Accord Télétravail

Groupe RAYONIER A.M. France

PREAMBULE

Le développement du télétravail s’est accéléré au cours des dix dernières années, concomitamment au développement des nouvelles technologies de l’information et de la communication. Dans cette mouvance, la pratique du télétravail, s’est accrue au sein du Groupe RAYONIER A.M. France sans qu’elle ne soit véritablement encadrée au niveau des différentes filiales. Cela a concouru à des principes et des modalités hétérogènes.

La COVID-19 s’est imposée à Tous : l’année 2020 et la première moitié de 2021, ont été marquées par une crise sanitaire sans précédent, générant des impacts économiques et sociaux exceptionnels qui ne sont pas encore totalement mesurés.

Dans un objectif de continuité de l’activité économique et de protection des salariés, le télétravail a été largement utilisé partout où cela était possible depuis le 1er confinement de mars 2020, dans les circonstances exceptionnelles dictées par cette pandémie mondiale. Ce fût le cas au niveau du groupe RAYONIER A.M. France.

Or, s’il s’est agi d’un télétravail « exceptionnel », dont les conditions de mise en œuvre ne sont pas comparables au télétravail « choisi » dans le cadre de l’activité normale de l’entreprise. Il a généré une large diffusion de cette forme d’organisation du travail, soulevant un certain nombre de questions opérationnelles dont il nous faut tenir compte.

Les partenaires sociaux européens (dans leur accord-cadre du 22 juin 2020), puis les acteurs sociaux français au niveau national interprofessionnel s’inscrivent dans cette perspective et ont établi un Accord national interprofessionnel le 26 novembre 2020 « pour une mise en œuvre réussie du télétravail », qui doit permettre de transposer les points 2, 3 et 4 du thème 21 de l’accord-cadre européen.

Dans ce cadre, la présente négociation permet de définir un accord applicable à l’ensemble des entités RAYONIER A.M. France.

En effet, le télétravail, fait l’objet d’une part, d’une demande des salariés souhaitant pouvoir bénéficier de nouveaux modes de travail et d’autre part, d’une volonté du groupe RAYONIER A.M. France de déployer de nouvelles initiatives en matière de « Qualité de Vie au Travail » et de « Développement durable ». Cette nouvelle disposition s’inscrit pleinement dans la démarche RSE que suit l’entreprise.

Conformément aux souhaits des parties dans la négociation, cet accord veille à ce que la mise en place du télétravail n’ait pas pour conséquence d’isoler les salariés en télétravail de la communauté de travail et permette de préserver la continuité des activités professionnelles.

Les parties signataires du présent accord rappellent également l’intérêt sanitaire du télétravail, notamment par la limitation des déplacements, de la fatigue et du stress qui peuvent en découler, mais aussi pour permettre un retour à l’emploi ou le maintien dans l’emploi du salarié.

Par ailleurs le télétravail permet également :

• De renforcer la performance organisationnelle au sein de l’entreprise en apportant, aux managers et aux membres de leur équipe : souplesse, flexibilité et efficacité dans l’organisation du travail.

• D’améliorer la qualité de vie au travail des salariés au travers notamment, d’une meilleure conciliation entre vie professionnelle/personnelle, contribuant ainsi à une amélioration de l’égalité entre les Hommes et les Femmes au sein du Groupe.

• De faire évoluer la relation managériale et de développer la responsabilisation des salariés et la confiance entre managers et salariés dans leur capacité à mettre en œuvre des modalités adaptées de gestion et d’organisation de leur activité, tout en veillant à maintenir le lien social.

• De renforcer l’attractivité externe de l’entreprise et la mobilité interne.

• De constituer un critère de fidélisation des salariés.

• De favoriser l’embauche ou le maintien dans l’emploi de personnes en situation de handicap ou souffrant de pathologies invalidantes.

• De s’inscrire dans une démarche de développement durable « zéro carbone ».

• De limiter l’absentéisme ponctuel notamment par ses effets bénéfiques sur la santé et la sécurité des salariés, ainsi que sur la qualité de vie au travail tels que rappelés ci-dessus.

La Direction souligne que le télétravail doit reposer sur des relations de travail fondées sur la responsabilité, l'autonomie et la confiance mutuelle et doit être encadré.

Une commission « télétravail » composée du Responsable direct, du DRH et d’un Représentant du Personnel est mobilisable à tout instant pour les cas sujets à arbitrage.

Enfin, l’aptitude au télétravail est appréciée lors des entretiens d’activité annuels et soumis à l’avis de la Médecine du travail.

ARTICLE 1 – PRINCIPES GENERAUX

1. Définition du Télétravail

Le télétravail est défini par l’article L.1222-9 du Code du travail.

Il désigne « toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication » (ordinateurs fixes et portables, Internet, téléphonie mobile, tablette, etc.). Le (la) salarié(e) qui effectue du télétravail est qualifié(e) de « télétravailleur(se) ».

Cette définition a quelque peu évolué avec l’ordonnance dite « Macron » du 22 septembre 2017. Le texte a notamment permis d’assouplir les conditions de mise en œuvre du télétravail. Il n’est, notamment, plus nécessaire que cette possibilité soit inscrite dans le contrat de travail du salarié selon certaines circonstances.

Le télétravail n’est ni un statut, ni un régime juridique. Il correspond avant tout à une méthode d’organisation du travail. L’exercice du télétravail n’a donc aucune incidence sur le décompte du temps de travail effectif.

