique élus au sein de SH relèvent du protocole d’accord préélectoral.

ARTICLE 1. MODALITES DE FONCTIONNEMENT DU CSE

Article 1.1. Duree des mandats des membres du cse

La durée des mandats des membres du CSE sera fixée dans le protocole d’accord pré-électoral

Article 1.2. Reunions ordinaires du cse

Le nombre de réunions annuelles ordinaires du CSE est fixé à dix. Le CSE se réunit au moins une fois tous les deux mois sur convocation du Président.

Le calendrier prévisionnel des réunions est défini par le Président du CSE ou son représentant.

Les élus titulaires et suppléants pourront siéger aux réunions ordinaires et extraordinaires du CSE, sans que le nombre de représentants ne puissent dépasser 12 élus.

L’ordre du jour est établi conjointement entre la Direction et le Secrétaire du CSE. Il est adressé avec la convocation aux membres du CSE. La convocation précise que les suppléants participeront à la réunion uniquement en cas de remplacement d’un titulaire. Les suppléants sont destinataires des ordres du jour et des documents transmis aux membres titulaires

Titulaires et suppléants disposent des mêmes droits d’accès à la Base de Données Économique et Sociale.

Article 1.3. Reunions du cse concernant la sante, la securite et les conditions de travail

Au moins quatre des réunions annuelles obligatoires du CSE porteront en tout ou partie sur les attributions du comité en matière de santé, sécurité et conditions de travail.

Article 1.4. Credit d’heures alloue aux membres elus du cse

Les membres élus titulaires bénéficient du crédit mensuel d’heures de délégation de 22 heures.

Les possibilités d’annualisation (cumul des heures sur 12 mois) et de mutualisation (répartition entre titulaires et suppléants) des crédits d’heures dont bénéficient les élus titulaires sont mises en œuvre dans le respect des dispositions légales en vigueur.

Article 1.5 : Modalites de prise du credit d’heures

Le représentant du personnel qui s'absente pour l'exercice de son mandat doit en informer préalablement et dès que possible son responsable hiérarchique. Sauf imprévu, le représentant informe sa hiérarchie 24 heures avant la prise de sa délégation. Cette information préalable ne nécessite pas une demande d'autorisation d'absence.

En pratique, le représentant du personnel informe préalablement son responsable hiérarchique :

• Pour les titulaires, par la saisie dans le logiciel de gestion d’activité (actuellement ADP) ses heures de délégation

• Pour les suppléants ou en cas de mutualisation, par l’envoi d’un mail à la Responsable RH, copie le responsable hiérarchique.

ARTICLE 2. Modalités de mise en place et de fonctionnement de la Commission Santé, Sécurité, et Conditions de travail (CSSCT)

Sans préjuger des résultats de la négociation de branche ouverte le 14 mai 2018 et relative à la mise en œuvre des ordonnances n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 et n° 2017-1718 du 20 décembre 2017, pour lesquels SH se mettra en conformité, les parties signataires ont souhaité mettre en place une Commission Santé, Sécurité, et Conditions de travail au sein du CSE afin de traiter les questions de santé et sécurité au travail.

Article 2.1. Nombre de membres de la Cssct

Conformément à l’article L. 2315-39 du Code du travail, la commission est présidée par l’employeur ou son représentant. Elle comprend cinq membres représentants du personnel.

Article 2.2. Modalités de désignation de la Cssct

Les membres de la commission sont désignés par le CSE parmi ses membres, titulaires ou suppléants, sur la base du volontariat, par une résolution adoptée à la majorité des membres titulaires présents, pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du comité.

Parmi les cinq membres de la commission, au moins un doit être membre titulaire du CSE.

Le CSE désigne un rapporteur de la CSSCT parmi les membres de la CSSCT. Le rapporteur doit être membre titulaire du CSE.

Cette désignation aura lieu lors de la 1^ère réunion du CSE à laquelle seront invités les membres suppléants pour le point concernant la mise en place de la CSSCT.

Article 2.3. Missions déléguées à la CSSCT

Conformément aux textes en vigueur, la commission se voit confier, par délégation du CSE, les attributions relatives à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail, à l’exception :

• du recours à un expert du CSE prévu aux articles L.2315-94 1° et 2° du code du travail ;

• et des attributions consultatives du CSE.

Par exception au principe de délégation défini au présent article, le CSE peut récupérer l’instruction directe de sujets relevant de la compétence de la commission sur décision à l’unanimité de ses membres titulaires.

Article 2.4. Modalités d’exercice des missions de la CSSCT

Les membres de la commission procèdent, à intervalles réguliers, à des inspections en matière de santé, de sécurité et des conditions de travail. Ils réalisent des enquêtes en matière d’accidents du travail ou de maladies professionnelles ou à caractère professionnel.

Les membres de la commission formulent, toute proposition de nature à améliorer les conditions de travail, d’emploi et de formation professionnelle des salariés, leurs conditions de vie dans SH ainsi que les conditions dans lesquelles ils bénéficient de garanties collectives complémentaires mentionnées à l’article L. 911-2 du code de la sécurité sociale.

Les membres de la commission peuvent faire appel à titre consultatif et occasionnel au concours de toute personne de SH qui leur paraîtrait qualifiée, notamment aux salariés SASCA en charge dans SH des questions relatives à l’hygiène, la santé et la sécurité.

Lors des visites de l’agent de contrôle de l’inspection du travail mentionné à l’article L. 8112-1 du Code du travail, les membres de la commission peuvent présenter leurs observations.

Article 2.5 Modalités de fonctionnement de la CSSCT

La CSSCT se réunit au moins deux semaines avant chaque réunion du CSE portant en tout ou partie sur les attributions du comité en matière de santé, sécurité et conditions de travail.

Les membres prévus par la législation en vigueur participent avec voix consultative aux réunions de la CSSCT : le médecin du travail du siège social, l’agent de contrôle désigné par l’inspection du travail, l’agent des services de prévention de la sécurité sociale, le responsable HSE de SH.

Le nombre de réunions ordinaires annuelles est fixé à quatre. La commission CSSCT se réunit sur convocation du Président du CSE ou son représentant, et sur la base d‘un ordre du jour préparé conjointement par le rapporteur et le Président du CSE. Les réunions ne se tiendront qu’en présence minimum de trois membres de la Commission.

Article 2.6 Moyens spécifiques alloués à la CSSCT

Les membres de la CSSCT bénéficient, pour l’exercice de leurs missions, d’un crédit d’heures individuel 16 heures par trimestre, en ce compris les temps de déplacement.

Ces heures de délégation s’ajoutent aux éventuelles heures de délégation attachées au mandat de membre du CSE.

SH met à la disposition de la CSSCT les moyens nécessaires à la préparation et à l’organisation de ses réunions, à l’entreposage de sa documentation et la conservation de ses archives.

SH prendra en charge les couts liés à la rédaction des PV de réunions de la Commission réalisés par une entreprise extérieure.

Article 2.7 Formation des membres de la CSSCT

Les membres de la commission bénéficient de la formation nécessaire à l’exercice de leurs missions en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail. Conformément à l’article L. 2315-40 du Code du travail, la formation est organisée sur une durée minimale de trois jours.

Le financement des formations (rémunération et coût pédagogique) est pris en charge par l’employeur ainsi que les frais de mission afférents à celles-ci.

ARTICLE 3. MISE EN PLACE DU VOTE DEMATERIALISE PAR INTERNET

Article 3.1 : Conformité du système de vote

Le vote électronique permettra notamment :

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sans erreur possible affichés en quelques minutes, quelle que soit la complexité des élections et ce sous le contrôle des bureaux de vote désignés,

• de limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion de multitude de bulletins, d'enveloppes potentiellement source d’erreurs),

• de pallier les aléas postaux,

• d’augmenter la participation des électeurs

Comme le propose la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004) les parties signataires conviennent d’aménager le processus des opérations de vote en ouvrant la possibilité de recourir au vote électronique pour les prochaines élections professionnelles au sein de SH.

La Direction a décidé de confier à la société KERCIA Solutions, spécialisée dans le développement du vote par Internet, la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires.

Article R. 2314-16 du Code du travail

La société KERCIA Solutions est éditrice du logiciel de vote électronique AlphaVote.

Ainsi, toute mention relative au logiciel de vote AlphaVote engage juridiquement la société KERCIA Solutions.