La pratique du télétravail peut se faire :

• de façon régulière - choisie : des jours fixes et/ou mobiles peuvent être planifiés selon une fréquence à définir (exemple : chaque semaine ou chaque mois).

• en cas de missions occasionnelles pour effectuer des tâches spécifiques (formation en ligne, dossier administratif « lourd », préparation de chantier,…)

• en cas de circonstances exceptionnelles collectives, notamment en cas de menace d’épidémie (type Covid-19, par exemple), ou en cas de force majeure, auquel cas, le télétravail peut être considéré comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour assurer la continuité de l’activité de l’entreprise, du groupe, tout en garantissant, la protection des salariés (L.1222-11). Dans ces circonstances, le télétravail peut être imposé sans l’accord des salariés.

Par principe, le télétravail est effectué au domicile déclaré du (de la) salarié(e) auprès du service Ressources Humaines.

A ce titre, les situations suivantes ne relèvent pas du régime de télétravail et sont exclus du présent dispositif :

• travail depuis d’autres sites ou locaux de l’entreprise (d’ores et déjà possible en accord avec son manager),

• mobilité pour motif professionnel (déplacements, rendez-vous clients, fonctions itinérantes etc.),

• télétravail en cas de force majeure, relevant d’un plan de continuité d’activité ou d’une décision de la Direction.

1.2- Le cadre juridique du présent accord

Le télétravail est mis en place dans le cadre d'un accord collectif au niveau du groupe RAYONIER A.M. France, élaboré par l'employeur et négocié auprès des représentants des 4 entités du groupe RYAM France (Commission représentative Ad hoc RYAM France composée des Délégués Syndicaux et de représentants désignés par les salariés des entités dépourvus de DS).

Aux termes de la loi, cet accord collectif comporte notamment :

• Les conditions de passage en télétravail, en particulier en cas d'épisode de pollution mentionné à l'article L. 223-1 du code de l'environnement, et les conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail.

• La détermination des plages horaires durant lesquelles l'employeur peut habituellement contacter le (la) salarié(e) en télétravail

• Les modalités de contrôle du temps de travail ou de régulation de la charge de travail

• Les modalités d'acceptation par le (la) salarié(e) des conditions de mise en œuvre du télétravail

• Les modalités d'accès des travailleurs handicapés à une organisation en télétravail, en application des mesures prévues à l'article L. 5213-6 du code du travail.

L’employeur engage sa responsabilité, dans les conditions fixées par la loi. La question de l’organisation concrète du travail et notamment, l’identification des activités des entités pouvant faire l’objet de télétravail, conditionne la réussite de ses missions essentielles et relève donc nécessairement de la responsabilité de l’employeur et de son pouvoir de direction, sans préjudice des dispositions du code du travail et conventionnelles applicables aux relations collectives de travail dans le groupe et ses filiales.

1.3- Principe du Double Volontariat

Les parties rappellent que le télétravail, hors cas de force majeure, n’est ni un droit, ni une obligation et s’inscrit dans une démarche fondée sur le volontariat et la réversibilité tant à l’initiative du salarié que de l’employeur.

Il constitue une forme d’organisation du travail dont se dote le groupe RAYONIER A.M. France et ses entités, mais ne constitue pas un droit opposable à l'employeur.

Il doit être appréhendé comme un levier de transformation, dans une perspective de performance opérationnelle et de sécurisation organisationnelle pour les activités, mais aussi comme un outil modernisé de la relation au travail.

Il doit faire l’objet d’une demande du/de la salarié(e) intéressé(e) par cette nouvelle forme d’organisation du travail via le formulaire d’attestation sur l’honneur. Cette demande fait l’objet d’un examen et reste soumise à l’acceptation de l’employeur dans des conditions définies ci-après.

Le télétravail, hors cas de force majeure, ne peut donc être imposé ni au salarié, ni aux entités du groupe RAYONIER A.M. Le refus par le/la salarié(e) ne peut donc pas être, par définition, un motif de rupture du contrat de travail.

Enfin il est rappelé que la souplesse d’organisation accordée aux salarié(e)s par le télétravail a également vocation à offrir une meilleure conciliation des temps de vie, personnels et professionnels, à leur donner une plus grande autonomie dans la réalisation de leurs missions et activités.

Ainsi, la mise en place du télétravail repose sur une stricte relation de confiance entre le/la salarié(e) et son responsable, l’employeur devant par ailleurs prendre en compte le nécessaire maintien du lien avec la communauté de travail.

1.4- Principes de mise en œuvre

Le Groupe RAYONIER A.M. France ainsi que les partenaires sociaux ne sont pas favorables à un télétravail à 100% (hors cas exceptionnels définis par la législation). Il ne pourra pas dépasser deux jours par semaine. S’ils ne sont pas effectués, ces jours de télétravail ne sont pas reportables sur la semaine suivante ni sur le mois suivant.

En cas de jour férié, d’absence programmable (formation, CP, RTT…) ou inopinée (maladie…), le nombre de jour d’absence et télétravail cumulé sera au maximum égal à 2 sur une même semaine dans le cadre du télétravail régulier.

Les signataires entendent rappeler que le recours au télétravail ne saurait être utilisé pendant les périodes de suspension du contrat de travail.