Les parties au présent accord ont pris connaissance du rapport remis par le prestataire présentant l'expertise du système de vote choisi.

Demaeter, société indépendante et experte dans la sureté de fonctionnement des systèmes de vote électronique, a audité le système AlphaVote et garanti sa conformité à la fois au cadre électoral, aux exigences du 21 octobre 2010 éditées par la CNIL et a déclaré ce système conforme au Référentiel Général de Sécurité (RGS).

Conformément aux dispositions règlementaires en vigueur, une copie de ce rapport a été remise à la CNIL.

Ce rapport daté du 22 novembre 2017 est référencé : DM-2016-057

Avec les organisations syndicales représentatives de SH et après avoir vérifié la fiabilité du dispositif, il a été décidé de mettre en place les modalités qui suivent.

Article 3.2 : Mise en place du vote électronique

La mise en place et la conception du vote électronique sont confiées à un prestataire extérieur choisi par SH sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé.

Le prestataire choisi est KERCIA Solutions, société éditrice du logiciel AlphaVote (ci-après « LE PRESTATAIRE »).

Il a été présenté aux organisations syndicales représentatives participant à la négociation du présent accord, lesquelles reconnaissent avoir reçu une présentation complète du système et avoir pu poser toutes leurs questions relatives à son fonctionnement.

Il est également prévu que les organisations syndicales incluses dans le périmètre du présent accord seront informées de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Commission Nationale de l’informatique et des libertés.

Ces formalités déclaratives seront effectuées par le prestataire.

Toutefois, si un Correspondant Informatique et Libertés (CIL) est identifié au sein de SH, les formalités déclaratives auprès de la CNIL seront à sa charge.

Article 3.3 : Modalités d’organisation des opérations de vote électronique

Un site test sera mis à disposition pour validation pour les organisations syndicales représentatives de SH.

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord pré-électoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période ouvrée du scrutin, de n’importe quel terminal Internet ou Intranet, de leur lieu travail et /ou à distance.

Par ailleurs, pendant la période ouvrée du scrutin, un micro-ordinateur en libre service avec une connexion au site sécurisé d’élections sera mis à la disposition des salariés ne travaillant pas sur un poste informatique.

L’emplacement de ce poste permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de celui-ci. Une information en local sera effectuée sur ces emplacements.

Les salariés seront informés par courriel et par courrier de l’ouverture des bureaux de vote.

Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n’entraîne aucune réduction de salaire.

Le prestataire assurera la programmation des accès Internet et Intranet et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Il assurera la reproduction sur le serveur des listes de candidats telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs.

Ces listes apparaîtront sur les écrans dans l’ordre de leur arrivée à la Direction des ressources humaines. Il est possible de prévoir un autre ordre dès lors qu’il assure une égalité entre les candidats. Cet ordre sera déterminé dans le protocole d'accord pré-électoral.

Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs mails pourront être adressés à l’ensemble des électeurs pour les inciter à voter et ce afin d’augmenter le taux de participation.

Article 3.4 : Déroulement des opérations de vote

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote.

A cet effet, un courrier précisant les conditions et la procédure de vote électronique sera produit aux électeurs. Ce courrier sera porté à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

En outre, les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote recevront une formation sur le système de vote électronique retenu.

Afin de procéder aux opérations de vote par voie électronique dans des conditions assurant la confidentialité et l’unicité de son vote, chaque électeur recevra, avant le premier tour des élections, à son domicile par courrier simple, un identifiant ainsi qu’un mot de passe permettant son identification ainsi que l’accès aux pages du serveur de vote.

L’électeur pourra exprimer son vote par la voie électronique en se connectant au site sécurisé mis en place à cet effet par le prestataire, dans des conditions assurant sa confidentialité.

La saisie de ses identifiants permettra à l’électeur d’accéder aux bulletins de vote correspondants à son collège, ce pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation.

Sa validation définitive vaudra signature et émargement.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le ficher contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés.

La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Article R. 2314-16 du Code du travail

Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin.

Il est renvoyé aux dispositions contenues dans le cahier des charges ci-joint afin de préciser les conditions techniques du déroulement des opérations de vote par la voie électronique.

L’ensemble des organisations syndicales et la Direction pourront, à tout moment, au moyen d’un code secret, interroger un compteur leur permettant de relever avec précision le nombre de votants pour chacune des élections.