Le passage en télétravail et les modalités d’organisation du télétravail sont subordonnés à l’accord du responsable hiérarchique, au regard des conditions d’éligibilité (cf. articles 2 et 3).

Le responsable hiérarchique doit garantir que la mise en œuvre du télétravail au sein de son équipe est compatible avec le bon fonctionnement du service et de l’organisation. Il doit pouvoir être en mesure d’évaluer et de formaliser les résultats du travail effectué par rapport aux objectifs fixés.

Tout salarié, qui exécute son activité en télétravail, demeure soumis aux mêmes obligations contractuelles, conventionnelles, légales (notamment en matière de santé-sécurité) … Les dispositions applicables des systèmes de management QHSEE, du règlement intérieur, de la charte informatique et autres règles, consignes, internes au groupe RAYONIER A.M. s’appliquent également.

1.5- Compensations financières

Dès lors que le télétravail s’exerce sur la base du volontariat, et que RAYONIER A.M. France met à disposition du (de la) salarié(e), un espace de travail dans les locaux habituels de l’entreprise, et fournit au salarié les équipements de travail définis ci-après dans le cadre du télétravail : l’entreprise ne prend pas en charge les frais éventuels d’aménagement, de mobilier, d’internet, d’électricité et de mise en conformité du domicile au-delà de l’indemnité compensatrice proposée par l’URSSAF. Cette valeur sera réactualisée en fonction de l’évolution du barème. Le/la demandeur(se) recevra, une fois sa demande acceptée par l’entreprise, la somme forfaitaire de 2.50 € par jour, pour toute journée effective télétravaillée.

1.6- Non-cumul des dispositifs autres avec le télétravail

Afin de maintenir le lien social avec la communauté de travail, les parties conviennent que le dispositif du présent accord ne peut être cumulable avec un autre dispositif impliquant un travail à temps partiel inférieur à 80%.

Pour les salariés à temps partiel, le nombre de jour de temps partiel et télétravail cumulé sera au maximum égal à 2 dans le cadre du télétravail régulier (sauf recommandation de la Médecine du travail).

En conclusion :

Le contenu de cet accord a donc pour finalité de fixer le cadre général des conditions d'exécution du télétravail dans le Groupe RAYONIER A.M. France, en préservant tant l’intérêt légitime de la société, eu égard à ses organisations opérationnelles, managériales, techniques, financières et de confidentialité, que le respect de la vie personnelle et de santé des salariés.

Ces dispositifs doivent permettre d’articuler les obligations professionnelles et personnelles des salarié(e)s intéressé(e)s, de maintenir les liens sociaux et hiérarchiques indispensables au fonctionnement de leur service de rattachement, et ce dans une logique d’optimisation de la performance et de travail en équipe.

ARTICLE 2 – LES CONDITIONS D’ELIGIBILITE A LA MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL AU SEIN DU GROUPE RAYONIER A.M. FRANCE

2.1- Les conditions d’éligibilité liées au poste de travail (Missions et activités professionnelles).

Les parties conviennent que le télétravail est fondé sur la possibilité d’exercer à distance les missions et activités attendues par l’entreprise.

La mission première du groupe RAYONIER A.M. France est de pouvoir répondre aux demandes de ses clients en s’appuyant sur ses équipes quelles que soient les formes organisationnelles utilisées, dans des conditions assurant qu’elles travaillent en toute sécurité.

Par conséquent, les caractéristiques des postes éligibles à cette première étape sont les suivantes :

• missions et activités professionnelles compatibles avec un travail en distanciel et effectuées au moins partiellement sur un support informatique,

• préservation de la cohésion et du travail d’équipe.

Et sont donc exclus d’emblée, les postes :

• qui exigent, par nature, une présence physique permanente sur site (ex : travail posté),

• qui impliquent nécessairement l’accès et le traitement de certaines données uniquement au sein des entités du groupe,

• dont les missions et activités nécessitent l’usage d’équipements uniquement disponibles dans les locaux de l’entreprise ou qui font face à une impossibilité matérielle et/ou technique.

A ce stade, l’évolution de l’éligibilité des postes sera étudiée et validée en fonction des demandes par le responsable direct, le responsable de service et le Directeur des Ressources Humaines.

2.2- Les conditions d’éligibilité liées au salarié, à la nature de son contrat

Pour les postes dont les missions et activités peuvent être réalisées à distance, la seconde étape d’analyse de l’éligibilité au télétravail repose sur la capacité du salarié à exercer ses fonctions à distance, de façon autonome.

Elle nécessite certaines aptitudes individuelles et des qualités professionnelles telles que la gestion du temps de travail et une bonne maîtrise de la documentation, de la technologie et des applications informatiques indispensables à une réalisation conforme de ses missions et activités.

Afin d’être éligible au télétravail régulier, le/la salarié(e) devra préalablement remplir les conditions suivantes :

• Être titulaire d’un contrat à durée indéterminée ou CDD > 6 mois (hors alternants, apprentis et stagiaires) à temps plein ou temps partiel > = 80%.

• Une autonomie dans l’exercice de son emploi (le/la salarié(e) doit savoir définir ses priorités et s’organiser pour réaliser ses missions dans les meilleures conditions possibles) ;

• Une maitrise des compétences à exercer confirmée par le responsable direct et/ou le chef de service (le/la salarié(e) doit avoir intégré d’une manière suffisante les savoirs, les outils et le réseau d’interlocuteurs dont il/elle a besoin pour réaliser les actions qui lui sont confiées) ;

• Fournir une attestation de son assurance le couvrant en qualité de télétravailleur ainsi que le matériel mis à disposition par l’entreprise. Pour rappel, il s’agit d’une police d’assurance multi risques habitation classique souscrite par le (la) salarié(e).

Également, la pratique du télétravail peut être utilisée comme un outil de prévention à la distanciation professionnelle pour les salariés en situation de handicap ou atteints d’une maladie chronique évolutive ou invalidante (pouvant notamment nécessiter un temps partiel thérapeutique), ou dans le cadre du maintien en emploi. Elle reste cependant également soumise aux principes de double volontariat et d’éligibilités tels que définis préalablement. Dans ce cas, l’organisation du travail peut être adaptée, et des aménagements de poste apportés, avec, le cas échéant, le concours des services de santé au travail : à cet effet, il est rappelé que des financements de l’AGEFIPH peuvent être mobilisés.

Dans ces cas, les responsables avec le support du DRH, portent une attention particulière à ces salarié(e)s afin de ne pas créer de situations d’isolement au collectif de travail.

Une vigilance particulière sera portée aux demandes de télétravail provenant de salariés dont le poste et la nature des missions impliquent déjà une absence significative et régulière de leur site de rattachement, cela afin de préserver le fonctionnement de l’équipe.

Les salariés en formation en alternance et les stagiaires ne sont pas éligibles au télétravail, considérant que la présence dans une communauté de travail est un élément indispensable à leur apprentissage du poste de travail et/ou projets associés.

Pour les autres cas spécifiques, les éligibilités seront appréciées par une commission « télétravail » composée du responsable direct et du Directeur des Ressources Humaines et d’un représentant du Personnel.

Une fois par an, un bilan sera présenté à la Commission Emploi Formation du CSE de Tartas.

2.3- Les conditions d’éligibilité liées à la compatibilité du matériel informatique / de connexion, et liées à la conformité des installations et du lieu d’exercice

Selon les mêmes obligations en matière de prévention des risques professionnels, tout salarié candidat à l’éligibilité au télétravail devra se conformer aux règles établies dans la Charte informatique France et à des dispositions spécifiques concernant :

2.3.1- la compatibilité du matériel informatique / de connexion

L’entreprise s’engage selon les disponibilités de la Direction des Systèmes d’Information et conformément à la politique informatique Groupe :

• à déployer des solutions de travail à distance et d’outils de communication interactifs,

• à fournir et entretenir les moyens informatiques suivants : un ordinateur portable standard équipé (dans la mesure où le (la) salarié(e) n’en disposerait pas dans les locaux de l’entreprise) et un dispositif d’identification à distance permettant de se connecter au réseau de l’entité et du Groupe. Il est rappelé qu’il ne peut être envisagé de dupliquer l’ensemble des postes de travail fixes maintenus, des personnes éligibles au télétravail.

• à mettre à la disposition des personnels en télétravail les moyens matériels disponibles non affectés.

La mise en place opérationnelle du télétravail sera soumise au préalable à la compatibilité des activités à s’exercer avec le matériel informatique portable standard disponible au sein du groupe RAYONIER.

L’accès internet (notamment son débit) et le réseau téléphonique du lieu de télétravail doivent permettre l’exécution normale du travail. Pour rappel, ils sont à la charge du (de la) télétravailleur(se). Une vérification sera effectuée par le service DSI avant toute réponse définitive au (à la) salarié(e) sur la base d’une déclaration sur l’honneur du salarié demandeur.

Le (la) salarié(e) bénéficiera du service d’assistance technique analogue à celui fourni pour le travail réalisé dans l’entreprise. Si malgré l’intervention du service d’assistance informatique, les équipements ne fonctionnaient plus, le (la) télétravailleur (se) devra en aviser son responsable hiérarchique et lui apporter son matériel.

De même, le contrôle et l’entretien des équipements fournis par l’entreprise seront effectués dans les conditions identiques à celles de tout salarié de l’entreprise. Le (la) télétravailleur (se) devra en aviser son responsable hiérarchique et lui apporter son matériel afin que la Direction des Systèmes d’Information en effectue l’entretien.

Dans ces deux cas, il ne sera procédé à aucune intervention directe au domicile des intéressés.

Le télétravailleur doit prendre soin des équipements qui lui sont confiés et respecter les standards d'utilisation du matériel informatique fixés par la société. En cas de détérioration, perte ou vol du matériel mis à sa disposition il doit immédiatement prévenir son responsable hiérarchique, la Direction des Systèmes d’Information.

En cas de vol du matériel mis à disposition, il est rappelé que le (la) salarié(e) devra adresser à l’entreprise le récépissé du dépôt de plainte correspondant.

Afin de pouvoir être contacté pour les besoins de l’activité, une solution de visioconférence mobile professionnelle est installée dans chaque ordinateur mis à disposition. (Teams)

Dans le cadre de certaines activités, un téléphone professionnel pourra être mis à disposition le temps du télétravail, selon les règles d’attribution et d’usage du téléphone portable en vigueur au sein du groupe.

Le matériel mis à la disposition du télétravailleur à usage strictement professionnel par l’entreprise reste la propriété de celle-ci et devra lui être restitué en fin de situation de télétravail ou en cas de départ de l’entreprise.