Garantie de confidentialité du vote et stockage des données

Afin de répondre aux exigences légales et réglementaires, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs.

Article R. 2314-7 du Code du travail

Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les administrateurs désignés de chacun des bureaux de vote constitués pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clef d’accès, la liste d’émargement en ligne et les taux de participation. Ces administrateurs sont choisis parmi les membres des bureaux de vote.

Article 3.5 : Dépouillement des bulletins de vote

Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote, en public, par les membres du bureau de vote.

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent le scellement du système.

Article R. 2314-15 du Code du travail.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois éditées, par les assesseurs de chaque bureau de vote.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Les membres des bureaux de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.

Afin de familiariser les membres des bureaux de vote au système de vote, une information précise leur sera communiquée avant le scrutin et ils bénéficieront d’une assistance du prestataire pendant toute la durée du dépouillement.

Article 4. Dispositions générales

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 4 ans, jusqu’à la fin des mandats du CSE élu en 2018.

Il pourra être révisé si l’une des parties le souhaite. Celle-ci devra alors adresser aux autres parties sa proposition de révision par lettre recommandée avec accusé de réception et une négociation devra s’engager, à l’initiative de la partie la plus diligente, dans les 3 mois de la réception de la proposition de révision.

Cet accord pourra par ailleurs être dénoncé à tout moment dans les conditions prévues aux articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail sous réserve du respect d’un préavis de 3 mois.

Article 5. DEPOT

Il donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 du Code du travail, à savoir dépôt en deux exemplaires, dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique auprès de la Direccte et en un exemplaire auprès du greffe du conseil de prud'hommes.

Un exemplaire de cet accord et de son annexe est tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail, et mis sur l’intranet de SH.

Fait à Vitry-sur-Seine

En 4 exemplaires originaux

Pour SH,

Pour UNSA,

ANNEXE - CAHIER DES CHARGES DU SYSTEME DE VOTE

Annexe a L’accord D’ENTREPRISE

dans le cadre des elections profeSsionnelles

et relatif au recours au vote dematerialise par internet

Préambule

Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles portant sur la mise en place des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, la Direction de la société et les Organisations Syndicales ont souhaité recourir au vote dématérialisé par internet.

La société KERCIA Solutions éditrice du logiciel AlphaVote, ci-après « LE PRESTATAIRE » représentée par, a été choisie comme prestataire et aura en charge la mise en œuvre du vote dématérialisé conformément au présent cahier des charges.

Missions du prestataire

Le prestataire aura en charge :

• la mise en œuvre du système de vote dématérialisé par internet,

• la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote dématérialisé par internet et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.

Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire est conforme en tous points aux prescriptions légales et réglementaires relatives aux conditions et aux modalités de vote dématérialisé par internet pour l'élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Articles R.2314-5 et suivants du Code du travail

Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire a été, conformément à la législation en vigueur, audité par un organisme indépendant, Demaeter, chargé de valider sa conformité vis-à-vis des obligations réglementaires.

Sécurité du système de vote

Avant l’ouverture du vote, les données de paramétrage du scrutin sont scellées manuellement, un condensat de référence est généré sur ces données pour en assurer l’intégrité à tout moment. Au scellement puis à l’ouverture programmée du scrutin, un constat assure des émargements et des urnes vides.

A la date de fermeture programmée du scrutin, la clôture des votes est faite automatiquement, un condensat de référence est généré sur l’urne et l’émargement des votes électronique à la fermeture.

Confidentialité des données transmises

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Le système retenu répond en tous points aux prescriptions de la CNIL en matière de droit à la protection dans le cadre du traitement informatique contenant des données à caractère personnel, prescriptions énoncées dans la loi n° 78-17 du 6 Janvier 1978 relative à "l'informatique, aux fichiers et aux libertés" et aux textes de loi postérieurs modifiant et actualisant son contenu.

Le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le cadre de l’organisation du vote dématérialisé par internet. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations des fichiers qui lui sont transmis par SH sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote dématérialisé par internet.

A l’issue de l’opération de vote dématérialisé par internet, le prestataire s’engage à détruire les fichiers transmis et à ne conserver aucune de ces données.