Par ailleurs, le (la) salarié(e) ne pourra pas utiliser ce matériel pendant les périodes de suspension du contrat de travail et en fera, en tout état de cause, un usage conforme à la charte informatique et à l’accord portant sur le droit à la déconnexion couvrant l’entreprise.

Outre ces aspects, les activités utilisant des moyens notamment des logiciels, à caractère restrictif d’utilisation sont exclues.

2.3.2- la conformité des installations (notamment électriques) et l’assurance du lieu d’exercice du télétravail.

L’organisation du télétravail ne pourra se mettre en place au(x) domicile(s) déclaré(s) du (de la) salarié(e) concerné(e) qu’à condition qu’il (elle) fournisse une attestation sur l’honneur de la bonne conformité de l’installation électrique selon les normes en vigueur.

En tout état de cause, la pièce dédiée à l’exercice du télétravail au domicile, devra être correctement aérée, éclairée et permettre d’accueillir le matériel nécessaire pour le télétravail (conditions de santé-sécurité).

Tous travaux ou modifications ou remise en état à la suite d’un sinistre ou aléas de l’installation électrique et/ou de l’espace de travail tels que définis, doivent faire l’objet d’une communication à l’entreprise et d’une nouvelle justification de conformité de l’installation électrique selon les normes en vigueur. Dans l’attente, il pourra être demandé au télétravailleur de revenir au sein d’un des sites de l’entreprise afin de poursuivre son activité.

En cas de changement de domicile, le (la) salarié(e) préviendra l'entreprise en lui indiquant la nouvelle adresse. Pour des raisons de sécurité le (la) salarié(e) devra satisfaire aux mêmes exigences et, les conditions d'exécution du télétravail seront alors réexaminées. Elles pourront, le cas échéant, être remises en cause dans les conditions fixées ci-dessous.

Le groupe RAYONIER A.M. France informera le (la) salarié(e) en télétravail des dispositions légales et des règles propres à l’entreprise relatives aux différents points concernés par ce paragraphe. Il l’informera également des sanctions en cas de non-respect des règles applicables. Il incombe au salarié en télétravail de se conformer à ces règles.

ARTICLE 3 – CADRE DE MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL AU SEIN DU GROUPE RAYONIER A.M. France

3.1. Cadrage général du Télétravail

Par principe, le télétravail régulier ou occasionnel, est effectué au domicile du salarié. Il pourra également être effectué dans un autre lieu fixe déclaré par le (la) salarié(e) auprès de l’employeur. Il est effectué par principe sur les jours ouvrés de la semaine. Le télétravail « régulier » se caractérise par un nombre de journées entières effectuées de manière régulière, sur plusieurs mois consécutifs. Le télétravail « occasionnel » est effectué de manière ponctuelle, sans régularité dans le temps.

Le responsable hiérarchique apprécie la possibilité ou non pour un salarié de télétravailler, de façon régulière ou occasionnelle, en fonction des données traitées, et notamment de leur nature. A titre d’exemple, le télétravail pourra être refusé s’il s’agit de travailler sur des données considérées comme sensibles/confidentielles.

Le chef de service pourra par ailleurs modifier à titre occasionnel la programmation des jours de télétravail, avec l’accord le/la demandeur(se), en supprimant ou en ajoutant des jours, dans le respect de cet accord qui en fixe le cadre.

En cas de changement de poste, de service et si la fonction est éligible au télétravail, le nouveau chef de service appréciera à son tour en « bon père de famille » les conditions de mise en œuvre du télétravail du (de la) salarié(e) s’il (elle) reste demandeur(se) pour bénéficier de ce dispositif.

En cas de désaccord entre le (la) salarié(e) et son responsable quant au refus de périodes télétravaillés alors que le (la) salarié(e) est éligible, la commission « télétravail » sera alors sollicitée, et le sujet discuté avec la Commission Emploi Formation le cas échéant.

Le refus, la renonciation à sa demande ou sa demande de réversibilité par le (la) salarié(e) ne saurait constituer un motif de sanction disciplinaire ni de rupture du contrat de travail.

3.2. - Procédure d’entrée dans le dispositif de télétravail

3.2.1 - Autodiagnostic

Avant toute demande écrite de télétravail régulier et afin de garantir le respect du principe de double volontariat et responsabiliser l’ensemble des acteurs, un questionnaire d’autodiagnostic sera mis à la disposition des salariés et du responsable concerné (Exemple de formulaire d’autodiagnostic en Annexes).

Ce questionnaire, obligatoire, permettra d’abord au salarié de déterminer si son profil et la nature de ses activités se prêtent au télétravail et s’il remplit les conditions d’éligibilité précitées. Le responsable concerné doit évaluer sa propre capacité et celle de son équipe à intégrer ce mode d’organisation du travail, en veillant notamment à ce que la présence et le nombre de salarié(e)s bénéficiant du télétravail soient compatibles avec le bon fonctionnement du service, ainsi que l’organisation de l’équipe.

Le formulaire sera revu chaque année durant l’entretien annuel, destiné à faire une évaluation de la période en télétravail écoulé (voir annexes).

Chaque partie, responsable hiérarchique et demandeur, pourra mettre un terme au télétravail régulier en respectant un délai de prévenance d’un mois.