Cellule d’assistance technique

L’employeur mettra en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote dématérialisé par internet, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.

Article R. 2314-10 du Code du travail

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote dématérialisé par internet et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article R. 2314-15 du Code du travail

Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote. Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs.

Les fichiers

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Le traitement « fichier des candidats » et « fichier des électeurs » est établi à partir d’un référentiel fourni par la Direction de la société. La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin.

Le « fichier des électeurs » a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes d’émargement sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste d’électeur et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Contenu des fichiers

Les données devant être enregistrées sont les suivantes :

• pour les listes électorales : matricule, noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans SH, date de naissance, collège ;

• pour le fichier des électeurs : matricule, noms, prénoms, collège et coordonnées postales ;

• pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs ;

• pour les listes des candidats : nom de la liste, collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;

• pour les listes des résultats : nom de la liste, noms et prénoms des candidats, élus, non élus, nombre de voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège et les destinataires mentionnés ci-dessous.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :

• pour les listes électorales : électeurs, organisations syndicales représentatives et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections ;

• pour le fichier des électeurs : chaque électeur a accès à ses propres informations uniquement ;

• pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote, collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections ;

• pour les listes des candidats : électeurs, organisations syndicales et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections;

• pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, organisations syndicaleset collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections.

En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition des tribunaux compétents.

ListeS électorales

Les listes électorales sont établies par SH. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote dématérialisé par internet aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la responsabilité de l'employeur et sous le contrôle des signataires de l’accord d’entreprise relatif au recours au vote dématérialisé par internet, dont le présent cahier des charges constitue une annexe.

L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.

BUREAUX DE VOTE ET PILOTAGE CENTRALISE

Un bureau de vote unique est constitué pour l’ensemble des collèges. 

Les membres des bureaux de vote électronique sont chargés du contrôle de la régularité du scrutin. Ils assurent le respect des principes régissant le droit électoral.

En outre et en cas de besoin, des bureaux de vote électronique dits centralisateurs, ayant la responsabilité de plusieurs scrutins, peuvent être crées, tout en conservant les bureaux de votes initiaux et les accès locaux dont ils bénéficient.

Chaque bureau de vote et bureau de vote centralisateur est composé d’un Président et de deux assesseurs, dont les modalités de désignation seront fixées dans le protocole d’accord préélectoral.

Test - Scellement du Paramétrage

Test - Objectifs et Période des tests

Les tests programmés dans cette phase permettront notamment de contrôler le déroulement et la conformité du scénario de vote pour chaque élection durant une période prévue dans un calendrier de préparation des élections.

Elle sera prévue à l’issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote dématérialisé par internet intégrant les listes de candidats. La période de test ne peut débuter qu’après la date limite de dépôt des listes de candidats fixée par le protocole d’accord pré-électoral.

Phase de tests « à blanc » - Objectifs de la phase de tests « à blanc »

Les tests dits « à blanc » ont lieu après le contrôle et la validation des scénarios d’élections et après le contrôle des listes de candidats. Ils doivent être effectués sur le système de vote dématérialisé par internet définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote dématérialisé par internet avant l’ouverture effective des élections.

Étapes de la phase de test « à blanc »

Les étapes de contrôle seront les suivantes :

• Création par le Président et les Assesseurs du bureau de vote des clés secrètes qui permettront le chiffrement des bulletins de vote dans le système de vote dématérialisé par internet du prestataire ;

• Ouverture des élections par le Président et les Assesseurs du bureau de vote ;

• Réalisation de plusieurs votes selon des tests préparés pour la société. ;

• Fermeture des élections par le Président et les Assesseurs du bureau de vote ;

• Emploi des clés secrètes pour le déchiffrement des bulletins de vote ;

• Déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats ;

• Contrôles de la conformité des résultats obtenus ;

Scellement du paramétrage : à l’issue du test « à blanc » une validation du fonctionnement du système interviendra entre le Président du bureau de vote et le prestataire pour que le scellement définitif intervienne.

Moyens

Le prestataire s’engage à fournir un système permettant de tester « à blanc » toutes les fonctions et les rôles du logiciel une fois le paramétrage effectué, y compris l’utilisation des clés qui serviront au dépouillement réel à l’issue du scrutin.