3.2.2 - Formalisation et traitement de la demande

• Télétravail régulier

En cas de demande de télétravail régulier, le (la) salarié(e) transmet au responsable concerné le formulaire de demande complété, le questionnaire d’autodiagnostic complet et les pièces justificatives. La demande doit être validée tant par le responsable concerné que par le représentant des Ressources Humaines du périmètre concerné. Cette demande sera traitée dans un délai d’un mois maximum à compter de sa transmission au responsable concerné (accompagnée de l’ensemble des pièces). Dans ce délai, une réponse positive ou négative est apportée à travers le formulaire de demande. Si la réponse est négative, elle doit être motivée. Le formulaire de demande, complété et signé par le (la) salarié(e) et le responsable concerné, vaut formalisation de la situation de télétravail régulier (Exemple de formulaire en Annexes).

• Télétravail occasionnel

En cas de demande de télétravail occasionnel, le (la) salarié(e) transmet sa demande par écrit au responsable concerné (exemple : par courriel, sms, messagerie instantanée…), moyennant un délai de prévenance de cinq jours ouvrés qui peut être réduit d’un commun accord par écrit (exemple : par courriel, sms, messagerie instantanée…) entre le (la) salarié(e) et le responsable concerné.

Le responsable concerné transmet sa réponse par écrit (exemple : par courriel, sms, messagerie instantanée…) en mettant en copie le représentant des Ressources Humaines du périmètre concerné, qu’elle soit positive ou négative (motivée le cas échéant).

A titre indicatif, le nombre de jours de télétravail occasionnel recommandé sur une année est de quinze jours.

Néanmoins, le responsable concerné est en charge d’apprécier le caractère occasionnel du télétravail et, s’il le considère nécessaire, d’organiser un entretien afin de déterminer la volonté ou non du salarié de passer en télétravail régulier en utilisant le formulaire d’autodiagnostic. Une demande de télétravail occasionnel peut être refusée par le responsable concerné, sur motivation explicite.

3.2.3 - Pièces justificatives dans le cadre du télétravail au domicile déclaré

Pour accompagner le formulaire de demande de télétravail régulier effectué au domicile déclaré par le (la) salarié(e), ce dernier devra fournir : · 

• une attestation sur l’honneur quant à la conformité des installations électriques du lieu de télétravail (Attestation en Annexes),

• un document justifiant d’une connexion Internet,

• une attestation de son assurance habitation, mentionnant la connaissance de la situation de télétravailleur du salarié.

ARTICLE 4 -REGLES GENERALES DE FONCTIONNEMENT DU TELETRAVAIL

4.1 - Modalités de décompte du temps de travail

Les jours de télétravail régulier et occasionnel doivent être saisis par le télétravailleur dans l’outil de gestion des temps, en utilisant un motif spécifique et explicite quant à la situation de télétravail. Sauf en cas de circonstances exceptionnelles et après validation du manager, pour tout télétravailleur dont le temps de travail est décompté en heure, la journée de télétravail saisie sera considérée comme une journée de travail standard ne pouvant générer l’acquisition d’horaire dit « variable » à la journée et ne pouvant donner lieu ni à des heures supplémentaires, ni à des heures complémentaires.

4.2 - Détermination des plages horaires de « disponibilité » du télétravailleur

Les plages horaires pendant lesquelles le télétravailleur peut être contacté par l’entreprise (notamment responsable, collègues, autres services…) sont déterminées d’un commun accord entre le télétravailleur et le responsable concerné, dans le respect des conditions cumulatives suivantes. Elles doivent être en correspondance avec l’horaire habituel de fonctionnement du service et doivent se situer impérativement entre les horaires de travail du site.

Le (la) télétravailleur(se) ainsi que le responsable concerné respecteront les durées minimales de repos quotidien et hebdomadaire.

En dehors des plages de travail habituelles, le (la) salarié(e) n’est plus sous lien de subordination de l’employeur.

ARTICLE 5 - LA MISE EN ŒUVRE DU TELETRAVAIL EN CAS DE FORCE MAJEURE OU CIRCONSTANCES EXCEPTIONNELLES

Il est rappelé en préambule qu’en cas de circonstances exceptionnelles (comme une pandémie) ou un cas de force majeure, le recours au télétravail peut être considéré comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés.

Cela ne constitue pas une modification du contrat de travail et concerne l’ensemble du personnel sans restriction et sans nécessité d’un double volontariat.

Une vigilance particulière doit être apportée lorsque le télétravail est porté à 100% du temps de travail sur une très longue période, afin d’assurer la cohésion de l’équipe, d’éviter l’isolement des salariés, mais également d’assurer l’application et le respect des règles légales et conventionnelles relatives à la santé et la sécurité des salariés concernés.

Face à l’urgence imposant le recours immédiat au télétravail et pour répondre rapidement à une situation exceptionnelle ou un cas de force majeure, l’employeur peut s’appuyer prioritairement sur le fondement de l’article L. 1222-11 du code du travail pour décider unilatéralement le recours au télétravail pour tout ou partie des salariés.

En conséquence, les modalités habituelles de consultation du CSE, lorsqu’il existe, sont adaptées aux circonstances exceptionnelles ou au cas de force majeure : le CSE est informé et consulté dans les plus brefs délais sur cette décision.

Le groupe RAYONIER A.M. procèdera à une information des salariés par tout moyen, si possible par écrit, en respectant, autant que faire se peut, un délai de prévenance suffisant.