COMMUNICATION DES Identifiants et mots de passe

Le prestataire enverra, préalablement au scrutin et dans les délais prévus par le calendrier de préparation des élections, à chaque électeur individuellement et aux coordonnées postales contenues dans le « fichier des électeurs » transmis par SH :

• L’adresse du site de vote sécurisé générée par le système de vote dématérialisé par internet ;

• L'identifiant généré aléatoirement par le système de vote ;

• Le mot de passe individuel généré dynamiquement et aléatoirement par le système de vote dématérialisé. Ce mot de passe sera d’une complexité adaptée aux élections professionnelles.

PROCEDURE DE RéASSORT du mot de passe ET DE L’IDENTIFIANT

En cas de perte du mot de passe et/ou de l’identifiant, une cellule d’assistance téléphonique se tient à disposition des électeurs 24/24h et 7/7j. La procédure est la suivante :

-        L’électeur appelle sur le numéro vert -        Lui seront demandés : Nom, Prénom, Date de naissance
-       Après vérification des informations précédentes, un nouveau Mot de Passe lui sera communiqué selon les modalités suivantes :

1) sur l’adresse e-mail professionnelle fournie par SH si l’accès est sécurisé par un code personnel ;

2) à défaut, sur son adresse e-mail personnelle ;

3) a défaut, par SMS au n° de téléphone communiqué par l’appelant ;

4) à défaut, par courrier au domicile de l’électeur si le délai de l’acheminement le permet, au vu du calendrier électoral (à définir).

L’identifiant sera ensuite communiqué à l’électeur oralement (processus sécurisé).

Le vote

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique, définies dans le protocole d’accord pré-électoral sont contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Pendant toute la durée du scrutin et à des fins de contrôle, les membres du bureau de vote peuvent consulter les listes d’émargement.

Pour se connecter à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par le moyen d'authentification et le mot de passe qui lui auront été envoyés par courrier postal ou générés à sa demande en cas de perte. Ces moyens d'authentification permettent au serveur de vérifier son identité et garantissent l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.

L'électeur accède aux listes de candidats, à la profession de foi de chaque candidat et exprime son vote suivant les modalités définies dans le protocole d’accord pré-électoral

Le format des professions de foi des candidats et les modalités de transmission au prestataire pour publication sont définis dans le protocole d’accord pré-électoral.

L’ordre d’apparition et de présentation des listes dans l’application sera défini dans le protocole d’accord pré-électoral.

La présentation des listes, des noms des candidats et le format des professions de foi seront uniformes.

Le choix de l’électeur apparaît clairement à l'écran sous forme récapitulative pour chaque élection, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier " contenu de l'urne électronique ". La validation le rend définitif et empêche toute modification.

Clôture et dépouillement

Trois clés destinées à permettre, à l’issue du scrutin, l’accès aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » et au dépouillement des votes sont générées par le système de vote dématérialisé.

A défaut d’accord dans le protocole d’accord pré-électoral, les détenteurs des trois clefs sont les trois assesseurs du bureau de vote nominativement identifiés.

L’initialisation des trois clefs a lieu avant la phase de tests, à une date définie dans le calendrier de préparation des élections dans le protocole d’accord pré-électoral. L’initialisation intervient de manière à prouver de façon irréfutable que les détenteurs distincts des clefs ont connaissance distinctement de leur clef à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Chaque détenteur désigné active à tour de rôle sa propre clef avec son mot de passe. Les mots de passe sont enregistrés par les porteurs de clé afin de garantir la confidentialité.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le dépouillement initié par le président du bureau de vote n'est possible que par l'activation conjointe de deux clefs de chiffrement sur les trois clefs initialisées et en présence des porteurs de clés correspondants.

Ainsi la présence de deux détenteurs des clés initialisées et activées avant la phase de test est indispensable pour autoriser le dépouillement.

Le décompte des voix apparaît lisiblement sur l'écran de l’ordinateur connecté au système de vote et à tous les membres du bureau de vote. Le décompte des voix fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote dématérialisé par internet est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Conservation des données

Le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

A l’issue de la remise des données, les responsabilités d’archivage du scrutin incomberont au SH. Jusqu'à cette date, le prestataire en assumera la charge.