ARTICLE 6 – DROITS ET DEVOIRS DU SALARIE, DE L’ENTREPRISE

6.1- Droit collectif et individuel, devoir du salarié

Le (la) salarié(e) en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits collectifs légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Il bénéficie également des mêmes droits individuels que les autres salariés de l’entreprise, notamment en matière de formation professionnelle, de déroulement de carrière, d’entretiens professionnels, d’électorat, des règles QSHE…

Il bénéficie tout autant du même niveau d’information que s’il était présent dans l’entreprise.

Ainsi, le (la) télétravailleur(se) est placé(e) dans une situation identique à celle des salariés exerçant une activité comparable, au sein des locaux de l’entreprise, notamment en ce qui concerne la charge de travail, les délais d’exécution, ainsi que l’évaluation de ses résultats.

Les salariés en télétravail ont le même accès à la formation et aux possibilités d’évolution de carrière que s’ils n’étaient pas en télétravail. Le/La salariée sera présent physiquement à l’occasion d’une formation requérant sa présence même en cas de télétravail prévu.

Il est tenu de respecter l’ensemble des principes prévus dans les diverses chartes : éthiques, informatiques….

Il en est de même pour les règles de confidentialité et de discrétion fixées par l’entreprise, il doit préserver la confidentialité des données qui lui sont confiées.

Aucun document, matériel ou outil appartenant à l’entreprise ne peut être emporté hors de l’entreprise sans autorisation.

Par ailleurs, Le groupe RAYONIER A.M. France informera le (la) salarié(e) en télétravail des dispositions légales et règles propres à l’entreprise concernant les paragraphes 6.2 à 6.5 suivants. Il l’informera également de toute restriction spécifique et des sanctions en cas de non-respect des règles applicables. Il incombe au salarié en télétravail de se conformer à ces règles. Le processus de sanction se déroulera selon les dispositions légales et le règlement intérieur en vigueur.

Enfin, il est rappelé que le (la) salarié(e) dispose de l’accès aux informations syndicales conformément aux dispositions en vigueur au sein du Groupe, notamment via le site extranet du groupe.

6.2 - Droit à la déconnexion

Les parties conviennent que dans cette nouvelle forme d’organisation du travail, les techniques de l’information et de communication devront être maîtrisées et reconnaissent au (à la) télétravailleur(se) un droit à la déconnexion en dehors des horaires habituels de travail ou d’ouverture de l’établissement dans lequel il accomplit régulièrement son activité y compris en télétravail.

Il est rappelé que conformément aux dispositions règlementaires, le droit à la déconnexion est décrit comme le droit pour le (la) salarié(e) de ne pas répondre aux sollicitations pendant les temps de repos, d’activité partielle et de congé, permettant de préserver sa santé ainsi que sa vie personnelle et familiale.

Si chacun doit être en capacité et en mesure de se connecter et se déconnecter quand il le souhaite, il doit être encouragé à ne pas céder à l’instantanéité des messages reçus, notamment lorsqu’ils lui sont adressés en dehors de son temps de travail.

Ainsi, sauf mention contraire ou situations d’astreintes établies, chaque salarié(e) en télétravail, n’est en aucun cas tenu de prendre connaissance des courriels ni de les traiter, ni de répondre aux sollicitations téléphoniques qui lui sont adressés en dehors des heures habituelles de travail.

6.3- Egalité femmes-hommes

Le télétravail ne doit pas être un frein au respect de l’égalité entre les femmes et les hommes. Le groupe RAYONIER A.M. France s’assurera de l’égalité d’accès au télétravail entre les femmes et les hommes.

Par ailleurs, la pratique du télétravail ne peut pas influencer négativement la carrière des femmes et des hommes. Ainsi, un potentiel éloignement « physique » du salarié en télétravail des centres de décision ou de son responsable ne doit pas conduire à une exclusion des politiques de promotion interne et de revalorisation salariale.

6.4-Maintien du lien avec l’entreprise et accompagnement

Une attention particulière doit être portée aux salariés en télétravail.

L’éloignement des salarié(e)s et la distanciation physique des équipes de travail du fait du télétravail ne doit pas conduire à un amoindrissement du lien social.

Des dispositifs ad hoc tels que des visioconférences quotidiennes seront effectuées à l’initiative du responsable pour en garantir le maintien. C’est dans ce sens d’ailleurs, que la mise en œuvre du télétravail au sein du Groupe RAYONIER A.M. France ne dépassera pas 2 jours par semaine. Le risque d’isolement est donc limité.

Le (la) salarié(e) en télétravail doit pouvoir alerter son manager de son éventuel sentiment d’isolement, afin que ce dernier puisse proposer des solutions pour y remédier. A cet égard, il/elle disposera également des coordonnées des services RH, de santé au travail, de l’assistante sociale, des élus au CSE, etc...

Les parties conviennent que pour garantir le maintien de la bonne cohésion d’équipe, le télétravail ne doit pas être un frein à la participation à la vie du service et au collectif de travail, en particulier aux réunions d’équipes.

6.5- Environnement de travail, Santé et sécurité

En application du Code du travail, les sociétés du groupe RAYONIER A.M. France ont les mêmes obligations en matière de prévention des risques professionnels à l’égard de tous les salariés, qu’ils soient télétravailleurs ou non : leurs dirigeants sont tenus de prendre les mesures nécessaires pour assurer leur sécurité et protéger leur santé physique et mentale. Le télétravail fait l'objet de l'analyse des risques prévue à l'article L. 4121-1 du Code du travail. Cette évaluation est transcrite dans le document unique d’évaluation des risques.

Le (la) salarié(e) reste cependant acteur de sa santé et de sa sécurité dans le cadre du travail à distance.

A la suite de l’information du (de la) télétravailleur(se), de la politique de l'entreprise en matière de santé et de sécurité au travail, l'employeur doit veiller à leur strict respect :

• Le D.R.H. adressera au médecin du travail, la liste des personnes candidates au télétravail. Le médecin du travail fera part, le cas échéant, et dans le respect de ses règles déontologiques, de toute situation individuelle qui lui semblerait rendre le télétravail inapproprié.

• Le (la) télétravailleur(se) est tenu(e) de respecter et d'appliquer correctement ces politiques de sécurité ainsi que les actions concrètes applicables dans le cadre du Télétravail sous peine de sanction.

• En cas de maladie ou d'accident pendant les jours de télétravail, le/la salarié(e), doit en informer le service des ressources humaines et son responsable, dès qu’il/elle en a « connaissance » et doit fournir un justificatif dans un délai de deux jours ouvrables (comme pour les salariés présents dans l'entreprise).

• A l’instar de tout travailleur exerçant son activité professionnelle dans les locaux de l’entreprise, toutes les règles de prévention des risques concernant le travail sur écran, l’utilisation d’outils électriques et les caractéristiques essentielles de l’aménagement de l’espace de travail (surface minimale, taille du mobilier utilisé) devront être appliquées par le télétravailleur.

• Une brochure d’information INRS sera fournie au (à la) salarié(e).

• Afin de veiller au respect de ces règles, une enquête devra pouvoir être effectuée préalablement par l’employeur sur la base du document « Déclaration sur l’honneur », annexée à cet accord.

• Un accord écrit de principe du salarié (d’accès à son domicile) sera donc requis préalablement à la mise en place du télétravail afin que l’employeur RAYONIER A.M. France puisse remplir ses obligations. Tout refus de formaliser cet accord écrit ou d’accéder au domicile du (de la) salarié(e) après programmation validée conjointement, entrainera la suspension immédiate de la possibilité d’exercer en télétravail.

6.6- Confidentialité et Cybersécurité

Concernant les outils fournis par l’employeur au (à la) salarié(e), l’usage des outils numériques est encadré par le Groupe RAYONIER A.M. France, qui prend, dans le respect du Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 sur la protection des données personnelles (RGPD) et des prescriptions de la CNIL, les mesures nécessaires pour assurer la protection des données personnelles du (de la) salarié(e) en télétravail et celles traitées par ce(tte) dernier(e) à des fins professionnelles.

Du fait de l’autonomie dont bénéficiera le (la) salarié(e), son obligation de confidentialité sera renforcée. Le (la) télétravailleur(se) doit veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de son matériel informatique afin de s'assurer qu'il en soit le (la) seul(e) utilisateur (utilisatrice).

Pour prévenir tout risque de violation de la confidentialité des données ou de cyberattaques, l’organisation du télétravail ne pourra se faire que par l’utilisation de logiciels et autres supports, de fichiers… exclusivement localisés sur le réseau de l’entreprise et par connexion VPN sécurisée. L’utilisation de d’équipements de stockage de masse pour travailler en local est proscrit.

Dans le cas d’un prêt de matériel informatique ou autre, durant les jours de télétravail : le matériel fourni par l'entreprise restant sa propriété, il devra être restitué dès la fin de recours au télétravail.

ARTICLE 7 – DUREE – REVISION - DENONCIATION

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il entrera en vigueur à compter de l’accomplissement des formalités de dépôt et publicité.

Il pourra être révisé par avenant, conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du Code du travail.

Le présent accord peut être dénoncé avec un préavis de trois mois par les parties signataires dans les conditions fixées à l’article L. 2261-9 du Code du travail.

La dénonciation de l’accord fera l’objet d’une notification auprès de chacune des parties signataires et d’un dépôt dans les conditions visées par l’article L. 2261-9 du Code du travail.

ARTICLE 8 – SUIVI DE L’ACCORD

Les parties signataires se réuniront au bout d’un an de mise en place de façon à régler les différents ajustements qui pourraient s’avérer nécessaire. Ensuite, la fréquence de rendez-vous sera tous les trois ans

ARTICLE 9 – DEPOT ET PUBLICITE

Le présent accord sera notifié par l’entreprise à l’ensemble des organisations syndicales représentatives, signataires ou non. A l’expiration d’un délai de 8 jours suivant la dernière notification aux élus, le présent accord, conformément aux dispositions des articles D. 3345-4 et D. 2231-2 du code du travail, sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail à l’adresse www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr, dans un délai de 15 jours à compter de sa date limite de conclusion. Le ministère du Travail assure cette publicité en lien avec la Direction de l’information légale et administrative (DILA).

Cet accord fera l’objet d’une publication par voie d’affichage sur les panneaux réservés à la Direction.

Fait à Tartas, le 17 juin 2022, en 8 exemplaires.

Le Président Rayonier A M France	Le Directeur Rayonier A M Innovation
Le délégué syndical CGT Rayonier A M Tartas	Le Directeur Rayonier A M Tartas
Le délégué syndical CFDT Rayonier A M Tartas	Le délégué syndical CFE/CGC Rayonier A M Tartas
Le délégué syndical CGT Rayonier A M Avébène	Le Directeur Rayonier A M Avébène